PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PADA
SUATU PERUSAHAAN DENGAN MENGGUNAKAN
PENDEKATAN INSOURCING DAN
OUTSOURCING
Disusun sebagai Tugas Ujian Akhir Triwulan
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun Oleh:
BAGUS RANDHYARTHA GUMILAR K25161082 - E62
SEKOLAH BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2017
ii
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
DAFTAR ISI ii
BAB I 1
PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Tujuan Penelitian 2
BAB II 3
PEMBAHASAN 3
2.1 Pengembangan Sistem Informasi 3
2.2 Pendekatan Insourcing 6
2.3 Pendekatan Outsourcing 8
BAB III 11
KESIMPULAN DAN SARAN 11
3.1 Kesimpulan 11
3.2 Saran 11
DAFTAR PUSTAKA 13
1
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Persaingan dalam dunia bisnis saat ini semakin kompetitif, perusahaan yang tidak
dapat memanfaatkan peluang dengan baik akan tergerus atau tidak bertahan dalam dunia
bisnis. Sebaliknya, perusahaan yang dapat memanfaatkan peluang atau keinginan
konsumen maka akan dapat terus bertahan. Peluang yang ditangkap oleh perusahaan tidak
terlepas dari sebuah teknologi yang dapat mendukung kekuatan dari suatu perusahaan.
Teknologi memberikan kemudahan bagi pelaku usaha sehingga menghasilkan kecepatan,
ketepatan, dan keefisienan bagi suatu perusahaan dalam pengerjaan operasionalnya.
Teknologi memberikan informasi kepada penggunanya, sehingga perusahaan memberikan
perhatiannya kepada sistem informasi untuk mendukung performa perusahaan tersebut.
Performa yang ditampilkan oleh suatu perusahaan memerlukan keterampilan dari pengguna
teknologi ini Pengembangan sistem informasi berguna untuk menghasilkan sistem informasi
yang berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan perusahaan atau memanfaatkan
kesempatan yang ada.
Banyak perusahaan yang kini menggunakan teknologi informasi untuk
mengembangkan sistem informasi lintas fungsi perusahaan terintegrasi, yang melintasi
berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan
proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan. Organisasi-organisasi ini
melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis untuk menggunakan TI dalam
berbagai sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis,
dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra
bisnis.
Dalam hal ini perusahaan membutuhkan sumber daya atau resource yang
berkompetensi dalam memenuhi kebutuhannya. Pendekatan yang dilakukan dalam
pengembangan sistem informasi yaitu Pertama, pendekatan self-sourcing, Kedua adalah
pedekatan insourcing, dan Ketiga adalah pendekatan outsourcing. Ketiga pendekatan ini
memiliki kelemahan dan kelebihan dalam penerapannya, sehingga suatu perusahaan harus
mengerti pendekatan mana yang dapat diterapkan dalam perusahaan tersebut.
Pengambilan keputusan dalam menentukan pendekatan tersebut berdampak pada
performa dari perusahaan itu sendiri. Seperti yang dijelaskan oleh Yang dan Huang (2000)
bahwa sebuat perusahaan akan sulit untuk mengambil keputusan untuk menentukan
2
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
apakah perusahaan itu akan insourcing atau outsourcing . Sehingga pendekatan ini
memberikan pertimbangan bagi sebuah perusahaan untuk mengambil keputusan yang
terbaik dalam memilih pendekatan tersebut.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah:
1. Untuk memahami gambaran secara umum mengenai pengembangan sistem
informasi melalui pendekatan insourcing dan outsourcing perusahaan.
2. Tugas Ujian Akhir Triwulan mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
3
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengembangan Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan
sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa
dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh
yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang
terdapat di dalamnya (O’Brien, 2005).
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Komponen Sistem Informasi antara lain :
a. Manusia (Brainware)
Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem
(sistem information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang
menggunakan sistem informasi ataupun informasinya saja, dapat berupa individu
ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem adalah mereka yang membangun,
mengoperasikan, dan merawat sistem informasi.
4
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
b. Perangkat Keras (Hardware)
Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine),
repositori (media penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit
Input/Output (peripherals) seperti scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse,
light pen, key-board, terminals (monitors), printer, plotter, microphone, speaker,
modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem
komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-
Based Information Sistem). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS.
c. Perangkat Lunak (Software)
Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan
untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program
pengembangan, dan program sistem operasi (Operating Sistem Software).
d. Jaringan (Netware)
Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi
media telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi,
topologi & aturan (protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi.
e. Data (Dataware)
Sumber daya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan,
perhitungan, atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung
keseluruhan aktivitas sistem informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi
adalah data yang telah diolah dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi
pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan
disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun
pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image),
audio, atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data
multimedia.
f. Input
Kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen-elemen untuk
dimasukkan dalam sistem dan diproses.
g. Proses
Kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output.
5
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
h. Output
Kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksu oleh sebuah proses
transformasi menuju tujuan akhir.
i. Data Store
Data yang diolah wajib disimpan dalam suatu basis data atau database karena dapat
digunakan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang
berkualiatas dan berguna juga untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data
diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak yang disebut DBMS
(Database Management Sistem).
j. Sistem Kontrol
Pengendalian kelangsungan suatu sistem perlu diterapkan dan dimonitoring untuk
meyakinkan bahwa sistem berjalan dengan normal dan baik sehingga jika terjadi
bugs ataupun error, hal tersebut dapat segera diperbaiki agar kegiatan operasional
berjalan lancar.
Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap,
dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu hasil yang lebih rinci dari tahap
sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem informasi umumnya dimulai dengan
mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang
bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi
jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun.
Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:
• Kebutuhan strategis perusahaan
• Aspek legal pendukung perusahaan
• Masukan kebutuhan dari pengguna sistem strategis sebagai berikut :
1. Visi dan Misi.
Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari pimpinan
tertinggi yang telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi.
6
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
2. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang dimiliki.
Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh pencapaian kinerja
organisasi dapat dicapai, dengan menggunakan trend – trend penting, risiko –
risiko yang harus dihadapi dan potensi peluang yang dimiliki (menggunakan
analisis SWOT).
Analisa kompetensi akan memberikan gambaran yang lengkap mengenai
efektifitas perusahaan yang dapat dilihat dari 4 hal yaitu : sumberdaya,
infrastruktur, produk layanan/jasa dan kepuasan pelanggan/masyarakat yang
dilayani.
2.2 Pendekatan Insourcing
Insourcing merupakan pendekatan dalam proses pengerjaan operasional atau
pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan, yaitu
para pekerja yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan dengan kontribusi minim
dari spesialis IT, atau mengandalkan keahlian yang sudah ada. Pekerja IT dalam perusahaan
tersebut mengembangkan sistem informasi yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan
itu sendiri. Jadi inti dari insourcing adalah pengerjaan suatu proyek dalam hal ini sistem
informasi suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri, atau secara internal dikembangkan
oleh perusahaan itu sendiri.
Proses atau metode perancangan sistem informasi untuk insourcing biasanya
menggunakan metode perancangan sistem yang biasanya melakukan demonstrasi sistem
terlebih dahulu pada pelanggan, yang gunanya untuk mengetahui lebih lagi akan keinginan
pelanggan terhadap sistem yang dibuat, sehingga sistem yang tadinya belum sempurna
dapat dikembangkan lagi atau lebih disempurnakan.
Keuntungan pengembangan sistem informasi atau dengan menggunakan
pendekatan insourcing adalah :
1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk
pekerja outsource.
3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti biaya transportasi dan lainnya.
7
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan insourcing
yaitu perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem
informasi, jangan sampai pengembangan sistem informasi memakan waktu terlalu lama
yang akan membutuhkan biaya lebih banyak lagi.
Gambar dibawah ini merupakan gambaran aliran perancangan sistem dengan
menggunakan metode atau pendekatan insourcing, dimana terjadi perulangan pada proses
revise & enhance yang merupakan proses perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi
sesuai dengan keinginan pelanggan atau dalam hal ini pihak perusahaan.
Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan insourcing, dan juga
kelemahan menggunakaninsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan insourcing
antara lain :
1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk
membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja internal
perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri,
maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau
syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem
informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat
mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut.
2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap
perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam
mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan
diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat,
walaupun itu belum tentu terjadi.
3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat.
Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses
pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap kebutuhan yang diperlukan
oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin
menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi
pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan
perubahaanya.
8
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
Selain beberapa keuntungan menggunakan insourcing dalam mengerjakan
operasional perusahaan atau proyek perusahaan, ada juga beberapa kerugian dengan
penggunaaan insourcing yaitu :
1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang
dibangun menjadi kurang maksimal.
2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya
pengembangan sistem ke tahap berikutnya.
3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem
yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek.
2.3 Pendekatan Outsourcing
Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang
berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak
ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya
tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.
Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang
dilakukan dalam lewat cara outsourcing :
Gambar 2. Diagram Outsourcing
9
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
Melalui outsourcing perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah
tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat
meminta perusahaan outsoutce untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan
juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi
software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan
dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau
pengembangan dari dasar.
Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing :
Gambar 3. Proses Outsourcing
Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan outsourcing adalah :
1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan
pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau
organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang
kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat
menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan
10
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
menggunakan outsource otomatis sistem yang dibangun telah dikombinasikan
dengan teknologi yang terbaru.
5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal,
namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing,
outsourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah.
Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan,
kelemahan-kelemahan itu antara lain:
1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa
dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan
tekniknya adalah perusahaan outsource.
2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh
pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal
ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang
yang nakal.
4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem
informasi akan terbentuk.
11
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
Perusahaan sering berada pada tahap-tahap kritis dalam pengelolaan sumberdaya
TI. Sebuah perusahaan akan mengembangkan strategi mereka dalam TI lebih menekankan
pada technology-enabled capabilities tidak hanya sekedar efisiensi operasi tetapi juga
efektivitas strategik. Untuk menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu
perusahaan, sangat tergantung dari situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan
pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh
perusahaan. Misalnya: outsourcing dapat dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat
dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti
yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya untuk dilaksanakan.
Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja
dan juga akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan.
Sebaliknya, insourcing lebih tepat untuk dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis
perusahaan atau jika telah ada suatu divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu
bidang tertentu. Hal ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang
lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.
Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau sebaliknya. Suatu
perusahaan dapat melakukan outsourcing dan insourcing pada saat yang sama. Dengan
outsourcing dan insourcing secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa
yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan
keuntungan kompetitif.
3.2 Saran
Menurut saya, sebaiknya perusahaan jika memilih sistem Insourcing atau
Outsourcing harus disesuaikan dengan :
1. Kondisi/skill tenaga kerjanya yang berhubungan dengan sistem Informasi.
2. Dokumentasi harus baik karena sistem kalau Dokumentasi jelek hasilnya juga
jelek jadi perlu adanya komitment seluruh management dan karyawan yang
selalu berkesinambungan dan tidak putus asa dalam mendukung keberhasilan
sistem yang dipilih baik outsourcing, paket maupun dikelola internal/insourcing.
12
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
3. Setiap karyawan harus melakukan input data dengan benar agar data yang
didapatkan benar-benar maksimal dan benar.
4. Pemilihan pihak outsourcing harus dilakukan /dicari pihak yang bisa dipercaya
jangan sampai data penting jatuh ke tangan competitor mungkin lebih detail di
kontrak kerjasama outsourcingnya
13
Bagus Randhyartha Gumilar / E-62
DAFTAR PUSTAKA
https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi Diakses tanggal 16 Februari 2017.
http://renggagustiandy.blog.upi.edu/2015/09/26/chapter-1-sistem-informasi-dalam-kegiatan-bisnis-saat-ini/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.
http://hudabajsair.blogspot.co.id/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.
http://diary-rhida.blogspot.co.id/2011/01/penerapan-outsourcing-pada-sistem.html Diakses tanggal 16 Februari 2017.
ymukhlis.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8259/Konversi+Sistem.pdf Diakses tanggal 16 Februari 2017.
http://diary-rhida.blogspot.co.id/2011/01/penerapan-outsourcing-pada-sistem.html Diakses tanggal 16 Februari 2017.
https://agusdar.wordpress.com/tag/gambar-komponen-sistem-informasi/ Diakses
tanggal 16 Februari 2017.
http://agustrijaya.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/konversi-system-informasi/ Diakses tanggal 16 Februari 2017.