KURSUS INDUKSI PEGAWAI IMIGRESEN KP 17
KURSUS INDUKSI PEGAWAI IMIGRESEN KP 17
14 NOVEMBER 2008
TAJUK
14 NOVEMBER 2008
OBJEKTIF OBJEKTIF
MENERANGKAN SKOP PELAKSANAAN MS ISO 9001:2000 JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA
1
2
3
4 MENGAMALKAN PROSEDUR YANG BETUL MENGIKUT DOKUMEN KUALITI YANG DIDOKUMEN
MEMAHAMI MS ISO 9001:2000DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA
MENYATAKAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN5
MEMAHAMI SEJARAH MS ISO 9001:2000DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA
Skop TaklimatSkop Taklimat
PENGENALAN KEPADA MS ISO 9001:2000
PELAKSANAAN MS ISO DALAM PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
W H Y ?
W H E N ?
W H E R E ?
W H O ? H O W ?W H A
T ?
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM
• Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1996 (Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam)
• Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Bil 2 /2002(Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000:2000 Dalam Perkhidmatan Awam)
PENGENALAN KEPADA MS ISO 9001:2000
Rasional Pelaksanaan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam
Pada amnya, sebuah organisasi melaksanakan MSISO 9000 bagi memenuhi matlamat-matlamat berikut:
• untuk memenuhi kehendak pelanggan yang mahukan organisasi melaksanakan MS ISO 9000 sebelum pelanggan bersedia untuk membeli produk atau perkhidmatan yang dikeluarkan oleh agensi; dan
• MS ISO 9000 dijadikan sebagai blueprint bagi usaha- usaha penambahbaikan dan peningkatan sistem kualiti dalam organisasi bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi tersebut.
MENGAPA PERLU LAKSANAKAN MS ISO 9000 ? W H Y ?
APA ITU “ISO”?APA ITU “ISO”?`ISO’ `ISO’ bermaksud “bermaksud “equalequal” ”
nama samaran kepadanama samaran kepada
INTERNATIONAL ORGANISATION INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATIONFOR STANDARDISATION (IOS)(IOS)
International Organization For International Organization For StandardizationStandardization
International Organization for standardizationInternational Organization for standardization beribu beribu pejabat di Geneva Switzerland. pejabat di Geneva Switzerland.
Pertubuhan bukan kerajaanPertubuhan bukan kerajaan Ditubuh pada 28 Februari 1947Ditubuh pada 28 Februari 1947 Mempunyai lebih dari 150 negara ahli – setiap negara Mempunyai lebih dari 150 negara ahli – setiap negara
diwakili oleh badan persijilandiwakili oleh badan persijilan Mempunyai lebih dari 180 teknikal komiti meliputi Mempunyai lebih dari 180 teknikal komiti meliputi
banyak sektor industri dan produkbanyak sektor industri dan produk Komiti bermesyuarat setiap empat tahun untuk Komiti bermesyuarat setiap empat tahun untuk
mewujud dan menyemak standardmewujud dan menyemak standard
INTERNATIONAL ORGANISATION INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATION (IOS)FOR STANDARDISATION (IOS)
Tujuan:Tujuan:
“ “ untuk mempromosi untuk mempromosi pembangunan standard … untuk pembangunan standard … untuk memajukan kerjasama di memajukan kerjasama di kalangan negara ahli dalam kalangan negara ahli dalam bidang saintifik, ekonomi dan bidang saintifik, ekonomi dan teknologi”teknologi”
APA ITU MS ISO 9000
• Standard Sistem Pengurusan Kualiti dan bukan standard untuk produk atau perkhidmatan
• Berasaskan kepada dokumentasi ‘ Say what you do’ ‘ Do what you say’ ‘ Record what you did’ ‘ Check on the result’ ‘ Act on the difference’
• Mengutamakan pencegahan• Fokus kepada apa yang perlu dilakukan dan
bukan bagaimana hendak melakukannya
ISO 9000, adalah satu standard bertulis yang menetap dan menerangkan
klausa/elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikan
perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi
kehendak pelanggan.
Apa itu ISO?Apa itu ISO?W H A T ?
CIRI-CIRI MS ISO 9000:2000CIRI-CIRI MS ISO 9000:2000
MEMBERI LEBIH TUMPUAN DAN PENEKANANMEMBERI LEBIH TUMPUAN DAN PENEKANAN
Komitmen Pengurusan AtasanKomitmen Pengurusan Atasan
Proses-proses Dalam OrganisasiProses-proses Dalam Organisasi
Kompetensi Anggota OrganisasiKompetensi Anggota Organisasi
Menilai Keberkesanan Prestasi Sistem Menilai Keberkesanan Prestasi Sistem Pengurusan Kualiti Secara BerterusanPengurusan Kualiti Secara Berterusan
ASAS PELAKSANAAN
Standard MS ISO 9001:2000 Dalam Perkhidmatan Awam
UNTUK TERUS BERUSAHA MENINGKATKAN KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN
AGENSI DALAM MEMBEKALKAN PERKHIDMATAN BERKUALITI KEPADA PELANGGAN
UNTUK TERUS BERUSAHA MENINGKATKAN KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN
AGENSI DALAM MEMBEKALKAN PERKHIDMATAN BERKUALITI KEPADA PELANGGAN
PENGURUSAN ATASAN
PENGURUSAN ATASAN
MEMAINKAN PERANAN PENTING DALAMPELAKSANAAN
MEMAINKAN PERANAN PENTING DALAMPELAKSANAAN
Empat Standard ISO Empat Standard ISO 9000:20009000:2000
ISO 9000ISO 9000: : Quality management systems - Quality management systems - ((Fundamentals and vocabularyFundamentals and vocabulary ) )
ISO 9001ISO 9001: : Quality management systems - Quality management systems - ((Requirements) Requirements)
ISO 9004ISO 9004: : Quality management systems - Quality management systems - ((Guidance for Performance Improvement)Guidance for Performance Improvement)
ISO 19011ISO 19011: Auditing: Auditing ((Guidelines on Quality and Environmental Auditing )Guidelines on Quality and Environmental Auditing )
APA ITU KUALITIAPA ITU KUALITI
Keseluruhan ciri-ciri dan sifat-sifat Keseluruhan ciri-ciri dan sifat-sifat sesuatu produk atau perkhidmatan sesuatu produk atau perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak yangyang dapat memenuhi kehendak yangdinyatakan atau yang tersirat dinyatakan atau yang tersirat
Contoh-contoh bagi perkhidmatan sepertiContoh-contoh bagi perkhidmatan sepertiketepatan, keselesaan, kesopanan, ketepatan, keselesaan, kesopanan, kecekapan, kebolehpercayaan, kecekapan, kebolehpercayaan, keselamatan dsb.keselamatan dsb.
Dasar KualitiDasar Kualiti(Quality Policy(Quality Policy))
Pernyataan mengenai hasrat kualiti pihakPernyataan mengenai hasrat kualiti pihakpengurusan atasan yang memberikanpengurusan atasan yang memberikantujuarah kepada organisasi mengenaitujuarah kepada organisasi mengenainilai dan amalan kualiti yang hendaknilai dan amalan kualiti yang hendakditerapkan.diterapkan.
Sistem Pengurusan KualitiSistem Pengurusan Kualiti(Quality Managements System)(Quality Managements System)
Struktur Organisasi, tanggungjawab, Struktur Organisasi, tanggungjawab, prosedur-prosedur, proses-proses dan prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber bagi sumber bagi melaksanakan Sistem melaksanakan Sistem Pengurusan KualitiPengurusan Kualiti
KONSEP ISO 9000
PELANGGAN KEPASTIAN KUALITI
SISTEM KUALITI(Berasaskan ISO 9000)
DOKUMENTASI ISO 9000
• Manual Kualiti• Prosedur-prosedur Kualiti• Arahan Kerja• Dokumen-dokumen Sokongan (Tanggungjawab dan Kuasa)
INPUT PROSES OUTPUT
Keperluan untuk Kualiti
Organisasi
Kawalan Kawalan Verifikasi
CONTOH LOGO SIRIM
MS ISO 9001:2000 REG.NO:AR 3344
BILA JABATAN IMIGRESEN MELAKSANAKAN MS ISO 9000 ?
KRONOLOGI PELANCARAN DAN PERSIJILAN SISTEM KUALITI MS ISO 9002:1994 OLEH MAMPU
AKTIVITIAKTIVITI YANG TELAH DIPERSIJILKAN YANG TELAH DIPERSIJILKAN PELANCARANPELANCARAN PERSIJILANPERSIJILAN PERSIJILANPERSIJILAN
PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT MALAYSIA (PPPM)MALAYSIA (PPPM)
01.07.199901.07.1999 15.12.199915.12.1999 15.12.200715.12.2007
PENGURUSAN KAWALAN KELUAR PENGURUSAN KAWALAN KELUAR MASUK IMIGRESEN (PKKM)MASUK IMIGRESEN (PKKM)
01.07.200101.07.2001 15.01.200215.01.2002 15.01.201015.01.2010
Pada tahun 1998, pihak pengurusan atasan dalam Mesyuarat Kualiti, Imej dan Keutuhan peringkat Ibu Pejabat, telah memutuskan penubuhan Task Force untuk membantu
merealisasikan pelaksanaan MS ISO 9000. Pada bulan Januari 1999, Pasukan Petugas Program MS ISO 9000 ditubuhkan.
W H E N
?
KRONOLOGI PELANCARAN DAN PERSIJILAN SISTEM KUALITI MS ISO 9001: 2000 OLEH SIRIM
AKTIVITIAKTIVITI YANG TELAH DIPERSIJILKAN YANG TELAH DIPERSIJILKAN PELANCARANPELANCARAN PERSIJILANPERSIJILAN
PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT MALAYSIA (PPM)MALAYSIA (PPM)
15.03.200415.03.2004 20.08.200420.08.2004
PENGURUSAN KAWALAN KELUAR MASUK PENGURUSAN KAWALAN KELUAR MASUK IMIGRESEN (PKKM)IMIGRESEN (PKKM)
15.03.200415.03.2004 20.08.200420.08.2004
JUMLAH = 2 AKTIVITI TERAS (CORE JUMLAH = 2 AKTIVITI TERAS (CORE BISINESS) DI BISINESS) DI 84 84 LOKASI LOKASI 15.03.200415.03.2004 20.08.200420.08.2004
APA YANG DILAKSANAKAN ?
DI MANA DILAKSANAKAN ?
SKOP AKTIVITISKOP AKTIVITI SKOP LOKASISKOP LOKASI
PENGURUSAN PASPORT PENGURUSAN PASPORT MALAYSIA (PPM)MALAYSIA (PPM)
36 Pejabat Pengeluar di Seluruh Negara36 Pejabat Pengeluar di Seluruh Negara
16 Pejabat Penerima di Semenanjung16 Pejabat Penerima di Semenanjung
PENGURUSAN KAWALAN PENGURUSAN KAWALAN KELUAR MASUK (PKKM)KELUAR MASUK (PKKM)
7 Pintu Keluar Masuk Melalui Udara7 Pintu Keluar Masuk Melalui Udara
13 Pintu Keluar Masuk Melalui Darat13 Pintu Keluar Masuk Melalui Darat
13 Pintu Keluar Masuk Melalui Laut13 Pintu Keluar Masuk Melalui Laut
Jumlah = 2 aktiviti teras (core business) di 84 lokasiJumlah = 2 aktiviti teras (core business) di 84 lokasi
SKOP AKTIVITI DAN LOKASI PELAKSANAAN SISTEM KUALITI MS ISO 9001:2000
SKOP W H A T ?
W H E R E ?
APA YANG DILAKSANAKAN ?
DI MANA DILAKSANAKAN ?
SKOP AKTIVITISKOP AKTIVITI SKOP LOKASISKOP LOKASI
PENGURUSAN VISA, PENGURUSAN VISA, PAS & PERMITPAS & PERMIT
PEKERJA ASINGPEKERJA ASING
PAS PENGGAJIANPAS PENGGAJIAN
PENGUATKUASAANPENGUATKUASAAN
PENGUSIRAN PENGUSIRAN
IBU PEJABAT PUTRAJAYA IBU PEJABAT PUTRAJAYA
WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPURWILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR
NEGERI SELANGOR NEGERI SELANGOR
NEGERI SEMBILAN NEGERI SEMBILAN
SEMUA AKTIVITI & SELURUH NEGERI SEMUA AKTIVITI & SELURUH NEGERI
MAR - APRIL 2009MAR - APRIL 2009
SEMUA AKTIVITI JABATAN IMIGRESEN
SKOP
PELANCARAN PELANCARAN
PADA 1 DISEMBER 2008PADA 1 DISEMBER 2008
35 PEJABAT PENGELUAR
PASPORT MALAYSIA1. Johor Bahru
2. Batu Pahat
3. Kuantan
4. Raub
5. Temerloh
6. Alor Setar
7. Bukit Kayu Hitam
8. Langkawi
9. Sungai Petani
10. Pulau Pinang
11. Georgetown
12. Melaka
13. K.Terengganu
14. Shah Alam
15. Subang
16. Kajang
17. Pelabuhan Kelang
18. Kota Kinabalu
19. Tawau
20. Sandakan
21. Labuan
22. Kuching
23. Miri
24. Bintulu
25. Limbang
26. Sibu
27. Ipoh
28. Taiping
29. Teluk Intan
30. Lumut
31. Kota Bharu
32. WP K.Lumpur
33. Wangsa Maju
34. Kangar
35. Seremban
36. Bhg. Keselamatan & Pasport (H)
16 PEJABAT PENERIMA PASPORT MALAYSIA
1. Kuala Perlis
2. Padang Besar
3. Port Dickson
4. Pengkalan Hulu
5. Besut
6. Kemaman
7. Kerteh
8. Dungun
9. Rantau Panjang
10.Pengkalan Kubor
11.Segamat
12.Kukup
13.Muar
14.Mersing
15.Tg. Pengelih
16.Kuala Lipis
1. LTA Langkawi
2. LTA Bayan Lepas
3. KLIA
4. LTA Sultan Ismail Senai
5. LTA Sultan Ahmad Shah Kuantan
6. LTA Kuching
7. LTA Kota Kinabalu
PINTU KELUAR MASUKMELALUI UDARA
1. Tambak Johor2. Kompleks Sultan Abu Bakar3. Tg. Puteri4. KTM Johor Bahru5. Padang Besar6. KTM Padang Besar
PINTU KELUAR MASUKMELALUI DARAT
7. Bukit Kayu Hitam8. Pengkalan Hulu9. RRantau Panjang10.Pengkalan Kubor11.Tebedu12.Sungai Tujoh13.Tedungan
1. Jeti Langkawi
2. Pelabuhan Tg. Lembong
3. Pelabuhan Kelang Utara
4. Pelabuhan Kelang Barat
5. Pelabuhan Melaka
6. Pelabuhan Pasir Gudang
PINTU KELUAR MASUKMELALUI LAUT
7. Jeti Kukup
8. Jeti Stulang Laut
9. Tanjung Belungkor
10.Pelabuhan Kuantan
11.Pelabuhan Kemaman
12.Dermaga Labuan
13.Demaga Bintulu
II Manual KualitiManual Kualiti
IIII26 Prosedur PKKM26 Prosedur PKKM
14 Prosedur PPM14 Prosedur PPM
17 Prosedur PK ( PS )17 Prosedur PK ( PS )
IIIIII 67 Arahan Kerja untuk PKKM67 Arahan Kerja untuk PKKM
37 Arahan Kerja untuk PPM37 Arahan Kerja untuk PPM
IVIV Senarai Induk / Rekod KualitiSenarai Induk / Rekod Kualiti
Dokumen SPK Jabatan Imigresen
KEPERLUAN STANDARD MS ISO 9001:2000
DOKUMEN PROSEDUR KUALITI JABATAN IMIGRESEN
SIJIL MS ISO 9001:2000 JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA
BAGAIMANA MS ISO 9001:2000DILAKSANAKAN DI JABATAN IMIGRESEN H O
W ?
• AUDIT DALAMAN - 2 KALI SETAHUN
• AUDIT LUARAN – SEKALI SETAHUN OLEH SIRIM QAS BERHAD
• KUTIPAN DATA – DARI OBJEKTIF KUALITI
• MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN –
2 KALI SETAHUN
SIAPA YANG TERLIBAT ? (WHO)
Pengurusan Pengurusan AtasanAtasan
Seorang atau sekumpulan orang yang memberi arahan dan mengawal Seorang atau sekumpulan orang yang memberi arahan dan mengawal organisasi pada peringkat teratasorganisasi pada peringkat teratas
Wakil Wakil PengurusanPengurusan
Seorang yang perlu dilantik oleh Seorang yang perlu dilantik oleh Pengurusan Atasan untuk Pengurusan Atasan untuk mengurus, memantau, menilai mengurus, memantau, menilai dan menyelaras SPK.dan menyelaras SPK.
TKPITKPI
Dibantu oleh:Dibantu oleh:
PQIP- Pasukan ISOPQIP- Pasukan ISO
KAD – Audit KAD – Audit Dalaman ISODalaman ISO
Timbalan Timbalan Wakil Wakil PengurusanPengurusan
Pegawai yang dilantik oleh Pegawai yang dilantik oleh Ketua Agensi untuk membantu Ketua Agensi untuk membantu Wakil Pengurusan dalam Wakil Pengurusan dalam memastikan keberkesanan SPK memastikan keberkesanan SPK yang terletak di bawah kawalan yang terletak di bawah kawalan merekamereka
Semua PINSemua PIN
PB(H)PB(H)
PB(C)PB(C)
KI KLIAKI KLIA
KI TJKI TJ
Dibantu oleh:Dibantu oleh:
PQN/Penyelaras QPQN/Penyelaras Q
Urusetia ISO / Urusetia ISO /
Urusetia QUrusetia Q
PelaksanaPelaksana Semua warga JIM yang melaksanakan tugas dan yang akan memberi Semua warga JIM yang melaksanakan tugas dan yang akan memberi kesan kepada kualiti perkhidmatankesan kepada kualiti perkhidmatan
FAEDAH PELAKSANAAN MS ISO 9001: 2000
Kejayaan mendapat persijilan MS ISO 9001: 2000 dapat memberi keyakinan kepada pelanggan bahawa perkhidmatan yang dihasilkan mempunyai tahap kualiti yang diiktiraf pada peringkat antarabangsa.
PENGENALAN KEPADA MS ISO 9000
PELAKSANAAN MS ISO 9000DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA
• Membolehkan pegawai
memberi tumpuan kepada kehendak pelanggan
• Mengurangkan kesilapan semasa bekerja
• Menggalakan pematuhan kepada kualiti
• Menjalankan tugas secara berfokus, jelas dan terancang
• Meningkatkan kecekapan bekerja
• Memastikan tahap kualiti perkhidmatan konsisten
HASIL DARIPELAKSANAAN
MS ISO 9001: 2000
FAEDAH-
FAEDAH
Dasar Kualiti
Dasar Kualiti Jabatan Imigresen Malaysia:
““Jabatan Imigresen Malaysia sentiasa beriltizam untuk menyediakan perkhidmatan
imigresen yang cemerlang bagi memenuhi keperluan pelanggannya. Pengurusan imigresen hendaklah melaksanakan penambahbaikan yang
berterusan berasaskan MS ISO 9001 : 2000”
Objektif Kualiti
Dasar Kualiti hendaklah bersesuaian, dihebahkan, difahami oleh setiap pegawai dan di kaji semula
Hendaklah boleh diukur, boleh dicapai, realistik dan Selaras dengan Dasar Kualiti
BRAIN TEASERA
R O A D
R
A
D
MS ISO 9001:2000 JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA UJI MINDA
1. APA MAKNA MS ISO ? MS -………………………………………… ISO -…………………………………………
2. BILA JABATAN DI PERSIJILKAN MS ISO ? .........................................................
3. BERAPAKAH SKOP (KOR BISNES) MS ISO DI
JABATAN ? ................................................................................
.
4. APAKAH SKOP (KOR BISNES) MS ISO DI JABATAN ? ............................................................................
5. NAMAKAN PEKELILING BERKAITAN GARIS PANDUAN MELAKSANAKAN MS ISO 001:2000 DALAM PERKHIDMATAN AWAM ?
..............................................................................
6. APAKAH PRINSIP ASAS MS ISO 9000 ?.............................................................. ............................................................................................................................ ..............................................................
7. SIAPAKAH PENGURUSAN ATASAN DI DALAM MS ISO 9001:2000 JABATAN?.............................................................
8. APAKAH KEDUDUKAN SEMUA PENGARAH IMM NEGERI DAN BAHAGIAN DI DALAM MS ISO9001:2000 JABATAN?................................................................................
9. APA FAEDAH –FAEDAH PELAKSANAAN MS ISO 90001:2000 ?.................................................................................
10. APAKAH DASAR KUALITI JABATAN ?................................................................................
SEBARANG KEMUSKILAN / PERTANYANTEL : 03 88801247/1250/1255 @ e_mail- [email protected]
SEKIAN….TERIMA KASIH