PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 1/25
PROSEDUR PENGENDALIAN PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
PK.PPAS(O)09
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
NORAZHAN SAHLAN Pustakawan NORELMIN SAPUAN Penolong Pegawai Perpustakaan
01/02/2010
DISEMAK OLEH
SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan
01/02/2010
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01/02/2010
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT : 2/25
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
01/09/2011 30, 37, 54, 62 9, 10, 12, 13 Penambahan tindakan Pengarah
01/09/2011 Carta aliran
kerja D
18, 23 Penambahbaikan Pengarah
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 3/25
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4
5
5
6 –13
14-23
24
25
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 4/25
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garispanduan bagi memastikan perancangan,
pelaksanaan, pemantauan dan penilaian projek-projek kecil pembangunan selaras
dengan Enakmen PPAS dan dasar-dasar kerajaan.
2. SKOP
Prosedur ini terpakai di Bahagian Perancangan dan Pembangunan bagi
pelaksanaan dan pengendalian projek pembangunan perpustakaan yang tidak
melebihi RM500,000.00.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 7.4 - Perolehan
Seksyen 7.5.1 - Kawalan bagi pelaksanaan proses-proses
Seksyen 7.5.2 - Validasi Proses Pengeluaran Bahan dan Penyediaan
Perkhidmatan Perpustakaan
Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan kemudahkesanan produk
Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan pengukuran proses
Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk
Seksyen 8.3 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
3.2 Arahan Perbendaharaan
3.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2002
3.4 Standard Ruang Lantai Perpustakaan Awam
3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2009
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 5/25
4. DEFINISI
4.1 Perolehan Melalui Sebutharga
Perolehan produk bahan dan kerja-kerja yang bernilai tidak melebihi
RM500,000.00.
5. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
MJS - Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
BGN - Bahagian Perancangan dan Pembangunan
KEW/P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan
KB - Ketua Bahagian
PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan
PP - Pembantu Perpustakaan
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 6/25
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
BANGUNAN BARU
A. Penerimaan Permohonan
1. Terima permohonan / cadangan pembinaan perpustakaan baru.
2. Semak permohonan / cadangan.
3. Minta KS/ KB kaji permohonan / cadangan.
Pengarah
4. Beri maklumbalas kepada pemohon
KS/ KB
B. Perancangan
5. Bincang dengan KB projek perpustakaan berdasarkan peruntukan yang
telah disahkan.
Pengarah
6. Rancang dan sediakan cadangan projek perpustakaan.
7. Sediakan kertas cadangan projek pembangunan termasuk belanjawan.
8. Bincang dengan Pengarah dan halusi kertas cadangan
KS/ KB
9. Kaji kertas cadangan untuk kelulusan
Pengarah
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 7/25
TINDAKAN T/JAWAB
10. Arahkan KS/ KB untuk meneliti kembali kertas cadangan projek jika
terdapat pindaan.
Pengarah
C. Melaksanakan Projek Pembangunan
11. Arahkan KS/ KB untuk menyediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos
berdasarkan peruntukan yang diluluskan.
12. Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos.
13. Sediakan draf sebutharga dan majukan kepada Pengarah untuk kaji dan
kelulusan.
KS/ KB
14. Kaji draf sebutharga untuk kelulusan
15. Arahkan KB untuk meneliti kembali draf sebutharga jika terdapat pindaan
Pengarah
16. Terima kelulusan daripada Pengarah
17. Arahkan PPP untuk menyediakan dokumen tawaran sebutharga.
KB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 8/25
TINDAKAN T/JAWAB
18. Sediakan dokumen tawaran sebutharga.
19. Kemukakan dokumen tawaran sebutharga kepada KB untuk semakan.
PPP
20. Semak dokumen tawaran sebutharga.
21. Arahkan PPP keluarkan surat tawaran sebutharga kepada pembekal.
KB
22. Keluarkan surat tawaran sebutharga berserta spesifikasi kerja kepada
pembekal. (Rujuk Lampiran 1)
PPP
23. Terima sebutharga yang dihantar oleh pembekal.
24. Buka tawaran sebutharga selepas tarikh tutup.
25. Masukkan maklumat sebutharga ke dalam Borang Jadual Buka
Sebutharga untuk dibawa ke MJS (Rujuk Lampiran 2)
PPP/ PP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT : 9/25
TINDAKAN T/JAWAB
26. Terima keputusan MJS.
27. Arahkan PPP menyediakan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya
KB
28. Sediakan surat tawaran kepada pembekal untuk tandatangan KB
PPP
29. Keluarkan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya. (Rujuk Lampiran
3)
KB
D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan
30. Pantau pelaksanaan projek mengikut keperluan dan kemajuan kerja.
31. Sediakan laporan kemajuan projek
PPP
32. Buat pemeriksaan apabila projek siap
33. Sediakan senarai semak kerja yang tidak lengkap dan tidak memenuhi
spesifikasi (Rujuk Lampiran 4)
KB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT : 10/25
TINDAKAN T/JAWAB
34. Sediakan borang kerja siap dan penyerahan bangunan untuk diisi oleh
pembekal. (Rujuk Lampiran 5)
35. Terima penyerahan bangunan oleh pembekal.
36. Arahkan PPP menyediakan surat penyerahan bangunan.
KB
37. Kemukakan surat penyerahan bangunan kepada KEW/P dan salinan
kepada PSM PPAS. (Rujuk lampiran 6)
PPP
BANGUNAN SEDIA ADA
A. Penerimaan Permohonan
38. Terima permohonan / cadangan pembinaan perpustakaan baru.
39. Semak permohonan / cadangan.
40. Minta KB kaji permohonan / cadangan.
Pengarah
41. Beri maklumbalas kepada pemohon
KB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 11/25
TINDAKAN T/JAWAB
B. Perancangan
42. Bincang dengan KB projek perpustakaan dan merancang peruntukan
mengikut keperluan.
Pengarah
43. Rancang dan sediakan cadangan projek perpustakaan.
44. Sediakan kertas cadangan projek pembangunan termasuk belanjawan.
45. Bincang dengan Pengarah dan halusi kertas cadangan
KB
46. Kaji kertas cadangan untuk kelulusan
47. Arahkan KB untuk meneliti kembali kertas cadangan projek jika terdapat
pindaan.
Pengarah
C. Melaksanakan Projek Pembangunan
48. Arahkan KB untuk menyediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos
berdasarkan keperluan yang diluluskan.
49. Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos.
50. Mohon peruntukan daripada kerajaan Negeri.
KB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT : 12/25
TINDAKAN T/JAWAB
51. Terima maklumbalas daripada kerajaan Negeri.
52. Jika peruntukan diluluskan / disediakan , rujuk tindakan 13-28
KB
53. Failkan dokumen jika peruntukan tidak diluluskan / disediakan
PPP / PP
D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan
54. Pantau pelaksanaan projek mengikut keperluan dan kemajuan kerja.
55. Sediakan laporan kemajuan projek
PPP
56. Buat pemeriksaan apabila projek siap
57. Sediakan senarai semak kerja yang tidak lengkap dan tidak memenuhi
spesifikasi (Rujuk Lampiran 4)
58. Pastikan tindakan diambil oleh pembekal terhadap kerja-kerja yang tidak
memenuhi spesifikasi dilakukan dengan sempurna.
KB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT : 13/25
TINDAKAN T/JAWAB
59. Sediakan borang kerja siap dan penyerahan bangunan untuk diisi oleh
pembekal. (Rujuk Lampiran 5)
60. Terima penyerahan bangunan oleh pembekal.
61. Arahkan PPP menyediakan surat penyerahan bangunan.
KB
62. Kemukakan surat penyerahan bangunan kepada KEW/P dan salinan
kepada PSM PPAS. (Rujuk lampiran 6)
PPP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 14/25
7. CARTA ALIRAN KERJA BANGUNAN BARU
A. Penerimaan Permohonan
TINDAKAN T/JAWAB
Pengarah - Terima permohonan / cadangan
- Semak permohonan / cadangan
- Kaji permohonan / cadangan
KS/ KB - Beri maklumbalas kepada pemohon
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 15/25
B. Perancangan
TINDAKAN T/JAWAB
Pengarah - Bincang dengan KB projek perpustakaan
KS/ KB - Rancang dan sediakan kertas cadangan projek untuk kelulusan Pengarah
Ya
- Diluluskan?
- Terima kertas cadangan yang diluluskan
MULA
TAMAT
Tidak
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 16/25
C. Melaksanakan Projek Pembangunan
TINDAKAN T/JAWAB
KS/ KB - Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos
- Mohon kelulusan draf sebutharga
Ya
- Diluluskan?
PPP - Sediakan dokumen tawaran sebutharga
- Keluarkan surat tawaran sebutharga dan spesifikasi kerja kepada pembekal
PPP/ PP - Terima sebutharga yang dihantar
- Buka tawaran sebutharga
- Sediakan Borang Jadual Buka Sebutharga untuk MJS
MULA
A
Tidak
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 17/25
C. Melaksanakan Projek Pembangunan (sambungan)
TINDAKAN T/JAWAB
KB - Terima keputusan MJS
- Surat tawaran kepada pembekal yang berjaya
A
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT : 18/25
D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan
TINDAKAN T/JAWAB
PPP - Pantau pelaksanaan projek
- Sediakan Laporan Kemajuan Projek
KB - Buat pemeriksaan fizikal
Ya
- Tidak lengkap dan tidak memenuhi spesifikasi
- Terima penyerahan bangunan oleh pembekal
PPP - Penyerahan bangunan kepada KEW/P
MULA
Tidak
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 19/25
BANGUNAN SEDIA ADA
A. Penerimaan Permohonan
TINDAKAN T/JAWAB
Pengarah - Terima permohonan / cadangan
- Semak permohonan / cadangan
- Kaji permohonan / cadangan
KB - Beri maklumbalas kepada pemohon
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 20/25
B. Perancangan
TINDAKAN T/JAWAB
Pengarah - Bincang dengan KB projek perpustakaan
KB - Rancang dan sediakan kertas cadangan projek untuk kelulusan Pengarah
Ya
- Diluluskan?
- Terima kertas cadangan yang diluluskan
MULA
Tidak
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 21/25
C. Melaksanakan Projek Pembangunan
TINDAKAN T/JAWAB
KB - Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos berdasarkan keperluan
- Mohon peruntukan daripada Kerajaan Negeri
Ya
- Diluluskan?
PPP - Sediakan dokumen tawaran sebutharga
- Keluarkan surat tawaran sebutharga dan spesifikasi kerja kepada pembekal
PPP/ PP - Terima sebutharga yang dihantar
- Buka tawaran sebutharga
- Sediakan Borang Jadual Buka Sebutharga untuk MJS
MULA
A
Tidak Fail
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 22/25
C. Melaksanakan Projek Pembangunan (sambungan)
TINDAKAN T/JAWAB
KB - Terima keputusan MJS
- Surat tawaran kepada pembekal yang berjaya
A
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT : 23/25
D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan
TINDAKAN T/JAWAB
PPP - Pantau pelaksanaan projek
- Sediakan Laporan Kemajuan Projek
KB - Buat pemeriksaan fizikal
Ya
- Tidak lengkap dan tidak memenuhi spesifikasi
- Terima penyerahan bangunan oleh pembekal
PPP - Penyerahan bangunan kepada KEW/P
MULA
Tidak
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 24/25
8. REKOD KUALITI
Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
8.1 8.2
Fail Projek Pembangunan (No. Fail – PA 3.12 / 4) Fail Sebutharga (No. Fail – PA 3.12 / 19)
BGN
BGN
5 tahun
5 tahun
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 25/25
9. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Contoh Surat Tawaran Sebutharga
Contoh Borang Jadual Buka Sebutharga
Contoh Surat Tawaran Kerja
Contoh Borang Laporan Kerosakan
Contoh Borang Perakuan Serahan Kerja Siap
Contoh Borang Penyerahan Bangunan
Lampiran 1
Lampiran 2
Lampiran 3
Lampiran 4
Lampiran 5
Lampiran 6