Mempelajari Pengadaan
Barang/Jasa Di Joint
Operating Body Pertamina-
PetroChina East Java (JOB P-
PEJ)
MUTIA HANDAYANI
35412173
PENULISAN ILMIAH
LATAR BELAKANG
PENGADAAN
BARANG/JASA
KEBIJAKAN UMUM
PERATURAN
PRESIDEN NO. 54
TAHUN 2010
PTK-
007/SKKO0000/2025
/SO
IDENTIFIKASI MASALAH
Bagaimana proses maupun prosedur pengadaan
barang/jasa di Joint Operating Body Pertamina-
PetroChina East Java (JOB P-PEJ).
PEMBATASAN MASALAH
Penelitian dilakukan di Joint Operating Body Pertamina-
PetroChina East Java (JOB P-PEJ) di Menara Kuningan
Builing 18th& 20th Floor Jl. HR. Rasuna Said Blox X-7
Kav.5 Jakarta 12940. Waktu pengamatan dilakukan pada
bulan 10 Agustus – 9Oktober 2015. Waktu operasional
pengamatan dilakukan selama hari Senin – Jum’at dimulai
pukul 07.00-16.00 WIB.
TUJUAN PENULISAN
Mengetahui proses dan prosedur pengadaan
barang/jasa dan mengetahui kriteria apa saja
yang digunakan dalam pengadaan barang/jasa.
VISI & MISI PERUSAHAAN
VISI PERUSAHAAN
Menjadi perusahaan minyak dan gas
bumi hulu
MISI PERUSAHAAN
Melaksanakan pengelolaan operasi dan
portofolio usaha sektor hulu minyak dan gas
bumi secara profesional dan berdaya laba tinggi
serta memberikan nilai tambah bagi
stakeholders.
Alur Proses Pengadaan Barang/Jasa OPCOM PHE & PCI SCM/BID COMM PCI CONTROLLER BID COMM
USER BID COMMBID COMMUSER SCM/BID COMM BID COMMSCM/HSE/USER BID COMM
PIC CONTROLLER HSE
BID COMM USER BID COMM BID COMMBID COMM
BID COMM PIC CONTROLLER
BID COMM USER BID COMM BID COMMBID COMM
SCM SCM BID COMM BID COMM
OPCOM PHE & PCIBID COM
Review CSMS (High Riks
Service)
Approval As AGGPrepare bid doc and get
approval SKK Migas for
value > USS 5 M
Approval Consultation PQ to SKK
Migas > USS 20 M
Invite Qualifield VendorsPQ Approved Make Pre-QualPublish TenderSend Scope of ServiceCreate CRS and Risk
Assesment
Consultation PQ to SKK
Migas > USS 20 M
Fax to Unsuccesfull
BiddersTehnical Evalution
Approved
Make Technical
Evaluation, reviewed by
SCM
1" Envelope Opening Pre-Bid Meeting, MOM
distributed at the meeting
Price Nego (if req) Approval
Wait for 3 work days for
objection period2nd Envelope Opening
Make Commercial
EvaluationCommercial Evaluation
Approved
Prepare Bid Eval
Summary and Get GM’s
Approval
Create PO/ContractSend LOI to Winner Wait for 3 work days for
protest
Send Plan to Award to All
Qualifield Bidders
Approval As AAGSKK Migas Approval for
Bid Winner > USS 5 MYES YES
YES YES
No Aspek Potensi Masalah Keterangan
1. Manusia
a. Lamanya waktu
proses persetujuan
lelang
Pada saat proses dokumen tender (daftar
pengadaan) berjalan untuk mendapatkan
persetujuan dari opcom (pemilik perusahaan)
terkadang dokumen berhenti, karena terdapat
revisian untuk menyusun atau menghitung OE
(owner estimate) barang/jasa yang diperlukan
oleh user (pengguna), akibatnya proses untuk
mendapatkan persetujuan lelang menjadi lama.
b. Kebutuhan waktu
dalam proses
klarifikasi teknis
lama
Terjadinya ketidak cocokan antara dokumen
penawaran dengan barang/jasa yang di
tawarkan langkahnya yaitu dengan inspeksi
fisik, akibatnya proses lelang menjadi lama.
c. Pekerjaan
diselesaikan
dibelakang jadwal
Terjadinya lembur, sehingga panitia scm
menyelesaikan pekerjaannya diluar jadwal yang
telah ditetapkan. Akibatnya biaya meningkat.
2. Proses
a. Sumber informasi
tidak optimal/
kurangnya
informasi dan data
Dokumen penyedia barang/jasa yang tidak
lengkap sehingga waktu pengadaan akan
menjadi semakin lama, karena terdapat
menambahan waktu untuk melengkapi
dokumen-dokumen tersebut.
b. Rendahnya
partisipasi dan
rendahnya frekuensi
persaingan harga
Sedikitnya partisipasi yang ikut lelang dan
rendahnya persaingan harga, sehingga dapat
terjadi “No Qourum” atau pelelangan gagal.
Akibatnya lelang ulang dan waktunya lelang
menjadi semakin lama.
IV-1
6
No Aspek Potensi Masalah Keterangan
3. Peralatan/fasilitas
Ketersediaan
peralatan/fasilitas
- Peralatan yang disewakan jumlahnya
terbatas, akibatnya ketersediaan
peralatan tersebut mempengaruhi
perusahaan yang ikut lelang.
- JD Edwards merupakan sistem ERP
(enterprise resources planning) sistem
ini menggabungkan aktifitas dari
berbagai departemen seperti akunting,
penjualan, pembelian, produksi, dll.
Akan tetapi sistem yang ada hanya
berfungsi dibagian finansial saja.
- Sistem e-procurement belum
sepenuhnya berfungsi, yang tersedia
hanya untuk pendaftaran vendor dan
pengumuman lelang saja.
- Pelacakan secara online untuk vendor
yang mendaftar tidak sepenuhnya
berfungsi secara keseluruhan.
Akibatnya susah mencari vendor-
vendor yang mendaftar atau yang ikut
serta.
4. Manajemen
Pengadaan barang/jasa
- Request for proposal (RFP) pada
umumnya disetujui pada waktu
terlambat jika kebutuhan tersebut
penting dan mendesar maka
menyebabkan pantia scm menggunakan
sistem lelang pemilihan langsung dan
penunjukkan langsung. akibatnya
terkadang mendapatkan penyedia yang
berkualitas jelek.
- Daftar pengadaan yang ada hanya
tersedia informasi untuk lelang <Rp.
5.000.000.000
KESIMPULAN
• Proses dan prosedur pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh Join
Oprating Body Pertamina-PetroChina East Java (JOB P-PEJ) menggunakan
buku Pedoman Tata Kerja Nomor: PTK-007/SKKO0000/2015/S0 Revisi-III
tertanggal 27 Januari 2015.
• Pengadaan barang/jasa mengutamakan baik dan kriteria pengadaan barang/jasa
yaitu meliputi kualifikasi bisnis perusahaan, anggaran dasar, neraca keuangan,
penerimaan pajak tahunan, nomor pokok wajib pajak, pengalaman kerja
perusahaan penyedia barang/jasa, pernyataan anti korupsi dan pernyataan tikat
komponen dalam negeri, dan lain-lain. Pengadaan barang/jasa mengutamakan
kepentingan operasi kegiatan usaha hulu Minyak dan Gas Bumi, dan mengikut
sertakan Perusahan Dalam Negeri dan juga harus mengutamakan penggunaan
barang/jasa Produksi Dalam Negeri, serta mengutamakan pelaksanaan
pekerjaan dilakukan di dalam wilayah negara Republik Indonesia.
SARAN
Aturan lelang adalah untuk mendapatkan harga terendah
jika evaluasi teknis tidak dilakukan dengan baik dan ketat
maka sering terjadi atau didapat lelang harga murah
dengan kualitas jelak. Saran yang diharapkan dapat
membangun dan bermanfaat bagi Joint Operating Body
Pertamina-PetroChina East Java (JOB P-PEJ) Pengadaan
barang/jasa di JOB P-PEJ penulis menyarankan untuk
memilih peserta lelang berkualitas baik dengan harga
rendah dalam proses pengadaan barang/jasa dengan
menggunakan metode Analttical Hierarchy Process.