PENYEMPURNAAN PROSES KERJA
KEMENTERIAN AGAMA
Tim Reformasi Birokrasi PusatKementerian Agama RI
Tahun 20101
Penyempurnaan
Proses Kerja
Standar Operasion
al Procedur
(SOP)
Analisis Beban Kerja
Analisis &
Evaluasi Jabatan
PENYEMPURNAAN PROSES KERJA
Memberi gambaran jenis output yang komprehensip
dan divaluasi secara periodik
Memberi informasi tentang waktu dan jumlah pegawai yang dibutuhkan
utk melaksanakan pekerjaan
Memberi gambaran rinci mengenai tugas-tugas
yang diemban oleh jabatan
Meningkatkan efektivitas & efisiensi melalui
penyederhanaan, transparansi, pemberian
janji layanan yang berorientasi pada
pemangku kepentingan
2
ANALISIS JABATAN
3
4
5
Analisis – Evaluasi – Grading – RemunerasiAnalisis – Evaluasi – Grading – Remunerasi
PROSES ANALISIS JABATAN
Analisis JabatanAnalisis Jabatan Evaluasi
Jabatan
Peringkat Peringkat JabatanJabatan
Struktur Struktur RemunerasiRemunerasiPersiapa
n PengumpulaPengumpulan Datan Data
PengolahaPengolahan Datan Data
• Pedoman
• Analisis• Program
• Formulir• Responde
n• Teknik• Data
Jabatan
• Uraian Jabatan
• Spesifikasi Jabatan
• Peta Jabatan
6
AANALISIS & EVALUASI JABATANNALISIS & EVALUASI JABATAN
EVALUASI JABATANANALISIS JABATAN
OUTPUT:INFORMASI JABATAN
(JOB DESCRIPTION)
Klasifikasi, Sayarat, Kompetensi, Bobot dan Peringkat jabatan
OUTPUT:NILAI JABATAN
(JOB VALUE)
7
IdentitasJabatan
Identifikasi dari pemangku jabatan
Kedudukan Jabatan
Ringkasan tugas yang dilakukan sehingga mudah diketahui apa yang harus dikerjakan oleh si pemangku jabatan
Tupoksi Jabatan
Memuat tugas jabatan dalam bentuk kalimat sehingga dapat menggambarkan diselenggarakannya peranan jabatan
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
Tujuan Jabatan
• Menjelaskan diciptakannya suatu jabatan;• Kontribusi spesifik jabatan;• Tujuan yang ingin dicapai; dan • Apa akibatnya jika jabatan ditiadakan
1
2
3
4
8
Uraian tugas dan kegiatan
• Memuat tugas yang dilaksanakan secara berurutan;
• Dimulai dengan tugas pokok sampai dengan tugas tambahan;
• Setiap tugas menguraikan langkah kegiatan.
Bahan yang digunakan
Memuat bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan untuk memperoleh hasil
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
Alat yang digunakan
Memuat peralatan kerja untuk melaksanakan pekerjaan, termasuk peraturan perundang-undangan yang digunakan
5
6
7
9
Hasil Kerja Memuat hasil kerja yang diperoleh dalam melaksanakan pekerjaan
Wewenang
• Memuat hak untuk menerima & menuntut kepatuhan dalam bidang tertentu;
• Mengambil keputusan/tindakan yang diperlukan dan diakui oleh pihak lain;
• Mengajukan pendapat agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
8
9
Tanggung Jawab
• Memuat tanggung jawab sebagai PNS untuk menyelesaikan pekerjaan;
• Menyerahkan hasil pekerjaan tepat waktu
10
10
Dimensi Jabatan
• Menguraikan besaran kuantitatif nilai yang menunjukkan skala besarnya tanggung jawab pemegang jabatan baik langsung maupun tidak langsung;
• Dapat membedakan antara satu jabatan dengan jabatan lain yang serupa.
Hubungan Kerja
Memuat siapa saja yang berhubungan dalam menyelesaikan pekerjaan; Hubungan kerja mencakup di dalam maupun di luar Instansi
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
11
12
11
Masalah dan Tantangan Jabatan
Memuat masalah dan tantangan kerja yang dihadapi oleh pemangku jabatan dalam menjalankan tugas pekerjaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Risiko Bahaya Jabatan
Memuat penyakit atau kecelakaan fisik maupun mental yang dapat timbul akibat melaksanakan tugas
Syarat Jabatan
Memuat persyaratan kepangkatan, Pendidikan Formal Minimal, Pendidikan/Pelatihan Khusus, Pengalaman Kerja Minimal, Persyaratan fisik, kompetensi, dan Umur.
KOMPONEN INFORMASI JABATAN
13
14
15
12
EVALUASI JABATAN
13
EVALUASI JABATAN
”Merupakan proses, metode, dan teknik untuk memperoleh nilai/bobot sebuah jabatan (job value), terkait dengan tanggung jawab yang diemban”.
Evaluasi jabatan pd dasarnya adalah sebuah proses “pertimbangan intelektual” dengan menggunakan “akal sehat” (common sense).
. 14
15
1. Factor Evaluation System (FES) adalah metode yang digunakan dalam evaluasi jabatan dengan cara menilai faktor-faktor yang mempengaruhi jabatan
2. Faktor-faktor yang dievaluasi adalah:F1: Ruang Lingkup Program dan DampaknyaF2: Wewenang dan ManajerialF3: Koordinasi dan Integrasi terkait dengan kompleksitas
pekerjaan F4: Hubungan Personal – Sifat Hubungan dan Tujuan
HubunganF5: Situasi Khusus yang dihadapi3. Di Indonesia, metode ini telah mengevaluasi 150.000
jabatan pada bulan April 2008 sampai Februari 20094. Kementerian PAN-RB menyarankan penggunaan
metode ini, karena lebih mudah dan telah teruji.
FACTOR EVALUATION SYSTEM (FES)
16
LLANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN ANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN EVALUASI EVALUASI JABATAN JABATAN
17
ANALISIS ANALISIS JABATAN JABATAN (job analysis)(job analysis)
MANFAAT HASIL ANALISIS & EVALUASI JABATAN
MANFAAT HASIL ANALISIS & EVALUASI JABATAN
18
PENATAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
19
RUMUSAN SOPRUMUSAN SOP“Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan siapa yang melakukan”
“Tulis apa yang dikerjakan dan kerjakan apa yang ditulis.”
“Sempurnakan apa yang telah ditulis, dan kerjakan apa yang telah disempurnakan”.
20
21
22
23
24
25
TAHAPAN PENYUSUNAN SOP
Membentuk dan kelengkapan tim
Pelatihan timMemberitahukan kegiatan penyusunan SOP
Inventarisasi kebutuhan SOP
Melakukan evaluasi SOP
Menyusun ulang SOP supaya memenuhi unsur SMARTT
Analisis SOP Implementasi SOP
Pengujian, Reviu, dan perbaikan SOP
Pengesahan SOP
Pelatihan Pegawai
Sosialisasi SOP
Pelaksanaan SOP
MonitoringEvaluasi
2626
Dimensi Kondisi Sebelum RB
Upaya yang Dilakukan
Kondisi setelah RB
Tata Kerja
Banyak pekerjaan yang tidak memiliki SOP, tambal sulamdan berbelit
Pengembang-an SOP untuk setiap pekerjaan
Setiap pekerjaan yang ada didukung dengan ketersediaan SOP yang ringkas, jelas dan terarah
Metode Kerja
Masih banyak pekerjaan yang dilakukan secara manual
Elektronisasi pekerjaan
Sebagian besar pekerjaan dilaksanakan dengan sistem elektronik
GRAND DESIGN SOP
27
ANALISIS BEBAN KERJA(ABK)
28
PENGERTIAN ABK• Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik
manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.
• ABK merupakan proses pengumpulan, pengolahan uraian pekerjaan dan rincian tugas
• Bobot/beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi, dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu
• Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan
29
Tujuan ABKAdalah untuk memberikan informasi jabatan.
TUJUAN DAN MANFAAT ABK
30
Kepres 58/1964, 24/1972, dan 68/1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37,5 jam per mingguDurasi:1.Jam kerja efektif per hari = 5 jam 6 menit2.Jam kerja allowence per hari = 1 jam 6 menit3.Jam kerja efektif per minggu = 28 jam 2 menit4.Jam kerja efektif per tahun = 1.322 jam
Jam kerja efektif per tahun menjadi alat ukur dari bobot kerja yang dihasilkan setiap unit kerja.
PERHITUNGAN JAM KERJA
31
Dengan ditetapkannya jam kerja efektif maka semua output/kegiatan-aktivitas harus bisa di konversi ke dalam Orang/jam;
Setiap Output/Kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar, frekwensi, orang dll)
Volume kerja dan setiap satuan produk memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan/ memproses yang menjadi waktu standar sebagai variabel dalam melaksanakan analisis beban kerja
Rumus menghitung beban/bobot kerja
Beban Kerja
=
Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu)
PERHITUNGAN BEBAN/BOBOT KERJA
32
PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/JABATAN
Kebutuhan pegawai ditetapkan berdasarkan volume beban kerja yang harus diselesaikan oleh setiap individu yang mengemban tugas/jabatan tertentu.
Dengan ditetapkannya beban/bobot kerja maka kebutuhan dapat dihitung menggunakan rumus sebagai berikut:
Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat=
Jumlah beban kerja (orang jam)-----------------------------------------------------
-Jam kerja efektif per tahun (jam)
33
1. Tugas dan fungsi;2. Peranan Unit;3. Arus bisnis (prosedur) pelaksanaan tugas
PROSES PELAKSANAAN ABK
34
35
WassalamTERIMA KASIH
Tim Reformasi Birokrasi PusatSekretariat Jenderal Kementerian Agama
2010
36