PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENYEWAAN MOBIL SATRIO LANGIT TRANSPORT
YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Dwi Nanda Restuari 10.12.5173
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA
2013
DATA PROCESSING INFORMATION SYSTEM DESIGN OF CAR RENTAL SATRIO LANGIT TRANSPORT
YOGYAKARTA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENYEWAAN MOBIL SATRIO LANGIT TRANSPORT
YOGYAKARTA
Dwi Nanda Restuari Krisnawati
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Currently very rapid technological developments. This strongly supports and is required to help the smooth performance and presentation of information in an institution or company . The application of information technology as a mean for data processing, data storage, and disseminate information quickly and accurately.
The technologyisuseful for facilitatingandhelpingloadactivity ineveryday life. Computer-based information technology is one of technology that tends to be more easily and quickly accepted by society. The purpose of this data processing system development in order to produce good data processing according to the desired.
The methodology used method of obsevation, interview and literature study, and using the software Microsoft SQL Server 2000 for the database and Microsoft Visual Basic 6.0 as its tool.. The contentsof thedata processing systemisto havea functionto processdata collectioncar rental. The conclusion of a new data processing system can simplify the admin incar rentalto collect dataso thattheworkcan be done quicklyandnot spenda lotof time . Keywords : Information, System Information, Data Processing
1
1. Pendahuluan
Penggunaan sistem komputer sangat dibutuhkan agar dapat mengikuti
perkembangan teknologi yang ada pada saat ini, karena semakin majunya teknologi
yang menuntut kecepatan dan ketepatan dalam mencari suatu informasi. Manusia hidup
tidak lepas dari teknologi, oleh karena itu butuh sarana informasi untuk menunjang hal
tersebut.
Sebuah bisnispun dituntut untuk dapat beradaptasi dan bergerak cepat untuk
mendukung kelancaran usahanya, hal ini telah memberikan dampak dalam usaha rental
mobil dalam melayani pelanggan yang ingin meminjam ataupun mengembalikan mobil
yang ingin dilayani dengan cepat dan profesional. Dalam melayani pelanggan yang ingin
menyewa mobil, petugas Satrio Langit Transport sering mengalami kesulitan dalam
pengolahan data dan transaksi kendaraan. Untuk mengatasi kendala dan permasalahan
tersebut diperlukan suatu sistem informasi yang dapat mengelola data kendaraan di
rental Satrio Langit Transport.
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem
Secara etimologi sistem berasal dari kata Sistem yang berarti susunan atau cara.
Secara garis besar terdapat 2 kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem,
yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Sistem secara prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sistem secara elemen adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu yaitu sebagai berikut:
1. Komponen Sistem (Component)
2. Batas Sistem ( Boundary )
3. Subsistem
4. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
5. Penghubung Sistem ( Interface )
6. Masukan sistem ( Input )
7. Keluaran Sistem (Output )
8. Pengolahan Sistem ( Process )
9. Sasaran Sistem ( Object )
2
2.3 Konsep Dasar Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari sebuah informasi
adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian
dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan
nyata adalah berupa objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul – betul ada
dan terjadi.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.4.1 Definisi Sistem Informasi
Menurut Gordon B. Davis, sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data yang mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi tertentu dengan laporan
yang diperlukan.
2.4.2 Komponen Sistem Informasi Untuk mendukung kelancaran suatu informasi dibutuhkan beberapa komponen yang
fungsinya sangat vital dalam sistem informasi. Dan secara rinci komponen – komponen
sistem informasi ini dapat dijelaskan antara lain :
1. Input
2. Proses
3. Output
4. Teknologi
5. Basis Data
6. Kendali
2.5 Konsep Dasar Penyewaan Mobil 2.5.1 Pengertian Penyewaan
Penyewaan adalah pemindahan hak guna pakai suatu barang, benda atau jasa
dari pihak pemilik barang atau benda kepada pihak penyewa dalam jangka waktu
tertentu dengan pembayaran uang oleh pihak penyewa kepada pihak pemilik barang /
benda sesuai perjanjian kedua belah pihak.
2.5.2 Sistem Informasi Penyewaan
Sistem informasi penyewaan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung
proses pemenuhan kebutuhan suatu perusahaan yang bertanggung jawab untuk
menyediakan informasi penyewaan jasa / barang dan transaksi data dalam suatu
kesatuan proses yang saling terkait antara penyewa dan bersama – sama bertujuan
untuk mendapatkan keuntungan.
2.6 Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1 Flowchart
Flowchart merupakan bagan yang menunjukkan aliran di dalam program atau
prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan
untuk dokumentasi.
3
2.6.2 Data Flow Diagram ( DFD )
DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem,
dimana data disimpan, proses apa saja yang menghasilkan data tersebut dan interaksi
antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
2.6.3 Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun perancangan
logic basis data relational yang tidak secara langsung, dengan menerapkan aturan –
aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Bentuk –
bentuk normalisasi adlaah srbagai berikut :
1. Bentuk Normalisasi Pertama
Bentuk normal pertama adalah suatu bentuk dimana data yang dikumpulkan
menjadi satu field yang sifatnya tidak akan berulang dan tiap field hanya
mempunyai satu pengertian.
2. Bentuk Normalisasi Kedua
Bentuk normal kedua adalah suatu bentuk yang memenuhi syarat yaitu :
a. Sudah memenuhi kriteria sebagai bentuk normal pertama
b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer.
3. Bentuk Normalisasi Ketiga
Bentuk normal ketiga adalah suatu bentuk yang memenuhi syarat yaitu :
a. Relasi antar file sudah meruakan bentuk normal kedua
b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer.
2.7 Teori Analisis 2.7.1 Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini
dikenal dengan PIECES analisys (Performance, Information, Economy, Control,
Eficiency, dan Service )
2.7.2 Analisis Kebutuhan Sistem Dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis
membagi kebutuhan sistem kedalam 2 jenis yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan
non fungsional, hal ini agar mempermudah menganalisis sistem.
2.7.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa
permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai.
4
2.8 Metode Pengembangan Sistem
Beberapa ahli membagi proses – proses pengembangan sistem ke dalam
sejumlah urutan yang berbeda – beda. Tetapi semuannya akan mengacu pada proses –
proses standar berikut :
a. Analisis
b. Desain
c. Implementasi
d. Pemeliharaan
Pada perkembangannya, proses proses sstandar tadi dituangkan dalam satu
metode yang dikenal dengan nama Sytem Development Life Cycle(SDLC) yang
merupakan metodologi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan
usaha analisis dan desain.
2.9 Software Yang Digunakan 2.9.1 Microsoft Visual Basic
Visual Basic yang sering disingkat VB selain disebut juga sebagai bahasa
pemrograman berorientasi objek, juga sering disebut sebagai sarana untuk menghasilkan
program – program aplikasi berbasiskan Windows. Visual Basic menyediakan tool untuk
membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk
keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi dengan sistem yang
lebih besar.
2.9.2 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk
database server. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudahan pengoperasian
membuat DBMS menjadi pilihan para database administrator.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Gambaran Umum
Satrio Langit Transport merupakan salah satu anak cabang perusahaan yang
tergabung dalam CV.Global Zone Group. Satrio Langit Transport mempunyai
pengalaman dalam pengadaan armada baik untuk kepentingan bisnis perusahaan, niaga
maupun untuk kepentingan tours and travels. Dengan dukungan management yang
profesional, mekanik yang handal dan pelayanan yang friendly, Satrio Langit Transport
tetap menjadi terdepan dalam pelayanan penyewaan unit armada. Selain armada, Satrio
Langit Transport juga menyediakan driver yang berpengalaman dalam bidangnya yang
akan membawa anda kemana saja anda pergi dengan nyaman dan aman. Harga sewa
armada Satrio Langit Transport cukup bersaing dan murah. Selain sewa harian, Satrio
Langit Transport juga menyediakan jasa untuk paket mingguan dan bulanan.
5
3.2 Analisis Sistem
Tujuan utama dari analisis sistem informasi ada beberapa hal, yaitu :
1. Menentukan kelemahan dari proses – proses bisnis pada sistem lama untuk bisa
menentukan kebutuhan sistem yang baru.
2. Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru tersebut.
3.2.1 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada Satrio
Langit Transport Yogyakarta, dapat diidentifikasi beberapa masalah sebagai berikut :
1. Proses pelayanan transaksi dan pendataan kendaraan serta pembuatan laporan
masih membutuhkan waktu yang lama.
2. Informasi yang diperoleh tidak selalu akurat, karena semua data masih tersimpan
di dalam Microsoft Excel dan berupa tulisan di White Board.
3.2.2 Penyebab Masalah
Beberapa masalah tersebut timbul karena adanya beberapa faktor yang
mempengaruhinya, diantaranya sebagai berikut :
1. Pencatatan data dan transaksi masih secara manual
2. Selain itu belum tersedianya program aplikasi yang dapat membantu untuk
mengolah data dan transaksi serta laporan.
3.2.3 Analisis Kelemahan Sistem
1. Performance ( Kinerja )
Parameter Hasil Analisis
Throughtput Dalam pengembalian mobil pencatatannya masih secara manual,
karyawan hanya bisa melakukan satu kegiatan pencatatan laporan
kendaraan dalam satu waktu . Diharapkan dengan sistem yang baru
pencatatan laporan kendaraan akan lebih cepat.
Responce time
( Waktu Tanggap )
Mengakibatkan membutuhkan waktu 10 sampai 20 menit dalam setiap
pencatatan laporan kendaraan.Diharapkaan dengan sistem, waktu
yang dibutuhkan kurang dari 5 menit.
2. Information ( Informasi )
Parameter Hasil Analisis
Akurat Dalam melakukan pelaporan transaksi peminjaman mobil, pencatatan data
dilakukan manual akibatnya data tidak lengkap, salah mencatat identitas, dan
mungkin data hilang sehingga laporan transaksi menjadi tidak lengkap.
Diharapkan semua proses transaksi bisa menghasilkan informasi yang
lengkap, akurat dan tepat waktu karena proses dilakukan oleh sistem
komputer.
6
Tepat Waktu Petugas masih kesulitan dalam mencari data kendaraan, yang mengakibatkan
proses pencarian data membutuhkan waktu yang lama. Diharapkan pencarian
data dapat dilakukan dengan cepat sesuai kebutuhan karena tersimpan di
dalam database.
Relevan Petugas sering tidak mengetahui kendaraan yang diminta tersedia atau tidak,
sehingga informasi yang diberikan ke konsumen sering kali tidak sesuai
dengan data yang ada. Diharapkan penyajian informasi dapat diberikan
dengan cepat dan jelas sesuai kebutuhan karena informasi tersimpan di dalam
database.
3. Economic ( Ekonomi )
Parameter Hasil Analisis
Biaya Pencatatan transaksi secara manual yang mengakibatkan pemborosan waktu
dan alat – alat maka terjadi pembengkakan biaya. Seperti biaya alat – alat tulis
yang berlebihan karena tingkat kesalahan dalam proses kerja. Diharapkan
dengan adanya sistem yang baru mengurangi pemborosan waktu dan biaya
pengeluaran.
Manfaat Informasi yang disampaikan tidak jelas dan tidak lengkap sehingga manfaat
yang diperoleh tidak sesuai atau sebanding dengan biaya yang dikeluarkan,
karena masih bersifat dokumen. Diharapkan dengan sistem, mengurangi biaya
yang dikeluarkan sehingga tidak terjadi pemborosan.
4. Control ( Pengendalian )
Parameter Hasil Analisis
Hak akses Data dapat dibuka dan diolah oleh setiap orang, karena tidak adanya
pembatasan hak akses. Diharapkan dengan sistem baru, dengan adanya
password, diharapkan hak akses tidak bisa dilakukan oleh sembarang
orang.
Keamanan data Tidak adanya proteksi terhadap data karena semua data disimpan dalam
bentuk dokumen – dokumen yang mengakibatkan seringnya terjadi
kerusakan ataupun kehilangan data. Diharapkan dengan adanya sistem,
bagian administrasi dapat lebih mudah dalam mengontrol data.
5. Efficiency ( Efisisensi )
Parameter Hasil Analisis
Penghitungandata Penggunaan kalkulator sebagai alat hitung dalam transaksi dirasa
7
transaksi kurang efisien karena membutuhkan banyak waktu dan mungkin
terjadi kesalahan dalam perhitungan. Diharapkan dengan adanya
sistem informasi ini, maka penggunaan teknologi komputer dapat
meningkkatkan keandalan dan efisisensi.
Pembuatan laporan Dokumen – dokumen penyimpanan data yang akan dijadikan
laporan sangat banyak, sehingga membutuhkan sumber daya
manusia yang berlebih. Diharapkan dengan adanya sistem informasi
ini, maka penggunaan tekhnologi komputer dapat meningkatkan
efisiensi dan keandalan.
6. Service ( Pelayanan )
Parameter Hasil Analisis
Kualitas
pelayanan
Pelayanan yang dilakukan masih kurang maksimal karena lambat,
dikarenakan pendataan pelanggan dengan pencatatan di buku,
pencarian data lama karena arsip tidak tersusun rapi, penyimpanan data
terpisah – pisah. Diharapkan dengan sistem ini, pelayanan kepada
pelanggan dapat lebih cepat karena data yang dicari dapat didapatkan.
Waktu pelayanan Jika melayani satu konsumen yang menyewa, waktu yang dibutuhkan
cukup lama. Dengan adanya sistem, untuk melayani satu pelanggan
diharapkan akan membutuhkan waktu kurang dari 5 menit.
3.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Fungsional
a. Pengguna dapat mencetakseluruh laporan yang ada pada sistem.
b. Pengguna bisa melakukan transaksi penyewaan dan pengembalian
c. Pengguna dapat melakukan pendataan petugas, penyewa, supir, tarif supir,
mobil, dan detail mobil.
2. Kebutuhan Non Fungsional
1. Operasional
a. Digunakan minimal pada sistem operasi Microsoft Windows XP.
b. Spesifikasi komputer minimum Pentium IV.
c. Kebutuhan memori minimal 256 - 512MB RAM.
d. Printer unutk mencetak laporan
2. Kinerja
a. Memudahkan dalam melakukan pengolahan data serta memudahkan
dalam membuat laporan.
8
b. Waktu yang dibutuhkan untuk semua transaksi dan pengolahan data
lebih cepat.
3. Keamanan ( Security )
a. Sistem aplikasi dan database dilengkapi dengan kata sandi(Password ).
b. Petugas dan admin mempunyai hak akses yang berbeda.
4. Informasi
a. Digunakan untuk menginformasikan pengguna apabila kata sandi (
Password )yang dimasukkan salah.
3.2.5 Analisis Kelayakan Sistem
1. Analisis Kelayakan Tekhnik
Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah
dioperasikan sehingga tepat untuk diterapkan di Satrio Langit Transport.
Dengan pelatihan orang akan dapat mengoperasikannya dengan baik dan
lancer
2. Analisis Kelayakan Operasional
Sistem ini dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya
dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi dengan melalui
penelitian yang seksama dan hati – hati,
3. Analisis Kelayakan Hukum
Sistem yang baru dapat dikatakan layak karena menggunakan software yang
berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem.
3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Flowchart
Data Petugas
Data Penyewa Data Mobil Data Detail
Mobil
Data Transaksi
Penyewaan
Input Data Petugas
Input Data Penyewa
Input Data Mobil
Input Data Detail Mobil
Input Data Transaksi
Penyewaan
Input Data Transaksi
Pengembalian
Pengolahan Data Petugas
Pengolahan Data Penyewa
Pengolahan Data Mobil
Pengolahan Data Detail
Mobil
Pengolahan Data
Transaksi Penyewaan
Pengolahan Data
Transaksi Pengembalian
Petugas Penyewa Mobil Detail Mobil
Transaksi Penyewaa
n
Transaksi Pengemb
alian
Detail Transaksi
Pembuatan Laporan Penyewa
Pembuatan Laporan Petugas
Pembuatan Laporan Mobil
Pembuatan Laporan
Transaksi Pengembalian
Pembuatan Laporan
Transaksi Penyewaan
Laporan Penyewa Laporan Supir Laporan Mobil Laporan
Petugas
Data Supir
Data Transaksi
Pengembalian
Input Data Supir
Pengolahan Data Supir
Supir
Pembuatan Laporan Supir
Laporan Penyewaan
Laporan Pengembalian
Data tarif supir
Input Data Tarif Supir
Pengolahan Data Tarif
supir
Tarif supir
Pembuatan Laporan tarif
supir
Laporan tarif supir
9
3.3.2 Data Flow Diagram 1. DFD Level 0
2. DFD Level 1
Manager Petugas
1.0Pengolahan data petugas
2.0Pengolahan
data penyewa
4.0Pengolahan data mobil
5.0Pengolahan data detail
mobil
6.0Pengolahan
data Transaksi Penyewaan
Data petugas
Data penyewa
Data Supir
Data detail mobilData mobil
10.0Pembuatan
Laporan petugas
11.0Pembuatan
Laporan penyewa
12.0Pembuatan
Laporan supir
13.0Pembuatan
Laporan mobil
Petugas
ManagerLaporan petugas
Laporan penyewa
Laporan supir
Laporan mobil
Laporan detail mobil
Petugas Penyewa Supir MObil Detail Mobil Transaksi Penyewaan
Detail Transaksi
Transaksi Pengembalian
Lap. Transaksi kembali
8.0Pengolahan
data DetailTransaks
i
Data transaksi penyewaan
16.0Pembuatan
Laporan Transaksi
pengembalian
17.0Pembuatan
Laporan DetailTransaks
i
Lap. Detail transaksi
3.0Pengolahan data supir
7.0Pengolahan
data Transaksi Pengembalian
Data transaksi pengembalian
Data detail transaksi
14.0Pembuatan
Laporan Detail mobil
15.0Pembuatan
Laporan Transaksi
penyewaan
Lap. Transaksi sewaLap.transaksi sewa
Lap. Transaksi kembaliLap. Detail transaksi
9.0Pengolahan
data Tarif Supir
Tarif supir
18.0Pembuatan
Laporan Tarif Supir
Lap. Tarif ssupir
Data tarif supirData penyewa
10
3.3.3 Hubungan Antar Tabel
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Manual Program
Manual program digunakan untuk menjelaskan tentang penggunaan program supaya
tidak terjadi kesalahan oleh user.
1. Tampilan Login
15
11. Tampilan Form Transaksi Pengembalian
5. Penutup 5.1 Kesimpulan
Dengan diterapkannya Sistem Informasi Pengolahan Data Penyewaan Mobil Satrio
Langit Transport Yogyakarta, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan yaitu:
1. Memudahkan pihak Satrio Langit Transport Yogyakarta dalam melakukan
pengolaha data.
2. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang – ulang atau dapat mengubah data
dengan mudah.
5.2 Saran
Sebagai penutup laporan ini, penulis berharap semoga karya tulis ini dapat
bermanfaat bagi Satrio Langit Transport Yogyakarta untuk membantu mengolah data
penyewaan mobil. Penulis berusaha menerapkan ilmu yang di dapat dibangku kuliah
selama ini. Keterbatasan waktu dan pengetahuan yang dimiliki penulis membuat aplikasi
ini dirasa masih banyak kekurangan, untuk kedepannya apabila sistem ini akan
dikembangkan diharapkan menambah fungsi tambahan.
16
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modem. Yogyakarta: Andi
Davis, B, Gordon.1995. Dasar Sistem Informasi Manajemen (Bagian 1).Jakarta : PT
Pustaka Binaman Ressindo
Davis, B, Gordon.1993. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen suatu
Pengantar.Jakarta: Pustaka Binaman Ressindo
Kristanto, Andri.2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.Yogyakarta : Gava
Media
Kusrini, M.Kom.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta :
Andi
Kusrini M.Kom dan Koniyo Andri. 2007. Tuntunan Praktis membangun sistem Informasi
Akuntansi dengan visual basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi
Rudyanto, M, Arief. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL
dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta: Andi.
Utami Ema dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database
dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta : Andi