POLITEKNIK MELAKASISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
JABATAN HAL EHWAL PEMBANGUNANPELAJAR
JUN 18 – JUN 19
1
1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
KANDUNGAN
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG JABATAN HAL EHWAL PELAJAR....... 2
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG................................................... 5
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO................................................................................... 6
4.1.1 (a) Analisis BOW-TIE: R-HEP-01 ................................................................................. 6
4.1.1 (b) Analisis BOW-TIE: R-HEP-02................................................................................. 7
4.1.1 (c) Analisis BOW-TIE: R-HEP- 03…………………………………………………….....…..7
4.1.1 (d) Analisis BOW-TIE: R-Uppsi-1…………………………………………...………...……..7
4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi………………………………………………..7
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG........................................................ 8
5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko........................................................... 8
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang ...................................................... 9
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang............................................................................ 13
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 14
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 14
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)..................................................... 15
6.1.3 Strategi Rebut Peluang......................................................................................... 16
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA................................................. 17
7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 17
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN.................................. 18
9. LAMPIRAN................................................................................................................... 19
9.1 Definisi ......................................................................................................................... 19
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ................................................................................................ 19
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 20
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 20
2
2 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
ADAPTASI: MS ISO 31000:2010
PENGWUJUDAN KONTEKS(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)
Konteks StrategikKonteks Proses
Konteks Keselamatan dan PekerjaanKonteks Pelanggan
Konteks projekPenentuan Kriteria
Pengaruh Dalaman dan Luaran
KENALPASTI RISIKO & PELUANG(RISK IDENTIFICATION)Apa yang boleh berlaku?
Bagaimana boleh berlaku?Imput dari Data-data sejarah dll
ANALISIS RISIKO & PELUANG(RISK ANALYSIS)
PENILAIAN RISIKO & PELUANG(RISK EVALUATION)
Membandingkan kriteriaKebarangkalian & Impak
Magnitud risiko & peluangKeutamaan
PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS(RISK TREATMENT)
Mengenalpasti & menilai pilihan rawatanMengenalpasti dan melaksanakan rawatan
Pelan Tindakan
PE
MA
NT
AU
AN
DA
NK
AJIA
NS
EM
UL
A(M
ON
ITO
RIN
GA
ND
RE
VIE
W)
KO
MU
NIK
AS
ID
AN
KO
NS
UL
TA
NS
I(C
OM
MU
NIC
AT
IOA
NA
ND
CO
NS
UL
TA
TIO
N)
Penilaian Risiko & Peluang
Menentukankebarangkalian
dan punca
Menentukankesan dan
akibat
Menentukan kawalan sediaada
Menentukan tahap risiko
3
3 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSINyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta
penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang
PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT
PELAJAR BERDAFTARPIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)
ORGANISASI HUBUNGAN
1. Kementerian Pendidikan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan
2. Jabatan Pendidikan Politeknik dan KolejKomuniti
Arahan dan Dasar
3. M-TUN Menyediakan peluang melanjutkan pelajaran
4. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan
5. Pihak agensi luar dan industri Kolaborasi
6. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bekalan Alat tulis
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)
1. Pengarah Meluluskan budget
2. Timbalan Pengarah Sokongan Akademik Menyelia Fungsi JHEPP
3. Ketua Jabatan Menyampaikan maklumat kepada staf
4. Ketua Program Mengumpul dan merekod data dari jabatan
5. Hal Ehwal Pelajar Menyediakan data pelajar
6. Unit Latihan dan Pendidilan Lanjutan Menyediakan Latihan
7. Unit Teknologi Maklumat Menyelia sistem yang digunapakai
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)
1. Ketua Jabatan 1 orang
2. Pegawai HEP 3 orang
3. Pengawai Psikologi 1 orang
4. Pegawai Sukarelawan 1 orang
5. Penolong Pegawai Tadbir 1 orang
6. Pegawai Khidmat Pelanggan 1 orang
7. Pembantu Tadbir 1 orang
8. Pembantu Operasi 1 orang
4
4 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKSPEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR
JABATAN HAL EHWAL DAN PEMBANGUNAN PELAJAR JHEPP
FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF
1. Mengurus proses permohonan kemasukan kepoliteknik
2. Mengurus proses pengambilan dan pendaftaranpelajar baharu dan lapor diri pelajar semasa
3. Menyimpan & menyelenggara rekod data pelajar(fail peribadi)
4. Mengurus permohonan pergerakan pelajar.(pertukaranprogram/ pertukaranpoliteknik/penangguhan/ pertukaran jenis programdan pemberhentian pengajian)
5. Membantu pelajar berkaitan pinjaman dan bantuankewangan pelajar.
6. Menguruskan insurans kelompok pelajar7. Memantau dan mengawal selia badan induk pelajar
iaitu Majlis Perwakilan Pelajar (MPP), serta kelabdan persatuan yang ditubuhkan di PoliteknikMelaka.
8. Memantau pengurusan disiplin dan memastikanpelajar mengikut peratuan dan Akta 174.
9. Mengendalikan perkhidmatan bimbingan dankaunseling kepada pelajar.
1. Memastikan pengurusan pendaftaran data pelajaryang sistematik.
2. Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar terjamin3. Memastikan kecemasan insiden kekacauan atau
kecelakaan dapat dielakkan dalam kalangan pelajar4. Memastikan pengurusan masalah kesihatan mental
dalam kalangan pelajar dapat dijalankan dengansistematik
RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN
1. Panduan Pengambilan & Pengurusan PelajarPoliteknik Malaysia Edisi 8:2015
2. Buku Garis Panduan Pengurusan Kebajikan danDisiplin Pelajar Politeknik Malaysia.
3. Akta 174 : Akta Institusi-institusi Pelajaran(Tatatertib)
4. Prosedur Operasi Standard : Rekreasi Luar Pelajar5. Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 20146. Pengurusan Psikologi Untuk Pelajar Politeknik
Kementerian Pedidikan Malaysia
1. PPP-03 - Pengambilan Pelajar2. PS-13 - Pengurusan Displin Pelajar3. PS-12- Perkhidmatan Kaunseling
DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN
SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)
1. 1.
IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF
5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5
Strategy Political
Structure Economic
Systems Social
Shared Values Technology
Style (leadership) Environment
Staff Legal
Skills & Competency -
1Sangat Rendah
2Rendah
3Sederhana
4Besar
5Sangat besar
5
5 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANGNota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1
OBJEKTIF # 01
Memastikan pengurusan pendaftaran pelajar yang sistematik
KOD RISIKO
R-HEP-01 Pengurusan pendaftaran pengambilan pelajar gagal
KOD PELUANG
P-HEP-01-01 Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar
P-HEP-01-02 Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP
OBJEKTIF # 02
Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar terjamin
KOD RISIKO
R-HEP-02 Musibah menimpa pelajar
KOD PELUANG
P-HEP-02-01 Mewujudkan kolaborasi bersama NGO
P-HEP-02-02 Bantuan kewangan kepada para pelajar di politeknik
OBJEKTIF # 03
Memastikan kecemasan insiden kekacauan atau kecelakaan dapat dielakkan dalam kalanganpelajar
KOD RISIKO
R-HEP-03 Gangsterism dalam kalangan pelajar
KOD PELUANG
P-HEP-03-01 Mewujudkan kerjasama bersama polis
P-HEP-03-02 Meningkatkan keselamatan di politeknik
OBJEKTIF # 04
Memastikan pengurusan masalah kesihatan mental dalam kalangan pelajar dapat dijalankan dengansistematik
KOD RISIKO
R-Uppsi-01 Pelajar berdepan dengan masalah kesihatan mental
KOD PELUANG
P-Uppsi-01-01
Saringan awal ujian DASS untuk pelajar semester 1
P-Uppsi-01-02
Rawatan untuk kes liason(Merujuk klien kepada Jabatan Psikatri)
6
6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO
4.1.1 (a) Analisis BOW-TIE: R-HEP-01
OBJEKTIF
Memastikan pengurusan pendaftaran pelajar yang sistematik
BOW TIE ANALYSIS
Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
Laman PortalBAPbermasalah Pelaksanaan
Offsite backupdi PMK
Komputer ribaketika
pendaftarantidak
mencukupi
Kakitanganpendaftaran
tidakmencukupi
Penyelenggaraan komputer
sebelum haripendaftaran
Memastikankakitangan
pendaftarantidak bercutisemasa haripendaftaran
Pengurusanpendaftaran
gagal
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
MenyediakanSOPpendaftaransecara manual
Menyediakantambahankomputer
semasa haripendaftaran
Menyediakanlebih daripada
seorangkakitangan di
kaunterpendaftaran
Barisan panjangmenunggu
Pusat data PMKbermasalah Pelajar tidak
dapatmendaftar padahari yang sama
Tidak dapatverifikasi data
pelajar
Reputasi PMKtercemar
7
7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.1. (b) Analisis BOW-TIE: R-HEP-02
OBJEKTIF
Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar terjamin
BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
Kecurian
Musibahmenimpa
pelajar
Rakan COP
Reputasi institusitercemar
SOPpemantauandisiplin
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
Kemalanganjalan raya
Hilang darisistem (MIA)
Diculik, diragut,dirompak
Penyakitdenggi, kencing
tikus danpenyakit
berjangkit
Rogol dangangguan
seksual
Keracunanmakanan
Pengedarandan pengagihan
dadah
Seranganbinatang buas
Maksiat
Kaunseling
PRS(Pembimbingrakan Siswa
Kolaborasi KKM
Kolaborasidengan MAIM
Lawatan kerumah sewa
Kolaborasidengan AADK
Hubungan baikdengan pihakpolis,MajlisAgama danjawatankuasapenduduktaman
Maklumatpenjagasentiasadikemaskini
SistempemantauanPenasihatanAkademik
P&P terganggu
Reputasi pelajarmerosot
Kerugian dantrauma
Didenda,digantung atau
dibuang dariinstitusi
8
8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.1 (c) Analisis BOW-TIE: R-HEP-03
OBJEKTIF
Memastikan pengurusan disiplin pelajar yang sistematik
BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
Gangsterismdalam kalangan
pelajar
Rakan COP
Reputasi institusitercemar
SOPpemantauandisiplin
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
Buli danpergaduhan
Perkauman
Masalahperibadi
KumpulanKongsi gelap
Pengaruh rakansebaya
Tiada Asrama
Kaunseling
PRS(Pembimbingrakan Siswa
Lawatan kerumah sewa
Hubungan baikdengan pihakpolis,jawatankuasapenduduktaman
Maklumatpenjagasentiasadikemaskini
SistempemantauanPenasihatanAkademik
P&P terganggu
Reputasi pelajarmerosot
Kerugian dantrauma
Didenda,digantung atau
dibuang dariinstitusi
Tindakanmahkamah
9
9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.1 (d) Analisis BOW-TIE: R-Uppsi-01
OBJEKTIF
Memastikan pengurusan masalah kesihatan mental dalam kalangan pelajar dapat dijalankan dengansistematik
BOW TIE ANALYSIS
Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
Genetik(Keturunan)
Pelajarberdepandenganmasalah
kesihatanmental
P&P terganggu
Saringan DASS
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
Sosio ekomiyang rendah
Masalahkehidupan
(keluarga,pekerjaan,pelajaran)
Pengalamanlampau
(tragedi/traumatik)
Penyalahgunaandadah/inhalan
Kecacatan otak/kecederaan
Gangguanbahan kimadalam otak
ProgramKaunseling/psikoterapi
Intervensikesihatanmental di PMK(programpencegahanstress)
Program psiko-sosial untukkumpulanpelajarberisiko,contohnya pelajarKS,Mangsabuli,dera
Programkaunselingyangberhubungterus denganUnit PsikiatriHospital
Mengetahuimaklumatsejarahkesihatanmental pelajar
Maklumat dariPenasihatanAkademik
Reputasi/prestasi pelajar
merosot
Tidak dapatmeneruskan
pengajian
10
10 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi
INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI
OBJEKTIF 1Memastikan pengurusan pendaftaran pelajar yang sistematik
KOD DAFTARPengurusan pendaftaran pelajar gagal
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. Pelaksanaan Offsite backup di PMK
2. Penyelenggaraan komputer sebelum hari pendaftaran
3. Memastikan kakitangan pendaftaran tidak bercuti semasa haripendaftaran
NILAI MIN 3.7
TINDAKAN MITIGASI 1 2 3 4 5
1. Menyediakan SOP pendaftaran secara manual
2. Menyediakan tambahan komputer semasa hari pendaftaran
3. Menyediakan lebih daripada seorang kakitangan di kaunterpendaftaran
NILAI MIN 4
OBJEKTIF 2Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar terjamin
KOD DAFTARMusibah menimpa pelajar
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. Rakan COP
2. Kaunseling
3. PRS (Pembimbing rakan Siswa)
4. Kolaborasi KKM
5. Kolaborasi dengan JAIM
6. Lawatan ke rumah sewa
7. Kolaborasi dengan AADK
NILAI MIN 3.7
TINDAKAN MITIGASI 1 2 3 4 5
1. SOP pemantauan disiplin
2. Hubungan baik dengan pihak polis,Majlis Agama dan jawatankuasapenduduk taman
3. Maklumat penjaga sentiasa dikemaskini
4. Sistem pemantauan Penasihatan Akademik
NILAI MIN 4.751
Gagal/tiada bukti2
Kurang Memuaskan3
Sederhana4
Baik5
Cemerlang
Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)
Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi
Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi
11
11 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI
OBJEKTIF 3Memastikan kecemasan insiden kekacauan atau kecelakaan dapat dielakkan dalam kalangan
pelajar
KOD DAFTAR
Gangsterism dalam kalangan pelajar
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. Rakan COP
2. Kaunseling
3. PRS (Pembimbing rakan Siswa)
4. Lawatan ke rumah sewa
5. Taklimat disiplin
NILAI MIN 3.8
TINDAKAN MITIGASI
1. SOP pemantauan disiplin
2. Hubungan baik dengan pihak polis dan jawatankuasa penduduktaman
3. Maklumat penjaga sentiasa dikemaskini
4. Sistem pemantauan Penasihatan Akademik
5. Perjumpaan dengan ketua jabatan dan pengarah
NILAI MIN 4
OBJEKTIF 4Memastikan pengurusan masalah kesihatan mental dalam kalangan pelajar dapat dijalankan
dengan sistematik
KOD DAFTARPelajar berdepan dengan masalah kesihatan mental
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. Program Kaunseling/psikoterapi
2. Intervensi kesihatan mental di PMK (program pencegahan stress)
3. Program psiko-sosial untuk kumpulan pelajar berisiko,contohnyapelajar KS,Mangsa buli,dera
NILAI MIN 4
TINDAKAN MITIGASI 1 2 3 4 5
1. Saringan DASS
2. Program kaunseling yang berhubung terus dengan Unit PsikiatriHospital
3. Mengetahui maklumat sejarah kesihatan mental pelajar
4. Maklumat dari Penasihatan Akademik
NILAI MIN 4.751
Gagal/tiada bukti2
Kurang Memuaskan3
Sederhana4
Baik5
Cemerlang
Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)
Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi
Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi
12
12 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG
5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak RisikoNota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak
PENILAIAN RISIKO (-VE)
IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO
DAFTAR
RISIKO
PERISTIWA RISIKO
(RISK EVENT)
MA
GN
ITU
D
IMPAK(IMPACT) (paksi-X)
KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
R-HEP-01 Pengurusan pendaftaran
pengambilan pelajar GAGAL21 7 3
R-HEP-02 Musibah menimpa pelajar 32 4 8R-HEP-03 Gangterisme dalam kalangan
pelajar32 8 4
R-Uppsi-01 Pelajar berdepan dengan
masalah mental 21 3 7
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang
PENILAIAN PELUANG (+VE)
IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG
DAFTAR
PELUANG
PERISTIWA
(OPPORTUNITY)
MA
GN
ITU
D
IMPAK(IMPACT) (paksi-X)
KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
P-HEP-01-01 Peruntukan untuk menaik taraf
sistem pengambilan pelajar24 8 3
P-HEP-01-02 Tambahan bilangan komputer riba
untuk HEP24 8 3
P-HEP-02-01 Mewujudkan kolaborasi bersamaNGO
36 9 4
P-HEP-02-02 Bantuan kewangan kepada parapelajar di politeknik
18 9 2
P-HEP-03-01 Mewujudkan kerjasama bersamapolis
8 4
P-HEP-03-02 Meningkatkan keselamatan dipoliteknik
6 6
P-Uppsi-01-01 Saringan awal ujian Dass untuk
pelajar semester 18 5
P-Uppsi-01-02 Rawatan untuk kes liason (Merujuk
klien kepada Jabatan Psikatri)4 5
13
13 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang
RISIKO PELUANG
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
10 10
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
9 9
8 8
7 7
6 6
5 5
4 4
3 3
2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
IMPAK IMPAK
ZON MERAH: HIGHZON KUNING: MEDIUMZON HIJAU: LOW
KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON
R-HEP-01 R Pengurusan pendaftaran pengambilan pelajar gagal (7,3) kuning
P-HEP-01-01 P Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar (8,3) kuning
P-HEP-01-02 P Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP (8,3) kuning
R-HEP-02 R Musibah menimpa pelajar (4,8) kuning
P-HEP-02-01 P Mewujudkan kolaborasi bersama NGO (9,4) merah
P-HEP-02-02 P Bantuan kewangan kepada para pelajar di politeknik (9,2) kuning
R-HEP-03 R Gangterisme dalam kalangan pelajar (8,4) kuning
P-HEP-03-01 P Mewujudkan kerjasama bersama polis (8,4) kuning
P-HEP-03-02 P Meningkatkan keselamatan di politeknik (6,6) kuning
R-Uppsi-01 R Pelajar berdepan dengan masalah mental (3,7) kuning
P-Uppsi-01-01 P Saringan awal ujian Dass untuk pelajar semester 1 (8,5) merah
P-Uppsi-01-02 P Rawatan untuk kes liason (Merujuk klien kepada Jabatan
Psikatri)
(4,5) kuning
R-HEP-02(4,8)
R-HEP-01(7,3)
P-HEP-01-01/02(8,3)
P-HEP-02-01(9,4)
P-HEP-02-02(9,2)
R-Uppsi-01(3,7)
P-Uppsi-01-01(8,5)
P-Uppsi-01-02(4,5)
P-HEP-03-01(8,4)
P-HEP-03-02(6,6)
R-HEP-03(8,4)
14
14 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANGNota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang
KODPERISTIWA
RISIKO DAN PELUANG
TINDAKBALAS
AC
CEP
T
AV
OID
TRA
NSF
ER
MIT
IGA
TE
EXP
LOIT
SHA
RE
ENH
AN
CE
IGN
OR
E
RISIKOR-HEP-01 Pengurusan pendaftaran
pengambilan pelajar GAGAL√ √ √
R-HEP-02 Musibah menimpa pelajar √ √ √ √
R-HEP-03 Gangterisme dalam kalangan
pelajar√ √ √ √
R-Uppsi-01 Pelajar berdepan denganmasalah mental
√ √ √
PELUANGP-HEP-01-01 Peruntukan untuk menaik taraf
sistem pengambilan√ √ √ √
P-HEP-01-02 Tambahan bilangan komputer
riba untuk HEP√ √
P-HEP-02-03 Mewujudkan kolaborasi bersama
NGO√ √ √ √
P-HEP-02-04 Bantuan kewangan kepada para
pelajar di politeknik√ √ √ √
P-HEP-03-01 Mewujudkan kerjasama bersamapolis
√ √ √ √
P-HEP-03-02 Meningkatkan keselamatan dipoliteknik
√
P-Uppsi-01-01 Saringan awal ujian Dass untukpelajar semester 1
√ √
P-Uppsi-01-02 Rawatan untuk kes liason(Merujuk klien kepada JabatanPsikatri)
√ √
15
15 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)
R-HEP-01
Pengurusan pendaftaran data GAGAL
STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Menyediakan senarai semak setiap kali sebelum hari pendaftaran PHEP Data
2. Mengeluarkan surat arahan bertugas pada hari pendaftaran sebulanlebih awal
Pengarah
3. Berurusan dengan Unit Teknologi Maklumat untuk memastikan sistempengkalan data berjalan lancar pada hari pendaftaran
KJHEPP
R-HEP-02
Musibah menimpa pelajar
STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Menyediakan SOP untuk tindakan kecemasan pelajar PHEP KD
2. Menjadikan MPP sebagai agen perantara PMK dan pelajar Penasihat MPP
3. Taklimat berkala daripada AADK, JAIM dan NGO KU HEP
R-HEP-03Gangterisme dalam kalangan pelajar
STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Menyediakan SOP untuk tindakan disiplin pelajar PHEP KD
2. Menjadikan MPP sebagai agen perantara PMK dan pelajar Penasihat MPP
3. Taklimat berkala daripada Polis KU HEP
4. Taklimat daripada ketua jabatan dan pengarah bersama pelajar KU HEP
R-Uppsi-01
Pelajar berdepan dengan masalah mental
STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Saringan Ujian DASS Ppsi
2. Program kaunseling yang berhubung terus dengan Unit PsikiatriHospital
Ppsi
3. Mengetahui maklumat sejarah kesihatan mental pelajar Ppsi
4. Maklumat dari Penasihatan Akademik PA
16
16 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6.1.3 Strategi Rebut Peluang
P-HEP-01-01
Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Menyediakan ABM dan kertas kerja KJHEPP
P-HEP-01-02
Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Menyediakan ABM dan kertas kerja KJHEPP
P-HEP-02-01
Mewujudkan kolaborasi bersama NGO
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Menjalin hubungan kerjasama dengan NGO KJHEPP
KUHEP
MPP
P-HEP-02-02
Bantuan kewangan kepada para pelajar di politeknik
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Membuat kolaborasi bersama MAIM KJHEPP
P-HEP-03-01
Mewujudkan kerjasama bersama polis
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Mengadakan perjumpaan polis bersama pelajar KJHEPP
KUHEP
PEG HEP (K&D)
P-HEP-03-02
Meningkatkan keselamatan di politeknik
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Sentiasa memberi input tentang keselamatan persekitaran kepadajawatankuasa keselamatan politeknik
KJHEPP
KUHEP
P-Uppsi-01-01
Saringan awal ujian Dass untuk pelajar semester 1
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Ujian DASS semasa MSK Ppsi
P-Uppsi-01-02Rawatan untuk kes liason (Merujuk klien kepada Jabatan Psikatri)
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Merujuk kes yang berada di luar kemampuan pegawai psikologi Ppsi
17
17 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULANota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang
ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan
7.1.1 Pemantauan dan Usulan
BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAKDIAMBIL
TINDAKAN
SEDANGDIAMBIL
TINDAKAN
TELAHDIAMBIL
TINDAKAN
1. Menyediakan senarai semak setiap kali sebelum
hari pendaftaran√
2. Mengeluarkan surat arahan bertugas pada hari
pendaftaran sebulan lebih awal.√
3. Berurusan dengan Unit Teknologi Maklumat untuk
memastikan sistem pengkalan data berjalan
lancar pada hari pendaftaran
√
4. Menyediakan SOP untuk tindakan kecemasanpelajar
√
5. Menjadikan MPP sebagai agen perantara PMKdan pelajar
√
6. Taklimat berkala daripada AADK, JAIM dan NGO √
7. Menyediakan SOP untuk tindakan disiplin pelajar √
8. Taklimat berkala daripada Polis √
9. Taklimat daripada ketua jabatan dan pengarahbersama pelajar
√
10. Saringan Ujian DASS √
11. Program kaunseling yang berhubung terusdengan Unit Psikiatri Hospital
√
12. Mengetahui maklumat sejarah kesihatan mentalpelajar
√
13. Maklumat dari Penasihatan Akademik √
14. Menyediakan ABM dan kertas kerja √
15. Menjalin hubungan kerjasama dengan NGO √
16. Membuat kolaborasi bersama MAIM √
17. Mengadakan perjumpaan polis bersama pelajar √
18. Sentiasa memberi input tentang keselamatanpersekitaran kepada jawatankuasa keselamatanpoliteknik
√
19. Ujian DASS semasa MSK √
20. Merujuk kes yang berada di luar kemampuanpegawai psikologi
√
Usul Penambahbaikan:
Pegawai yang memantau
Nama:
Tarikh
18
18 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKANNota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu
dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan
untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.
KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03 KOD-R04
Sep-16 36 49 9
Mac 2017 25 64 16 45
Jun-18 20 45 68 36
01020304050607080
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO
MENURUNMENINGKAT
KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03
Jun-16 9 20 45
Jun-17 16 40 16
Jun-18 0 0 0
05
101520253035404550
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG
MENINGKAT
MENINGKAT
MENURUN
19
19 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9. LAMPIRAN9.1 Definisi
RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)
RISIKOKemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang DisebabkanFaktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan
(Surprise)/Kegagalan FungsiPERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF
ORGANISASI
PELUANGKesempatan Yang Baik
Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang SecaraTerancang
PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGANORGANISASI
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANGMenguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,
Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat KesalahanMegambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari
‘kewujudan peluang’
WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar
KOD RUJUKAN (Contoh)
R Risiko
P Peluang
20
20 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak
DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO
KEBARANGKALIAN IMPAKDARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN
1-2 Jarang (rare)Potensi berlaku sangat rendah
1-2 Tiada kesan (insignificant)Tiada kecederaan, kerugian yangrendah
3-4 Kurang kemungkinan (unlikely)Mungkin berlaku pada sesuatu masa
3-4 Kecil (minor)Bantuan segera, kerugian sederhana
5-6 Boleh jadi (moderate)Boleh berlaku pada sesuatu masa
5-6 Sederhana (moderate)Perlu bantuan perubatan, kerugianyang besar
7-8 Ada kemungkinan (likely)Ada kemungkinan berlaku dalamkeadaan tertentu
7-8 Besar (major)Kecederaan serius, kerugianmelampai, kegagalan fungsi
9-10 Hampir pasti (almost certain)Berkemungkinan besar berlaku dalamsemua keadaan
9-10 Bencana (catastropic)Kematian, kesan berbahaya, kerugianyang terok
LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko