04/09/23 1
PEMERIKSAAN
TATA USAHA GUDANG
04/09/23 2
Latar Belakang
Kurang peduli terhadap :1. Administrasi / aturan yang ada , misl. Inventarisasi Material2. Keberadaan / pemeliharaan barang & gudang3. Ketelitian pemeriksaan fisik/ penerimaan barang 4. Tidak pernah membuat memori detil setiap pergantian pejabat
Logistik & Gudang5. Uraian tugas pejabat Gudang dan pengembangan SDM6. Perlunya SOP proses pengelolaan TUG & keluar/masuk barang7. Reward & Punishment
Aturan yang ada : 1. Dianggap terlalu birokratif 2. Dianggap sudah usang & tak peduli perlunya penyempurnaan
krn adanya perubahan
04/09/23 3
Beberapa Peraturan yg masih berlaku a.l. :
1. Pengumuman PLN no. 052/PST/1975-13 Mei 1975, tentang Tata Laksana Pengurusan Gudang PLN.
1. SED no.010/PST/1979-28 Maret 1979, tentang Pelaksanaan Penggunaan Nomor Normalisasi utk Barang2&Jaringan Umum.
04/09/23 4
3. SED no. 027/PST/1981 dan Pedoman&Petunjuk no.B4/ 1981-19 Des 1981,tentang Pengisian &Penggunaan Kartu Persediaan (TUG-1) dlm rangka Pengendalian Persediaan.
4. SED no. 026/PST/1982 dan Pedoman&Petunjuk no.B6 tentang Fasilitas Pergudangan,Sistem Penyimpanan & Perawatan Persediaan dan Suku Cadang.
5. SED no. 018/PST/1987-26 Desember 1987,tentang Perubahan Akuntansi Material.
04/09/23 5
Kartu Persediaan , TUG - 1
Material Gudang
MasukKeluar
Simpan
Tanggal Dokumen Persediaan
Nama Nmr Masuk Keluar Fisik Tersedia
Unit yg sudah ada IT, TUG-1 dianjurkan tetap ada sbg Hard Copy
TUG-1&2
04/09/23 6
Sebagai Kartu Pengendalian Barang
Diisikan data TUG-3 (masuk/ bukan TUG-11) dan TUG - 8 ,9
& 16 (keluar) saja ( lihat Diagram Alir TUG )
Tidak boleh dipecah lebih dari satu Kartu & tidak boleh di
tippex, karena dapat menghilangkan jejak
Bila ada kesalahan tulis cukup di silang / cross , agar ada buktinya
Mengisi Kartu harus sampai seluruh halaman terisi penuh
04/09/23 7
Apabila Kartu lama sudah penuh ,harus dilekatkan pada kartu baru , dan tidak boleh disimpan ditempat lain / dihilangkan
Warna Kartu harus sesuai peruntukan Materialnya
Material bawaan Pengadaan Unit sebelumnya (Pembangkit / Jaringan) harus dipisahkan dan dibuatkan Kartu Persediaan
tersendiri (warna khusus)
Material yang diragukan kualitasnya ( salah terima / ex. Retur ) harus dipilih dgn teliti-dipisahkan dan sebaiknya diberi Kartu
tersendiri (Warna khusus) Material ini harus dapat dipertanggung jawabkan / dimintakan
penggantian dari pemasoknya, dan saat Inventarisasi harus sudah dilakukan klarifikasi.
04/09/23 8
Kartu Gantung , TUG-2
Data harus sama dgn TUG-1 , dan selalu di up date setiap ada
mutasi di TUG-1
Harus selalu digantungkan pada kelompok Materialnya di
Gudang ybs ( dalam maupun luar gdg ) , dimasukan dalam
plastik transparan utk pemeliharaan & mudah dilihat
Untuk meningkatkan tanggung jawab , TUG-2 ini harus ada
Tanda tangan KaSi / Supervisor atasan Gudang ybs.
Datanya harus selalu di update per hari sebelum pulang kerja,
sehingga sama dengan Fisik dan Kartu Persediaan TUG-1 ybs ,
termasuk cara pengisiannya ( inventarisasi harian).
04/09/23 9
Material yang diragukan kualitasnya tidak boleh diusulkan
utk dihapus ataupun dibursakan.
Material yang diragukan kualitasnya ( salah terima / ex.
Retur ) harus dipilih dgn teliti oleh ahlinya ( Tim
Inventarisasi yg ditunjuk)-dipisahkan kelompoknya, diberi
Kartu Gantung tersendiri (Warna khusus) dan diminta
pertanggung jawaban / dimintakan ganti kepada pemasoknya
, dibawah koordinasi panitia pemeriksanya.
Oleh karena itu :
04/09/23 10
Anggota Tim Inventarisasi harus independent /kualified / banyak
petugas teknik mesin & listrik (termasuk panitia pemeriksa
barang), krn selain menghitung jumlah juga harus menentukan/
menguji mutu barang dan menginventaris berkasnya ( memori
keberadaan Material / surat2 jaminan/coo/com/kontrak ybs/
hasil pemeriksaan yll , BA & penerimaan ybs. Dlsb ) .
Tim Inventarisasi / Pemeriksa Barang , harus memiliki alat uji /
bekerja sama dengan bengkel / kamar tera / laboratorium ybs.
04/09/23 11
Bon Penerimaan Barang , TUG – 3(Kode-1/2)
Material Gudang
Masuk Keluar
Simpan
TUG-3o Boleh dibuat setelah ada
bukti TUG-4o Perhatikan tgl pembuatan ,
tdk mendahului TUG-4o Harus disertai dengan bukti
barang / materialnyao Disahkan oleh Kabag Logistik /
Manajer ybs.
04/09/23 12
Sebagai bukti penerimaan Barang setelah melalui pemeriksaan yang benar ( dengan bukti TUG-4 ), serta ada
Laporan hasil pemeriksaan oleh ahlinya sesuai bidang ybs.dgn Material yg datang.
Seluruh berkas pemeriksaan mulai barang datang s/d BA Pemeriksaan Barang TUG-4 harus disertai jaminan garansi
pemakaian,COM/COO dan terlampir pada TUG-3 ini.
04/09/23 13
Harus ada tanda tangan Kepala Gudang yang ditunjuk resmi, lalu diketahui dgn tanda tangan Ka.Bag ybs./Asmen Logistik /
Supervisor/ atasan Ka. Gudang.
Bila Ka. Gudang tak ada hrs ada Srt. Kuasa sbg Ka Gudang ybs. , ditunjuk & diketahui oleh Ka Bag/ Asmen /Supervisor
ybs.
Utk. Internal Control/ menghindari tanggung jawab ganda , sebaiknya Ketua Panitia Pemeriksa Barang tidak dirangkap
Asmen/ KaBag Logistik ybs. Pada Material Ex.Import , sebagai dasar pembuatan MRR
(Material Receiving Report) bila Kontraknya menyebut loko gudang PLN ybs , bukan sebaliknya .
04/09/23 14
Berita Acara Pemeriksaan , TUG – 4 (Kode-5)
Material Gudang
Masuk
Simpan
TUG-3
PemeriksaanPanitia/Fungsional
TUG-4 Lap Hasil
Pemeriksaan
o Tanda Tangan Panitia ybso Disahkan oleh GM / Manajer
yang ditunjuk GMo Tidak ditanda tangani
rangkap Kabag Log bila
merangkap sbg. merangkap
Ketua Panitia Pemeriksa .
Material datang :
-Ex Pengadaan
-Ex TUG-8
-Ex Proyek
-Ex Kelebihan pemakaian
dari TUG-9
04/09/23 15
Ditandatangani oleh minimal 3 dari 5 orang Panitia yang bersangkutan dengan masa berlaku kepanitiaan masih syah .
Dasar pembuatan BA ini bukan Bon Penerimaan Barang TUG-3 tetapi : Laporan Hasil Pemeriksaan oleh fungsional ahli/
kompeten yg ditunjuk saat barang datang utk membantu Panitia.
Kolom Stn Banyaknya hanya diisi bila ada material yang tidak sesuai hasil pemeriksaan (mutu maupun jumlahnya): diterima
hanya yang benar , yang salah dimintakan ganti ke Pemasok ybs.
04/09/23 16
Laporan Hasil Pemeriksaan
1. Sebagai dasar pengesahan Berita Acara Pemeriksaan Penerimaan Material TUG-4
2. Sangat diperlukan utk. Bukti pertanggung jawaban penerimaan & perencanaan masa lalu bahwa :
Benar telah dilakukan pemeriksaan / pengujian atas barang tsb ( pengadaan ataupun terima dari Unit lain )
4. Sbg. sarana klaim bila barang kurang / tidak sesuai mutu & jumlahnya
5. Ada surat2 jaminan Barang sesuai Kontrak ybs guna memudahkan klaim bila ada kesalahan kirim .
04/09/23 17
6. Pemeriksaan meliputi a/l : membandingkan dgn. Spec.Kontr ybs. , Cek Visual , kelengkapan Surat jaminan coo / com /
garansi jam operasi , Hasil Uji/Ukur , dst. disesuaikan dgn. kelengkapan fasilitas uji yang ada serta prioritas barang yg perlu
diuji.
7. Dengan Hasil Pemeriksaan yang ada , Kelemahan2 Isi Kontrak yll harus disempurnakan / diperbaiki pada Kontrak selanjutnya
8. Bagi Unit yang tidak ada peralatan uji , laporan cukup terbatas pemeriksaan data administrasi sesuai kontrak ybs dan
pemeriksaan visual
9. Sudah banyak dilaksanakan oleh beberapa unit yang sudah berkembang.
04/09/23 18
Daftar Permintaan Barang , TUG-5 & 6 (TUG-5, Daft Permintaan Barang2/ TUG-6 , Daft Permintaan Spare parts )
Material Gudang
KeluarCek Stok
o Dasar Permintaan pengeluaan
material
TUG-7 / Delivery Order
TUG-5 /Daftar Permintaan
Barang
Ada Stok
Bebas
Ditolak,
Tdk ada
Stok Bebas
04/09/23 19
Merupakan Daftar Kebutuhan Material dari Unit lain ( Wilayah lain, dalam Kantor , Cabang/UPJ/ APJ/ Sektor /
Unit Produksi lain ) Harus mencantumkan Sisa persediaan Gudang .
Sebagai lampiran Surat Permintaan ( Surat langsung atau Fax ) dari Unit yg membutuhkan dan ditujukan kepada
Kepala Unit ybs. utk segera diproses pada Asmen Logistik/Kal.
Ditandatangani KaBag/Asmen ybs dan diketahui dg tandatangan Kepala Unit/ Manager ybs.
04/09/23 20
Perintah Penyerahan / Delivery Order (DO), TUG-7
Dibuat oleh Tata Usaha Logistik/Perbekalan dan ditandatangani Ka Seksi / Supervisor ybs.
Harus dituliskan dasar Surat permintaan / TUG-5 ybs.
DO dibuat setelah konfirmasi bhw. stock ybs ada, atau jelas kebutuhannya / ada dasar permintaannya , dan sbg. Tindak
lanjut ke proses penyediaan bila stock bebas - nihil.
Sebaiknya DO diberi batas waktu
04/09/23 21
Surat Pengeluaran Barang
( Bon Pengeluaran Barang , TUG-8/ Kode-6 )
Material Gudang
KeluarTUG-8
TUG-9
TUG-16
DO
Proses Cek Stok
& Td Tangan
Matr di Sentral /Bag Teknik / Opr,Hrs dikelola Gdg
04/09/23 22
A. Bon Pengeluaran Barang , TUG-8/ Kode-6
Dibuat setelah yakin bhw barang telah dipilih sesuai permintaan / paket Kontrak ybs./ dipilih oleh ahlinya dgn memberi paraf pada
kolom tanda tangan KaSeksi / Supervisor ybs.
Garansi Barang & batas aktu jaminan operasi pemakiaian ( bila ada/yg perlu ada garansi pemakaian/COM/COO ) harus
disertakan, untuk proses klaim / pengembalian ke Gdg pengirim bila ternyata barang tidak cocok .
Apabila merupakan pengembalian dari kiriman sebelumnya ( bukan pemakaian langsung TUG-9 / retur TUG-10), harus ditulis
dasar pengiriman (ex TUG-8 no ybs )yll& penerimaan (TUG-3) ybs.
04/09/23 23
Ditanda tangani Urut bertingkat oleh Ka Seksi Gudang, Ka Bag/Asmen Logistik /Perbekalan , Yang menerima /
mengambil / mengantar barang , dan Pengemudi Truk ybs. Apabila Ka Bag / Asmen Logistik sedang sibuk / menunggu
tanda tangannya , cukup lembar utk pengantar barang diberikan dan barang dikeluarkan, hari kerja berikutnya
dimintakan Td tangan ybs. Tidak perlu membuat lagi Bon Pengantar Keluar Satpam
TUG-8 bisa difungsikan rangkap sebagai Bon pengantar keluar barang, dg ditambahkan Td tangan Satpam dan
Pengemudi Truk berikut no.Polisinya , Tidak diperkenankan pembuatan Bon sementara yg
bertujuan mempercepat pengeluaran Barang, karena berpeluang terjadinya Fraud.
04/09/23 24
B. Bon Permintaan / Pemakaian Langsung ,TUG-9/ Kode-7
Dibuat untuk dipakai langsung sesuai Kontrak proyek ybs. atau sesuai SPK / SPPD Pemeliharaan Kit/Jar ybs . Oleh petugas yang ditunjuk.
Ditanda tangani Urut bertingkat oleh Peminta sesuai /SPK intern /SPPD ybs (penerima dan KaBag/Asmen peminta), KaSi Gudang dan Ka
Bag/Asmen Logistik /Perbekalan , dan bila perlu Pengemudi Truk/ mobil dinas pembawa barang ybs.
Hal tsb berlaku pula bila pekerjaan dgn Kontrak Jasa. Dalam Hal menunggu Tanda tangan KaBag/Asmen Logistik ybs. cukup
lembar utk pengantar barang disertakan dahulu, barang bisa dikeluarkan spt pada TUG-8 .
Tidak diperkenankan pembuatan Bon sementara yg bertujuan mempercepat pengeluaran Barang, karena berpeluang terjadinya
Fraud.
04/09/23 25
C. Permintaan Perbaikan / Pembuatan Barang ,TUG-16
Dilakukan bila ada barang Gudang perlu diperbaiki di Bengkel intern maupun extern ( dengan Kontrak ),
misalnya Perbaikan / Refurbishmen Sudu Turbin PLTG / PLTU, Cylinder Head PLTD dlsb.
Material bekas yang masih ada di Sentral / Bag Operasi, harus diretur untuk dikelola Gudang
04/09/23 26
Ditanda tangani oleh KaSie Teknik/ Operasi yang butuh material ybs dan diketahui dg tanda tangan KaBag/Asmen atasan ybs.
Proses selanjutnya dibuatkan Bon pengeluaran Barang ( lengkap dg nomor part ybs) ,ditanda tangani seluruh pejabat terkait , namun harus dibubuhi cap : “ UNTUK PERBAIKAN “ dst sebagai dasar pembuatan Kontrak .
Proses Penerimaan selanjutnya sama dengan penerimaan barang pengadaan ,diperiksa Tim ybs-ada hasil pemeriksaan dan melampirkan kembali Bon Pengeluaran yang semula,utk mencocokkan nomor part ybs. dan dimintakan masa garansi pemakaiannya .
04/09/23 27
Bon Pengembalian Barang / Retur,TUG-10/Kode-3
Material Gudang
Masuk
Simpan
TUG-3
PemeriksaanPanitia/Fungsional
TUG-4 Lap Hasil
Pemeriksaan
Retur Ex kelebihan pemakaian dg TUG-9 Retur Ex Pelimpahan Proyek
Retur Ex Material Bekas
TUG-10
TUG-10
04/09/23 28
Terdiri dari beberapa jenis Material sbb :
1. Kelebihan pengambilan dari TUG-9/ Kode-7, Material harus dikembalikan dalam kondisi baik(atau rusak kalau matr
ex.bongkaran), merek &no part sama sesuai material pada TUG-9 ybs . serta diterima dan disimpan bersama kelompok
asalnya (kalau barang baru/baik) .
2. Ditanda tangani Urut bertingkat oleh Pengawas Lapangan , Kasi Gudang dan KaBag/Asmen Logistik /Perbekalan . Kontraktor tdk berwenang kembalikan Barang ybs, hrs didampingi pengawas lapangan
04/09/23 29
3. Material bekas pembongkaran yg. sebelumnya sudah menjadi suatu aktiva tertentu misl. Bagian dari Gardu
Distr.- masuk kelompok Ekstrakomtabel tidak ada nilainya ,namun utk intern contr.disimpan , diberi Kartu
persediaan khusus , dan dikelola tersendiri
4. Material bawaan Unit/ Ex Proyek, sejak baru datang harus diinventarisasi khusus , disimpan terpisah dari yang sejenis , serta diberi Kartu Persediaan tersendiri, nilai material sudah
menjadi satu dg aktiva induknya (PM). Material ini rawan hilang, perlu mendapat perhatian khusus
Untuk memudahkan penyimpanan arsip,TUG-9 bisa dibuat dgn format yg mencakup lebih dari 1 jenis Material seperti pada
Kode-7.
04/09/23 30
Nota Pencadangan Barang ,TUG-13
Diperlukan untuk mencadangkan kebutuhan dengan skedul rencana pengambilan / pengeluaran yang sdh ditetapkan bersama antara User/Perencanaan dan
Owner / Logistik .
Seharusnya selalu dilakukan oleh seluruh Unit PLN guna pengendalian dan pemanfaatan persediaan.
Terkait dengan pengisian kolom tersedia pada TUG-1
Sebagai rekomendasi kepada Auditee dan pemantauan Auditor saat pemeriksaan & buril
04/09/23 31
Berita Acara Inventarisasi Fisik, TUG-15
No Nama Material No Part
Saldo Kartu Persediaan
TUG-1 TUG-2
Jumlah menurut
Hasil Inventarisasi
Beda Keterangan
TUG-15 Semula :
Sat
Hanya membandingkan antara selisih Fisik dengan Data pada Kartu Persediaan Gudang TUG - 1 & 2 .
04/09/23 32
Berita Acara Inventarisasi Fisik, TUG-15 a & b
No Nama Material No Part
Saldo Kartu Persediaan
TUG-1 TUG-2
Jumlah menurut
Hasil Inventarisasi
Beda Keterangan
TUG-15 a & B
SatJml
Menurut TUKG-4, per tgl......
Perhitungan Mundur
Penerimaan Pengeluaran
Jakarta , tgl ..................
Tim Inventarisasi / Nama & Tanda Tangan
1..............................2..............................3..............................4..............................5..............................
Disetujui Kepala / Supervisor Gudang,
(.........................................)
Dikembangkan menjadi :
• Membandingkan antara selisih Fisik dengan Data Buku Keuangan Barang, TUKG-4, pada tanggal tutup buku
Kartu Persediaan Gudang TUG - 1 & 2 , harus dicocokan dahulu dgn data TUKG-4
Adanya beda harus ditelusuri thd data mutasi antara tgl tutup buku thd tgl selesainya pelaks Inventarisasi .
04/09/23 33
Berita Acara Inventarisasi Material , TUG-15 a & b
Semula dirancang dengan bentuk Format : Daftar Pemeriksaan Barang2/Spare parts , TUG-15 ; hanya
membandingkan antara TUG-1 dan Jumlah Fisik Material serta hanya ditanda tangani anggota tim inventarisas
( bersifat sepihak , tidak mengacu kepada data TUKG )
Dikembangkan menjadi bentuk Format : Berita Acara Inventarisasi Material TUG-15 a & TUG-15b , disusun oleh Bag/Man.Akuntansi dengan mengacu kepada data TUKG-4.
04/09/23 34
Dalam pelaksanaannya ternyata tidak disenangi oleh para pelaku Inventaris, terlihat dari hasilnya yang banyak tidak benarnya ,karena : Menghitung bagi kebanyakan petugas adalah pekerjaan
yang membosankan
Padahal sangat berarti untuk memisahkan Material yang tidak bermanfaat , guna proses bursa ataupun usulan
penghapusan selanjutnya .
Sangat berguna untuk menegaskan kembali pengelompokan Material yang salah urus / salah terima ,
serta pertanggung jawabannya / complain.
04/09/23 35
Sudah pantas dipergunakan untuk menilai pekerjaan Manajemen Perencanaan, Pengusahaan / Operasi dan
Konstruksi dan sebagai dasar penentuan Reward & Punishment ,
Dapat dijadikan salah satu tolok ukur / penilaian kinerja perusahaan .
Sebagai sarana menuju terwujudnya Good Coorporate Governance
04/09/23 36
Pengendalian Internal Proses Logistik
PemeriksaanLaporan HslPemeriksaan
TUG-4 TUG-3
Inventarisasi(TUG-15 a&b)
Material Gudang
Keluar
MasukTUG-1 &2
TUG-8
TUG-9
TUG-16
Material Ex Retur
TUG-10
BongkaranLebih
Material Unit Lain
Material Ex Pengadaan
TUG-8
SPJ / SPK
Recommended