Management de projets
Approche Prince2
Les 7 thèmes
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PRINCE2™ est une marque déposée de l‘OGC (Office of Government Commerce)
Pour une formation ou toute autre information, merci
de m’envoyer un email : [email protected]
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Pour une formation ou toute autre
information, merci de m’envoyer un
email :
Qu’est-ce
que Prince2 ?
PR ojects
IN
C ontrolled
E nvironments
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Historique
• PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) est une méthode de gestion et de certification de projet structurée qui se focalise sur trois points : l'organisation, la gestion et le contrôle du projet.
• L'OGC (Office of Government Commerce) est propriétaire de la méthode PRINCE2 mais également dépositaire et à l'origine de ITIL, recueil des meilleures pratiques de gestion des services informatiques.
• PRINCE2 est du domaine public.
• 1989 : PRINCE est utilisé dans les projets du gouvernement britannique.
• 1996 : La version de la méthode (PRINCE2) est étendue pour pouvoir gérer des projets de tous types et de toutes envergures.
• 2009 : L'OGC, publie le 16 juin 2009, PRINCE2:2009, fruit d'un travail de révision en profondeur pour rendre PRINCE2 moins ambigüe et plus compatible avec les autres démarches de l' OGC (ITIL, P3O, P3M3, MSP, M_o_R etc.).
• Source : Wikipedia
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SZCZYGIEL 6
Intr
od
uct
ion
PRINCE2 se focalise sur
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Contrôle
Gestion
du
projet
Organisati
on
Intr
od
uct
ion
Différence entre un projet et un
processus d’entreprise
Processus habituel
d’entreprise Projet
Changement
Le processus en lui-même
n’est pas destiné à
apporter du changement
Apporte un changement
dans la manière de faire
habituelle
Aspect durable Destiné à durer Temporaire
Hiérarchie, implication
des personnes Hiérarchie constituée
Transversal la plupart du
temps
Pas de lien avec hiérarchie
Unicité Processus répétitifs Unique
Incertitude Faible : les process sont
rodés Forte
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SZCZYGIEL 8
Intr
od
uct
ion
La gestion d’un projet, c’est un cycle
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Plan
Do /
Delegate Check
Improve
Planifier
(taches,
couts)
Déléguer
(action,
début, fin,
budget, …)
Vérifier,
contrôler,
surveiller
Améliorer
Intr
od
uct
ion
Les domaines de complexité d’un projet
Nb de produits,
d’items à réaliser
Nb de taches &
activités
Performances à
atteindre
Nb d’acteurs
intervenants, de
sociétés, de
départements
Délais serrés Couts serrés
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Risques liés aux
couts
Risques liés aux
délais
Risques liés à la
qualité des
produits / services
Intr
od
uct
ion
Les motifs d’échecs habituels des projets
• Pas de spécifications claires, pas de business case
• Pas de soutien de la part du management de l’entreprise
• Pas de définition claire des livrables
• Confusion des rôles
• Pas de critères d’acceptation ou partagés avec les utilisateurs
• Manque de suivi régulier du projet
• Manque d’implication des utilisateurs
• Pas de gestion des changements de périmètre
• Pas de gestion suivi du planning
• Manque de suivi des décisions
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Intr
od
uct
ion
Les aspects pour résoudre cette
complexité dans PRINCE2
Périmètre
Coûts
Délais
Risques
Qualité
Produits
Bénéfices
Pour résoudre cette complexité
Travail sur plusieurs aspects
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 12
Critères de
performance
Intr
od
uct
ion
Prince2 : Une approche processus
Un projet peut être décomposé
en un ensemble de processus.
Chaque processus comprend
• Des pré-requis
• Des activités
• Des résultats
Chaque sous-partie du projet est
gérée comme un processus
Pré-
requis Activités
Résultats
Livrables
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Intr
od
uct
ion
Les principes sur lesquels repose Prince2
1. Justification continuelle par rapport au business
2. Apprendre des expériences
3. Définir rôles et responsabilités
4. Découper en étapes gérables
5. Gérer par exception
6. Se focaliser sur les produits finaux
7. Adapter la méthode à l’environnement
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Intr
od
uct
ion
Synthèse de la méthode Prince2
Environnement du projet
Principes
Thèmes
Processus
1. Elaborer un projet
2. Diriger un projet
3. Initialiser un projet
4. Contrôler une étape
5. Gérer les livraisons des produits
6. Gérer une limite de phase
7. Clôturer un projet
1. Business Case
2. Organisation
3. Qualité
4. Planification
5. Gestion des risques
6. Gestion des changements
7. Progression/Avancement
Techniques
1. Revue Qualité.
2. Planification basée
sur le produit.
3. Contrôle des
changements.
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1. Justification continuelle % business
2. Apprendre des expériences
3. Définir rôles et responsabilités
4. Découper en étapes gérables
5. Gérer par exception
6. Se focaliser sur les produits finaux
7. Adapter la méthode à l’environnement
Intr
od
uct
ion
Processus Prince2
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 16
Pré-Projet Etape
d’initialisation
Etape(s)
suivante(s) de
livraison
Etape finale
de livraison
Dir
iger
Gére
r Liv
rer
Elaborer
un
projet
Diriger un projet
Initialiser un
projet
Gérer une
limite de
phase
Gérer une
limite de
phase
Contrôler une
étape
Gérer la
livraison des
produits
Gérer la
livraison des
produits
Clôturer
un projet
Contrôler une
étape
Man
dat
Questions / Pistes de réflexion
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 17
? Questions
1 Qu'est-ce qui n'est PAS un thème
Prince2 ?
1. Planification
2. Organisation
3. Progression
4. Justification continue en terme de business
2 Lequel des énoncés suivants concerne
le principe de PRINCE2 de la gestion
par exception ?
1. Délégation de l'autorité
2. Créer le diagramme des flux produits
3. Maintenir le Business Case
4. Faire de demande de changement
3 Lequel est un principe Prince2 ?
1. Justification continue en terme de business
2. Application de techniques spécialisées
3. Focus sur le management des risques
4. Mise en parallèle des phases techniques
4 Quel principe PRINCE2 utilise-t-il des
tolérances pour les limites des pouvoirs
délégués ?
1. Le management par phase
2. Adaptation en fonction de l'environnement du projet
3. Focalisation sur les produits
4. Le management par exception
Intr
od
uct
ion
Questions / Pistes de réflexion
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? Questions
1 Qu'est-ce qui n'est PAS un thème
Prince2 ?
Justification continue en terme de business
La justification continue en terme de business est un des
principes de Prince2.
2 Lequel des énoncés suivants concerne
le principe de PRINCE2 de la gestion
par exception ?
Délégation de l'autorité
La délégation se produit tout au long d'un projet PRINCE2. De la
part de la direction d'entreprise ou de programme pour l comité
de pilotage projet, qui délègue au Chef de Projet, qui délègue à
son tour au responsable de l'équipe. Chaque niveau a des
tolérances définies par le niveau supérieur pour déterminer
quand ils doivent faire appel en cas de problèmes.
3 Lequel est un principe Prince2 ?
Justification continue en terme de business
La justification continue en terme de business est un des 7
principes de Prince2
4 Quel principe PRINCE2 utilise-t-il des
tolérances pour les limites des pouvoirs
délégués ?
Le management par exception
Dans un projet PRINCE2, sont définies les tolérances de chaque
objectif pour préciser les limites de délégation de pouvoirs.
Intr
od
uct
ion
Les 7
thèmes de
Prince2
Business Case : Pourquoi ?
Organisation : Qui ?
Qualité : Quoi ?
Planification : Comment, Combien, Quand ?
Risques : Quelles conséquences ?
Changements : Quels impacts ?
Avancement : Où en sommes-nous ?
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 19
Préambule
• PRINCE2 comporte 7 thèmes utilisés par les différents processus.
• Ils décrivent les aspects de la gestion de projet qui doivent être abordés continuellement pour que le projet puisse être mené à bien
1. Cas d'affaire / Business Case Pourquoi (justification du point de vue business) ?
2. Organisation Qui ? Quels rôles et responsabilités ?
3. Qualité Quoi ? Quelles caractéristiques des produits/services ?
4. Plan Quoi ? Comment ? Quand ? Combien ?
5. Risques Que se passe-t-il si ? Que fait-on si ?
6. Changement Quel est l'impact ?
7. Progression Où sommes nous actuellement ? Où allons nous ? Devons-nous continuer ?
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph
SZCZYGIEL 20
7 t
hèm
es
Thème
Business
Case
Pourquoi ?
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 21
Business Case : Pourquoi ?
Le Business Case permet
d’aligner le projet sur les
objectifs de l’entreprise.
Le Business Case définit les
mécanismes permettant
d’évaluer un projet et de savoir
s’il reste viable et utile pour
l’entreprise.
Le Business Case précise les liens
entre bénéfices attendus,
résultats et produits réalisés
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 22
Alignem
ent
• Stratégie
d’entreprise
• Programme
Evaluat
ion
• Viable ?
• Utile ?
Liens
• Bénéfices
• Résultats
• Produits
Business
Case
Bu
sin
ess
Case
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 23
Produits Résultats Bénéfices
Produits livrés par le
projet (livrables)
Produit de spécialistes
Produits utilisateurs
Produit de management
Business Case, Plan
projet, etc…
Changement issue de la
mise en œuvre
Ex : nouveau service web
Amélioration
mesurables
Ex : gains de temps,
diminution des
couts, etc..
Bu
sin
ess
Case
Le Business Case est utilisé et vérifié tout
au long du projet
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 24
Avant-Projet Phase
Initialisation
Phase
Réalisation
Phase finale Apres le projet
Développer le
Business Case
Maintenir le
Business Case
Vérifier
l’ébauche
Vérifier le
business
Case
Vérifier le
business Case
actualisé
Vérifier les
bénéfices Vérifier les
bénéfices
Vérifier les
bénéfices Vérifier les
bénéfices
Bu
sin
ess
Case
Structure d’un document Business Case
1 Executive Summary Résumé
2 Reasons Raisons Pour lesquelles le projet est lancé
3 Business Options Options possibles Permettant une décision d comité de
pilotage (sur couts, délai, bénéfices,
risques)
4 Expected Benefits Bénéfices attendus Financier et non-financiers.
Avec les moyens de les mesurer
5 Expected Dis-benefits Inconvénients attendus
6 Timescale Durée Avec les hypothèses associées
7 Costs Couts Avec les hypothèses associées
8 Investment Investissements Incluant les couts complets :
développement, réalisation,
maintenance, financement, retrait de
service
9 Appraisal Approbation
10 Major Risks Risques majeurs Résumé de tous les risques identifiés
Détail des risques majeurs Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 25
Bu
sin
ess
Case
Vérifications & mises à jour
Réalisées par l’exécutif
Objectif : Vérifier que le projet est
viable et en phase avec les objectifs
de l’entreprise
Réalisé aux moments clé du projet
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 26
Processus
Elaborer le projet
Comité
pilotag
e
Autorisation de
passer à l’étape
« Initialiser le projet » Vérifier le
business Case
Etape « Initialiser
le projet »
Comité
pilotag
e
Autoriser le projet
Vérifier le
business Case
Plan d’exception
Comité
pilotag
e
Vérifier le
business Case
Autoriser le
lancement d’ une
étape spéciale
Bu
sin
ess
Case
Confirmer les bénéfices attendus
L’utilisateur senior décrit les bénéfices
attendus dans les spécifications
Il en est responsable auprès de la
direction de l’entreprise (ou direction de
programme)
Le plan de revue des bénéfices sert à
mesurer les bénéfices du projet.
Créé par le chef de projet à l’étape
d’initialisation du projet, maj à chaque
fin d »tapes et en clôture projet
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 27
Revue des bénéfices
• Périmètre
• Bénéfices mesurés
• Références pour les mesures
• Qui en a la responsabilité ?
• Comment mesurer les bénéfices ?
• Quand les mesurer ?
• Avec quelles ressources ?
• Comment vérifier les performances du
projet ?
Bu
sin
ess
Case
Exigence (Project Product Description)
Prioriser avec la technique MoSCoW
• Toutes les exigences, les fonctions, les spécifications sont à classer selon le degré de nécessité dans la release concernée
Atelier : Fonctions et exigences du produit Procédure
• Le chef de projet rappelle les objectifs du projet
• Le CP demande aux participants de noter sur des posit-it 10 exigences et/ou fonctions du produit
• Le CP positionne sur une matrice au mur les post-it avec l’aide des participants
• Le CP enregistre le résultat final
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph
SZCZYGIEL 28
M Must have Fonction critique, obligatoire
S Should have Fonction importante
C Could have Fonction secondaire
Serait bien de l’avoir
W Won't have Fonction qui ne sera pas présente
dans cette release (ou jamais)
Must have Should have
Could have Won’t have
Bu
sin
ess
Case
Questions / Pistes de réflexion
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 29
Questions Choix possibles
1 Que pourrait-il se passer sans Business Case ?
2 Lequel de ces points n'est pas une responsabilité
de l'assurance de projet dans le cadre de l'analyse
de rentabilisation?
1. Surveiller le financement de projets pour le compte de
clients
2. Vérifier et contrôler les bénéfices par rapport à
l'alignement avec de la gestion de l'entreprise ou d'un
programme
3. Évaluer et mettre à jour l'analyse de rentabilisation à
l'issue des étapes de gestion
4. Aider à l'élaboration de l'analyse de rentabilité
3 Quel rôle est responsable de la définition des
normes /contraintes dans lesquels le Business
Case doit être développé?
1. Executif
2. Entreprise ou Management de programme
3. Fournisseur Senior
4. Support projet
4 Quelles sont les trois options spécifiées dans un
cas d'affaires (1) Ne rien faire (2) Faites quelque
chose (3) Faites le minimum (4) Suivre les
recommandations de management du
programme ?
1. Ne rien faire. Faites quelque chose. Faites le minimum
2. Faites quelque chose. Faites le minimum . Suivre les
recommandations de management du programme
3. Ne rien faire. Faites le minimum . Suivre les
recommandations de management du programme
4. Ne rien faire. Faites quelque chose. Suivre les
recommandations de management du programme
5 Avec lequel des énoncés suivants devraient être
alignés les bénéfices attendus?
1. Les non-bénéfices et désavantages attendus
2. Objectifs et stratégie d'entreprise
3. La fin des étapes du projet
4. Les tolérances du projet
Bu
sin
ess
Case
?
Questions / Pistes de réflexion
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 30
Questions Choix possibles
1 Que pourrait-il se passer sans Business Case ?
2 Lequel de ces points n'est pas une responsabilité
de l'assurance de projet dans le cadre de l'analyse
de rentabilisation?
Évaluer et mettre à jour l'analyse de rentabilisation à l'issue des
étapes de gestion
Évaluer et mettre à jour l'analyse de rentabilité à la fin de
chaque étape de la gestion est de la responsabilité du chef de
projet.
3 Quel rôle est responsable de la définition des
normes /contraintes dans lesquels le Business
Case doit être développé?
Executif
La Direction de l'entreprise ou du programme est responsable
de fournir le mandat du projet et la définition des
normes/contraintes auxquelles doit répondre le Business Case
4 Quelles sont les trois options spécifiées dans un
cas d'affaires ?
Ne rien faire. Faites quelque chose. Faites le minimum
Ne rien faire doit toujours être le point de départ pour
l'évaluation d'autres options. Les avantages du projet sont
définis par la différence entre l'option «ne rien faire» et les
options «faire quelque chose» / «faire le minimum».
5 Avec lequel des énoncés suivants devraient être
alignés les bénéfices attendus?
Objectifs et stratégie d'entreprise
Les bénéfices attendus devraient également être mis en
correspondance avec les sorties et résultats fournis par le
projet, qualifié, mesurables et affectés.
Bu
sin
ess
Case
?
Thème
Organisation
Qui ?
Quels rôles ?
Quelles responsabilités ?
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Les parties prenantes
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 32
BUSINESS Ceux qui voient le projet sous
l’intérêt qu’il peut apporter aux
affaires et à sa rentabilité
FOURNISSEUR ceux qui réalisent et fournissent
les produits issus du projet
UTILISATEUR Ceux qui vont utiliser les
produits issus du projet
• A l’origine du besoin
• Justifie les investissements
• Décide en dernier ressort
• Les personnes qui
apportent les
compétences spécialisée
• Département interne ou
société externe
• Vont utiliser les produits
• Vont en assurer la
maintenance
Org
an
isati
on
Une approche client-fournisseur
Un PRODUIT/SERVICE est
commandé par le CLIENT au
FOURNISSEUR qui lui livre le
PRODUIT/SERVICE.
Le CLIENT
- passe commande
- finance le projet
- fournit des spécifications et des
exigences
Le FOURNISSEUR
- apporte les ressources
- apporte les compétences
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 33
CLIENT FOURNI
SSEUR
commande
Exigences
Spécifications
finance
compétences
Produit /
Service
Org
an
isati
on
4 niveaux d’organisation
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 34
Management de l’entreprise
Management du programme
Direction du projet Comité de pilotage
Gestion du projet Chef de projet
Gestion des livraisons Chef d’équipe
Management du projet
Dans certains projets de
faible ampleur, le chef de
projet assure le rôle de
chef d’équipe Pro
jet
Org
an
isati
on
Management de programme
Responsabilités
• Stratégie des projets de l’entreprise ou du programme
• Décider de lancer le projet
• Réaliser les bénéfices prévus
Activités
• Créer le mandat du projet
• Nomme l’Exécutif (responsable du projet)
• Détermine les responsabilités de l’Exécutif du projet (couts, délais, niveau de décision, …)
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 35
Org
an
isati
on
Direction de projet
Responsabilités
• Direction du projet dans les limites et contraintes données par la direction générale ou la direction de programme
Comprend 3 rôles
• L’exécutif
• L’utilisateur senior
• Le fournisseur senior
Activités
• Prend les décisions clés
- Démarrer le projet
- Lancer une étape
- Clôturer le projet
• Délègue la gestion quotidienne du projet au chef de projet, dans les limites de couts, délais et qualité
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 36
Org
an
isati
on
Gestion du projet
Responsabilités
• Gestion quotidienne du projet dans le respect des exigences données par le comité de pilotage : cout, délais, qualité, périmètre
Activités
• Planifie
• Délègue
• Contrôle
• Assure le reporting d’avancement auprès de la direction de projet
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 37
Org
an
isati
on
Gestion des livraisons
Responsabilités
• Responsable des livraison des produits et des lots prévus par le chef de projet.
• Chef d’équipe des spécialistes
• Dans le cas de projets de faible ampleur, ce rôle et cette responsabilité est assurée par le chef de projet
Activités
• Gestion quotidienne de l’équipe qui crée les produits.
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 38
Org
an
isati
on
Structure de l’équipe projet
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 39
Comite de pilotage Utilisateur
senior Exécutif
Fournisseur
senior
Chef de
projet
Chef
d’équipe Support
projet
Autorité de
changement
Assurance
projet
Contributeurs
Groupes
utilisateurs
Fournisseurs
internes
Fournisseurs
externes
Org
an
isati
on
Rôles et responsabilités
Comité de pilotage
• Niveau : Management du projet
• 3 rôles - Exécutif - Utilisateur senior - Fournisseur senior
• Direction du projet
• Reporting auprès - direction de programme (si elle existe) - direction générale de l’entreprise
Caractéristiques importantes
Il doit être
• Crédible - après des autres directions notamment
• Avoir autorité - être capable et en mesure de prendre les décisions nécessaires au projet
• Etre capable de déléguer
• Avoir une disponibilité suffisante
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 40
Org
an
isati
on
Exécutif
• Décideur du projet
• Représente les intérêts du Business
• Finance le projet
• Doit s’assurer régulièrement du bon avancement du projet
Utilisateur senior
• Sa responsabilité est de représenter les intérêts des utilisateurs
• Il est responsable de - la fourniture des spécifications ainsi que de leur qualité - la qualification des produits - la disponibilités suffisante des utilisateurs - des critères de mesure des bénéfices attendus
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 41
Org
an
isati
on
Fournisseur senior
• Sa responsabilité est de représenter les intérêts des fournisseurs internes ou externes à l’entreprise
• Il est responsable de - fournir les compétences nécessaires - la qualité de réalisation des produits livrés - la faisabilité des solutions envisagées
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 42
Org
an
isati
on
L’autorité de changements
• Sous l’autorité du comite de pilotage
• Elle est responsable d’accepter ou non les demande de changements ou les demandes hors-périmètre
L’assurance projet
• Sous l’autorité du comite de pilotage
• Elle surveille le projet pour le compte du comite de pilotage : - couts, délais - risques - périmètre - bénéfices - qualité des produits
• Elle intervient sous forme - audits / revue - observation de réunions projet
• Assurance business : vérifie que le projet est bien rentable et capable de fournir les bénéfices attendus
• Assurance Utilisateurs : vérifie la bonne transcription des besoins
• Assurance fournisseur : vérifie la faisabilité technique et la bonne adéquation des équipes techniques
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 43
Org
an
isati
on
Le chef de projet
• Responsable - de la vie quotidienne du projet auprès du comité de pilotage, dans les limites fixées (couts, délai, qualité, périmètre) - de la demande au comité de pilotage de passer à l’étape suivante - de la planification des couts et délais - de l’attribution des unités d’œuvre - faire produire les livrables dans les couts, délai et qualité spécifiés - assurer le suivi d’avancement - mettre en place les actions correctives - Met à jour les documents principaux : risques, communication, gestion de la configuration, qualité
Le chef d’équipe
• Est responsable de - la réalisation des produits qui lui sont alloués par le chef de projet - du respect des délais, des couts et de la qualité des produits/services
• Dans le cas de projets de faible ampleur, rôle tenu par le chef de projet
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 44
Org
an
isati
on
Le support projet
• Dépend du chef de projet
• A pour rôle d’assister le chef de projet dans - l’estimation et suivi des couts - l’estimation et suivi des délais - le suivi de la qualité - les comptes-rendus
• Il tient à jour - les registres d’incidences - le registre des risques - le registre qualité
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 45
Org
an
isati
on
Stratégie de communication
Description
• Document sous la responsabilité du chef de projet
• Objectif : Décrire de façon précise - comment sera gérée la communication, - auprès de qui, - à quelle fréquence, - sous quelle forme
• Nom : Communication Management Strategy
Structure , Critères Structure
• Communications Procedure
• Tools and Techniques
• Records
• Reporting
• Timing of Communication Activities
• Roles and Responsibilities
• Stakeholder Analysis
• Information Needs
Critères :
• Tous les intervenants et parties prenantes devraient avoir été consultées pour établir leur besoins en informations
• Les parties prenantes donneront leur validation sur le contenu, la forme, la fréquence, les destinataires
• Une communication standard a été prévue
• Le temps et les moyens pour effectuer ces communications ont été identifié et approuvé dans le Stage Plans
• Le niveau formel et la fréquence est adaptée à l’importance du projet et à sa complexité
• Si le projet fait partie d’un programme, les exigences et formes de communication demandées par le programme sont indiquées dans le document
• Il sera réalisé par le département communication Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 46
Org
an
isati
on
Questions / Pistes de réflexion
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 47
Questions Conséquences possibles
1 Lequel des deux rôles suivants siègent au Comité
de pilotage du projet ?
A : exécutif , utilisateur principal
B : Chef de projet , l'assurance du projet
C : Chef de projet , utilisateur principal
D : exécutif , l'assurance du projet
2 Et si l’utilisateur senior n’est pas suffisamment
disponible ?
3 Une équipe projet qui réussit doit avoir une
représentation de quels acteurs?
A : business, utilisateur et fournisseur
B : support, manager et busines
C : support, gestionnaire et business
D : entreprise, fournisseur et gestionnaire
4 Selon la gravité de la modification, à qui le
comité de pilotage pourrait-il déléguer la
gestion des demandes de changement ?
A : Autorité des changements
B : Chef d'équipe
C : Exécutif
D : Assurance projet
5 Il existe quatre niveaux de la structure de
l'équipe de gestion de projet. Lequel de ces
niveaux se trouve en dehors du projet?
A : Direction
B : Direction d'entreprise / direction de programme
C : Gestion
D : Livraison
Org
an
isati
on
?
Questions / Pistes de réflexion
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 48
Questions Conséquences possibles
1 Lequel des deux rôles suivants siègent au Comité
de pilotage du projet ?
A : exécutif , utilisateur principal Comme le Comité de pilotage est responsable de la prise de
décisions au niveau des projets, il est important de veiller à ce
que tous les intérêts sont représentés. L'exécutif représente
l'entreprise, l'utilisateur principal les intérêt de l'utilisateur et le
fournisseur principal les intérêt des fournisseurs.
2 Et si l’utilisateur senior n’est pas suffisamment
disponible ?
3 Une équipe projet qui réussit doit avoir une
représentation de quels acteurs?
A : business, utilisateur et fournisseur Une équipe de gestion de projet qui réussit devrait avoir des
représentants du business, utilisateur et fournisseur
4 Selon la gravité de la modification, à qui le
comité de pilotage pourrait-il déléguer la
gestion des demandes de changement ?
A : Autorité des changements Selon la gravité de la modification, la demande de changement
pourrait être traitée par la direction d'entreprise ou du
programme; Le comité de pilotage du projet; Déléguer à une
autorité de changement; Déléguer au gestionnaire du projet.
5 Il existe quatre niveaux de la structure de
l'équipe de gestion de projet. Lequel de ces
niveaux se trouve en dehors du projet?
B : Direction d'entreprise / direction de programme La Direction de l'entreprise ou du programme se trouve en
dehors de l'équipe de gestion de projet. Les autres niveaux sont
Direction, Gestion; Livraison.
Org
an
isati
on
?
Thème
Qualité Quoi ?
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 49
Synthèse
Objectif
• Objectif :
• Approche pour garantir - les produits sont conformes aux exigences de Business. - les bénéfices attendus seront atteint
• Décrit dans le document Stratégie de management de la qualité (Quality Management Strategy)
Document de référence Contenu :
• Rôles et responsabilités
• Procédure de management de la qualité
• Enregistrement
• Reporting
• Calendrier, planning
• Méthodes et outils
Critères
• La stratégie décrit en quoi les exigence de qualité des utilisateurs sera atteinte
• Les moyens définis sont adéquats
• La responsabilité de la qualité est un niveau plus haut que le chef de projet afin d’être indépendante
• Elle est conforme aux processus qualité de l’entreprise
• Elle est conforme aux processus qualité des fournisseurs
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Qu
alité
Les niveaux
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Management de la qualité Rôles, responsabilités, procédures
Contrôle qualité Mesure de qualité sur les produits
Planification de la qualité Spécification des produits, méthode de
vérification de la conformité
Assurance de la qualité Evalue de manière indépendante le
projet dans l’optique de respect.
Qu
alité
Contrôle qualité
Management
Assurance qualité
Planification
Assurance qualité
• Les auditeurs peuvent faire partie de l’assurance qualité de l’entreprise
• Indépendante du chef de projet
• Le reporting se fait auprès du comité de pilotage
• Comprend les points suivants
1. Planification qualité
2. Description projet
3. Description des produits
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Planification
qualité
Description
projet
Description
des produits
Qu
alité
Pour une formation ou toute autre
information, merci de m’envoyer un
email :
Planification de la qualité
La revue qualité a pour but de
• Définir les spécifications des produits
• Spécifier comment ces produits seront vérifiés pour déterminer leur conformité aux spécifications
• Déterminer le responsable
Descriptions des produits
La description des produits comprend
• La description du projet
• Les description des produits individuellement
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Qu
alité
Pour une formation ou toute autre
information, merci de m’envoyer un
email :
Planification de la qualité
Description du projet
Description projet
• Réalisée par le chef de projet (processus Elaborer le projet)
• Permet au comité de pilotage de décider de lancer ou non le projet
• Est précisée lors de l’étape « Initialiser le projet »
Contenu
Contenu
• Objet du projet
• Périmètre
• Pré-requis du projet
• Compétences requises
• Exigences qualité (vue utilisateurs, pas nécessairement mesurables)
• Critères d’acceptation (mesurables)
• Tolérances qualité
• Méthode d’acceptation (procédure suivie par les clients)
• Responsable de l’acceptation (et signature)
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Qu
alité
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Planification de la qualité
Description des produits
Contenu
• Titre
• Objet
• Composition
• Compétences en développement nécessaires
• Attente client en terme de qualité
• Critère d’acceptation
• Tolérance qualité
• Méthode d’acceptation
• Responsabilité de l’acceptation
Critères
• L’objet du produit est clairement exprimé
• Les critères d’acceptation balayent les critères clés des parties prenantes
• Est défini le nb d’utilisateurs, les systèmes opérationnels et la maintenance
• Tous les critères sont mesurables
• Les critères sont réalistes dans leur ensemble
• (ex : très haute qualité, délai très brefs, faible prix sont sans doute incompatible)
• Les attentes qualité ont pris en compte le système qualité de l’entreprise, des fournisseurs, les caractéristiques techniques des composants utilisés
• A mesure du niveau de satisfaction des utilisateurs
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Qu
alité
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Contrôle qualité
3 niveaux successifs
• Vérification qualité du produit - sur chaque produit - enregistré par le support projet
• Approbation du produit par le responsable qualité - enregistré par le support projet
• Acceptation par le client lorsque les livrables sont transférés au client qui réceptionne selon ne procédure d’acceptation définie. A noter que cette procédure de réception/approbation fait souvent l’objet d’un description dans un contrat
Registre qualité
Créé par le chef de projet pendant le processus « Initialiser un projet »
Comprend les informations suivantes :
• Ref qualité
• Ref produit
• Nom produit
• Méthode qualité utilisée
• Roles and Responsabilités (nom, rôle)
• Activité qualité (date planifiée, date prévue, date réelle)
• Cloture de l'activité qualité (date planifiée, date prévue, date réelle)
• Résultats
• Renvoi vers enregistrement qualité
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Qu
alité
Stratégie de management de la qualité
Objectif
Objectif
• Décrire comment sera gérée l’approche qualité
Contenu :
• Rôles et responsabilités
• Procédure de management de la
qualité
• Enregistrement
• Reporting
• Calendrier, planning
• Méthodes et outils
Critères
Critères
• La stratégie décrit en quoi les
exigence de qualité des utilisateurs
sera atteinte
• Les moyens définis sont adéquats
• La responsabilité de la qualité est un
niveau plus haut que le chef de projet
afin d’être indépendante
• Elle est conforme aux processus
qualité de l’entreprise
• Elle est conforme aux processus
qualité des fournisseurs
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Qu
alité
Enchainement des activités
Cli
en
t Exigence
qualité
clients
Critères
d’acceptatio
n
Description
projet
Enregistrem
ent
acceptation
Pro
jet Stratégie de
managemen
t qualité
Description
des produits
Registre
qualité Produits
Enregistrem
ent qualité
et
acceptation
Qu
ali
té
Critères de
tolérance
Méthodes
qualité
Responsabil
ité qualité
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Qu
alité
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Questions / Pistes de réflexion
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Questions
1 Qu'est-ce qui n'est pas de la responsabilité
du fournisseur principal en ce qui concerne
le thème de la qualité?
1. Approuver la description du projet produit
2. Approuver la stratégie de gestion de la qualité
3. Approuver les descriptions de produits pour les
produits clés.
4. Monter des dossiers de qualité
2 Quel rôle tient le registre de la qualité? 1. Fournisseur senior
2. Exécutif
3. Support projet
4. Assurance projet
3 Quels sont les deux rôles qui doivent être
indépendants les uns des autres?
1. Chef de projet et Support projet
2. Chef de projet et chef d'équipe
3. Assurance projet et chef de projet
4. Support projet et assurance projet
4 Quelle responsable qualité,
personne/groupe, peut être identifié comme
qualifié et autorisé à approuver un produit
complèt et adapté à l'objectif ?
1. Producteur
2. Relecteur
3. Approbateur
4. Editeur
Qu
alité
?
Questions / Pistes de réflexion
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Questions
1 Qu'est-ce qui n'est pas de la responsabilité
du fournisseur principal en ce qui concerne
le thème de la qualité?
Monter des dossiers de qualité
Le montage des dossiers de qualité est une responsabilité
du chef d'équipe.
2 Quel rôle tient le registre de la qualité? Support projet
Bien que le rôle de soutien du projet peut être effectué
par le chef de projet, les rôles sont cependant distinct
pour PRINCE2. Le support projet est responsable du
soutien administratif au jour le jour du projet, y compris
pour les tâches telles que la gestion de la configuration et
la tenue du registre de la qualité.
3 Quels sont les deux rôles qui doivent être
indépendants les uns des autres?
Assurance projet et chef de projet
L'assurance projet est rattachée au comité de pilotage
4 Quelle responsable qualité,
personne/groupe, peut être identifié comme
qualifié et autorisé à approuver un produit
comme complet et adapté à l'objectif ?
Approbateur
Un approbateur est une personne/un groupe (par exemple
un comité directeur du projet) identifié comme qualifié et
autorisé à approuver un produit comme étant complet et
adapté à l'usage.
Qu
alité
?
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information, merci de m’envoyer un
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Thème
Planification
Comment ?
Combien ?
Quand ?
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Objectifs
• Le macro-planning est élaboré sur la base de la liste des livrables produit
• Gérer les coûts, les délais, les affectations de ressources
• Communiquer l’état du projet auprès des parties prenantes
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Pla
nif
icati
on
Niveaux de planification
3 niveaux de planification
• Planning projet
• Planning de phase
• Planning d’équipe
• En parallèle : planning d’exception en cas de dépassement des tolérances accordées
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Plan Programme
Plan Projet Plan Phase
1
Plan
d’équipe
Plan
d’exception
Pla
nif
icati
on
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Tolérances
• Des contraintes sont fournies par un niveau plus haut à un niveau en dessous.
• Ces contraintes sont fournies avec une marge de tolérance.
• Exemple en terme de planning : Le comite de pilotage au chef de projet un date d’achèvement du projet dans 12 mois, avec une tolérance de 3 mois avant et 1 mois après.
• Ces tolérances peuvent être de nature diverses : par exemple
- Délai
- Couts
- Niveau de qualité
-Périmètre
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SZCZYGIEL 64
DG ou Programme
Comité de pilotage
Chef de projet
Chef d’équipe
Date d’achèvement du projet : 31/12/2014
Tolérance : avance 3 mois Retard = 1 mois
Date d’achèvement du projet : 31/11/2014
Tolérance : avance 3 mois Retard = 1 mois
Date d’achèvement des produits / lots : en
adéquation avec 31/10/2014
Tolérance : avance 3 mois Retard = 1 mois
Pla
nif
icati
on
Plan projet
• Créé par le chef de projet dans la phase « Initier le projet »
• Actualisé par le chef de projet lors du process « Gérer une limite de phase »
Plan de phase
Objectif
• Le plan de la phase « Initialiser le projet » détaille les actions à effecteur pour créer les livrables de cette phase
• A chaque fin de phase, dans le process « Gérer une limite de phase », préciser le plan de la phase suivante
• Ces plans sont mis à jour par le chef de projet dans le process « Contrôler une phase »
• Le comite de pilotage examine le plan de chaque phase pour donner son accord pour continuer
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 65
Pla
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icati
on
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Plan d’équipe
• Mis à jour par le chef d’équipe dans le processus « Gérer les livraisons ».
• Objectif : Détailler la planification fine des équipes.
• Optionnel si le plan de phase contient suffisamment d’informations
Plan d’exception
• Un plan d’exception est destiné à remettre à flot un projet lorsque celui-ci dépasse des tolérances fournies
• Ces tolérances peuvent être
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Pla
nif
icati
on
Contenu d’un plan projet
Contenu • Description
• Type de plan concerné : plan projet / plan de phase / plan d’équipe / plan d’exception
• Périmètre concerné
• Pré-requis
• Dépendances externes
• Hypothèses prises • Disponibilité de ressources, etc…
• Retour d’expérience (leçons apprises)
• Avancement et contrôle
• Budgets • Financier + charge de travail
• Tolérances • Cout, délai, périmètre
• Description produits • Base de la planification
• Planning • Checklist des produits
• Gantt, …
Critères • Le plan est réalisable
• Les estimations ont été faite en consultant les ressources concernées et les données de retour d’expérience
• Les chefs d’équipes valident la faisabilité du plan pour leur équipe
• Le niveau de détail est approprié (pas trop global, pas trop détaillé)
• Le plan est conforme au plan programme ou au plan de l’entreprise
• Le plan prend en compte les contraintes légales et réglementaires
• Le plan intègre les activités nécessaire à la réalisation du produit mais aussi et éléments de management (contrôle qualité, etc…)
• Le plan intègre les éléments de la stratégie de management de la qualité, le management de la configuration, la stratégie de gestion des risques et l’approche projet
• Le plan intègre les éléments de contrôle du projet (Document d'initialisation projet)
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Pla
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on
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Questions / Pistes de réflexion
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 68
Questions
1 Pour lequel de ces niveaux de régime,
un Plan d'Exception peut être produit ?
A. Plan d'équipe
B. Plan de revue de bénéfices
C. Plan projet
D. Plan programme
2 Parmi les plans suivants, lequel est
optionnel ?
A. Plan de phase (ou d'étape)
B. Plan d'équipe
C. Plan-projet
D. Plan d'exception
3 PRINCE2 recommande trois niveaux de
plan pour couvrir les différents niveaux
de gestion. Lequel de ces ne
correspond pas à l'un de ces niveaux ?
A. Plan projet
B. Plan d'étape (ou phase)
C. Plan d'équipe
D. Plan qualité
4 Quel document peut être décrit comme
une liste des principaux produits d'un
plan, avec les dates clés de livraison ?
A. Description produit
B. Enregistrement d'un item de configuration
C. Checklist produit
D. Plan projet
5 Lequel des énoncés suivants est un
avantage de la planification basée sur le
produit ?
A. Minimise les besoins en ressources en réduisant les temps
perdus.
B. Supprime la nécessité d'une planification basée sur les
activités/taches.
C. Supprime toute ambiguïté sur les attentes des clients
D. Les produits seront livrés à temps et pour le budget prévu.
Pla
nif
icati
on
?
Questions / Pistes de réflexion
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 69
Questions
1 Pour lequel de ces niveaux de régime,
un Plan d'Exception peut être produit ?
Plan de revue de bénéfices
Les plans d'exception sont uniquement créés pour remplacer un
plan-projet ou un plan de phase.
2 Parmi les plans suivants, lequel est
optionnel ?
Plan d'équipe
Un plan de l'équipe est produit par un chef d'équipe pour
faciliter l'exécution d'un ou plusieurs lots de travaux. Plans de
l'équipe sont en option; leur besoin et le nombre sera déterminé
par la taille et la complexité du projet et le nombre de
ressources nécessaires.
3 PRINCE2 recommande trois niveaux de
plan pour couvrir les différents niveaux
de gestion. Lequel de ces ne
correspond pas à l'un de ces niveaux ?
Plan qualité
Bien que la qualité est une activité au sein de PRINCE2, il n'y a
pas de document formel de plan de la qualité.
4 Quel document peut être décrit comme
une liste des principaux produits d'un
plan, avec les dates clés de livraison ?
Checklist produit
Une liste de produits est une liste des principaux produits d'un
plan, avec les dates clés de leur livraison.
5 Lequel des énoncés suivants est un
avantage de la planification basée sur le
produit ?
Elle supprime toute ambiguïté sur les attentes des clients
En impliquant les utilisateurs dans la spécification de leurs exigences
et de leurs attentes, la possibilité d'ambiguïté devrait être largement
éliminé.
Pla
nif
icati
on
?
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Thème
Gestion des
risques
Quelles conséquences ?
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Préambule
La gestion des risques est une
élément essentiel qui distingue un
processus routinier d’un projet.
Savoir gérer un projet, c’est savoir
en gérer les risques
Les risques désignent des
évènements non envisagés.
Ils peuvent être
- négatif (cas habituel)
- positif : on parle alors
d’opportunité
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Ris
qu
es
Stratégie de management des risques
Contenu • Procédure de management des risques
• Outils et techniques • Brainstorming, retour d’expériences,
checklist de risques
• Enregistrement • Un registre central des risque est tenu à jour
par le chef de projet
• Reporting • Définit la communication à effectuer :
auprès de qui, quand, quoi
• Planning des activités de management des risques
• Rôles et responsabilités • Le comité de pilotage prend les décisions
sur les risques dont il est informé par le chef de projet
• Le chef de projet a la responsabilité de mettre e œuvre les actions en maitrise de risques décidées
• Proximité • Imminent / durant cette étape / en cours de
projet / après projet
• Echelles • Quels choix d’échelle à prendre :
faible/moyen/fort % 0-1-2-3-4-5 (extrême)
• Catégories de risques • Classification à définir pour le projet
• Par exemple : couts, délais, technologique, social, légal/réglementaire, …
• Catégorie de réponse aux risques • Comment le projet va réagir à ce risque. Par
exemple
• pour les risques : éviter/réduire/transférer/ accepter / partager
• pour les opportunités : exploiter / rejeter / partager
• Indicateurs d’alertes • Retard, surcout, décision en attente, …
• Tolérances • Au-delà desquelles, il faut remonter le risque
à un niveau supérieur
• Budget associé aux risques • Budget sur lequel vont s’imputer les actions
en maitrise de risques
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Ris
qu
es
Pour une formation ou toute autre
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Registre de risques • Identifiant
• Auteur (Personne qui a identifié le risque)
• Date d'enregistrement
• Catégorie de risques
• par exemple: délai, cout, légal, …
• Description du risque
• Cause du risque
• Effet du risque
• Impact & cout estimé
• Probabilité de survenance
• Valeur de risque
• Cout estimé * probabilité
• Proximité
• Imminent / dans cette étape / durant le projet
• Type de réponse
• pour les risques : éviter/réduire/transférer/ accepter / partager
• pour les opportunités : exploiter / rejeter / partager
• Réponse (Actions décidées)
• Statut (actif / clos)
• Responsable de la gestion du risque
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Ris
qu
es
Procédure de management des risques
Identification des risques
• Identification des risques de contexte
• Caractéristiques de l’environnement • Milieu difficile
• Caractéristiques du projet • Nb d’intervenants, nb de produits, nb de
taches, performances …
• Equilibre du triangle cout/délai/qualité
• Identification des risques individuels
• Positif (opportunité)
• Négatif sur le projet
Evaluation du risque
• Evaluer tous les risques listés
• Evaluer l’impact sur : couts, délais, qualité, périmètre, bénéfices
• Cette évaluation est faite régulièrement lors du process « Gérer une limite de phase »
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph
SZCZYGIEL 74
Identification du
risque
Evaluation du
risque
Planification des
actions en maitrise
de risques
Mise en œuvre des
actions en maitrise
de risques
décidées
Co
mm
un
iqu
er
Ris
qu
es
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Planification des actions en maitrise de risques
• Les actions types pour les risques négatifs pour le projet sont
• Eviter
• Réduire • La probabilité et/ou l’impact
• Transférer le risque • La sous-traitance en est un exemple
• Accepter
• Partager • Par exemple au travers d’un GIE
• Mettre en œuvre une solution de repli ou de contournement
• Les actions types pour les risques positifs (opportunités) pour le projet sont
• Rejeter
• Exploiter
• Partager
• Augmenter (l’impact ou le nb d’occurrence)
Mise en œuvre des actions en maitrise de risques
• Le chef de projet est responsable de la mise en œuvre des solutions décidées
• Chaque risque a un responsable chargé de surveiller et mettre en œuvre
Communication
• Le chef de projet est responsable de la communication
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Ris
qu
es
Questions / Pistes de réflexion
Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 76
Ris
qu
es
? Questions
1 A quoi servira le budget de risque ?
1. A administrer le registre des risques
2. A des réponses spécifiques pour traiter les risques et
opportunités
3. L'évaluation des risques du projet et la planification
4. Déficit de l'estimation des coûts de développement des
produits du projet
2 Laquelle de ces actions en maitrise de
risque conduit à ce qu'un tiers prenne
la responsabilité du risque ?
1. Réduire
2. Eviter/rejeter
3. Partager
4. Transférer
3 Quelle réponse en terme de gestion du
risque est définie comme« S'assurer
que l'occasion va se passer et que
l'impact sera réalisé" ?
1. Transférer
2. Partager
3. Solution de repli
4. Exploiter
4 Quel terme de PRINCE2 est utilisé pour
désigner la personne responsable de la
gestion, du suivi et du contrôle des
risques ?
1. Manager des risques
2. Moniteur de risques
3. Propriétaire du risque
4. Dépositaire des risques
Questions / Pistes de réflexion
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Ris
qu
es
? Questions
1 A quoi servira le budget de risque ?
A des réponses spécifiques pour traiter les risques et
opportunités
Un budget de risque, s'il est utilisé, est une somme d'argent
incluse dans le budget du projet et mis de côté pour financer les
mesures de gestion spécifiques aux menaces et opportunités du
projet.
2 Laquelle de ces actions en maitrise de
risque conduit à ce qu'un tiers prenne
la responsabilité du risque ?
Transférer
On transfert à un tiers tout ou partie du risque.
3 Quelle réponse en terme de gestion du
risque est définie comme« S'assurer
que l'occasion va se passer et que
l'impact sera réalisé" ?
Exploiter
Par exemple, si une meilleure version du logiciel utilisé par le
projet est prévue, le Conseil du projet peut retarder le projet
pour en profiter.
4 Quel terme de PRINCE2 est utilisé pour
désigner la personne responsable de la
gestion, du suivi et du contrôle des
risques ?
Propriétaire du risque
Un propriétaire de risques est la personne nommée qui est
responsable de la gestion, du suivi et du contrôle de tous les
aspects d'un risque particulier qui lui est assigné. Ce n'est pas
nécessairement la personne qui est responsable de l'origine du
risque.
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email :
Thème
Changements Quels impacts ?
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Introduction
Des changements peuvent intervenir tout au long du projet
et sont de nature variés : - Changement de périmètre
- Changement de technologies
- Changement de réglementations
- etc..
Les changements doivent être maitrisés - Le projet doit être informé de la nécessité d’un changement ou doit l’avoir détecté
(ex : changement de réglementation impactant une partie du projet)
- Les impacts doivent être évalués
- Le changement doit être décidé
- il doit être mis en œuvre.
Un outil essentiel : La gestion de configuration est un des outils permettant de maitriser les changements à apporter dans tos les aspects du projet :
- documentation
- code de programme
- version des tests / des scénarios de test
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Ch
an
gem
en
ts
Gestion de configurations
Description
Objectif
• Avoir un ensemble d’éléments cohérents entre eux
Référence
• Désigne un cliché figé d’une configuration que l’on souhaite protéger contre les modifications
• Seules des modifications autorisées peuvent être faites
Release
• Ensemble complet et cohérent des produits livrés et testés auprès des utilisateurs
Eléments de configuration
• Tout composant, produit entrant dans le cadre d’une release
Eléments entrants dans le cadre de la gestion de configuration
• Tout ou presque entre dans le cadre de la gestion de configuration
• Les données liées aux produits
• Les dossiers de spécification
• Les codes de programmation
• Les jeux de tests
• Etc..
• Les données de management
• Le business Case
• Le brief projet
• La description projet
• Etc…
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Ch
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en
ts
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Types de changements
Demandes de changement
• Pour une demande de changement sur un produit référencé (et figé)
• Autorisation de changement
• Modification du produit et de sa documentation
Hors-spécification
• Désigne
• Produit manquant
• Produit non conforme aux spécifications
Autres incidences
• Toutes les autres demandes de changement
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SZCZYGIEL 81
Demandes de
changement
Autres
incidences Hors
spécification
3 types
Enregistrement de la
demande
Demande
formelle Demande
informelle
Registre des
incidences
(« issue »)
Relevé
quotidien
(« daily
log»)
Ch
an
gem
en
ts
Autorité des changements
• L’autorité des changements est une personne ou un
groupe à qui le comité de pilotage a délégué une
partie de sa fonction de décision à l’égard des
changements.
• Cette délégation est peut être limitée
- en terme de couts
- en terme de délais
- en terme de périmètre
- en terme de changements engendrés dans
l’organisation future de l’entreprise
• L’autorité de gestion des changements peut être
définie à plusieurs niveaux dans la « stratégie de
gestion de configuration » :
- comité de pilotage
- autorité des changement
- chef de projet
• Composition possible
- business, utilisateurs, fournisseurs
Niveau d’autorisation Coût Délais …
Comité de pilotage 50 k€ 2 mois
Autorité des changements 15 k€ 4 sm
Chef de projet 5 k€ 2 sm
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SZCZYGIEL 82
Direction générale
Management de
programme
Comité de pilotage
Autorités des
changements
Chef de projet
Niveau d’autorité
Ch
an
gem
en
ts
Budget des changements
• Le projet peut comprendre un budget changement pour tout le projet
• Le comité de pilotage peut décider d’allouer un budget changement à l’autorité des changements
• Avantage : éviter de demander la validation du comité de pilotage pour chaque demande, même faible
• Avec des contraintes et des limites
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SZCZYGIEL 83
Ch
an
gem
en
ts
Pour une formation ou toute autre
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Procédure de contrôle des
changements
Qui Quoi Où
• Demande informelle
Relevé quotidien
• Demande formelle
Registre des incidences
Chef
de
projet
• Impact sur la performance ? (bénéfice, cout, délai, qualité, risques,
périmètre)
• Impact sur l’environnement ?
• Impact sur les parties prenantes (business, utilisateurs,
fournisseurs)
Chef
de
projet
• Au minimum 2 options
• Impact sur la performance
• Avantages / effets sur performance
• Si une option dépasse la tolérance rapport
d’exception
Chef
de
projet
• Choix d’une option
• Si l’option est dans son budget et ses limites
mise en œuvre
sinon : rapport d’exception à l’autorité de changement
ou comité de pilotage
• Relevé quotidien
• Registre des incidences
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SZCZYGIEL 84
Relever la
demande
Examiner les
impacts
Proposer
des options
Décider
d’une option
Mettre en
oeuvre
Ch
an
gem
en
ts
Procédure de gestion des configurations
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Activités Qui Quoi Où
Chef de
projet
• Décider du niveau de détail du suivi
• Quels moyens de protection contre les modifications
non autorisées ?
• Qui sera en charge de mettre à jour et communiquer
sur le statut des produits ?
• Stratégie de gestion de
configuration
Chef de
projet
• Répertorier les éléments qui seront suivis
• Créer un enregistrement de configuration pour
chaque
Support
projet
• Une autorisation préalable est nécessaire pour toute
modification du produit
Support
projet
• Résumé de toutes les informations sur le statut des
produits
Assurance
projet
• Vérification de la validité des informations
enregistrées
Planification
Identification
Contrôle
Suivi du
statut
Audit et
vérifications
Ch
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gem
en
ts
Pour une formation ou toute autre
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Enregistrement de configuration
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Identifiant projet
Identifiant item
Version actuelle
Titre de l’item
Détail
Date de dernière maj du statut
Propriétaire
Location
Détenteur de copies
Type d’item • Composant / produit / release
Utilisateurs
Statut • En attente de développement / en cours de développement / en revue / approuvé /
Responsable • De la fourniture de l’item
Relations avec les autres items • Items qui seraient affectés par le changement de cet item
• Items qui affecteraient cet items s’ils étaient modifiés
Cross références • Risques
• Documentations (design, build, production, …)
Ch
an
gem
en
ts
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Questions / Pistes de réflexion
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Ch
an
gem
en
ts
? Questions
1 Lequel de ces n'est pas un type de
question ?
1. Hors-spécification
2. Menace
3. Problème / préoccupation
4. Demande de changement
2 Quel terme est utilisé pour désigner
une entité soumise à la gestion de la
configuration, qu'elle soit un
composant de produit, un produit ou
un ensemble de produits ?
1. Procédure de changement
2. Autorité de changement
3. Elément de configuration
4. Budget de changement
3 Qu'est ce qui peut être défini comme
l'activité technique et administrative
traitant de la création, de l'entretien et
du contrôle des changements de
configuration tout au long de la vie
d'un produit ?
1. Procédure de changement
2. Gestion de configuration
3. Autorité de changement
4. Budget de changement
Questions / Pistes de réflexion
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Ch
an
gem
en
ts
? Questions
1 Lequel de ces n'est pas un type de
question ?
Menace
Une menace est un type de risque. Des questions ont déjà eu
lieu. Les risques ont une probabilité de se produire à l'avenir.
2 Quel terme est utilisé pour désigner
une entité soumise à la gestion de la
configuration, qu'elle soit un
composant de produit, un produit ou
un ensemble de produits ?
Elément de configuration
Un élément de configuration est une entité soumise à la gestion
de configuration. Une release est un ensemble complet et
cohérent de produits.
3 Qu'est ce qui peut être défini comme
l'activité technique et administrative
traitant de la création, de l'entretien et
du contrôle des changements de
configuration tout au long de la vie
d'un produit ?
Gestion de configuration
La gestion de configuration est l'activité technique et
administrative traitant de la création, de l'entretien et du
changement de configuration tout au long de la vie d'un
produit.
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Thème
Progression
Où en sommes-nous ?
Quel est l’avancement ?
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Le contrôle est un des 3
éléments essentiel de Prince2.
Ce contrôle permet de s’assurer
en permanence que le projet
progresse vers les objectifs fixés.
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• Objectifs de couts, délais,
périmètre, qualité, risques,
bénéfices attendus
Plan projet
Business Case
Description projet
Utiliser
• Rapports de progression pour
comité de pilotage
• Rapport de fin de phase
• Rapport de fin de projet
Fixer les objectifs
Rendre compte
Prendre des
décisions
efficace et
opportunes
• Des décisions prises au bon niveau
• Management par exception
• Management par phase
Pro
gre
ssio
n
Les phases
Avantages du travail par phases
• Le comité de pilotage peu contrôler le projet sans y passer trop de temps
• La planification est détaillée uniquement pour la phase suivante
• Il permet le travail par exception ; le comité de pilotage ne s’implique dans le projet que si les tolérances sont dépassées et que la phase est en exception
2 types de phases
• Phase de management
• Portion de projet pour laquelle le chef de projet a reçu délégation du comité de pilotage
• Phase technique
• Ex : spécification, développement, qualification, intégration, …
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SZCZYGIEL 91
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4
Exigences
SFG SFD
Spec
Qualif
Dév
Qualif
Phase de management
Ph
ase
tech
niq
ues
Pro
gre
ssio
n
Les contrôles
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Comité de pilotage
Chef de projet
Autoriser
l’initialisati
on
Autoriser
le projet
Rapport de
progression
Exception
Approbatio
n de la
progression
Autoriser
une phase
Autoriser
un plan
d’exceptio
n
Autoriser
la clôture
du projet
Pro
cess
us
« D
irig
er
le p
roje
t »
Rapport de
fin de
phase
Pro
gre
ssio
n
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Questions / Pistes de réflexion
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? P
rog
ress
ion
Questions
1 Après quel projet le comité de pilotage
va-t-il examiner un plan de de phase ou
un plan d'exception, et peut-il soit
approuver le plan ou déclencher la
fermeture prématurée du projet ?
1. Initialiser un projet
2. Diriger un projet
3. Gérer une limite de phase
4. Clôturer un projet
2 Si le comité de pilotage demande que
le rapport de progression soit envoyé à
des personnes en dehors du projet, où
cela sera-t-il documenté ?
1. Registre des risques
2. Stratégie de management de la configuration
3. Stratégie de management de la communication
4. Business Case
3 Dans lequel de ces moyens, le thème
Progression soutient-il le principe du
management par exception ?
1. Prévoir des étapes techniques qui peuvent se chevaucher.
2. S'assurer que des points de décision sont prévues tout au
long du projet pour garantir la viabilité du projet.
3. Recommander des mesures susceptibles d'améliorer les
résultats futurs du projet.
4. Délégation de compétence au chef de projet sur une base
"étape par étape"
Questions / Pistes de réflexion
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? P
rog
ress
ion
Questions
1 Après quel projet le comité de pilotage
va-t-il examiner un plan de de phase ou
un plan d'exception, et peut-il soit
approuver le plan ou déclencher la
fermeture prématurée du projet ?
Gérer une limite de phase
Après le processus Gérer une limite de phase, le comité de
pilotage examine un plan de phase ou un plan d'exception, et
peut soit approuver le plan ou déclencher la fermeture
prématurée du projet.
2 Si le comité de pilotage demande que
le rapport de progression soit envoyé à
des personnes en dehors du projet, où
cela sera-t-il documenté ?
Stratégie de management de la communication
Dans le document de Stratégie de management de la
Communication, le comité de pilotage peut demander que des
exemplaires du rapport de progression soit envoyé à d'autres
parties externes au projet.
3 Dans lequel de ces moyens, le thème
Progression soutient-il le principe du
management par exception ?
Délégation de compétence au chef de projet sur une base
"étape par étape"
En règle générale, le principe de la gestion par exception utilise
six types de tolérance contre laquelle un projet peut être
contrôlée. La répartition des tolérances suit les quatre niveaux
de la forme de l'équipe de gestion de l'entreprise ou d'un
programme de gestion de projet à l'équipe de gestion.
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Fin des 7
thèmes
N’hésitez pas à me contacter
et à me faire part de vos
commentaires et suggestions :
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