METODOLOGIA PRINCE 2

BRIAN SANCHEZ SANCHEZPAOLA OROZCO MOLINA

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CALIFORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS

29/10/2012

ORIGEN, DESARROLLO Y VERSIONES DE PRINCE 2

» PRINCE (PRojects IN Controlled Environments, que en español es: Proyectos en Entornos Controlados).

» PRINCE fue desarrollado por la CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency: Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones) después renombrada como la OGC (Office of Government Commerce: Oficina Gubernamental de Comercio). El método estuvo originalmente basado en PROMPTII, un procedimiento de manejo de proyectos creado por Simpact Systems Ltd. en 1975.

» PROMPTII fue adoptado por la CCTA en 1979 como el estándar para ser utilizado en todos los proyectos de sistemas de información del gobierno británico. Cuando PRINCE fue lanzado en 1989, sustituyó a PROMPTII en la gestión de los proyectos gubernamentales.

ORIGEN, DESARROLLO Y VERSIONES DE PRINCE 2

» La CCTA continuó desarrollando y mejorando el método PRINCE con la experiencia y contribución de expertos en gestión de proyectos, publicando PRINCE2 en 1996, no sólo siendo una versión mejorada de la anterior, sino que además se convirtió en un método genérico, válido para todos los entornos, ya no exclusivamente para proyectos TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones) de la Administración Pública, como fue en su origen.

» La versión mas reciente de PRINCE2 fue publicada hace dos años por la OGC, la cual significó una actualización o Refresh de la versión anterior de 2005 y salió a la luz en Londres, Reino Unido, el 16 de junio de 2009.

» PRINCE2 es de dominio público y los derechos reservados pertenecen a OGC, al igual que el resto de modelos de mejores prácticas como ITIL, MSP, M_o_R y P3O

CERTIFICACION

» La Association for Project Management (APM, en español: Asociación para la Administración de Proyectos), es la responsable de velar por las certificaciones de PRINCE2 que son:

» PRINCE2 Foundation » PRINCE2 Practitioner

ORGANISMOS GUBERNAMENTALES

» Actualmente PRINCE2 es un estándar de facto ampliamente usado por el gobierno del Reino Unido y muy reconocido y utilizado en el sector privado británico. Poco a poco, su uso también se está haciendo importante en los países de la Mancomunidad Británica de Naciones y de forma más discreta en el resto de Europa.

TEMAS

» - Proceso de Negocio (Business Case).- Organización (Organization).- Calidad (Quality).- Planes (Plans).- Riesgo (Management of Risk).- Control del Cambio (Change

PROCESOS

» - [SU] Comienzo de un Proyecto (Starting Up a Project).- [IP] Inicio de un Proyecto (Initiating a Project).- [DP] Dirigir un Proyecto (Directing a Project).- [CS] Controlar una Fase (Controlling a Stage).- [MP] Gestión del Suministro de Productos (Managing Product Delivery).- [SB] Gestión del Límite de las Fases (Managing Stage Boundaries).- [CP] Cerrar un Proyecto (Closing a Project).

» Existen 40 subprocesos asociados a los procesos que constan de sus correspondientes acciones normativas.

TÉCNICAS Y ROLES

» TÉCNICAS:» - Planificación en Base del Producto (Product-based planning).

- Revisión de la Calidad (Quality review)

» ROLES:» - Consejo/Junta Directiva (Project Board).

- Usuario Representativo (Senior User).- Director Ejecutivo (Executive).- Suministrador/Proveedor Representativo (Senior Supplier).- Jefe de Proyecto (Project Manager).- Jefe de Equipo (Team Manager).- Responsable de Garantía (Project Assurance).- Responsable de Soporte (Project Support).

Dirección General de Proyectos

Dirigir un Proyecto

Comienzo de un Proyecto

Iniciar un Proyecto

Controlar una Fase

Gestión de limite de fase

Cierre un Proyecto

Gestión de suministro de

productos

Planificación

DIAGRAMA DEL PROCESO PRINCE 2

MODELO DE PROCESOS DE PRINCE2

» Dirección de un Proyecto: DP (Directing a Project)Este proceso es para la Gestión Superior (la Junta de Proyecto controla el proyecto).

» Puesta en Marcha de un Proyecto: SU (Starting Up a Project)Se trata de un proceso pre-proyecto muy corto que reúne los datos necesarios para comenzar el proyecto.

» Iniciar un Proyecto: IP (Initiating a Project)El proceso examina la justificación del proyecto y crea la Documentación de Inicio del Proyecto (PID) que incluye el Plan del Proyecto (Project Plan).

» Control de una Fase: CS (Controlling a Stage)Este proceso describe las tareas diarias de vigilancia y de control que realiza el Jefe de Proyecto sobre el proyecto. Aquí es donde el Jefe de Proyecto pasa la mayor parte de su tiempo en un proyecto.

MODELO DE PROCESOS DE PRINCE2

» Gestión de los Límites de Fase: SB (Managing a Stage Boundary)Este proceso proporciona una forma controlada de completar una fase y planear la siguiente.

» Gestión de la Entrega de Productos: MP (Managing Product Delivery)Este es el proceso de entrega de los productos. Es donde los productos (Productos Especializados), que van a ser utilizados por los usuarios, son entregados por los miembros del equipo.

» Cerrar un proyecto: CP (Closing a Project)Este proceso confirma la entrega de los productos y el Jefe de Proyecto prepara el cierre del proyecto.

CASO DE ESTUDIO

» Aplicación de PRINCE2 a un caso práctico

» En esta sección realizaremos una evaluación de las herramientas y paquetes software adecuados para la gestión de proyectos. El objetivo que se persigue es identificar la herramienta software mejor provista para gestionar un proyecto haciendo uso de la metodología PRINCE2.

» Dentro de las herramientas software que se estudiarán, encontramos dos tipos bien diferenciados: herramientas de software libre y herramientas de software propietario. El análisis de este último grupo será más conciso debido a la necesidad de adquirir una licencia para poder utilizar la herramienta.

» Herramientas de software libre que se evaluara • Project- open

CASO DE ESTUDIO

» Evaluación de herramientas de software libre: Análisis de Project open» Project- open es una herramienta de gestión de proyectos y de

planificación de recursos empresariales basada en la web. Es una herramienta de código abierto mantenida por desarrolladores que se encuentran principalmente en España y Alemania.

Project- open cubre las siguientes áreas de la gestión empresarial:» • Gestión y control de proyectos» • Gestión de recursos humanos» • Gestión del conocimiento» • Control financiero» • Gestión de la relación con los clientes» • Iniciación e integración del proyecto» • Planificación, seguimiento y colaboración del proyecto

ASPECTOS GENERALES

» Ventana de acceso» Para realizar la evaluación de esta herramienta existen dos posibilidades: evaluar la versión

demo de la herramienta que proporciona la propia web de Project-open o bien, instalar el software en el equipo. En este caso, se realizo la instalación del software

» Para realizar esta evaluación, se utiliza el perfil genérico que proporciona la herramienta para el jefe de proyecto.

ASPECTOS GENERALES

» Vista de la portada para el jefe de proyecto.» Cuando entramos al perfil correspondiente de gestión de proyectos, la ventana en

portada que observamos es la siguiente:

ASPECTOS GENERALES

» Ventana de creación de un proyecto.» Al ser una herramienta tan compleja, nos centraremos en realizar una pequeña tarea,

como es crear un proyecto y asignarle una tarea. En la siguiente figura podemos observar las posibles categorías de proyectos de tecnologías de la información que se pueden llevar a cabo con esta herramienta:

ASPECTOS GENERALES

» Ventana de cumplimentación de los datos de un proyecto.» Al seleccionar un proyecto de tipo “Desarrollo de software”, la herramienta nos dirige a

otra ventana donde debemos introducir la información necesaria sobre el proyecto, como la que vemos a continuación:

ASPECTOS GENERALES

» Pestaña "Tareas".» A continuación podemos ver que se han introducido los datos del proyecto

correctamente visitando la pestaña “Tareas” en el menú de pestañas secundario de la herramienta. En la siguiente figura se muestra el contenido de esa pestaña:

ASPECTOS GENERALES

» Vista de cumplimentación de la información de una tarea» Ahora procedemos a introducir una tarea para este proyecto, desde la vista de la pestaña

“Tareas” accedemos a la siguiente ventana, donde debemos introducir los datos necesarios para cumplimentar la información necesaria relacionada con la tarea del proyecto:

ASPECTOS GENERALES

» Una vez cumplimentados los datos, podemos ver como la tarea se ha añadido correctamente a la lista:

ASPECTOS GENERALES

» Ahora volvemos a la página principal del proyecto para el perfil de jefe de proyecto y podemos observar cómo se han actualizado los datos, encontramos el diagrama de Gantt correspondiente a la planificación de las tareas y otros datos tales como los costes o los integrantes del proyecto. En la siguiente figura se muestra esta página principal

FORTALEZAS DE LA METODOLOGIA DE PRINCE 2

» BENEFICIOS:» Método estructurado que proporciona un acercamiento estándar a la

gestión de proyectos, incorporando buenas practicas probadas y establecidas en la administración de proyectos.

» Extensamente reconocida y entendida, proporciona un lenguaje común para los participantes de un proyecto.

» Proporciona control en el uso de recursos y en el manejo de riesgos.» Permite a los proyectos:» Controlados y organizados comienzos, centros y finales;» Revisiones regulares del progresos del plan y al tipo de negocio;» Puntos de decisión flexibles;» Control directivo automático ante cualquier desviación del plan

FORTALEZAS DE LA METODOLOGIA DE PRINCE 2

» BENEFICIOS:» Participación de la gerencia y de los stakeholders en los puntos

apropiados;» Anima a los canales de comunicaciones entre el proyecto, la gerencia

de proyecto, y los stakeholders.» Trae beneficios a los proyectos individuales que incluyen:» Definición de roles y responsabilidades en cada nivel;» Reuniones y burocracia reducidas, gracias a una gerencia de excepción;» Niveles apropiados de planeamiento de alto nivel y desde el largo plazo

al mediano y corto plazo;» Separación de las actividades de gerencia, de las actividades técnicas;» Un mejor aprecio de los riesgos del proyecto en todo sentido;» Maneras de manejar cambios para reducir riesgos.

LIMITACIONES DEL PRINCE 2

DESVENTAJAS:» PRINCE 2 no cubre la gestión de services ni la gestión de personal.

Estos sin embargo son cubiertos por los cuerpos del conocimiento del PMI (el cuerpo profesional de los Estados Unidos) y del APM (en el Reino Unido

CONCLUSIONES

» Encontramos que esta herramienta tiene excelentes características, que la hacen adecuada para la gestión de proyectos. Es de alguna manera muy compleja, lo cual introduce muchas posibilidades para su uso, pero requiere mucho tiempo para aprender su correcto manejo.

» Una vez se desarrollen adecuadamente aquellas funcionalidades que aun no están plenamente acabadas, la herramienta contendrá todas las características necesarias para realizar la gestión del proyecto en su totalidad.

» En el caso de estudio que nos ocupa, no resulta del todo adecuada por su complejidad, ya que a parte del tiempo necesario para su aprendizaje, hay que apoyarse en otras herramientas para realizar aquellas tareas que requieren funcionalidades adicionales.

BIOGRAFÍA

» Jose Luis Fernandez, Introduciendo a PRINCE2, PRINCE2® in Spanish, viernes, 16 de diciembre de 2011, link http://jlfr-prince2.blogspot.com/

» Jose Luis Fernandez, Introduciendo a PRINCE2, liderdeproyecto, link http://www.liderdeproyecto.com/articulos/introduciendo_a_prince2.html