UNIVERSIDAD FERMIN TORO
VICE- RECTORADO ACADEMICO
DECANATO DE INVESTIGACION Y POST-GRADO
AUTOR: LEYRLA Y. NAVARRO R.
TUTOR:PROF. JOSE MARRUFO
CABUDARE, OCTUBRE DE 2013
PROCESOS DE GERENCIA GENERAL (PLANEACIÓN,
ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL) DEL
INSTITUTO PEDAGÓGICO RURAL “GERVASIO
RUBIO” (IPRGR).
Descripción de los Procesos de Gerencia General (Planeación, Organización,
Dirección y Control) del Instituto Pedagógico Rural “Gervasio Rubio” (IPRGR).
El Instituto Pedagógico Rural “Gervasio Rubio” es una institución de educación superior,
destinada a la formación, actualización y mejoramiento de los recursos humanos docentes
que demanda el sistema educativo venezolano en todos sus niveles y en algunas de sus
modalidades; a la investigación en diferentes áreas del saber; y muy especialmente en los
problemas educativos; al mantenimiento de la más alta calidad académica, en los
profesionales de la docencia, y a la divulgación de las teorías y prácticas educativas.
Este instituto planifica analizando la situación actual (dónde estamos), a su vez establecen
objetivos (dónde queremos llegar), y se definen las estrategias y cursos de acción (cómo
vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos objetivos.
El instituto realiza el proceso de planificación de la siguiente manera:
1. Análisis de la situación actual
En primer lugar hace un análisis externo, que permite conocer la situación del
entorno y detectar oportunidades y amenazas, y un análisis interno,
permitiendo conocer el estado o capacidad del mismo y detectar fortalezas y
debilidades.
2. Establecer objetivos
Una vez realizado el análisis de la situación, procede a establecer los objetivos
de la institución, de acuerdo a los recursos o la capacidad que posee, y de
acuerdo al entorno externo que ha analizado.
3. Formular estrategias
Una vez que ha establecido los objetivos, determina las estrategias o las acciones que
va a tomar, necesarias para alcanzar dichos objetivos.
4. Diseñar programas o planes de acción
Una vez determinadas las estrategias o las acciones que va a tomar, pasa a desarrollar
los programas o planes de acción, que consisten en documentos en donde se
especifica cómo se van a alcanzar los objetivos propuestos, es decir, cómo se va a
implementar o ejecutar las estrategias o acciones formuladas.
En dichos programas o planes especifica lo siguiente:
•Los pasos a seguir: qué tareas se van a realizar, necesarias para implementar o
ejecutar las estrategias o acciones.
•La asignación de recursos: qué recursos se van a utilizar y cómo se van a
distribuir.
•Los responsables: quiénes serán los responsables y encargados de llevar a cabo,
implementar o ejecutar las estrategias o acciones.
•El cronograma con fechas y tiempos: cuándo se implementarán o ejecutarán
las estrategias o acciones, y en qué tiempo se obtendrán resultados.
•El presupuesto: cuánto se invertirá en la implementación o ejecución de las
estrategias o acciones.
Los ejes estratégicos del instituto son los siguientes :
Se identifican cinco ejes estratégicos: Formación, Investigación, Integración con la
Sociedad, Talento Humano y Gestión, cuyas líneas de acción abordan de manera sustantiva
cada uno de esos elementos.
•Los objetivos estratégicos del eje FORMACIÓN, se orientan al logro de un modelo
formativo innovador y de calidad y a contribuir al mejoramiento permanente del sistema
educativo venezolano: ello solo es posible se materializa la generación e implantación de un
nuevo modelo curricular, que trascienda la mera revisión del currículo, donde se conjugue
la transdisciplinariedad como paradigma de la organización del conocimiento con la
formación integral del ser humano.
•A través del eje estratégico INVESTIGACION, se aspira consolidar una cultura
investigativa de desarrollo y creación intelectual, que impulse la generación y construcción
de conocimientos para superar el carácter meramente docente, reproductor y difusor del
saber al articular la docencia y la investigación con el uso de las nuevas tecnologías de la
comunicación e información.
•Con el desarrollo del eje estratégico INTEGRACIÓN CON LA SOCIEDAD, se intenta
consolidar una mayor interacción social de la universidad con su entorno al propiciar la
participación de todos sus integrantes entre sí (profesores, estudiantes, empleados) y con
la sociedad, a través de asesorías y servicios que contribuyan a aumentar el compromiso
y responsabilidad social y a mejorar la calidad de vida.
•Para mejorar la crisis del modelo actual de universidad y trascender a la simple
autocrítica y cuestionamiento de la realidad existente, es necesario contar con el
compromiso de cada uno de los integrantes de la comunidad universitaria, ya que ello
implica un cambio radical en sus creencias, costumbres y valores. De allí la necesidad de
desarrollar el eje estratégico TALENTO HUMANO como elemento fundamental para
aumentar la productividad y mejorar el desempeño del personal de la Universidad.
•Por último, para darle respuesta a ese proceso de cambio, es necesario
transformar el MODELO DE GESTIÓN actual que se corresponda con los nuevos
requerimientos organizacionales y garantice el desarrollo de una administración
eficiente, a través de la incorporación de plataformas tecnológicas que mejoren los
procesos académicos y administrativos.
•La articulación de estos cinco ejes va a permitir construir colectivamente un
modelo de la universidad que apunte hacia la producción intelectual, la formación
integral del estudiante, que impulse la cohesión social y al desarrollo y
mejoramiento de la calidad de la educación venezolana.
El Instituto considera que la planeación es fundamental para el éxito de ésta, ya
que sirve como base para las demás funciones administrativas (organización,
dirección y control), y permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos.
Organización
El Instituto determina que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de
la organización. Diseña la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crea el organigrama
estructural.
Organigrama Estructural del Instituto Pedagógico Rural “Gervasio Rubio”
Del organigrama establecido, asigna responsabilidades a cada Unidad Ejecutora
del Instituto, la cual cada una de ellas vela por el cumplimientos de sus objetivos y
metas, teniendo en cuenta los sistemas y procedimientos administrativos, su base
legal, los recursos tanto humano, financieros, presupuestario, material y tecnológicos.
Dirección
La dirección en el Instituto se basa en la administración en el que se logra la
realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del Director y de
cada uno de los jefes de las Unidades del instituto donde es ejercida a base de
decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de
manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.
Control
Cada unidad de este instituto ejerce el control, para asegurar que las
actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Así mismo verifica
el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y
procedimientos a su vez detecta desviaciones e identifica posibles acciones
correctivas.
Necesidad del Instituto Pedagógico Rural “Gervasio Rubio” en la Sección
de tesorería adscrita a la Unidad de Administración del Instituto.
Esta sección está encargada de controlar los ingresos que percibe el instituto, y
de efectuar los trámites que conduzcan a la realización de los pagos que provienen de
los compromisos y obligaciones contraídas por el mismo. En tal sentido esta sección
presenta una debilidad respecto al control de los ingresos propios recaudados por el
instituto por concepto de pago de matrícula a nivel de pre grado y postgrado, así
como también solicitudes de constancias de estudio, de notas, autenticación de títulos
entre otros.
Se requiere de un sistema de información gerencial (S.I.G.). Ya que el mismo es un
sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor
realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para
prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma
de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software
especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el
control y la toma de decisiones, además de bases de datos.
Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y Control son
necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información
Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el
Control. Este sistema de información gerencial, le proporcionara al instituto la
información y el soporte a la toma de decisiones estructuradas, permitiendo que las
metas y objetivos planteados sean logrados de manera más eficiente. Puesto que la
toma de decisiones no está restringido a un determinado nivel, se espera que el SIG
apoye a todos los niveles de gestión en la realización de las operaciones de negocio.
Para lo cual los usuarios de este sistema de información gerencial, serían los
funcionarios adscritos a esta sección, los cuales tienen como función el control de los
ingresos propios del instituto. Este sistema les proporcionaría automatizar los
procesos operativos, el logro del ahorro de mano de obra, debido a que se
automatizan las tareas operativas, Aumentar la productividad de los empleados en
tareas de tipo administrativa y la veracidad de los ingresos propios obteniendo
resultados veraz y oportunamente.