PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
Organizar la presentación del manejo de la comunicación
entre empresas, parámetros técnicos en la producción de
documentos .
GTC
j
Es el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación dedicado a "certificar " mediante estudio, evaluación y aprobación de productos y formas altamente comerciales e industriales con el fin de optimizar la calidad de vida del
GTC
Cartas
3393Actas 3394
Circulares 3234
Memorandos 3397
Informes 3588
Certificados y
constancias 4176
Unidad de correspondencia
NTC – 3393 CARTA COMERCIAL:
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
2. ZONAS
2.1. Zona 1.
Espacio destinado para la impresión de razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT (Opcional).
2.2. Zona 2:
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax. Teléfono. Télex, Nit (Opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país.
2.3. Zona 3:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o de fecha de recibo del documento.
Comunicacion escrita de caracter interno de una empresa, se utiliza para transmitir informacion, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales
Bloque Extremo
Todas las líneas parten del
margen izquierdo.
BloqueLas líneas de
número, fecha y firma se colocan
partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho.
NTC 3397
CLASIFICACION
CIRCULARESComunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a
varios destinatarios
EXTERNA O CARTA CIRCULAR
INTERNA O GENERAL
DE ACUERDO CON EL ESTILO
BLOQUE EXTERMO Y BLOQUE
SE CLASIFICA DE ACUERDO CON EL
DESTINATARIO
REQUISITOS:MARGENES
CIRCULAR EXTERNA
CIRCULAR INTERNA
NTC 4176
CertificadoDocumento de
caracter probatorio, publico o
privado, que permite
asegurar un hecho o acto
solemne
ConstanciaDocumento de
caracter probatorio, en
el que se establecen hechos o
circunstancias que no
requieren solemnidad
ObjetivoEstablecer y unificar los
requisitos que se deben
cumplir en la elaboración
deConstancias y Certificaciones, según la Norma
Técnica Colombiana
4176.
HO
JA D
E VI
DA
NTC
422
8
REQUISITOS
IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO
IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO
DATOS PERSONALES: NOMBRE,IDENTIFICACION,FECHA
NACIMIENTO,DOMICILIO,TELEFONO,ESTUDIOS REALIZADOS,REFERENCIAS LABORALES
O PERSONALES,NOMBRE Y FIRMA
FECHA DE PRESENTACION:DE 3 A 4 INTERLINEAS SE ESCRIBE
CIUDAD Y FECHA
PRESENTACION
DATOS PERSONALES
ASPECTOS GENERALES
TRANSCRIPTOR
ASPECTOS GENERALES
DEBE SER ENVIADA ORIGINAL Y ACOMPAÑADA POR UNA CARTA
FOTOGRAFIA RECIENTE EN PARTE SUPERIOR DERECHA DE
LA PRIMERA HOJA
CUANDO SE DESEE SE PUEDE CITAR FORTALEZAS Y
EXPERIENCIAS
Hoja de vida Minerva
Hoja de vida, presentación
Informe corto
El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
1. Encabezamiento.2. Objetivo (generalmente, es un capítulo).3. Conclusiones (opcionales).
INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.CUBIERTA: información básica del documento, incluye los siguientes elementos: razón social, título del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.PORTADA: es la fuente principal de información y constituye la primera página del INFORME: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y FECHA: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).TABLA DE CONTENIDO: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, título de cada capítulo, numero de página.GLOSARIO: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del título.INTRODUCCIÓN: le título INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula sostenida sobre el margen superior.
NÚCLEO DEL INFORME: es el contenido del documento. Escritura del texto, capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.
CONCLUSIONES: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del margen superior.
FIRMA: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.
TRANSCRIPTOR: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido.
ANEXOS: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial.
BIBLIOGRAFÍA: el título BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del borde superior de la hoja.
ÍNDICE: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.