Projectbureau: wat is het? en wat heb je eraan?
Marian [email protected]
Henny Zijlstra en Marian Versteeg, Projectleider
Datum: 23 juni 2010 2
Agenda
1. Wat is een projectbureau?
2. Trends in projectland
2. Vraag: Wat is ons doel?
3. Wat is de kern van een projectleider
4. Wat is de kern van een projectbureau
5. Wat is het projectbureau niet
6. Wat valt ons op aan NPO ICT-ers
8. Wat levert het projectbureau op?
Datum: 23 juni 2010 3
1. Wat is een projectbureau?
Projectbureau
Project Support Office
Programma management office
PMO
Project Control office
Portfolio Mgt Office
Een Project Management Office (PMO) of projectbureau draait om de informatievoorziening rond projecten. Deze informatie stelt de organisatie in staat projecten beter te sturen. Een PMO kan een organisatie helpen grip te krijgen op hun projectportfolio waardoor zij hun doelstellingen beter, sneller en tegen lagere kosten bereiken.
Bron: www.pmoguru.nl
Definitie
Project Assurance Office
Datum: 23 juni 2010 4
1. Trends in projectland -1-
• 60% IT-organisaties hebben projectbureau’s
• 30% IT-organisatie wil met projectbureau een betere
beheersbaarheid van projecten
• Slechts 48% ICT-projecten blijkt succesvol
• 50% van projecten: bij start ontbreekt baten, kosten en of het
project organisatiedoelen ondersteunt
• Bij > 50% van projecten: géén prioriteit aangegeven tussen
gelijktijdig lopende projecten
Bron: AtosOrigin Benchmark Projectmanagement 2008
Datum: 23 juni 2010 5
1. Trends in projectland -2-
• Bij succesvolle projecten:
- sterke betrokkenheid gebruikers
- sterke betrokkenheid hoger management
- goed ‘governance’ (stuurgroep/opdrachtgever/sponsor)
- duidelijk Plan van Eisen (SMART)
- goede planning
- realistische verwachtingen
- korte intervallen van opleveringen
- helder geformuleerde resultaat
- (hard werkende en) resultaatgerichte projectleiders en
projectteams
• Slagingskans van een project is naar 65% gestegen als aan
bovenstaande succesvoorwaarden wordt voldaan.Bron: Gartner 2005
Datum: 23 juni 2010 6
2. Vraag: Wat is ons doel?
Wanneer zijn NPO ICT en haar projecten succesvol?
Hoe kan projectbureau daarbij ingezet worden:
1. Kenniscentrum voor projecten (aanpak, in beheername) ondersteuning
2. Geen verspilling van tijd en middelen fin. contr/accounting
3. Verzamelen van informatie en rapporteren over projecte rapportage
rapportage rapportage
ondersteuningondersteuning
financieel control & accounting
financieel control & accounting
Datum: 23 juni 2010 7
3. De kern van een projectleider
• Staat aan de basis van een goed opgezet project
• Zorgt dat de juiste en beschikbare mensen worden gevraagd
• Zorgt voor een formele start en einde van het project
• Geeft sturing aan de juiste resultaten van het project
• Managed/faciliteert (externe) leverancier, klanten, projectteam
• Zorgt voor inbeheername
Kortom: • Faciliteert het succesvol opleveren van projecten
Datum: 23 juni 2010 8
4. De kern van een projectbureau
• Maakt projectrapportages/overzicht projecten
• Brengt afhankelijkheden projecten in kaart
• Deelt projecten in o.b.v. groot/klein, complexiteit, intern/extern
• Faciliteert projectmanagers (rapportage/oplevering, best practices)
• Faciliteert MT-besluitvorming
• Hergebruikt kennis en ervaring om projecten beter op te leveren
• Betere en meer centrale communicatie richting klanten/intern ICT
• Helpt kanaliseren van energie NPO - ICT medewerkers
Kortom:
• Schept een aantal randvoorwaarden voor projecten, projectleiders én voor de ICT-organisatie om projecten uit te voeren
Datum: 23 juni 2010 9
5. Wat is het projectbureau niet
Het projectbureau heeft:• Geen zeggenschap over eindresultaat van het project• Geen beslissingsbevoegdheid over projecten wel/niet doen
Het projectbureau is niet:• een hobbel op de weg naar projectrealisatie: invullen formulieren,
onnodige administratie• een bedreiging: die het uitlopen van de realisatiedatum meet, wat
de knelpunten zijn, skills van projectleiders/teams beoordeelt• Geen controle orgaan die checkt of projecten binnen tijd/binnen
budget opgeleverd worden
• JUIST WEL:A Transparantie/leren van projecten
hoe kunnen we kennis/ervaring/energie van mensen inzetten om projecten beter op te leveren
B Projectleiders & opdrachtgevers faciliteren
Datum: 23 juni 2010 10
6. Wat valt op aan NPO-ers?
• Gedreven
• Gemotiveerd
• Kundig: Veel kennis ogv streaming, netwerkmgt, internet, applicatiebeheer, architectuur, incident/change/service mgt
• Oplossingsgericht
• Crisismanagement
• Snelheid
• Energiek
• Servicegericht
• Lenig/lean&mean
• En… een leuke club mensen
Zeg nou zelf … , wat kan je wel niet allemaal doen met deze
kwaliteiten
Mijn aantekeningenvelletje
Datum: 23 juni 2010 11
8. Wat levert het projectbureau op -1-
• Rapportage: Info over projecten (knelpunten, oplossingen, tijd/budget, planning, verloop, uitnutting resources)
• WIKI updates 1x 2 wkn: welke projecten, hoe gaat het ermee• Succesvolle projecten ‘vieren’: management aandacht/communicatie,
afsluiting projecten• Indeling projecten: criteria opstellen: impact op klant-organisatie,
groot/klein, opstart/realisatiefase, complex/niet complex, teamoverstijgend
RapportagesWiki
Indeling projecten
Successen vieren
Datum: 23 juni 2010 12
8. Wat levert het projectbureau op -2-
• Betere prioriteitstelling (nu: te veel projecten, geen coördinatie projecten)
• Vooruitblik geven op nieuw aankomende projecten, impact op resources kunnen inschatten (nu: beheer en projectwerk door elkaar, geen inzicht uitnutting resources)
• Promotie naar omroepen/NPO: uitdragen kwaliteit van NPO ICT medewerkers
• Backup van projectleiders: doorgang projecten door kennisdeling