ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL DEL AREA DEL
TALENTO HUMANO DE LA EMPRESA MUNDO CHEVROLET
CECILIA GÓMEZ GARCÍA
KAREN JOSELIN RAMOS
MARGARITA MIRANDA
LUZ ESTELA POLO
LISETH PERIÑAN
ESTEFANY PALACIO
MICHEL SALGADO
MARIA CAMILA SALGUEDO
DOCENTE: CLAUDIA LONDOÑO
FUNDACION TECNOLOGICA ANTONIO DE AREVALO (TECNAR)
FACULTAD CIENCIAS Y ECONOMIA
TECNOLOGIA DE LA GESTION DE TALENTO HUMANO
CATAGENA
2015
CONTENIDO Pág.
1. INTRODUCCION……………………………………..………………….…...4
1.1. RESUMEN- ABSTRACT…………………………………………….…5
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………….….6
2.1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA…………………………………….6
2.2. FORMULACION DEL PROBLEMA……………….…………………..7
3. JUSTIFICACION……………………………….………………………….....8
4. OBJETIVOS……………………………….………………………………...10
4.1. OBJETIVO GENERAL………………………………………………...10
4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS………………………………………….10
5. MARCO REFERENCIAL…………………………………………………..11
5.1. MARCO HISTORICO ..……………………………………………….11
5.2. MARCO TEORICO ………………………………..………………….13
5.3. MARCO LEGAL……………………………………………………….19
6. DISEÑO METODOLOGICO……………………………………………….20
6.1. TIPO DE INVESTIGACION…………………………………….…......20
6.2. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION………………………….20
7. DESARROLLO DE LA PROPUESTA…………………………..………..24
8. CONCLUSION……………………………………………………………....68
9. BIBLIOGRAFIA………………………………………………………….…..70
10. ANEXOS…………………………………………………………………….72
1. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo contempla el análisis juicioso de todas y cada uno las
variables y aspectos de la empresa Mundo Chevrolet en lo organizacional
para plantear un modelo de departamento de Talento Humano que sirva de
soporte a la gerencia general en la toma de decisiones presentes y futuras
en lo que el recurso o talento humano se refiere.
Se tomaran modelos de otras organizaciones pero siempre la estructura
planteada corresponderá a la realidad del entorno de Mundo Chevrolet. Con
los criterios de innovación, modernidad y flexibilidad se conceptualizara el
departamento.
Este Proyecto de Aula concibe un planteamiento del problema y su
respectiva formulación donde se detalla de manera general la situación a
mejorar. En la justificación se describe el porqué de la imperiosa necesidad
de montar el departamento de talento humano, todo esto reforzado con los
objetivos del proyecto.
El presente documento avanza con un despliegue histórico, teórico,
conceptual y jurídico en los cuales se ampara y apoya este Proyecto de Aula,
donde se enriquece y se fundamenta para darle una connotación académica,
científica y profesional.
Finalmente termina con una propuesta de cómo debe ser el departamento de
Talento humano de la empresa anexándole su respectivo manual de
funciones
1.1. ABSTRACT
This work includes the judicious analysis of all the variables and each aspect
of the company and Mundo Chevrolet in organizational model to pose a
Human Resource department to serve as general management support in
making decisions present and future so the resource or human talent is
concerned.
Models of other organizations raised structure but always correspond to the
reality of the environment Mundo Chevrolet be taken. The criteria of
innovation, modernity and flexibility are conceptualized department.
This draft Classroom conceived a problem statement and its respective
formulation which is detailed in general the situation to improve. In justifying
why the urgent need to mount the department described human talent, you
reinforced these project objectives.
This document ends with a historical, theoretical, conceptual and legal
deployment in which it protects and supports this project Aula, where it is
enriched and founded to provide an academic, scientific and professional
connotation.
Finally it ends with a proposal on how to be human talent department of the
company annexing their respective manual functions.
2 .PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA
Las empresas en su normal desempeño se enfrentan cada día y desde sus
inicios a situaciones complejas que se convierten en los retos del día a día
en toda organización. Es responsabilidad de la gerencia o de los líderes de
los procesos buscar siempre soluciones efectivas o desarrollar actividades
alternativas que propendan por la resolución a estas situaciones
emergentes.
La estrategia entonces corresponde a una mezcla adecuada de tales
recursos en cómo va a operar y hay que resaltar que no solo van a
depender de los recursos financieros, tecnológicos y de infraestructura, si no,
lo que a nuestro parecer, sería el elemento más importante como lo es el
recurso humano quien al final es quien va a operar todas esas variable de
recursos es decir, sin personas nada funciona. Cuando una empresa no tiene
un crecimiento ordenado ni sistémico es muy probable que sus resultados no
estén alineados con los planificados.
Hoy por hoy el Departamento de Talento Humano es parte vital de la
estructura organizacional. No contar con él es exponer a las organizaciones
a la improvisación, a la mediocridad y al fracaso. Toda empresa, no
importando su tamaño debe contemplar un departamento que se encargue
de velar por el crecimiento y desarrollo de todos sus empleados para poder
ser más competitivo y permanecer en el mercado.
La empresa Multiautos Cartagena no cuenta con un departamento de
Talento Humano y hoy se ve enfrentada a situaciones con el personal que se
deben atender de manera inmediata
2.2. FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Cuáles son los aspectos que se deben tener en cuenta para implementar el
Departamento de Talento Humano en la empresa Mundo Chevrolet?
3. JUSTIFICACION
Para tener un dominio absoluto de cualquier actividad, disciplina, ciencia o
proceso no solo basta con conocer metodologías de aplicación y estrategias
para el excelente desempeño. Se hace necesario también conocer cómo ha
ido evolucionando y cambiando en el tiempo de acuerdo a las variables del
momento o situaciones específicas.
El Talento Humano no es la excepción y resulta importante e imperativo
conocer cómo nació, como se gestó y como ha venido cambiando y
ajustándose a los procesos empresariales y como hoy por hoy se reviste de
una gran importancia vital para el desempeño de las empresas.
En la empresa Mundo Chevrolet no ha sido la excepción, esta ha ido
creciendo e sus operaciones y en su participación en el mercado y por ende
ha ido necesitando más mano de obra calificada y personal de apoyo para
poder cumplir con sus compromisos operativos. Se inició con siete
empleados y hoy se cuenta con una planta de cuarenta que se manejan de
manera natural sin orientación estratégica que obedezca a una estrategia de
crecimiento y desarrollo para sus empleados.
En la actualidad se presentan muchos conflictos entre departamentos, hay
un deterioro de las relaciones interpersonales y poco aprecio por trabajar en
equipo. También se tiene información que últimamente las quejas de
servicio al cliente han aumentado y se percibe a los empleados con
desmotivación.
Como dice la gerencia, “esto se nos salió de las manos” ya que en la
actualidad no se cuenta con ninguna herramienta de funciones,
procedimientos, formación, compensación, crecimiento y bienestar. Todas
estas acciones se hacen pero de manera informal sí que obedezca a una
política institucional.
Por todo lo anterior se hace necesario y urgente en planificar e implementar
un departamento de Talento Humano para que se encargue de desarrollar
toda una política y una estrategia para la administración correcta del Talento
Humano.
Este trabajo también nos permitirá tener una visión más integral de nuestra
profesión e incluso podría ampliarnos el horizonte en lo que estaría por venir
para el Talento Humano.
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
Realizar un diagnóstico a la empresa Mundo Chevrolet para conocer el
estado actual del recurso humano y hacer un planteamiento para el diseño
de un departamento de Talento Humano que se adapte a la realidad actual
de la empresa y la haga mas competitiva.
4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Ayudar a la organización para alcanzar sus objetivos mediante la
estructuración del departamento de talento humano.
Proporcionar competitividad a la empresa Mundo Chevrolet.
Suministrar a la organización empleados bien entrenados y motivados.
Permitir la autorrealización y la satisfacción de los empleados en la
empresa.
Desarrollar y mantener la calidad de vida en los distintos
departamentos de la empresa. .
Establecer políticas éticas y desarrollar comportamientos socialmente
responsables.
5. MARCO REFERENCIAL
5.1 MARCO HISTÓRICO
La empresa Mundo Chevrolet se funda en el año 1.997 bajo la dirección de
su aun gerente general Guillermo Espitia Orduy, quien al haber cosechado
experiencia como mensajero y vendedor de repuestos en el almacén de su
tio que en ese entonces se llamada ABC, se lanzó a la tarea de fundar su
propio negocio.
Fue así como con un capital de $8.000.000 y la credibilidad de algunos
proveedores comenzó en un callejón de dos metros cuadrados.
Con 18 años en el mercado hoy cuenta con 40 empleados, un almacén de
repuestos que factura 2.000 millones al año y dos talleres especializados de
mecánica donde se instalan los repuestos que se venden.
MISION
Mundo Chevrolet es una empresa, líder en la comercialización de repuestos
para vehículos y en la prestación de servicios de la más alta calidad. Cuenta
con personal altamente calificado para desempeñar sus labores y ofrecer
tanto a sus clientes internos como externos un buen servicio y calidez con la
mejor atención.
Mundo Chevrolet cuenta con un CENTRO TECNICO DE SERVICIOS
ubicado estratégicamente para ofrecer a su clientela calidad, y servicio a la
altura de los mas grandes de la ciudad. Nos destacamos por ser una
empresa nueva conocedores de las necesidades de capacitación,
crecimiento y fortalecimiento interno de cada uno de nuestros empleados
para su propio bien y el de la empresa.
VISION
MUNDO CHEVROLET, será en el 2008 una empresa líder en la
comercialización de repuestos y suministros de servicios de alta calidad
buscando satisfacer las necesidades de nuestros clientes, gracias al
personal calificado con los más altos valores para alcanzar nuestros objetivos
corporativos.
Nos perfilamos como una empresa líder en la comercialización de repuestos
y prestación de servicios de la mas alta calidad, para estar a la vanguardia
de los cambios tecnológicos pensando en la plena satisfacción del cliente.
Un sistema de gestión del talento a la estrategia de negocios requiere
incorporarse y ejecutarse en los procesos diarios a través de toda la
empresa. No puede dejarse en manos únicamente del departamento de
recursos humanos la labor de atraer y retener a los colaboradores, sino que
debe ser practicado en todos los niveles de la organización.
.
El Talento Humano, se ha convertido en la clave para el éxito
Organizacional, ya que sin él, sería imposible Innovar y enfrentar las
exigencias actuales del entorno, gestionarlo es el reto principal que tienen
que afrontar, para ello es necesario incorporar una visión más integradora en
la mentalidad de los directivos y trabajadores de las diferentes
organizaciones para lograr la sinergia funcional del proceso
5.2 MARCO TEÓRICO.
Según se lee en el Blog de Teorías Administrativas citado a continuación en
el pie de página respecto a la teoría de las relaciones humanas de Elton
mayo describe que su origen lo podemos ubicar en la necesidad de
humanizar y democratizar la administración, cuando en ésta surge la idea de
desarrollar las llamadas ciencias humanas dentro de la filosofía pragmática
de John Dewey, la psicología de Kurt Lewin y la experiencia y conclusiones
de Hawthorne, son capitales para el humanismo en la administración1.
.
Tambien se aclara que la teoría de las relaciones humanas, se conoce como
escuela humanística de la administración, fue desarrollada por George Eltón
Mayo (1880-1949), científico australiano profesor y director del Centro de
Investigaciones Sociales de la Harvard School of business Administración el
cual tuvo gran apoyo por parte de sus colaboradores2. .
Esta teoría surge en los Estados Unidos y constituye un movimiento de
reacción y oposición a la teoría clásica de la administración. Se crea la
necesidad de corregir la fuerte tendencia de la des-humanización del trabajo,
aparecida con la aplicación de métodos rigurosos, científicos y precisos, a los
1 http://teoriasadministrativass.blogspot.com/p/teoria-de-las-relaciones-humanas.html 2 Ibíd.
cuales los trabajadores debían someterse forzosamente. De ésta manera
poco a poco se libera de esos conceptos rígidos y mecánicos de la antigua
teoría (clásica), y se adecua a nuevos patrones de vida, las relaciones
humanas se convierten en un movimiento típica mente norteamericano, todo
ello enfocado a una democratización de conceptos administrativos más
fuertes3.
Respecto al el enfoque humanístico promueve entre otros aspectos, una
verdadera, revolución conceptual en la teoría administrativa: si antes el
énfasis se hacía en la tarea (por parte de la administración científica) y en la
estructura organizacional (por parte de la teoría clásica de la administración),
ahora se hace en las personas que trabajan o participan en las
organizaciones. En el enfoque humanístico, la preocupación por la máquina y
el método de trabajo, por la organización formal y los principios de
administración aplicables a los aspectos organizacionales ceden la prioridad
a la preocupación por el hombre y su grupo social: de los aspectos técnicos y
formales se pasa a los aspectos psicológicos y sociológicos. .
Uno de los principales y más desatacados aportes de esta teoría es: El
desarrollo de las llamadas ciencias humanas, en especial la psicología y la
sociología, y sus primeros intentos de aplicarse a la organización industrial.
Las ciencias humanas demostraron gradualmente lo inadecuado de los
principios de la teoría clásica. .
Podemos apreciar un cambio a través de la historia primero existía una teoría
clásica la cual era muy poco amigable con el trabajador era muy regida a
normas y estatutos los cuales dejaban de lado la parte humana del
3 Ibíd.
trabajador, a los altos mandos solo les importaba que la empresa tuviera su
productividad al máximo y no se preocupaban si los trabajadores estaban:
bien o si estaban desmotivados. Para un trabajador este ambiente era algo
muy tenso y de poco desarrollo personal y profesional. Como sabemos
estamos en una sociedad que está expuesta a cambios constantes y así
mismo sucedió con la forma de ver la labor e importancia de la mano de
obra. .
Por esta y muchas necesidades Nace la teoría de las relaciones humanas
como un nuevo amanecer en la gestión del talento humano, se caracterizó
por darle la prioridad a los trabajadores. Humanizar el trabajo. Esto es algo
muy bueno en una empresa ya que el trabajador tendrá mayores desarrollos
y se sentirá motivado y balanceado lo que hará que sus funciones sean
cumplidas de la mejor forma.
Teoría X
La teoría X lleva implícitos los supuestos del modelo de F. W. Taylor, y
presupone que el trabajador es pesimista, estático, rígido y con aversión
innata al trabajo evitándolo si es posible. El directivo piensa que, por término
medio, los trabajadores son poco ambiciosos, buscan la seguridad, prefieren
evitar responsabilidades, y necesitan ser dirigidos4.
Teoría Y
La teoría Y, por el contrario, se caracteriza por considerar al trabajador como
el activo más importante de la empresa. A los trabajadores se les considera
personas optimistas, dinámicas y flexibles. Se cree que los trabajadores
4 http://es.wikipedia.org/wiki/Teor%C3%ADa_X_y_Teor%C3%ADa_Y
disfrutan su trabajo físico y mental, actuando como si fuera un juego o mejor
dicho como algo que se disfruta para ellos5.
Teoría Z
La Teoría Z es el nombre dado también a la llamada "Escuela japonesa"
popularizada durante el "boom" económico y con la Teoría Y, la cual asume
que el trabajo es natural y debe ser una fuente de satisfacción incentivando
las necesidades psicológicas del hombre, la Teoría Z se enfoca en
incrementar la apropiación y amor del empleado por la compañía, por medio
de un trabajo de por vida, con gran énfasis en el bienestar del empleado,
tanto dentro como fuera de su trabajo6
APO
La Teoría de la Administración por Objetivos surge a partir de la segunda
mitad del siglo XX (1954), cuando el trabajo dejó de ser un fin en sí mismo y
comenzó a transformarse en un medio únicamente. Esto debido a que los
administradores iniciaron un enfoque que se fijaba más en los resultados que
en los procesos. No bastaba con que una actividad estuviera bien realizada,
este aprendizaje debía contribuir a los resultados de la organización y
cumplir con el objetivo que motivaba su realización. Esta nueva “idea”
provocó una revolución en el pensamiento administrativo7.
5 Ibid 6 https://prezi.com/autivyf1vuhz/la-z-de-william-ouchi/ 7 http://teoriasdelaadministracion113.blogspot.com/2013/03/administracion-por-objetivos_9540.html
EMPRESA
Es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos,
materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de
su participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto, hace uso de
los factores productivos (trabajo, tierra y capital).
PRODUCTIVIDAD
Según el diccionario de la Real Academia Española (RAE), la productividad
es un concepto que describe la capacidad o el nivel de producción por
unidad de superficies de tierras cultivadas, de trabajo o de equipos
industriales. De acuerdo a la perspectiva con la que se analice este término
puede hacer referencia a diversas cosas, aquí presentamos algunas posibles
definiciones
REINGENIERÍA
Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar
mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de
rendimiento como costos, calidad, servicio y rapidez8.
8 http://teoriasldj.blogspot.com/2012/05/teoria-de-la-reingenieria.html
ADMINISTRACION TOTAL DE LA CALIDAD
La Administración Total de Calidad es una serie de principios a seguir por
toda la organización a priori de conseguir calidad y productividad bajo la
correcta administración de la compañía.
TALENTO
El talento, como aptitud, es la capacidad para desempeñar o ejercer una
actividad. El talento se puede considerar como un potencial. Lo es en el
sentido de que una persona dispone de una serie de características o
aptitudes que pueden llegar a desarrollarse en función de diversas variables
que se pueda encontrar en su desempeño.
TALENTO HUMANO
Refiere a las personas inteligentes o aptas para determinada ocupación;
inteligente, en el sentido que entiende y comprende, tiene la capacidad de
resolver problemas dado que tiene las habilidades, destrezas y experiencia
necesario para ello, apta en el sentido que puede operar competentemente
en una actividad debido a su capacidad y disposición para el buen
desempeño de la ocupación.
ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO
Consiste en la planeación, organización, desarrollo, coordinación y control de
las técnicas capaces de promover el desempeño eficiente de los
colaboradores, que facilite el logro de los objetivos individuales relacionados
directa o indirectamente con el trabajo, generando actitudes positivas y
favorables en pro de la calidad de vida organizacional
5.3. MARCO LEGAL
Hablar de un marco legal para este proyecto resulta bastante complejo ya
que nuestro tema está enfocado a la investigación de influencias teóricas o
escuelas de pensamiento administrativo que han influenciado el desarrollo
del talento humano a través de la historia. Estas tendencias en la historia no
han sido de carácter legal ni obligatorio por lo que su adopción son de mera
liberalidad en su aplicación por parte de los gerentes o juntas directivas, mas
sin embargo consideramos algunos aspectos de tipo legal que son
inherentes a cualquier empresa y repercuten en las oficinas de talento
humano de alguna manera. Entre ellas se destacan:
DECRETO 410 DE 1971 (Marzo 27) Por el cual se expide el Código del
Comercio Colombiano, marco para todas las empresas del territorio nacional.
LEY 50 DE 1990 (diciembre 28) por la cual se introducen reformas al Código
Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.
LEY 100 DE 1993 (Diciembre 23) "Por la cual se crea el sistema de
seguridad social integral.
LEY 1562 del 11 de Julio de 2.012 mediante el cual se modifica el sistema de
riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud
ocupacional.
6. DISEÑO METODOLOGICO
6.1 TIPO DE INVESTIGACION
La presente investigación corresponde a un estudio Descriptivo en tanto que,
mediante la selección de la información recolectada en Mundo Chevrolet, se
cuantifica cada una de ellas y luego se describen sus distintas dimensiones
para que con los resultados de esa cuantificación se puedan formular
maneras en que se pueda organizar el departamento de Talento Humano.
6.2 METODOLOGIA DE INVESTIGACION
El método utilizado en el presente trabajo es el Analítico; este método de
investigación nos permite descomponer toda la información que sobre
relaciones laborales existen en Mundo Chevrolet; analizar cada una de sus
partes y elementos y observar cuál es su naturaleza y la relación causa –
efecto. Con este análisis es posible observar y examinar de manera racional,
cada uno de los hechos de manera particular y conocer así, la naturaleza
más a fondo del la estructura de un Departamento de Talento Humano en
Mundo Chevrolet.
6.3 ENFOQUE
Al cuantificar el número de cargos, puestos de trabajo e identificar su
relación causa efecto es posible determinar los factores que intervienen en
estos y de manera racional ponerlos en un contexto que permita apuntar a
soluciones concretas para el montaje del departamento de Talento Humano
en Mundo Chevrolet.
6.4 DISEÑO
Para la presente investigación, el punto de partida se encuentra en un
estudio retrospectivo de la información disponible en el medio, igualmente en
el análisis de las estadísticas de los años 2010 a 2015 a la luz del método
analítico. En principio, es la información suministrada por gerencia general,
lo que permite observar cuál es la fenomenología de estos y poderlos
analizar racionalmente, a la luz de las necesidades de la empresa.
Con el aporte de la información cuantitativa, extraída de los informes
estadísticos, se hace posible tener una visión bien clara de lo acontecido en
Mundo Chevrolet. Los datos de los cuales parte esta investigación son
medibles y su manipulación no está al alcance del investigador, por haberse
sucedido antes,
Las Conclusiones de la presente investigación, proponen soluciones a la
problemática de la necesidad de montar un departamento de talento humano
en la empresa Mundo Chevrolet.
6.5 POBLACION Y MUESTRA
Este proyecto está enfocado básicamente en el promedio anual de
trabajadores de la empresa Mundo Chevrolet, entre los años 2010 y 2015
ubicado en los 40 empleados por año. Lo anterior quiere decir que el análisis
se plantea sobre el 100 % de la población vinculada año a año..
6.6 FUENTES DE INFORMACION
6.6.1 Fuentes de información primaria
Para el desarrollo de este proyecto de investigación, la fuente principal la
constituyen las entrevistas personales con la gerencia general, el Contador y
los empleados.
6.6.2 Fuentes secundarias:
Revisión sistemática de literatura
Estadísticas e informes de gerencia
Revisión de la nómina y los contratos de trabajo
Procedimientos de trabajo desarrollado en diferentes puestos
Normatividad legal vigente
Lecciones aprendidas en clase
Páginas de internet.
6.7 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION
Se usó para recolectar la información:
Lista de Chequeo
Entrevistas Personales
6.8 DELIMITACION
6.8.1. DELIMITACION ESPACIAL
El presente trabajo se ha desarrollado en la ciudad de Cartagena,
departamento de Bolívar, específicamente en el barrio Pie del Cerro Calle 30
N°18-12
6.8.2. DELIMITACION TEMPORAL
Esta investigación se realizó en un periodo de 4 meses, desde el mes de
agosto al mes de noviembre de 2015.
7. DESARROLLO DEL TRABAJO
Para la implementación del departamento de talento humano se hace
necesario desarrollar las siguientes actividades:
Elaborar un manual de funciones que nos permita conocer cada uno
de los puestos de trabajo
Conocer las diferentes relaciones entre cargos y sus líneas de
dependencia o jerarquías
Armar el organigrama.
También se debe tener en cuenta los siguientes conceptos para implementar
el Departamento de Talento Humano en Mundo Chevrolet:
Reclutamiento de Personal
Desarrollar una estrategia para atraer y contratar personal talentoso para el
desarrollo de todas las actividades. El reclutamiento empieza a partir de los
datos referentes a las necesidades presentes y futuras de los Recursos
Humanos de la organización.
Selección
El proceso de selección comprende tanto la recopilación de información
sobre los candidatos a un puesto de trabajo como la determinación de a
quién deberá contratarse. El reclutamiento y selección de RH deben
considerarse como dos fases de un mismo proceso. La tarea de selección es
la de escoger entre los candidatos que se han reclutado, aquel que tenga
mayores posibilidades de ajustarse al cargo vacante.
Diseño, descripción y análisis de cargos
La descripción de cargos es un relación escrita que define los deberes y las
condiciones relacionadas con el cargo. Proporciona datos sobre lo que el
aspirante hace, cómo lo hace, y por qué lo hace.
Es el proceso que consiste en determinar los elementos o hechos que
componen la naturaleza de un cargo y que lo hacen distinto de todos los
otros existentes en la organización.
El análisis de cargo es el proceso de obtener, analizar y registrar
informaciones relacionadas con los cargos. Es un proceso de investigación
de las actividades del trabajo y de las demandas de los trabajadores,
cualquiera que sea el tipo o nivel de empleo.
Evaluación de Desempeño
Es una técnica de dirección imprescindible en la actividad administrativa. El
procedimiento para evaluar el personal se denomina evaluación de
desempeño, y generalmente, se elabora a partir de programas formales de
evaluación, basados en una cantidad razonable de informaciones respecto a
los empleados y a su desempeño en el cargo. Su función es estimular o
buscar el valor, la excelencia y las cualidades de alguna persona. Medir el
desempeño del individuo en el cargo y de su potencial de desarrollo.
Compensación
Está dada por el salario. Su función es dar una remuneración (adecuada por
el servicio prestado) en valor monetario, al empleado.
Beneficios Sociales
“Son aquellas facilidades, comodidades, ventajas y servicios que las
empresas ofrecen a sus empleados”. Estos beneficios pueden ser
financiados total o parcialmente por la empresa. Su función es mantener y
aumentar la fuerza laboral dentro de un nivel satisfactorio de moral y
productividad; así como también, ahorrarle esfuerzos y preocupaciones a sus
empleados.
Higiene y Seguridad
Su función está relacionada con el diagnóstico y la prevención de
enfermedades ocupacionales a partir del estudio y el control de dos
variables: el hombre y su ambiente de trabajo; así como también la
prestación no solo de servicios médicos, sino también de enfermería,
primeros auxilios; en tiempo total o parcial; según el tamaño de la empresa,
relaciones éticas y de cooperación con la familia del empleado enfermo.
Entrenamiento y Desarrollo
Su función es que por medio a estos programas se lleve la calidad de los
procesos de productividad de la empresa, aumentar el conocimiento y la
pericia de un empleado para el desarrollo de determinado cargo o trabajo.
Relaciones Laborales
Se basa en la política de la organización, frente a los sindicatos, tomados
como representantes de los anhelos, aspiraciones y necesidades de los
empleados. Su objetivo es resolver el conflicto entre capital y trabajo,
mediante una negociación política inteligente.
Desarrollo Organizacional
“EL DO se basa en los conceptos y métodos de la ciencia del
comportamiento y estudia la organización como sistema total.” Su función es
mejorar la eficacia de la empresa a largo plazo mediante intervenciones
constructivas en los procesos y en la estructura de las organizaciones.
De acuerdo a los resultados obtenidos en el diagnóstico empresarial, al
crecimiento que presenta la empresa con la apertura de nuevas sedes, a la
movilidad actual del mercado y a la premura que existe de enfocar a las
Jefaturas y Administradores de Punto en el objeto del negocio y no en
actividades de personal, se determinó la necesidad de crear un Área de
Talento Humano con el fin de buscar optimización y mejor organización de
este tema tan importante, que propenda por el bienestar de la empresa y
genere mayor compromiso por parte de los colaboradores. En este capítulo
se aborda la propuesta para la creación de un Área de Talento Humano para
la empresa Mundo Chevrolet.
7.1 DENOMINACIÓN DEL ÁREA
El Área encargada de todos los procesos de selección, contratación,
remuneración y bienestar de personal, entre otros, para la empresa MRGEU,
se denominara Jefatura de Talento Humano.
7.2 MISIÓN DE LA JEFATURA DE TALENTO HUMANO
Desarrollar valores y principios organizacionales que permitan alcanzar altos
niveles de eficiencia y productividad del Talento Humano, en función del
objetivo estratégico de la entidad.
7.3 OBJETIVO DE LA JEFATURA DE TALENTO HUMANO
Coordinar, planear y organizar los diferentes temas que competen a Talento
Humano, con la finalidad de unificar información, perfeccionar trámites y
procesos existentes y dar a conocer a todos los colaboradores los pagos y
beneficios legales a que tienen derecho.
7.4 ESTRUCTURA DE TALENTO HUMANO
La Jefatura de Talento Humano debe cumplir una función de asesorar a la
Gerencia General y a las otras Jefaturas, dentro de la estructura actual de la
empresa, en todo lo relacionado con Administración de personal.
Ubicación de la Jefatura Dentro del organigrama de la Empresa
JEFE
OPERATIVO
JEFE DE
TALLER
MECANICOS ASISTENTE DE
SISTEMAS
JEFE DE
RECURSOS
HUMANOS
ASISTENTE CONTABLE
JEFE DE
VENTAS
VENDEDORES
JEFE DE
COMPRAS
RECEP. DE
VEHICULOS
JEFE
CONTABILIDAD
GERENTE REVISOR
FISCAL
Perfil propuesto para él Jefe de Talento Humano El perfil sugerido para esta
Jefatura se enuncia en la carta de cargos presentada a continuación:
NOMBRE DE LA EMPRESA: MUNDO CHEVROLET
CARGO: JEFE DE TALENTO HUMANO
NÚMERO DE PUESTOS: 1
NATURALEZA DEL CARGO: Este cargo nace de la necesidad que se
presenta de una persona especializada en la Administración del Talento
Humano, que represente un apoyo a la gerencia y a todas las Jefaturas de la
empresa, en lo concerniente a los temas de selección, inducción,
capacitación, Salud Ocupacional, remuneración, promoción y desarrollo del
personal.
JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL
DESCRIPCIÓN GENERAL: Desarrollar procesos relacionados con el
aseguramiento de la óptima Administración del Talento Humano, la correcta
aplicación de métodos y técnicas para un buen desempeño laboral.
DESCRIPCIÓN DEL CARGO FUNCIONES PERIODICIDAD • Proveer a
todas las áreas del personal necesario para el cumplimiento de sus
actividades. • Reclutar, seleccionar y contratar personal idóneo cuando se
presente una vacante. • Buscar la equidad interna de las compensaciones
mediante la aplicación de técnicas de evaluación de salarios. • Velar por el
cumplimiento de las normas generales estipuladas en el reglamento interno
de trabajo. • Proponer actividades extra laborales que permitan un tiempo de
esparcimiento e integración de los colaboradores. • Coordinar actividades de
Salud Ocupacional. • Aprobar pagos de nómina y seguridad social. • Aprobar
liquidaciones definitivas de personal. • Evaluar, recomendar y proponer
políticas de personal. • Asesorar a los empleados en todo lo que se refiere a
bienestar laboral, pagos, certificaciones y desarrollo laboral y profesional
dentro de la organización. • Recomendar acciones que mejoren la
competitividad interna y externa y optimicen la estructura organizacional •
Controlar la planta de personal • Controlar el presupuesto de gastos de
personal contratado con la ejecución mensual para proveer de herramientas
que visualicen la realidad de la empresa en este aspecto Diario Cuando se
requiera Diario, Semanalmente o Mensualmente
ANÁLISIS DEL CARGO
Requisitos intelectuales:
• Formación básica: Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería
Industrial o Psicología.
• Experiencia: Mínimo 2 años de experiencia en manejo de personal, con
conocimiento Legislación Laboral y Administración de Talento Humano.
• Actitudes necesarias: iniciativa, inteligencia, juicio práctico, habilidad
expresiva, buenas relaciones humanas y memoria retentiva.
Requisitos físicos: • Buena presentación personal. • Rapidez mental. •
Agudeza auditiva.
Perfil propuesto para él Auxiliar de Talento Humano El perfil sugerido para el
Auxiliar se enuncia en la carta de cargos presentada a continuación:
NOMBRE DE LA EMPRESA: MRGEU CARGO: AUXILIAR DE TALENTO
HUMANO NÚMERO DE PUESTOS: 1 NATURALEZA DEL CARGO: Este
cargo nace de la necesidad que se presenta de una persona que colabore
con el Jefe de Talento Humano, en las actividades que se desarrollaran en
esta Jefatura y será el encargado de apoyarla en lo concerniente a los temas
de selección, inducción, capacitación, Salud Ocupacional, remuneración,
promoción y desarrollo del personal. JEFE INMEDIATO: JEFE DE TALENTO
HUMANO DESCRIPCIÓN GENERAL: Elaboración de documentos
generados por los procesos de talento humano y apoyo operativo en general
a la Jefatura. DESCRIPCIÓN DEL CARGO FUNCIONES PERIODICIDAD •
Elaboración de documentos de contratación, afiliaciones a la seguridad
social, contratos etc. • Elaboración del pago de nómina de la entidad, pagos
de aportes parafiscales, autoliquidación de la seguridad social. Cuando se
requiera Mensualmente 57 • Elaboración de liquidaciones definitivas de
prestaciones sociales. • Elaboración de las novedades de promociones,
traslados, vacaciones, pagos parciales de cesantías y revisión de beneficios
legales. • Llevar control de las respectivas hojas de vida de personal en
servicio mediante archivo, actualización y seguimiento. • Elaboración de
certificaciones laborales. Cuando se requiera Cuando se requiera
Semanalmente Cuando se requiera ANÁLISIS DEL CARGO Requisitos
intelectuales: • Formación básica: Técnico o Tecnólogo en Administración de
Recursos humanos ó estudiante de Administración de Empresas, Ingeniería
Industrial o Psicología. • Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia en áreas
de personal, conocimiento de ley 100, liquidación de nómina, contratación de
personal. • Aptitudes necesarias: responsabilidad, alto nivel de
concentración, habilidad expresiva. Requisitos físicos: • Coordinación motora
• Rapidez mental • Rapidez manual 5.4.3 Costo mensual de los cargos de la
Jefatura de Talento Humano El costo mensual generado por esta Jefatura,
se refleja en el siguiente cuadro, en el cual se calcula el valor del sueldo
aproximado por cargo con su correspondiente carga prestacional para el año
2006:
7.5. MANUAL DE FUNCIONES DE MUNDO CHEVROLET
Los manuales de funciones permiten tener una guía interna para la empresa
como base fundamental para la administración, facilitando alcanzar los
objetivos organizacionales los cuales conllevan al éxito de la empresa.
Para elaborar el manual de funciones, se utilizó el formato de encuestas
extrayendo información acerca del perfil ocupacional con el fin de conocer a
fondo cuales son las funciones actuales de cada trabajador analizando las
labores diarias, y así diseñar los respectivos manuales propuestos para
Mundo Chevrolet Ltda.
7.5.1OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES
Precisar las funciones específicas asignadas a cada trabajador.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad en
los distintos niveles jerárquicos.
Coadyuvar a la correcta asignación de las labores asignadas al
personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo.
7.5.2 INSTRUCCIONES SOBRE EL USO DEL MANUAL
Para mayor claridad al implementar o ejecutar los manuales de funciones se
creó un CD que contiene todas las funciones de los diferentes
departamentos unidas por medio de hipervínculos conectadas a páginas de
Internet de tal forma que puedan servir de base para ampliar la información
sobre ciertos temas claves que integran el presente trabajo.
El uso de este material en medio magnético será exclusivo y de vital
importancia para la empresa además permitirá realizar las actualizaciones
necesarias cuando haya lugar para cada cargo.
FUNCIONES GERENTE
TITULO DEL
CARGO:
GERENTE
JEFE
INMEDIATO
JUNTA DE SOCIOS
REQUERIMIEN
TOS MINIMOS
DEL CARGO
Profesional en alguna rama de las ciencias
administrativas y contables.
EXPERIENCIA
MINIMA
Dos años en cargos afines.
FUNCIÓN
SUMARIA:
Es el representante de la organización, asume la
responsabilidad general de la misma, además cumple el
papel de guía y lidera con idoneidad el desempeño de
cada una de las funciones implícitas del cargo.
FUNCIONES:
Responder por la representación legal de la empresa.
Garantizar el desarrollo y ejecución de las labores a cumplir en la
empresa a razón de una actividad económica.
Dirigir y controlar la conservación de los valores, principios, clima laboral y
demás factores que constituyen la cultura organizacional.
Controlar que todas las dependencias de la empresa cumplan con sus
funciones, aplicando y observando con máxima diligencia los parámetros
establecidos por la empresa para cada división.
Velar porque todo el personal, cuente con los elementos, herramientas,
equipos y condiciones físicas de trabajo suficientes y adecuadas para el
normal desarrollo de las actividades en la empresa.
Podrá delegar a sus jefes de Contabilidad y Administrativo las
responsabilidades y funciones que sus cargos les exigen, junto con la
autoridad necesaria para que las desempeñen, pero no podrá delegar
todas sus funciones ni eximirse de responsabilidades por los resultados,
ni de parte alguna de sus obligaciones de dar cuenta de sus actos.
Representar dignamente la empresa, teniendo siempre presente los
mejores intereses para el progreso de la misma.
Desarrollar por medio de una planificación eficiente los controles
adecuados para que las actividades de la empresa se ejecuten y cumplan
a cabalidad, alcanzando un máximo beneficio económico para la
empresa.
Obtener en forma oportuna y de la mejor fuente los fondos y recursos
requeridos para asegurar que los diferentes frentes de trabajo dispongan
de todos los medios para ejecutar los trabajos asignados, sin retrasos y
con el máximo rendimiento.
Evaluar formalmente los resultados de las acciones económicas y
comerciales de la empresa mundo CHEVROLET LTDA.
Aprobar y ejecutar los contratos que se requieran por parte de los entes
estatales estudiando las diferentes alternativas y los posibles beneficios
para la empresa.
Asegurar que todas las actividades comerciales de la empresa MUNDO
CHEVROLET LTDA. se efectúen con sujeción a los principios contables,
establecidos y que todos los desembolsos estén debidamente soportados
por los documentos de respaldo pertinentes.
El Gerente General podrá dejar encargado a uno de los jefes de
departamentos en caso que él tenga que ausentarse.
Mantendrá control general sobre todas las dependencias y funcionarios
con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de la empresa y el logro
de los objetivos propuestos.
Emitir anualmente el informe de gestión de acuerdo a las funciones
específicas de su cargo.
METAS A ALCANZAR:
Aumentar anualmente los contratos con los diferentes entes estatales como
son; Fiscalía, DATT, Bomberos, con el fin de obtener mayor liquidez para la
empresa.
FUNCIONES JEFE DE CONTABILIDAD
TITULO DEL
CARGO:
JEFE DE CONTABILIDAD
JEFE INMEDIATO GERENTE
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL
CARGO
Contador Público titulado que maneje programas
contables comerciales.
EXPERIENCIA
MINIMA
Dos años en cargos afines.
FUNCIÓN SUMARIA: Manejo y revisión de la contabilidad con el fin de
presentar a la gerencia informes fidedignos, útiles,
comprensibles y confiables que sirvan de apoyo en la
toma de decisiones.
FUNCIONES:
Diligenciamiento de los formularios de las declaraciones tributarias
(Renta, IVA,) para dar cumplimiento con los requisitos para su
presentación, evitando sanciones impuestas por mora.
Diligenciar oportunamente las contestaciones, devoluciones o
requerimientos solicitados por la DIAN, evitando sanciones o malos
entendidos con dicha entidad.
Elaborar los Estados Financieros mensuales con sus respectivas notas y
realizar un informe de la situación financiera de la empresa con dirección
a la administración o, a quien lo requiera para la toma de decisiones.
Tramitar ante el Revisor Fiscal cualquier inquietud referente a la
contabilidad con el fin de darle una posible solución y obtener su aval.
Registrar todos los movimientos contables (ajustes) que se presenten en
la empresa, así como revisar que los cuadres de caja estén acorde con
los informes diarios.
Colaborar con la solución de problemas y reclamos de proveedores
concernientes a errores incurridos en los pagos de facturas.
Realizar todas las actividades relacionadas con el área contable como la
revisión de liquidación de empleados, gastos parafiscales, etc.
Elaborar mensualmente las notas de depreciación, provisión, notas
debito, notas crédito, ajustes por inflación y todas las notas relacionadas
con la conciliación bancaria.
Revisar las declaraciones tributarias y firmarlas si es del caso antes de
que se cumpla con el deber formal de declarar.
Llevar y mantener actualizado los libros oficiales de la contabilidad.
Verificar que los compromisos aceptados por la empresa estén
amparados por los documentos de respaldo pertinentes, asegurando que
se ejecuten a los requerimientos específicos de cada caso.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Entregar los quince primeros días de cada mes, los Estados Financieros, con
sus respectivas notas explicativas con el fin de que la empresa tenga una
información oportuna al momento de la toma de decisiones.
FUNCIONES ASISTENTE CONTABLE
FUNCIONES:
Recibir los cheques correspondientes al pago de las facturas de los
clientes
Liquida quincenalmente la nómina de los trabajadores teniendo en cuenta
las deducciones según lo establecido por la ley.
Elaboración de cheques para pagos a proveedores, nomina, contratistas
y otros.
TITULO DEL CARGO: ASISTENTE CONTABLE
JEFE INMEDIATO JEFE DE CONTABILIDAD
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL CARGO Técnico profesional en contabilidad.
EXPERIENCIA MINIMA Un año de experiencia.
FUNCIÓN SUMARIA: Es responsable por el manejo de la información contable
de cada una de las sucursales y por mantener los
registros contables actualizados de la cuenta de bancos,
caja inventarios, cuentas por pagar, cuentas por cobrar,
etc.
Asegurar que toda la facturación esté impresa correctamente.
Registrar las consignaciones diarias por concepto de facturación.
Revisar oportunamente los recibos por servicios públicos para su
oportuna y contabilización y pago respectivo.
Mantener actualizada la información correspondiente a los movimientos
diarios de la empresa.
Diligenciar los formatos y comprobantes de egresos e ingresos.
Mantener un correcto orden en el sitio de trabajo y cuidar de los equipos y
herramientas a su cargo.
Mantener en orden el archivo correspondiente a hojas de vida de los
trabajadores y/o contratistas.
Elaborar mensualmente la declaración de retención en la fuente e
industria y comercio, avisos y tableros y tramitar su pago.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Registrar diariamente todas las operaciones que realice la empresa con el fin
de mantener oportuna la información contable y obtener así, resultados
pertinentes que muestren fidedignamente la situación financiera.
FUNCIONES JEFE DE COMPRAS
TITULO DEL CARGO: JEFE DE COMPRAS
JEFE INMEDIATO JEFE DE CONTABILIDAD
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL
CARGO
Técnico profesional en administración de empresas o
estudios realizados en el SENA con conocimientos en
manejos de inventarios.
EXPERIENCIA
MINIMA
Dos años en carreras afines.
FUNCIÓN SUMARIA: Velar por la adecuada distribución física de los
productos que comercializa la empresa, controlar las
entradas y salidas del almacén y a final de mes
realizar el inventario físico y compararlo con los
registros del sistema.
FUNCIONES:
Informar por escrito a su superior inmediato sobre los productos que
alcance el stock mínimo para realizar su respectivo pedido.
Actualizar periódicamente el inventario de mercancías de las diferentes
sucursales.
Digitar las entradas y salidas de mercancías a través del programa de
Inventarios de la empresa.
Hacer un seguimiento continuo o permanente de las entradas y de las
salidas de productos (repuestos) en la bodega.
Acordar previamente con su superior inmediato los pedidos de mercancía
a solicitar para que autorice el respectivo pedido a los diferentes
proveedores.
Velar por los equipos y herramientas a su cargo.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Llevar un control pertinente de las mercancías agotadas en el inventario de
tal forma, que al final de cada mes se tenga claro la relación de los repuestos
a pedir con el objetivo de mantener un equilibrio en el inventario y satisfacer
al cliente.
FUNCIONES ASISTENTE DE SISTEMAS
FUNCIONES:
Analizar las ordenes de despacho en caso de cliente nuevo,
verificando todos los datos correspondientes a número de Nit,
dirección, Razón social, certificados de existencia legal etc.
TITULO DEL CARGO: ASISTENTE DE SISTEMAS
JEFE INMEDIATO
JEFE DE CONTABILIDAD
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL CARGO Técnico en sistemas y programación.
EXPERIENCIA MINIMA Un año en carreras afines.
FUNCION SUMARIA Velar por el adecuado manejo de los sistemas
informáticos de la empresa, como también confrontar
ocasionalmente el inventario físico, con el del sistema.
Realizar diariamente a primera hora las copias de seguridad y
actualización de los programas existentes con el fin de trasladar la
información en un medio magnético a la sucursal.
Verificar diariamente a primera hora, la relación correspondiente al
número de órdenes de despachos para que la digitación de las
facturas diarias se realice y se termine de acuerdo a dicha relación.
Sacar copias a las órdenes de compra, para mantener soporte
contable del diligenciamiento de las facturas y tener la información
necesaria para cualquier aclaración.
Organizar la facturación de acuerdo a su número consecutivo con
respecto a la orden de compra con el fin de llevar un orden de archivo
y de trabajo, logrando reconocer las remisiones con la factura
correspondientes.
Realizar las respectivas notas créditos para mantener una adecuada
información en facturación y poder evitar posibles malas
interpretaciones.
Efectuar los respectivos ajustes a los inventarios manteniendo la
información correcta, real y sin errores.
Suministrar los extractos de cuentas de los clientes en caso que la
información sea solicitada para aclaraciones de cartera o
requerimientos del gerente general con el fin de tener claro la
situación de los clientes.
Reemplazar en caso de ausencia a la secretaria en el manejo de la
caja.
Tramitar la correspondencia solicitada por el gerente dando curso a
las necesidades inmediatas requeridas para las cotizaciones y
contrataciones con el Estado.
Ingresar al sistema las diferentes unidades pedidas a los proveedores
teniendo en cuenta los códigos internos creados para cada producto.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Emitir los estratos de cuentas a los clientes los primeros cinco días de
cada mes sin esperar que sean solicitados, con el fin de tener claro la
rotación de la cartera y la realidad de la misma.
Realizar copias de seguridad de forma permanente teniendo en cuenta
la conservación de la información en medios magnéticos con
periodicidad diaria, mensual, y anual con el fin de evitar posibles
pérdidas de la información.
FUNCIONES SECRETARIA ADMINISTRATIVA
TITULO DEL
CARGO:
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
JEFE INMEDIATO GERENTE
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL
CARGO
Curso de auxiliar contable en el SENA, o
Instituciones reconocidas.
Curso de actualización en sistemas.
EXPERIENCIA
MINIMA
Un año.
FUNCIÓN
SUMARIA:
Se encarga de recibir la información a la empresa,
ordenarla y enviarla al departamento o área
correspondiente, recibe las llamadas, archiva toda la
documentación.
FUNCIONES:
Programar junto con su jefe inmediato la agenda diaria de compromisos
previstos como reuniones, visitas, entrevistas, etc.
Manejar los ingresos provenientes de las ventas y cobros de cartera diario
realizando el respectivo informe de caja.
Realizar oportunamente los estudios de crédito a los clientes para obtener
mejores garantías para la empresa y conceder nuevos cupos a los
clientes.
Manejar en forma organizada y oportuna la caja a menor a su cargo y
solicitar el respectivo reembolso.
Enviar respuesta de la correspondencia de rutina de acuerdo a las
instrucciones dadas por parte del jefe inmediato y a las políticas
empresariales.
Recibir la correspondencia interna de los documentos que lleguen a la
empresa y distribuirla a cada uno de sus departamentos.
Atender a los clientes externos e internos, ya sea directa o
telefónicamente los mensajes que le han sido confiados y de igual forma
emitirlos a la persona o departamento correspondiente.
Organizar, archivar, mantener y responder por el manejo adecuado y
oportuno de cartas y demás documentos generados y recibidos por la
empresa.
Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de la
gerencia.
Tomar la información necesaria solicitada por los proveedores para
diligenciar el respectivo pago y tramitarlo a contabilidad.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Analizar la documentación entregada para estudios de créditos a los clientes
con cinco (5) días hábiles contados desde la fecha de solicitud de tal forma
que se pueda evaluar la vida crediticia del cliente y tener certeza de la
aprobación.
FUNCIONES DEL MENSAJERO
TITULO DEL CARGO: MENSAJERO
JEFE INMEDIATO
GERENTE
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL
CARGO
Bachiller
EXPERIENCIA
MINIMA
No requiere experiencia previa.
FUNCIÓN SUMARIA: Distribuye la correspondencia emitida por la
empresa, realiza los pagos de los servicios públicos,
aportes parafiscales, consignaciones en los bancos.
FUNCIONES:
Entregar la correspondencia a los organismos, entidades y personas que
le hayan sido encomendadas.
Consignar diariamente el dinero recaudado en los bancos con los que la
empresa mantiene relaciones comerciales.
Realizar los pagos antes las entidades financieras de; Servicios públicos,
aportes parafiscales e impuestos y demás compromisos financieros a
cargo de la empresa.
Informar a su jefe inmediato acerca de las anomalías que se presente en
la ejecución de sus labores.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Los documentos entregados por la empresa para su respectivo pago o
tramite deberán ser reportados inmediatamente termine la jornada diaria, de
trabajo como también deberá informar cualquier anomalía presentada en la
ejecución de sus funciones.
FUNCIONES JEFE DE VENTAS
FUNCIONES:
Promover los productos y/o servicios de la empresa entre los clientes
actuales y potenciales que representen aportes significativos al rubro de
TITULO DEL CARGO: JEFE DE VENTAS
JEFE INMEDIATO GERENTE
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL CARGO
Tecnólogo profesional en las áreas de mercadeo o afines con
conocimientos en sistemas.
EXPERIENCIA MINIMA Dos años en cargos afines.
FUNCIÓN SUMARIA: Se encarga de coordinar las ventas a nivel local, los
presupuestos de ventas mensuales, plantear políticas y
estrategias de ventas, organizar y coordinar la publicidad
de la compañía y de esta manera hacer posible el buen
posicionamiento e imagen de la misma a nivel nacional.
ventas, presentándole alternativas que se acojan a la necesidad del
cliente y efectuar las negociaciones para cada caso.
Analizar el comportamiento de la demanda del producto que ofrece la
empresa y de cada uno de los servicios ofrecidos por la misma,
presentando informes al gerente que contengan además del aspecto
cuantitativo, propuestas de mejoramiento para las desviaciones que
surjan.
Garantizar el crecimiento y el buen comportamiento de las cuotas de
venta de la empresa, efectuando un seguimiento constante y diseñando
medidas necesarias para la prevención/corrección de situaciones
anómalas.
Proponer y llevar a cabo estrategias para el continuo mejoramiento del
proceso de comercialización y la prestación del servicio al cliente.
Organizar Talleres de Ventas, Atención al Cliente, etc, para el personal a
su cargo con el fin del mejoramiento de las ventas y el servicio.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Incrementar las ventas mensuales como mínimo en un 10% en relación
con el mes anterior para obtener mayores beneficios para los
trabajadores y así mismo cubrir las principales obligaciones a cargo de
la empresa.
Promover con la autorización previa del gerente talleres de ventas a los
vendedores de la empresa los cuales deberán realizarse como mínimo
dos (2) veces en el año con el fin de buscar perfeccionar y obtener
estrategias de ventas alcanzando mayores niveles de rendimiento y
calidad para los clientes.
FUNCIONES VENDEDORES
TITULO DEL CARGO: VENDEDOR
JEFE INMEDIATO JEFE DE VENTAS
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL CARGO
Bachiller con cursos en ventas, sistemas y atención al
cliente.
EXPERIENCIA MINIMA Un año en cargos afines.
FUNCIÓN SUMARIA: Promover los productos de la empresa con argumentos
lógicos de venta y responder por las operaciones del punto
de venta.
FUNCIONES:
Atender al cliente en el punto de venta y brindarle la información que éste
le solicite acerca de los productos que comercializa la empresa.
Tomar el pedido del cliente llenando la factura correspondiente con los
requisitos exigidos por la ley.
Preparar un informe semanal del movimiento de la sucursal.
Velar por el adecuado funcionamiento de los equipos y herramientas a su
cargo.
Informar previamente a su jefe inmediato acerca de las anomalías que se
presenten.
Dirigirse vía telefónica a los clientes para realizar el respectivo cobro de
cartera por créditos asignados personalmente.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Realizar semanalmente conteos y revisiones físicas de las partes o repuestos
con mayor rotación para conocer cuáles son las necesidades primarias y
secundarias en cuanto a mercancía agotada, con el fin de tramitar dicha
información ante su jefe inmediato y así se realicen los pedidos necesarios.
FUNCIONES JEFE OPERATIVO
FUNCIONES:
Originar recomendaciones a la gerencia sobre la conformación de la
planta de personal del taller basadas en índices de eficiencia y
rendimientos de los mecánicos.
Elaboración de contratos al personal que ingresa a la empresa con el fin
de tener los requisitos necesarios para su vinculación
TITULO DEL CARGO: JEFE OPERATIVO
JEFE INMEDIATO GERENTE
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL CARGO
Tecnólogo profesional en carreras administrativas con
conocimientos en sistemas.
EXPERIENCIA MINIMA Un año en cargos afines.
FUNCIÓN SUMARIA: Se encarga de dirigir y controlar al personal que labora
en el taller. Es responsable de los resultados obtenidos
en la funciones de reparaciones de los vehículos.
Velar por la adecuada y continua capacitación del personal de taller
tomando como base las evaluaciones periódicas.
Velar porque todo el personal, cuente con los elementos, herramientas,
equipos y condiciones físicas de trabajo, suficientes y adecuadas para el
desarrollo de sus actividades en el taller.
Diseñar y ejecutar actividades tendientes a lograr la motivación del
personal de taller
Actualizar los datos de todo el personal y diligenciar los formatos y
documentos generados en la relación empresa-empleado.
Establecer contactos periódicamente con las empresas u organismos
encargados del mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos.
Organizar, dirigir y controlar todas las actividades de acuerdo con el
contrato suscrito, logrando que estas se ejecuten en forma eficiente y
con el máximo rendimiento.
Asegurar por medio de un efectivo enlace con el departamento de
compras y el jefe de taller para que las labores asignadas a sus
subalternos se cumplan en forma eficiente y de acuerdo con las
especificaciones de los trabajos asignados.
Realizar la selección, inducción y capacitación del personal, evaluación
del desempeño y valoración del trabajo en el taller.
Verificar que se cumplan oportunamente con todas las obligaciones
respecto a reparaciones en el taller.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Coordinar con las empresas o personas encargadas de realizar los
mantenimientos preventivos o correctivos a las herramientas y maquinas que
se encuentren en el CENTRO TECNICO DE SERVICIOS con el fin de
prevenir daños mayores. Estos mantenimientos se deberán realizar
trimestralmente o dependiendo el uso que se le dé a la maquinaria los cuales
serán autorizados previamente por el jefe inmediato.
FUNCIONES JEFE DE TALLER
FUNCIONES:
Llevar un estricto control de los trabajos efectuados en el taller, en caso
de cualquier anomalía deberá informarle a su jefe inmediato.
Asignar los trabajos a los mecánicos teniendo en cuenta la especialidad y
disponibilidad de cada uno.
TITULO DEL CARGO: JEFE DE TALLER
JEFE INMEDIATO JEFE OPERATIVO
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL CARGO
Técnico mecánico especialista en el SENA o en otras
instituciones de reconocido prestigio.
EXPERIENCIA MINIMA Un año en cargos afines.
FUNCIÓN SUMARIA: Realiza supervisión de todos los trabajos realizados por lo
mecánicos verificando que las labores encomendadas
estén de acuerdo a los requerimientos del cliente, así como
la entrega directa del vehículo a satisfacción.
Informar por escrito a su superior inmediato sobre los repuestos que se
encuentren agotados al momento de realizar el respectivo pedido.
Informar previamente al jefe inmediato acerca de las dificultades que se
presenten en la ejecución de sus labores.
Velar por el buen funcionamiento de los equipos y herramientas a su
cargo.
Realizar inventarios periódicos de equipos y herramientas.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Controlar diariamente y de forma oportuna que los trabajos asignados a los
diferentes mecánicos según la especialidad se estén realizando de acuerdo
a las condiciones requeridas por el cliente, cumpliendo de esta manera
con el factor esencial, el cual es brindar a los clientes calidad en los
trabajos realizados.
FUNCIONES MECÁNICOS
FUNCIONES:
Atender en forma efectiva todos los trabajos que se le asignen en el taller
de acuerdo a la especialidad de cada departamento.
Preparar un informe de los trabajos realizados durante la semana al jefe
administrativo.
TITULO DEL CARGO: MECANICO
JEFE INMEDIATO JEFE DE TALLER
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL CARGO
Técnico mecánico especialista en las diferentes áreas
automotrices (Electricidad, aire acondicionado, latonería,
pintura etc.)
EXPERIENCIA MINIMA Dos años en cargos afines.
FUNCIÓN SUMARIA: Realizar los trabajos asignados por su jefe inmediato dependiendo el requerimiento del cliente y atendiendo dicha solicitud de la manera más oportuna y eficiente.
Velar por el adecuado funcionamiento de los equipos y herramientas a su
cargo.
Solicitar ante el jefe de compras los repuestos requeridos para los
vehículos asignados a su cargo, para realizar las respectivas
reparaciones.
Informar previamente a su jefe inmediato acerca de las anomalías que se
presenten.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Informar en forma detallada, clara, y precisa los trabajos realizados durante
el mes con un intervalo de quince (15) días, con el fin de proceder a verificar
las labores ejecutadas sirviendo de soporte para su liquidación y pago
respectivo.
FUNCIONES OFICIOS VARIOS
TITULO DEL CARGO: OFICIOS VARIOS
JEFE INMEDIATO GERENTE
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL
CARGO
Bachiller Académico
EXPERIENCIA
MINIMA
No requiere experiencia previa.
FUNCIÓN SUMARIA: Realizar las labores de limpieza general en las instalaciones de almacén y taller, cumpliendo a cabalidad con las funciones asignadas por su jefe inmediato.
FUNCIONES:
Mantener limpias las áreas internas y externas de la empresa.
Verificar que los elementos de aseo a su cargo estén con un stock
mínimo para desarrollar su función de una manera eficiente.
Realizar las compras de los elementos de aseo los cuales deberán
estar soportados con su respectiva factura.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Realizar quincenalmente aseo general a todas las áreas de la empresa con
el fin de preservar las instalaciones en perfecto estado.
FUNCIONES RECEPCIONISTA DE VEHÍCULOS
TITULO DEL CARGO: RECEPCIONISTA DE VEHÍCULOS
JEFE INMEDIATO JEFE OPERATIVO
REQUERIMIENTOS
MINIMOS DEL
CARGO
Bachiller Académico
EXPERIENCIA
MINIMA
No requiere experiencia previa.
FUNCIÓN SUMARIA: Realizar el ingreso por medio de las ordenes de trabajo a todos los vehículos que ingresen al taller para ser reparados.
FUNCIONES:
Revisar de forma detallada y específica el vehículo para darle el
ingreso a las órdenes de trabajo.
Verificar que los elementos de trabajo a su cargo se mantengan de
manera ordenada y de acuerdo a los consecutivos asignados a las
órdenes de entrada.
Informar a su jefe inmediato de cualquier anomalía que encuentre al
momento del recibo y hacer claridad en la orden de entrada.
Efectuar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato
que correspondan a la naturaleza y responsabilidad del cargo.
METAS A ALCANZAR:
Entregar diariamente a su jefe inmediato las órdenes de trabajo de los
vehículos que ingresen para que sean ingresadas al sistema y proceder a
elaborar la factura si es del caso.
8. CONCLUSIONES
La compañía actualmente tiene excelentes posibilidades de expansión y de
continuar su desarrollo, puesto que cuenta con importantes ventajas
competitivas en el mercado en el que se desenvuelve; Sin embargo es
necesario generar un departamento de Talento Humano que centralice los
procesos del área y los aplique con la efectividad que requieren para su
éxito; de acuerdo a las necesidades entorno al tema que enfrenta
actualmente la compañía se dan las siguientes conclusiones:
Los resultados indican que no existe en la actualidad un área de Talento
Humano en la compañía que garantice la optimización del capital humano
mediante la implementación de procesos adecuados, ya que a través del
estudio se identificó que las funciones de ese departamento se encuentran
en diferentes dependencias sin brindar los resultados esperados para la
empresa.
Los procesos básicos para administrar el personal en la compañía están
guiados por la Norma ISO 9001 entre los cuales se encuentran
reclutamiento, selección, inducción, compensación. Sin embargo estos
carecen de efectividad para el Talento Humano y la compañía se hace
importante generar un área que los gestione.
Se requiere un área de Talento Humano que se encargue de realizar control
al personal en temas como índices de rotación, índices de accidentalidad,
índices de ausentismo ya que según datos históricos estos han aumentado
en los últimos años pasando como datos desapercibidos para la compañía.
La productividad de la compañía se ha visto reducida debido dos factores
fundamentales una reducción en el número de unidades producidas por el
trabajador ocasionada por el desempeño del mismo y el no reemplazar
vacantes inmediatamente quedan libres. Esto afecta directamente los costos
y gastos de la compañía es necesario que el área de Talento Humano se
encargue de gestionar un proceso de selección que conlleve a la
contratación de personas idóneas y en el momento que se requiere.
9. BIBLIOGRAFIA
• Administración de Recursos Humanos. Autor: Idalberto Chiavenato,.
México: Editorial Mc.GrawHill, 1993. 613 pp.
• Gestión Estratégica de los Recursos Humanos. Autor: Charles-Henri
Besseyre des Horts, Madrid: Ediciones Deusto, 1990. 222 pp.
• SOLANA, Ricardo, Administración de Organizaciones en el Umbral del
Tercer Milenio, Ediciones Interoceánicas S.A., Buenos Aires, 1983.
• KOONTZ, Harold – WEIHNRICH, Heinz, Administración: Una
Perspectiva Global, McGraw Hill, México, 1994.
• WERTHER, William –DAVIS, Heith, Administración de Personal y
Recursos Humanos, McGraw Hill, México, 1995.
• FERRARO, Eduardo, Administración de Personal: Funciones
Fundamentales para el Desarrollo del Área, Primo Editora, Buenos Aires,
1995.
• MARISTANY, Jaime, Evaluación de Tareas y Administración de
Remuneraciones, Editorial Edilí, Buenos Aires, 1972.
• CHIAVENATO, Idalberto, Introducción a la Teoría General de la
Administración, McGraw Hill, México, 1999.
• http://historiayevoluciontalento.blogspot.com/
• http://es.slideshare.net/ELENAMELENDEZT/origen-definicion-
objetivos-evolucion-14020641
• http://historiadeltalentohumano.blogspot.com/
•
http://www.degerencia.com/articulo/el_talento_humano_una_aproxima
cion_a_su_genesis_y_evolucion
• http://www.monografias.com/trabajos71/gestion-recursos-humanos-
evolucion/gestion-recursos-humanos-evolucion.shtml
•
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/analisisr
rhhempauditoria.htm
• http://www.monografias.com/trabajos17/antecedentes-recursos-
humanos/antecedentes-recursos-humanos.shtml
• http://www.monografias.com/trabajos71/gestion-recursos-humanos-
evolucion/gestion-recursos-humanos-evolucion.shtml
• http://www.monografias.com/trabajos52/recursos-humanos-
colombia/recursos-humanos-colombia3.shtml#docum
10. ANEXOS
ORGANIGRAMA GENERAL
JEFE
OPERATIVO
JEFE DE
TALLER
MECANICOS ASISTENTE DE
SISTEMAS
JEFE DE
TALENTO
HUMANO
SECRET.
ADMINISTRATIVA
ASISTENTE CONTABLE
JEFE DE
VENTAS
VENDEDORES
JEFE DE
COMPRAS
RECEP. DE
VEHICULOS
JEFE
CONTABILIDAD
GERENTE REVISOR
FISCAL
SERVICIOS
GENERALES