Roma, 17 novembre 2003 Michele Morciano Roma, 17 novembre 2003 Michele Morciano 11
Programmazione e controllo di gestione nelle Programmazione e controllo di gestione nelle amministrazioni pubbliche:amministrazioni pubbliche:
metodi e sistemi informativi di supportometodi e sistemi informativi di supporto
Ottobre - Novembre 2003
Centro Tecnico Presidenza del Consiglio dei Ministri
Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione
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Programmazione e controllo di gestione nelle Programmazione e controllo di gestione nelle amministrazioni pubbliche:amministrazioni pubbliche:
metodi e sistemi informativi di supportometodi e sistemi informativi di supporto
Un progetto per l’attuazione del Decreto Legislativo 30 luglio 1999 n. 286
M. Morciano
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Progetto controllo di gestione (D. Lgs. 286/99)
• Ciascuna amministrazione [….] l'unità o le unità responsabili della progettazione e della gestione del controllo di gestione
• Il progetto deve riguardare il disegno generale dell’intero ventaglio delle funzionalità
comprese nelle attività strategiche e di controllo il disegno funzionale e organizzativo delle unità preposte alla
strategia e al controllo di gestione
• E’ fondamentale l’integrazione tra funzioni, organizzazione e sistema informativo
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La funzione strategica e di controllo
Programma di governo
Obiettivi prioritari
Definizione budget
Prodotti / società
Risultati (utente/prodotto)
Analisi scostamenti
Analisi strategica
Conseguenze operative
Impatto sulla strategia
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Obiettivo fondamentale del progetto
Realizzare funzioni e strutture in grado di consentire il miglioramento continuo dell’efficacia delle politiche
attraverso un uso più efficiente delle risorse
Obiettivo fondamentale dell’Amministrazione
Attuare le politiche istituzionali in una logica di miglioramento continuo della loro efficacia attraverso un uso più efficiente
delle risorse
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Le precondizioni del progetto (dell’Amministrazione)
Riferendoci all’obiettivo fondamentale dell’amministrazione:
• Capacità di definire obiettivi strategici / operativi• Capacità di confrontarsi (misurazione) con la società civile • Capacità di proporre e attuare interventi di cambiamento• Esistenza di effettivi meccanismi di supporto al cambiamento• Esistenza di meccanismi che garantiscano la flessibilità
nell’uso delle risorse
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Gruppo di progetto
• Comitato guida / decisore politico
• Gruppo di lavoro / responsabili funzioni strategica e di controllo Dirigenti responsabili delle funzioni di linea Funzionari operativi sulle funzioni strategica e di
controllo
• Capo progetto
• Project management (organizzazione e strumenti)
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Disegno di progetto
• Obiettivi principali (progetto) Obiettivi delle funzioni strategica e di controllo
• Obiettivi secondari (progetto) Allineamento del disegno funzionale agli obiettivi
dell’amministrazione Prodotti / processi / funzioni / [già] definiti in termini
misurabili
• Organizzazione / risorse (progetto)
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Focus del progetto (I)
• Attività / obiettivi relativi alle funzioni strategiche e di controllo
• Procedure / flussi informativi• Architetture tecnologiche e applicazioni• Organizzazione • Logistica• Risorse umane • Piano finanziario / tempi
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Gli snodi critici del disegno progettuale
• Sono quelli che consentono all’Amministrazione di operare in una logica di cambiamento (efficacia, efficienza)
• Riguardano la proceduralizzazione delle conseguenze degli scostamenti (gestione per obiettivi / capacità di reazione)
• Disegnare le funzioni che consentono il cambiamento
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Il ciclo del controllo strategico
Risultati
Scostamenti
Programma politico
Priorità
Misure correttive(Strategiche/gestionali)
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Il ciclo di PCG
Processi
Risultati
Scostamenti
Budget
Obiettivi
Misure correttive(Gestionali)
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Fasi del progetto (I)
• Disegno delle funzioni strategica e di controllo a regime Da utilizzare come riferimento per l’allineamento
funzionale, organizzativo e dei flussi informativi• Integrare nella struttura prodotti / processi le funzioni
strategica e di controllo Simulare sotto l’aspetto funzionale e organizzativo il
processo (ciclo) strategico e di controllo in relazione alle altre strutture / funzioni dell’amministrazione
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Fasi del progetto (II)
• Allineare (integrare) le informazioni che derivano dai sottosistemi gestionali (personale, contabilità,..)
• Assestare il workflow (ciclo) delle funzioni strategica e di controllo / missioni istituzionali / prodotti
• Definire i requisiti delle risorse tecnologiche• Definire le professionalità delle risorse umane
(formazione)
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Fasi del progetto [??]
• Mappatura dei prodotti / attività / informazioni
Definizione dei prodotti Ricostruzione dei processi (filiera) Ricostruire la classificazione Cofog Ricostruzione dei flussi informativi Definizione degli standards di qualità
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Fasi del progetto (III)
• Definizione dell’articolazione organizzativa : Strategia: posizionamento come interfaccia tra decisore
politico e amministrazione Controllo: strumentale (staff) per i responsabili dei
processi di servizio (missioni istituzionali) / supporto alla “sintesi gestionale” come interfaccia alla funzione strategica
• Definire le linee di riporto gerarchico
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Fasi del progetto (IV)
• Le fasi del progetto possono essere distinte (a diversi livelli di dettaglio) come:
Disegno di massima Studio di fattibilità Progetto esecutivo
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Lo studio di fattibilità
• La disponibilità di uno studio di fattibilità complessivo consente di: Chiarire tutti gli aspetti operativi connessi alle funzioni
strategica e di controllo Completare il “workflow” generale delle funzioni
relative alla gestione Definire le priorità e cadenzarne la realizzazione Avviare la realizzazione del progetto secondo le
specifiche esigenze dell’amministrazione senza perdere di vista il disegno complessivo
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Caratteristiche del progetto (I)
• Progetto integrato: Incide simultaneamente su funzioni, organizzazione,
risorse, processi, sistemi informativi Coinvolge in modo significativo risorse umane,
finanziarie e tempo
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Caratteristiche del progetto (II)
• Progetto di innovazione radicale (Business Project Reingineering)
• Progetto dai rischi elevati: elevato numero di attori con conseguenze significative sull’operatività e sulle risorse umane
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Un progetto “cadenzato”
• Disegno funzioni strategica e di controllo
• Integrazione con le funzioni (sistemi informativi) esistenti
• Realizzazione integrata cadenzata nel tempo