Rotinas da Fiscalização Administrativa
Instrutor:
1° Ten QCO Cont Roberto da Silva Junior
Chefe da Seção de Contabilidade - 2ª ICFEx
Objetivo
Colaborar para a Eficiência na gestão patrimonial e financeira das Unidades Gestoras Vinculadas do Comando Militar do Sudeste
Colaborar para a Eficiência na gestão patrimonial e financeira das Unidades Gestoras Vinculadas do Comando Militar do Sudeste
Orientar sobre as Melhores Práticas
Redução de Restrições Contábeis
RoteiroContextualização
O Fiscal Administrativo
Suporte Técnico da ICFEx
Gestão Orçamentária e Financeira
Planejamento e Execução
Contratos Administrativos e Garantias Contratuais
Despesas de Exercícios Anteriores (DEA)
Restos a Pagar (RP)
Gestão Patrimonial
Registros Patrimoniais
Controle Patrimonial
Gestão de Custos
Atores do Sistema de Custos da UG
Gestão e Controle das Informações de Custos
Prestação de Contas
Contextualização
Ordenador de Despesas
Ordenador de Despesas
Agente DiretorAgente Diretor Administração Patrimonial
Administração Patrimonial
Administração Orçamentária e Financeira
Administração Orçamentária e Financeira
"Art. 30. O Fiscal Administrativo é o agente executor direto, responsável pelo assessoramento do Agente Diretor nos assuntos de administração patrimonial e do Ordenador de Despesas na administração orçamentaria e, no que couber, nas administrações financeiras e patrimonial."
"Art. 30. O Fiscal Administrativo é o agente executor direto, responsável pelo assessoramento do Agente Diretor nos assuntos de administração patrimonial e do Ordenador de Despesas na administração orçamentaria e, no que couber, nas administrações financeiras e patrimonial."
Contextualização
EMPENHO LIQUIDAÇÃO PAGAMENTO
Execução da Depesa
O Fiscal Administrativo como "principal" agente executor direto, coordena "na prática" todo o processo de execução orçamentária, financeira e patrimonial da OM.
Contextualização
Para tornar possível o cumprimento dessa importante missão, a Fiscalização Administrativa deve atuar em sinergia com os outros agentes diretos, assim como os indiretos.
TesoureiroTesoureiroEnc Set MatEnc Set MatSALCSALC
Fiscal Administrativo
Fiscal Administrativo ConformadorConformador
Contextualização
Contextualização
Chefe da 2ª ICFExChefe da 2ª ICFEx
SubChefeSubChefe
1ª Seção - Apoio Técnico e
Treinamento
1ª Seção - Apoio Técnico e
Treinamento
2ª Seção - Auditoria e Fiscalização
2ª Seção - Auditoria e Fiscalização
3ª Seção - Contabilidade
3ª Seção - Contabilidade
4ª Seção - Apoio Administrativo
4ª Seção - Apoio Administrativo
UG 160541 (Setorial) UG 160497
Contextualização
Treinamentos
Orientação e Suporte Técnico
Análise ContábilConformidade Contábil
Auditoria e Fiscalização
UGVUGV
Contextualização
Suporte Técnico da 2ª ICFEx
A Seção de Contabilidade da 2ª ICFEx, exercendo suas atribuições de Setorial Contábil de UG, tem dois principais objetivos:
Suporte ContábilSuporte Contábil Conformidade Contábil
Conformidade Contábil
Evidenciar ocorrências contábeis
Orientar as UGV na execução contábil
Contextualização
Apontar "erros"Apontar "erros" Evidenciar "erros"Evidenciar "erros"
Contextualização
Macro Função 020315 – Conformidade Contábil:
"A Conformidade Contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial consiste na certificação dos demonstrativos contábeis gerados pelo Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi). (...)
(...) o objetivo do registro é evidenciar as ocorrências que necessitam de regularização, ajuste de rotina ou de sistema." g.n
Contextualização
O Conformador Contábil evidencia os "erros" com o objetivo de apontar o que deve ser regularizado ou ajustado pelo gestor, certificando, assim, a qualidade da informação contábil.
Qualidade da informação
Qualidade da informação RelevânciaRelevância Tomada de
DecisãoTomada de
Decisão
Gestão Orçamentária e FinanceiraGestão Orçamentária e Financeira
MonitoramentoMonitoramento
Gestão Orçamentária e Financeira
Como assessor direto do Ordenador de Despesas em matéria Orçamentária e Financeira, o Fiscal deve acompanhar, diretamente ou por meio de sua equipe, todo o processo de planejamento, execução e monitoramento dos recursos da OM.
PlanejamentoPlanejamento ExecuçãoExecução
Gestão Orçamentária e Financeira
PlanejamentoPlanejamento
Verificações NECESSÁRIAS ao planejamento da utilização de recursos:
O que comprarO que comprar
Como ComprarComo Comprar
Com Recursos de Quem
Com Recursos de Quem
Tipo de Despesa: Material (Consumo ou Permanente), Serviço.
Forma de Aquisição: Dispensa, Pregão, Adesão.
Quem Gerencia os Recursos: DGO, DEC, COLOG.
Gestão Orçamentária e Financeira
• Levantamento de Necessidades
• Justificativas
• Pesquisa de Preços
• Adequação às Orientações
Específicas
PlanejamentoPlanejamento
Gestão Orçamentária e Financeira
o Classificação da Despesa
o ND e Subitem previstos (MOAA / PDR Log)
PlanejamentoPlanejamento
ATENÇÃO:
As UG não estão autorizadas a utilizar Subitens (SI) de despesas
diferentes das definidas nas OAA 2020. Caso haja alguma necessidade
específica, solicitar autorização à DGO via Msg SIAFI.
Gestão Orçamentária e Financeira
o Classificação da Despesa
o ND e Subitem previstos (MOAA / PDR Log)
o SERVIÇO OU MATERIAL?
o PERMAMENTE OU CONSUMO?
o SERVIÇO OU OBRA?
PlanejamentoPlanejamento
Gestão Orçamentária e Financeira
Gestão Orçamentária e Financeira
Gestão Orçamentária e Financeira
Gestão Orçamentária e Financeira
A classificação orçamentária, o controle patrimonial e o reconhecimento do ativo seguem critérios distintos, devendo ser apreciados individualmente.
Classificação OrçamentáriaClassificação Orçamentária Controle PatrimonialControle Patrimonial Reconhecimento do
AtivoReconhecimento do
Ativo
• Consumo x Permanente
• Material x Serviço
• Nº Patrimônio
• Relação Carga
• Geração de benefícios
econômicos
Gestão Orçamentária e Financeira
ExecuçãoExecução
Observações IMPORTANTES:
Os créditos (DGO) serão recebidos, normalmente, na ND 339000 ou 449000
Alocação, conforme objeto/finalidade, por meio da transação DETAORC
PERMITIDO:
Da ND 339000 para a 339030, 339039 e/ou
339047 e vice-versa
Da ND 449000 para a 449052.
PERMITIDO:
Da ND 339000 para a 339030, 339039 e/ou
339047 e vice-versa
Da ND 449000 para a 449052.
PROIBIDO:
• Alterar ND recebida diferente de 339000 e
449000
• Alterar Grupo de Despesa (de 339000 para
449000)
• Alterar PI, Modalidade de Aplicação, Fonte e
UGR.
PROIBIDO:
• Alterar ND recebida diferente de 339000 e
449000
• Alterar Grupo de Despesa (de 339000 para
449000)
• Alterar PI, Modalidade de Aplicação, Fonte e
UGR.
Gestão Orçamentária e Financeira
ExecuçãoExecução
Atenção para o nível de detalhamento da NDAtenção para o nível de detalhamento da ND
Gestão Orçamentária e Financeira
o Processo Licitatório
o Justificativas de Contratação
o CATMAT / CATSERV
o Gestão de Atas (Caronas)
o Empenho da Despesa
o Exercício / RP / DEA
o Campo Observação
o Descumprimentos
o Documentar (Oficiar Fornecedor) e anexar ao processo
o Anulação do Empenho (Processo Adm / Contraditório / Ampla Defesa)
ExecuçãoExecução
Gestão Orçamentária e Financeira
o Recebimento do Material ou Serviço
o Conferência, conforme Empenho
o Registro Contábil
o Utilização da VPD correta
o Compatibilização com o SISCOFIS
o Pagamento da Despesa
o Recebimento de Numerário (Entesouramento)
ExecuçãoExecução
Gestão Orçamentária e Financeira
MonitoramentoMonitoramento
É extremamente importante o acompanhamento da Fisc Am em cada fase da execução da despesa, pois permite a correção / ajuste de possíveis inconsistências.
Gestão Orçamentária e Financeira
Consulta simplesConsulta simples
Contratos Administrativos
Todos os CONTRATOS firmados pela OM devem ser registrados no SICON, subsistema do SIASG.
Segundo a Lei 4.320/64:
“Art. 87. Haverá controle contábil dos direitos e obrigações oriundos de ajustes ou
contratos em que a Administração Pública for parte.” g.n
As contas para controlar contabilmente os atos potenciais (CONTAS DE CONTROLE) oriundos de contratos registrados são:
81231.01.01 - Contratos de Seguros81231.02.01 – Contratos de Serviços81231.03.01 – Contratos de Aluguéis81231.04.01 – Contratos de Fornecimento
Os fiscais de contrato devem fazer esse controle, para que o saldo das contas reflita a realidade. O Fisc Adm faz o monitoramento, determinando ajustes / correções necessários.
Contratos Administrativos
REGISTRO DO
CONTRATO
REGISTRO DO
CONTRATO
EXECUÇÃO DO
CONTRATO
EXECUÇÃO DO
CONTRATO
BAIXA DO CONTRATOBAIXA DO
CONTRATO
LDV011 - ASSINATURA DE CONTRATOS DE DESPESALDV011 - ASSINATURA DE CONTRATOS DE DESPESA
Liquidação (apropriação) da despesa, no qual se preenche o campo “ Tem Contrato?” com a opção “SIM”.Liquidação (apropriação) da despesa, no qual se preenche o campo “ Tem Contrato?” com a opção “SIM”.
Utilizou "NÃO" = LDV012 - REGISTRO DA EXECUÇÃO DE CONTRATO DE DESPESAUtilizou "NÃO" = LDV012 - REGISTRO DA EXECUÇÃO DE CONTRATO DE DESPESA
LDV015 - REGISTRO DA BAIXA DE CONTRATO DE DESPESALDV015 - REGISTRO DA BAIXA DE CONTRATO DE DESPESA
Contratos Administrativos
ATENÇÃOATENÇÃO
O valor total do contrato deverá ser registrado no SICON, independente do valor do crédito recebido.
Contratos AdministrativosO empenho poderá ser reforçado até o final do exercício e o seu saldo referente a DEZEMBRO poderá ser inscrito em RP.
Os valores recebidos no ano seguinte serão empenhados no SIASG, utilizando, no SISME, a opção EMPCOMPLEM - EMPENHO DE CONTRATO CONTINUADO, referenciando o Empenho original, emitido no ano anterior.
Obs: Nos casos de ADESÃO (CARONA), atentar para a quantidade de itens solicitados e para os prazos, uma vez que, quando não há mais limite na ata ou esta venceu, não é possível Empenhar.
Contratos Administrativos
Orientações aos Agentes da Administração 2020
"5.4 Mandamentos do Apoio Administrativo em Contratos Administrativos
(...)
4) INFORMAR À DGO SOBRE O REGISTRO DO CONTRATO NO SIASG/SICON, TÃO
LOGO O CONTRATO SEJA CADASTRADO.
(...)
6) DESIGNAR EM BOLETIM INTERNO O FISCAL DE CONTRATO PARA O SEU
ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO.
7) VERIFICAR O ANDAMENTO DAS LIQUIDAÇÕES E PAGAMENTOS DOS
CONTRATOS NAS REUNIÕES DE PRESTAÇÕES DE CONTAS.
8) PROVIDENCIAR A RENOVAÇÃO OU SUBSTITUIÇÃO DO CONTRATO, COM A
DEVIDA ANTECEDÊNCIA, POR OCASIÃO DO TÉRMINO DE SUA VIGÊNCIA, DE FORMA
DE EVITAR QUE A EMPRESA CONTRATADA CONTINUE A PRESTAR O SERVIÇO SEM
QUE TENHA SIDO RENOVADO O SEU CONTRATO.
(...)" g.n
Garantias ContratuaisA critério da autoridade competente, em cada caso, e desde que
prevista no instrumento convocatório (Edital), poderá ser exigida
prestação de garantia nas contratações de obras, serviços e compras.
(Art. 56 da Lei 8666/93);
Se estiver prevista, deve ser cobrada do contratado e registrada no
SIAFI.
Caberá ao contratado optar por uma das seguintes modalidades de garantia:
o caução em dinheiro (CEF) ou em títulos da dívida pública;o seguro-garantia;o fiança bancária.
Garantias Contratuais
Contas Contábeis utilizadas para o controle das Garantias
Contratuais:
8.1.1.1.1.01.04 - FIANÇA A EXECUTAR
8.1.1.1.1.01.10 - SEGURO GARANTIA A EXECUTAR
8.1.1.1.1.01.13 - CAUCÃO A EXECUTAR
As contas registram dois movimentos, REGISTRO e BAIXA da
garantia.
Restos a Pagar
O cancelamento de RP em caso de inadimplência contratual por parte
do fornecedor deve ser precedido de:
a) Abertura de Processo Administrativo;
b) sanção ao fornecedor (advertência, multa, impedimento de licitar,
etc…)
c) registro no SICAF.
Todo cancelamento de RP realizado pela UG, deverá ter a
justificativa (dentro dos parâmetros estabelecidos pela D Cont)
registrada no Relatório de Prestação de Contas Mensal.
- A falta de justificativa ou sua insuficiência pode ensejar em registro
de ocorrência na conformidade contábil.
Restos a Pagar
Orientações aos Agentes da Administração 2020
"4.11 Inscrição em Restos a Pagar
(...)
Nesse contexto, a título de exemplo, seguem algumas particularidades quanto ao
custeio das despesas com energia elétrica:
(...)
Assim, esta Diretoria, como gestora dos recursos do Apoio Administrativo para
fazer face a essas demandas com características particulares, orienta quanto ao
empenho oportuno dos créditos descentralizados, e entende ser razoável que
eventuais saldos de Notas de Empenho a liquidar ao final do exercício
financeiro sejam inscritos em RPNP para fins de atendimento da fatura do
mês de janeiro ou, até mesmo, do mês de fevereiro."
Despesas de Exercícios Anteriores (DEA)
"Despesas de Exercícios Anteriores são aquelas referentes a exercícios encerrados, para os quais o orçamento respectivo consignava crédito próprio, com saldo suficiente para atendê-las, mas que não tenham sido processados na época própria.
Representam, ainda, os Restos a Pagar com prescrição interrompida e os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente, que poderão ser pagos à conta de dotação específica consignada no orçamento, discriminada por elementos, obedecida, sempre que possivel, a ordem cronológica (art. 37, Lei no 4.320, de 17 de marco de 1964)." (MOAA) g.n
A elaboração do processo de DEA está previsto na Portaria Ministerial no 1.054, de 11 de dezembro de 1997 – Normas para o pagamento de Despesas de Exercícios Anteriores.
Despesas de Exercícios Anteriores (DEA)
Orientações Importantes:
• As Despesas de Exercícios Anteriores (DEA) não poderão ser empenhadas com crédito do exercício;
• Com o crédito na "tela", antes de Empenhar, será necessário o registro no SIAFIWEB de documento Hábil do tipo "PA", para que haja o lançamento na conta Ajuste de Exercícios Anteriores;
• A falta do registro da "PA", acarretará em erro no momento do empenho (conta sem saldo);
• Na emissão do empenho, deve-se atentar para preenchimento da opção com PASSIVO ANTERIOR "SIM", assim como a correta conta de PASSIVO;
• Não haverá impacto nas contas de VPD (Despesa).
Gestão PatrimonialGestão Patrimonial
Gestão Patrimonial
Consiste no acompanhamento dos registros contábeis dos bens
móveis/imóveis, identificando possíveis divergências, de modo a
manter a contabilidade patrimonial conciliada.
Gestão Patrimonial
ENTRADASENTRADAS
SAÍDASSAÍDAS
PATRIMÔNIO DA UGPATRIMÔNIO DA UG
• Aquisições pela UG (nota fiscal de mercadoria);
• Recebimento pelos OP (guia de fornecimento);
• Transferência de Outra UG (guia de transferência);
• Doações (Termo de doação PJ / PF);
• Material encontrado em “excesso” ( B Adm , BI ou BAR);
• Material da Receita Federal ( Recibo ou qq doc comprobatório).
• Aquisições pela UG (nota fiscal de mercadoria);
• Recebimento pelos OP (guia de fornecimento);
• Transferência de Outra UG (guia de transferência);
• Doações (Termo de doação PJ / PF);
• Material encontrado em “excesso” ( B Adm , BI ou BAR);
• Material da Receita Federal ( Recibo ou qq doc comprobatório).
• Baixas (desrelacionamento / consumo) de Material de Consumo;
• Baixas (descarga) de Materiais Permanentes;
• Transferência para outras UG (guia de transferência);
• Baixas (desrelacionamento / consumo) de Material de Consumo;
• Baixas (descarga) de Materiais Permanentes;
• Transferência para outras UG (guia de transferência);
Gestão Patrimonial
Relatório de Movimentação de Almoxarifado (RMA) - demonstra o
material de consumo em Almoxarifado, e também o material permanente
não distribuído, em reparo ou inservível
Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RMB) - demonstra o
material permanente em uso nas dependências da OM.
Relatório Sintético de Depreciação de Bens (RSD) - demonstra o saldo
acumulado da depreciação dos bens móveis.
* Esses 3 (três) relatórios devem ser enviados mensalmente à ICFEX,
até o dia 5 do mês subsequente.
Unificação Patrimonial
A UG deve realizar a unificação patrimonial de materiais e bens adquiridos na UG secundária (167).
Material em Trânsito
• A Fisc Adm deve acompanhar a existência de saldo em contas
transitórias (bens de estoque / bens móveis a receber /
enviados), por prazo superior a 30 dias.
• Valores em trânsito por mais de 30 dias sem apropriação no SIAFI
devem constar no RPCM com as justificativas.
• Valores transferidos a OM fora do estado de SP, passados 30 dias
sem apropriação, a UG deverá informar à ICFEx para providências
junto à ICFEx de vinculação da OM de destino.
Baixa de Material de Consumo
A Diretoria de Contabilidade orienta que a baixa (desrelacionamento) deve ser registrada no SIAFI, semanalmente, evidenciando uma informação contábil útil e relevante, que espelhe a realidade dos fatos de forma fidedigna e tempestiva.
Material recebido em Doação
É obrigatória a lavratura do Termo de Doação, com a justificativa da
doação, bem como a descrição do material e valor, e o estado do
material (novo ou usado).
- O Termo de Doação deverá ser transcrito e publicado em Boletim
Interno.
- A doação pode ser feita por Pessoa Física ou Jurídica.
Bens para Manutenção
Todos os lançamentos serão realizados pela OM de origem do
material, cabendo à OM de manutenção, apenas, o envio da
documentação de manutenção.
123110803 – Bens Móveis a Reparar123110803 – Bens Móveis a Reparar
123110804 – Bens em Reparo
123110804 – Bens em Reparo
897111300 – Bens em Manutenção
897111300 – Bens em Manutenção
Manutenção em outra OM ou Empresa
Manutenção na própria OM
Depreciação
Depreciação - É a redução do valor dos bens tangíveis pelo desgaste ou perda
de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência.
Valor bruto contábil - É o valor do bem registrado na contabilidade, em uma
determinada data, sem a dedução da correspondente depreciação,
amortização ou exaustão acumulada.
Valor líquido contábil - É o valor do bem registrado na contabilidade, em
determinada data, deduzido da correspondente depreciação, amortização ou
exaustão acumulada, bem como das perdas acumuladas por redução ao valor
recuperável.
Depreciação
Depreciação
CONTÁBILValor Bruto do
Bem
CONTÁBILValor Bruto do
Bem
DEP ACUMSomatório das Depreciações
DEP ACUMSomatório das Depreciações
LIQ CONTValor Lquido do Bem
LIQ CONTValor Lquido do Bem
Não pode ser NEGATIVONão pode ser NEGATIVO
Descarga de Material Permanente
Os motivos gerais para descarga de material são:
• inservibilidade – TEAM
• perda ou extravio - SINDICÂNCIA
• furto ou roubo - IPM
o Valor > 1.000,00o Material Controladoo Não atingiu o tempo mínimo de
uso (1 ano)
o Valor > 1.000,00o Material Controladoo Não atingiu o tempo mínimo de
uso (1 ano)
No processo de descarga, é imprescindível que a UG faça a apuração do valor líquido contábil por meio da baixa da depreciação, caso contrário o valor da conta de bens móveis será evidenciado com erro no balancete.
Ativo Intangível
Aquisiçao de Software será registrado como Intangível ou
Imobilizado?
IMOBILIZADO – Quando faz parte de uma máquina que não funciona
sem esse software específico.
EX: Sistemas operacionais (WINDOWS, LINUX)
INTANGÍVEL – Quando o software não é integrante do equipamento.
Ele é comprado para executar tarefa específica.
EX: AUTOCAD, WINDOWS SERVER, ANTI-VÍRUS
Gestão de CustosGestão de Custos
Gestão de Custos
• Registrar informações contábeis resultantes da aplicação dos recursos.
• Identificar o custo das atividades no âmbito do Comando do Exército,
como também, dos programas do governo.
• Proporcionar aos dirigentes, nos seus respectivos níveis, as informações
gerenciais referentes aos custos apropriados nas diferentes atividades
(produtos e serviços) e programas de governo afetos ao Comando do
Exército.
• Realizar o acompanhamento gerencial das OM.
• Disponibilizar informações, em tempo hábil, para auxiliar no processo
decisório.
• Permitir ajustes no planejamento, para uma gestão eficiente, eficaz e
efetiva dos recursos disponibilizados ao Comando do Exército.
OBJETIVOS DO MONITORAMENTO DE CUSTOSr text
Gestão de Custos
Gestor (Gerente) de Custos: É o responsável pela orientação, coordenação
e fiscalização dos dados de custeio da OM.
o Fiscal Administrativo, pelas responsabilidades inerentes ao seu cargo,
será Gerente de Custos da OM.
Realiza o cadastramento de operadores do Sistema.
Realiza a conformidade mensal do SIGA (1ª semana de cada mês). Caso
esse procedimento não seja realizado, todos os usuários da OM serão
bloqueados (perderão seus perfis);
O Gestor de Custos (Gerente) é o responsável pela seleção dos CC.
Gestão de Custos
Operador de Custos: É o responsável pelo lançamento e
atualização dos dados de custeio no Sistema de Custos.
o Alocação de pessoal no CC;
o Cadastramento de equipamentos elétricos;
o Lançamentos das faturas de telefonia fixa e móvel;
o Apropriação de custos na liquidação de serviços, diárias e ajuda
de custo;
o Apropriação de custos na baixa de material de consumo e
depreciação de bens móveis.
Gestão de Custos
Prestação de Contas Mensal
• Execução de Restos a Pagar Processados e Não Processados
justificando os cancelamentos;
• Acompanhamento dos Contratos de Despesa da UG;
• Divergências no RMA, RMB e RSD: Será registrada a restrição
contábil para as inconsistências de qualquer valor, exceto as de
arredondamento, devidamente motivadas.
1° Ten QCO Cont Roberto da Silva Junior
Chefe da Seção de Contabilidade - 2ª ICFEx
e-mail: [email protected]
Telefone: 2195-6707
61 – 98535-0924
Obrigado a Todos