LAMPIRAN 2 BORANG PENYERTAAN
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016
1. TAJUK PROJEK : PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN BANTUAN MAKANAN BULANAN MAIM (MYASNAF)
2. BUTIRAN PEMOHON
Kategori ICT ( / ) Bukan ICT ( )
Nama
a) Individu
b) Kumpulan
1) MAJLIS AGAMA ISLAM MELAKA
3. Kluster :
Kewangan & Perolehan Peraturan Penyampaian danKawal Selia perkhidmatan
Pengurusan Sumber Pengurusan Proses & Manusia Pelanggan prosedur
Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan Projek Sosial
Imej dan Pengurusan Integrasi Penjenamaan ICT Perkhidmatan
Pengurusan Prestasi & Teknologi, Seni & Kraf Pengiktirafan Produk &
Peralatan
Pengurusan Kerajaan Kesihatan Keselamatan Tempatan/Daerah
Pengurusan Pejabat Perkhidmatan Lain-lain /Organisasi Teknikal
/
/
/
4. Punca Idea: Kump. Inovasi & Pengurusan Jawatankuasa Lain-lain Kreatif (KIK) Atasan Agensi Pemandu Inovasi
Orang Awam / Pelanggan
5. Status: Telah mohon Menerima sijil Tidak memohon harta intelek harta intelek harta intelek
6. Nama Pegawai Yang Boleh DihubungiNama : Mohd Zairul IbrahimJawatan : Pen. Pegawai Sistem MaklumatAlamat : MAIMNo. Tel (Pejabat) :06-2837416 No. Tel. Bimbit : 019-6632787Emel :zairul @maim.gov.my No. Faks : 06-2826033
__________________________Tandatangan Ketua Agensi
Nama : Cop Jabatan: Tarikh :
* Sebarang pertanyaan bolehlah menghubungi pihak urusetia Pertandingan/Anugerah Inovasi di talian 06-2320606/2326694.
* Mohon faks Borang Penyertaan sebelum/pada 22 Januari 2016 (Jumaat) di talian 06-232 0024
LAMPIRAN 3
/
/
FORMAT PENULISAN LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA
TAHUN 2016
1. PENGENALAN
LAPORAN INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA MAJLIS AGAMA ISLAM MELAKA-PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN BANTUAN MAKANAN BULANAN MAIM (MYASNAF)
1. PENGENALAN
1.1 Profil Majlis Agama Islam Melaka Majlis Agama Islam Melaka (MAIM) telah ditubuhkan pada 28
September 1960.
Ia adalah bertujuan menguruskan Hal Ehwal Agama Islam Negeri
Melaka di samping membantu dan menasihati Seri Paduka Baginda
Yang di-Pertuan Agong.
Sebagai badan pembuat dasar.
MAIM merupakan badan induk kepada semua agensi dan institusi
Islam di Negeri Melaka.
Selaras dengan itu beberapa agensi/institusi Islam telah ditubuhkan
bagi melaksanakan segala keputusan yang telah dibuat oleh MAIM
seperti Jabatan Agama Islam (JAIM), Jabatan Mufti, Mahkamah
Syariah dan anak-anak syarikat MAIM.
1.1.1 Visi MAIMMenjadi organisasi yang unggul, dinamik, cekap, mesra dan berkualiti ke arah memperkasakan pembangunan sosio ekonomi
ummah berlandaskan Syarak.
1.1.2 Misi MAIM • Membentuk pengurusan yang memenuhi keperluan semasa mengikut perkembangan teknologi terkini
• Merancang dan membentuk pembangunan asnaf dengan jati
diri yang murni dan berakhlak mulia dalam meningkatkan sosio
ekonomi.
• Mempelbagaikan sumber dan pelaksanaan aktiviti Baitulmal
untuk keberkesanan pengurusan hartanah.
1.1.3 Objektif MAIMMemberi perkhidmatan ICT yang diperlukan kepada semua
Bahagian/Unit/Seksyen di bawah Jabatan Ketua Menteri Melaka
termasuk Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri yang lain dalam
pelaksanaan program-program dan aktiviti ICT yang telah
ditetapkan agar Jabatan/Agensi berkenaan menjadi lebih produktif,
cekap dan berkesan dalam menjalankan fungsi-fungsinya.
1.1.4 Fungsi MAIMMajlis Agama Islam Melaka merupakan “Badan Syura” tertinggi
yang dihormati, bebas dan bertanggungjawab membuat dasar
mengenai Agama Islam di Negeri Melaka serta menasihati Seri
Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong, Ketua Agama bagi negeri
ini dan Ketua Menteri Melaka selaku Ketua Pentadbir Negeri.
1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi
1.2.1 Pengenalan / Latar Belakang Projek MyAsnaf MAIMi. Majlis Agama Islam Melaka adalah merupakan institusi yang
diberi amanah untuk mentadbir dan menguruskan hal ehwal
berkaitan agama Islam di negeri ini, terutamanya yang berkaitan
dengan wakaf, zakat dan lain-lain sumber Baitulmal.
ii. Untuk memastikan dana zakat negeri Melaka ditadbir urus
dengan baik. Bahagian Agihan Zakat MAIM
dipertanggungjawabkan untuk menguruskan agihan zakat
tersebut melalui program dan aktiviti yang dirancang bagi
memastikan dana zakat dapat diagih secara efektif dan
berkesan kepada asnaf zakat.
iii. Seperti di Jadual 1 adalah data terkumpul bagi asnaf Fakir Dan
Miskin mengikut pecahan daerah Negeri Melaka dari tahun
2011 hingga 2013
Jadual 1
Daerah
District
2011 2012 2013Fakir
Hardcore Poor
Miskin
Poor
Jumlah
Total
Fakir Hardcore Poor
Miskin
Poor
Jumlah
Total
Fakir Hardcore Poor
Miskin
Poor
Jumlah
TotalMelak
a Tenga
h1,247 3,115 4,362 988 3,764 4,752 128 4,630 4,758
Alor Gajah 783 2,015 2,798 519 2,392 2,911 69 2,927 2,996
Jasin 462 1,586 2,048 324 1,769 2,093 92 2,222 2,314Jumlah / Total
2,492 6,716 9,208 1,831 7,925 9,756 289 9,779 10,068
iv. Program Bantuan Makanan Bulanan adalah salah satu program
bantuan utama yang terdapat dalam pengurusan Agihan Zakat
MAIM. Untuk makluman semua ahli mesyuarat, program
bantuan makanan bulanan ini telah bermula sejak tahun
1991. Program ini memberi fokus terhadap bantuan berbentuk
makanan asasi kepada keluarga yang berkelayakan dari
golongan asnaf Fakir dan Miskin.
v. Bagi melaksanakan pengagihan bantuan makanan bulanan
kepada penerima bantuan, MAIM telah melantik sejumlah 68
panel pembekal makanan seluruh negeri Melaka bagi tujuan
memudahkan penerima untuk mendapatkan bantuan tersebut
setiap bulan mengikut daerah dan kawasan yang berhampiran.
vi Dari pemerhatian yang dibuat terhadap pengurusan Program
Bantuan Makanan Bulanan MAIM beberapa isu dan kelemahan
didapati , antaranya:-
Kupon Makanan Bulanan a. Kupon Makanan Bulanan terhad 12 bulan dan
penerima perlu datang ke MAIM semula bagi
mendapatkan kupon yang baru;
b. Kupon Makanan Bulanan hanya boleh digunakan
sekali dalam sebulan dengan nilai belian bagi setiap
kupon adalah RM 150.00. Penerima perlu mengambil
barangan makanan dalam kuantiti yang banyak dan
boleh menyebabkan lambakan makanan dan mudah
rosak.
c. Kualiti kupon makanan diperbuat dari kertas
mempunyai risiko untuk mudah rosak atau hilang.
d. Pengurusan sukar mengenal pasti jika berlaku kes-
kes penipuan kupon makanan kerana kurangnya ciri
keselamatan yang terdapat pada kupon makanan.
Panel pembekal Bantuan.a. Pengurusan Agihan agak sukar untuk menjalankan
pemantauan secara menyeluruh atas kekangan
sumber manusia dan jumlah panel kedai yang
banyak.
b. Pengurusan Agihan sukar untuk mengawal
prestasi pembekal secara efektif dari aspek kualiti
dan harga barangan yang dibekalkan.
Pengurusan Bayaran Tuntutan.a. Pembekal menggunakan cara manual dengan
menggunakan borang yang telah disediakan oleh
MAIM
b. Sering berlaku kesilapan pada borang tuntutan
pembekal dimana jumlah yang dituntut tidak sama
dengan jumlah kupon yang dilampirkan.
c. Proses tuntutan yang agak lama dimana pegawai
terpaksa mengira semula kupon yang dituntut
daripada setiap pembekal dan proses yang sama
di bahagian kewangan sebelum pembayaran
dibuat.
d. Rungutan dari pembekal MAIM terhadap
kelewatan pembayaran pembekalan yang telah
dilaksanakan.
1.2.2 Kategori Inovasi
(i) Inovasi penyampaian perkhidmatan
Projek Penambahbaikan Pengurusan Bantuan Makanan
Bulanan MAIM (MyAsnaf) untuk Bahagian Agihan Zakat, Majlis
Agama Islam Melaka
(ii)Inovasi perkhidmatan
Penambahbaikan Pengurusan Bantuan Makanan Bulanan MAIM
(MyAsnaf) adalah transformasi pengurusan yang konvensional
kepada pengurusan yang sistematik dan efisien yang
merangkumi 3 proses yang ditambahbaik :
a. Transformasi Kupon Makanan Kepada MyKad Pemansuhan kupon bantuan kepada MyKad
Asnaf boleh membuat pembelian pada bila-bila masa
mengikut jumlah bantuan yang ditetapkan
Tidak mudah rosak
Ciri keselamtan yang tinggi
b. Pengurusan Pemantuan Pembekal Pemantauan pembekal dapat dibuat dengan lebih
sistematik melalui laporan yang dijana oleh Portal
MyAsnaf
Mengawal prestasi pembekal
Hanya Menggunakan MyKad
Boleh ambil barang ikut keperluan
Amalan hijau
Tiada lagi kupon
Tak perlu tukar kupon
Telus
Tiada risiko hilang kupon
Masa ikut keselesaan
Nilai bantuan boleh dibawa ke depan
Mengekang eksploitasi penggunaan kupon makanan
bulanan asnaf
c. Pengurusan Tuntutan Bayaran Balik Yang Sistematik Pemansuhan borang tuntutan bayaran balik secara
manual oleh pembekal
Memendekan proses kerja tuntutan bayaran balik
kepada pembekal
Menghapuskan proses pengiraan kupon dan
pengulangan kerja dibahagian Zakat dan Kewangan
(iii) Proses InovasiMelalui transformasi dari penggunaan Kupon Bantuan Makanan
Bulanan kepada penggunaan MyKad Asnaf MAIM akan menikmati
pelbagai faedah dan manafaat iaitu seperti di bawah :
a. Amalan Hijau.
Selaras dengan menyahut saranan Negeri Melaka
sebuah Negeri Bandar Teknologi Hijau.
b. Tiada Lagi KuponAsnaf Fakir & Miskin MAIM tidak lagi membuat transaksi
pembelian barangan makanan dengan menggunakan
kupon
c. Tidak Perlu Tukar KuponAsnaf tidak perlu hadir ke MAIM untuk memperbaharui
jika kupon telah habis atau rosak.
d. Telus Proses penyampaian bantuan akan lebih telus dan dapat
mengelakkan eksploitasi bantuan antara penerima dan
pembekal
e. Tiada Risiko Hilang Kupon Isu kehilangan kupon dikalangan penerima bantuan akan
dapat diatasi kerana MyKad akan disimpan dengan baik
oleh pemilik
f. Masa Mengikut KeselesaanAsnaf akan dapat membuat pembelian barangan
mengikut masa dan keperluan asnaf setelah jumlah
bantuan dimasukan setiap bulan.
g. Nilai Boleh Dibawa KehadapanBaki bantuan yang tidak habis digunakan pada bulan
semasa boleh dibawa ke bulan seterusnya.
h. Boleh Ambil Ikut Kepeluan Dengan jumlah bantuan yang diperolehi Asnaf boleh
mengambil barang-barang mengikut keperluan semasa.
1.2.3 Indikator Inovasi
(i) Informative
Sistem MyAsnaf yang dibangunkan akan memudahkan pengurusan
Agihan Zakat MAIM melaksanakan pemantauan yang lebih berkesan
dan efektif kerana data-data yang dihasilkan dari sistem tersebut lebih
tepat serta informasi boleh diperolehi pada bila-bila masa kerana ia
bersifat ”real time”.
(ii)Cost effectiveProjek ini juga dapat menjimatkan pelbagai segi kos antara kos bahan
mentah, kos percetakan dan kos penggunaan sumber manusia
(iii)Forward LookingSistem ini bersesuaian untuk diperkembangkan untuk program-
program Agihan Zakat MAIM yang melibatkan pengurusan Agihan
Bantuan MAIM kerana ia lebih mudah,cepat, tepat dan akan memberi
impaks yang besar terhadap organisasi dan sosial serta merapatkan
jurang ICT dengan masyarakat luar bandar.
(iv)ComparableSebelum sistem ini pengurusan Bantuan Makanan Bulanan MAIM
dijalankan secara konvesional dimana Asnaf akan dibekalkan dengan
Kupon Makanan Bulanan yang bagi tujuan pengambilan barangan
makanan dan keperluan. Pihak pembekal akan menggunakan kupon
tersebut bagi tujuan bayaran balik atas pembelian yang dibuat oleh
asnaf.
Tetapi dengan adanya MyAsnaf, Asnaf MAIM hanya perlu
menggunakan MyKad untuk melaksanakan pembelian barangan
bantuan MAIM di pembekal yang telah dilantik oleh MAIM.
(v)Memudah dan mempercepatkan prosesDengan perlaksanaan MyAsnaf semua proses pengurusan bantuan
makanan bulanan akan ditadbir oleh Portal yang dibangunkan
manakala transaksi pembekalan bantuan makanan bulanan juga dijana
oleh Portal MyAsnaf dimana pembekal tidak perlu membuat tuntutan
secara manual kerana kesemua laporan tuntutan akan dijana melalui
sistem dan bayaran akan dibuat berdasarkan laporan yang dijanakan.
1.2.4 Inovasi Sosial1.2.4.1 Improve quality of service
Projek MyAsnaf MAIM adalah satu transformasi
Pengurusan bertujuan menambah baik perkhidmatan
mutu perkhidmatan dari kaedah penggunaan kupon
kepada MyKad. Dengan adanya sistem ini, kesemua
sistem perkhidmatan bantuan makanan bulanan ini akan
diuruskan secara berpusat.
1.2.4.2 Fulfil new regulationsBertepatan dengan konsep Melaka sebagai negeri Maju,
pelarasan urusniaga secara elektronik meletakkan Melaka
setara dengan negara maju yang lain dan berincikan teknologi
hijau.
1.2.4.3 Increase efficiency(a) Pengurusan Agihan Zakat MAIM
- Segala proses pendaftaran, penyambungan
bantuan, pembelian barangan bantuan dan
tuntutan pembekal dapat dilakukan dengan
pantas.
- Pelaksanaan pemantauan terhadap asnaf dan
pembekal mengenai Program Bantuan Makanan
Bulanan dapat diuruskan lebih efektif dan
berkesan.
- Mencapai tahap kepuasan pelanggan baik
terhadap asnaf dan pembekal dapat
mengurangkan isu-isu ada aduan mengenai kualiti
pembekalan dan prestasi pembekal MAIM
(b) Asnaf MAIM
- Proses tuntutan bantuan makanan bulanan oleh
asnaf dapat dijalankan dengan lebih fleksibel
dimana asnaf boleh mengambil barang mengikut
keperluan keluarga.
- Keselesaan asnaf akan lebih terjamin dimana
asnaf tidak akan terikat dengan tempoh masa
untuk mengambil barangan makanan yang
ditetapkan oleh pembekal.
- Dengan menggunakan MyKad urusan asnaf lebih
mudah dimana asnaf tidak lagi berdepan dengan
isu kehilangan dan kerosakan pada kupon dan
asanf tidak perlu hadir ke MAIM untuk menambah
kupon jika telah habis.
(c) Pembekal Bantuan - Dengan perlaksanaan MyAsnaf maka risiko
eksploitasi terhadap program makanan bulanan
akan dapat diatasi
- Pembekal akan mendapat manafaat dimana
proses tuntutan dan bayaran balik pembekalan
bantuan makananan bulanan akan mudah dan
cepat.
- Risiko kesilapan dan dan ketidak seragaman
tuntutan pembekalan bantuan akan dapat
diatasi kerana MAIM akan menerima terus
maklumat dan tuntutan pembekalan bantuan
dari sistem yang dibangunkan.
(d) Penjimatan KosBagi membuktikan bahawa Projek MyAsnaf ini adalah
projek yang efisien satu analisis kos faedah telah
dijalankan :
- Penggunaan Bahan ( Kupon Bantuan )
Kupon Kos
1 penerima = 12 keping
5001 penerima = 60,012 keping /
sebulan
1 tahun = 720,144 keping
10 tahun = 7,201,440 keping
1 kpg = RM0.17
1 bulan = RM10,202,04
1 tahun = RM122,424.48
10 tahun = RM1,224,244.80
Dengan transforamasi Kupon Bantuan Makanan
Bulanan kepada MyKad maka kos-kos percetakan
kupon tiada lagi dengan ini MAIM menjimatkan 100% daripada kos penjimatan percetakan kupon
makanan bulanan
- Sumber Manusia
Kos yang terlibat dalam penggunaan sumber
manusia bagi pengurusan proses
penyemakan,pengsahan dan pembayaran
kepada pembekal :
Gaji Sebulan
a. PT Zakat = RM 2,495.00
b. PT Kewangan = RM 1,363
c. Pen.Akauntan = RM 2,021.00
SEBELUM
PT Zakat PT Kewangan Pen.Akauntan
Masa yang diambil= 14 hari bagi 68 pembekalKos Sebulan= RM 1,164.33 @14 HariKos SetahunRM 13.971.99
Masa yang diambil= 5 hari/ 68 PembekalKos Sebulan= RM 227.17 @ 5 hariKos SetahunRM 2,725.99
Masa yang diambil= 3 hari/68 pembekal
Kos Sebulan= RM 202.10Kos SetahunRM 2,425.20
JUMLAH KOS SEBULAN = RM 1,593.60JUMLAH KOS SETAHUN = RM 19,123.18
SELEPAS
PT Zakat PT Kewangan Pen.Akauntan
Masa yang diambil= 3 hari/6 Parlimen
Masa yang diambil= 1 hari/ 6 Parlimen
Masa yang diambil= 1 hari/ 6 parlimen
Kos Sebulan= RM 249.50Kos SetahunRM 2,994.00
Kos Sebulan= RM 45.43Kos SetahunRM 545.20
Kos Sebulan= RM 67.37Kos SetahunRM 808.40
JUMLAH KOS SEBULAN = RM 362.30JUMLAH KOS SETAHUN = RM 4,347.60
Daripada perbandingan Jadual Sebelum dan Selepas Perlaksanaan MyAsnaf
dapat dibuktikan bahawa MAIM dapat menjimatkan 77.26 % atau RM 14,775.58 setahun bagi pengurusan sumber manusia.
2. Sebelum Dan Selepas Inovasi
2.1 Sebelum Inovasi Dihasilkan
2.1.2 Kaedah / sistem yang digunakan
i. Pengurusan Bantuan Makanan Bulanan MAIM untuk Asnaf Fakir
dan Miskin yang kovensional dijalankan dengan menggunakan
Kupon Makanan Bulanan untuk tempoh 12 bulan
ii. Urusan penyambungan kupon bantuan asnaf perlu hadir ke
pejabat Agihan Zakat untuk mendapatkan kupon baru.
iii. Pengurusan Agihan Zakat tidak dapat memantau atau
mengesan bila asnaf hadir ke pembekal untuk membuat
pembelian barangan makananan atau keperluan
iv. Pengurusan Agihan Zakat tidak dapat mengetahui bagaimana
atau trend pengambilan barangan bantuan di pembekal-
pembekal MAIM.
v. Dengan menggunakan Kupon Bantuan MAIM pihak Agihan
Zakat tidak dapat mengesan dengan tepat siapakan yang
mengambil bantuan makanan bulanan MAIM
vi. Pengurusan MAIM sering mendapat aduan berkenaan
kelewatan bayaran pembekalan bantuan kepaada pembekal
MAIM
vii. Terdapat banyak pengulangan kerja dilakukan oleh pegawai
MAIM dalam urusan pembayaran balik pembekalan bantuan
MAIM
2.1.3 Masalah-masalah yang dihadapi
i. Kupon Bantuan Makanan Bulanan adalah diperbuat
daripada kertas dan berisiko untuk rosak atau hilang
ii. Kupon Bantuan Makanan Bulanan hanya boleh digunakan
sekali sahaja untuk setiap bulan
iii. Tiada ciri-ciri keselamatan dan mudah dieksploitasi
iv. MAIM sukar untuk memantau penuh Program Bantuan
Makanan Bulanan atas kekakangan sumber manusia
v. MAIM sukar mengawal prestasi pembekal kerana data sediaada
kurang tepat atau sahih.
vi. Pengulangan kerja bagi pengiraan Kupon di Bahagian Agihan
Zakat da Kewangan MAIM
vii. Pembekal perlu ke MAIM untuk menghantar tuntutan bayaran
balik pembekalan bantuan dengan menggunakan dokumen
yang ditetapkan.
2.1.4 Carta alir sebelum inovasi
A. PROSES PENDAFTARAN PENERIMA BANTUAN MAKANAN BULANAN
E
LULUS /
MULA
TAMAT
A
B
C
BAHARU /
F
DSambung
Baharu
Lulus
Tidak
E : (14 hari)Penyedian Dokumen:
i. Pembukaan Fail Penerimaii. Penyediaan Kupon Bantuan
iii. Penyediaan Surat Kelulusaniv. Pemilihan Pembekal
A : (1 hari)Pendaftaran Di Bahagian Agihan Zakat
B : (1 – 5 hari)Siasatan Oleh Pegawai Bahagian Agihan Zakat
C : (1 hari)Daftar maklumat penerima ke dalam Sistem Agihan Zakat MAIM
F : (5 hari)Pengambilan kupon oleh penerima di pejabat MAIM
D : (7 – 10 hari)Mesyuarat JKKAB untuk kelulusan/penolakan
B. PROSES PEMBELIAN BARANGAN BANTUAN MAKANAN BULANAN (ASNAF FAKIR/MISKIN)
B
C
D
E
MULA
TAMAT
A
A: Penerima Bantuan pergi ke kedai pembekal bantuan yang telah ditetapkan
B: Penerima menyerahkan kupon bantuan makanan kepada pembekal untuk pembelian
pada bulan semasa.C: Penerima mengambil barangan makanan
dengan menandatangai penerimaan pada Kad Pembekal D: Pembekal mengumpul kupon bantuan pada
bulan semasa dan membuat tuntutan menggunakan borang tuntutan pembekal E: Pembekal hadir ke pejabat Agihan Zakat MAIM
untuk serahkan Kupon dan Borang tuntutan pembekal.
C. PROSES TUNTUTAN BAYARAN BALIK BANTUAN MAKANAN BULANAN (PEMBEKAL BANTUAN )
2.2 Selepas Inovasi Dihasilkan
2.2.1 Kaedah / sistem yang digunakan
i. Sehingga Oktober 2015 MAIM telah melaksanakan transformsi
Kupon Bantuan Makanan Bulanan kepada MYKad untuk Asnaf
Fakir dan Miskin
A
C
D
E
F
TAMAT
KESILAPAN
MULA
14 Hari
B
A: Peg.Zakat mengira tuntutan pembekal berdasarkan jumlah kupon dan borang tuntuan pembekal.B: Peg.Zakat menyediakan dokumen kewangan dan mendapat pengesahan Ketua Bhg ZakatC: Tuntutan diserahkan kepada Bhg Kewangan MAIM untuk bayaran
Peg Kewangan mengira dan menyemak semula kupon dan tuntutan yang telah serahkan . Jika berlaku kesilapan (kurang / lebih kupon ) tuntutan dokumen dipulangkan ke Bhg Zakat semula.
D: Tuntutan diproses untuk penyediaan baucer bayaran
E: Proses bayaran menggunakan Cek/EFT
F: Pembekal terima bayaran tuntutan
ii. Kesemua Pembekal Bantuan Makanan Bulanan MAIM telah
melaksanakan proses tuntutan makanan bulanan dari asnaf dan
bayaran balik bantuan menggunakan Sistem MyAsnaf yang
telah dibangunkan.
iii. Pihak Agihan Zakat MAIM dapat memantau prestasi asnaf dan
pembekal melalui data-data yang dijanakan dari Sistem
MyAsnaf yang telah dibangunkan.
2.2.2 Carta alir selepas inovasi
A. PROSES PENDAFTARAN PENERIMA BANTUAN MAKANAN BULANAN
E
LULUS /
MULA
TAMAT
A
B
C
BAHARU /
F
DSambung
Baharu
Lulus
Tidak
×
E : (14 hari)Penyedian Dokumen:
v. Pembukaan Fail Penerimavi. Penyediaan Kupon Bantuan
vii. Penyediaan Surat Kelulusanviii. Pemilihan Pembekal
A : (1 hari)Pendaftaran Di Bahagian Agihan Zakat
B : (1 – 5 hari)Siasatan Oleh Pegawai Bahagian Agihan Zakat
C : (1 hari)Daftar maklumat penerima ke dalam Sistem Agihan Zakat MAIM
F : (5 hari)Pengambilan kupon oleh penerima di pejabat MAIM
D : (7 – 10 hari)Mesyuarat JKKAB untuk kelulusan/penolakan
B. PROSES PEMBELIAN BARANGAN BANTUAN MAKANAN BULANAN (ASNAF FAKIR/MISKIN)
B
C
D
E
MULA
TAMAT
A
××××
A: Penerima Bantuan pergi ke kedai pembekal bantuan yang telah ditetapkan
B: Penerima menyerahkan kupon bantuan makanan kepada pembekal untuk pembelian
pada bulan semasa.C: Penerima mengambil barangan makanan
dengan menandatangai penerimaan pada Kad Pembekal
D: Pembekal mengumpul kupon bantuan pada bulan semasa dan membuat tuntutan
menggunakan borang tuntutan pembekal E: Pembekal hadir ke pejabat Agihan Zakat MAIM untuk serahkan Kupon dan Borang tuntutan
pembekal.
C. PROSES TUNTUTAN BAYARAN BALIK BANTUAN MAKANAN BULANAN (PEMBEKAL BANTUAN )
A
C
D
E
F
TAMAT
KESILAPAN
MULA
14 Hari
B
A: Peg.Zakat mengira tuntutan pembekal berdasarkan jumlah kupon dan borang tuntuan pembekal.B: Peg.Zakat menyediakan dokumen kewangan dan mendapat pengesahan Ketua Bhg ZakatC: Tuntutan diserahkan kepada Bhg Kewangan MAIM untuk bayaran
Peg Kewangan mengira dan menyemak semula kupon dan tuntutan yang telah serahkan . Jika berlaku kesilapan (kurang / lebih kupon ) tuntutan dokumen dipulangkan ke Bhg Zakat semula.
D: Tuntutan diproses untuk penyediaan baucer bayaran
E: Proses bayaran menggunakan Cek/EFT
F: Pembekal terima bayaran tuntutan
××××
3. Kriteria Inovasi
3.1 Kreativiti3.1.1 Keaslian
Majlis Agama Islam Melaka merupakan Majlis Agama Islam yang
pertama menggunakan MyKad secara keseluruhan penerima asnaf
Fakir dan Miskin bagi Program Bantuan Makanan Bulanan
3.1.2 AdaptasiSistem ini bersesuaian untuk diperkembangkan untuk program-
program yang bersifat “cash less” dimana ia dapat
mempercepatkan urusan dan menjamin keselamatan dan
keselesan pengurusan dan pengguna
3.2 Tahap pelaksanaan
Sehingga Oktober 2015 Majlis Agama Islam Melaka transformasi
Program Bantuan Makanan Bulanan MAIM dari Kupon ke MyKad kepada
asnaf Fakir dan Miskin
3.3 Efisien3.3.1 Penjimatan masa
i. Asnaf tidak perlu mengunggu untuk pengeluaran atau
pembaharuan Kupon Bantuan Makanan Bulanan
ii. Tiada lagi proses pengiraan kupon oleh pembekal dan
pengurusan Agihan Zakat
iii. Segala proses pembayaran dapat dilakukan dengan pantas.
iv. Masa untuk tempoh analisa pemantauan program dapat
dipendekan
3.4.4 Mudah digunakanMyAsnaf adalah sistem yang amat mudah digunakan atau
dikendalikan :
a. Pengurusan Agihan Zakat MAIMPortal yang dibangunkan mesra pelanggan dimana
pengurusan pendaftaran dan penyambungan bantuan
dilakukan di Portal MyAsnaf
b. Asnaf (Fakir/Miskin)Asnaf hanya menggunakan MyKad milik peribadi dan ia
dijamin selamat kerana MyKad akan disimpan rapi oleh
pemilik dan dibawa ke mana-mana.
c. PembekalUrusan pengambilan dan pengrekodkan maklumat
pembelian akan dilakukan oleh terminal yang ditempatkan di
pembekal bantuan. Pembekal tidak perlu merekodkan
secara manual lagi.
3.5 Signifikan
3.5.1 Perkhidmatan awam/SosialInisiatif ini dapat membantu :
Asnaf (Fakir dan Miskin) membuat pembelian barangan
keperluan dengan mudah dan selesa untuk membuat
pembayaran dengan mudah.
Pembekal Bantuan MAIM akan dapat menguruskan urusan
tuntutan pembekalan dengan lebih sistematik dan bayaran balik
tuntutan yang lebih cepat dan tepat
3.5.2 OrganisasiMeningkatkan imej Majlis Agama Islam Melaka dalam
memperlihatkan kepekaan mengenai keperluan teknologi ICT di
dalam pengurusan program Agihan Zakat MAIM.
3.5.3 Jabatan/bahagian/unitDengan adanya aplikasi ini, sistem penyampaian perkhidmatan
kerajaan terutamanya di dalam pengurusan kebajikan untuk
asnaf dan memperbaiki mutu perkhidmatan MAIM kepada
pembekal bantuan dimana ia dapat meningkatkan lagi
keyakinan orang awam terhadap perkhidmatan yang ditawarkan
oleh kerajaan.
3.6 Komitmen
3.6.1 KewanganProjek ini telah mendapat peruntukan RM 660,000.00 dari
Sumber Zakat bagi mengurus dan mentadbir semua urusan
Program MyAsnaf ini. Peruntukan ini adalah untuk menguruskan
pembangunan portal MyAsnaf, pembekal terminal di pembekal
bantuan dan penyelenggaraan projek.
3.6.2 Pengurusan Sumber ManusiaProjek ini dibangunkan dengan kerjasama Bahagian Agihan
Zakat MAIM dan Syarikat ePertol Services Sdn.Bhd bagi
memastikan Program MyAsnaf MAIM dapat mencapai objektif
dan sasaran yang telah ditetapkan oleh pentadbiran MAIM
3.6.3 PenghargaanProgram MyAsnaf MAIM menyertai Pertandingan Kumpulan
Inovasi Dan Kreatif Peringkat Negeri Melaka Tahun 2015 bagi
Ketegori Pengurusan dan Program tersebut telah menjuarai
pertandingan serta telah layak untuk mewakili Kerajaan Negeri
Melaka ke Peringkat Kebangsaan pada November 2015.
3.6.5 Peralatan
Pihak pembekal perkhidmatan Program MyAsnaf telah
menyediakan peralatan dan kelengkapan kepada pembekal
bantuan bagi memastikan kelancaran program tersebut.
4. Pencapaian Program MyAsnaf MAIMDengan realisasi yang telah dilaksanakan pada Jun 2015 Program MyAsnaf
MAIM ini telah dapat membuktikan keberkesanan perlaksanaan program
tersebut yang memberi impak yang positif terhadap Pengurusan Program
Bantuan Makanan Bulanan MAIM. Antara pencapaian yang telah dirangkul :
a. Johan Konvensyen KIK Peringkat Negeri Melaka – Ketegori Pengurusan
b. Anugerah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Tahun 2015 (Naib Johan
Kebangsaan ) – Majlis Persada Inovasi Perkhidmatan Awam 2015
(Kuantan,Pahang)
5. KesimpulanKesimpulannya, Program MyAsnaf MAIM adalah satu langkah transformasi
Program Agihan Zakat Negeri Melaka yang akan memberikan impaks yang
besar terhadap pengurusan dan sosial,dimana dapat memudahkan asnaf
untuk membuat pembelian barangan secara online atau menggunakan
MyKad. Selain itu, kemudahan ini menjimatkan masa, menjamin keselamatan
kerana tidak perlu membawa Kupon Bantuan yang mempunyai banyak
kelemahan dan risiko yang banyak manakala pembekal bantuan tidak perlu
risau dengan kelewatan pembayaran atau kesilapan tuntutan kerana
transaksi direkodkan di dalam sistem.