SCHÉMA DE MUTUALISATION 2016 – 2020 entre la Communauté de communes et ses communes membres
Direction Générale des Services de la CCPN – septembre 2016
LE TERRITOIRE
CONTEXTE ET ENJEUX
ELABORATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION
SCHEMA DE MUTUALISATION
ANNEXES
LE TERRITOIRE Pays de l’Alsace du Nord
Communautés de communes Nb
communes
Nb
d’habitants
CDC de Bischwiller et environs 6 23248
CDC de la Basse-Zorn 7 17151
CDC de la Plaine du Rhin 19 18638
CDC de la Région de Brumath 10 15617
CDC de la Région de Haguenau 15 50541
CDC de l'Outre-forêt 13 16229
CDC du Pays de Niederbronn-les-Bains 13 23690
CDC du Pays de Wissembourg 12 16982
CDC du Pays Rhénan 17 35520
CDC du Val de Moder 8 8343
CDC Sauer-Pechelbronn 24 18115
Total général 144 244074
DEVELOPPEMENT ECONOMIQUE
Actions communautaires
LE TERRITOIRE
Soutiens €
Promotion touristique
Accueil d’entreprises
Avances sans intérêts par
conventionnement avec
Alsabail
SERVICES A LA PERSONNE
Actions communautaires Enfance / Jeunesse
LE TERRITOIRE Soutiens €
Association Réseau
Animation
Intercommunale
EMCN
Spectacles Jeunes
Publics (soutien aux
établissements
scolaires)
Transports
(sorties scolaires)
SERVICES A LA PERSONNE
Actions communautaires Action sociale
LE TERRITOIRE
Soutiens € Mission Locale
Actions
Actions collectives pour
les personnes âgées
Forum Seniors
Guide des Seniors
ENVIRONNEMENT – AMENAGEMENT DU
TERRITOIRE - HABITAT
Actions communautaires
LE TERRITOIRE Soutiens € Adhésion
SMICTOM Nord du
Bas-Rhin
SYCOPARC
SCOTAN
ADEAN
Actions
Compostage individuel
Facturation REOM
Documents
d’urbanisme
Elaboration d’un PLUi
SIG
PIG Rénov’Habitat
Vergers Solidaires
d’Alsace
Collecte de pommes
avec l’ALC de
Gumbrechtshoffen
CONTEXTE &
ENJEUX
CONTEXTE DE LA MUTUALISATION
Préconisations de la Cour des comptes
La mutualisation de services est une des pistes
préconisées par la Cour des comptes pour
permettre aux collectivités territoriales et à leurs
établissements publics de participer à la réduction
du déficit public.
Obligation législative
L’article L. 5211-39-1 du code général des
collectivités territoriales codifié par la loi n°2010-
1563 du 16.12.2010 de réforme des collectivités
territoriales (art. 67) prévoit qu’afin d’assurer
une meilleure organisation des services, dans
l’année qui suit le renouvellement général des
conseils municipaux, le président de
l’établissement public de coopération
intercommunale (EPCI) à fiscalité propre établit
un rapport relatif aux mutualisations de services
de l’EPCI et ceux des communes membres.
Contexte financier contraint
Les ressources sont en baisse :
diminution des dotations de l’Etat,
augmentation du FPIC…
Sanction financière
Coefficient de mutualisation instauré
par la loi MAPTAM n°2014-58 du
27.01.2014 de modernisation de
l’action publique territoriale et
d’affirmation des métropoles (art.
L.5211-4-1).
CONTEXTE &
ENJEUX
Coefficient de mutualisation (art. L5211-4-1 du CGCT) Rémunération de l’ensemble des personnels affectés au sein de services ou parties de services fonctionnels par la communauté. Rémunération de l’ensemble des personnels affectés au sein de services ou parties de services fonctionnels employés par les communes membres de la communauté et au sein de la communauté. Il sera l’élément pondérateur de la Dotation Globale de Fonctionnement (DGF) des communes et des communautés. Un décret doit en préciser les modalités de calcul.
CONTEXTE &
ENJEUX
CADRE DE LA MUTUALISATION Objectifs Tendre vers une convergence des politiques publiques sur le territoire Déterminer les secteurs d’activités de la Communauté et des communes pour lesquelles une mise en commun de moyens est jugée pertinente au regard : - de la qualité du service public et du service rendu aux usagers et administrés, - des économies d’échelle susceptibles d’être réalisées, - de la meilleure utilisation et valorisation des compétences et des moyens.
Renforcer la solidarité entre les communes membres et la Communauté de communes par la mise en commun des expertises, des expériences, etc. Assurer la qualité de travail des agents. Optimiser la Dotation Globale de Fonctionnement par la majoration du Coefficient d’Intégration Fiscale en privilégiant les impacts sur les attributions de compensation.
CONTEXTE &
ENJEUX
Mutualisation des services : avantages et inconvénients
AVANTAGES/OBJECTIFS
Amélioration de la qualité de l’offre de service sur le territoire
Accroissement de l’efficience du service rendu à l’usager
Maintien, renforcement des compétences des personnels et des services
Optimisation de l’organisation interne des services de l’EPCI avec ses communes membres (éviter les doublons)
Réduction des coûts à moyen terme (harmonisation par le haut)
INCONVENIENTS
Crainte de perte de prérogatives, appréhension du changement, crainte de marginalisation, tant chez les élus que chez les agents
Rigidités juridiques
Difficultés managériales (dissémination des personnels dans des lieux différents, harmonisation des pratiques, inégalités liées à la cohabitation de droits différents,…)
Nécessité d’harmoniser les outils et les logiciels
Pour les personnels : changement d’employeur, des conditions de travail, voire du lieu d’affectation.
IL N’Y A PAS DE MODELE UNIQUE : LE SCHEMA DE MUTUALISATION DOIT S’ADAPTER AU CONTEXTE LOCAL ET AU PROJET POLITIQUE PORTE PAR LES ELUS.
CONTEXTE &
ENJEUX
FORMES DE LA MUTUALISATION
Mise à
disposition
Partage des
moyens de la
Communauté y
compris pour
l’exercice, par
les communes,
de
compétences
non transférés.
Service
commun Création, au
sein de la
Communauté,
de services
communs,
regroupant les
moyens
affectés à une
mission.
Prestation
de services
Conventions
de prestations
de service non
économiques
pour la mise
en œuvre de
compétences
communales.
Transfert de
compétence
Entraine le
transfert du
service ou de
la partie du
service qui la
met en œuvre.
CONTEXTE &
ENJEUX GROUPEMENT DE
COMMANDES
Acquisition de composteurs en
bois (mutualisation de la
rédaction du cahier des charges
et groupement de commandes
entre 5 CC)
DIAGNOSTIC /
ETAT DES LIEUX
PARTAGE DES SERVICES
Mutualisation ascendante : personnels mis à disposition dans les
accueils périscolaires par les communes de Reichshoffen (4 agents) et
Niederbronn-les-Bains (2 agents)
Mutualisation avec Réseau Animation Intercommunale pour le Festival
Rêves de Mômes (mise à disposition de 2 à 3 agents par la CC pour la
durée du festival)
Mutualisation descendante : administrateur SIG pour création des
outils métiers et conception/impression de cartes ; formation des
utilisateurs
MUT’ARCHI : 1 architecte-conseil pour particuliers et collectivités du
SYCOPARC partagé entre 4 CC.
PARTAGE DES BIENS
Accueils périscolaires (école de la
Breitmatt à Gundershoffen, Maison
Rouge à Mertzwiller, Groupe Scolaire
à Niederbronn-les-Bains, Espace
Cuirassiers à Reichshoffen)
Salles polyvalentes des communes
membres et relais culturels (La
Castine et Moulin 9) pour réunions
délocalisées, forums,…
SIG : chaque commune dispose d’un
profil utilisateur pour l’accès via un
extranet + partage du traceur
Banque de matériel intercommunale
(tribune, panneaux d’affichage de la
vitesse, défibrillateurs)
MUTUALISATION PONCTUELLE
DES MOYENS DES COMMUNES
MEMBRES SOUS FORME DE
PRESTATIONS
Formation SST des
personnels de la CC par la
Ville de Niederbronn-les-
Bains
Travaux d’entretien dans les
EAJE (communes de
Gundershoffen, Mertzwiller,
Niederbronn-les-Bains et
Reichshoffen)
MUTUALISATIONS
INFORMELLES
Formation « ITINERAIRE
SECRETAIRE DE MAIRIE »
entre 3 CC et le CNFPT
Préparation du passage au
PESV2 : mise à niveau des
outils informatiques et
logiciels des communes
concernées
ELABORATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION
METHODOLOGIE
Responsable du projet : Monsieur le Président de la Communauté
Missions : Proposer un schéma de mutualisation de services entre les
services de la Communauté et des communes membres. Assurer le portage politique du projet.
Comité de pilotage :
Monsieur le Président de la Communauté, le Bureau restreint (les 5 vice-présidents), la Directrice générale des services.
Missions : Assurer le pilotage du projet, Définir les orientations générales, assurer le suivi, valider les
outils, arbitrer les propositions.
ELABORATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION - PHASAGE –
12.11.2014
Présentation au
Bureau (contexte,
enjeux,
méthodologie…)
19.11.2015
Validation du
questionnaire
aux communes
en Bureau
Restreint
12.11.2015
Envoi du
questionnaire
aux communes
15.02.2016
Réception de
tous les
questionnaires
des communes
29.02.2016
Analyse des
résultats en
Bureau
Restreint
05.09.2016
Proposition de
schéma de
mutualisation –
présentation au
Bureau
26.09.2016
Présentation du
schéma au Conseil
communautaire et
saisine des
communes
Déc. 2016
Adoption du schéma
par le Conseil
communautaire
Enquête auprès des communes
Analyse des questionnaires
Avis des communes
2014 2015 2016
SCHEMA DE MUTUALISATION
Chacune des propositions du schéma de mutualisation fera l’objet d’une étude de faisabilité qui proposera une méthodologie et des outils permettant leur mise en œuvre concrète et réelle.
SCHEMA DE MUTUALISATION
Gestion de la commande
publique
GESTION DE LA COMMANDE PUBLIQUE
Attentes
Résultat de l’enquête dans les communes membres :
Seules 54% des communes (7/13) estiment avoir les moyens suffisants pour exercer les
missions en matière de commande publique.
Pour la quasi-totalité des communes, la commande groupée serait pertinente dans
certains domaines : matériel bureautique, produits d’entretien, fourniture d’énergie, sel de
déneigement, matériel informatique et maintenance.
Les principales difficultés rencontrées par les communes en matière de commande
publique portent sur la constitution et la rédaction des dossiers de consultation des
entreprises (DCE), le respect de la réglementation et l’application des règles de la
commande publique, la publicité.
Dans un contexte permanent de complexification constante des procédures, le Code des
Marchés Publics a été abrogé au 1er avril 2016 et un nouveau Code de la Commande
Publique est en cours d’élaboration. Un appui à la gestion de la commande publique
permettrait de sécuriser les contrats des communes membres volontaires et d’optimiser
la fonction « achat ».
Périmètre : à définir en tenant compte des communes membres volontaires
SCHEMA DE MUTUALISATION
Gestion de la commande
publique
Modalités de mutualisation
Service commun pour la coordination et le développement des groupements de commande
pour les communes membres volontaires (de la constitution des groupements de commande
à l’achèvement des procédures), ainsi qu’un appui ponctuel pour les autres demandes.
Les services communaux restent chargés de la passation des marchés publics.
Ressources humaines
1 agent à temps non complet. La durée hebdomadaire de service affectée à cette mission
sera définie en fonction du périmètre de la mutualisation.
Moyens techniques
1 logiciel de gestion des marchés mutualisé au sein du périmètre défini.
Financement
Service commun (ressources humaines et logiciel) sur attribution de compensation. La clé de
répartition entre la Communauté et les communes membres volontaires reste à définir.
Appuis ponctuels pour les communes extérieures au périmètre de mutualisation : prestation
de service. Le tarif actuellement en vigueur est de 20 € de l’heure. Il pourra être modifié si
besoin en fonction du coût chargé de l’agent affecté à la mission.
SCHEMA DE MUTUALISATION
Appui – conseil juridique
APPUI – CONSEIL JURIDIQUE
Attentes
Résultat de l’enquête dans les communes membres :
Seules 50 % des communes estiment avoir les moyens suffisants pour exercer les
missions en matière d’affaires juridiques et assurances.
39% des communes (5/13) estiment que la veille juridique dans leur commune est peu
ou pas du tout satisfaisante.
Dans le cadre d’une activité législative et réglementaire particulièrement dense, une
complexité croissante et une diversité caractérisée (RH, urbanisme, commande
publique, environnement, etc.), l’appui et le conseil juridique semblent être un besoin
partagé par plusieurs communes, en particulier les communes disposant d’un nombre
restreint d’agents administratifs (1 seul secrétaire de mairie par exemple).
Ce service permettrait de sécuriser les actes des communes membres volontaires.
Périmètre : à définir en tenant compte des communes membres volontaires
Modalités de mutualisation
Service commun pour l’appui et le conseil juridique aux communes membres volontaires,
ainsi qu’un appui ponctuel possible pour les autres communes, si souhaité.
SCHEMA DE MUTUALISATION
Appui – conseil juridique
Ressources humaines
1 agent à temps non complet. La durée hebdomadaire de service affectée à cette
mission sera définie en fonction du périmètre de la mutualisation. Selon le périmètre
retenu, il sera possible d’affecter à cette mission le même agent que celui prévu pour la
gestion de la commande publique.
Moyens techniques
1 accès mutualisé à une plateforme de services juridiques et de documentation au sein
du périmètre défini.
Financement
Service commun (ressources humaines et accès à la plateforme de services juridiques)
sur attribution de compensation. La clé de répartition entre la Communauté et les
communes membres volontaires reste à définir.
Appuis ponctuels pour les communes extérieures au périmètre de mutualisation :
prestation de service. Le tarif actuellement en vigueur est de 20 € de l’heure. Il pourra
être modifié si besoin en fonction du coût chargé de l’agent affecté à la mission.
SCHEMA DE MUTUALISATION
Communication
COMMUNICATION
Attentes
La création d’un service commun permettrait d’optimiser la communication des collectivités
intéressées, de favoriser la cohérence de la ligne éditoriale et de la charte graphique, de réaliser
des économies d’échelle, d’assurer la continuité du service, de valoriser les compétences
complémentaires des agents,…
Les relations avec les prestataires externes (graphistes, imprimeurs, hébergeurs,…), les médias,
s’en trouveraient simplifiées et rationalisées.
Pourraient être réalisés : des supports de communication pour la diffusion de l’information ou pour
l’événementiel, un site internet avec des sites intégrés pour les communes volontaires, la diffusion
des informations sur les réseaux sociaux,…
Périmètre : à définir en tenant compte des communes membres volontaires.
Modalités de mutualisation et ressources humaines
Service commun entre la Communauté et les communes volontaires regroupant les agents affectés
à ces missions, que ce soit à temps complet ou à temps non complet.
Financement
• Attribution de compensation et / ou prestation de service. Le tarif actuellement en vigueur est
de 20 € de l’heure. Il pourra être modifié si besoin en fonction du coût chargé de l’agent
affecté à la mission.
• Refacturation des consommables et des frais externes.
SCHEMA DE MUTUALISATION
Les systèmes d’information
LES SYSTÈMES D’INFORMATION Attentes
Résultat de l’enquête dans les communes membres : 54% des communes (7/13)
estiment avoir les moyens suffisants pour exercer les missions informatiques.
La coordination des contrats avec les prestataires extérieurs, notamment dans le
cadre de groupements de commandes, apparait comme porteuse d’harmonisation et
d’économies d’échelle potentielles.
Par ailleurs une harmonisation des systèmes d’information (serveurs, logiciels…) est
un préalable indispensable dans un futur contexte de mutualisation de fonctions
supports (comptabilité, finances, RH, paie, etc.)
Périmètre : à définir en tenant compte des communes membres volontaires.
Forme de mutualisation : service commun de gestion de la commande publique (voir
supra).
SCHEMA DE MUTUALISATION
Gestion des biens matériels :
création d’une banque de prêt de matériel technique
MATERIELS ET
EQUIPEMENTS NOMBRE
Balayeuse 3
Broyeuse 3
Nacelle 2
Remorque 20
Tondeuse 23
Tracteur 17
Véhicule de tourisme 6
Véhicule utilitaire 36
GESTION DES BIENS MATÉRIELS : CRÉATION D’UNE BANQUE
DE PRÊT DE MATÉRIEL TECHNIQUE
Attentes
Par le questionnaire diffusé aux communes, les matériels suivants ont été recensés
(recensement non exhaustif) :
Il apparait que la Communauté et certaines communes ont l’utilité de certains matériels
quelques jours par an seulement (nacelle, balayeuse, broyeuse, plieuse, tribune…). La
mutualisation de ces matériels permettrait à d’autres communes d’en disposer et
d’optimiser leur utilisation.
SCHEMA DE MUTUALISATION
Gestion des biens matériels :
création d’une banque de prêt de matériel technique
Prérequis
• Recenser le matériel technique que la Communauté et les communes membres
volontaires seraient disposées à mutualiser.
• Définir les conditions de prêt (convention, tarifs, modalités pratiques, etc.)
Périmètre : Communauté et communes membres volontaires.
Forme de mutualisation : prêt direct entre Communauté et communes membres
volontaires ou entre communes membres volontaires.
SCHEMA DE MUTUALISATION
Partage des informations et
des expertises sur le territoire
PARTAGE DES INFORMATIONS ET DES EXPERTISES
SUR LE TERRITOIRE Attentes
La Communauté et ses communes membres comptent dans leurs effectifs des
ressources humaines qui ont acquis, du fait de leur parcours universitaire ou
professionnel, une expertise dans tel ou tel domaine.
Il semble judicieux d’échanger et de partager informations, expertises et bonnes
pratiques pour progresser ensemble. Ce travail en réseau pourra aller jusqu’à produire
ensemble pour gagner en efficience.
Prérequis : recensement des volontaires à la Communauté et dans les communes
membres
Forme de mutualisation : constitution d’un réseau d’experts qui se réunira
trimestriellement. Les technologies d’information et de communication seront largement
utilisées pour des échanges réguliers au sein du réseau.
SCHEMA DE MUTUALISATION
Observatoire de la
mutualisation
OBSERVATOIRE DE LA MUTUALISATION Attentes
Afin d’assurer la mise en œuvre concrète et technique du schéma de mutualisation, un
groupe de suivi technique semble utile, afin d’affiner, pour chaque domaine
d’intervention, les missions, les périmètres, les formes adéquates de mutualisation, ainsi
que, le cas échéant, rédiger les documents contractuels.
Forme de mutualisation : constitution d’un groupe de travail composé des directeurs
généraux des services en poste sur le périmètre de la Communauté : Reichshoffen,
Niederbronn-les-Bains, Mertzwiller, Gundershoffen et Communauté de communes du
Pays de Niederbronn-les-Bains.
Les secrétaires de mairie y seront associés en tant que de besoin.
Fréquence des réunions
Au minimum, une fois par trimestre et plus souvent si besoin.
SCHEMA DE MUTUALISATION
Pistes de réflexion pour d’autres mutualisations
PISTES DE RÉFLEXION POUR D’AUTRES MUTUALISATIONS
Gestion de la paie
Plusieurs collectivités ne disposent que d’un seul agent pour effectuer l’ensemble
des tâches administratives. La réalisation de la paie dans les délais impartis peut
être impactée notamment en cas d’absences, notamment pour formation, congés,
etc.
L’organisation d’un service commun permettrait une meilleure efficience et la
valorisation des compétences des agents.