Eurowin 8.0 SQL
Manual del módulo
SERVICIOS DE
LIMPIEZA
Documento: me_serviciosdelimpieza
Edición: 6
Nombre: Manual del módulo Servicios de Limpieza de Eurowin 8.0 SQL
Fecha: 30-04-2012
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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Tabla de contenidos
1. Introducción ........................................................................................................................... 5
1.1. Compatibilidades ............................................................................................................................... 5
1.2. Requisitos ........................................................................................................................................... 5
1.3. Resumen de características de Eurowin Servicios de Limpieza ....................................................... 6
1.4. Diagrama de trabajo ........................................................................................................................... 8
1.5. Instalación .......................................................................................................................................... 9
1.6. Actualización .................................................................................................................................... 10
2. Módulo Servicios de Limpieza .............................................................................................. 11
2.1. Configuración ................................................................................................................................... 11
2.1.1. Configuración del módulo .......................................................................................................... 11
2.1.2. Configuración de Servicios ......................................................................................................... 12
2.2. Mantenimientos ................................................................................................................................ 13
2.2.1. Mantenimiento de técnicos ......................................................................................................... 13
2.2.2. Mantenimiento de trabajos.......................................................................................................... 13
2.2.3. Periodos de no servicio clientes .................................................................................................. 14
2.2.4. Periodos de no servicio de poblaciones ...................................................................................... 14
2.2.5. Asignar almacén a operarios ....................................................................................................... 15
2.2.6. Mantenimiento de clientes .......................................................................................................... 15
2.2.6.1. Información adicional ........................................................................................................................... 16
2.2.7. Creación simplificada de clientes ................................................................................................ 16
2.3. Cuotas .............................................................................................................................................. 17
2.3.1. Entrada de cuotas ...................................................................................................................... 17
2.3.2. Trabajos de las cuotas ................................................................................................................ 19
2.3.3. Materiales de las cuotas ............................................................................................................. 20
2.3.4. Traspaso de trabajos .................................................................................................................. 22
2.3.5. Facturación de cuotas ................................................................................................................ 22
2.4. Generadores ..................................................................................................................................... 25
2.4.1. Generador automático de servicios............................................................................................. 25
2.4.2. Generador de albaranes de entrega ........................................................................................... 27
2.5. Encuestas ......................................................................................................................................... 28
2.5.1. Plantilla de encuestas ................................................................................................................. 29
2.5.1.1. Variables para el report de la plantilla de encuestas .............................................................................. 29
2.5.2. Diseño de plantillas de encuesta ................................................................................................. 30
2.5.3. Generador de Encuestas ............................................................................................................ 31
2.5.4. Encuestas ................................................................................................................................... 32
2.5.4.1. Cálculo de la nota ................................................................................................................................ 34
2.5.5. Listado de encuestas .................................................................................................................. 34
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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2.6. Inspecciones .................................................................................................................................... 35
2.6.1. Plantillas de inspecciones ........................................................................................................... 36
2.6.2. Índice de inspección ................................................................................................................... 37
2.6.3. Mantenimiento de inspecciones .................................................................................................. 39
2.6.4. Listado de inspecciones ............................................................................................................. 41
3. Módulo Servicios .................................................................................................................. 43
3.1. Servicios ........................................................................................................................................... 43
3.1.1. Generar albarán de venta del servicio ......................................................................................... 45
3.1.2. Entrada de horas del servicio ...................................................................................................... 46
3.1.3. Entrada de material del servicio .................................................................................................. 47
3.2. Orden de trabajo especial ................................................................................................................ 47
4. Anexo ................................................................................................................................... 49
4.1. Novedades de la tercera edición del manual del módulo Servicios de Limpieza ........................... 49
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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1. Introducción
Eurowin Servicios de Limpieza es un sectorial incluido en Eurowin 8.0 SQL estándar. Como su nombre
indica está destinado principalmente a empresas que se dedican a realizar servicios de limpieza. El
programa automatiza la creación, asignación y control de trabajos y entrega de material a los clientes por
cuotas y por dirección.
Además podemos conocer el grado de satisfacción de los clientes por los servicios recibidos, mediante
encuestas creadas por el mismo usuario según las necesidades de cada empresa y de cada servicio.
También permite realizar un seguimiento de los trabajos realizados a través de las inspecciones internas
configuradas por el usuario con un sistema de puntuación que permite obtener una valoración global y saber
los aspectos que se deben mejorar.
1.1. Compatibilidades
El módulo Servicios de Limpieza requiere del módulo Servicios estándar. Como veremos en el capítulo de la
instalación, al instalar el módulo Servicios de Limpieza se instala automáticamente el módulo Servicios.
Servicios de Limpieza se puede instalar conjuntamente con los siguientes módulos de Eurowin 8.0 SQL,
aunque no tengan una relación directa:
- Amortizaciones
- Gestión documental
- Gestión de rappels
- Televenta
- TPV
- Visitas
Módulo requerido:
- Servicios
1.2. Requisitos
Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Servicios de Limpieza necesita la misma configuración de software y de
hardware que se necesita para trabajar con Eurowin 8.0 SQL estándar. Los requisitos se pueden consultar
en la siguiente página de Internet: http://www.sageeurowin.com/requisitos
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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1.3. Resumen de características de Eurowin Servicios de
Limpieza
Las características principales del módulo de Servicios de Limpieza de Eurowin 8.0 SQL son:
Gestión de cuotas de servicios para clientes.
Control por cuota de los trabajos a realizar y de los materiales necesarios.
Generación automática de los partes de servicios con los trabajos a realizar.
Albaranes de venta automáticos de entrega de los materiales de los servicios.
Introducción de períodos de no servicio de los clientes y por población.
Órdenes de trabajo especiales como contratos de servicios.
Evaluación de la satisfacción del cliente mediante encuestas.
Inspecciones internas para control de calidad de servicio.
GESTIÓN DE CUOTAS DE SERVICIOS PARA CLIENTES
Para cada cliente se pueden establecer las distintas cuotas que se le van a cobrar en función de los
servicios pactados con el cliente. Para cada cuota se establecen los trabajos a realizar y el material que se
necesario.
TRABAJOS DE LAS CUOTAS
En cada trabajo se puede establecer su periodicidad, que puede ser: semanal, quincenal u otra; el técnico
que va a realizar el trabajo, las horas previstas de duración y la dirección de ejecución del mismo. Según la
frecuencia seleccionada determina los días en que van a ejecutar dichos servicios (día de la semana en el
semanal y días del mes en las otras dos).
MATERIALES DE LAS CUOTAS
En cada línea de material se puede indicar si éste va incluido en la cuota o se va a facturar aparte; el
encargado del material del servicio y la dirección donde debe enviarse.
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS PARTES DE SERVICIOS
Con la información introducida de los trabajos en las cuotas de los clientes, el programa ofrece la posibilidad
de generar automáticamente los partes de servicio para los operarios, fechas y frecuencia de servicio
establecidos. Una vez generados los partes de servicio se pueden controlar los servicios que debe realizar
un técnico en un día determinado. El parte se puede imprimir para que lo firme el cliente. Una vez realizado
el servicio se da por cerrado, de forma que se puede realizar el seguimiento de los partes pendientes.
ALBARANES AUTOMÁTICOS DE LOS MATERIALES DE LOS SERVICIOS
Utilizando la información de los materiales necesarios para realizar los servicios a los clientes, Eurowin
permite generar automáticamente los albaranes de venta correspondientes para dar de baja de stock el
material utilizado; el almacén de salida es el indicado en el encargado. Estos albaranes se marcan
automáticamente como facturables o no según lo estipulado en la cuota del cliente. Se genera un albarán
por cada cliente y dirección localizados a partir de la selección inicial.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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PERÍODOS DE NO SERVICIO POR CLIENTE O POR POBLACIÓN
Con los períodos de no servicio por cliente, el usuario indica para cada cliente los períodos en los que éste
no desea que se le realice ningún servicio.
Del mismo modo se puede indicar un periodo de no servicio para las poblaciones.
Tanto la generación automática de partes de servicio como la de albaranes de materiales, si la fecha de
servicio está incluida dentro de un período de no servicio no se generará el servicio ni el albarán.
ENCUESTAS
Mediante las encuestas se puede evaluar la satisfacción de los clientes por los servicios recibidos. El
programa permite diseñar distintas plantillas de encuestas personalizadas con un sistema de puntuación.
INSPECCIONES
Las inspecciones internas permiten realizar un control de calidad en el domicilio del cliente de los servicios
prestados por nuestros operarios. Se pueden configurar distintas plantillas con los aspectos a revisar
asignando una puntuación a cada uno.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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1.4. Diagrama de trabajo
Diagrama general de trabajo con Eurowin Servicios de Limpieza:
Ilustración 1. Esquema de trabajo de Eurowin Servicios de Limpieza
Mantenimiento de clientes
Servicios
Asignación de cuotas a clientes
Albaranes de entrega de material
Mantenimientos: Técnicos Trabajos
Periodos de no servicio: Clientes Poblaciones
Entrada de cuotas Materiales de la cuota Trabajos de la cuota
Generadores
Encuestas: Plantillas Generar a clientes Encuesta. Valoración Listado
Inspecciones internas: Plantillas Generar a clientes Inspección. Valoración Listado
Control de calidad
Facturación de cuotas Orden de trabajo
especial
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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1.5. Instalación
La instalación del módulo de Servicios de Limpieza se realiza con el CD de Eurowin 8.0 SQL estándar. Al
ejecutar el programa Instalar.exe aparece la pantalla de bienvenida y el contrato de la licencia.
A continuación hay que indicar el tipo de instalación del servidor, del terminal y los módulos adicionales,
indicando las rutas correspondientes.
Ilustración 2. Instalación de Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Servicios de Limpieza
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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En el siguiente paso hay que validar la licencia. Después de introducir el código de la licencia impreso en la
hoja de registro que se encuentra en la caja de Eurowin, el programa genera el código de instalación. Si el
ordenador tiene disponible la conexión a Internet, al pulsar el botón Internet se obtiene el código de
autorización. En el caso de no tener conexión a Internet hay que llamar al departamento de Soporte de
Eurowin al teléfono 902.888.002 y facilitar el Nº de licencia y el código de instalación para obtener el código
de autorización. Una vez activada la licencia hay que introducir los datos de la primera empresa.
A continuación, en la página Instalación de módulos, si no lo está hay que marcar la opción “Servicios de
Limpieza”. En ese momento aparece el código en la columna Licencia. Hay que facilitar este código al
operador del departamento de Soporte para obtener el código de autorización. Automáticamente también
se activa el módulo de Servicios el cual no se debe desmarcar porque para trabajar con Servicios de
Limpieza hay que instalar los dos módulos conjuntamente: Servicios de Limpieza y Servicios.
1.6. Actualización
La actualización se realiza con el CD de instalación de Eurowin 8.0 SQL. En la raíz del CD se encuentra el
fichero actualiza2008.exe. Al ejecutarlo, si existe conexión a Internet el programa descarga automáticamente
la última versión de los ficheros necesarios para realizar la actualización. Al terminar la descarga se inicia el
proceso de actualización.
En primer lugar se debe introducir la contraseña del usuario Supervisor, puesto que es el único autorizado
para realizar la actualización.
No se puede actualizar Eurowin si el cliente no tiene contratada la correspondiente cuota de mantenimiento
del programa. En este caso, al iniciar la actualización aparece el siguiente mensaje:
“Para adquirir una nueva actualización póngase en contacto con su proveedor de Eurowin”.
Ilustración 3. Actualización de Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Servicios de Limpieza
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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Ilustración 4. Menú del módulo de Servicios de Limpieza
2. Módulo Servicios de Limpieza
El módulo de Servicios de Limpieza no aparece en la lista de módulos de la barra de herramientas de
Eurowin, se encuentra en el módulo Ventas. En el menú Limpieza del módulo de Ventas están las opciones
del módulo:
Configuración del módulo Servicios Orden de trabajo especial Mantenimiento de técnicos Mantenimiento de trabajos Periodos de no servicio clientes Periodos de no servicio poblaciones Asignar almacén a operarios Trabajos de las cuotas Materiales de las cuotas Traspaso de trabajos Generador automático de servicios Generador de albaranes de entrega Plantilla de encuestas Generador de encuestas Encuestas Listado de encuestas Plantillas de inspecciones Índice de inspección Mantenimiento de inspecciones Listado de inspecciones
2.1. Configuración
2.1.1. Configuración del módulo
La primera opción es la configuración del módulo.
Sirve para indicar el valor predeterminado de las opciones en la pantalla de facturación de cuotas de
clientes. Está disponible a partir de Abril de 2009.
Las opciones que se pueden configurar son las siguientes:
Generar albarán de venta
Factura automática
Visualizar importes de las cuotas
Generar un albarán por concepto
Vendedor
F. de pago
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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2.1.2. Configuración de Servicios
El módulo de Servicios de Limpieza de Eurowin permite gestionar las empresas dedicadas a la prestación
de servicios de limpieza, desde la planificación y contratación de los servicios hasta su facturación y
posterior control de calidad.
Al empezar a trabajar es importante dar de alta y configurar tantos artículos Hora y Kilómetro como precios
de venta diferentes existan de horas y kilómetros; estos artículos se asignan en el mantenimiento de
técnicos. Al generar los albaranes de venta de los trabajos realizados por los técnicos se aplican estos
precios.
También es importante dar de alta los artículos correspondientes a los materiales de limpieza que se utilizan
ya que, durante la gestión se planifican las necesidades del material a utilizar en los servicios para nuestros
clientes e incluso facturarlos a parte de las cuotas.
Ilustración 5. Configuración del módulo
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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2.2. Mantenimientos
2.2.1. Mantenimiento de técnicos
En el mantenimiento de técnicos se pueden dar de alta, consultar y modificar los datos de los técnicos que
van a realizar los servicios de limpieza.
Datos de la pantalla
Código: Código que identifica el técnico en la aplicación.
Nombre: Nombre del técnico.
Empleado: Código del empleado asociado al técnico. Se utiliza cuando está activada la opción de empresa
“Control de horas avanzado” al introducir las horas del técnico/empleado para el módulo de montajes.
Artículo hora: Código del artículo horas para el técnico. Es el que se aplica al generar el albarán de venta de
los servicios del técnico. Si se deja en blanco se utiliza el de la configuración del módulo de servicios.
Artículo Km: Código del artículo km para el técnico. Es el que se aplica al generar el albarán de venta de los
servicios del técnico. Si se deja en blanco se utiliza el de la configuración del módulo de servicios.
Precio de coste horas: Coste de las horas del técnico en el albarán de venta.
Precio de coste kms: Coste del artículo km del técnico.
Ruta: Ruta asignada al técnico.
Zona: Zona de la ruta.
Horas: Total de horas diarias de trabajo del técnico. Se calcula automáticamente a partir de los horarios de
mañana y de tarde.
Mañana: Horario de mañana.
Tarde: Horario de tarde.
2.2.2. Mantenimiento de trabajos
En el mantenimiento de trabajos se dan de alta los distintos trabajos que ofrece la empresa a sus clientes.
Ilustración 6. Mantenimiento de técnicos
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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Consta de un código y un nombre. Se utiliza en el apartado Trabajos de la opción Trabajos de las cuotas y
en la entrada de horas del servicio.
2.2.3. Periodos de no servicio clientes
En la opción de Periodos de no servicio clientes se pueden anotar los periodos en los que no hay que dar
servicio a una dirección concreta de un cliente, por ejemplo por vacaciones y cierre del local.
La generación automática de servicios, encuestas e inspecciones tienen en cuenta estos periodos para no
generar ningún servicio, encuesta o inspección en el periodo señalado en cada dirección de los clientes.
En la cabecera de la pantalla hay que seleccionar un cliente.
En el apartado Direcciones de envío aparecen las distintas direcciones del cliente. Hay que seleccionar una
dirección y en el apartado Periodos introducir las fechas de inicio y final de los periodos anuales de no
servicio para la dirección del cliente.
2.2.4. Periodos de no servicio de poblaciones
En la opción Periodos de no servicio de poblaciones se pueden anotar los periodos en los que no se puede
dar servicio en una localidad concreta, por ejemplo por ser las fiestas patronales.
La generación automática de servicios, encuestas e inspecciones tienen en cuenta estos periodos para no
asignar ningún servicio, encuesta o inspección en la población dentro del periodo establecido.
Ilustración 7. Mantenimiento de trabajos
Ilustración 8. Periodos de no servicio clientes
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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2.2.5. Asignar almacén a operarios
La asignación de almacén a operarios se utiliza en la generación de albaranes de entrega para aplicar al
albarán de venta el almacén del operario encargado del control de material entregado.
Como se puede observar en la pantalla “Materiales de las cuotas”, el almacén no se puede seleccionar sino
que va ligado al encargado (operario) del material.
Esta opción permite asignar a cada operario un almacén por defecto, de manera que al introducir el
encargado del material automáticamente se asigna el almacén correspondiente.
2.2.6. Mantenimiento de clientes
Desde el mantenimiento estándar de clientes se puede acceder a la configuración de las cuotas y a la
información adicional del cliente para el módulo de Servicios de Limpieza.
Ilustración 9. Periodo de no servicio de poblaciones
Ilustración 10. Asignar almacén a operarios
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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2.2.6.1. Información adicional
En la pantalla de Información adicional del cliente aparecen las distintas direcciones del cliente para las
cuales se puede indicar si se desea realizar encuestas e inspecciones.
Datos
Tipo de inspección: Tipo de inspección que se realizará al cliente. Es válido para todas las direcciones.
Dirección, código postal, población: Dirección del cliente.
Inspecc.: Marcar para habilitar la realización de inspecciones en la dirección del cliente.
Ú. Inspección: Fecha de la última inspección realizada al cliente. Es un campo informativo.
Encuesta: Marcar para habilitar la realización de encuestas en la dirección del cliente.
Últ. encues: Fecha de la última encuesta realizada al cliente. Es un campo informativo.
2.2.7. Creación simplificada de clientes
El botón F5 de mantenimiento de clientes de las pantallas propias del módulo Servicios de Limpieza
presenta la gestión reducida que permite dar de alta nuevos clientes de forma rápida. Además, mediante el
Ilustración 11. Mantenimiento de clientes
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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botón Cuotas se pueden indicar las cuotas del cliente. Más adelante, desde el mantenimiento de clientes se
deberá completar la información del cliente y de las cuotas del mismo, como el importe y los meses de
cobro.
2.3. Cuotas
Mediante las cuotas se gestionan los servicios a clientes.
Para la gestión de las cuotas hay cinco etapas:
Entrada de cuotas
Trabajos de las cuotas
Materiales de las cuotas
Traspaso de trabajos
Facturación de cuotas
2.3.1. Entrada de cuotas
En la ficha del cliente al pulsar el botón Cuotas, el programa muestra la pantalla de Entrada de cuotas del
cliente. En esta pantalla se asignan y configuran las cuotas que se cobran a los clientes por servicios varios.
También se puede acceder desde la opción Cuotas del menú Albaranes del módulo de Ventas.
Datos
Código: Código de la cuota, al introducirlo aparece el concepto o nombre de la cuota.
Descripción: Definición de introducción manual para la cuota del cliente.
Importe: Importe de la cuota.
Fecha ini.: Fecha inicial de vigencia de cuota.
Fecha fin: Fecha a partir de la cual no se cobra la cuota.
C.: Número de copias de la factura a imprimir en la facturación de la cuota.
Tipo: De facturación. Puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral o otros. Según el tipo marcado se
seleccionan automáticamente los meses. Con la opción Otros hay que marcar los meses manualmente.
Ilustración 12. Creación simplificada de clientes
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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Meses en que se cobra la cuota: Independientemente del tipo seleccionado se pueden marcar y desmarcar
los meses de cobro de la cuota al cliente.
Poner en remesa: Al facturar la cuota, la factura se incluye en una remesa bancaria.
Las modificaciones realizadas en los datos de la pantalla quedan grabadas en el mismo momento.
Trabajando con el módulo de Servicios de Limpieza, la pantalla de entrada de cuotas del cliente cuenta con
las opciones que permiten asignar materiales, trabajos y observaciones a las cuotas.
Copiar Mat. y Trab.: Con este botón se pueden copiar los trabajos y / o los materiales de la cuota
seleccionada en la pantalla que aparece a la cuota seleccionada antes de pulsar el botón.
En el ejemplo de la imagen, los trabajos y materiales de la cuota 04 se copiarán a la 01.
Ilustración 13. Entrada de cuotas
del cliente
Ilustración 14. Copiar materiales y trabajos de
las cuotas
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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Materiales: Abre la pantalla de materiales de las cuotas. En ese apartado se comenta la funcionalidad.
Trabajos: Abre la pantalla de trabajos de las cuotas.
: Este botón que se encuentra en la esquina inferior derecha permite introducir las observaciones a la
cuota seleccionada.
2.3.2. Trabajos de las cuotas
En la pantalla Trabajos de las cuotas aparecen las cuotas de mantenimiento asignadas al cliente y la
planificación de los distintos trabajos a realizar para cada una de ellas. Estos datos sirven de base para el
generador de servicios.
Se puede acceder al pulsar el botón Trabajos de la entrada de cuotas o desde el menú del módulo. En este
segundo caso no aparece la columna importe de las cuotas.
Al seleccionar una cuota aparecen los trabajos que tiene asignados. Al seleccionar un trabajo aparecen la
frecuencia y el técnico asignado con el tiempo previsto de duración del servicio.
Para modificar los trabajos de una cuota hay que seleccionar la cuota y pulsar el botón Editar. Para
modificar los datos de otra cuota hay que aceptar o cancelar la información de la cuota actual, seleccionar la
cuota deseada y pulsar el botón Editar. Es decir, las cuotas se editan independientemente.
Datos
Cliente: Seleccionar el cliente para el que se configuran los trabajos de las cuotas.
Cuotas: Cuotas asignadas al cliente. No se pueden modificar desde esta pantalla.
Ilustración 15. Trabajos de la cuota
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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Trabajos: Trabajos asociados a la cuota seleccionada. Hay que introducir el código, el nombre se muestra
automáticamente. Al pulsar con doble click el botón se pueden introducir las observaciones para el
trabajo. Cuando un trabajo tiene observaciones, en su lugar aparece el botón .
Frecuencia:
Semanal: Permite seleccionar los días de la semana en los que se debe realizar el trabajo.
Quincenal: Permite seleccionar un máximo de tres números de día del mes para realizar el trabajo.
Otra: Se puede indicar un número de día de cada mes.
Horario:
Técnico: Seleccionar el técnico que realiza el trabajo seleccionado.
Tiempo: Duración prevista del trabajo, en horas y minutos.
Mañana: Horario matinal del técnico para el trabajo.
Tarde: Horario de tarde del técnico para el trabajo.
Horas: Total de horas diario, suma de las horas de la mañana y las de la tarde.
Dirección: Del cliente en la que se realizan los trabajos. Se puede seleccionar pulsando el botón .
Botones
: Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de ese momento se pueden modificar
los datos de la pantalla.
: Graba las modificaciones realizadas en los datos y cambia el estado de la pantalla de edición a
consulta.
: Anula las últimas modificaciones realizadas en la pantalla y no grabadas. Cambia el estado de la
pantalla de edición a consulta.
: Cierra la pantalla. Sólo está disponible en modo de consulta.
2.3.3. Materiales de las cuotas
En la opción Materiales de las cuotas se muestra el control de materiales entregados ligado a cuotas.
Aquí se establece la previsión mensual de gasto de material por cliente y cuota. Además se puede indicar si
hay que facturar el material o si está incluido en la cuota. Para cada línea de material podremos indicar
además una dirección de envío diferente.
Se puede acceder pulsando el botón Materiales de la entrada de cuotas o desde el menú del módulo. En
este segundo caso no aparece la columna importe de las cuotas.
Para añadir o modificar los datos hay que seleccionar una cuota y pulsar el botón Editar. Después de
modificar los datos hay que pulsar el botón Aceptar.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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El material de una cuota se modifica independientemente del material de las demás cuotas; para cambiar de
cuota hay que Aceptar o Cancelar la actual, seleccionar la nueva y editarla.
Una vez introducida la previsión mensual de material hay que indicar si dicho material está incluido en cuota
(en este caso, los albaranes que se generen serán “no facturables”) o se debe facturar. También hay que
indicar el encargado del material y el almacén de salida.
El generador de albaranes de entrega se basa en esta información para calcular las necesidades de material
en los clientes.
Datos
Cliente: Seleccionar el cliente para el que se configura el material de las cuotas.
Cuotas: Cuotas asignadas al cliente. No se pueden modificar desde esta pantalla.
Previsión mensual de material:
Cód.: Código del artículo.
Concepto: Nombre del artículo seleccionado.
Unidades: Cantidad a consumir del artículo.
Nº Días: Número de días después de la fecha de última entrega para proponer una nueva entrega
de dicho artículo.
Últ. Entrega: Día de la última entrega de material al cliente.
Dir. Env.: Permite seleccionar la dirección del cliente a la que se asigna el material de la línea actual.
Suministro material:
Incluido en cuota: El material no se cobrará al generar el albarán de venta.
Facturable: El material se cobrará independientemente de la cuota.
Encargado: Código del técnico encargado del material asociado a la cuota del cliente. Debajo aparece el
almacén asignado al técnico en la opción Asignar almacén a operarios.
Botones
Ilustración 16. Materiales de la cuota
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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: Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de ese momento se pueden modificar
los datos de la pantalla.
: Graba las modificaciones realizadas en la información y cambia el estado de la pantalla de edición a
consulta.
: Anula las últimas modificaciones realizadas en la pantalla y no grabadas. Cambia el estado de la
pantalla de edición a consulta.
: Cierra la pantalla. Sólo está disponible en modo de consulta.
2.3.4. Traspaso de trabajos
La opción Traspaso de trabajos permite reasignar un código de trabajo de un técnico a otro.
Al pulsar el botón Aceptar se cambia el técnico Original por el Destinatario de todos los trabajos pendientes
de la empresa actual con el Código de Trabajo indicado.
Si el campo "Código trabajo" se deja en blanco se cambia el técnico de todos los trabajos.
2.3.5. Facturación de cuotas
La opción Facturación de cuotas se encuentra en el menú Facturación del módulo Ventas Es una opción de
Eurowin estándar que automatiza el proceso de facturación de las cuotas de los clientes según los
parámetros definidos por el usuario.
En la configuración del módulo se indica el valor que tienen algunas opciones al abrir la pantalla de
facturación de cuotas.
El procedimiento a seguir para facturar las cuotas es el siguiente:
1. Seleccionar las opciones de selección de cuotas y de configuración del proceso de facturación.
2. El usuario tiene que indicar las acotaciones y las opciones para buscar las cuotas.
3. El programa muestra las cuotas pendientes de facturar que cumplen estos requisitos.
4. El usuario puede imprimir esta lista y marcar las cuotas que desea facturar.
Ilustración 17. Traspaso de trabajos entre técnicos
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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Opciones de la pantalla Facturación de cuotas
Clientes: Intervalo de clientes.
Conceptos: Intervalo de conceptos de cuota.
Añadir otros conceptos: Al iniciar la facturación muestra la pantalla "Añadir otros conceptos" con la lista de
cuotas que se han encontrado según las acotaciones y en la que se pueden añadir manualmente otros
conceptos a facturar en el mismo proceso.
Acotaciones adicionales, día, mes año: Día y mes de facturación.
F. previsión: Fecha de emisión de las previsiones generadas.
Operario: Código del operario de los albaranes de venta a generar. Está disponible cuando la empresa
actual trabaja con operarios.
Vendedor: Código del vendedor que se asigna a los albaranes de venta a generar.
F.pago: Código de la forma de pago de los albaranes.
Generar albarán: Genera un albarán de venta por cliente con las cuotas a facturar del mismo.
Factura automática: Está disponible cuando está marcada la opción "Generar albarán". Los albaranes de
venta generados son facturados automáticamente. Si corresponde, se generan las facturas electrónicas.
Forma de pago del cliente: En lugar de la forma de pago indicada en esta pantalla, en los albaranes se
asigna la forma de pago de la ficha de cada cliente.
Visualizar importes de las cuotas: Si está marcada, antes de facturar el programa muestra la lista de las
cuotas que se encuentran según la acotación introducida. En esta lista se pueden seleccionar las cuotas
que se desea facturar.
No mostrar aviso de cuotas ya facturadas: Marcar para que el programa no muestre ningún mensaje de
aviso si existen cuotas facturadas según las opciones indicadas. Está disponible cuando está marcada la
opción "Generar albarán"
Convertir en remesa: Las facturas generadas se introducen en la misma remesa bancaria.
Banco: Código del banco que se asigna a las remesas. Está disponible cuando está marcada la opción
"Convertir en remesa".
Imprimir albaranes (cliente+empresa): Aparece cuando está marcada la opción "Generar albarán". Imprime
los albaranes de venta generados. La cantidad de copias a imprimir es la suma de las indicadas en el
mantenimiento del cliente más las de la empresa.
Imprimir recibos: Aparece cuando no está marcada la opción "Generar albarán". Después de crear las
facturas sin albarán, si está marcada se imprimen los correspondientes recibos.
Un albarán / concepto: Si está marcada, el programa genera un albarán de venta distinto para cada cliente y
cada concepto. Si no está marcada se genera un solo albarán por cliente. Está disponible cuando está
marcada la opción "Generar albarán"
Enviar por e-mail: Está disponible cuando está marcada la opción "Imprimir albarán" o "Imprimir recibo".
Habilita la opción "Automático".
Automático: Está disponible cuando está marcada la opción "Enviar por e-mail". Si están marcadas esta
opción y "Enviar por e-mail", después de facturar se envía la factura en formato PDF a los clientes a través
de correo electrónico a la dirección indicada en el campo "E-mail" de la página "Observaciones" de la ficha
del cliente.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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Vendedor del cliente: Se asigna el vendedor de la ficha de cada cliente en lugar del vendedor indicado en
esta pantalla de facturación de cuotas.
Acotar cuotas por día: Está disponible cuando está marcada la opción "Generar albarán". En la búsqueda
de las cuotas se tiene en cuenta el día, el mes y el año de las acotaciones adicionales. Si no está marcado,
las cuotas se buscan a partir del día 1 del mes.
Imprimir factura: Está disponible cuando está marcada la opción "Factura automática".
Está disponible cuando
Realiza la búsqueda de las cuotas según las opciones y muestra la pantalla "Selección de cuotas
a facturar".
Cierra la pantalla de facturación de cuotas.
En el mantenimiento de la empresa se encuentra la opción "Generar automáticamente albaranes de cuotas".
Cuando no está marcada, la facturación de cuotas no genera albaranes de venta. Es por este motivo que en
la pantalla de facturación de cuotas no aparecen las opciones de configuración relacionadas con los
albaranes, creando directamente los recibos de las cuotas. No aparece el campo "Día" en las acotaciones
adicionas y solamente están disponibles las opciones: "Imprimir recibos", "Enviar por e-mail", "Automático",
"Forma de pago del cliente", "Visualizar importes de las cuotas" y "Convertir en remesa".
Opciones de la pantalla Selección de cuotas a facturar
Sel: Marca para indicar las cuotas a facturar.
Seleccionar todo: Marca o desmarca el campo "Sel" de todos los registros de la pantalla.
Total: Suma del importe de todas las cuotas del listado.
Imprime el listado de cuotas de la pantalla.
Navega a la ficha del cliente de la línea seleccionada.
Inicia el proceso de facturación de las cuotas indicadas.
Cancela el proceso de facturación de cuotas y cierra la pantalla.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
25
2.4. Generadores
2.4.1. Generador automático de servicios
Una de las principales ventajas del módulo de Servicios de Limpieza es la posibilidad de generar
automáticamente los partes de servicio a los clientes según las cuotas que tiene contratadas.
A partir de la configuración de los trabajos de las cuotas, el Generador automático de servicios crea los
servicios.
Para ver los trabajos pendientes, en la pantalla del generador automático de servicios se puede acotar por
fecha y por técnico. Después al pulsar el botón Calcular aparece la relación de trabajos de los que hay que
seleccionar aquellos para los que se desea generar el correspondiente servicio.
Los trabajos que coinciden con los días de no servicio de los clientes o poblaciones no aparecen en la lista.
Tampoco se sustituyen por otro día, estos trabajos se pasan por alto.
Ilustración 18. Facturación de cuotas
Manual del módulo Servicios de Limpieza
26
El programa crea un servicio por cada trabajo de la lista con la marca Sel:
Los servicios se crean en la empresa actual con el número correspondiente según el contador de
servicios.
El cliente es el del trabajo de la cuota.
La fecha de entrada es la fecha del día actual.
La fecha de destino es la fecha del día en el que se debe realizar el servicio según el día y el mes
indicados en la frecuencia del trabajo.
La descripción del servicio es el código del trabajo seguido de las observaciones introducidas para
el trabajo en la pantalla de trabajos de la cuota.
Como técnico de aviso se asigna el código “00”.
El técnico de destino y la dirección son los asignados al trabajo.
Datos
Fechas: Acotación del periodo en el que se deben realizar los servicios.
Técnicos: Acotación de técnicos asignados a los servicios.
En la tabla:
Sel: Campo que hay que marcar si se desea generar el servicio.
Cliente: Código del cliente.
Trabajo: Nombre del trabajo a realizar.
Frecuencia: Tipo de frecuencia asignada al trabajo del cliente.
Técnico: Nombre del técnico que realizará el trabajo.
Botones
Calcula y presenta los trabajos según la acotación de fecha y técnico. Después de calcular los
trabajos se habilitan los demás botones.
Borra los trabajos de la pantalla. Permite volver a empezar el proceso desde el principio.
Marca / desmarca el campo Sel de todos los registros calculados.
Ilustración 19. Generador automático de servicios
Manual del módulo Servicios de Limpieza
27
Permite navegar a la ficha estándar del cliente.
Genera los servicios para los trabajos seleccionados.
Cierra la pantalla del generador automático de servicios.
2.4.2. Generador de albaranes de entrega
Otra característica importante del módulo de Servicios de Limpieza es la creación automática de albaranes
de venta por el material empleado en los distintos trabajos o albaranes de entrega.
El generador obtiene la información necesaria de la opción materiales de las cuotas.
En primer lugar hay que calcular el material a entregar, para ello se puede acotar la selección de datos por
fecha de entrega y por cliente. Después al pulsar el botón Calcular aparece el material previsto por cliente,
las líneas de color rojo corresponden a albaranes no facturables y la de color verde a albaranes facturables;
se marcan las líneas que se desea incluir en los albaranes y se pulsa el botón Generar. Se genera un albarán
de venta por cliente, dirección de envío y tipo de albarán (facturable o no).
Después de calcular el material previsto se bloquean los campos de la acotación. Para cambiar la acotación
hay que deshacer el cálculo.
El cálculo del material se realiza según los siguientes criterios:
Se tiene en cuenta que la fecha del albarán entrega no coincida con ningún periodo de no servicio ni por
cliente ni por población de la dirección del cliente.
La fecha inicial de la cuota del cliente debe ser menor que la fecha del albarán.
La fecha final de la cuota del cliente (si existe) debe ser mayor que la fecha del albarán.
La fecha resultante de sumar el Nº de días a la última fecha de entrega (ver material de la cuota) debe
encontrarse dentro del periodo de fechas de entrega de la acotación.
No se tienen en cuenta los clientes dados de baja.
Datos
Fecha albarán: Fecha que se aplica a los albaranes de venta generados.
Fechas Entrega: Periodo de acotación de selección de material.
Actualizar última fecha de entrega: Si está marcada, al generar los albaranes se actualiza la última fecha de
entrega del material de la cuota.
Clientes: Acotación de clientes por código.
En la tabla:
Sel: Campo que hay que marcar para incluir el artículo en el albarán de venta.
Código: Código del cliente o artículo.
Descripción: Nombre del cliente o artículo.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
28
Unidades: Unidades de entrega indicadas en el material de la cuota.
Servicio: Indica si el artículo es facturable (2) o está incluido en la cuota (1).
Botones
Calcula y presenta el material incluido en la acotación de fecha y cliente. Después de calcular el
material se habilitan los demás botones.
Borra las líneas de material de la pantalla. Permite volver a empezar el proceso desde el principio.
Marca / desmarca el campo Sel de todos los registros calculados.
Teniendo el cursor en la línea del cliente permite navegar a la ficha estándar del cliente.
Genera los albaranes de venta con los materiales seleccionados.
Cierra la pantalla del generador automático de albaranes de venta.
2.5. Encuestas
Las encuestas son un conjunto de preguntas que sirven para averiguar la opinión de los clientes sobre los
servicios recibidos.
Ilustración 20. Generador automático de albaranes de entrega
Manual del módulo Servicios de Limpieza
29
El módulo de Servicios de Limpieza de Eurowin SQL incluye un sistema de elaboración de encuestas
personalizadas que el usuario puede crear y configurar a la medida de sus necesidades para evaluar el nivel
de satisfacción del cliente y la calidad de los servicios prestados.
Permite crear varios tipos de encuestas adaptados a los distintos trabajos realizados para los clientes y
generar de forma automática las encuestas para los clientes. Según la puntuación de las preguntas de la
encuesta y las respuestas del cliente se obtiene la valoración del servicio.
Por medio del listado se pueden consultar las encuestas realizadas, con la posibilidad de navegar a las
mismas desde el propio listado.
2.5.1. Plantilla de encuestas
Desde la opción Plantillas de encuestas del menú Limpieza del módulo de Ventas se accede al
mantenimiento de encuestas.
En el mantenimiento de encuestas hay que indicar un código, el nombre, el código de calidad y el report
asociado. Al pulsar el botón Diseño se crea la estructura de preguntas de la plantilla.
Datos
Código: Código único asignado a cada plantilla de encuesta.
Nombre: Nombre identificativo de la plantilla.
Código calidad: Código de calidad que se puede imprimir utilizando la variable “wc_calencu” en el report.
Report: Nombre del report asociado que sirve para imprimir la encuesta. Con el botón se puede editar
para configurar según las preguntas de la plantilla.
Botón Diseño: Abre la pantalla Diseño plantilla encuesta en la cual se define la plantilla de encuesta.
2.5.1.1. Variables para el report de la plantilla de encuestas
wc_Calencu: Contiene el código de calidad asignado a la encuesta.
aEncuesta: Es un array o matriz bidimensional de preguntas que tiene 12 elementos por cada pregunta.
La primera dimensión es el número de pregunta.
La segunda dimensión es el texto, el tipo y las respuestas de la pregunta:
o Elemento 1 - Texto de la pregunta
o Elemento 2 - Tipo de campo: Título o Pregunta
Ilustración 21. Plantilla de encuestas
Manual del módulo Servicios de Limpieza
30
o Elementos 3 a 12 - Respuestas de la 1 a la 10.
Ejemplos:
aEncuesta[1,1]: Imprime el texto (1) de la primera pregunta (1).
aEncuesta[1,4]: Imprime la segunda respuesta (4) de la primera pregunta (1).
aEncuesta[5,8]: Imprime la sexta respuesta (8) de la quinta pregunta (5).
2.5.2. Diseño de plantillas de encuesta
En la parte superior de la pantalla de diseño de plantillas de encuesta aparece el nombre de la encuesta.
En la tabla se introducen los títulos y preguntas que confeccionan la encuesta. Para cada pregunta se
pueden incluir hasta 10 respuestas, cada una con una puntuación que sirve para valorar la encuesta en su
conjunto.
El diseño de la encuesta se puede imprimir con el report asociado en el mantenimiento que hay que crear a
partir de las preguntas.
Datos de la pantalla
Texto: Texto que aparece en la encuesta para encabezar un apartado o definir la pregunta.
Tipo: Indica si el texto corresponde a un título de apartado o a una pregunta.
Respuesta (1.. 5), Respuesta (6.. 10): Descripción de las posibles respuestas a la pregunta actual.
Solamente se debe indicar alguna respuesta para las líneas de tipo pregunta.
Puntuación: Valor de cada respuesta.
Botones
Insertar: Añade una línea en blanco al final de la tabla de preguntas y títulos.
Borrar: Elimina el registro actual.
Imprimir: Imprime el diseño actual según el report asociado a la encuesta.
Aceptar: Grava las últimas modificaciones realizadas en el diseño de la plantilla.
Cancelar: Anula las últimas modificaciones no grabadas del diseño.
Con el botón de Insertar escribiremos un texto e indicaremos si este texto se refiere a una pregunta o a un
título.
En el caso de ser una pregunta podremos indicar hasta 10 respuestas diferentes con una puntuación en
cada una de ellas.
Si se trata de un título no indicaremos ninguna respuesta.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
31
2.5.3. Generador de Encuestas
Después de diseñar las plantillas de las encuestas se pueden planificar y generar las encuestas para
realizarlas a los clientes según un tipo de cuota. Esto se consigue con el generador de encuestas.
El generador de encuestas se puede acotar por cliente, seleccionar un código de encuesta y una o varias
cuotas. Al pulsar el botón Calcular el programa muestra los clientes por dirección a los cuales se les puede
realizar la encuesta.
En la ficha de información adicional del cliente debe estar marcada la opción Encuesta en las direcciones en
las que se desea generar una encuesta. En la entrada de cuotas el cliente debe tener asignada alguna de las
cuotas seleccionadas en la acotación de la pantalla. El listado se encuentra ordenado por la fecha de la
última encuesta.
Una vez presentados los clientes y direcciones, el usuario marca las líneas de la pantalla para las cuales
desea generar la encuesta. Al pulsar el botón Generar se generan las encuestas para los clientes. A partir de
este momento en la opción Encuestas se podrán consultar e introducir las respuestas a las encuestas
generadas.
Ilustración 22. Diseño de encuestas
Manual del módulo Servicios de Limpieza
32
Datos
Clientes: Acotación de clientes para la generación de encuestas.
Encuesta: Código de la plantilla de encuestas a realizar.
Cuotas: Lista de las cuotas existentes. Hay que Seleccionar las cuotas asignadas a los clientes para las que
se desea generar la encuesta.
Direcciones de envío: Listado de clientes y direcciones de clientes que cumplen el filtro introducido,
ordenado de más antiguo a más actual por fecha de última encuesta. Se debe marcar la columna Sel de las
direcciones para las que se va a generar la encuesta.
Botones
Calcula y presenta los datos de la tabla “Direcciones de envío” según la acotación. Después de
calcular se habilitan los demás botones.
Teniendo el cursor en la línea del cliente permite navegar a la ficha estándar del cliente.
Marca / desmarca el campo Sel de todos los registros calculados.
Genera las encuestas de los clientes por dirección y actualiza la última fecha de encuesta.
Cierra la pantalla del generador de encuestas.
2.5.4. Encuestas
En la opción Encuestas se pueden introducir, consultar o modificar las respuestas de los clientes.
Ilustración 23. Generador de
encuestas
Manual del módulo Servicios de Limpieza
33
Cada encuesta se puede identificar por el número o el cliente y la fecha.
Las encuestas se pueden crear manualmente o con el generador.
Una vez creadas, las encuestas se pueden imprimir y realizar al cliente por teléfono, personalmente o
enviarle el formulario.
Con el formulario contestado, las respuestas se introducen en la aplicación a través de esta pantalla.
Para introducir datos en la pantalla, ésta debe estar en modo de edición (pulsando el botón Editar).
El programa calcula la valoración según la puntuación de cada respuesta.
Cuando la encuesta está completa muestra la nota final según la puntuación de cada respuesta, de esta
forma se puede valorar el grado de satisfacción del cliente y realizar el estudio de calidad que corresponda.
Datos de la pantalla
Número: Código único de la encuesta. No puede haber dos encuestas con el mismo número.
Fecha: Fecha teórica de realización de la encuesta.
Encuesta: Código de la plantilla en la que se basa la encuesta.
Cliente: Código del cliente al que se realiza la encuesta.
Dirección: Dirección del cliente para la que se realiza la encuesta. Se puede cambiar con el botón .
Nota final: Valoración de la encuesta.
Concepto: Texto de las preguntas.
Valor: Respuesta dada por el cliente a cada pregunta. Las posibles respuestas asociadas a la pregunta en la
plantilla de la encuesta aparecen en forma de lista desplegable de donde el usuario que introduce los datos
debe seleccionar la que ha dado el cliente.
Botones
Botonera de desplazamiento entre las distintas encuestas existentes en Eurowin.
Imprime la encuesta según el report asociado a la plantilla.
Ilustración 24. Entrada de encuestas
Manual del módulo Servicios de Limpieza
34
Borra la encuesta actual.
Borra los datos de la pantalla quedando preparada para introducir una nueva encuesta o consultar
una existente.
En modo de consulta cambia el estado de la pantalla de consulta a edición de forma que a partir
de este momento se pueden modificar los datos.
En modo de edición graba las últimas modificaciones realizadas en los datos y cambia a estado de
consulta.
En modo de edición anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia a estado de consulta.
Cierra la pantalla de encuestas. Sólo disponible en modo de consulta.
2.5.4.1. Cálculo de la nota
La nota final de la encuesta se calcula sobre 10, el cálculo es el siguiente:
Se suman los valores de todas las respuestas, se multiplican por 10 y se dividen por la suma de la
puntuación máxima de cada pregunta, redondeando a 2 decimales.
En el ejemplo de la imagen:
Ejemplo de cálculo de la nota final de una encuesta
Pregunta
Respuesta 1 2 3 4 5 6 7 8 Total
Valor cliente 2 4 4 4 6 6 5 5 36
Valor máximo 2 5 5 5 10 10 10 10 57
2.5.5. Listado de encuestas
Por último, las encuestas existentes se pueden consultar desde el listado de encuestas.
El listado de encuestas muestra los clientes a los que se ha realizado una encuesta, con la fecha, el número
de encuesta y la nota obtenida. Con este listado se puede conocer el nivel de satisfacción de los clientes.
Acotación
Manual del módulo Servicios de Limpieza
35
Fechas: Periodo en el que debe estar incluida la fecha de las encuestas.
Clientes: Intervalo de códigos de cliente a consultar.
Tipos de encuesta: Muestra la lista de las plantillas existentes de las que se puede seleccionar las que se
desea consultar.
Presentación por pantalla
Cliente: Código del cliente.
Nombre: Nombre del cliente.
Tipo de encuesta: Nombre de la plantilla de la encuesta.
Dir. Envío: Dirección del cliente para la que se ha realizado la encuesta.
Núm Encuesta: Número de la encuesta.
Fecha: Fecha de realización de la encuesta.
Nota: Nota final. Las encuestas en las que todavía no se han introducido las respuestas tienen la nota final
igual a 0.
Al situar el cursor en una línea correspondiente a una encuesta, en la parte inferior de la pantalla se habilita el
botón Ver Encuesta el cual permite navegar a la encuesta.
2.6. Inspecciones
Eurowin 8.0 SQL con el módulo Servicios de Limpieza también permite gestionar las inspecciones internas
para el seguimiento y control de la calidad de los servicios realizados por los técnicos de nuestra empresa.
En primer lugar hay que crear y diseñar las plantillas de inspecciones. Después se planifican las
inspecciones, se realizan y se evalúan. También hay un listado de inspecciones.
Ilustración 25. Listado de encuestas
Manual del módulo Servicios de Limpieza
36
2.6.1. Plantillas de inspecciones
En la pantalla Plantillas de inspecciones se configuran las plantillas que sirven para crear las inspecciones
internas de control de los servicios realizados por la empresa.
Una plantilla de inspección está compuesta por grupos y cada grupo puede tener un título y varios
conceptos (un concepto corresponde a una celda que no es título).
Un grupo es un conjunto de conceptos que se evalúan conjuntamente. Un concepto es un detalle concreto
de los trabajos que se quiere controlar.
Las celdas se configuran individualmente: el usuario selecciona una celda y pulsa el botón “Modificar celda”.
Cada celda puede corresponder a un título de grupo o a un concepto.
En los títulos se indica el nombre y el número máximo de puntos permitidos.
A cada concepto se asigna el número de puntos y se relaciona a un título.
En cada plantilla se indica la cantidad necesaria de puntos para obtener el código de revisión.
Para modificar los datos de la cabecera de una plantilla, la pantalla debe estar en modo de edición.
Para modificar la configuración de las celdas, debe estar en modo de consulta.
Datos de la pantalla
Código: Código único asignado a la plantilla de inspección. No puede haber dos plantillas con el mismo
código.
Nombre: Nombre identificativo de la plantilla.
C.Calidad: Código de calidad.
Tipo inspección (oficina / comunidades / otros): Clasifica la plantilla de inspección.
Puntos para obtener Código de revisión: Cantidad máxima de puntos que puede acumular una inspección
para obtener el código de revisión 0 (consultar el cálculo en el Mantenimiento de inspecciones).
Posiciones: Cuadrícula en la que se configuran los grupos y los conceptos que constituyen la plantilla.
Modificar celda (número de celda): Permite editar el contenido de la celda seleccionada:
Concepto: Nombre del concepto
Es título: Indica si se trata de un grupo.
Máximo de puntos: Cantidad máxima de puntos del grupo. Sólo para celdas de título de grupo.
Nº de puntos: Número de puntos asignados al concepto. Sólo para celdas de concepto.
Grupo de título: Grupo al que pertenece el concepto. Sólo para celdas de concepto.
Botones
Botonera de desplazamiento entre las distintas plantillas existentes.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
37
Imprime la plantilla de inspección.
Borra la plantilla actual.
Borra los datos de la pantalla quedando preparada para introducir una nueva plantilla o consultar
una existente.
En modo de consulta cambia el estado de la pantalla de consulta a edición de forma que a partir
de este momento se pueden modificar los datos de la cabecera, excepto el código.
En modo de edición graba las últimas modificaciones realizadas en los datos y cambia a estado de
consulta.
En modo de edición anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia a estado de consulta.
Cierra la pantalla de plantillas de inspecciones. Sólo disponible en modo de consulta.
2.6.2. Índice de inspección
El índice de inspección muestra la relación de clientes a los que hay que realizar una inspección, ordenada
por fecha de última inspección, primero aquellos cuya fecha está en blanco y a continuación desde la más
antigua a la más reciente.
Para generar las inspecciones hay que buscar los clientes introduciendo la fecha de inspección, la acotación
de clientes y pulsando el botón “Presentar”. La búsqueda sigue los siguientes criterios:
En primer lugar muestra las inspecciones no finalizadas las cuales presentan en color amarillo.
Después se seleccionan los clientes que tienen marcada la opción de inspección en la información adicional
de su ficha y cuya fecha de última inspección más 90 días es menor que la fecha de inspección indicada y
además no tienen ninguna inspección en curso.
También se comprueba que la fecha de inspección no corresponda a periodos de no servicio por cliente o
por población.
Ilustración 26. Plantillas de inspecciones
Manual del módulo Servicios de Limpieza
38
Los clientes para los cuales existe una inspección en curso aparecen con el fondo de color amarillo.
Para terminar hay que marcar la columna Sel de los clientes a los que se desea generar la inspección y
pulsar el botón “Generar”.
Datos de la pantalla
Fecha inspección: Fecha para la que se calculan las inspecciones.
Clientes: Acotación de códigos de cliente.
Sel: Columna a marcar para generar la inspección.
Cliente: Código del cliente para el que se genera la inspección.
Nombre: Nombre del cliente.
Ruta: Ruta del cliente.
Zona: Zona del cliente.
Horario Ins: Horario del operario para la inspección.
Últ. Inspec.: Fecha de la última inspección al cliente.
Fecha: Fecha de la inspección.
Supervisor: Nombre del técnico supervisor de la inspección.
P.E.: Plan Estreno. Característica de la inspección.
C.P.: Citado Personal. Característica de la inspección.
Dirección Inspección: Dirección del cliente en la cual se realiza la inspección.
Botones
Busca y presenta los clientes a los cuales se puede hacer una inspección. Después se habilitan los
demás botones.
Borra las líneas de la pantalla. Permite volver a empezar el proceso.
Permite navegar a la ficha estándar del cliente.
Permite navegar a la inspección una vez generada.
Marca / desmarca el campo Sel de todas las líneas de la pantalla.
Genera la inspección para los clientes seleccionados.
Cierra la pantalla del índice de inspecciones.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
39
2.6.3. Mantenimiento de inspecciones
Después de generar las inspecciones se imprimen. El técnico supervisor visita al cliente revisando todos los
conceptos de la inspección y anotando BIEN o MAL según el estado de cada uno.
Posteriormente en la aplicación se introducen estos valores en la inspección, en el campo Valor de cada
concepto seleccionado la opción BIEN / MAL de la lista desplegable. Al terminar de introducir los resultados,
con el botón Calcular se obtiene el resultado de la inspección que se guarda en el campo “Código revisión”.
El cálculo utiliza el siguiente criterio:
Un concepto con el resultado = B equivale a 0 puntos
Un concepto con el resultado = M vale los puntos indicados en el concepto en la plantilla.
Se suman los puntos de todas las preguntas.
En el ejemplo, en la plantilla de inspección se han definido los puntos para obtener el código de revisión a
34, de forma que:
Si la suma total de puntos es menor o igual que 34, entonces el código de revisión que se obtiene para esta inspección es 0.
Si la suma de puntos es mayor que 34, entonces el código de revisión de la inspección es 2.
Además también se evalúan los grupos. Para ello se suman los puntos de cada grupo y se comparan con el
máximo de puntos del mismo grupo. Por ejemplo, el grupo Patio tiene definido un máximo de puntos = 4,
de forma que si los conceptos que forman parte de este grupo están MAL y la suma de puntos de los que
están MAL es superior a 4, en las observaciones del documento aparece: SERVICIO PATIO DEFICIENTE.
Ilustración 27. Índice de inspección
Ilustración 28. Puntuación de la inspección
Manual del módulo Servicios de Limpieza
40
Datos de la pantalla
Inspección: Número de la inspección.
Fecha: Fecha de realización de la inspección.
Cód. Revisión: Código de revisión: 0 si la inspección es positiva, 2 si es negativa.
Tipo: Tipo de plantilla de inspección.
Citado Personal.
Plan estreno.
Finalizada: Marcar al terminar de evaluar la inspección.
Cliente: Código y datos del cliente. Con el botón se puede cambiar la dirección.
Empleado: Código del técnico que ha realizado el servicio de limpieza.
Supervisor: Código del técnico supervisor que realiza la inspección.
Horario operario.
Hora entrada.
Hora salida.
Concepto: Nombre de los títulos y conceptos que componen la inspección.
Valor: Campo para introducir el resultado de los conceptos. Seleccionar la opción de la lista desplegable:
BIEN o MAL.
Observaciones: Después de calcular la inspección muestra los grupos cuya valoración supera el máximo de
puntos definidos en el mismo: SERVICIO título DEFICIENTE.
Al finalizar a inspección se actualiza la fecha de la última inspección en la dirección del cliente.
Botones
Botonera de desplazamiento entre las distintas inspecciones existentes.
Imprime la inspección.
Realiza el cálculo del código de revisión una vez introducidos todos los valores.
Borra la inspección actual.
Borra el contenido de los datos de la pantalla preparándola para la introducción de una nueva
inspección o buscar una existente.
Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de ese momento se pueden
modificar algunos datos de la cabecera e introducir los valores de los conceptos.
Sólo está habilitado en modo de edición. Graba las últimas modificaciones realizadas en la
inspección y cambia el estado de la pantalla a consulta.
Sólo está habilitado en modo de edición. Anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia
el estado de la pantalla a consulta.
Solamente está habilitado en modo de consulta, cierra la pantalla de inspecciones.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
41
2.6.4. Listado de inspecciones
El listado de inspecciones presenta los resultados de las inspecciones existentes según la acotación del
usuario.
Acotación
Fechas: Periodo en el que debe estar incluida la fecha de las inspecciones.
Clientes: Intervalo de códigos de cliente a consultar.
Operarios: Intervalo de códigos de operario o técnico que han realizado el servicio objeto de la inspección.
Tipo de inspección: Intervalo de códigos de tipo de inspección.
Presentación por pantalla
Cliente: Código del cliente.
Nombre: Nombre del cliente.
Sup.: Código del técnico supervisor.
Supervisor: Nombre del técnico supervisor que realiza la inspección.
Ope.: Código del técnico operario.
Operario: Nombre del técnico operario que realiza el servicio.
Día inspección.
C. Revisión: Código de revisión.
Ilustración 29. Mantenimiento de
inspecciones
Manual del módulo Servicios de Limpieza
42
Ilustración 30. Listado de inspecciones
Manual del módulo Servicios de Limpieza
43
3. Módulo Servicios
3.1. Servicios
En la pantalla Gestión de incidencias de servicios exteriores se pueden crear, consultar y modificar los
servicios a clientes. Es la misma pantalla de entrada de servicios del módulo de Servicios.
Datos de la cabecera
Servicio: Número de servicio. Al pulsar la tecla “Intro” teniendo el cursor en el campo Servicio el programa
obtiene el número siguiente al contador actual.
Fecha entrada: Es la fecha de introducción del servicio. Por defecto, aparece la del día actual.
Hora: Hora de introducción del servicio. Por defecto aparece la hora actual.
Cliente: Es el cliente al que se presta el servicio. Al seleccionar el código del cliente, automáticamente
aparecen sus datos. Con el botón se pueden cambiar respectivamente la dirección, el teléfono y los
datos bancarios del cliente.
Técnico aviso: Código del técnico que solicita el servicio.
Técnico destino: Código del técnico que realiza el servicio.
Fecha Destino: Día de realización el servicio.
Acabado: Indica si el servicio está terminado.
Parte recibido: Indica si se ha recibido el parte del técnico que ha realizado el servicio.
Tipo de parte: Los campos de tipo de parte son configurables desde la configuración del módulo de
Servicios. En la imagen por ejemplo se han introducido los nombres: Limpieza y Desinfección.
Urgente: Marca para indicar que se trata de un parte urgente.
Albarán: Informa del número de albarán que corresponde a este servicio y del ejercicio de la gestión al que
pertenece el albarán. En el caso de trabajar con series de albaranes, los dos últimos dígitos del mismo
indican la serie a la que pertenece el albarán.
Total: Importe total del albarán.
Manual del módulo Servicios de Limpieza
44
Servicio: Una vez cumplimentada la cabecera del servicio hay indicar el motivo.
Solución: En este apartado se indican los comentarios del técnico y las anotaciones necesarias para la
documentación del servicio.
Botones
Albarán: Permite navegar al albarán de venta o ticket correspondiente al servicio actual.
Duplicar: Genera un servicio nuevo con la fecha y hora actuales y los mismos datos de la cabecera del
servicio actual.
Traspaso: Permite traspasar el servicio actual a otra empresa. Para ello se
muestra la lista de empresas de la que hay que seleccionar la empresa de
destino.
Horas: Muestra la pantalla para introducir las horas que ha invertido el
técnico en la realización del servicio. Hay que indicar el código del técnico que ha realizado el servicio, la
hora de inicio y la final. Podemos indicar además la población donde se realizó el servicio, los kilómetros
realizados y el importe en concepto de dietas.
Material: Muestra la pantalla para la introducción del material utilizado en el servicio.
Generar: Al pulsar el botón Generar se crea el albarán de venta con los datos del servicio. Para generar un
albarán el servicio tiene que estar terminado, tener asignado un técnico de destino y una fecha de entrada.
Si está instalado el módulo de TPV existe la opción de generar un ticket en lugar del albarán.
Mientras un usuario está editando el servicio, los demás usuarios solamente lo pueden consultar. En ese
caso, encima del número de servicio aparece la etiqueta “En uso”.
Para más información referente al módulo de servicios puede consultar el manual de dicho módulo.
Ilustración 31. Gestión de servicios
Manual del módulo Servicios de Limpieza
45
3.1.1. Generar albarán de venta del servicio
Al pulsar el botón Generar de la pantalla de servicios, el usuario debe indicar los siguientes datos para el
albarán de venta:
Cliente. Por defecto aparece el cliente del servicio.
Vendedor. Automáticamente aparece el vendedor del cliente o el indicado en:
Mantenimiento de empresa > Cfg. Gestión > Ventas > Códigos > Vendedor defecto.
Almacén. Inicialmente aparece el almacén indicado en:
Mantenimiento de empresa > Cfg. Gestión > General > Almacén por defecto.
Obra, aparece si se trabaja con obras. Por defecto es la obra del servicio.
El albarán o ticket de venta generado desde el servicio tiene las siguientes características:
1. La primera línea del albarán es una nota con el número y la fecha del servicio.
2. A continuación, también como notas, se añaden la descripción del servicio y la solución.
3. Horas. Si hay horas se añaden en la siguiente línea:
a. El artículo es el artículo horas asignado al técnico de las horas del servicio o en su defecto
el artículo indicado en la configuración del módulo de servicios.
b. Las unidades es el tiempo del técnico para el servicio.
4. Kilómetros:
a. El artículo es el artículo kilómetros asignado al técnico de las horas o en su defecto el
artículo indicado en la configuración del módulo de servicios.
b. Las unidades son los kilómetros de desplazamiento del técnico en el servicio.
5. Dietas:
a. El artículo es el indicado en la configuración del módulo de servicios.
b. La línea tiene una unidad y el precio del importe de las dietas.
En el caso de que no se haya indicado alguno de estos artículos, el programa presenta un aviso con
la opción de cancelar la generación del albarán.
6. Por último se añade el material del servicio.
a. En los artículos debe haber stock en el almacén del albarán.
b. En las series, debe coincidir el almacén de la serie con el del albarán.
El precio de los artículos es el correspondiente al precio de venta de cada artículo para el cliente.
Ilustración 32. Generar albarán de venta del servicio
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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3.1.2. Entrada de horas del servicio
La pantalla “Entrada de incidencias de servicios externos” aparece al pulsar el botón “Horas” del servicio.
Sirve para introducir los gastos del técnico o técnicos que han realizado el servicio. El servicio se puede
realizar en varios tramos y por varios técnicos. En cada línea se deben introducir los datos de un tramo:
Datos
Técnico: Código del técnico.
Fecha: Fecha en la que se realiza el servicio.
Kilómetros: Cantidad de kilómetros recorridos por el técnico para la realización del servicio.
Dietas: Importe de las dietas.
Hora ini: Hora inicial del tramo.
Hora fin: Hora de finalización.
Horas: Cantidad de horas transcurridas entre las horas inicial y final.
Teléfono: Indica si la línea corresponde a una llamada telefónica.
T.cuo: Código del trabajo.
Las horas del servicio se incluyen automáticamente en el albarán de venta al generarlo desde el servicio.
Los campos de la parte inferior de la pantalla “Cliente/Proveedor Origen”, “Destino” y el botón “Horas
empleado” no se utilizan en el módulo de Servicios de Limpieza.
Ilustración 33. Albarán de venta
del servicio
Manual del módulo Servicios de Limpieza
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3.1.3. Entrada de material del servicio
La pantalla Material del servicio aparece al pulsar el botón Material del servicio. En la cabecera aparecen los
datos del servicio. En el detalle hay que introducir los artículos consumidos para la realización del servicio.
Estos artículos se dan de baja del stock al ser incluidos en el albarán de venta cuando se genera desde el
servicio.
Se debe especificar el código del artículo, las unidades y la fecha de aplicación.
3.2. Orden de trabajo especial
La orden de trabajo especial permite introducir, consultar, modificar e imprimir una orden de trabajo especial
con datos específicos del módulo de limpieza.
Se puede generar automáticamente desde un presupuesto en el momento del traspaso. Después del
traspaso hay que completar los datos manualmente.
Nota: Esta orden de trabajo no tiene ninguna relación la orden de trabajo el módulo de servicios.
Ilustración 34. Entrada de horas del servicio
Ilustración 35. Entrada del material del servicio
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Ilustración 36. Orden de trabajo especial
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4. Anexo
4.1. Novedades de la tercera edición del manual del módulo Servicios de Limpieza
La tercera edición del manual incluye las siguientes novedades respecto de la edición anterior:
Se ha adaptado todo el manual al nuevo formato.
Diagrama de trabajo revisado.
Nueva opción de Configuración del módulo.
Capítulo de Facturación de cuotas.
Nueva tabla Cfglimpia.