MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN ITSA
No. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR OBJETIVO DE LA MEDICIÓN CALCULO META TOLERANCIA FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLES
1 Eficacia 90% Anual Rector
2 Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral Rector
3 Eficacia 10% Anual Rector
4 Nivel de Satisfacción Global Eficiencia ±3% Anual Vicerrector Académico
5 Eficacia ±10% Semestral Vicerrector Académico
6 Eficacia 10% Anual
7 Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral Vicerrector Académico
8 Admisiones y Mercadeo Satisfacción de los Usuarios Eficiencia Determinar el nivel de satisfacción de los usuarios. ≥ 80% ±3% Coordinador de Admisiones y mercadeo
9 Admisiones y Mercadeo Eficacia 10% Anual
10 Admisiones y Mercadeo Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral
11 Admisiones y Mercadeo Eficacia N/A Mensual Coordinador de Admisiones y mercadeo
12 Admisiones y Mercadeo Eficacia Semestral Coordinador de Admisiones y mercadeo
DG-DER-03-V16Vigencia: 19/11/2014
Pág. 1 de 1
TIPO DE INDICADOR
Direccionamiento Estratégico y Revisión
por la Dirección
Garantizar la existencia, adecuación y/o actualización del direccionamiento estratégico y demás componentes de la
gestión de la Institución
Cumplimiento del Plan de Acción Institucional
Verificar el grado de cumplimiento en las actividades planificadas para la gestión de la Institución
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción ±10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Direccionamiento Estratégico y Revisión
por la Dirección
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al proceso
Direccionamiento Estratégico y Revisión
por la Dirección
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Gestión de Programa Académicas Regulares
Prestar un servicio educativo de acuerdo con el modelo institucional y la normatividad vigente para educación superior.
Medir el nivel de Satisfacción del Cliente, teniendo en cuenta todos los procesos relacionados con el
cliente
Ítem relacionados en la encuesta con calificación positiva/Total de ítems
≥76% Encuesta Asamblea de Escuelas
Gestión de Programa Académicas Regulares
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción
Informe de seguimiento al plan de acción
Gestión de Programa Académicas Regulares
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Vicerrector Académico (Coordinadores de programas)
Gestión de Programa Académicas Regulares
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al proceso
Manejar en forma transparente la información para la inscripción, registro, control académico, graduaciones y mercadeo de los
servicios ofrecidos por la institución.
Promedio arrojado de las encuestas de satisfacción de los usuarios
Cuatrimestralmente durante el proceso de
inscripciones
Encuesta de Satisfacción del Clientes Admisiones y
Mercadeo, Tabulación de encuestas e Informe de satisfacción de usuario.
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Coordinador de Admisiones y mercadeo
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al procesoCoordinador de Admisiones y
mercadeo
Tiempo de respuesta a solicitudes de certificaciones
Evaluar el tiempo de respuesta usado en la entrega de certificaciones solicitada a admisión y mercadeo por los estudiantes
Fecha de solicitud de certificación / Fecha de entrega de solicitud
< 5 días hábiles para certificados general
< 15 días hábiles contenidos programáticos
Hoja de Excel en medio magnético con los registros
de las certificaciones entregadas
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ± 10%
Informe de seguimiento al plan de acción
MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN ITSA
No. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR OBJETIVO DE LA MEDICIÓN CALCULO META TOLERANCIA FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLES
DG-DER-03-V16Vigencia: 19/11/2014
Pág. 1 de 1
TIPO DE INDICADOR
13 Investigación Eficacia Semestral
14 Investigación Eficacia 10% Anual
15 Investigación Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral
16 Investigación Satisfacción de los Usuarios Eficiencia Determinar el nivel de satisfacción de los usuarios. ≥ 80% ±3% Cuatrimestral
17 Satisfacción de los Usuarios Eficiencia Determinar el nivel de satisfacción de los usuarios. ≥ 80% ±3% Cuatrimestral
18
Eficacia
90% ±3% Programa de Mantenimiento Coordinador de Gestión y Sistemas
19 90% ±3% Semestral Programa de Mantenimiento Coordinador de Gestión y Sistemas
20 Eficacia 10% Anual
21 Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral
22 Eficacia ±10% Semestral
Definir y operar los mecanismos para garantizar el desarrollo y fortalecimiento de las actividades investigativas al interior de la Institución, en procura de contribuir con el logro de los objetivos
de la Educación Superior colombiana y propender por el desarrollo científico y tecnológico de la Región y del País.
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ± 10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Coordinador Centro de Investigaciones y proyecto
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Coordinador Centro de Investigaciones y proyecto
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al procesoCoordinador Centro de
Investigaciones y proyecto
Promedio arrojado de las encuestas de satisfacción de los usuarios
Encuesta de Satisfacción del Clientes d-Investigaciones
Coordinador Centro de Investigaciones y proyecto
Administración de Medios Educativos
Mantener disponibles y en adecuado estado de funcionamiento los medios y recursos educativos para la prestación del servicio.
Promedio arrojado de las encuestas de satisfacción de los usuarios
Encuesta de Satisfacción del Clientes Unidad de Servicios
de Biblioteca y Gestión y Sistemas, Tabulación de encuestas e Informe de satisfacción de usuario.
Directora de Unidad de Servicios de Biblioteca / Coordinador de Gestión y
Sistemas
Administración de Medios Educativos
Cumplimiento Plan de Mantenimiento
Asegurar que los equipos utilizados en la prestación de servicios en las salas de informática y laboratorios son mantenidos adecuadamente.
N° de actividades de Mantenimiento realizados / N° de actividades de Mantenimiento Programados
Semestral ITSA SoledadCuatrimestral ITSA
Barranquilla y CERES
Administración de Medios Educativos
Asegurar que los equipos utilizados en la prestación de servicios en los equipos administrativos son mantenidos adecuadamente al igual la disponibilidad de redes del campus universitario.
N° de actividades de Mantenimiento realizados / N° de actividades de Mantenimiento Programados
Administración de Medios Educativos
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Directora de Unidad de Servicios de Biblioteca / Coordinador de Gestión y
Sistemas
Administración de Medios Educativos
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al proceso
Directora de Unidad de Servicios de Biblioteca / Coordinador de Gestión y
Sistemas
Administración de Medios Educativos
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción
Informe de seguimiento al plan de acción
Directora de Unidad de Servicios de Biblioteca / Coordinador de Gestión y
Sistemas
MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN ITSA
No. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR OBJETIVO DE LA MEDICIÓN CALCULO META TOLERANCIA FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLES
DG-DER-03-V16Vigencia: 19/11/2014
Pág. 1 de 1
TIPO DE INDICADOR
23 Evaluación y Control Eficacia 90% N.A. Anual Responsable del SGC
24 Evaluación y Control Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral
25 Evaluación y Control Efectividad 0 N.A. Anual Jefe de Control Interno
26 Evaluación y Control Eficacia 100% N.A. Anual Responsable del SGC
27 Evaluación y Control Eficacia Hallazgos de Auditoria Contraloría 0% N.A. Anual Jefe de Control Interno
28 Evaluación y Control Eficacia 10% Anual
29 Evaluación y Control Eficacia Semestral
30 Eficacia Semestral Coordinador de Bienestar Institucional
31 Eficacia 10% Anual Coordinador de Bienestar Institucional
32 Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral Coordinador de Bienestar Institucional
33 Deserción de Estudiantes Eficacia N.A. Coordinador de Bienestar Institucional
34 Satisfacción de los Usuarios Eficiencia Determinar el nivel de satisfacción de los usuarios. ≥ 80% ±3% Cuatrimestral Coordinador de Bienestar Institucional
Verificar y evaluar la calidad y efectividad de los controles internos y de cada área organizacional responsable a nivel de los procesos, a través de mecanismos que posibiliten emprender las
acciones de mejoramiento y control requeridas teniendo en cuenta el direccionamiento estratégico institucional y la
normatividad que rige a la Institución.
Implementación de las acciones correctivas y preventivas
Determinar el porcentaje de acciones correctivas y preventivas cerradas en el periodo
(Nro. de acciones correctivas y preventivas cerrados/ Nro. de acciones correctivas y preventivas totales)*100
Resultados de auditorias Internas, Verificación de los
procesos
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al procesoResponsable del SGC / Jefe de Control
Interno
Hallazgos encontrados por la Contraloría General de la República
Mejorar y mantener la evaluación realizada por la Contraloría General de la República
≤ Al número de hallazgos encontrados en la vigencia anterior.
Informe de contraloría Vigencia año anterior
Cumplimiento del programa de auditoria interna
Verificar que el resultado de la ejecución de las actividades son conformes con las disposiciones planificadas.
N° de Auditorias realizadas / N° de Auditorias planificadas
Programas de Auditoria Interna
Fenecimiento anual de la cuenta
Verificar que se desarrollen los procesos institucionales bajo los principios de equidad, eficiencia, eficacia y efectividad, y se de cumplimiento a los requisitos legales estipulados por el gobierno.
Informe de Auditoria Contraloría
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Jefe de Control Interno / Responsable del SGC
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ± 10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Jefe de Control Interno / Responsable del SGC
Gestión de Bienestar Institucional
Garantizar la existencia e implementación de programas y actividades orientadas al desarrollo físico, psicoafectivo,
espiritual y social de los estudiantes de la Institución.
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ± 10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Gestión de Bienestar Institucional
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Gestión de Bienestar Institucional
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al proceso
Gestión de Bienestar Institucional
Determinar la cantidad de estudiantes que desertan de los diferentes programas del ITSA, identificando las causas principales con el fin de tomar las acciones correctivas.
(Numero de estudiantes que desertaron durante 2 periodos académico consecutivos / Numero total de matriculado en el periodo académico) *100 %
Retener al menos el 70% de los estudiantes de los programas regulares en
cada uno de los niveles de formación (Nivel Técnico profesional de Segundo
cuatrimestre en adelante, tecnológico y profesional
universitario)
Cuatrimestral (Una vez se cierre el periodo de matricula estudiantil)
Reporte de índice de deserción
Gestión de Bienestar Institucional
Promedio arrojado de las encuestas de satisfacción de los usuarios
Encuesta de Satisfacción del Clientes Bienestar
Institucional, Tabulación de encuestas e Informe de satisfacción de usuario.
MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN ITSA
No. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR OBJETIVO DE LA MEDICIÓN CALCULO META TOLERANCIA FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLES
DG-DER-03-V16Vigencia: 19/11/2014
Pág. 1 de 1
TIPO DE INDICADOR
35 Eficacia 100% N.A. Trimestral Coordinador Administrativo
36 Eficacia 10% Anual Coordinador Administrativo
37 Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral Coordinador Administrativo
38 Cumplimiento del presupuesto Eficacia ±3% Semestral Ejecución del presupuesto Coordinador Administrativo
39 Eficacia Evaluar el desempeño de las actividades realizadas 95% N.A. Bimensual Plan de Mantenimiento Coordinador Administrativo
40 Eficacia Semestral Coordinador Administrativo
41 Satisfacción del cliente Eficiencia Determinar el nivel de satisfacción de los usuarios. ≥ 80% ±3%
42 Gestión Administrativa Desempeño de Proveedores Eficacia Evaluar los proveedores del ITSA Promedio de calificación de proveedores ≥3,5 ±0,2 Semestral Secretaria General
43 Gestión Administrativa Eficacia 10% Anual Secretaria General
44 Gestión Administrativa Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral Secretaria General
45 Gestión Administrativa Ejecución del Plan de Compras Efectividad ±5% Semestral Plan de Compras Secretaria General
46 Gestión Administrativa Eficacia Semestral Secretaria General
47 Evaluación Docente Efectividad Promedio Evaluación Docente * Programa ≥ 4,5 ± 0,5 Jefe de Talento Humano
48 Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral Jefe de Talento Humano
49 Eficacia 10% Anual Jefe de Talento Humano
50 Eficiencia ≥ 90% ±3% Semestral Jefe de Talento Humano
Gestión Recursos Financieros
Administrar de manera transparente y de acuerdo con lo establecido por la Ley, los recursos financieros demandados por
la Institución para el cumplimiento de sus objetivos
Cumplimiento en la entrega de informes
Verificar el cumplimiento de la entrega de los informes en el tiempo establecido para ello.
Informes presentados /Informes programados a presentar
Cronograma presentación de informes
Gestión Recursos Financieros
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Gestión Recursos Financieros
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al proceso
Gestión Recursos Financieros
Verificar el porcentaje de cumplimiento del presupuesto aprobado a la Institución
Ejecución presupuestal / Presupuesto proyectado
≥ 35% Primer semestre ≥ 95% Segundo semestre
Gestión Recursos Financieros
Cumplimiento del Plan de Mantenimiento
N° de actividades de mantenimiento realizadas / N° de actividades de mantenimiento planificadas
Gestión Recursos Financieros
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ± 10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Gestión Recursos Financieros
Promedio arrojado de las encuestas de satisfacción de los usuarios
Cartera - Cuatrimestralmente
Mantenimiento de Infraestructura Física -
Anual
Encuesta de Satisfacción del Clientes Unidad de Servicios de Biblioteca, Tabulación de
encuestas e Informe de satisfacción de usuario.
Responsable de Cartera / Responsable del Mantenimiento de Infraestructura
Física
Administrar los recursos que se requieran en la Institución para el cumplimiento de sus objetivos, garantizando transparencia, cumplimiento de las normas vigentes, celeridad, eficiencia y
efectividad.
Acta de Recepción del Bien o servicio
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al proceso
Medir el porcentaje de ejecución del Plan de Compras
Valor del plan de compras ejecutado / Valor plan de compras proyectado
≥ 30% Primer semestre ≥ 90% Segundo semestre
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ±10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Gestión del Talento Humano
Realizar el proceso de selección, vinculación, formación de los funcionarios públicos para brindar al instituto un equipo de trabajo competente para la buena prestación del servicio.
Evaluar el de desempeño de los docente en la prestación de servicios de formación en el ITSA
De acuerdo al Calendario Académico
Registros de Evaluación Docente a través de 4
mecanismos: Estudiante, Coordinador, autoevaluación
y observador
Gestión del Talento Humano
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al proceso
Gestión del Talento Humano
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Gestión del Talento Humano
% de Capacitaciones relacionadas con el cargo
Aumentar las competencias del personal en temas relacionados con el cargo que desempeña en la institución a través del Plan de Capacitación
N° de personas capacitadas en temas relacionados con el cargo / N° total de capacitaciones planificadas
Ejecución del programa de capacitación
MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN ITSA
No. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR OBJETIVO DE LA MEDICIÓN CALCULO META TOLERANCIA FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLES
DG-DER-03-V16Vigencia: 19/11/2014
Pág. 1 de 1
TIPO DE INDICADOR
51 Eficacia Semestral Jefe de Talento Humano
Realizar el proceso de selección, vinculación, formación de los funcionarios públicos para brindar al instituto un equipo de trabajo competente para la buena prestación del servicio.
Gestión del Talento Humano
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ± 10%
Informe de seguimiento al plan de acción
MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN ITSA
No. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR OBJETIVO DE LA MEDICIÓN CALCULO META TOLERANCIA FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLES
DG-DER-03-V16Vigencia: 19/11/2014
Pág. 1 de 1
TIPO DE INDICADOR
52 Comunicación Pública Eficacia 70% ±3% Semestral
53 Comunicación Pública Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral
54 Comunicación Pública Eficacia 10% Anual
55 Comunicación Pública Eficacia Semestral
56 Gestión de Proyectos Ejecución de proyectos BPIN Efectividad 85% 10% Anual Coordinador de planificación y proyectos
57 Gestión de Proyectos Adjudicación de Convocatorias Efectividad 50% N.A. Anual Coordinador de planificación y proyectos
58 Gestión de Proyectos Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral
59 Gestión de Proyectos Eficacia Semestral Coordinador de planificación y proyectos
60 Gestión de Proyectos Eficacia 10% Anual
61 Gestión Documental Eficacia Semestral Técnico administrativo de Archivo Central
62 Gestión Documental Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral
63 Gestión Documental Eficacia 10% Anual
64 Gestión Documental Satisfacción de los Usuarios Eficiencia Determinar el nivel de satisfacción de los usuarios. ≥ 80% ±3% Semestral Técnico administrativo de Archivo Central
Garantizar la circulación suficiente y transparente de la información institucional con sus grupos de interés.
Eficacia de la Comunicación a través de los Medios Internos
Verificar el impacto de los medios de comunicación internos
Informe de impacto de medios de comunicación interno
Informe de impacto de medios de comunicación
interno
Técnico AdministrativoComunicaciones
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al procesoTécnico Administrativo
Comunicaciones
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Técnico AdministrativoComunicaciones
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Cursos de capacitación promovidos desde la Institución para el fortalecimiento de la práctica docente (por ejemplo: diplomado en docencia del ITSA)
El establecido en el Plan de acción ±10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Técnico AdministrativoComunicaciones
Identificación de necesidades y requerimientos institucionales, así como oportunidades de obtención de recursos atreves de
proyectos de inversión u proyectos especiales, finalizando con la presentación de informes de ejecución de los proyectos
realizados.
Verificar el cumplimiento del registro y/o actualización de los proyectos para su aprobación en el presupuesto Institucional
(Proyectos BPIN aprobados /proyectos ejecutados)*100%
Proyectos de inversión registrados y/o actualizados
Medir la cantidad de proyectos adjudicados al ITSA en los que participa el proceso de Planificación y Proyectos
(Número de Proyectos adjudicados al ITSA/Número total de Proyectos en los que se
participo)*100
Formato de seguimiento a proyectos
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al procesoCoordinador de planificación y
proyectos
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ±10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Coordinador de planificación y proyectos
Establecer y operar los mecanismos para el manejo y aseguramiento de la documentación interna y externa utilizada
por la Institución.
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ±10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al procesoTécnico administrativo de Archivo
Central
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Técnico administrativo de Archivo Central
Promedio arrojado de las encuestas de satisfacción de los usuarios
Encuesta de Satisfacción del Clientes Unidad de Servicios de Biblioteca, Tabulación de
encuestas e Informe de satisfacción de usuario.
MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN ITSA
No. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR OBJETIVO DE LA MEDICIÓN CALCULO META TOLERANCIA FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLES
DG-DER-03-V16Vigencia: 19/11/2014
Pág. 1 de 1
TIPO DE INDICADOR
65 Efectividad 90% ±3% Mensual
66 Eficacia Semestral
67 Eficiencia ±3% Cuatrimestralmente
68 Eficacia 10% Anual
69 Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral
70 Eficiencia ≥95% ±3%
71 Efectividad Proyectos sociales desarrollados 2 0 Anual
72 Satisfacción del cliente Eficiencia ≥ 80% ±3% Cuatrimestral
73 Eficacia ≥ 40% ±3% Anual Base de datos egresados
74 Intercambios estudiantiles Eficacia 85% ±3% Anual
75 Satisfacción del cliente Eficiencia ≥ 76% ±3% Anual
76 Eficacia Semestral
77 Respuesta a PQR Eficacia N/A Cuatrimestral
Extensión e Internacionalización
Identificación de una necesidad o problemática o la solicitud de una instancia interna o externa, terminando con una respuesta
que puede darse a través de una propuesta, programa o proyecto, una intervención concreta o acuerdos entre las partes.
Cumplimiento de las actividades programadas en el
mes de cada proyecto de consultoría.
Medir el cumplimiento de las actividades programadas en los proyectos de consultoría
Ejecución de Actividades programadas en el mes / Actividades totales programadas en el mes
Cronograma de actividades de cada proyecto de
consultoría
Coordinador de extensión e internacionalización
Extensión e Internacionalización
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ±10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Coordinador de extensión e internacionalización
Extensión e Internacionalización
Nivel de Satisfacción de las Partes Interesadas
Medir el nivel de Satisfacción de Partes interesadas que reciben Estudiantes en prácticas
Promedio arrojado de las encuestas de satisfacción
≥80%Encuesta de Satisfacción, Tabulación de Encuestas, Informe de Satisfacción
Responsable de Egresados y Practicas profesionales
Extensión e Internacionalización
Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado
de Autoevaluación (Asambleas) y/o de
Acreditación (Programas acreditados y en proceso en
proceso de acreditación)
Evaluar el cumplimiento de las actividades planificadas en los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o Acreditación (Programas acreditados y en
proceso de acreditación)
Cumplimiento de las actividades planteadas en los planes de mejoramiento desarrollados por los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Nota: Solo se medirá el indicador cuando se desarrollo los planes de mejoramiento por los resultados de autoevaluación y/o acreditación
90% de cumplimineto de las actividades a cumplir
durante la vigencia
Soportes de cumplimiento de las actividades estipuladas en los planes de mejoramiento del procesoor los resultados de autoevaluación (Asambleas) y/o acreditación (Programas acreditados y en proceso de acreditación)
Responsable de Egresados y Practicas profesionales
Extensión e Internacionalización
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al procesoCoordinador de extensión e
internacionalización
Extensión e Internacionalización
Vinculación modalidad de prácticas
Determinar el porcentaje de estudiantes vinculados a la modalidad de practicas
Numero de Estudiantes colocados /Numero de Estudiantes Inscritos
Cuatrimestralmente (Una vez finalice las fechas de cierre de inscripción en la
modalidad de practica)
Formato de inscripción, cartas de inicio, contratos de
aprendizaje, Consolidado ubicación de Estudiantes
Responsable de Egresados y Practicas profesionales
Extensión e Internacionalización
Ejecución de Proyectos sociales
Medir los proyectos de corte social desarrollados por ITSA
Informes de Proyectos sociales desarrollados
Coordinador de extensión e internacionalización
Extensión e Internacionalización
Determinar el nivel de satisfacción de los clientes de extensión e Internacionalización
Promedio arrojado de las encuestas de satisfacción de los usuarios
Encuesta de Satisfacción de los Clientes de Extensión e
Internacionalización
Coordinador de extensión e internacionalización
Extensión e Internacionalización
Actualización base de datos egresados
Evaluar el cumplimiento de actualización de la base de datos de graduados ITSA
Graduados con información actualizada (tres años anterior al año vigente) / Total egresados
Responsable de Egresados y Practicas profesionales
Extensión e Internacionalización
Determinar el cumplimiento de las metas plateadas para intercambio de estudiantes
Numero de estudiantes enviados a intercambio / Numero de intercambio de estudiantes proyectados
Cartas de aceptación y Certificados de notas
Coordinador de extensión e internacionalización
Articulación de la educación media con la
superior
Planear el servicio educativo para el desarrollo de competencias laborales específicas de acuerdo al modelo de articulación ITSA
y la normatividad vigente.
Determinar el nivel de satisfacción de los clientes de articulación
Promedio arrojado de las encuestas de satisfacción de los usuarios
Encuesta de Satisfacción de los Clientes de articulación
Coordinador de articulación de la educación media con la superior
Articulación de la educación media con la
superior
Cumplimiento del plan de acción
Evaluar el cumplimiento en las actividades planificadas dentro de la gestión del proceso
Avance en el cumplimiento de la meta del plan de acción
El establecido en el Plan de acción ±10%
Informe de seguimiento al plan de acción
Coordinador de articulación de la educación media con la superior
Articulación de la educación media con la
superior
Medir el tiempo de repuesta que el proceso utiliza para dar respuesta a las PQR reportadas
por los clientes
Tiempo de respuesta estipulado para dar respuesta a PQR - el tiempo de respuesta
usado por el proceso para dar respuesta a las PQR
< 15 dias habilesRegistro de respuesta a
PQR reportadas al procesoCoordinador de articulación de la educación media con la superior
MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN ITSA
No. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR OBJETIVO DE LA MEDICIÓN CALCULO META TOLERANCIA FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLES
DG-DER-03-V16Vigencia: 19/11/2014
Pág. 1 de 1
TIPO DE INDICADOR
CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS
V11 8/15/2012 Se aumenta la tolerancia del indicador de Plan de acción a +- 10%.
V12 3/14/2013
V13 8/15/2013 Se incluye el indicador de satisfacción del cliente al proceso de Gestión de Recursos Financieros, se incorpora el indicador de intercambio de estudiantes al proceso de Extensión e Internacionalización
V14 5/20/2014
V15 7/22/2014
V16 11/19/2014
Fecha: 19/11/2014 Fecha: 19/11/2014 Fecha: 19/11/2014
Se actualiza el cargo del Asesor Responsable del Sistema de Gestión de Calidad y se incluye el cargo del Vicerrector Académico en la firma del Documento. Se incorpora el indicador de índice de deserción en el proceso de Bienestar Institucional y se actualiza la frecuencia del indicador de Satisfacción de usuarios de bienestar. Se actualiza la meta del indicador de Nivel de satisfacción global del proceso GPA y AMS a 76%. Se actualiza el responsable del indicador de cumplimiento del plan de acción del proceso de gestión de programas académicos. Se incorpora el indicador de Adjudicación de convocatorias en el proceso de Planificación y Proyectos. Se asigna el indicador de Satisfacción de cliente a los procesos de Investigación y Extensión e internacionalización.
Se incorpora el indicador de Actualización base de datos de egresados en el proceso de extensión e internacionalización. Se actualiza la frecuencia del indicador de Plan de Mantenimiento del proceso AME Sistemas, estipulando medición semestral para ITSA Soledad y cuatrimestral para ITSA Barranquilla y CERES.
Se actualiza la frecuencia del indicador de tiempo de respuesta a emisión de Certificados del proceso de Admisiones y mercadeo, estipulando su medición mensual. Se elimina el indicador de Mantenimiento bibliográfico del proceso AME. Se actualiza el indicador de satisfacción del cliente de GED, estipulando frecuencia de medicion semestral.
Se incorpora el indicador de Respuesta a PQR a todos los procesos que hacen parte del alcance dle SGC. Se incorpora el indicador de Cumplimiento Plan de Mejoramiento por resultado de Autoevaluación (Asambleas) y/o de Acreditación (Programas acreditados y en proceso en proceso de acreditación) a los procesos DER, COP, GPR, GPA, INV, EXT, ARA, AME, ECO, GTH, GED, GAD, GBI y GRF. Se actualiza la meta del indicador de Verificación del impacto de los medios de comunicacion internos, estipulando el 70% de satisfacción para todo los usuarios y clientes del proceso. Se actualiza el indicador de Deserción de Estudiantes, actualizando el calculo y la meta
Elaborado por: O. Meneses
ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN OFICINA DE CALIDAD
Cargo: Asesor Responsable del Sistema de Gestión de Calidad
Revisado por: A. Castro
ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN OFICINA DE CALIDAD
Cargo: Vicerrector Académico - Representante por la Alta Dirección
Aprobado por: E. Zapata
ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN OFICINA DE CALIDAD
Cargo: Rector