1
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA
YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Candra Sumirna
06.12.1908
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2014
2
THE BOARDING HOUSE ADMINISTRATION SYSTEM AT WISMA SARJANA YOGYAKARTA
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA YOGYAKARTA
Candra Sumirna
Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSRACT
The development of science and technology especially in the field of information
technology is very rapid. The computer is located is one of the most important supporting factor for the smooth running of the activities of an institution. The role of the computer is so important as a means to generate information that is accurate and timely, especially in terms of data processing . In addition, to minimize computer problems or errors that appear in the presentation of information.
Computerized data processing are an excellent medium to achieve things like the above, because it has a high ability to achieve accuracy, speed and efficiency of the processes that support personnel. It's not all that computerization can be applied as effectively as possible, there are still many institutions (business entities) who have not made the data processing terkomputeriasi. As the author found in the Boarding House Administration System at Wisma Sarjana Yogyakarta.
Given this reality, the author tries to provide the perfect solution for optimal smoothness administration system, by developing existing information systems with the programming language Visual Basic 2010 and Microsoft SQL Server 2008.
Keywords : Technology , Data Processing , Solutions
1
1. Pendahuluan
Sebelum ditemukannya komputer orang menyimpan data tertulis dalam bentuk
kertas yang dimasukkan dalam suatu tempat dan kemudian diatur sedemikian rupa.
Pengaturan tersebut sering disebut sebagai metode pengarsipan atau metode
penyimpanan file. Penyimpanan data tersebut tentu saja rumit dan melelahkan.
Setelah ditemukan komputer pengarsipan data tertulis mulai dipindahkan
kedalam media penyimpanan komputer, sehingga data tertulis yang jumlahnya berlemari-
lemari dapat disimpan dalam media yang jauh lebih kecil misalnya compact disk. Sistem
penyimpanan dan pengolahan data tersebut sering disebut sebagai sistem database.
Kos Wisma Sarjana merupakan salah satu kos yang masih menggunakan cara
manual untuk pengolahan data tertulis dan metode pengarsipan sebagai penyimpanan
datanya.
Sejalan dengan perkembangan software pengolahan data, Kos Wisma Sarjana
sangat ingin mengembangkan potensi pemilik kos administrasinya didalam bidang
pengolahan data dengan menggunakan komputer untuk menghasilkan pelayanan
administrasi secara cepat, akurat dan terintegrasi.
a. Cepat
Pelayanan administrasi kos secara cepat dengan bantuan komputer
sebagai pengolah data.
b. Akurat
Dapat menghasilkan output yang benar dan bebas dari kesalahan sesuai
dengan data anak kos yang ada.
Pengembangan sistem pelayanan administrasi kos yang akan dibangun pada
Kos Wisma Sarjana antara lain :
1. Pengolahan pembayaran anak kos
2. Pelayanan Administrasi Pembuatan Surat Keterangan Kos
Pengembangan sistem informasi pelayanan administrasi kos berbasis local ini
lebih ditujukan untuk melakukan pengolahan data, penyimpanan serta proses pelayanan
administrasi Kos pada umumnya, yang pada akhirnya membantu dalam pembuatan
sistem administrasi Kos Wisma Sarjana
Untuk dapat mengembangkan sistem informasi pelayanan administrasi, penulis
selaku mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta, bermaksud melakukan penelitian di Kos
Wisma Sarjana dengan judul SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA
SARJANA YOGYAKARTA
2
2. Landasan Teori
2.1. System Development Life Cycle (SDLC)
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pengembangan sistem (SDLC) diperlukan untuk
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada hal ini di karenakan adanya
permasalahan di sistem lama, pertumbuhan organisasi, meraih kesempatan, adanya
instruksi.
SDLC (Sistem Development Life Cycle) adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang
dilakukan oleh analis dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah
yang digunakan meliputi :
1. Mensurvei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi
2. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan.
3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi.
4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik.
5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).
6. Merancang sistem informasi baru.
7. Membangun sistem informasi baru.
8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru.
9. Memelihara dan melakukan perbaikan sistem informasi baru bila diperlukan.
SDLC (Sistem Development Life Cycle) adalah keseluruahan proses dalam
membangun sistem melalui beberapa langkah.
Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada
referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut
adalah sebagai berikut :
a. Perencanaan sistem
Tujuan perencanaan sistem adalah untuk menentukan dan mendefinisikan
sistem informasi apa yang akan dikerjakan sehingga dapat memberikan keuntungan dan
nilai bagi kegiatan bisnis secara keseluruhan.
b. Analisis sistem
Analisi sistem dapat didefinisikan sebagai penguna dari suatu sistem yang utuh
kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasahan, hambatan-hambatan yang tejadi dan
kebutuhan-kebutuahn yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
3
Tahap ini merupakan tahap kritis dan peting karena pada tahap berikutnya. Langkah-
langkah dasar yang harus dilaksanakan oleh ananlis sistem yaitu :
1. Mengidentifikasikan masalah.
2. Memahami sistem dan membatasinya.
3. Alternative-alternatif apa saja ada untuk mencapai sasaran untuk dan untuk
memodifikasi atau mengubah sistem
a) Pilih salah satu dari alternatif yang telah diidentifikasi pada tahap
sebelumnya.
b) Implementsi alternatif yang dipilih.
c) Evalusi masalah dari perubahan yang kita buat dalam sistem.
c. Rancangan
Alternatif yang telah dipilih dalam langkah analis sistem merupakan dasar dari
rancangan sistem. Rancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan
menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Tahap ini menyangkut konfigurasi dari
komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak sistem sehingga setelah
menginstalasi sistem akan benar-benar memuaskan spesifikasi sistem yang telah
ditetapkan pada akhir analis sistem.
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Tinjauan Umum
3.1.1 Gambaran Umum Wisma Sarjana
Kos ini didirikan pada tahun 2006 , kos ini berdiri di atas tanah seluas 500 meter
yang terdiri dari 3 gedung dan 10 kamar di setiap gedungmya. Kos-kosan ini terletak di
tengah-tengah 3 kampus besar yaitu UPN, YKPN dan STMIK Amikom Yogyakarta
sehingga sangat strategis sekali sebagai tempat usaha kos-kosan. Lebih tepatnya wisma
sarjana terletak di jalan Anumerta no 58 seturan Yogyakarta Pada awalnya kos wisma
sarjana hanya terdiri dari 10 kamar namun dengan semakin meningkatnya kebutuhan
akan tempat tinggal sementara bagi mahasiswa luar kota maka kos wisma sarjana
mengembangkan sayabnya menjadi 3 gedung dengan di setiap gedungnya terdiri dari 10
kamar.
Nama wiswa sarjana sendiri dimaksudkan untuk lebih mengakrabkan pihak
wisma kepada mahasiswa yang nantinya akan menjadi seorang wisudawan. Wisma
sarjana dimiliki oleh seorang yang berjiwa pengusaha yaitu M.Solikin. Beliau memiliki
banyak usaha salah satunya adalah wisma sarjana.
4
3.2 Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “Penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan dan
hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikannya”.
Analisis sistem merupakan salah satu tahapan pada pengembangan sistem.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di
dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Tahap analisis
dilakukan setelah tahap perancangan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
3.2.1 Identifikasi Masalah
Mengindentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem, Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu
pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran
sistem tidak dapat diatasi,
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan mengenai Sistem Informasi
Administrasi Wisma Sarjana Yogyakarta. Adapun permasalahan yang ada antara
lain:
a. Pencatatan transaksi pembayaran kos masih menggunakan cara
manual yaitu bendahara menulis semua transaksi pembayaran iuran
bulanan masih menggunakan buku dan alat tulis lainnya.
b. Keamanan data masih kurang karena sering terjadi kehilangan data
yang menyebabkan kesalahan pada saat penagihan iuran bulan
depan.
3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem
Untuk menganalisa sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan
penyebab sebenarnya masalah yang terjadi sehingga sistem lama yang tidak
berfungsi. Permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan diperbaiki.
Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan dari sistem
yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang disediakan
oleh sistem yang baru. Supaya sistem yang baru berhasil, informasi yang
dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Menganalisis kebutuhan
informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan.
Dengan ini, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan yang
5
berhubungan dengan analisis PIECES (Performances, Informations, Economics,
Control, Eficiency, Service)
1) Kinerja (Performances)
Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja
dalam suatu organisasi. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja
dapat diukur dari througput dan respons time. Througput adalah jumlah informasi
yang dihasilkan dalam kurung waktu tertentu. Respons time adalah waktu tunggu
antara informasi dengan tanggapan yang dihasilkan oleh sistem informasi.
Melihat kondisi dan situasi di lapangan, kinerja pemilik wisma sarjana
yogyakarta dalam menyusun data-data transaksi pembayaran menghabiskan
kurang lebih 15 menit waktu yang dibutuhkan, bahkan untuk mencari data- data
yang sudah lama bisa menghabiskan waktu lebih dari 15 menit. Itu disebabkan
karena sistem pembedaharan hanya menggunakan cara manual.
Tabel 3.1 Hasil Analisis Kinerja
Hasil Analisis Pada Sistem yang Lama
1. Pencatatan data-data penghuni memerlukan waktu yang agak lama itu
dikarenakan pencatatan masih menggunakan cara manual.
2. Dalam pencarian data penghuni kos yang sudah jatuh tempo
memerlukan waktu lama karena pihak wisma sarjana Yogyakarta harus
mencari data yang tersiman di arsip terlebih dahulu.
2) Informasi (Informations)
Informasi merupakan salah satu faktor yang penting, sebab informasi
merupakan titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi. Pada wisma
sarjana yogyakarta terdapat sistem informasi yang kurang baik. Dari hasil
pengamatan diperoleh kelemahan pada sistem informasi yaitu:
Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi
Hasil Analisis Pada Sistem yang lama
a. Akurat: Ketepatan informasi masih kurang karena proses yang dilakukan
masih secara manual sehingga jika terjadi kesalahan harus dibenarkan
terlebih dahulu.
b. Tepat Waktu : Penyampaian informasi adminitrasi tidak bisa tepat waktu
karena proses pengolahan datanya yang membutuhkan waktu kurang
lebih 1 jam.
c. Relevan: Informasi administrasi yang disampaikan ada kalanya tidak
6
relevan karena ada kesalahan dalam pencatatan dan penyampaian
informasi.
3) Ekonomi (Economics)
Dari analisis ekonomi diperoleh kelemahan:
Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi
Hasil Analisis Pada Sistem yang lama
Biaya masih cenderung tinggi, karena biaya tersebut mencakup biaya copy
dokumen laporan, alat tulis, pembelian kertas dan tinta yang digunakan pada
saat pembuatan laporan administrasi.
4) Kendali (Control)
Adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendektesi dan
memperbaiki kesalahan- kesalahan dan kecurangan- kecurangan yang terjadi.
Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan
keberadaanya untuk menghindari dan mendektesi sacara dini terhadap
penyalahgunaan dan kesalahan sistem serta menjamin keamanan data/informasi
yang ada. Dari pengamatan diperoleh kelemahan dalam kontrol antara lain:
Tabel 3.4 Hasil Analisis Kendali
Hasil Analisis Pada Sistem yang lama
a. Kontrol terhadap data transaksi pembayaran kos masih kurang, karena
pencatatan masih dengan cara manual yang dimungkinkan rentan
terhadap kesalahan pencatatan.
b. Penyimpanan laporan akademik juga belum rapi sehingga rentan
terhadap hilangnya data akademik.
5) Efisiensi (Eficiency)
Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi, efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumberdaya
digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari
output dibagi dengan inputnya. Dengan melihat sistem yang telah ada, dapat
dinilai bahwa penggunaan sistem yang telah ada masih belum efisien.
Hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan diperoleh
kelemahan efisiensi yaitu:
7
Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi
Hasil Analisis Pada Sistem yang lama
a. Proses pencatatan tidak efisien dalam waktu dan tenaga.
b. Penggunaan waktu dan tenaga yang tidak efisien dapat berimbas pada
efisiensi biaya operasional.
6) Pelayanaan (Service)
Analisis pelayanan dilakukan untuk mengetahui apakah proses
pelayanan penyampaian informasi adminitrasi sudah berjalan dengan baik atau
belum. Peningkatan pelayanan diharapkan ada pada proses pencatatan dan
pencarian data penghuni kos yang sudah jatuh tempo pembayaran kos.
3.3 Perancangan Sistem
3.3.1 Perancangan Flowchart Sistem
Sistem flowchart merupakan bagan yang menunjukan apa yang
dikerjakan dalam sistem dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur dalam
sistem tersebut.
Adapun sistem flowchart yang diusulkan sebagai berikut:
8
Pengguna
Input Data
Pengguna
Olah Data
Pengguna
Pengguna
Tampilan
Pengguna
Penghuni
Input Data
Penghuni
Olah Data
Penghuni
Penghuni
Tampilan
Penghuni
Pembayaran
Input Data
Pembayaran
Olah Data
Pembayaran
Pembayar
an
Tampilan
Pembayaran
Kamar
Input Data
Kamar
Olah Data
Kamar
Kamar
Tampilan
Kamar
Gedung
Input Data
Gedung
Olah Data
Gedung
Gedung
Tampilan
Gedung
Tanggungan
Input Data
Tanggungan
Olah Data
Tanggungan
Tanggung
an
Tampilan
Tanggungan
Pembayara
n Rinci
Input Data
Pembayaran
Rinci
Olah Data
Pembayaran
Rinci
Pembayar
an Rinci
Tampilan
Pembayaran
Rinci
Status
Input Data
Status
Olah Data
Status
Status
Tampilan
Status
Hak Akses
Input Data Hak
Akses
Olah Data Hak
Akses
Hak Akses
Tampilan
Hak Akses
Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang di usulkan
9
3.3.2 Data Flow Diagram (DFD)
3.3.2.1 DFD Context
Operator
AdminSistem Informasi Administrasi
Wisma Sarjana
Data Penghuni
Data Pembayaran
Data Status
Data Pembayaran
Data Penghuni
Data Kamar
Data Gedung
Data Status
Data Tanggungan
Data Hak Akses
Data Penghuni
Data Pembayaran
Data Status
Data Pembayaran
Data Penghuni
Data Kamar
Data Gedung
Data Status
Data Tanggungan
Data Hak Akses
Gambar 3.2 DFD Context
10
3.3.2.2 DFD Level 1 Proses Admin
ADMIN
Olah Data Pengguna
Olah Data Tanggungan
Olah Data Pembayaran
Rinci
Olah Data Gedung
Olah Data Kamar
Olah Data Penghuni
Olah Data Pembayaran
DataPenggunaD1
Data Pembyran rinci
Data Penghuni
Data Kamar
Data Gedung
Data tanggungan
Data PembayaranD7
D6
D5
D4
D3
D2
Operator
Input Pengguna
InputPembyran Rinci
Input Penghuni
Input Kamar
Input
Gedung
Input tanggungan
Input Pembayaran
Data
Pengguna
Data
Pem Rin
Data
Penghuni
Data
Kamar
Data
Gedung
Data
tanggungan
Data
Pembayaran
Menyampaikan
Informasi
Output
Pengguna
Output
Pembyran rinci
Output
Penghuni
Output
Kamar
Output
Gedung
Output
tanggungan
Output
Pembayaran
Olah Data Status Data StatusD8Input Status Data Status Output Status
Olah Data Hak Akses Data Hak AksesD9Data
Hak AksesInput Hak Akses Output Hak Akses
Gambar 3.3 DFD Level 0 Proses Admin
4. Implementasi dan Pembahasan
4.1 Manual Program
4.1.1 Form Pengguna
Apabila sub menu jenis ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:
11
Gambar 4.1 Form Pengguna
Nama Program : FormPengguna
Fungsi : Untuk menginputkan dan mengolah data pengguna.
yang akan disimpan dalam database.
4.1.2 Form Sub Menu Hak Akses
Gambar 4.2 Form Hak Akses
12
Nama Program : FormHakAkses
Fungsi : Untuk memberikan hak akses kepada pengguna untuk
membatasi kegiatan pengguna.
4.1.3 Form Menu Master Data
Pada halaman utama juga terdapat menu Master data. Menu master data ini dapat
diakses oleh pengguna yaitu pengguna yang berlevel admin. Dalam menu Master Data ini
terdapat 5 sub menu, yakni sub menu Kamar, sub menu gedung, sub menu tanggungan,
sub menu status dan sub menu penghuni terlihat seperti gambar dibawah ini.
Gambar 4.3 Menjalankan Menu Master Data
Masing-masing sub menu menghubungkan ke form anak yang berbeda-beda.
Pada form anak yang terdapat pada menu Master data ini memiliki lima menu utama,
yakni:
a. Menu Kamar
Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form kamar.
b. Menu Gedung
Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form gedung.
c. Menu Tanggunan
Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form tanggungan.
d. Menu Status
Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form status.
e. Menu Penghuni
Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form penghuni.
13
4.1.4 Form Sub Menu Kamar
Apabila sub menu kamar ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:
Gambar 4.4 Form Kamar
4.1.5 Form Sub Menu Gedung
Apabila sub menu gedung ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:
Gambar 4.5 Form Gedung
Nama Program : FormGedung
Fungsi :Pada form gedung ini, pengguna dapat melakukan pengeditan,
penghapusan dan penambahan data gedung.
Skrip form gedung:
14
4.1.6 Sub Menu Tanggungan
Apabila sub menu tanggungan ini di klik maka akan tampil form anak sebagai
berikut:
Gambar 46 Form Tanggungan
4.1.7 Sub Menu Status
Apabila sub menu status ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut:
Gambar 4.7 Form Status
Nama Program : FormStatus
Fungsi : Pada form status ini, pengguna dapat melakukan
pengeditan, penghapusan dan penambahan data status.
15
4.1.8 Sub Menu Penghuni
Apabila sub menu penghuni ini di klik maka akan tampil form anak sebagai
berikut:
Gambar 4.8 Form Penghuni
Nama Program : FormPenghuni
Fungsi : Pada form penghuni ini, pengguna dapat melakukan
pengeditan, penghapusan dan penambahan data penghuni.
4.1.9 Form Menu Pembayaran
Apabila sub menu pembayaran ini di klik maka akan tampil form anak sebagai
berikut:
Gambar 4.9Form Pembayaran
Nama Program : FormPembayaran
Fungsi : Pada form Pembayaran ini, pengguna dapat melakukan
16
Transaksi pembayaran dimana kode penghuni sudah secara otomatis
terinput di kode penghuni sehingga pengguna hanya mengisikan form
tanggungan.
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan
“SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA YOGYAKARTA” :
1. Sistem informasi administrasi yang diajukan penulis dapat membantu pihak
kos wisma Sarjana untuk meningkatkan kinerja administrasi sehingga
operasional menjadi lebih cepat.
2. Berdasarkan perancangan database pada sistem informasi administrasi
Wisma Sarjana terdapat 9 tabel.
3. Berdasarkan perancangan sistem dengan DFD terdapat 2 entitas yaitu admin
dan operator.
4. Sistem informasi administrasi yang diajukan penulis dapat meberikan informasi
yang akurat, cepat dan tepat sehingga dapat mengurangi kesalahan -
kesalahan manusia.
5.2 Saran
Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi maka disarankan agar :
1. Sistem informasi tersebut dapat dikembangkan sebagai bahan penelitian
dimasa mendatang bila masih terdapat kekurangan pada sistem informasi
tersebut.
2. Dengan sistem pengolahan data yang baru, pemakai disarankan untuk
memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari
pemecahan masalahnya dan dapat segera diperbaiki kembali.
17
DAFTAR PUSTAKA Hartono, 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, HM.2003. Analisis dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Offset Mahyuzri, 1989. Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: Elex Media
Komputindo, Sadeli, M. 2012. Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 2010 untuk Orang Awam.
Palembang : Maxikom.