SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH
PERTAMA NEGERI 2 PAKEM
TUGAS AKHIR
disusun oleh
Bastar Purbo Nugroho 08.02.7181
Anton Atmojo 08.02.7209
Yan Rizal Ariyanto 08.02.7217
Agung Rimbawan 08.02.7222
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
LIBRARY INFORMATION SYSTEM JUNIOR HIGH SCHOOL STATE 2
PAKEM
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH
PERTAMA NEGERI 2 PAKEM
Bastar Purbo Nugroho
Anton Atmojo
Yan Rizal Ariyanto
Agung Rimbawan
Jurusan Manajemen Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The weakness of manual system in library is a prosses the data research so
ther dat just saved in original form. To solve the weakness need a library
information system shows the complete data, as quick, possible and object point.
It can be impacted in data research, minimize mistakes and result to
information needed. The design of the system is simple so more efficient, effective,
economical saving and easy to use by user.
The Keywords: to helping the students searching the quick information need
some factors. Such us, Information, Library, System and handling the decision.
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Ilmu pengetahuan dan teknologi selalu mengalami perkembangan secara
dinamis, salah satu dari sekian banyak perkembangan teknologi adalah komputer.
Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan,
keakuratan, serta keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem
manual.
Pengolahan data menjadi terkomputerisasi inilah yang sangat dibutuhkan
untuk membantu dalam penyampaian informasi sacara cepat tepat dan akurat.
Komputer sudah merambat dalam berbagai bidang, baik dalam dunia kerja
maupun dunia pendidikan sehingga secara tidak langsung telah menciptakan
persaingan yang sangat ketat antara sekolah yang satu dengan yang lainnya. Oleh
karena itu perkembangan teknologi juga harus diikuti oleh pengelola instansi
pendidikan.
Dalam institusi pendidikan selalu membutuhkan sistem untuk
mengumpulkan, mengelola, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan
informasi. Komputer merupakan salah satu sarana yang dapat membantu kegiatan
tersebut. Hasilnya sistem informasi berdasarkan komputer akan mempunyai nilai
lebih dari pada sistem yang diolah secara manual, seperti pada suatu organisasi
yang memiliki jumlah data cukup banyak maka perlu penanganan khusus.
Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Pakem, Sleman, Yogyakarta adalah
salah satu sekolah menengah pertama yang belum memakai sistem informasi
berbasis komputer pada bagian perpustakaannya, di mana sistem pengolahan
datanya sampai saat ini masih bersifat manual.
Sistem manual ini membuat lambatnya informasi data yang dihasilkan.
Hal ini dianggap kurang efisien, karena dalam pencatatan data secara manual akan
membutuhkan waktu yang lama. Sehingga sering terjadi kesalahan dalam
pencarian data. Seperti dalam pencarian data buku, data peminjam, data
pengembalian.
Sistem ini memerlukan sebuah sistem yang dapat mempermudah dalam
pengolahan data buku, data peminjam buku, dan data pengembalian buku dengan
menggunakan sistem komputer yang lebih komprehensif sehingga dapat
menampilkan informasi data-data perpustakan secara cepat, tepat dan akurat.
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas maka penulis
merasa tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “SISTEM
INFORMASI PERPUSTAKAAN Sekolah Menengah Pertama Negeri 2
Pakem”.
2. Landasan Teori
2.1 Sirkulasi Informasi
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu
informasi dan pada tahap selanjutnya suatu informasi akan menjadi satu untuk
terciptanya informasi lain.
Pada saat diproses akan dihasilkan informasi yang bermanfaat bagi
penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau
melakukan tindakan tertentu dari keputusan atau tindakan tersebut akan
menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan
kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukan kedalam model (proses)
begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.
2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.2.1 Definisi Sistem Informasi
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi yang ada dalam suatu
organisasi. Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi
untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM didefinisikan oleh Gordon B.Davis sebagian sistem manusia atau mesin yang
menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan dari suatu organisasi.
2.2.2 Definisi Manajemen Informasi
Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi
didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh
semua tingkat manajemen. Menurut Frederick H.Wu, sistem informasi
manajemen adalah kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi
untuk mendukung manajemen. Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan
bahwa sistem adalah:
Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi.
Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
2.2.3 Manejemen Sirkulasi
Manajemen sirkulasi merupakan cara perancangan, pengorganisasian,
pelaksanaan serta pengendalian kegiatan sesuai urutan kerja pada setiap kegiatan
sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sistem informasi sirkulasi dapat diartikan sebagai sistem pengolahan data
sirkulasi yang meliputi pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data
dan persiapan dokumen untuk mengambil keputusan dengan dibantu suatu alat
yang berupa mesin (computer).
Pelayanan sirkulasi adalah salah satu kegiatan pokok yang ada dalam
perpustakaan, kegiatan meliputi jasa pinjam, pengembalian yang dilaksanakan
dalam perpustakaan beserta kegiatan administrasinya, tujuan pelayanan sirkulasi
yaitu:
a) Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat
dan tepat.
b) Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian sirkulasi dengan
mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang meminjam.
c) Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam.
2.3 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.3.1 Sejarah Visual Basic
Visual basic merupakan perangkat lunak Microsoft yang diuntungkan dari
penekanan perusahaan pada integrasi produk mereka, yang juga telah di
tingkatkan dengan setiap rilis terbaru VB 6.0 dirilis pada akhir tahun 1996. Tiga
versi VB 6.0 yang dikeluarkan oleh Microsoft adalah:
a) Standar Edition
b) Profesional
c) Enterprice
2.3.2 SQL Server 2000
SQL Server adalah aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft.
SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi, mulai aplikasi yang kecil
sampai aplikasi yang besar sekalipun. Penerapan aplikasi basis data dalam analisis
ini menggunakan bahasa pemrograman SQL (Struktur Query Language).
3. Gambaran Umum
3.1 Gambaran Perpustakaan
Perpustakaan mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam
membantu proses belajar mengajar di SMP Negeri 2 Pakem. Perpustakaan ini
mempunyai arti besar untuk menumbuhkan minat para siswa dan guru khususnya
untuk mengembangkan wawasan terhadap ilmu pengetahuan, teknologi, sosial,
budaya dan disiplin ilmu biaya.
Berbagai koleksi pustaka yang tersedia diharapkan memberikan arti
tersendiri bagi para siswa dan guru. Khususnya sebagai media dalam usaha
mencari, menemukan, mempelajari, menghubungkan maupun menyimpulkan
materi pelajaran.
Perpustakaan SMP Negeri 2 Pakem tersebut merupakan tempat
pengumpulan buku-buku yang disusun dan diatur secara sistematis. Buku-buku
yang dimaksud adalah buku-buku yang tersedia di perpustakaan.
1. Tujuan Pokok Perpustakaan
Keberadaan perpustakaan pasti mempunyai tujuan yang mendasar
berdirinya perpustakaan tersebut. Perpustakaan SMP N 2 Pakem
mempunyai tujuan sebagai berikt:
a) Sarana untuk membantu kelancaran proses belajar mengajar.
b) Sebagai sarana untuk membantu memajukan ilmu pengetahuan dan
kebudayaan.
c) Membantu pemerintah dalam usaha mencerdaskan dan
mengembangkan pengetahuan.
d) Sebagai sarana mengembangkan minat baca bagi siswa sehingga selalu
haus akan informasi.
3.2 Mekanisme Operasi Sistem
1. Sistem Opersional
2. Pemakai Pustaka
3. Adapun syarat menjadi anggota perpustakaan di SMP N 2 Pakem
sebagai berikut :
a) Setiap siswa yang diterima di SMP N 2 Pakem langsung diakui
sebagai anggota perpustakaan.
b) Perpustakaan membuat kartu anggota untuk masing-masing siswa.
4. Jenis Layanan dan Sanksi.
5. Sistem yang Berjalan
a) Prosedur Peminjaman.
b) Prosedur Pengembalian.
c) Prosedur buku
4. Pembahasan
4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan
Tujuan rancangan sistem secara umum adalah menggambarkan suatu
tahapan penyelesaian maslah sederhana, rapi, dan jelas dengan menggunakan
simbol-simbol yang setandar terhadap penyelesaian masalah yang disajikan harus
jelas, sederhana, efektif dan tepat.
Dalam pembuatan loporan ini rancangan sistem yang penulis usulkan
disajikan dengan dua model yaitu flowchart sistem (bagan alir sistem) dan data
flow diagram (diagram alir).
4.1.1 Flowchart Sistem
Sistem flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu
sistem peralatan komputer yang digunakan untuk proses pengolahan data serta
hubungan antara peralatan tersebut.
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengolahan data
perpustakaan di Smp N 2 Pakem, maka penulis mengusulkan sistem yang baru
dengan flowchart sebagai berikut
Gambar 4.1 Flowchat Sistem Perpustakaan
4.1.2 Data flow diagram
Sistem yang diusulkan digambarkan dalam model data flow diagram.
Melalui model ini dapat diketahui aliran dalam sistem tersebut sehingga
Data siswa
Infut data
peminjaman
Data Buku
Infut Data Buku
Proses Data
Siswa
Proses Data
Buku
Petugas
perpustakaan
Petugas
perpustakaan Infut Data Siswa
Infut data
Peminjaman
Proses Data
Peminjaman
Proses Data
Pengembalian
Pembuatan
laporan data
Buku
Laporan Data
Buku
Laporan Peminjaman Laporan
Pengembalian
Pembuatan laporan
peminjaman
Pembuatan
laporan
pengembalian
Peminjaman
Buku
Peminjaman
Buku
Pembuatan
laporan data
Siswa
Laporan Data
Siswa
Data Siswa
Data Buku
Data Peminjaman Data Pengembalian
Kepala Sekolah
mempermudah pembuatan desai basis data. Adapun DFD yang diusulkan adalah
sebagai berikut:
4.1.2.1 Contoh Diagram
Gambar 4.2 Contoh Diagram
4.1.2.2 DFD level 1
Gambar 4.3 DFD Level 1
Admin Input
Data
siswa
1.0
Pengolahan
data Siswa
Data
siswa
5.0
Pembuatan
Laporan
Siswa
D1 Siswa
Input
Data
Buku 2.0
Pengolahan
data Buku
Data
Buku D2 Buku
6.0
Pembuatan
Laporan
Buku
Input
Data
Pinjam 3.0
Pengolahan
data Pinjam
Data
Pinjam D3 Pinjam
7.0
Pembuatan
Laporan
Pinjam
Input
Data
Kembali 4.0
Pengolahan
data Kembali
Data
Kembali D4 Kembali
8.0
Pembuatan
Laporan
Kembali
Kepala
sekolah
Sistem
Informasi
Perpustakaan
Input Data
Siswa
Input Data
Buku Laporan Input Data
pengembalian
Kepala/wakil
kepala sekolah
Admin
Input Data
Peminjaman
4.1.2.3 DFD Level 2 Peminjaman
Gambar 4.4 DFD Level 2 Peminjaman
D 2 Buku Data Buku
7.2
Pembuatan
Laporan Data Buku
D3 Pinjam Data Pinjam
7.3
Pembuatan
Laporan
Data
Pinjam
D4 Kembali Data Kembali
7.4
Pembuatan
Laporan
Data Kembali
Wakil /
Kepala
Sekolah
D1 Siswa
7.1
Pembuatan
Laporan
Data
Siswa
Data
Siswa
4.1.3 Entity Relationship Diagram
Gambar 4.5 ERD
Siswa
Pengarang
Buku
Transaksi
Mempunyai
Nis Nama
Nm_Peng
Tgl_Pinjam Nis
No_Pinjam
Tgl_Batas
Kd_Penerbit
No_Kembali
Tgl_Batas
Tgl_Pinjam
Alamat
Alamat
Kd_Peng
No_Pinjam
Kd_Jenis
ISBN
Judul
Jenis
Jumlah
Stok
Thn_Terbit
Edisi
Jenis
No_pinjam
Penerbit
Kodebuku
Nm_Penerbit
Kd_Penerbit
Alamat
Detal_Pinjam
No_Pinjam
Peminjaman I
I
M
Transaksi
Pengembalian
M
M
Mempunyai
Mempunyai
N
M M
M
I
I
Kd_Jenis
N
Jkel
Tpt_Lahir
Kelas Tgl_Lahi
r
Status
Mempunyai
KodeBuku ISBN Kode_buku
Status
4.2 Rancangan Input
4.2.1 Rancangan Form Login
Gambar 4.6 Rancangan Form Login
4.2.2 Rancangan Form Admin
Gambar 4.7 Rancangan Form Admin
4.2.3 Rancangan Form Jenis Buku
Gambar 4.8 Rancangan Jenis Buku
4.2.4 Rancangan Form Buku
Gambar 4.9 Rancangan Form Buku
4.2.5 Rancangan Form Siswa
Gambar 4.10 Rancangan Form Siswa
4.2.6 Rancangan Form KodeBuku
Gambar 4.11 Rancangan Form KodeBuku
4.2.7 Rancangan Form Pengarang
Gambar 4.12 Rancangan Form Pengarang
4.2.8 Rancangan Form Penerbit
Gambar 4.13 Rancangan Form Penerbit
4.2.9 Rancangan Menu Utama
Gambar 4.14 Rancangan Menu Utama
4.2.10 Rancangan Form Pengembalian
Gambar 4.15 Rancangan Form Pengembalian
4.2.11 Rancangan Form Peminjaman
Gambar 4.16 Rancangan Form Peminjaman
5 Penutup
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data perpustakaan
pada SMP N 2 Pakem dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan
secara manual. Maka sistem yang berjalan mempunyai kekurangan antara lain:
1) Sistem pengolahan data Perpustakaan yang diterapkan oleh SMP N 2
Pakem masih dilakukan secara manual, sehingga sistem tersebut
mempunyai banyak kelemahan diantaranya kurang efektif dan efisien
terhadap waktu dan biaya.
2) Pengambilan data secara manual juga diharuskan membuat laporan baru
dikarenakan data atau arsib lama terkadang hilang.
3) Kesulitan dalam penulisan laporan, karena pendataan disimpan secara
manual dalam lembar-lembar buku berbentuk arsip, dalam pembuatan
laporan juga lama, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data
yang akan dilaporkan.
Pada sistem pengolahan data perpustakaan yang ada pada SMP N 2 Pakem
Yogyakarta selain mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan yaitu:
“ Sistem dapat lebih menyesuaikan jika terjadi perubahan data secara
mendadak “
Salah satu upaya untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan
memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu dengan
membuat software aplikasi pengolahan data perpustakaan. Kelebihan dari sistem
ini adalah:
1) Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, pelayanan terhadap siswa
dapat ditingkatkan baik dari segi kualitas maupun kuantitas yang
diharapkan akan berdampak pada meningkatnya minat siswa untuk
meminjam buku di perpustakaan.
2) Kemampuan komputer mengolah data secara cepat dan tepat meningkatkan
efektifitas waktu.
Selain mempunyai kelebihan SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN juga
mempunyai kelemahan diantaranya adalah:
“Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi perubahan,”
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut:
1. Dengan mempertimbangkan pengolahan data Perpustakaan pada SMP
yang masih manual, maka sudah saatnya menggunakan sistem baru
yang terkomputerisasi dan efisien.
2. Dalam penerapan baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah adanya
perawatan hardware dan software yang baik dan benar.
3. Untuk kelancaran proses pengolahan data diperlukan pelatihan
personil yang akan terlibat dalam sistem baru tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan
Microsoft SQL; Yogyakarta : Penerbit Andi
Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi; Jakarta : Penerbit Salemba
Infotek.
Mcloed,Raymond, Jr. 1995, Sistem Informasi Manajemen Edisi Bahasa
Indonesia, Jilid 1.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data; Yogyakarta :
Penerbit Andi
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi; Yogyakarta :
Penerbit Andi.
Arief, Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL
dengan Microsoft SQL Server 2000 ; Yogyakarta : Penerbit Andi