ii
STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP)
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
PACET
MOJOKERTO
2015
iii
SURAT KEPUTUSAN REKTOR
INSTITUT PESANTREN KH. ABDUL CHALIM PACET MOJOKERTO
NO : 24 Tahun 2015
TENTANG
STANDART OPERATING PROCEDURE INSTITUT PESANTREN KH. ABDUL
CHALIM PACET MOJOKERTO
REKTOR INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM MOJOKERTO
Menimbang : Bahwa untuk menyelenggarakan kegiatan yang ada di lingkungan Institut
Pesantren KH. Abdul Chalim maka dibutuhkan adanya suatu standart
pelayanan yang baik maka di butuhkan suatu Standart Operating Procedure.
Mengingat : 1. Undang-Undang nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Undang-Undang nomor 14 tahun 2005 tentang guru dan dosen, pasal 41
tentang organisasi profesi dan kode etik.
3. Peraturan Pemerintah RI No 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Pemerintah RI No 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan
5. Peraturan Pemerintah RI No 17 tahun 2010 tentang pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : Pertama : Standart Operating Procedure di Institut Pesantren KH Abdul
Chalim Mojokerto
Kedua : Ketentuan lain yang diatur dalam Standart Operating
Procedure di Institut Pesantren KH Abdul Chalim Mojokerto
akan diatur sendiri dalam keputusan pelaksanaan lainnya.
Ketiga : Keputusan ini mulai berlaku sejak 20 Desember 2015 dengan
ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam
keputusan ini akan diadakan perubahan sebagaimana
mestinya.
Ditetapkan di : Mojokerto
Pada tanggal : 20 Desember 2015
Tembusan :
1. Yayasan Amanatul Ummah
2. Wakil Rektor I, II, dan III
3. Dekan Fakultas
4. Kepala Program Studi
5. BAAK
iv
DAFTAR ISI
SOP Perkuliahan Praktikum ........................................................................................... 1
SOP Evaluasi Proses Perkuliahan ................................................................................... 6
SOP Pencatatan Hasil Ujian............................................................................................ 11
SOP Pelaksanaan UTS dan UAS .................................................................................... 14
SOP Pengajuan Judul Skripsi.......................................................................................... 20
SOP Seminar Proposal Skripsi........................................................................................ 22
SOP Pembimbingan Skripsi ............................................................................................ 25
SOP Ujian Komprehensif ............................................................................................... 27
SOP Ujian Munaqosah/Skripsi ....................................................................................... 30
SOP Pemilihan Mahasiswa Berprestasi .......................................................................... 33
SOP Yudisium ................................................................................................................ 35
SOP Penegakan Disiplin dan Etika Berbusana Mahasiswa ............................................ 38
SOP Pembuatan Surat Keterangan Cuti Kuliah .............................................................. 40
Formulir Pembuatan Surat Keterangan Cuti Kuliah ....................................................... 42
SOP Pembuatan Surat Keterangan Aktif Kuliah Setelah Cuti........................................ 43
Formulir Permohonan Surat Keterangan Aktif Kuliah Setelah Cuti .............................. 46
SOP Herregistrasi dan Pengisian KRS ........................................................................... 47
SOP Keterlambatan Pengisian KRS ............................................................................... 50
SOP Keterangan Terdaftar Kuliah .................................................................................. 52
SOP Keterangan Pindah Kuliah ...................................................................................... 54
SOP Surat Ijin Penelitian ................................................................................................ 57
SOP Surat Pengantar Calon Penerima Beasiswa Eksternal ............................................ 60
SOP Peminjaman ATK ................................................................................................... 62
SOP Pemasangan Spanduk ............................................................................................. 64
SOP Pengajuan Legalisir Ijazah ...................................................................................... 66
SOP Administrasi Surat Keterangan ............................................................................... 69
SOP Administrasi Surat dari Organisasi Kemahasiswaan .............................................. 71
SOP Penerima Beasiswa Internal.................................................................................... 73
SOP Rekruitmen Tenaga Pendidik dan Kependidikan ................................................... 75
1
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/012/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PERKULIAHAN PRAKTIKUM
Dasar hukum: Kualifikasi pelaksanaan:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• Peraturan Menteri Agama RI Nomor 91 Tahun 2013
tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren
KH Abdul Chalim
• Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
• KMA No. 168 Tahun 2010 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Di
Lingkungan Kementerian Agama
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim
• Wakil Dekan I
• Ketua Program Studi
• Kepala Sub Bagian Akademik
• Staff Bagian Akademik
• Dosen
• Kepala Laboratorium
• Mahasiswa
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan :
• SOP Pembuatan SK Mengajar Dosen
• SOP Perkuliahan Praktikum
• SOP Evaluasi Proses Perkuliahan
• SOP Pelaksanaan UTS dan UAS
• Kalender Akademik
• Surat Pemberitahuan
• RPS Mata Kuliah
• Jurnal Perkuliahan
• Lembar Kontrak Perkuliahan
• PPT, hand out, Modul Perkuliahan
• Absensi (Daftar Hadir Perkuliahan)
• Buku Pedoman Praktikum
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran:
• Dosen wajib menyampaikan materi dan
mengajak praktikum mahasiswa dengan setara
pertemuan 12-16 kali pertemuan untuk MK
dengan bobot 2 SKS dan 24-32 kali pertemuan
untuk MK dengan bobot 4 SKS
• Dosen yang tidak hadir dalam suatu pertemuan
yang sudah terjadwal wajib mengganti
perkuliahan pada hari yang lain
• Mahasiswa wajib hadir 80 % dari total
perkuliahan yang diselenggarakan
• Mahasiswa yang tidak memenuhi absensi
kehadiran 80 % dari total perkuliahan yang
diselenggarakan tidak diperkenankan mengikuti
UAS
• Rencana Kegiatan Pembelajaran
• Formulir Evaluasi Diri Pelaksanaan Proses Belajar
Mengajar
• Formulir Kontrak Perkuliahan
Definisi :
• Praktikum merupakan kegiatan belajar mengajar yang terdiri dari tatap muka untuk pembekalan materi dan praktik
untuk praktikum dengan metode dan capaian tertentu antara dosen atau asisten dengan mahasiswa sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan
• Dosen adalah seseorang yang berdasarkan persyaratan pendidikan, keahlian, dan kemampuannya diangkat oleh
Rektor Institut Pesantren KH Abdul Chalim untuk melaksanakan tugas pokok pendidikan. Dosen terdiri dari dosen
tetap dan dosen tidak tetap
• Mahasiswa adalah seorang yang terdaftar secara sah pada program sarjana, atau pascasarjana untuk mengikuti
perkuliahan.
2
• Jenis kegiatan perkuliahan praktikum terdiri dari :
➢ Perkuliahan praktikum reguler : penyelenggaraan perkuliahan reguler dibagi menjadi dua semester, ganjil dan
genap dalam satu tahun akademik
• Kelembagaan perkuliahan praktikum adalah kegiatan perkuliahan praktikum satu mata kuliah yang dikelola satu
tim dosen (konsorsia) yang diangkat berdasarkan Surat Keputusan Rektor Institut Pesantren KH Abdul Chalim:
➢ Penanggung jawab mata kuliah praktikum yaitu seorang dosen yang berdasarkan persyaratan pendidikan
keahlian dan jabatan akademiknya ditugaskan menjadi penanggung jawab dan mengkoordinasikan
penyelenggaraan satu mata kuliah
➢ Dosen mata kuliah praktikum adalah tenaga edukasi yang berdasarkan persyaratan atau pendidikan dan
keahliannya ditugaskan untuk mengampu mata kuliah praktikum tertentu
3
No Aktifitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket Mahasiswa
Kepala
Laboratori
um
Dosen (Tim
Pengajar)
Staf Bagian
Akademik
Kepala Sub
Bag.
Akademik
Ketua Program
Studi Wakil Dekan
Persyaratan/
Perlengkapan Waktu Output
1
Penerimaan Jadwal
Perkuliahan
(mata kuliah praktikum)
Jadual perkuliahan 30 menit
Masing-masing
dosen menerima
jadual
perkuliahan
2
Menginstruksikan untuk
mengadakan pertemuan
dosen serumpun untuk
membahas outline mata
kuliah, RPS, dan bahan ajar,
Buku Pedoman Praktikum
Kalender Akademik
1 bulan
sbelum
perkuliahan
3
Menginstruksikan kepada
dosen serumpun untuk
membahas outline mata
kuliah, RPS, dan Buku
Pedoman Praktikum
Surat Pemberitahuan 5 menit
Terselenggaran
ya pertemuan
dosen serumpun
4
Mengadakan pertemuan
dosen serumpun untuk
membahas outline mata
kuliah, RPS, dan Buku
Pedoman Praktikum
Buku Pedoman
Kurikulum 2 jam
Outline, RPS,
Bahan Ajar
5
Memverifikasi outline,
RPS, dan Buku Pedoman
Praktikum hasil pertemuan
dosen serumpun mata
kuliah prktikum
Outline
RPS
Bahan Ajar ,
Buku Pedoman
Praktikum
30 menit
Outline, RPS,
Bahan Ajar
terverifikasi
6
Mencetak dan
memperbanyak Outline,
RPS, dan Buku Pedoman
Praktikum hasil pertemuan
dosen serumpun yang sudah
terferifikasi dan
mengarsipkan
Outline
RPS
Bahan Ajar,
Buku Pedoman
Praktikum
1 jam
Outline
RPS
Bahan Ajar
tercetak
7
Mendistribusikan Outline,
RPS, dan Buku Pedoman
Praktikum hasil pertemuan
dosen serumpun sesuai
Mata Kuliah yang diampu
Outline
RPS
Bahan Ajar
Buku Pedoman
Praktikum
30 menit
Outline
RPS
Bahan Ajar
terdistribusi
8
Menginstruksikan untuk
mengadakan pertemuan
persiapan awal perkuliahan
mata kuliah praktikum
Kalender Akademik 5 menit
9
Menginstruksikan kepada
dosen untuk mengadakan
pertemuan persiapan awal
perkuliahan mata kuliah
praktikum
Surat pemberitahuan 10 menit
Terselenggaran
ya pertemuan
awal
perkuliahan
10 Mengadakan pertemuan Outline, RPS, Buku 2 jam Informasi
4
awal perkuliahan mata
kuliah praktikum
Pedoman Praktikum,
SK mengajar, Daftar
Hadir, Jurnal
Perkuliahan, dan
Lembar Kontrak
Perkuliahan
seputar
perkuliahan
tersampaikan
11
Mendistribusikan Outline,
RPS, bahan ajar, Buku
Pedoman Praktikum ,SK
mengajar, Daftar Hadir dan
Jurnal Perkuliahan
Outline, RPS, bahan
ajar, Buku Pedoman
Praktikum SK
mengajar, Daftar
Hadir, Jurnal
Perkuliahan, dan
Lembar Kontrak
Perkuliahan
30 menit
Terdistribusinya
perlengkapan
perkuliahan
12
Melaksanakan kegiatan
perkuliahan sesuai dengan
jadual
1 semester :
• 12-16 kali
pertemuan untuk
MK dengan bobot 2
SKS.
• 24- 32 kali
pertemuan untuk
MK dengan bobot 4
SKS
100 menit Terlaksananya
perkuliahan
13 Melakukan kontrak
perkuliahan
Lembar Kontrak
Perkuliahan
100 menit
Terjadinya
kesepakatan
kontrak belajar
Dilakukan di
setiap awal
pertemuan dalam
satu semester
14 Kontrak perkuliahan
disepakati
Lembar kontrak
perkuliahan
10 menit
Kontrak
perkuliahan
yang sudah
ditanda tangani
mahasiswa dan
dosen
15 Menyampaikan materi
perkuliahan
RPS, Bahan Ajar,
Buku Pedoman
Praktikum Daftar
Hadir, Jurnal
Perkuliahan
100
menit/TM
Tersampaikann
ya materi kuliah Setiap Pertemuan
16 Melaksanakan Praktikum
16 Megikuti perkuliahan
Minimal 80% dari
kuliah yang
diselenggarakan
Harian Terselenggaran
ya perkuliahan Setiap Pertemuan
17 Menandatangani daftar
hadir
Daftar Hadir
Perkuliahan 1 menit
Daftar hadir
terisi Setiap Pertemuan
18 Mengisi Jurnal perkuliahan
dan melakukan verifikasi
Jurnal perkuliahan dan
Daftar Hadir 5 menit
Jurnal
Perkuliahan Setiap Pertemuan
5
daftar hadir terisi
19 Menandatangani jurnal
perkulihan
Jurnal Perkuliahan 5 menit
Jurnal
Perkuliahan
ditanda tangani
Setiap Akhir
Bulan
20
Menyerahkan Jurnal
perkuliahan dan presensi ke
Kepala Sub Bagian
Akademik
Jurnal Perkuliahan
Daftar Hadir
Perkuliahan
5 menit
Sub BAK
menerima jurnal
dan presensi
Setiap hari ke tiga
di awal bulan
berikutnya
21 Melapor kepada Ketua
Program Studi
Jurnal Perkuliahan
Daftar Hadir
Perkuliahan
5 menit
Ketua Jurusan
menerima
laporan
Setiap hari ke tiga
di awal bulan
berikutnya
6
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/013/2016
Tanggal Pembuatan 12 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP EVALUASI PROSES PERKULIAHAN
Dasar hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66
Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul
Chalim
• Dekan
• Wakil Dekan I
• Ketua Program Studi
• Dosen
• Mahasiswa
• Tim Evaluasi
• Kasubag Umum
• Kasubag Akademik
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan
Draft SK Tim Evaluasi
Draf Instrumen Data Jumlah Dosen
Data Jumlah Mahasiswa
Instrumen yang telah disahkan
SK mengajar Jadual Perkuliahan
Peringatan: Dosen yang di bawah standar dilakukan
pembinaan.
Form yang dibutuhkan:
Form evaluasi Pelaksanaan proses belajar mengajar
Definisi :
Evaluasi proses perkuliahan adalah upaya untuk mendapatkan respon dari mahasiswa dan dosen tentang penilaian proses
perkuliahan sebagai dasar perbaikan untuk meningkatkan kualitas pembelajaran
8
No Aktifitas
Pelaksana Bahan Mutu
Ket Dekan
Wakil
Dekan
I
Staf/Kasubag
Akademik
Fasih
Ketua
Prodi
Staf/Kasubag
Umum
Dosen
Mahasiswa Tim
Evaluasi Persyaratan/
Perlengkapan Waktu Output
A Persiapan
1 Membentuk Tim evaluasi Draft SK Tim
Evaluasi
3 hari SK tim
2 Menyiapkan instrumen
evaluasi perkuliahan (untuk
mahasiswa dan dosen)
Draft Instrumen 1 minggu Instrument jadi
3 Mensahkan instrumen
evaluasi sebelum digunakan
oleh masing-masing Jurusan
Draft Instrumen 15 menit Instrument
disahkan
4 Mangadakan pertemuan
untuk membagi tim yang akan melakukan evaluasi
proses perkuliahan
Data Jumlah dosen
Data jumlah mahasiswa
2 jam Terselenggara
nya pertemuan
5 Mennggandakan instrumen
evaluasi
Instrumen yang
telah disahkan
1 hari Instrument
siap
didistribusika
n
6 Menyiapkan daftar nama
mata kuliah dan nama dosen
SK mengajar
Jadual perkuliahan
1 hari Daftar nama
mata kuliah dan dosen
pengampu
B Pelaksanaan Evaluasi
1 Mendistribusikan instrumen
ke mahasiswa untuk dii si
saat itu (tim menunggu sampai instrument terisi
semua)
Form instrumen
untuk mahasiswa
Perkuliahan
terakhir
setiap MK
Instrument
terdistribusika
n
2 Mengisi form evaluasi Instrumen evaluasi 15 menit Mahasiswa
mengisi
instrument
3 Mengumpulkan kembali
instrument yang telah diisi Instrumen yang
telah diisi
5 menit Terkumpulnya
instrument
yang telah
9
diisi
4 Memasukkan seluruh
instrument yang telah diisi ke amplop untuk masing-
masing mata kuliah
Instrumen yang
telah diisi
15 menit Instrument
tersimpan dalam amplop
5 Menganalisis hasil penilaian
mahasiswa dan dosen tentang
perkuliahan untuk masing-
masing mata kuliah
Instrumen yang
telah diisi
7 hari Hasil analisis
terwujud
6 Membuat rekap laporan
evaluasi perkuliahan Hasil analisis 3 hari Rekap laporan
evaluasi
7 Melaporkan hasil evaluasi
perkuliahan pada Rektor Laporan Hasil
Evaluasi Tim Evaluasi
2 jam Rektor
menerima laporan
8 Sosialisasi hasil evaluasi perkuliahan pada dosen
Rekomendasi Tim Evaluasi
Pada rapat dosen
sebelum
kuliah
semester berikutnya
Dosen menerima
sosialisasi
9 Sosialisasi kepada
mahasiswa secara tertulis
(dapat berbentuk brosur)
yang ditempel dipapan
pengumuman
Pengumuman Selama 1
bulan
Mahasiswa
melihat
pengumuman
10
FLOWCHART SOP EVALUASI PROSES PERKULIAHAN
A. PERSIAPAN
B. PELAKSANAAN EVALUASI PERKULIAHAN
MULAI
MEMBENTUK TIM EVALUASI
MENYIAPKAN DAN MENSAHKAN INSTRUMEN EVALUASI
MENYIAPKAN DAFTAR MATA KULIAH DAN DOSEN SERTA AMPLOP UNTUK
ISNTRUMEN PERKULIAHAN YANG SUDAH DIISI DAN DIBERI LABEL
MENYIAPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN INSTRUMEN EVALUASI
PERKULIAHAN
PERTEMUAN UNTUK MEMBAGI TIM EVALUASI PERKULIAHAN
SELESAI
MULAI
MENDISTRIBUSIKAN INSTRUMEN KE MAHASISWA
MENGISI FORM EVALUASI
MENGANALISIS HASIL PENILAIAN MAHASISWA DAN DOSEN
MENGUMPULKAN INSTRUMEN EVALUASI PERKULIAHAN YANG SUDAH DIISI
MEMASUKKAN INSTRUMEN YANG TELAH DIISI KE AMPLOP SESUAI MATA KULIAH
MELAPORKAN HASIL EVALUASI PADA REKTOR
MEMBUAT REKAP LAPORAN EVALUASI PERKULIAHAN
SOSIALISASI HASIL EVALUASI PERKULIAHAN PADA DOSEN DAN MAHASISWA
SELESAI
11
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/014/2016
Tanggal Pembuatan 12 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PENCATATAN HASIL UJIAN
Dasar hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66
Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul
Chalim
Dekan
Wadek I Ketua PRODI
Kasubag Umum
Kasubag Akademik
Panitia UTS dan UAS Dosen
Mahasiswa
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan
Berkas Hasil Ujian
Berkas Hasil Ujian
SIA dan Hard Copy Nilai Mata Kuliah Daftar Nilai Mata Kuliah
Peringatan : Form yang dibutuhkan:
Form revisi nilai mata kuliah
Definisi :
Pencatatan hasil ujian adalah prosedur mencatat hasil ujian ke dalam Daftar Nilai mahasiswa yang ada di Jurusan/
prodi maupun SIAKAD (Sistem Informasi Akademik) serta prosedur sosialisasi nilai ke mahasiswa
12
No Aktifitas
Pelaksana Bahan Mutu
Dosen
Staf/Kasu
bag Akademik
Staf/Kasu
bag Umum
Ketua Prodi
Wadek
Dekan
Persyaratan/
Perlengkapan Waktu Output Ket
1 Melakukan koreksi UTS dan
UAS
Berkas Hasil Ujian 7 hari Hasil ujian dikoreksi oleh dosen
2 Menilai UAS dan UTS Berkas hasil Ujian 7 hari Dosen memberikan penilaian
3 Melakukan entry nilai pada
SIA (Sistem Informasi Akademik) mahasiswa dan
pengarsipan
SIA dan Hard Copy
Nilai Mata Kuliah
1 minggu Masuknya nilai pada SIA dan terjadinya
pengarsipan nilai
4 Menyerahkan nilai ke BAK Daftar Nilai Mata
Kuliah
1 hari BAK menerima nilai
5 Mengumumkan nilai pada SIAKAD
Mengumumkan kepada Mahasiswa
di SIAKAD
15 Menit Terpampangnya Nilai di SIAKAD
6 Mengubah nilai pada arsip
nilai (file computer,
dengan berdasarkan pada
surat dari dosen ybs)
Apabila ada
perubahan nilai
dari dosen atau
mahasiswa
15 menit Perubahan nilai pada SIA Maksimal 1
minggu setelah
nilai diumumkan
13
FLOWCHART SOP PENCATATAN HASIL UJIAN
MULAI
MENERIMA BERKAS HASIL UTS DAN UAS DARI PANITIA
UJIAN
MENCATAT NILAI DI SIAKAD DAN MENGARSIP SEGERA MENGUBAH NILAI
PADA BUKU ARSIP NILAI BERDASARKAN SURAT DOSEN YBS
MEMBERIKAN NILAI MATA KULIAH YANG DIAMPU DOSEN YBS
DAN MENGUMUMKAN NILAI DI PAPAN PENGUMUMAN
MELAKUKAN KOREKSI UTS DAN UAS
MENYERAHKAN NILAI KE BAAK
SELESAI
14
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/015/2016
Tanggal Pembuatan 12 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PELAKSANAAN UTS DAN UAS
Dasar hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Dekan
• Wadek I
• Ketua Jurusan
• Panitia UTS dan UAS
• Dosen
• Mahasiswa
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan
SOP Herrigistrasi dan Pengisian KRS Lembar Soal, Lembar Jawaban, Tata Tertib, Daftar
Hadir Peserta Ujian, Berita Acara, Daftar Hadir
Pengawas
SK Kepanitian, Daftar Hadir Peserta, Lembar soal dan
From berita acara.
Peringatan : UTS dan UAS harus dilaksanakan
sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan
Form yang dibutuhkan:
Form permohonan tidak masuk kuliah
Form permohonan ujian susulan
Definisi :
▪ Ujian Tengah Semester (UTS) adalah ujian yang diselenggarakan pada pertemuan ke-8
▪ Ujian Akhir Semester (UAS) adalah ujian yang diselenggarakan pada akhir semester
▪ UTS maupun UAS diselenggarakan dengan tujuan untuk mengukur tingkat penguasaan mahasiswa terhadap
kompetensi yang telah ditentukan.
▪ Soal UTS dan UAS disusun dan dikalibrasi oleh dosen serumpun
16
No Aktifitas
Bahan Mutu Ket
Dosen
Mahasisw
a
Staf/Kasuba
g Akademik
Staf/Kasuba
g Umum Kaprodi
Wadek
Dekan
Persyaratan/
Perlengkapan Waktu Output
A Persiapan
1 Menyiapkan jenis
UTS dan UAS yang akan dipilih
Buku pedoman
penyelenggaraan akademik
2 jam Ditentukannya Jenis ujian
(tulis atau lisan)
Ujian tertulis, take
home assignment, ujian lisan.
2 Memastikan bahwa UTS dan UAS
diselenggarakan
dalam setiap
perkuliahan
Soal ujian mata kuliah 1 jam UTS dan UAS siap dilaksanakan
3 Menetapkan
Pelaksana UTS dan UAS
Draft SK Panitia Ujian 15
menit
Terbentuknya panitia
ujian
4 Menyiapkan tata
tertib ujian
Draft Tata tertib 2 jam Tata tertib terbentuk
5 Menyiapkan ruangan
ujian
Tempat duduk 2 hari Ruang ujian siap pakai
6 Menyiapkan berita
acara ujian dan daftar
hadir mahasiswa
Daftar hadir ujian
Berita acara 1 Hari
Berita acara dan daftar
hadir siap
7 Memastikan
kehadiran dosen yang bersangkutan pada
saat ujian
diselenggarakan
Jadwal Ujian 1 hari Dosen pengampu siap
datang saat ujian
8 Memastikan soal
ujian telah disiapkan
Lembar soal dan
jawaban 3
minggu
Kepastian soal siap
diujikan
9 Menyiapkan soal ujian yang siap
dibagikan dengan
disertai 1 lembar
berita acara ujian dan 2 lembar daftar hadir
ujian
Lembar soal dan jawaban
10
menit
Soal ujian siap
didistribusikan
B Pelaksanaan
1 Menyiapkan soal ujian
Surat edaran pembuatan soal
1 jjam Soal Ujian siap diserahkan
2 Menyerahkan soal dan daftar hadir
Copy daftar hadir mahasiswa
10 Tanggung Jawab Masing-
masing
17
mahasiswa ke BAK Soal UAS (soal utama dan cadangan)
menit
3 Mengisi dan menandatangani
berita acara ujian dan
Daftar hadir peserta
Form berita acara dan presensi peserta ujian
10 menit
Panitia menerima berita acara
dan form presensi peserta
4 Mahasiswa
mengerjakan soal
ujian
Soal ujian dan lembar
jawaban 75
menit
Soal dikerjakan
5 Menandatangani
presensi Ujian, menunjukkan KTM,
dan Kartu Ujian
Lembar Presensi ujian
KTM Kartu ujian
10
menit
Presensi di tandatangani
6 Menyerahkan lembar
jawaban kepada
dosen penanggung
jawab mata kuliah
Amplop berisi lembar
jawaban ujian, daftar
hadir peserta, berita
acara, serta pemberitahuan batas
akhir penyerahan nilai
5 menit Berkas hasil ujian
diterima Dosen
C Pengumuman hasil ujian
1 Menyerahkan nilai
ke BAK
Daftar nilai 10
menit
BAK menerima nilai dari
dosen
2 Mengumumkan
nilai di SIAKAD
Papan pengumuman 1 jam
Pengumuman nilai sudah dilakukan
3 Menyampaikan
keberatan ke dosen
ybs
Dokumen nilai dosen Hasil pekerjaan
mahasiswa
1 hari Dosen menerima keberatan nilai dari
mahasiswa
18
FLOWCHART SOP PELAKSANAAN UTS DAN UAS
A. PERSIAPAN
B. PELAKSANAAN (UNTUK UJIAN TERTULIS)
MULAI
MENYIAPKAN JENIS UTS DAN UAS
MENETAPKAN PANITIA UJIAN
MENYIAPKAN TATA TERTIB, JADWAL DAN WAKTU UJIAN
MENYIAPKAN RUANGAN, BERITA ACARA UJIAN, ABSEN MAHASISWA DAN
MEMASTIKAN KEHADIRAN DOSEN
MENYIAPKAN PENGAWAS UJIAN, MENSOSIALISASIKAN TATA TERTIB, JADWAL DAN
RUANGAN UJIAN MEMASTIKAN SOAL UJIAN TELAH DISIAPKAN
MENYIAPKAN SOAL UJIAN UNTUK DIBAGIKAN DISERTAI BERITA ACARA DAN
ABSEN UJIAN
SELESAI
MULAI
MENYIAPKAN SOAL UJIAN
MENYERAHKAN SOAL KE PANITIA UJIAN
MEMPERBANYAK SOAL UJIAN
MENGISI DAN MENANDATANGANI BERITA ACARA UJIAN
MENYERAHKAN BERKAS HASIL UJIAN KEPADA DOSEN
PENANGGUNG JAWAB MATA KULIAH
SELESAI
19
C. PENGUMUMAN HASIL UJIAN
MULAI
MENYERAHKAN NILAI KE BAK
MENGUMUMKAN NILAI DI DEPAN PENGUMUMAN
JIKA ADA KEBERATAN ATAS NILAI UJIAN, MAHASISWA
MENYAMPAIKAN KEBERATAN KEPADA DOSEN YBS.
SELESAI
20
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/016/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PENGAJUAN JUDUL SKRIPSI
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Staf Akademik Fakultas Tarbiyah
• Staf yang Memiliki keahlian dalam bidang IT
• Mahasiswa
• Ketua Program Studi
• Pembimbing
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
• SOP Seminar Proposal
• SOP Bimbingan Skripsi
• SOP Ujian Skripsi
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Formulir Pengajuan Judul Skripsi
• Form abstrak judul skripsi
• Form persetujuan pengendali judul & penetapan pembimbing
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Mahasiswa sudah menempuh 70% sks dari jumlah
total sks, telah lulus mata kuliah Metodologi
Penelitian
• Mahasiswa berhak mengajukan judul skripsi maksimal 3 judul
• Judul skripsi yang diajukan harus sesuai dengan
profesi keilmuan yang ditekuni
• Judul skripsi yang di ajukan lebih dari batas waktu
yang di tentukan fakultas, maka pengajuan judul tidak
dapat di terima dan dapat di ajukan di tahun berikutnya
21
6
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasiswa
Pembimbi
ng
Akademik
(PA)
Sekretaris
Progam
Studi
Ketua
Program
Studi
Pembim-
bing
Skripsi
Kabag
TU/Kasub
bag
Akademik
Staff
administ
rasi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output
1 Menentukan judul dan
rancangan proposal sederhana
1
1
Formulir
pengajuan judul 60 menit Donlud formulir
2 Mengisi formulir pengajuan
judul
2
Formulir
pengajuan judul 30 menit Formulir terisi
3
mengkonsultasikan judul
kepada Dosen Pembimbing
Akademik
3
Formulir
pengajuan judul 15 menit
Formulir
ditandatangani
oleh PA
4
mengajukan formulir
pengajuan judul yang telah
ditandatangani oleh PA
kepada Sekjur
4
4
• Formulir yang
ditandatangan
i PA
• Berkas
administrasi
5menit/mhs Judul skripsi
terdaftar
5 Memeriksa kelengkapan
persyaratan pengajuan judul
• Formulir
pengajuan
• Berkas
administrasi
5menit/mhs
Daftar rekapan
judul skripsi
mahasiswa
6 Melaporkan berkas pengajuan
judul kepada kajur
Daftar rekapan
judul skripsi
mahasiswa
10 menit
Daftar rekapan
judul skripsi
mahasiswa
diterima Kajur
7 Menyeleksi judul
Daftar rekapan
judul skripsi
mahasiswa
15 menit Daftar Rekapan
seleksi judul
Kondisional
9 Pengumuman Hasil seleksi
Judul
Daftar rekapan
judul skripsi
mahasiswa
Terpublikasikan
nya hasil seleksi
10 Penunjukan pembimbing
Daftar rekapan
judul skripsi
mahasiswa
Daftar rekapan
judul skripsi
mahasiswa &
pembimbing
11
Pengambilan berkas ajuan
judul yang diterima maupun
yang ditolak/revisi
Formulir
pengajuan judul 5 menit/mhs
Pengembalian
berkas
7
8 8
9 9
10
10
5
22
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/017/2106
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun
2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim
• Staf Pelaksana Jurusan
• Memiliki keahlian dalam bidang IT
• Mahasiswa
• Sekretaris Prodi
• Ketua Program Studi
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
• SOP pengajuan judul proposal
• SOP Bimbingan skripsi
• SOP Ujian Skripsi
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Proposal Skripsi
• Berita acara
• Kartu kendali kehadiran seminar
• Form catatan/ revisi
• Daftar hadir seminar
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Proposal skripsi dapat diajukan oleh mahasiswa yang sudah
menempuh 70% sks dari jumlah total sks, telah lulus mata kuliah
Metodologi Penelitian,
• Mahasiswa telah mengikuti kegiatan seminar proposal minimal 5 kali, baik sebagai pembahas maupun pendengar dibuktikan
dengan kartu kendali kehadiran seminar.
• Sidang seminar proposal bisa dilaksanakan dengan syarat
minimal dihadiri oleh 10 mahasiswa, 3 di antaranya sebagai
pembahas (bisa ditunjuk sendiri oleh mahasiswa pengusul)
• Dalam seminar proposal, mahasiswa penyusun proposal diharuskan untuk mempresentasikan proposalnya dengan
menggunakan power point dan memperhatikan
respons/tanggapan yang muncul dalam forum
• Sidang seminar proposal dihadiri minimal dua orang dosen; satu
perwakilan dari jurusan, bertindak sebagai ketua sidang dan satu dari pembimbing skripsi
• Forum seminar proposal skripsi berwenang menerima atau
menolak proposal yang dipresentasikan
• Bagi mahasiswa yang proposalnya ditolak diharuskan
menempuh seminar ulang
• Jadwal pelaksanaan seminar ditentukan oleh jurusan
• Proposal Skripsi
• Kelengkapan administratif:
1. kopi KTM
2. foto kopi slip SPP untuk semester berjalan 3. formulir pengajuan judul skripsi yang disahkan
oleh Kajur
4. kartu kendali seminar proposal skripsi yang telah
disahkan oleh Kaprodi 5. Proposal skripsi sebanyak 3 (tiga) eksemplar
23
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasisw
a
Pembim-
bing
Skripsi
Staff
Administr
asi
Kasubbag
Akademik
/Umum
Kabag TU
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output
1 Pendaftaran Proposal
Mahasiswa kepada
Berkas proposal
skripsi dan
syarat
administrasi
yang lain
5 menit/mhs Proposal telah
didaftar
2 Pengecekan berkas
pendaftaran
s.d.a 5 menit/mhs
Kelengkapan
berkas
2 Rekapitulasi pendaftaran
s.d.a 15 menit Jumlah dan
Nama-nama
mahasiswa
2 Penetapan dan pengajuan
jadwal seminar proposal
Proposal Skripsi
Mahasiswa
Maksimal 1
minggu
Draft Jadwal
Seminar
Proposal Skripsi
5 Pemeriksaaan Jadwal Seminar
Proposal
Jadwal Seminar
Proposal yang
diajukan Jurusan
10 menit
Jadwal Seminar
Proposal yang
telah diverifikasi
6 Persetujuan jadwal seminar
proposal
Jadwal Seminar
Proposal yang
telah diverifikasi
Kasubbag
Akademik
5 menit
Jadwal seminar
proposal yang
telah disetujui
oleh Wakil
Dekan
7 Pembuatan SK pembimbing
seminar proposal
Jadwal seminar
proposal yang
telah disetujui
oleh Wakil
Dekan
15 menit
Draft SK
Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi
8 Pengajuan SK pembimbing
Seminar Proposal
Draft SK
Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi
2 menit
Draft SK
Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi
diparaf Kabag
TU
9 Verifikasi dan Paraf SK
Pembimbing Seminar Proposal
Draft SK
Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi
diparaf Kabag
TU
Draft SK
Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi
diparaf Wakil
Dekan
kondisional
10 Penandatanganan SK
Pembimbing Seminar Proposal
Draft SK
Pembimbing
Seminar
SK Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi
kondisional
24
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasisw
a
Pembim-
bing
Skripsi
Staff
Administr
asi
Kasubbag
Akademik
/Umum
Kabag TU
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output
Proposal Skripsi
diparaf Wakil
Dekan
ditandatangani
Dekan
11
Pendataan Pembimbing dan
Distribusi SK Pembimbing
Seminar Proposal
SK Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi
ditandatangani
Dekan
15 menit SK Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi
terdata dan siap
didistribusikan
12
Distribusi SK Pembimbing
Seminar Proposal, Undangan,
dan proposal
12 SK Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi,
Undangan,
proposal
SK Pembimbing
Seminar
Proposal Skripsi,
Undangan,
proposal
terdistribusikan
Kondisional
13
Pelaksanaan seminar dan
mengisi administrasi seminar
proposal
13 13 13 • Proposal skripsi
• Berita acara
• Daftar hadir
• Form
catatan/revisi
1 jam/mhs • Seminar
Proposal
terlaksana
14
Pengesahan dan pelaporan
berita acara hasil seminar
proposal skripsi
14 • Berita acara
• Daftar hadir
• Form
catatan/revisi
5 menit • Berita acara
seminar
proposal skripsi
ditandatangani
25
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/018/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PEMBIMBINGAN SKRIPSI
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66
Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim
• Dekan Fakultas
• Wakil
• Ketua Program Studi
• Kabag TU Fakultas
• Kasubbag Akademik ,Kemahasiswaan dan Alumni
Fakultas
• Kasubag Akademik Umum dan keuangan Fakultas
• Staf Subbag Akademik,kemahasiswaan dan Alumni
Fakultas
• Mahasiswa
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
• SOP Seminar Proposal Skripsi
• SOP Ujian Skripsi
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Proposal Skripsi
• Kartu kendali bimbingan
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Apabila hasil seminar proposal skripsi menyatakan bahwa
proposal skripsi layak untuk ditulis,maka mahasiswa
boleh melanjutkannya untuk dibuat ke dalam bentuk
skripsi dan berkonsultasi dengan dosen pembimbing
• Apabila pembuatan skripsi tersebut harus melakukan penelitian lapangan,mahasiswa mengajukan permohonan
surat penelitian kepada Dekan masing-masing fakultas
untuk dibuatkan ijin penelitian.
• Mensosialisasi kan persyaratan penulisan skripsi pada
mahasiswa melalui buku pedoman panduan akademik
• Mahasiswa telahn memenuhi syarata mendaftar judul
dan proposal skripsi kepada ketua dan sekretaris atau
kepala laboratorium program studi
• Mahasiswa mendapatkan persetujuan proposal skripsi yang di ajukan
• Ketua jurusan menerbitkan surat penunjukan
pembimbing skripsi untuk di berikan kepada mahasiswa
pada dosen pembimbing yang telah di tunjuk
Ketentuan seminar Proposaal Skripsi Ketentuan pembuatan Proposal skripsi
• Proposal telah selesai di tulis selanjjuutnya mendaftarkan
diri untukmengikuti seminar proposaldengan menyerahkan
2 (dua) rangkap proposal
• Seminar di akukan sesuai dengan jadwal yang telah di
tentukan prodi
• Judul proposal skripsi telah di setujui pihakprodi
• Pembuatan proposal telah di diskusikan dengan dosen
pembimbing
• Teknik penulisan proposal mengacu pada buku pedoman
penulisan skripsi
• Definisi: Pembimbingan Skripsi adalah suatu proses penyelesaian skripsi oleh mahasiswa dengan bimbingan dosen
pembimbing skripsi sehingga dicapai kesesuaian antara judul skripsi yang telah ditentukan oleh mahasiswa dan/atau dosen
dengan alat analisis yang digunakan
• Tujuan: tujuan disusunannya SOP Pembimbingan Skripsi adalah memberikan gambaran tentang mekanisme dalam penulisan skripsi di lingkungan Institut Pesantren KH Abdul Chalim
26
Aktivitas
Pelaksana Baku mutu
Mahasisw
a
Pembim-
bing
Skripsi
Subbag
Akademi
k
Kepala
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output Ket.
1
Melakukan revisi proposal
sesuai dengan saran dan
masukan siding seminar
proposal di bawah bimbingan
dosen pembimbing
1
Berkas proposal
skripsi yang
dilampiri
persetujuan
judul yang
ditandatangani
pembimbing
2 hari Proposal telah
direvisi
2
Mengajukan hasil revisi
proposal dan minta
persetujuan pelaksanaan
penelitian
2
Proposal yang
telah direvisi 1 hari
Persetujuan
proposal tindak
lanjut penelitian
3
Mengadakan kesepakatan
frekwensi dan teknik
pembimbingan
3
Jadwal
bimbingan 10 menit
Schedule
bimbingan
4
Mengajukan permohonan ijin
penelitian/bagi yang
memenuhi kualifikasi
4
4
4
4
4 Surat
permohonan 3 hari
Surat ijin
penelitian
5 Melakukan penelitian
5
Proposal & draft
penelitian 50 hari Data penelitian
6
Menyusun laporan penelitian
secara tertulis tentang
penelitian yang dilakukan
6
6
Draft & data
penelitian 30 hari
Draft laporan
skripsi
7
Mengkonsultasikan laporan
penelitian kepada
pembimbing skripsi
7
Draft laporan
skripsi& kartu
kendali
bimbingan
1 hari Draft laporan
skripsi
Frekwensi dan
waktu
Menyesuaikan
dengan
kesepakatan
8 Mengoreksi draft laporan
penelitian
8 Draft laporan
skripsi 7 hari
Catatan atas
Draft laporan
skripsi
9
Merevisi dan
mengkonsultasikan kembali
kepada pembimbing skripsi
9
9
Catatan dan
Draft laporan
skripsi
14 hari Skripsi direvisi
10 Persetujuan (acc) laporan
10
Hasil Revisi
Skripsi & kartu
kendali
bimbingan
1 jam
Skripsi disetujui
& kartu kendali
bimbingan
ditandatangani
pembimbing
11 Skripsi siap untuk diajukan
dalam siding ujian skripsi
11
Skripsi disetujui
& kartu kendali
bimbingan
ditandatangani
pembimbing
27
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/019/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP UJIAN KOMPREHENSIF
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan
Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015
tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut
Pesantren KH Abdul Chalim
• Dekan Fakultas Tarbiyah
• Wakil Dekan
• Ketua Program Studi
• Kabag TU Fakultas Tarbiyah
• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni Fakultas
• Kasubbag Administrasi Umum dan Keuangan Fakultas
• Staf subbag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni Fakultas
• Mahasiswa
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
• SOP Ujian Munaqosah
• Formulir pendaftaran ujian komperehensif besertaberkas
persyaratan
• Berkas administrasi pendaftaran
• Berkas nama pendaftaran ujian
• Rekapitulasi jumlah pendaftar
• Rekap nama pendaftaran nama-nama penguji
• Jadawal yang telaqh di tanda tangani oleh ketua program studi
• Jadwal penguji koomperehensif yang sudah di sahkan juurusan
• Draf surat undanagn dan SK penguji komperehensif
• Draf suarat
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Status mahasiswa peserta ujian
komprehensif masih memilki hak
menyelesaikan studi
• Telah menyelesaikan seluruh beban studi
dan tidak ada nilai yang tidak lulus (kecuali
tugas akhir/skripsi yang akan diujikan di
sidang ujian skripsi),
• Memiliki indeks prestasi kumulatif
serendah-rendahnya 2,50
• Jika mahasiswa peserta ujian komprehensif
dinyatakan lulus, maka dia berhak untuk
mengikuti ujian skripsi.
• Apabila dinyatakan tidak lulus, maka dia
wajib mengulang ujian komprehensif
dengan tetap harus mendaftar kembali
untuk ujian komprehensif
Persyaratan : 1. Formulir pendaftaran
2. Transkrip Nilai Sementara.
3. Slip Registrasi Pembayaran SPP Sebagai Bukti Aktif Studi KRS (
Kartu Rencana Studi)
4. Sertifikat TOAFL dan TOEFL
5. Sertifikat PPL 6. Sertifikat praktikum dari Laboratorium Faklutas
7. Tanda Bukti Lulus Semua Nilai Mata Kuliah (Cek Nilai)
Definisi :
Ujian Komprehensif adalah ujian yang dilakukan terhadap mahasiswa untuk mengukur pemahaman dan penguasaan
teoritik mahasiswa, baik dalam bidang keislaman maupun kompetensi dan keahlian mahasiswa sesuai dengan
spesifikasi jurusan masing-masing
Tujuan:
Ujian komprehensif bertujuan untuk mengukur tingkat pencapaian mahasiswa terhadap penguasaan dan pemahaman
materi keagamaan, keahlian dan kompetensi mahasiswa sesuai dengan jurusan masing-masing yang ditempuh selama
mengikuti proses pembelajaran di Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim
28
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasisw
a Staff adm
Kasubbag
Akademik Kabag TU Sekprodi
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output
1 Pendaftaran
Ujian Komprehensif
1 Formulir
pendaftaran
Ujian
Komprehensif
beserta Berkas
persyaratan
10 menit/mhs Berkas
pendaftaran
diterima
Berkas formulir bisa
didownload di web
faklutas masing-
masing
2 Pengecekan berkas
administrasi pendaftaran
2
Berkas
administrasi
pendaftaran
10 menit/mhs Kelengkapan
berkas
3
Rekapitulasi jumlah
pendaftar Ujian
komprehensif
3
3 Berkas nama
pendaftar Ujian 2 menit/mhs
Rakpitulasi
selesai
4
Koordinasi nama-nama
penguji komprehensif
(Penguji 1 dan Penguji 2)
4 4 4
Rekapitulasi
jumlah pendaftar menyesuaikan
Nama-nama
penguji siap
dijadwal
Koordinasi
dilakukan bersama
jurusan lain, untuk
memetakan
kebutuhan tempat,
waktu, dan penguji
agar tidak terjadi
kress
5
Pembuatan draft jadwal ujian
5
6
Pembuatan Jadwal dan
Penguji Ujian Komprehensif
6 Rekap Nama
Pendaftar
Nama-Nama
Penguji
Menyesuaikan Draft Jadwal
selesai
7
Pengesahan jadwal ujian
7 7 7 7
8
Pengumuman Jadwal Ujian
Komprehensif kepada
mahasiswa
8 Jadwal yang
telah
ditandatangani
oleh Ketua
Jurusan
5 menit Jadwal
terpublikasikan
Jadwal bisa
disetorkan ke
subbag akademik
untuk dipublish
melalui web fakultas
9
Rekapitulasi dan Pengajuan
nama penguji Ujian
Komprehensif untuk
dibuatkan surat permohonan
dan SK penguji
komprehensif
9 9
Jadwal Penguji
Komprehensif
yang sudah
disahkan jurusan
Maksimal 1
minggu sebelum
pelaksanaan
Jadwal Penguji
Komprehensif
yang sudah
disahkan jurusan
diterima
10
Pembuatan Surat Undangan
dan SK Penguji
Komprehensif
10 Jadwal Penguji
Komprehensif
yang sudah
disahkan jurusan
1 hari
Surat Undangan
dan SK penguji
selesai
11 Verifikasi dan Paraf Surat 11 11 11 11 Draft Surat menyesuaikan Draft Surat Surat undangan,
29
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasisw
a Staff adm
Kasubbag
Akademik Kabag TU Sekprodi
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output
Undangan dan SK Penguji
Komprehensif l
Undangan dan
SK Penguji
Komprehensif
Undangan dan
SK Penguji
Komprehensif
diparaf
verifikasi cukup
sampai Kabag TU
12
Penandatanganan Surat
Undangan dan SK Penguji
Komprehensif
Draft Surat
Undangan dan
SK Penguji
Komprehensif
diparaf
Draft Surat
Undangan dan
SK Penguji
Komprehensif
ditandatangani
kondisional
13
Pendataan Penguji dan
Distribusi SK Penguji
Komprehensif
13
SK penguji dan
undangan
15 menit
SK penguji dan
undangan
terdata dan siap
didistribusikan
14 Distribusi SK penguji dan
undangan
SK Penguji
Komprehensif
Undangan
SK penguji dan
undangan
terdistribusikan
Kondisional
15
Pelaksanaan ujian
komprehensif dan mengisi
administrasi ujian
• Berita acara
• Daftar hadir
• Form penilaian
1/2 jam/mhs • Ujian kompre
terlaksana
16
Pengesahan dan pelaporan
berita acara hasil ujian
komprehensif
• Berita acara 5 menit
• Berita acara
Ujian kompre
ditandatangani
17 Pelaporan hasil seminar
proposal
• Hasil Ujian
kompre Maksimal 2 hari
• Ujian kompre
terlaporkan
Maksimal 2 hari
pasca pelaksanaan
seminar proposal
18 Pengumuman Kelulusan
Ujian Komprehensif
Rekap Nilai
Komprehensif
Draft
Pengumuman
selesai
Menyesuaikan
19
Publikasi Hasil Ujian
Komprehensif
Pengumuman
yang sudag
ditandatangani
10 menit Pengumuman
terpublikasikan
Pengumuman bisa
dipublish melalui
website Fakultas
30
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/020/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP UJIAN MUNAQOSAH/SKRIPSI
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 12 Tahun 2012 Tentang tentang
Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul
Chalim
• Mahasiwa
• Staf Pelaksana Jurusan
• KaSubbag Akademik, Kemahasiswaan
• Kabag TU
• Sekretaris Jurusan
• Ketua Jurusan
• Dekan
• Wakil Dekan 1
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
• SOP Seminar Proposal
• SOP Pembimbingan Skripsi
• SOP Ujian Komprehensif
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Skripsi
• Berita acara
• Form catatan hasil sidang/revisi
• Daftar hadir mahasiswa
• Daftar hadir penguji
• Daftar penilaian
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Status mahasiswa peserta ujian skripsi masih memilki hak
menyelesaikan studi
• Telah menyelesaikan seluruh beban studi dan tidak ada nilai
yang tidak lulus (kecuali tugas akhir/skripsi yang akan diujikan
di sidang ujian skripsi),
• Jika mahasiswa peserta ujian skripsi dinyatakan lulus, maka dia berhak untuk menjadi sarjana dan mengikuti wisuda.
• Apabila dinyatakan tidak lulus, maka dia wajib memperbaiki
skripsinya dan mengulang kembali ujian skripsi, tanpa harus
melengkapi persyaratan yang sudah pernah dilengkapi ketika pertama kali mendaftar ujian skripsi.
• Mahasiswa yang tidak melakukan revisi dari batas yang
ditentukan, harus melakukan ujian lagi.
1) Jadwal Ujian
2) Kelengkapan berkas
3) Jadwal nama-nama penguji 4) Surat undangan dan SK Penguji
5) Berita acara ujian kompre
6) Syarat pendaftaran:
1. Skripsi yang telah ditandatangani oleh Pembimbing, 3 exemplar.
2. Transkrip nilai sementara yang telah
ditandatangani Ketua Jurusan, 1 lembar
3. Foto kopi sertifikat TOEFL-TOAFL dari PPB sebanyak 1 lembar
4. Foto kopi sertifikat KKN sebanyak 1 lembar
5. Foto kopi sertifikat PPL sebanyak 1 lembar
6. Foto Kopi sertifikat praktikum dari Kalab sebanyak 1 lembar
7. Foto kopi KRS semester berjalan, sebanyak 1
lembar
8. Foto kopi bukti pembayaran SPP semester berjalan
9. Pada waktu mendaftar point : 3,4,5,6,7 dan 8
yang asli harus ditunjukkan kepada petugas 10. Semua persyaratan nomor 2 s.d 8 dimasukan
dalam stop map (warna sesuai dengan ketentuan
jurusan masing-masing)
31
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Staf
Subbag
Akademik
Kasubbag
Akademik Kabag TU
Sekretaris
Prodi
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output
1 Pendaftaran
Ujian Skripsi
Formulir
pendaftaran
Ujian
Komprehensif
beserta Berkas
persyaratan
10 menit/mhs Berkas
pendaftaran
diterima
Berkas formulir bisa
didownload di web
fakultas masing-
masing
2 Pengecekan berkas
2
Berkas
administrasi
pendaftar
10 menit/mhs Kelengkapan
berkas
3 Rekapitulasi jumlah pendaftar
Ujian skripsi
Berkas nama
pendaftar Ujian 2 menit/mhs
Rakpitulasi
selesai
4 Koordinasi nama-nama
penguji skripsi
Rekapitulasi
jumlah pendaftar menyesuaikan
Nama-nama
penguji siap
dijadwal
Koordinasi
dilakukan bersama
jurusan lain, untuk
memetakan
kebutuhan tempat,
waktu, dan penguji
agar tidak terjadi
kress
5 Pembuatan draft jadwal ujian
skripsi
Daftar nama
mahasiswa dan
penguji
2 hari Draft jadwal
ujian
6
Pembuatan Jadwal dan
Penguji Ujian Skripsi
Rekap Nama
Pendaftar
Nama-Nama
Penguji
Menyesuaikan Draft Jadwal
selesai
7 Pengesahan jadwal ujian
7
7 7 7
Draft jadwal 15 menit Jadwal siap
diumumkan
5
Pengumuman Jadwal Ujian
Skripsi kepada mahasiswa
Jadwal Yang
Telah
Ditandatangani
Oleh Ketua
Program
Studi/Wakil
Dekan
5 menit Jadwal
terpublikasikan
Jadwal bisa
disetorkan ke
subbag akademik
untuk dipublish
melalui web fakultas
6
Rekapitulasi dan Pengajuan
nama penguji Ujian Skripsi
untuk dibuatkan surat
permohonan dan SK penguji
skripsi
Jadwal Penguji
Skripsi yang
sudah disahkan
jurusan
Maksimal 1
minggu sebelum
pelaksanaan
Jadwal Penguji
Skripsi yang
sudah disahkan
jurusan diterima
7
Pembuatan Surat Undangan
dan SK Penguji Skripsi
Jadwal Penguji
Skripsi yang
sudah disahkan
Prodi
1 hari
Surat Undangan
dan SK penguji
selesai
32
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Staf
Subbag
Akademik
Kasubbag
Akademik Kabag TU
Sekretaris
Prodi
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output
8
Verifikasi dan Paraf Surat
Undangan dan SK Penguji
Skripsi
Draft Surat
Undangan dan
SK Penguji
Skripsi
menyesuaikan
Draft Surat
Undangan dan
SK Penguji
Skripsi diparaf
Surat undangan,
verifikasi cukup
sampai Kabag TU
9
Penandatanganan Surat
Undangan dan SK Penguji
Skripsi
Draft Surat
Undangan dan
SK Penguji
Skripsi diparaf
Draft Surat
Undangan dan
SK Penguji
Skripsi
ditandatangani
kondisional
10 Pendataan Penguji dan
Distribusi SK Penguji Skripsi
SK penguji dan
undangan
15 menit
SK penguji dan
undangan
terdata dan siap
didistribusikan
11 Distribusi SK penguji dan
undangan
SK Penguji
Skripsi
Undangan
SK penguji dan
undangan
terdistribusikan
Kondisional
12 Pelaksanaan ujian skripsi dan
mengisi administrasi ujian
• Berita acara
• Daftar hadir
• Form penilaian
1/2 jam/mhs • Ujian kompre
terlaksana
13 Pengesahan dan pelaporan
berita acara hasil ujian skripsi
• Berita acara 5 menit
• Berita acara
Ujian kompre
ditandatangani
14 Pelaporan hasil ujian skripsil
• Hasil Ujian
kompre Maksimal 2 hari
• Ujian kompre
terlaporkan
Maksimal 2 hari
pasca pelaksanaan
seminar proposal
15 Pengumuman Kelulusan Ujian
Skripsi
Rekap Nilai
Skripsi
Draft
Pengumuman
selesai
Menyesuaikan
16 Publikasi Hasil Ujian Skripsi
Pengumuman
yang sudah
ditandatangani
10 menit Pengumuman
terpublikasikan
Pengumuman bisa
dipublish melalui
website Fakultas
33
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/021/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul
Chalim
• Dekan
• Wakil Dekan Bidang Akademik
• Wakil Dekan
• Kabag TU Fakulta
• Kepala Subbag Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni
• Staf subbag Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni
• Memiliki keahlian dalam bidang administrasi dan IT
• Mahasiswa
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Stempel • Transkrip nilai yang dilegalisir
• Bukti kegiatan Ko-kurikuler yang diketahui Wakil Dekan
• Biodata mahasiswa
• Pas photo 3x4 sebanyak 3 lembar
• Berkas pendaftaran
• Berkas Mahasiswa
• Rekap hasil penilaian dari Tim
• Piagam penghargaan beserta kelengkapanya
• Berkas mahasiswa
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
- -
34
No Aktivitas
Pelaksana
Baku Mutu
Ket.
Mahasisw
a
Ketua
Program
Studi
Subbag
Akademik
Tim
Penilai
Wakil
Dekan Dekan Rektorat Kelengkapan Waktu Output
1 Penyetoran transkrip nilai
beserta persyaratan lainnya
• Transkrip nilai
yang dilegalisir
• Bukti kegiatan
Ko-kurikuler
yang diketahui
Wakil Dekan
• Biodata
mahasiswa
• Pas photo 3x4
sebanyak 3
lembar
5 menit
Berkas diterima
2 Pengumpulan Jumlah
Pendaftar beserta berkas
Berkas pendaftaran
Berkas masuk
Subbag
Akademik
Kondisional
3 Seleksi tingkat Fakultas
Berkas mahasiswa
Berkas terseleksi
Kondisional
4
Pelaporan
Hasil Seleksi Berkas
Rekap Hasil
penilaian dari Tim 10 menit
Hasil penilaian
diterima
5
Penganugerahan sebagai
Mahasiswa Berprestasi
Tingkat Fakultas
Piagam perhargaan
beserta
kelengkapannya
Piagam dan
kelengkapannya
diterima
mahasiswa
Kondisional
6
Pengiriman bahan dan nama
mahasiswa untuk mengikuti
seleksi tingkat Institut
Berkas
mahasiswa 10 menit
Berkas diterima
rektorat
Jika Institut
menyelenggarakan
pemilihan
mahasiswa
berprestasi tingkat
Institut
35
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/022/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP YUDISIUM
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul
Chalim
• Dekan Fakultas Tarbiyah
• Wakil Dekan
• Ketua Program Studi
• Kasubag Umum Fakultas Tarbiyah
• Kasubag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni
• Panitia Yudisium
• Staf Subbag Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni
• Staf Pelaksana Jurusan
• Orang yang ahli dalam bidang IT
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
• SOP Ujian Komprehensif
• SOP Ujian Munaqasah/Skripsi
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Buku agenda rapat dan daftar hadir rapat
• Nama-nama hasil rekomendasi rapat koordinasi
• Formasi nama-nama hasil rapat
• Draf SK Panitia Yudisium
• Draf SK Panitia Yudisium yang telah diparaf
• Daftar mahasiswa lulus Ujian Munaqasah/ Skripsi
• Daftar mahasiswa peserta yudisium per jurusan
• Daftar mahasiswa peserta yudisium selesai diverifikasi
• Draf SK Peserta Yidisium Fakultas
• Draf SK Peserta Yidisium Fakultas selesai diverifikasi Formulir Yudisium
• Formulir Yudisium. Transkrip nilai sementara (nilai ujian
skripsi sudah ada)
• Berita Acara
• Daftar Hadir
• Form Penilaian
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Status mahasiswa peserta Yudisium masih memilki hak
menyelesaikan studi
• Telah lulus ujian munaqasah/Skripsi,
36
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Staf
Subbag
Akademik
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Tarbiyah
Kabag TU
Fakultas
Tarbiyah
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan
Panitia
Yudisium Kelengkapan Waktu Output
1 Rapat Koordinasi penentuan
agenda dan jadwal yudisium
Buku agenda rapat
dan daftar hadir
rapat
60 menit Agenda dan
Jadwal yuidisum
telah ditentukan
2 Membentuk panitia Yudisium
Nama-nama hasil
rekomendasi rapat
koordinasi
10 menit Daftar nama
panitia siap
dibuatkan SK
3 Pembuatan SK Panitia
Yudisium Fakultas
Formasi nama-
nama hasil rapat menyesuaikan
Draf SK Panitia
Yudisium selesai
4
Verifikasi dan Paraf SK
Panitia Yudisium Fakultas
Draf SK Panitia
Yudisium Menyesuaikan
Draf SK Panitia
Yudisium
diparaf
5
Penandatangan SK Panitia
Yudisium
Draf SK Panitia
Yudisium yang
telah diparaf
5 menit Draf SK Panitia
Yudisium
ditandatangani
6
Penyusunan data mahasiswa
yang akan Yudisium
tidak
Daftar mahasiswa
lulus Ujian
Munaqasah/
skripsi
1 hari
Daftar
mahasiswa
peserta yudisium
7
Verifikasi data peserta
Yudisium per Jurusan
ya
Daftar mahasiswa
peserta yudisium
per jurusan
1 hari
Daftar
mahasiswa
peserta yudisium
selesai
diverifikasi
8 Penyerahan data Peserta
Yudisium yang final
Daftar mahasiswa
peserta yudisium
selesai diverifikasi
5 menit
Daftar
mahasiswa
peserta yudisium
yang telah
selesai
diverifikasi
diterima
9 Pembuatan Draf SK Yudisium
Fakultas
Daftar mahasiswa
peserta yudisium
selesai diverifikasi
Draf SK Peserta
Yidisium
Fakultas selesai
10
Verifikasi dan Paraf SK
Yudisium Fakultas
Draf SK Peserta
Yidisium Fakultas 15 menit
Draf SK Peserta
Yidisium
Fakultas selesai
diverifikasi
11 Penandatangan SK Yudisium
Draf SK Peserta
Yidisium Fakultas
selesai diverifikasi
10 menit SK Yudisium
ditandatangani
12 Mengarsip SK Yudisium
Fakultas
13 Pendaftaran Yudisium Formulir
Yudisium
Persyaratan
Yudisium
Kondisional
37
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Staf
Subbag
Akademik
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Tarbiyah
Kabag TU
Fakultas
Tarbiyah
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan
Panitia
Yudisium Kelengkapan Waktu Output
Transkrip nilai
sementara (nilai
ujian skripsi sudah
ada)
diterima
14 Pelaksanaan Yudisium
• Berita acara
• Daftar hadir
• Form penilaian
1/2 jam/mhs • Ujian kompre
terlaksana
38
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/023/2016
Tanggal
Pembuatan 12 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PENEGAKAN DISIPLIN DAN ETIKA BERBUSANA MAHASISWA
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No.
66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Dekan
• Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama
• Ketua Jurusan/sekretaris Jurusan
• Mahasiswa
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
• SOP Perkuliahan
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Stempel
• Surat Peringatan Pertama (SP1)
• Surat Peringatan Kedua (SP2)
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Etika berbusana dan disiplin mengikuti Kode Etik
Mahasiswa dan Peraturan Dirjen Pendidikan Islam
tentang Penegakan Disiplin
• Sanksi disiplin terdiri dari 3 (tiga) tingkatan : ringan,
sedang, dan berat.
• Surat Peringatan
39
No Aktivitas
Pelaksana
Baku Mutu
Ket.
Mahasisw
a
Staf
Pelaksana
Jurusan
Staf
Subbag
Akademik
Fakultas
Ketua/
Sekretaris
Jurusan
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Kabag TU
FASIH
Dekan/Wakil
Dekan bidang
Kemahasis
waan
Kelengkapan Waktu Output
1 Sosialisasi aturan penegakan
disiplin dan etika berbusana
bagi mahasiswa
Kode Etik
Mahasiswa
30 Menit
Kode Etik
Tersosialisasikan
2 Pemberian SP1 (Ketika ada
pelanggaran)
Surat Peringatan
Pertama (SP1)
30 Menit
SP1 diterima
mahasiawa
3
Tindak lanjut SP1
15 Menit
SP 1
ditindaklanjuti
4 Pemberian SP2 (Jika SP1
diabaikan oleh mahasiswa)
Surat Peringatan
Kedua (SP2)
30 Menit
SP2 diterima
mahasiawa
5
Tindak lanjut SP2
Draft Peryataan
Mahasiswa
Materai
15 Menit
Surat pernyataan
bermaterai
ditandatangani
6 Pemutusan Layanan
administrasi Akademik (Jika
SP2 diabaikan oleh
mahasiswa)
Draft Surat
Pemutusan
layanan
Akademik
15 Menit
Surat Pemutusan
layanan
Akademik
diterima
mahasiawa
40
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/001/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PEMBUATAN SURAT KETERANGAN CUTI KULIAH
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim
• Staf Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan
Alumni Fakultas
• Memiliki keahlian dalam bidang Pelaksanaan proses cuti kuliah (keuangann, akademik dan
kemahasiswaan)
Keterkaitan SOP: Peralatan/perlengkapan:
• SOP Heregristasi dan pengisian IRS
• SOP Surat Keterangan Terdaftar Kuliah
• Seperangkat Komputer
• Printer
• ATK
• Kartu mahasiswa
• KTM
• Transkrip /KHS
• Bukti pembayaran SPP terakhir
• Lampiran
• Formulir cuti studi beserta kelengkapanya
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Permohonan Cuti Kuliah maksimal 1 minggu sebelum proses
herregistrasi pada semester yang akan berjalan.
• Di luar waktu yang ditentukan, mahasiswa tidak dilayani.
• Permohonan Surat Keterangan Cuti Kuliah hanya
diperkenankan sebanyak total 4 semester
• Dalam satu kali pengajuan cuti kuliah dapat dilakukan
maksimal 2 semester berturut-turut
• Menghasilkan form keterangan cuti kuliah
Formulir Surat Keterangan Cuti Kuliah
41
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasiswa
Bag.
Keuangan
Staf
Akademik
dan
kemahasis
waan
Fakultas
Dosen
Pembimbin
g Akademik
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan BAAK Kelengkapan Waktu Output
1
Mahasiswa
mengambil/mengunduh Form
Cuti Kuliah
1. Kartu
Mahasiswa 3 menit
2
Mahasiswa mengisi Form Cuti
kuliah dan melengkapi berkas
kelengkapan
1. KTM
2. Transkrip/KHS
3. Bukti
pembayaran
SPP terakhir
4. Bukti lain
5 menit Formulir Cuti
kuliah terisi
3
Mahasiswa meminta
persetujuan dari Pembimbing
Akademik, Ketua Program
Studi, dan Wakil Dekan
Lampiran Fromulir disetujui Waktu kondisional
4
Formulir yang telah diisi
lengkap dan mendapatkan
persetujuan, dicopy rangkap 3
Formulir Cuti
Studi beserta
kelengkapannya
Formulir cuti
terfotocopi Waktu Kondisional
5
Formulir yang telah dicopy
didistribusikan untuk: ketua
jurusan (asli), subbag
Administrasi Umum (copy),
Subbag Akademik dan
Kemahasiswaan (copy), serta
mahasiswa yang bersangkutan
1. KTM
2. Transkrip/KHS
3. Bukti
pembayaran
SPP terakhir
4. Bukti lain
Formulir cuti
studi
terdistribusikan
Waktu Kondisional
6
Subbag Akademik dan
kemahasiswaan mengubah
status mahasiswa menjadi cuti
Formulir Cuti
Studi beserta
kelengkapannya
2 menit
Status mahasiswa
menjadi cuti
akademik
7
Subbag Administrasi Umum
mengubah data keuangan
mahasiswa yang bersangkutan
Formulir Cuti
Studi beserta
kelengkapannya
2 menit
Status mahasiswa
menjadi cuti
akademik
8
Proses Selesai
42
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
FAKULTAS TARBIYAH
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
FORMULIR PEMBUATAN SURAT KETERANGAN CUTI KULIAH
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya
N a m a : ................................................................................................
NIM / Angkatan Tahun : ................................................................................................
Semester/SKS/IPK : ................................................................................................
Program Studi : ................................................................................................
Sudah / belum pernah cuti*) : ................................................................................................
Lama cuti yang lalu : ................................................................................................
Alamat / Telp./HP : ................................................................................................
Mengajukan permohonan cuti studi sebagai mahasiswa Fakultas Tarbiyah Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
Pada Smt Gasal/Genap : / Tahun Akademik:.................................
Lama Cuti : ( ) semester
Alasan : ................................................................................................
................................................................................................
................................................................................................
Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan:
• Bukti pembayaran SPP terakhir
• KTM yang masih berlaku
• Foto kopi KHS semester 1 sampai terakhir
• Surat Keterangan lain yang relevan (Surat Keterangan Sakit, dll)
Demikian permohonan saya ini, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.
Mojokerto, ........................................................
Orang tua/ Wali Mahasiswa
.........................................................................
Hormat saya,
................................................................................
NIM.
Ketua Jurusan
.........................................................................
NIP.
Dosen Penasehat Akademik/ Wali Studi
................................................................................
NIP.
43
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/002/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 01 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH SETELAH CUTI
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No.
66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Staf Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni
Fakultas
• Memiliki keahlian dalam bidang Pelaksanaan proses cuti
kuliah (keuangann, akademik dan kemahasiswaan)
Keterkaitan SOP lainnya : Peralatan/perlengkapan:
• SOP Pembuatan Herregistrasi dan Pengisian KRS
• SOP Pembuatan Surat Keterangan Cuti Kuliah
• Seperangkat Komputer
• Printer
• ATK
• Kartu mahasiswa
• KTM
• Transkirip /KHS
• Bukti pembayaran SPP terakhir
• Lampiran
• Formulir cuti studi beserta kelengkapanya
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Pengajuan Aktif Kuliah setelah cuti maksimal 1 minggu sebelum dimulai perkuliahan pada semester
yang akan berjalan.
• Di luar waktu yang ditentukan, mahasiswa dianggap
tidak aktif jika tidak mengikuti perkuliahan.
• Permohonan Surat Keterangan Aktif Kuliah setelah
cuti harus membawa Surat Keterangan Cuti Kuliah yang telah berakhir masa berikutnya.
• Menghasilkan form keterangan Aktif kuliah
Formulir Surat Keterangan Aktif Kuliah
44
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasisw
a
Bank/Bag.
Keuangan
Staf
Akademik
dan
kemahasis
waan
Fakultas
Dosen
Pembimbi
ng
Akademik
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan
Kasubag
Akademik
dan
Kemahasis
waan
Kelengkapan Waktu Output
1
Melakukan pembayaran
Keuangan sebagai tanda Aktif
Kuliah di Bank Penerima
KTM 10 menit
2
Menerima pembayaran
Keuangan Kuliah dan
memvalidasi bukti
pembayaran SPP
KTM 10 menit
Bukti kuitansi
pembayaran
Aktif Kuliah
tervalidasi
3
Mengunduh/Meminta Blangko
Permohonan Aktif Kuliah,
kemudian mengisinya
1. Foto copy KTM
2. Surat permohonan
Aktif Kuliah
3. Bukti kuitansi
pembayaran UKT
Kuliah tervalidasi
2 menit
4 Memverifikasi Formulir
permohonan Aktif Kuliah.
1. Foto copy Kartu
Mahasiswa
2. Surat permohonan
aktif Kuliah
3. Bukti kuitansi
pembayaran aktif
Kuliah tervalidasi
2 menit
Blangko
Persetujuan
aktif Kuliah
5
Mahasiswa meminta
persetujuan dan pengesahan
aktif kuliah
1. Foto copy Kartu
Mahasiswa
2. Surat permohonan
aktif Kuliah
3. Bukti kuitansi
pembayaran aktif
Kuliah tervalidasi
Waktu
kondisional
6
Ketua jurusan memberikan
pertimbangan, persetujuan,
dan pengesahan.
1. Foto copy KTM
2. Surat permohonan
aktif Kuliah
3. Bukti kuitansi
pembayaran akti
fKuliah tervalidasi
Blangko
Persetujuan
aktif Kuliah
disetujui dan
disahkan
Dosen
Pembimbing
Akademik
Waktu
kondisional
7 Staf Akademik menerbitkan
surat pengaktifan cuti kuliah
1. Foto copy KTM
2. Surat permohonan
aktif Kuliah
3. Bukti kuitansi
pembayaran aktif
Waktu
kondisional
2
45
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasisw
a
Bank/Bag.
Keuangan
Staf
Akademik
dan
kemahasis
waan
Fakultas
Dosen
Pembimbi
ng
Akademik
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan
Kasubag
Akademik
dan
Kemahasis
waan
Kelengkapan Waktu Output
Kuliah tervalidasi
4. Blangko Persetujuan
aktif Kuliah yang
disetujui dan disahkan
Dosen Pembimbing
Akademik
8
Mengambil, menggandakan,
dan menyerahkan ke pihak
yang tercantum dalam
tembusan surat keterangan
aktif kuliah (kalau ada)
Surat keterangan
pengaktifan
kuliah
2
46
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
FAKULTAS TARBIYAH
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 01 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
FORMULIR PERMOHONAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH SETELAH CUTI
Yang bertanda tangan di bawah ini :
N a m a : ……………………………………………
NIM / Angkatan Tahun : ……………………………………………
Semester / sks / IPK : ……………………………………………
Jurusan : ……………………………………………
Pada Semester gasal / genap*) tahun ……………/……………sampai dengan Semester
gasal/genap*) tahun ………………… mangkir kuliah. (……...semester)
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, mohon sekiranya diijinkan untuk aktif kuliah kembali
pada Semester Gasal/Genap*) Tahun Akademik ………/……….
Bersama ini kami lampirkan :
• Bukti Pembayaran SPP terakhir
• Transkrip Akademik
• KTM yang masih berlaku
• Surat Keterangan lain yang relevan (Surat Keterangan Sakit, dll)
Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Mojokerto,..........................................................
Pemohon,
(____________________________)
NIM.
*) coret yang tidak perlu
47
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/003/2016
Tanggal
Pembuatan 17 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 14 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP HERREGISTRASI DAN PENGISIAN KRS
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Mahasiswa
• Bag. Keuangan
• Pembimbing Akademik
• Ketua/Sekretaris Jurusan
• Staf Pelaksana/ Sekretaris Jurusan
• Subbag Akademik Fakultas
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
• Ketua Jurusan
• Sekretaris Jurusan
• Dosen Pembimbing Akademik
• Subbag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni Fakultas
• Staf Staf Pelaksana Jurusan
• Bagian Keuangan
• Mahasiswa
Keterkaitan dengan SOP lainnya
• SOP Perubahan KRS
• SOP Jadwal Kuliah
• SOP SK Mengajar
• KTM
• Bukti setoran SPP
• ID Pengguna
• Password
• Blangko KPPS
• Blangko KRS Cetak dari SIAKAD
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Herregistrasi melebihi tanggal yang telah ditentukan
sesuai kalender akademik, maka mahasiswa dianggap
tidak aktif
• Pengisian KRS melebihi tanggal yang telah ditentukan sesuai Kalender Akademik, mahasiswa
dianggap tidak memprogram mata kuliah (Cuti Studi)
• Permohonan Registrasi, harus menunjukkan Kuitansi
yang telah divalidasi bag. Keuangan
• Pemrograman mata kuliah sesuai dengan Buku Panduan Akademik Fakultas
Rekapitulasi Data Pengisian KRS
Rekap Jumlah Mahasiswa Aktif Rekap Permintaan Mata Kuliah
Jadwal Kuliah
48
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Bagian
Keuangan
Pembim-
bing
Akademik
Ketua
Program
Studi
Staf
Pelaksana
Subbag
Akademik
Fakultas
Kelengkapan Waktu Output
1 Melakukan pembayaran sesuai
dengan waktu yang ditentukan
melalui Bank yang ditunjuk,
kemudian meminta validasi
bukti setoran pembayaran.
• KTM
• Bukti setoran SPP
5 menit
2 Memvalidasi bukti setoran.dan
melakukan registrasi terhadap
mahasiswa yang bersangkutan
• KTM
• Bukti setoran SPP
5 menit Kuitansi Pembayaran
yang tervalidasi
3 Melakukan Pengisian KRS
(Kartu Rencana Studi)
ID Pengguna
Password
2 menit
4 Mencetak KRS (Kartu
Rencana Studi) yang telah
diisi dan disimpan
ID Pengguna
Password
2 menit Blangko KRS
Cetak dari
SIAKAD
5 Meminta pengesahan (tanda
tangan) KRS (Kartu Rencana
Studi) kepada Dosen
Pembimbing Akademik
Blangko KPPS Sesuai
Kalender
Akademik
Blangko KRS
Cetak dari
SIAKAD
6 Memberikan persetujuan/
pengesahan (tanda tangan)
Blangko KRS
Cetak dari
SIAKAD
Blangko KRS
Cetak yang telah
diisi dan
disetujui/
disahkan
Pembimbing
Akademik
Waktu bersifat
kondisional
7 Memberikan persetujuan/
pengesahan (tanda tangan)
Blangko KRS
Cetak yang telah
diisi dan
disetujui/
disahkan
Pembimbing
Akademik
Blangko KRS
Cetak yang telah
diisi dan
disetujui/
disahkan
Pembimbing
Akademik dan
Ketua/ Sekretaris
Jurusan
Waktu bersifat
kondisional
8 Menyerahkan Blangko KRS
yang telah diisi dan disetujui/
disahkan
Blangko KRS
Cetak yang telah
diisi dan
disetujui/
disahkan
Pembimbing
Akademik dan
2 menit
49
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Bagian
Keuangan
Pembim-
bing
Akademik
Ketua
Program
Studi
Staf
Pelaksana
Subbag
Akademik
Fakultas
Kelengkapan Waktu Output
Ketua Program
Studi
9 Menginput dan melaporkan
Rekap Mahasiswa yang telah
melakukan Pengisian kRS.
Blangko KRS
Cetak yang telah
diisi dan
disahkan
pembimbing
akademik dan
Ketua jurusan
5 menit /
Blangko • Rekapitulasi
Data mahasiswa
yang telah
melakukan
pengisian KRS
• Rekap Jumlah
Mahasiswa
Aktif
10 Mendata, mengolah, dan
mengarsipkan Rekap
Pengisian KRS dari setiap
Jurusan untuk pembuatan
Pelaporan Rutin.
• Rekapitulasi
Data mahasiswa
yang telah
melakukan
pengisian KRS
• Rekap Jumlah
Mahasiswa
Aktif
1 Minggu • Rekapitulasi
Data mahasiswa
yang telah
melakukan
pengisian KRS
dalam Fakultas
Ilmu tarbiyah
dan Keguruan
• Rekap Jumlah
Mahasiswa
Aktif Fakultas
Tarbiyah
50
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/004/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP KETERLAMBATAN PENGISIAN KRS
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun
2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim
• Ketua Jurusan
• Sekretaris Jurusan
• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan,
• Staf subbag Akademik, kemahasiswaan,
• Mahasiswa
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
SOP pengisian KRS
SOP Revisi KRS
• SIAKAD-NG
• Seperangkat Komputer
• Surat pernyataan terlambat memprogram
• Jadwal Perkuliahan
• Kalender akademik Fakultas
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Keterlambatan pengisian IRS setelah masa perubahan/Revisi
KRS, mahasiswa dianggap cuti studi
• KRS sudah terprogram
• Formulir KRS
• Konsultasi ke Kaprodi
51
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasisw
a
Sekretaris
Jurusan
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output
1 Menyerahkan Surat
pernyataan terlambat
memprogram yang
ditandatangani ketua program
studi dan wakil dekan
5 menit Surat pernyataan
terlambat
memprogram
diterima
2 Memeriksa status mahasiswa Surat pernyataan
terlambat
memprogram
5 menit Status
mahasiswa
terverifikasi
3
Revisi Kalender Akademik
Pengisian KRS oleh
mahasiswa
3 Menit Kalender
akademik
pengisian KRS
berubah
4 Proses Pengisian KRS Jadwal
Perkuliahan
5 menit IRS mahasiswa
terprogram
5 Perubahan kembali kalender
akademik pengisian KRS
sebagaimana kalender normal
Kalender
akademik
Fakultas
3 menit Kalender
akademik
berubah
6 Pencetakan KRS Online untuk
dimintakan tandatangan
kepada Dosen Pembimbing
Akademik
5 menit KRS Cetak siap
dimintakan
tandatangan
kepada Dosen
PA
52
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/005/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP KETERANGAN TERDAFTAR KULIAH
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 12 Tahun 2012 Tentang tentang
Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim
• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan,
• Staf Subbag Akademik, kemahasiswaan,
• Mahasiswa
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
• SOP Herregristasi dan Pengisian KRS
• Buku Register
• Surat Keterangan terdaftar mata kuliah
• Surat Keterangan terdaftar mata kuliah yang telah di
tanda tangani
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Untuk menjamin pelayanan yang cepat, mahasiswa harus
melakukan pengecekan terlebih dahulu KRS Online-nya
• Fomulir isian Keterangan Terdaftar Kuliah
• Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
53
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasisw
a
Staf
Subbag
Akademik
Fakultas/
Staf
Program
Studi
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output
1 Mahasiswa meminta surat
keterangan permohonan
terdaftar kuliah
Buku Register 5 menit Permohonan
masuk Buku
register
2 Memeriksa status &
pemrograman mahasiswa
Buku register 10 menit Status
mahasiswa
terverifikasi
3
Pembuatan Surat Keterangan
Terdaftar Kuliah (Jika
mahasiswa yang bersangkutan
sudah terdaftar dalam
SIAKAD-NG)
Buku register
10 Menit Surat
keterangan
terdaftar mata
kuliah selesai
4 Pengesahan Surat keterangan
terdaftar mata kuliah
Surat
keterangan
terdaftar mata
kuliah
15 menit Surat
keterangan
terdaftar mata
kuliah sampai
meja Kasubbag
Akademik
5 Penyerahan Surat Keterangan
terdafftar mata kuliah
Surat keterangan
terdaftar mata
kuliah yang telah
ditandatangani
5 menit Surat
Keterangan
diterima
mahasiswa
54
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/006/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP KETERANGAN PINDAH KULIAH
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun
2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim
• Mahasiswa
• Staf Subbag Akademik Fakultas/ Staf Jurusan
• Kasubbag Akademik Fakultas
• Kabag TU Fakultas
• Wakil Dekan
• Dekan
• Staf Akademik Kemahasiswaan dan Alumni
Rektorat
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
• SOP Administrasi Surat Keterangan
• Surat permohonan pindah kuliah
• Buku Register Surat Masuk
• Surat permohonan pindah kuliah
• Surat permohonan pindah kuliah yang sudah terdisposisi
• Surat Keterangan pindah kuliah dari Rektor
• Surat keterangan pindah
• Transkrip nilai sementara
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, pengajuan Surat
keterangan harus mengikuti Alur yang ada
Surat pindah studi di lingkungan Institut Pesantren KH Abdul Chalim
55
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Staf
Subbag
Akademik
Fakultas/
Staf
Program
Studi
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Kabag TU
Fakultas
Wakil
Dekan Dekan
Staf
Akademik
Kemahasis
waan dan
Alumni
Rektorat
Kelengkapan Waktu Output
1
Pengajuan permohonan pindah
kuliah yang diketahui dosen
Pembimbing Akademik dan
ditujukan kepada Rektor
melalui Dekan
Surat
permohonan
pindah kuliah
Buku Register
Surat Masuk
5 menit Surat
Permohonan
masuk Buku
register
2 Verifikasi surat permohonan
pindah
Surat
permohonan
pindah kuliah
10 menit Surat
permohonan
pindah kuliah
terverifikasi
3
Meneruskan Surat
Permohonan Ke meja
Pimpinan Fakultas untuk
dipelajari
Surat
permohonan
pindah kuliah
10 Menit Surat
permohonan
pindah kuliah
sampai di meja
pimpinan
4
Disposisi Surat Permohonan
Pindah Kuliah ke subbag
akademik
Surat
permohonan
pindah kuliah
yang sudah
terdisposisi
15 menit Surat
permohonan
pindah kuliah
sampai meja
Kasubbag
Akademik
5
Pembuatan Surat Pengantar ke
Rektor yang ditandatangani
Dekan
Surat
permohonan
pindah kuliah
Surat pengantar
ditandatangani
Dekan
Kondisional
6 Surat pernyataan yang
ditandatangani Dekan
Surat pengantar
yang dilampiri
surat
permohonan
pindah kuliah
5 menit Surat
tersampaikan ke
kantor rektorat
7 Mengantarkan surat pengantar
ke Rektorat
Surat
Keterangan
pindah kuliah
8 Penerimaan Surat Pindah
Kuliah dari Rektorat
Surat
Keterangan
pindah kuliah
Surat
Keterangan
pindah kuliah
diterima
Kondisional
9 Verifikasi Surat Keterangan
Pindah kuliah
Surat
Keterangan
pindah kuliah
dari Rektor
10 menit Surat
Keterangan
pindah kuliah
dari Rektor
terverifikasi
56
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Staf
Subbag
Akademik
Fakultas/
Staf
Program
Studi
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Kabag TU
Fakultas
Wakil
Dekan Dekan
Staf
Akademik
Kemahasis
waan dan
Alumni
Rektorat
Kelengkapan Waktu Output
10
Meneruskan Surat Keterangan
untuk dibuatkan Transkrip
Nilai oleh Jurusan
Surat
Keterangan
pindah kuliah
dari Rektor
10 menit Transkrip nilai
terbentuk
11
Surat keterangan pindah
kuliah beserta transkrip
diterima oleh mahasiswa
Surat keterangan
pindah
Transkrip nilai
sementara
5 menit Surat
Keterangan
diterima
mahasiswa
57
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/007/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP SURAT IJIN PENELITIAN
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 12 Tahun 2012 Tentang tentang
Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim
• Wakil Dekan
• Mahasiswa
• Staf Subbag Akademik Kemahasiswaan
• Kasubag Akademik Fakultas
• Kabag TU Fakultas Tarbiyah
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
• SOP Herregistrasi
• SOP Perkuliahan
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Kartu Tanda Mahasiswa
• Berita Acara Seminar Prop.
• Revisi Proposal
• Surat Ijin Penelitian
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, data pengajuan surat
ijin harus dilampiri Berita Acara Seminar Proposal dan
menunjukkan Revisi Proposal Penelitian yang telah
ditandatangani oleh Dosen Pembimbing.
• Mahasiswa dilarang merubah format Surat yang telah ada
• Masa Kadaluarsa Pengambilan Surat maksimal 2 minggu setelah pengajuan
• Formulir izin penelitian
• Surat Keterangan
• Buku Register
58
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Staf
Pelaksana
Jurusan
Staf
Subbag
Akademik
Fakultas
Ketua
Program
Studi
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Kabag TU
Fakultas
Tarbiyah
Dekan/Wakil
Dekan Kelengkapan Waktu Output
1
Download Draft Surat Ijin
Penelitian di Website Fakultas
Tarbiyah dan mengisi data
sesuai kebutuhan
Komputer yang
terkoneksi
jaringan internet
Printer
Kertas HVS
10 menit Surat Ijin
Penelitian
Tercetak
2 Permohonan Pengesahan
Surat Ijin Penelitian
Kartu Tanda
Mahasiswa
Berita Acara
Seminar
Proposal
Revisi Proposal
Draft Surat Ijin
Penelitian
5 menit Permohonan
masuk buku
register
3
Meneliti Draft surat ijin
Penelitian dan aktivitas
mahasiswa
Sistem Informasi
Akademik
KTM
Berkas
persyaratan
15 menit Mahasiswa
terverifikasi
4 Verifikasi Draft Surat Ijin
Penelitian
Draft Surat Ijin
Penelitian 5 menit
Draft Surat Ijin
Penelitian
diparaf
Waktu
menyesuaikan
5
Penandatanganan dan
Pengesahan Surat Ijin
Penelitian
Draft Surat Ijin
Penelitian 1 hari
Surat Ijin
Penelitian
ditandatangani
Waktu
menyesuaikan
6 Pencatatan Surat dan Register
Surat Ijin
Penelitian
ditandatangani
Buku Register
15 menit
Surat Ijin
Penelitian
tercatat dan
masuk register
7 Penyerahan Surat Ijin
Penelitian kepada Mahasiswa
Surat Ijin
Penelitian
tercatat dan
masuk register
59
FLOWCHART SOP SURAT IZIN PENELITIAN
Download Draft Surat Ijin Penelitian di Website Instiut KH Abdul Chalim dan
mengisi data sesuai kebutuhan
Meneliti Draft surat ijin Penelitian dan aktivitas mahasiswa
Penandatanganan dan Pengesahan Surat Ijin Penelitian
Verifikasi Draft Surat Ijin Penelitian
Permohonan Pengesahan Surat Ijin Penelitian
Pencatatan Surat dan Register
Penyerahan Surat Ijin Penelitian kepada
Mahasiswa
60
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/008/2016
Tanggal
Pembuatan 12 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 februai 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP SURAT PENGANTAR CALON PENERIMA BEASISWA
EKSTERNAL
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No.
66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Dekan
• Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama
• Kabag TU Fakultas
• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni Fakultas
• Staf Subbag Akademik kemahasiswaan dan alumni
• Memiliki keahlian dalam bidang IT dan Aplikasi SIAK
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
• SOP Herregistrasi
• Seperangkat Komputer
• Berkas persyaratan
• KTM
• Surat pengantar
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, data pengajuan surat pengantar harus lengkap dan jelas
• Masa Kadaluarsa Pengambilan Surat maksimal 2
minggu setelah pengajuan
• Terbitnya surat pengantar calon penerima beasiswa
eksternal
• Buku Register
• Form surat pengantar
61
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasiswa
Staf
Pelaksana
Jurusan
Staf
Subbag
Akademik
Fakultas
Ketua/
Sekretaris
Jurusan
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Kabag TU
Wakil Dekan
bidang
Kemahasisw
aan
Kelengkapan Waktu Output
1 Permohonan Pembuatan Surat
Pengantar
Kartu Tanda
Mahasiswa
Form. Beasiswa
dari instansi
tertentu
Buku Register
5 menit Permohonan
masuk buku
register
2 Meneliti surat kebutuhan
mahasiswa dan aktivitas
mahasiswa
Sistem Informasi
Akademik
KT M
Berkas
persyaratan
15 menit Mahasiswa
terverifikasi
3
Pembuatan Surat Pengantar
Buku
Permohonan
Surat Pengantar
15 Menit Draft Surat
Pengantar
4 Verifikasi Draft Surat
Pengantar
Draft Surat
Pengantar
5 menit Draft Surat
Pengantar
diparaf
Waktu
menyesuaikan
5 Penandatanganan dan
Pengesahan Surat Pengantar
Draft Surat
Pengantar
diparaf
1 hari Draft Surat
Pengantar
ditandatangani
Waktu
menyesuaikan
6 Pencatatan Surat dan Register
Draft Surat
Pengantar
ditandatangani
Buku Register
15 menit Surat Pengantar
tercatat dan
masuk register
7 Penyerahan Surat kepada
Mahasiswa
Surat Pengantar
tercatat dan
masuk register
62
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/009/2016
Tanggal
Pembuatan 12 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PEMINJAMAN ATK
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No.
66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Kepala Subbag Administrasi Umum
• Staf Subbag Administrasi Umum
• Mahasiswa
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
•
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Stempel
• Surat peminjaman ATK
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Terealisasinya Peminjaman ATK
• ATK harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang
telah ditetapkan, apabila tidak maka diberikan sangsi
• Buku Register Peminjaman
63
No Aktivitas
Pelaksana
Mutu Baku Ket.
Mahasisw
a
Kasubbag
Adm.
Umum/
Staf
Subbag
Umum
Kelengkapan Waktu Output
1 Pengajuan peminjaman ATK
Kuliah
Buku Register Peminjaman
ATK
2 menit
Peminjaman
ATK terbukukan
2 Memeriksa Stok ATK yang
dibutuhkan
Buku peminjaman ATK
5 menit ATK siap
diserahkan
3 Pendataan/Verifikasi Identitas
Peminjam ATK
Buku peminjaman ATK
2 menit Data mahasiswa
terverifikasi
4 Penyerahan ATK ATK
1 menit ATK diterima
mahasiawa
64
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/010/2016
Tanggal
Pembuatan 12 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PEMASANGAN SPANDUK
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No.12 Tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Staf Subbag Administrasi Umum
• Memiliki keahlian dalam bidang administrasi dan IT
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
• Sop Peminjaman ATK
• Buku Registrasi
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Kamera
• Stempel
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Pemasangan Spanduk harus memperhatikan asas
kepatutan, ketertiban dan keindahan
• Lembar Disposisi Kasubbag umum
65
No Aktifitas
Pelaksana Baku Mutu.
Unit
Kegiatan
Mahasisw
a
Staf
Subbag
Umum
Kasubbag
Adm.
Umum/Kaba
g
Wadek Kelengkapan Waktu Output Keteranagan
1 Permohonan pemasangan
spanduk
Buku Register
Permohonan
pemasangan
spanduk
2 menit
Permohonan
pemasangan
spanduk
Terbukukan
2 Lembar disposisi
5 menit Posisi
pemasangan
spanduk siap
3 Pengarahan posisi pemasangan
spanduk
4 Pemasangan Spanduk
Spanduk
½ jam Spanduk
terpasang
Jika pemasangan
spanduk tidak sesuai
prosedur,
makaKasubbag
Administrasi umum
berkewenangan
menegur dan
mengingatkan
mahasiswa
66
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/011/2016
Tanggal
Pembuatan 12 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PENGAJUAN LEGALISIR IJAZAH
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 12 Tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik
• Kabag TU Fakultas/Kasubbag Akademik Kemahasiswaan Staf Subbag Akademik Kemahasiswaan
• Memiliki kemampuan Administrasi
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
• Sop Ijazah
• Berkas yang akan di ligalisir
• ATK Data
• Data Pemohon Lagalisir
• Buku Data Pengambilan Legalisir
• Stempel
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Legalisir Ijazah harus menunjukkan berkas aslinya
• Pengambilan legalisir maksimal 1 bulan, melebihi waktu tersebut berkas diluar tanggung jawab Subbag
Akademik Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas
Data pemohon legalisir
Data pengambilan legalisir
Form Alumni
67
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu Ket.
Pemohon
Staf
Subbag
Akademik
Kemahasis
waan dan
Alumni
Fakultas
Kabag TU
Fakultas/
Kasubbag
Akademik
Kemahasisw
aan dan
Alumni
Dekan/
Wakil
Dekan
Bidang
Akademik
Kelengkapan Waktu Output
1 Mengajukan foto copy Ijazah
menunjukkan berkas aslinya.
Berkas yang akan
dilegalisir
5 menit
2 Mendata, memverifikasi,
memberi stempel nama
pejabat yang melegalisir, dan
memberi tanggal pada tiap
lembar berkas pengajuan
legalisir , kemudian berkas
dimasukan didalam map yang
diberi nama dan nomer kontak
pemohon dan diserahkan
untuk diparaf.
Berkas yang akan
dilegalisir
2 menit/
lembar
Berkas legalisir
yang
terverifikasi.
3 Memaraf berkas pengajuan
legalisir dan menyerahkan
berkas pengajuan legalisir
kembali kepada Staf Subbag
Akademik Kemahasiswaan
dan Alumni Fakultas
Berkas legalisir
yang terverifikasi.
1 menit/
lembar
Berkas legalisir
yang
terverifikasi dan
terparaf.
Pejabat yang melakukan paraf adalah 2
tingkat di bawah pejabat penandatangan
4 Menyerahkan berkas
pengajuan legalisir untuk
ditandatangani pejabat yang
berwenang.
Berkas legalisir
yang terverifikasi
dan terparaf.
5 menit
5 Menandatangani foto copi
Ijazah yang telah diparaf
Berkas legalisir
yang terverifikasi
dan terparaf
Minimal 1
hari
Berkas legalisir
yang
terverifikasi,
terparaf dan
ditandatangani.
6 Menyerahkan berkas
pengajuan legalisir yang sudah
ditandatangani ke Staf Subbag
Akademik Kemahasiswaan
dan Alumni Fakultas.
Berkas legalisir
yang terverifikasi,
terparaf dan
ditandatangani.
5 menit
7 Memberi nomor ligalisir
ijazah yang sudah di
tandatangani
Berkas legalisir
yang terverifikasi,
terparaf dan
ditandatangani.
1 menit/
lembar
Berkas legalisir
yang
terverifikasi,
terparaf,
ditandatangani,
dan terstempel,
serta siap
diberikan
kepada
pemohon.
68
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu Ket.
Pemohon
Staf
Subbag
Akademik
Kemahasis
waan dan
Alumni
Fakultas
Kabag TU
Fakultas/
Kasubbag
Akademik
Kemahasisw
aan dan
Alumni
Dekan/
Wakil
Dekan
Bidang
Akademik
Kelengkapan Waktu Output
8 Menstempel berkas pengajuan
legalisir yang telah di
tandatangani,memberikan
ijazah yang sudah di ligalisir
Berkas legalisir
yang
terverifikasi,terpara
f dan
ditandatangani
2 menit Berkas ligalisir
yang
terverifikasi
,terparaf,
ditandatangani,
dan terstempel,
serta siap
diberikan
kepada
pemohon.
9 Mengecek dan
menandatangani buku
pengambilan berkas legalisir
Berkas ligalisir yang
terverifikasi ,terparaf,
ditandatangani, dan
terstempel, serta siap
diberikan kepada
pemohon.
69
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/025/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP ADMINISTRASI SURAT KETERANGAN
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No.
66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Staf Subbag Akademik kemahasiswaan
• Memiliki keahlian dalam bidang IT dan Aplikasi SIAKAD
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
• SOP Herregistrasi
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Stempel
• Kartu Tanda Mahasiswa
• Buku Permohonan Surat Keterangan
• Draft Surat Keterangan
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, data
pengajuan surat keterangan harus lengkap dan jelas
• Khusus untuk Permohonan Pengajuan Keterangan
Nilai/Nilai Sementara kepada Jurusan ( Dibuat oleh
staf pelaksana / Sekretaris Jurusan dan Ditandatangani oleh Ketua Jurusan)
Surat Keterangan
Form
Formulir
70
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket. Mahasisw
a
Staf
Pelaksana
Prodi
Staf
Subbag
Akademik
Fakultas
Ketua/
Sekretaris
Prodi
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Kabag TU
Dekan/Wakil
Dekan bid.
Akademik
Kelengkapan Waktu Output
1 Permohonan Surat Keterangan Kartu Tanda
Mahasiswa
Buku
Permohonan
Surat
Keterangan
5 menit Permohonan
Surat
Keterangan
2 Meneliti surat kebutuhan
mahasiswa dan aktivitas
mahasiswa
Sistem Informasi
Akademik
Kartu tanda
Mahasiswa
15 menit Mahasiswa
terverifikasi
3
Pengetikan Surat
Buku
Permohonan
Surat
Keterangan
15 Menit Draft Surat
Keterangan
4 Verifikasi Draft Surat
Keterangan
Draft Surat
Keterangan
5 menit Draft Surat
Keterangan
diparaf
Waktu
menyesuaikan
5 Penandatanganan dan
Pengesahan Surat Keterangan
Draft Surat
Keterangan
diparaf
1 hari Draft Surat
Keterangan
ditandatangani
Waktu
menyesuaikan
6 Pencatatan Surat dan Register
Draft Surat
Keterangan
ditandatangani
Buku Register
15 menit Surat
Keterangan
tercatat dan
masuk register
7 Penyerahan Surat kepada
Mahasiswa
Surat
Keterangan
tercatat dan
masuk register
71
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/026/2016
Tanggal
Pembuatan 12 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP ADMINISTRASI SURAT DARI ORGANISASI KEMAHASISWAAN
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No.
66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Dekan
• Wakil Dekan Bidang Akademik
• Kabag TU Fakultas
• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan
• Kasubbag Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan
• Staf subbag Akademik, kemahasiswaan,
• Staf Subbag Administrasi Umum, Perencanaan dan
Keuangan
• Pengurus Organisasi Kemahasiswaan
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
Keterkaitan dengan SOP lainnya
● SOP Peminjaman ATK ● SOP Prosedur Pemasangan Spanduk
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Berkas proposal
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, pengajuan
Proposal harus mengikuti Alur yang ada
• Terlaksananya kegiatan
• Menganti atau mengembalikan fasilitas yang di
pinjam seperti semula
● Belum ada Form
72
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Organisasi
Mahasisw
a
Staf
Pelaksana
Prodi
Staf
Subbag
Akademik/
Umum
Fakultas
Kasubbag
Akademik
Fakultas/
Kabag TU
Kaprodi/S
ekprodi
Wakil
Dekan
bid.kemaha
siswaan dan
kerjasama
Dekan Kelengkapan Waktu Output
1 Menerima Permohonan
Pengajuan Surat/Proposal dari
Organisasi Kemahasiswaan
Proposal dari
Organisasi
Mahsw
Buku Register
Surat Masuk
5 menit Proposal
teregister
2 Meneliti Surat/Proposal dari
Organisasi Kemahasiswaan
Proposal yang
teregister
10 menit Proposal siap
disitribusikan ke
Kasubbag
Akademik
3
Pembuatan Disposisi
Surat/Proposal dari Organisasi
Kemahasiswaan
Proposal yang
teregister
Lembar
Disposisi
10 Menit Disposisi
Proposal selesai
4 Penyampaian Proposal ke
Meja Pimpinan
Proposal yang
terdisposisi
15 menit Proposal
tersampaikan ke
Meja Pimpinan
5 Disposisi Proposal ke Meja
Pimpinan di Bawahnya
Disposisi
proposal
5 menit Proposal sampai
ke meja
pimpinan di
bawahnya
6 Penyampaian proposal ke
Pelaksana Teknis
Proposal yang
telah mendapat
arahan
15 menit Propossal
sampai ke
pelaksana teknis
7 Pemberian instruksi untuk
melaksanakan tugas
Proposal yang
telah mendapat
arahan pimpinan
Pelaksanaan
pekerjaan
Kondisional
8 Pengarsipan berkas Berkas proposal 5 menit Berkas Surat/
Proposal
terarsipkan
73
INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM
Nomor SOP IKHAC/LPM/028/2016
Tanggal
Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan Oleh Rektor
SOP PENERIMA BEASISWA INTERNAL
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No.
66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH
Abdul Chalim
• Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama
• Ketua Program Studi
• Kabag TU
• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan
• Staf subbag Akademik, kemahasiswaan
• Rektorat
• Mahasiswa
Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:
• SOP Keterangan masih kuliah
• SIAKAD
• Seperangkat Komputer
• ATK
• Memiliki keahlian dalam bidang IT
• Surat pengantar pengambilan dana
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran
• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, data
pengajuan surat keterangan harus lengkap dan jelas
• Khusus untuk Permohonan Pengajuan Keterangan Nilai/Nilai Sementara kepada Program Studi (Dibuat
oleh staf pelaksana / Sekretaris Program Studi dan
Ditandatangani oleh Ketua Program Studi)
• Permohonan beasiswa
• Surat_rekomendasi_beasiswa
74
No Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Ket. Mahasisw
a
Staff
subbag
Akademik
Fakultas
Kasubbag
Akademik
Fakultas
Kabag TU
Ketua
Program
Studi
Wakil
Dekan
bidang
Akademik
Rektorat Kelengkapan Waktu Output
1 Pendaftaran sebagai calon
penerima beasiswa
Berkas
persyaratan
5 menit Berkas
persyaratan
beasiswa
diterima
2 Seleksi Berkas pendaftaran
beasiswa
Berkas
persyaratan
10 menit/mhs berkas
mahasiswa
terverifikasi
3 Melengkapi kekurangan data
(jika ada data persyaratan yang
kurang lengkap)
Lembar
verifikasi
Lembar
verifikasi
diterima
mahasiswa
Waktu kondisional
4 Penyerahan kekurangan
persyaratan
Kelengkapan
data
5 menit Kekurangan data
terlengkapi
5 Penyerahan hasil seleksi ke
pihak Rektorat
Kalender
akademik
Fakultas
3 menit Kalender
akademik
berubah
6 Seleksi data
di tingkat Rektorat
Berkas dari
fakultas
Berkas terseleksi Waktu kondisional
7 Pembuatan SK Penerima
Beasiswa
Berkas terseleksi SK penerima
beasiswa selesai
Waktu Kondisional
8 Pengiriman SK penerima
beasiswa ke Fakultas
SK penerima
beasiswa
10 menit SK penerima
beasiswa
diterima
9 Pembuatan Surat Pengantar
Pengambilan Dana Bantuan
SK penerima
beasiswa
Surat pengantar
selesai
Waktu kondisional
(menyesuaikan
pejabat
penandatangan
surat)
10 Penyerahan Surat Pengantar
dan Proses Pencairan
Surat pengantar
pengambilan
dana
3 menit/mhs Surat pengantar
diterima
mahasiswa
75
INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM
FAKULTAS TARBIYAH
Nomor SOP IKHAC/LPM/024/2016
Tanggal Pembuatan 10 Januari 2016
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Februari 2016
Disahkan oleh Rektor
SOP REKRUITMEN TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN
Dasar hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun
2010 tentang Pendidikan Tinggi
• SK Dirjen Pendidikan Islam nomor 3455 tahun 2015 tentang
Organisasi Institut Pesantren KH Abdul Chalim
• Kepala BAAK
• Dekan
• Wakil Rektor I
• Kasubbag Kepegawaian Fakultas di lingkungan Institut Pesantren KH Abdul Chalim
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
SOP Pengendalian Dokumen
• Berkas Persyaratan
• ATK
• Berkas TPA
• Sertifikat TOEFL (min. 400)
• Sertifikat TOAFL (min. 400)
Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran: Penerimaan dosen dan karyawan (SDM) di lingkungan Fakultas Tarbiyah
jika tidak memenuhi SOP yang ada, akan membuat proses penerimaan
Tenaga Pendidik dan kependidikan menjadi tidak memenuhi standar dan
kompetensi yang dibutuhkan. Sehingga ketersediaan mutu Fakultas Tarbiyah
dan terciptanya Fakultas Tarbiyah syang bermutu tidak akan bermutu
• Surat Panggilan Pelamar
• Surat Keterangan Kesediaan Mengajar
• Surat Kontrak Kerja
Tujuan: Manual Prosedur Sistim Rekruitmen Dosen dan Karyawan dibuat untuk
menjamin pelaksanaan rekruitmen dosen dan karyawan dapat berjalan tertib
dan sesuai dengan prinsip good governance.
76
No. Aktivitas
Pelaksana Baku Mutu
Keterangan Pimpinan
Panitia
Rekruitmen Pelamar Kelengkapan Waktu Output
Kaprodi mengajukan
kebutuhan Tenaga Pendidik
dan Kependidikan kepada
Dekan Fakultas
1 minggu
Kebutuhan
Dosen dan
Tenaga
Kependidikan
Dekan Fakultas mengajukan
kebutuhan Tenaga Pendidik
dan Kependidikan kepada
Wakil Rektor I
1 minggu
Wakil Rektor I bersama
dengan Rektor dan Pimpinan
Yayasan Amanatul Ummah
Mengadakan Rapat
Koordinasi untuk
menentukan kebutuhan
Tenaga Pendidik dan
Kependidikan dan
membentuk Panitia
Penerimaan calon Dosen dan
Tenaga Kependidikan Institut
1 minggu
Rencana
Pembukaan
Lowongan
Tenaga Kerja
Panitia Penerimaan calon
Dosen dan Tenaga
Kependidikan Institut
mengumumkan adanya
lowongan pekerjaan akan
kebutuhan Dosen dan Tenaga
Kependidikan berdasarkan
spesifikasi keahlian yang
dibutuhkan
1 bulan
Informasi
lowongan
pekerjaan
melalui iklan
Rektor, Wakil Rektor I, dan
Dekan menetapkan kriteria
proses seleksi dengan
didasarkan kriteria keahlian
yang dibutuhkan,
kemampuan individu
1 minggu
Menetapkan
standar
minimum
kriteria calon
pelamar
77
pelamar, etika, dan
profesionalisme pelamar.
Pelamar mengajukan lamaran
beserta kelengkapan data
yang dibutuhkan
1 bulan Penerimaan
data pelamar
Panitia Penerimaan calon
Dosen dan Tenaga
Kependidikan Institut
melakukan seleksi terhadap
lamaran yang telah diajukan
ke Institut
1 minggu
Pemilahan
administrasi
pelamar
Dekan/Wakil Rektor I/Rektor
mengundang pelamar yang
telah memenuhi persyaratan
standar minimal untuk
mengikuti proses seleksi
sesuai dengan jadwal yang
telah ditentukan
2 hari Feedback
kepada pelamar
Pelamar menghadiri proses
seleksi sesuai jadwal yang
telah ditentukan
1 hari
Wakil Rektor I, Dekan, dan
Panitia Penerimaan calon
Dosen dan Tenaga
Kependidikan melakukan
proses seleksi awal
berdasarkan kriteria minimal
yang telah ditetapkan, yaitu
indeeks prestasi, tes potensi
akademik (TPA), dan
kemampuan berbahasa asing
(TOEFL dan TOAFL)
1 hari Pelamar
melakukan tes
Hasil proses seleksi pelamar
ditentukan atas nilai tertinggi
dari kriteria yang telah
ditetapkan
1 minggu Penilaian hasil
tes
Pelamar yang telah lolos 1 hari Feedback
78
proses seleksi tahap awal
diundang untuk proses seleksi
tahap dua berupa wawancara
pada waktu yang telah
ditentukan
kepada pelamar
Pelamar menghadiri proses
seleksi tahap dua sesuai
jadwal yang ditentukan
1 hari
Wakil Rektor I, Dekan, dan
Kaprodi Melakukan
Wawancara Terhadap Calon
Dosen Dan Atau Tenaga
Kependidikan
1 hari
Hasil wawancara ditentukan
dengan instrumen Micro
Teaching, Keluasan
Wawasan, Etika, dan
Profesionalime Calon Dosen
atau Tenaga Kependidikan
1 hari
Penilaian
kemampuan
pelamar
Calon Dosen atau Tenaga
Kependidikan yang telah
lolos seleksi tahap dua akan
diberikan surat kontrak kerja
1 minggu
Pengumuman
Dosen atau
Tenaga
kependidikan
yang telah
diterima