Nama anik sawitri
F0312014
Kelas b
System pengendalian manajemen
HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
KONSEP DASAR
Pengendalian
Pengendalian diperlukan untuk organisasi dapat mencapai tujuan dengan strategi yang
telah disusun oleh suatu organisasi.
Elemen system pengendalian:
1. Sebuah detector atau sensor – merupakan sebuah perangkat yang berfungsi
mengukur apa yang sebenarnya terjadi dalam proses yang sedang dikontrol.
2. Sebuah assessor- sebuah perangkat yang menentukan signifikansi dari apa yang
sebenarnya terjdi dengan membandingkannya dengan beberapa standard atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Sebuah efektor- sebuah perangkat yang sering disebut feedback yang mengubah
perilaku jika asesor menandakan dibutuhkan untuk melakukannya.
4. Sebuah jaringan komunikasi - sebuah perangkat yang mengirim informasi antara
detector dan asesor serta antara asesor dan efektor.
Manajemen
Simons ( 1995:. p 5) dalam (Malmi and Brown, 2008) mengatakan: "system
pengendalian managemen adalah formal, berdasarkan informasi-rutinitas dan prosedur
manajer gunakan untuk mempertahankan atau mengubah pola dalam kegiatan
organisasi ".
Proses pengendalian digunakan oleh manager memuat elemen yang sama
sebagaimana hal tersebut dalam system pengendalian yang lebih sederhana yang di
sebutkan sebelumnya yaitu detector, asesor, efektor, dan system sebuah komunikasi.
Detector melaporkan apa yang sedang terjadi di seluruh organisasi. Asesor
membandingkan informasi dengan keadaan yang didinginkan, efektor melakukan sekali
tindakan mengoreksi perbedaan yang signifikan antara keadaan yang yang sebenarnya
dengan keadaan yang sebenarnya yang telah disediakan dan system komunikasi
menyampaikan kepada manajer apa yang terjadi dan bagaimana membandingkannya
dengan keadaan yang diinginkan.
Fokus utama dari teori MCS adalah bagaimana merancang MCS untuk
menghasilkan hasil yang diinginkan (Malmi and Brown, 2008). Kontrol manajemen
atau MCS, sebagai manajer menggunakannya untuk mempengaruhi perilaku karyawan
dan penggunaan tersebut meluas melampaui memberikan informasi yang lebih baik
untuk pengambilan keputusan (Malmi and Brown, 2008)
Perbandingan Dengan Proses Pengendalian Yang Sederhana
Detector melaporkan apa yang terjadi pada organisasi, assessor membandingkan
informasi yang terjadi saat ini dengan keadaan yang diharapkan, efektor mengoreksi
perbedaan signifikan yang terjadi dengan keadaan yang diharapkan dan diterima,
system komunikasi memberitakan kepada manajer perbandingan apa yang terjadi
dengan apa yang diharapkan.
Perbedaan proses pengendalian dan proses sederhana:
1. Standard tidaklah ditetapkan lebih dulu
2. Pengendalian managemen tidaklah bersifat otomatis.
3. Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu.
4. Hubungan dari diterimanya kebutuhan bagi tindakan untuk menetapkan
keperluan memperoleh hasil masih tidak jelas.
5. Pengendalian bersifat self kontol: pengendalian dilalakukan tanpa alat tetapi
oleh manajer.
Sistem
Sebuah system adalah sebuah cara yang ditentukan dan biasanya berulang-ulang
untuk melaksanakan suatu kegiatan atau serangkaian kegiatan. System dikarakteristikan
kurang lebih berirama, terkoordinasi dan berulang dan bertahap dimaksudkan untuk
mencapat tujuan tertentu. Apabila system dapat menjamin ketepatan suatu tindakan
untuk semua situasi, maka manajer manusia tidak lagi diperlukan
BATASAN-BATASAN PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen berada diantara formulasi strtegi yang tidak sistematis
dan pengendalian tugas yang sistematis. Formulasi untuk tujuan jangka panjang
memperkirakkan hal yang umum dan masa depan seedangkan pengendalian tugas
untuk tujuan atau kegiatan jangka pendek dan akurat yang terjadi saat ini.
Pengendalian manajemen
Pengendalian manajemen merupakan suatu proses dimana manajer mempengaruhi
anggota lain organisasi untuk menerapkan strategi organisasi.
Aktivitas pengendalian manajemen:
1. Perencanaan menngenai apa yang akan dilakukan organisasi.
2. Mengkoordinasi aktivitas beberapa bagian dari organisasi.
3. Mengkomunikasikan infomasi.
4. Mengevaluasi informasi.
5. Memutuskan apa, jika ada, tindakan yang harus diambil.
6. Mempengaruhi orang untuk merubah perilaku mereka.
Pengendalian manajemen tidak selalu mengharuskan semua tindakan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, seperti anggaran.
Keselarasan Tujuan
Keselarasan tujuan mempunyai maksud sepanjang sangat mungkin dilakukan,
tujuan organisasi dan tujuan individu anggota organisasi harus konsisten. System
pengendalian manajemen harus dirangcang dan dioperasikan dengan tujuan dasar yang
selaras. Menurut (Hoffman dan Woehr, 2006) dalam (Furtmueller, Dick et al. 2011)
mmenyatakan bahwa mengingat hasil perilaku karyawan dalam pengaturan yang
bertentangan tersebut, tujuan incongruence juga ditemukan berhubungan negatif dengan
kinerja organisasi dan perilaku organisasi kewarganegaraan, dan berhubungan positif
dengan omset. Menurut (Malmi and Brown, 2008) jika tidak ada mekanisme yang ada
untuk memantau bawahan keselarasan tujuan manajer dan perilaku, maka sistem adalah
pendukung keputusan atau informasi sistem, bukan sistem kontrol.
Peralatan untuk mengimplementasikan strategi
1. Struktur organisasi antara lain peran, hubungan yang mendukung, serta
pembagian tanggung jawab yang mlatarbelakangi pengambilan keputusan dalam
suatu organisasi.
2. Manajement sumber daya manusia antara lain seleksi, pelatihan, evaluasi,
promosi serta penghentian karyawan sehingga mampu mengembangan
pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi
organisai.
3. Budaya merujuk pada serangkaian kepercayaan umum, sikap/perilaku dan
aturan atauran yang secara tersirat maunpun tersurat yang memandu manajemen
melakukan tindakan.
Tekanan financial maupun bukan financial
System pengendalian manajemen dimensi financial berfokus pada moneter
sedangkan untuk yang bukan financial memiliki sasaran seperti pasar saham, kualitas
barang, kepuasan pelanggan dan lain-lain.
Bantuan dana dalam pengembangan strategi baru
Dalam industry yang memiliki perubahan lingkungan yang cepat, namun dalam
system pengendalian manajemen khususnya bukan financial dapat menyediakan dasar
yang untuk strategi baru.
Perumusan strategi
Perumusan strategi merupakan sebuah proses memutuskan tujuan organisasi dan
strategi untuk mencapai tujuan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu, akan tetap ada
sampai tujuan diubah, dan jarang terjadi adanya perubahan tujuan.
Perbedaan formulasi strategi dan pengendalian manajemen
Formulasi strategi merujuk pada suatu proses pengambilan keputusan untuk
strategi yang baru yang pada dasarnya tidak tersistematis, pengendalian manajemen
merupakan preoses mengimplementasikan strategi tersebut dan biasanya meliputi
serangkaian langkah pada urutan yang bias diprediksi berdasarkan jumlah waktu yang
ada dan dengan menggunakan estimasi yang bias diandalkan .
Pengendalian tugas
Pengendalian tugas dimaksudkan untuk memastikan bahwa tugas yang diberikan
telah dilaksanakan dengan efektif serta efisien. pengendalian tugas ini melibatkan
kinerja tugas individual sesuai peraturan yang telah ditetapkan dalam proses
pengendalian sehingga pengendalian tugas merupakan transaction oriented.
Pengendalian tuas ini terdiri dari pengawasan agar aturan aturan diikuti sebuah kasus
yang terkadang tidak diperlukan kehadiran manusia. Pengendalian bersifat scientific,
keputusan atau tindakan perlu diambil kondisi sesuai yang diinginkan yang dapat
diterima.
Perbedaan pengendalian tugas dan pengendalian manajemen
Perbedaan pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah system
pengendalian yang memiliki sifat scientific. Pengendalian manajemen meliputi perilaku
manager serta hal yang tidak dapat dinyatakan dengan persamaan.fokus pengendalian
manajement ada pada unit organisasi dalam pengendalian tugas berfokus pada tugas
spesifik yang digunakan oleh unit unit organisasi.
Dampak internet terhadap peengendalian manajemen
Manfaat internet yang tidak diperoleh dari telepon:
1. Akses mudah dan cepat, internet dapat mengirim data dalam jumlah besar pada
setiap orang , dimana pun dan hanya dalam kisaran detik dalam waktu kapan
saja.
2. Komunikasi multi target, yaitu setiap situs internet dapat manjangkau hingga
jutaan orang dalam sekali waktu.
3. Komunikasi biaya yang rendah, dengan internet biaya yang dikeluarkan untuk
komunikasi pada pelanggan cenderung lebih rendah dibanding dengan biaya
yang dikeluarkan untuk telepon yang cendrung lebih mahal.
4. Kemampuan menampilkan citra tertentu, dengan situs internet produsen dapat
memperlihatkan produk yang akan dijual pada konsumen. Sehingga konsumen
dapat melihat visualisasi produk yang akan mereka beli. Hal ini meudahkan
konsumen dalam mengambil keputusan.
5. Pergeresan kekuatan dan kendali individu, pelanggan dapat memanfaatkan situs
kapan pun selama 24 jam penuh dalam sehari. Hal ini sangat menguntungkan
kedua belah pihak penjual maupun pembeli. penjual tidak perlu menyewa seller
untuk menawarkan produnya, begitu pula konsumen yang tidak di interupasi
oleh seller perusahaan,.
Sebuah pengendalian manajemen memrlukan infrastruktrur untuk
memprosesinformasi dan internet menyediakannya dengan kesalahan yang
sedikit, lebih cepat dan mudah. Bagaimanapun internet telah memfasilitasi
pemrosesan informasi tetapi fundamental pengendalian manajemen yang
mengenai informasi apa yang akan dikumpulkan, dan bagaimana
penggunaannya masih tidak tergantikan oleh internet.
Internet tidak menggantikan fundamental pengendalian manajemen, akses
data dari internet hanya berkontribusi sedikit pada judgement dalam
mendesain pengendalian.
Judgement antara lain:
1. Keanekaragaman atau perbedaan yang mendorong individu bertindak.
2. Penyelarasan tujuan antara individu dan organisasi.
3. Pengenbangan tujuan melaui unit bisnis, area fungsi dan departemen
yang akan dinilai.
4. Pengomunikasian strategi pada seluruh organisasi.
5. kontribusi individual untuk tujuan organisasi dengan Menjelaskan
variabel kunci untuk penilaian.
6. Mengevaluasi dan menyimpulkan kinerja actual dengan yang
seharusnya
7. Melakukan peninjauan kinerja produktif
8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat
9. Mempengaruhi orang lain untuk merubah pikiran mereka.
PERILAKU DALAM ORGANISASI
Factor informal yang mempengaruhi kesesuaian tujuan:
a. Factor eksternal
Factor eksternal dapat berupa norma-norma yang ada di masyarakat diaman
perusahaan menjadi bagiannya. Norma ini termasuk sikap, etika dalam bekerja
yang biasanya disesuaikan dimana perusahaan tersebut beroperasi.
b. Factor internal
Budaya
Budaya bisa seperti kepercayaan bersama, nilai yang dianut, norma
berperilaku, serta asumsi yang secara implicit diterima dan diwujudkan secara
eksplisit diseluruh organisasi. Budaya penting karena dapat menjelaskan dan
mengidentifikasi dua perusahaan. Budaya dapat mempengaruhi kepribadian dan
kebijakan yang ada diorganisasi, dan peraturan serta norma yang dapat diterima
anggota organisasi juga mempengaruhi budaya organisasi.
Menurut (Burns dan Stalker 1961; Mintzberg dan Waters 1985; Quinn
1980). dalam (Chenhall, Kallunki et al. 2011) menyatakan bahwa dalam
penelitian organisasi telah mengklaim bahwa budaya organisasi akan
mendukung inovasi jika mereka lebih adaptif dan responsif, memiliki
komunikasi yang terbuka dan aliran informasi yang bebas, dan terlibat karyawan
dalam mengembangkan ide-ide baru
Gaya manajemen
Gaya manajemen dapat direfleksikan dari perilaku para superior ( CEO,
manajer). Misalnya manajer meiliki sikap beragam, beberapa manajer
berkarisma dan beberapa yang lain ramah.
Organisasi informal
Di suatu pihak menyampaikan informasi pada pihak lain, namun karena mersa
meiliki tanggung jawab pihak lain tersut juga memberitahukan pada pihak
lainnya lagi. Dalam keadaan yang sangat ekstrem, disibukkan banyak hal
manajer produksi misalnya menjadi tidak ingat apa yang sebenarnya manajer
umum minta kepadanya. Realitas proses pengendalian manajemen tidak dapat
dipahami tanpa mengakui pentingnya hubungan yang membentuk organisasi
informal.
Persepsi dan komunikasi
Dalam organisasi informasi atau pesan yang diterima dari berbagai sumber
(informal, formal), akan tetapi tidak semua informasi yang diterima sama atu
bahkan sangat bertolak belakang dengan pesan atu informasi apa yang
seharusnya diperoleh. Organisasi merupakan entitas yang kompleks tindakan
yang diambil berbagai bagian organisasi dalam rangka mencapai tujuan bagian
sulit dinyatakan secar jelas bahkan dalam kondsi baik sekalipun.
System pengendalian formal
Pengendalian formal dapat membantu menghasut dan memotivasi upaya inovatif
dalam budaya reseptif dan kemudian memastikan kepercayaan dalam mengambil
proyek-proyek dari ide untuk tahap peluncuran (Chenhall, Kallunki et al. 2011)
System ini dapat dikelompokkan menjadi :
1. Peraturan
Merupakan semua bentuk instruksi formal, pengendalian, deskripsi pekerjaan,
standard prosedur operasi, manual, dan pedoman etika. Beberapa peraturan
merupakan syarat yang memastikan tindakan apa yang harus dilakukan.
Ada juga peraturan yang bersifat tuntutan kerja misalnya anggota oeganisasi
diperbolehkan untuk meninggalkan organisasi pada saat situasi khusus. Akan
tetapi terdapat peraturan yang besifat positif seperti larangan pada hal yang tidak
etis.
a. Pengendalian fisik
pengendalian fisik lebih tertuju pada struktur pengendalian.
Pengendalian fisik juga dapat berupa pengamanan .
b. Manual
Peraturan manual harus ditulis maual, dipertimbangkan menjadi
pedoman dari pada kesanggupan, banyak kebijakan yang harus
diizinkan. Besar kecilnya perusahaan mempengaruhi banyak sedikitnya
peraturan manual yang ada. Peraturan manual dan lainnya juga perlu
dilakukan pengujian kembali untuk memastikan tetap konsisten.
c. System keamanan
Biasanya untuk memproses system informasi untuk memastikan
informasi yang diproses akurat. System ini dapat berupa crosscek total
dengan detai, tandatangan dengan bukti yang telah diotorisasi, pemisahan
tugas dll.
d. System pengendalian tugas
Jika suatu tugas dikerjakan secara otomatis, maka system otomatis
tersebut menyediakan pengendalian.
2. Proses pengendalian formal
Perencanaan strategi membantu pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Semua
informasi yang tersedia data digunakan dalam perencanaan strategi ini.
Perencanaan strategis Perencanaan adalah bentuk ex ante kontrol ( Flamholtz
et al., 1985 ) dalam (Malmi and Brown, 2008) Pertama, menetapkan tujuan dari
bidang fungsional organisasi, sehingga mengarahkan usaha dan perilaku. Kedua,
ia menyediakan standar yang harus dicapai dalam kaitannya dengan tujuan, dan
menjelaskan tingkat usaha dan perilaku yang diharapkan dari para anggota
organisasi. Selain itu, perencanaan dapat mengaktifkan koordinasi melalui
menyelaraskan satu set tujuan di seluruh bidang fungsional organisasi, sehingga
mengendalikan kegiatan kelompok dan individu untuk memastikan mereka sesuai
dengan hasil organisasi yang diinginkan.
Jenis-jenis organisasi
Jenis jenis struktur organisasi:
1. Struktur fungsional: setiap manager bertanggungjawab untuk fungsi tertentu.
Dalam struktur ini ahli pengetahuan lebih diutamakan dari pada manajer
biasa dalam pengembilan keputusan.
2. Struktur unit bisnis: Manajer bertanggung jawab penuh pada kegiatan bisnis
utama perusahaan. Unit bisnis dirancang untuk dapat menyelesaiakan
masalah struktur fungsional.
3. Struktur matrix: yang mana fungsional unit memiliki dua tanggung jawab.
Organisasi fungsional
Bentuk organisasi fungsional melibatkan dugaan manajer yang membawa
pengetahuan ahlinya untuk menghasilkan keputusan untuk fungsi tertentu, ini berbeda
dengan manajer umum yang kurang dalam pengetahuan khusus. Aset utama perusahaan
jasa profesional telah digambarkan sebagai intelektual modal dan ahli pengetahuan,
yang tentu saja berada di profesional yang sangat berbakat yang berinteraksi dengan
klien (Furtmueller, Dick et al. 2011).
Keuntungan struktur ini adalah efisiensi. Kekurangannya adalah:
1. tidak ada kejelasan yang menentukan efektifitas pemisahan fungsi manajer
hal ini deikarenakan semua manajer bergabung untuk berkontribusi pada
tujuan akhir.
2. jika ada sengketa antar manager yang berbeda fungsi maka sengaketa ini
hanya dapat diselesaikan pada manajer tingkat atas.
3. struktur ini tidak cocok untuk perusahaan yang memiliki produk dan pasar
yang bermacam-macam. Organisasi fungsional cenderung harus
menciptakan “silos” untuk mencegah koordinasi lintas fungsi.di area seperti
pengembangan produk.
Unit bisnis (divisi)
Unit bisnis bertanggung jawab hampir semua fungsi . manajer unit binis sekan
bertindak sendiri dan terpisah dari perusahaan. Namun peran kantor pusat penting bagi
unit bisnis. Keuntungan unit bisnis adalah menyediakan pelatihan dasar dalam
manjemen umum dan lebih dekat ke pasar daripada kantor pusat sehingga dapat
membuat keputusan produksi secara lebih masuk akal,. Kekurangannya yaitu bias jadi
setiap staff unit bisnis menyalin pekerjaan yang sama yang diselesaikan di markas
besar.
Implikasi unuk desain system
Kemudahan pengendalian merupakan kriteria maka perusahaan diorganisasi
dalam unit bisnis. Organisasi fingsional mungkin lebih efisien karena funsional lebih
memberikan keuntungan besar.Jika sekali manajemen memutuskan struktur fungsional
yang terbaik, maka semua akan dipertimbangkan kemudian desain system juga
mengambilnya.
Fungsi pengendalian
Fungdi yang dijalankan pengendali:
a. Merancang dan mengoperasikan informasi dan pengendaliannya.
b. Menyiapkan laporan keuangan dan pernyataannya kepada para pemangku
kepentingan.
c. Menyiapkan, menganalisis, menginterpretasikan laporan pada manajer, analisa
program dan anggaran.
d. Supervisi audit , mecatat prosedur pengendalian untuk menjamin validitas
informasi.
e. Melakukan pengembangan personel pengendalian.
Implikasi rancangan system
Jika kemudahan merupakan criteria maka perusahaan dapat diorganisasi ke unit-
unit. Karena setiap unit bertanggungjawab pada setiap produk unitnya untuk memiliki
laba, perencanaan, koorsinasi dan kendali pada elemen tersebut. Dampak pengendalian
tetap harus ditinjau oleh manajer , dengan demikian dapat menghasilkan struktur yang
baik.
Relasi ke jajaran organisasi
Pengendali biasanya bertanggung jawab merancang atau mengoperasikan
system pengumpulan dan pelaporan informasi, pemanfaatan informasi ini merupakan
tanggung jawab jajaran. Pengendali mengembangkan dan menganalisa tolok ukur untuk
pengendalian danrekomendasi tindakan yang diperlukan pihak manajemen. CEO
sesungguhnya bertanggung jawab dalam pengendalian, berasal dari CEO kemudian
turuh ke level bawah CEO melalui jalur organisasi
Pengendali unit bisnis
Pengendali bisnis memberikan laporan pada manajer unit bisnisnya
dihubungkan dengan garis putus-putus, sedangkan pengendali unit bisnis yang
memberikan laporan pada pengendali perusahaan maka dihubungkan dengan garis solid.
DAFTAR PUSTAKA
Anthony, R.N & V. Govindarajan. 2007. Management Control System. Singapore. McGraw Hill
Chenhall, R. H., et al. (2011). "Exploring the relationships between strategy,
innovation, and management control systems: The roles of social networking, organic innovative culture, and formal controls." Journal of Management Accounting Research 23: 99-128.
Furtmueller, E., et al. (2011). "On The Illusion Of Organizational Commitment Among Finance Professionals." Team Performance Management: An International Journal 17: 255 - 278.
Malmi, T. and D. A. Brown (, 2008). "Management control systems as a package—Opportunities, challenges and research directions." Management Accounting Research 19 (2008) 19(2008): 287–300.