UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 – RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95
UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO
SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL – SIARC
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS – TTD
Salvador, Fevereiro/2011.
GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA
Jacques Wagner
Secretário da Educação
Osvaldo Barreto
REITOR
Lourisvaldo Valentim da Silva
VICE-REITORA
Amélia Tereza Santa Rosa Maraux
UDO/ CHEFE DA UNIDADE
Djalma Fiúza de Almeida
ARQUIVO CENTRAL / GERÊNCIA
Tânia Mª Gomes Peixoto Leite
RESPONSÁVEIS PELA ELABORAÇÃO: COLABORADORES:
Toda a Equipe do Arquivo Central.
Rita de Cássia Fernandes Freire Barreto
(Técnica Responsável do Arquivo Central)
Rose Mary Magalhães Seixas Pereira
(Analista Universitário – Arquivo Central)
Arquivo Central da UNEB
Rua Silveira Martins N° 2555 – Cabula
Salvador – Bahia - CEP – 41.195- 001
Tel: (71) 31172341 Fax: (71) 3117.2342
www.uneb.br I [email protected]
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO....................................................................................................................................................................
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO...............................................................................................................................................
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS.............................................................................................................
o Estrutura e Descrição....................................................................................................................................................
o Tabela............................................................................................................................................................................
o Índice.............................................................................................................................................................................
GLOSSÁRIO............................................................................................................................................................................
ANEXO I – LISTA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS..............................................................................................
ANEXO II – LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS.....................................................................................................
ANEXO III – CONTROLE DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS........................................................................................
ANEXO IV – ETIQUETA PARA CAIXA DO ARQUIVO............................................................................................................
APRESENTAÇÃO
O Arquivo Central da Universidade do Estado da Bahia – UNEB, cumprindo a Instrução Conjunta SAEB/ SECULT
Nº 01 DE 18 de Março de 2010, que orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual quanto à gestão de
documentos arquivísticos, em consonância com a Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e
Privados, vem, desde 2005, elaborando instrumentos para a Implantação da Política de Gestão Documental, visando tratar à
massa acumulada dentro de critérios seguros, possibilitando o resgate à história da Universidade.
Para isso foram desenvolvidos instrumentos como: A Proposta de Composição da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos – CPAD; O Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos –
TTD; além de outros instrumentos de controle como as Listas de Eliminação e de Transferência.
Sabemos que as situações dos arquivos públicos das Universidades demonstram os mesmos problemas como:
Falta de espaço físico, a visão individual e setorizada na organização dos documentos e acúmulos da massa documental sem
nenhum critério, esta, sempre de acordo com as funções e atividades exercidas por cada setor durante a sua existência.
Para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD considera o instrumento de destinação,
aprovado pela autoridade competente, que define prazos de guarda e destinação dos documentos de valor corrente e ou
intermediário, produzidos e recebidos no âmbito de toda Universidade. Além disso, estabelece a destinação de documentos, que
pode ser por descarte e guarda permanente dos documentos de valor permanente/ histórico. A referida tabela, se utilizada
racionalmente, poderá propiciar um maior controle dos acervos documentais, uma maior rapidez na recuperação das informações,
além de maximizar o fluxo documental, bem como, oferecer suporte às decisões legais e administrativas nos setores,
Departamentos e Campi de toda a Universidade.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
O Código de Classificação parte de uma organização geral, tendo como requisitos básicos, o reconhecimento da
instituição e do próprio documento e a definição dos níveis de classificação, vista como parte integrante da gestão documental, é
um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes, este, devem ter como característica a simplicidade e a
flexibilidade, fácil assimilação, utilizada como instrumento de trabalho para classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
O código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública e a destinação de documentos
de que trata a Resolução nº 14, resultaram numa publicação editada pelo (Conselho Nacional de Arquivo – CONARQ em outubro
de 2001), intitulada Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Administração Pública.
Partindo do principio que este instrumento visa agilizar a recuperação das informações e facilitar a avaliação,
seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.
A classificação de documentos adotada pela UNEB tem como objetivo agrupar os documentos sob um mesmo
assunto, o modelo de código de classificação é decimal, dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim
sucessivamente, com As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se
segue:
� Classe 000
� Classe 100
� Classe 200
� Classe 900
As classes principais correspondem grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em
subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal.
O código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, atividade – meio possui
classes comuns a todos os órgãos:
Vamos ver o exemplo a seguir para entendermos melhor:
� Classe - 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
� Subclasse - 020 – PESSOAL
� Grupo – 021 – RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
Subgrupo – 021.1 – CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS: INSCRIÇÕES.
Entendido a elaboração do Código acima, a seguir explicaremos sobre as classes e suas respectivas subclasses.
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL.
Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna, as quais viabilizam o
seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados.
A CLASSE 000 tem como SUBCLASSES:
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO:
Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.
020 – PESSOAL:
Incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação
vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e
concessão de benefícios.
030 – MATERIAL:
Classificam-se os documentos referentes à Administração dos Materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas
atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição, a conservação e reparo.
040 – PATRIMÔNIO:
Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais, imóveis e veículos pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste
caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS:
Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e as operações contábeis e financeiras referentes ao
uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Também a movimentação de conta corrente, balanços e
prestações de contas de um modo geral.
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO:
Incluem-se os documentos referentes às publicações, produção editorial, impressão e distribuição de matérias, como também
aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, documentos referentes à
produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivisticos, como também os documentos
relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática.
070 – COMUNICAÇÃO:
Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de
telecomunicação e de tecnologias da informação.
080 – VAGA:
Esta se conserva vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à Administração Geral, que resultem de
novas atividades desenvolvidas pelo órgão.
A seguir descrevemos as seguintes classes pra representar as atividades – fins da Universidade do Estado da Bahia - UNEB:
100 – ENSINO.
110 – CURSOS DE GRADUAÇÃO.
120 – VIDA ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSOS DE GRADUAÇÃO.
130 – AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DO ENSINO DE GRADUAÇÃO.
140 – CURSOS DE PÓS – GRADUAÇÃO STRICTO SENSU.
150 – VIDA ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSOS DE PÓS– GRADUAÇÃO STRICTO – SENSU.
159 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO CURSO DE PÓS – GRADUAÇÃO STRICTO – SENSU.
160 – CURSOS DE PÓS – GRADUAÇÃO LATO – SENSU.
170 – VIDAS ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSO DE PÓS – GRADUAÇÃO LATU – SENSU.
180 – AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DO ENSINO DE PÓS – GRADUAÇÃO.
200 – PESQUISA.
210 – NORMAS, REGULAMENTAÇÕES E DIRETRIZES.
220 – PROJETOS DE PESQUISA.
230 – PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSA DE INICIAÇÃO CIENTIFICA.
240 – AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DE PESQUISA.
250 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESQUISA.
300 – EXTENSÃO.
310 - NORMAS, REGULAMENTAÇÕES E DIRETRIZES.
320 – PROJETOS DE EXTENSÃO.
330 – PROGRAMAS E BOLSAS DE EXTENSÃO.
340 – ESTÁGIO DE EXTENSÃO.
350 – AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DE EXTENSÃO.
360 – CURSOS DE EXTENSÃO.
370 – CURRICULOS DE EXTENSÃO.
380 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À EXTENSÃO.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS – TTD
ESTRUTURA E DESCRIÇÃO:
Prazo De Guarda
CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final Legislação Observação
CÓDIGO – utilizado para classificar os documentos sob o mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as
tarefas arquivísticas relacionadas à avaliação, seleção, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.
SÉRIES DOCUMENTAIS: seqüência de um mesmo tipo documental (Espécies Documentais).
ASSUNTOS – conteúdo dos documentos.
PRAZO DE GUARDA – refere-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediário,
visando atender às necessidades da administração que os produziu.
DESTINAÇÃO FINAL – neste campo registra-se a destinação estabelecida, que pode ser a transferência para o Arquivo Central ou
Eliminação.
LEGISLAÇÃO – neste campo registramos base legal e as leis existentes no município, estado e união.
OBSERVAÇÃO – espaço destinado a informações complementares e justificativas necessárias à adequada utilização da Tabela.
Incluem-se ainda aspectos importantes ao processo de avaliação.
UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 – RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95
UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO
SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL – SIARC
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda
CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
000 ADMINISTRAÇÃO CENTRAL
001 Projetos Estudos e Normas. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
001.1 Dossiê de Reconhecimento: Toda a documentação referente ao reconhecimento da UNEB.
Vigência _____ Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
002 Planos, Propostas e Programas de trabalho. 02 anos 05 anos Guarda
Permanente
003 Relatório Anual de Atividades. 02 anos 05 anos Guarda
Permanente
São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros.
004 Acordos, Ajustes, Contratos, Convênios, Protocolo de Intenções, Termo de Cooperação, Termo de Parceria.
Vigência 10 anos Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição. Inclui Termo Aditivo.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda
CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
005 Atos Normativos.
005.1 Legislação no âmbito da UNEB. 10 anos 10 anos Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO.
010.1 Normas, Regulamentações, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral, Guia, Manual.
Vigência 05 anos Guarda
Permanente
A vigência esgota-se quando houver revisões dos referidos documentos.
010.2 Registro dos órgãos competentes. Vigência 05 anos Guarda Permanente
010.3 Dossiê De Implantação: _____ _____ _____ Conservar, documento
importante para a memória da Instituição.
010.3.1 Estrutura Institucional: Ata, Ato, Alteração dos Regimentos, Competências, Estatutos, Estruturas, Portarias, Resoluções.
Vigência 05 anos Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
010.3.2 Processo de Implantação: Solicitação de verbas para implantação de novas UES, Logotipo, Concepção da Universidade.
Vigência 05 anos Guarda
Permanente
Ficará no Arquivo Corrente (Setor) até a finalização de todo o processo de implantação.
010.4 Ata. 02 anos _____ Guarda
Permanente
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
010.5 Correspondências: Expedida e Recebida. (Exposição de Motivos, E-mail, Fax Oficio Memorandos).
02 anos _____ Eliminar
As correspondências têm variações de assunto, a interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral implica em continuidade administrativa. A eliminação está condicionada a inexistência de fatores determinantes para a sua guarda. Quanto as que integram um processo obedecerá a sua temporalidade e destinação.
010.6 Protocolo: Guias / Livros de Registro de Entrada e Saída de Documentos
010.6.1 Guia de Remessa
010.6.2 CED – Comunicação Escrita Documental
01 ano * Eliminar
* O prazo mínimo de guarda é de 01 ano, mas a permanência do documento poderá ser de acordo com a necessidade do setor.
010.7 Dossiê Evento:
Participativo ou Promovido 02 anos 02 anos
Guarda Permanente
Os eventos participativos sem intervenção direta devem ser eliminados no Arquivo Corrente (Setor).
010.8 Dossiê Eleição: Reitor / Vice-Reitor, Diretor / Vice Diretor, Coordenador / Vice Coordenador.
02 anos _____ Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
010.9 Ações Judiciais. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
010.9.1 Ações Judiciais. (Dissídio Coletivo). Vigência 05 anos Guarda
Permanente
011 Comissões Técnicas, Conselhos, Grupos de Trabalho, Juntas e Comitês
04 anos 05 anos Eliminar Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
012.1 Clipping (Noticiários e Reportagens). 02 anos _____ Eliminar
012.2 Convites. 02 anos _____ Eliminar
012.3 Anúncios, Cartazes, Folhetos, Folders. 02 anos _____ Eliminar
Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.
O prazo de guarda dos convites recebidos esgota-se com a realização do evento.
020 PESSOAL
020.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral.
Vigência 05 anos Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
020.2 Obrigações Trabalhistas ou Estatutárias, Relações com Ministérios e Secretarias Federais.
05 anos 05 anos Eliminar
Decreto Lei Federal nº. 5.452/43 (CLT), art.360/ Decreto Federal nº.76.900/75.
020.3 Relação com Conselhos Profissionais, Sindicatos, Acordos, Dissídios, Movimentos Reivindicatório, Greve e Paralisações.
05 anos 05 anos Eliminar
020.4 Dossiê de Funcionário: Estatutário / Concursado/
Ativo e Inativo. Vigência 95 anos Eliminar
Constituição Federal, art. 7º, inciso XXIX.
Os dossiês dos funcionários só poderão ser transferidos após exoneração.
A vigência esgota-se com o rompimento ou aposentadoria do funcionário com o Estado.
020.4.1 REDA. Vigência 30 anos Eliminar
Os dossiês dos funcionários só poderão ser transferidos após exoneração. A vigência esgota-se com o rompimento do vínculo com o Estado.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
020.4.2 Estagiário. Vigência 05 anos Eliminar
*Decreto Federal nº. 87497/82, art. 6º. Lei Federal 11.788 de 25.09.2008.
Os dossiês dos estagiários só poderão ser transferidos após o término do estagio.
A vigência esgota-se com término do estagio.
021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
021.1 Dossiê: Concurso Público. Técnico Administrativo. _____ _____ _____
021.1.1 Candidatos a Cargo e Emprego Público: Currículo, Ficha de Inscrição.
03 anos _____ Eliminar
021.1.2 Exames de Seleção Concurso Público: Testes Psicotécnicos, Exames Médicos.
02 anos 05 anos Eliminar
021.1.2.1 Provas e Gabaritos. 04 anos 10 anos Eliminar Constituição Federal, art. 37, III.
A validade dos atos e negócios celebrados antes de 11.01.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916.
021.1.3
Boletim, Escore de Notas, Estatística Geral, Lista de Candidatos: Habilitados e Inabilitados, Livro de Posse.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
021.1.4 Atas, Atos, Editais, Portarias, Relatórios, Resoluções, Resultados e Recursos.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
021.2 DOSSIÊ: CONCURSO PÚBLICO DE DOCENTE. _____ _____ _____
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
021.2.1
Banca Examinadora, Barema, Entrevista, Lista de Presença, Plano de Aula, Parecer sobre Títulos, Quadro de Vagas, Requerimento de Inscrição, Relação de Candidatos Inscritos.
05 anos * Eliminar
021.2.2 ** Provas: Didática e Escrita. 05 anos * Eliminar Constituição Federal, art. 37, III.
021.2.3 Atas, Atos, Editais, Portarias, Relatórios, Resoluções, Resultados e Recursos.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
021.2.4 Documentos Pessoais dos Candidatos. 05 anos * Eliminar
021.2.5 Certidão de Notas. 01 ano * Eliminar
021.2.6 Processo Referente ao Recrutamento e Seleção. Vigência * 05 anos Eliminar
A validade dos atos e negócios jurídicos celebrados antes de 11.01.2003, data da entrada em vigor do novo Código Civil, obedece ao disposto no Código Civil de 1916.
* Para Candidatos Sob Judice, fazer Dossiê do candidato e permanecer no arquivo corrente até a finalização do processo.
** É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos.
022 QUADROS, TABELAS E POLITICA DE PESSOAL.
022.1 Estudos e Previsão de Pessoal. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
Lei Ordinária Estadual nº. 8.889, de 01.12.2003.
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
022.2 Criação, Classificação e Renumeração de Cargos e Funções.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
Lei Ordinária Estadual nº. 8.889, de 01.12.2003.
022.3 Reestruturações e Alterações Salariais. Vigência 95 anos Eliminar Lei Ordinária Estadual nº. 8.889, de 01.12.2003.
022.4 MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL.
Decisões, Estudos, Normas e Procedimentos. 05 anos 05 anos
Guarda Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
022.4.1 Admissão, Aproveitamento, Contratação, Nomeação, Readmissão e Readaptação.
Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
022.4.2 Demissão, Dispensa, Exoneração, Rescisão Contratual, Falecimento.
Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o
Dossiê do Funcionário.
022.4.3 Lotação, Remoção, Transferência e Permuta. 04 anos 05 anos Eliminar
022.4.4 Designação, Disponibilidade, Redistribuição, substituição.
Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o
Dossiê do Funcionário.
022.4.5 Requisição de Pessoal. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o
Dossiê do Funcionário.
023 DIREITOS, OBRIGAÇÕES e VANTAGENS.
023.1 Folha de Pagamento. 02 anos 35 anos Eliminar
Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros. Ver código 057.9
023.1.1 Alteração da Folha, Quadro Resumo, Relatório da Folha de Pagamento, Resumo da Folha de Pagamento.
02 anos 35 anos Eliminar
Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros.
023.1.1.1 Jornal de Movimentação. 02 anos _____ Eliminar
023.1.2 Contra – cheque. 02 anos 35 anos Eliminar
023.1.3 Salário Família. 02 anos 35 anos Eliminar
Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
023.1.4 GRATIFICAÇÕES.
023.1.4.1 De Função. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.1.4.2 Cargos em Comissão. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.2 ADICIONAIS.
023.2.1 Tempo de Serviço: Anuênio, Biênio, Qüinqüênio. 05 anos 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.2.2 Insalubridade, Periculosidade. 05 anos 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.2.3 Abono Pecuniário e Adicional de 1/3 07 anos 05 anos Eliminar
023.3 ENCARGOS, TRIBUTOS E CONTRIBUIÇÕES.
Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros.
023.3.1 Contribuição Sindical. 07 anos 05 anos Eliminar
023.3.2 Pensão Alimentícia. Vigência 35 anos Eliminar
023.3.3 Relação Anual de Informações Sociais – RAIS. 01 ano 10 anos Guarda
Permanente
Decreto Lei Federal nº. 5.452/43 (CLT), art.360/ Decreto Federal nº. 76.900/75.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS – TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
023.4 VANTAGENS.
023.4.1 Salário Maternidade. 07 anos 05 anos Eliminar
023.4.2 Férias: Aviso, Escala. 02 anos _____ Eliminar
023.4.2.1 Comunicação, Correspondência, Programação e Reprogramação. 03 anos _____ Eliminar
Decreto – Lei nº 5.452/43 (CLT), ART.135, 2º/ Decreto Estadual nº. 3.634, de 01.11.1994.
Lei Ordinária Estadual nº 6.677 de 23.09.1994. (Estatuto do Servidor).
023.4.3 LICENÇA.
023.4.3.1 Acidente em Serviço. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.4.3.2 Acompanhamento de Conjugue. Vigência 35 anos Eliminar
023.4.3.3 Adotante, Gestante, Paternidade. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.4.3.4 Gala/ Nojo. Vigência 35 anos Eliminar
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
023.4.3.5 Tratamento de saúde. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.4.3.6 AUXÍLIOS.
023.4.3.6.1 Alimentação, Refeição, Transporte. 02 anos 05 anos Eliminar
023.4.3.6.2 Assistência Pré Escola, Creche. 02 anos 05 anos Eliminar
Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros.
023.5 AFASTAMENTO.
023.5.1 Para Depor. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.5.2 Para Exercer Mandato Eletivo. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.5.3 Para Servir ao Tribunal Regional Eleitoral. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.5.4 Para Servir como Jurado. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.5.5 Suspensão de Contrato. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.5.6 Qualificação de Servidor. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
023.6 CONTROLE DE FREQÜÊNCIA.
023.6.1 Folhas e Livros de Ponto. 01 ano 14 anos Eliminar
Constituição Federal, art. 7º, inciso XXIX .
Decreto-Lei Federal nº. 5.452/43 (CLT), art. 74, § 2º.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
Destinação Final Legislação Observação
023.6.2 Comunicação de Ocorrências Funcionais - COF 02 anos 08 anos Eliminar
024 AÇÃO DISCIPLINAR.
024.1 Processo Administrativo. Vigência 95 anos Eliminar
025 BENEFÍCIOS.
025.1 Aposentadoria (Processo). Vigência 95 anos Eliminar Lei Ordinária Est. 7.249/07.01.98.
025.1.1 Contagem e Averbação de Tempo de Serviço. Até a Homologação da Aposentadoria
95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
025.1.2 Pensão: Provisória e Temporária. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
025.1.3 Pensão Vitalícia. Vigência 95 anos Eliminar As informações Integram o Dossiê do Funcionário.
025.2 Assistência à Saúde. Vigência 10 anos Eliminar
Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros. Até a Aprovação das Contas. 05 anos.
Inclusive para Planos de Saúde.
025.2.1 Prontuário Médico do Servidor. Vigência 20 anos Eliminar
Decreto Lei Federal nº. 5.452/43, CLT, Titulo II, Capitulo V Portaria MT 3.214/78, NR 7,7. 4.5 e 7.4.5.1.
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Legislação Observação
029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESSOAL
029.1 Delegações de Competências, Portarias, Procurações.
Vigência 05 anos Eliminar
029.2 Laudo Técnico Pericial. Vigência 20 anos Eliminar
Decreto-Lei Federal nº. 5.452/43 (CLT), Título II, Capítulo V / Portaria MT nº 3.214/78, NR-7, 7.4.5, 7.4.5.1 e NR-15, 15.1.4.
030 MATERIAL
030.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral.
Vigência 05 anos Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
030.2 Cadastro e Catalogo de Fornecedor. 02 anos _____ Eliminar
030.3 Requisição de Material e Serviços Reprográficos. 01 ano _____ Eliminar
031 AQUISIÇÃO (LICITAÇÃO).
031.1 Material Permanente e Consumo. * _____ _____
Lei Federal nº. 8.666/93, do art. 89 ao 99.
Lei Ordinária Estadual nº 9.433, de 01.03.2005.
*Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 01 ano.
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031.1.1 Compra. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar Ver Processo de Pagamento. 057.
031.1.2 Aluguel, Comodato, Leasing. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
Cessão
*Doação 031.1.3
Empréstimo e Permuta.
Vigência 05 anos Eliminar
Para documentos que envolvam pagamentos, utilizar prazos de documentos financeiros.
*Doação de Material Permanente, permanecer no Arquivo Corrente durante toda a vida útil do Bem.
032 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE E CONSUMO.
032.1 Controle de Estoque. 02 anos _____ Eliminar
032.1.1 Guia de Transferência. 05 anos _____ Eliminar
032.1.2 Laudo de Avaliação de Bens Móveis. 05 anos _____ Eliminar
032.1.3 Termo de Responsabilidade: Material Permanente. 05 anos _____ Eliminar
032.1.4 Termo de Transferência Interna. 05 anos _____ Eliminar
Para Termo de Transferência a eliminação será realizada no Arquivo Corrente, após a substituição do responsável pelo material.
032.1.5 Termo de Deposito CNPQ. 05 anos _____ Eliminar
032.1.6 Termo de Baixa da SAEB. 05 anos _____ Eliminar
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Legislação Observação
032.1.7 Transporte e Autorização de saída de Material. 03 anos _____ Eliminar
032.2 Extravio, Roubo e Desaparecimento. Até a Conclusão do
Caso 05 anos Eliminar
032.3 Baixa de Bens e Recolhimento de Material ao Deposito.
03 anos _____ Eliminar
032.4 ALIENAÇÃO E BAIXA DE MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO.
032.4.1 Venda (inclusive de leilão). Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
032.4.2 Cessão. Doação e Permuta. 05 anos 05 anos Eliminar
033 INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO.
033.1 Contratação e Requisição de serviços. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
033.2 Serviços Executados nas Oficinas do Órgão. 02 anos 04 anos Eliminar
033.3 Assistência Técnica. Vigência 01 ano Eliminar Da Garantia ou do Contrato.
033.4 Garantia (Termo / Nota Fiscal). Vigência 01 ano Eliminar
034 INVENTÁRIO.
034.1 Material Permanente. Até a Aprovação das Contas
05 anos Guarda
Permanente
Decreto Estadual nº 9.461, de 20.06.2005.
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034.2 Material de Consumo. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
040 PATRIMÔNIO
040.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral.
Vigência 05 anos Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
041 Bens Imóveis: Projetos, Plantas e Estruturas. 03 anos _____ Guarda
Permanente
041.1 AQUISIÇÃO.
041.1.1 Compra. Até a Aprovação das Contas
_____ Guarda
Permanente
041.1.2 Doação. 04 anos _____ Guarda
Permanente
041.2 OBRAS
041.2.1
Processo de Construção: ampliação, memorial descritivo, plantas, projetos, processo de licitação, recuperação, reforma, restauração.
Relatórios: (obras, visita, técnico) da construção.
Enquanto Vigorar 05 anos Guarda
Permanente
Lei Federal nº. 8.666/93, do art.89 ao 99.
Lei Ordinária Estadual nº. 9.433, de 01.03.2005.
041.3 Serviços de Manutenção. _____ _____ _____
Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 01 ano.
Os que envolvem pagamento ver Processo de Pagamento.
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041.3.1 Manutenção de Ar Condicionado. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
041.3.2 Manutenção de Extintores. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
041.3.3 Manutenção de Subestação e Geradores. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
041.3.4 Serviços de Vigilância, Limpeza e Conservação, jardinagem ou quaisquer outros serviços de Terceirização de Mão de Obra.
Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar Os documentos que não envolvem pagamento serão eliminados após 01 ano.
041.4 Locação de Máquinas e Equipamentos. Até a Aprovação das Contas
10 anos Eliminar
Deve ser feita através de Processo. Lei Federal nº. 8666/93, do art. 89 ao 99.
041.5 Inventário (Bens Imóveis). Até a Aprovação das Contas
_____ Guarda
Permanente
Decreto Estadual nº. 9.461, de 20.06.2005.
042 TRANSPORTE / VEÍCULOS
042.1 AQUISIÇÃO DE VEÍCULOS (inclusive licitações).
042.1.1 Processo de Aquisição de Veículo. Até a Aprovação das Contas
12 anos Eliminar
Lei Federal nº 8.666/93, do art. 89 aos 99.
Decreto Estadual nº 9.486 de 12.07.2005.
Decreto Estadual nº 10.360, de 23.05.2007.
Para veículos não adquiridos eliminar no Arquivo Corrente após 01 ano.
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042.1.2 Cessão, Doação, Permuta, Transferência. 05 anos 05 anos Eliminar
Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros.
042.2 Cadastro, Emplacamento, Licenciamento, Tombamento.
Até a Alienação 05 anos Eliminar
042.3 Abastecimento, Limpeza, Manutenção, Reparo. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
042.4 Acidentes, Infrações e Multas. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
Para acidentes com vitimas, o prazo total de guarda é de 20 anos, devendo permanecer no Arquivo Corrente, enquanto estiver em julgamento.
042.5 Liberação para saída de veículo. 02 anos _____ Eliminar
042.6 Requisição para uso de veículo – RUV. 06 meses _____ Eliminar
042.7 Seguros. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar Os documentos que não envolvem pagamento serão eliminados após 01 ano.
042.8 Controle de Portaria. 02 anos _____ Eliminar
042.9 Registro de Ocorrência. 05 anos 05 anos Eliminar
050 ORÇAMENTO E FINANÇAS
050.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral.
Vigência 05 anos Guarda
Permanente
Conservar, importante para a memória da Instituição.
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051 ORÇAMENTO.
051.1 PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA. _____ _____ _____ Constituição Federal, art. 165.
051.1.1 Previsão Orçamentária. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
051.1.2 Proposta Orçamentária. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
051.1.3 Quadro de Detalhamento de Despesa. 02 anos _____ Eliminar
051.2 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA.
Lei Ordinária Estadual nº. 2.322 de 11 de abril de 1966.
051.2.1 Descentralização de Recursos (Distribuição Orçamentária).
Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
051.2.2 Plano Operativo – POA. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
052 FINANÇAS
052.1 Programação Financeira de Desembolso. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
052.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA.
052.2.1 Receita Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar
052.2.2 Despesa. Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar
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053 Fundos Especiais. Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar
054 OPERAÇÕES BANCÁRIAS.
054.1 Extrato de Contas. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
* Lei Federal nº. 5.172/66 (Código Tributário Nacional). Lei Ordinária Estadual nº. 3.956/81 (Código Tributário do Estado da Bahia).
054.1.1 Apropriação de Receita, Recibo de Depósito, Repasse Financeiro, Lançamentos, Ordem Bancária, Saldos.
01 ano 05 anos Eliminar
055 Tomada de Contas, Prestação de Contas, (Inclusive Parecer de Aprovação das Contas).
Até a Aprovação das Contas
05 anos Guarda
Permanente
Conservar, importante para a memória da Instituição.
056 Balanços e Balancetes. Até a Aprovação das Contas
05 anos Guarda
Permanente
Os Balanços e Balancetes fazem parte do Processo de Prestação de Contas.
057 PROCESSO DE PAGAMENTO: _____ _____ _____
Todo e qualquer tipo de documento que envolva pagamento gera um Processo, seus prazos e sua destinação final estão descritos nesta Tabela.
057.1 Impostos e Taxas. Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar
Lei Federal nº. 5.172/66 (Código Tributário Nacional). Lei Complementar Federal nº. 709/93, art.41, 1º.
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057.2 Convênio. Até a Aprovação das Contas
20 anos Eliminar Documentos que envolvam pagamento e recursos do convênio.
057.3 Adiantamento. Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar
Lei Federal nº. 4.320/64, art. 68.
Decreto Estadual nº. 7.438, de 11.09.1998.
057.3.1 Prestação de Contas de adiantamento. Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar
057.4 Diária.
057.4.1 Ajuda de Custo
057.4.2 Despesas com Locomoção e Passagem
Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar
Decreto Estadual nº. 5.910, de 24.10.1996.
Decreto Estadual nº. 8.094 de 07.01.2002.
057.5 DEA – Despesas de Exercícios Anteriores. Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar
057.6 Prestação de Serviços: Pessoa Física. Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar Lei Federal nº. 8.666/93, do art.89 ao 99.
057.7 Prestação de Serviços: Pessoa Jurídica. Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar Lei Ordinária Estadual nº. 9.433, de 01.03.2005.
Inclui os processos de Coelba, Embasa e Telemar.
057.8 Ações Trabalhistas. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
057.8.1 Indenizações e Restituições. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
057.9 Folha de Pagamento. 02 anos 35 anos Eliminar Lei nº 8.212/91. art. 45.
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Legislação Observação
057.9.1 Funcionário 02 anos 35 anos Eliminar
057.9.2 Estagiário 02 anos 35 anos Eliminar
057.9.3 Menor Aprendiz 02 anos 35 anos Eliminar
057.9.4 Bolsista 02 anos 35 anos Eliminar
057.9.5 PICIN 02 anos 35 anos Eliminar
057.9.6 PAC 02 anos 35 anos Eliminar
057.9.7 Monitoria 02 anos 35 anos Eliminar
057.9.8 Salário Família. 02 anos 35 anos Eliminar Lei 10.261, 28.10.1968, Seção VI, art.155.
058 ENCARGOS, TRIBUTOS E CONTRIBUIÇÕES.
058.1 Imposto de Renda (Guia de Recolhimento Pessoa Física).
Até a Aprovação das Contas
10 anos Eliminar
Lei Federal nº. 5.172/66 (Código Tributário Nacional). Instrução Normativa SRF nº. 108/2001, art. 27. Instrução Normativa SRF nº. 86/2001, art. 1º.
Lei Ordinária Estadual nº. 3.956/81 (Código Tributário do Estado da Bahia / Lei nº. 8.212, de 24.07.1991 (Orgânica da Seguridade Social).
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Destinação Final
Legislação Observação
058.2 INSS- Normal. Até a Aprovação das Contas
12 anos Eliminar
058.2.1 INSS – Parcelado. *Vigência 30 anos Eliminar
Lei Federal nº 8.212, de 24.07.1991. art.32.
*A vigência se encerra no termino do parcelamento.
058.3 ISS- Imposto Sobre Serviços. Até a Aprovação das Contas
08 anos Eliminar
058.4 PIS/ PASEP. Até a Aprovação das Contas
12 anos Eliminar
Decreto - Lei Federal nº. 2.052/83. arts.3º e 10.
058.5 FGTS. Até a Aprovação das Contas
30 anos Eliminar
Lei Federal nº. 8.036/90, art. 23, § 5.º; Súmula TST nº 362/2003.
058.6 IAPSEB - Instituto de Assistência e Previdência dos Serviços da Bahia.
Até a Aprovação das Contas
30 anos Eliminar
058.7 FUNPREV - Fundo Financeiro da Previdência Social dos Servidores Públicos do Estado da Bahia.
02 anos 70 anos Eliminar
059 Relatório e pareceres relativos à auditoria e controle interno para o Tribunal de Contas do Estado da Bahia
Até a Aprovação das Contas
12 anos Eliminar
Lei Federal nº 8.666/93, do art.89 aos 99.
Regimento Interno TCE, art. 145, 2º.
060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
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Destinação Final
Legislação Observação
060.1 Publicação no Diário Oficial. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
060.2 Publicações de Matérias nos Boletins Administrativos, Pessoal e de Serviço.
01 ano 05 anos Eliminar
060.3 Publicações de Matérias em outros Periódicos. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
061 PRODUÇÃO EDITORIAL (INCLUSIVE EDIÇÃO).
061.1 Editoração, Distribuição, Divulgação, Programação Visual, Promoção.
Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
Documentos que não envolvam pagamentos serão eliminados após 05 anos no Arquivo Corrente.
062 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA. (LIVROS, PERIÓDICOS, FOLHETOS E AUDIOVISUAIS).
062.1 Normas e Manuais. Vigência _____ Guarda
Permanente
062.2 AQUISIÇÃO.
Documentos referentes a material bibliográfico não adquiridos serão eliminados após 01 ano.
062.2.1 Compra. (Inclusive Assinatura de Periódicos) Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
062.2.2 Doação e Permuta. 05 anos 04 anos Eliminar
062.3 Catalogação, Circulação, Classificação, Indexação, Referência e Registro.
03 anos 04 anos Eliminar
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Destinação Final
Legislação Observação
063 Inventário. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
064 DOCUMENTAÇÃO ARQUIVISTICA.
064.1 Normas e Manuais. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
064.2 Produção de Documentos: Levantamento e Fluxo. 02 anos 10 anos Eliminar
064.2.1 Diagnóstico, Planos Projetos e Relatórios. 05 anos _____ Guarda
Permanente
064.3 Protocolo: Expedição de Documentos, Recepção e Tramitação.
01 ano 05 anos Eliminar
064.4 Assistência Técnica. 05 anos 05 anos Eliminar
064.5 Classificação e Arquivamento. 02 anos 10 anos Eliminar
064.5.1 Código de Classificação de Documentos. Vigência * Eliminar
*O prazo Total de Guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com 01 exemplar. Outro exemplar deverá compor o conjunto documental de Normas e Manuais do Subgrupo 064.1, seguindo a destinação prevista nesta tabela.
064.6 Política de Acesso aos Documentos. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente Decreto nº 4.553, de 27.12.2002.
064.6.1 Consultas. Vigência _____ Eliminar A eliminação só deverá ser
feita após o registro no formulário de estatística.
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Destinação Final
Legislação Observação
064.6.2 Empréstimos. Vigência _____ Eliminar Até a devolução dos
documentos
064.7 DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS.
064.7.1 Analise, Avaliação e Seleção. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
064.7.2 Relatório de Organização do Acervo. 02 anos _____ Guarda
Permanente Conservar, documento
importante para a memória da Instituição.
064.7.3 Tabela de Temporalidade. Vigência * Eliminar
*O prazo Total de Guarda do documento é de 100 anos, devendo o órgão permanecer com 01 exemplar. Outro exemplar deverá compor o conjunto documental de Normas e Manuais do Subgrupo 064.1, seguindo a destinação prevista nesta tabela.
064.7.4 Eliminação: Listagem, Termos e Editais. 02 anos 05 anos Guarda
Permanente
064.7.5
Transferência, Recolhimento:
Listas e Termos de Transferência.
Ficha Descritiva do Acervo.
02 anos 05 anos Guarda
Permanente
065 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS.
065.1 Desinfestação, Higienização. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
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Legislação Observação
065.2 Armazenamento e Depósito. 02 anos _____ Eliminar
065.3 Restauração de Documentos. Inclusive Encadernação. (Contratos)
Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar Documentos que não envolvem pagamentos eliminar após 02 anos.
066 DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA. A temporalidade e destinação serão estabelecidas de acordo com a necessidade do órgão.
066.1 Reprodução de Documentos.
Estudos, Projetos e Normas. Vigência 05 anos
Guarda Permanente
067 INFORMÁTICA.
067.1 Planos e Projetos. Vigência _____ Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
067.2 PROGRAMAS, SISTEMAS, REDES, (Inclusive Licenças e Registro de uso de Compras).
Até a Aprovação das Contas
05 anos Guarda
Permanente
067.2.1 Manuais Técnicos. (Exemplares Únicos). Vigência _____ Guarda
Permanente
067.2.2 Manuais do Usuário. (Exemplares Únicos). Vigência _____ Guarda
Permanente
067.3 ASSISTÊNCIA TÉCNICA.
067.3.1 Atendimento ao Usuário. Vigência 05 anos Eliminar
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067.3.2 Divulgação de Cursos e Eventos. 02 anos _____ Eliminar
067.3.5 SOFTWARE.
067.3.5.1 Pesquisa, Teste e Avaliação. 05 anos 05 anos Eliminar
067.3.5.2 Programas Especiais. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
067.4 HARDWARE.
067.4.1 Manutenção. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
067.4.2 Redes Discentes, Docentes, Técnicos Administrativos.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
070 COMUNICAÇÃO.
070.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral.
Vigência 05 anos Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
071 SERVIÇO POSTAL.
071.1 Serviço de Entrega Expressa. _____ _____ _____
071.1.1 Nacional. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
071.1.2 Internacional. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
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071.2 Malote. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
071.3 Mala Oficial. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
072 Serviço de Rádio. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
072.1 Instalação, Manutenção e Reparo. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
073 Serviços de Telex. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
073.1 Instalação, Manutenção e Reparo. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
074 SERVIÇOS TELEFÔNICOS.
074.1 Instalação, Manutenção e Reparo. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
074.2 Guia Telefônico Interno. Vigência _____ Guarda
Permanente
Conservar, documento importante para a memória da Instituição.
074.3 Autorização para Ligações Interurbanas. 03 anos _____ Eliminar
075 Teleconferências e Vídeo Conferências. Até a Aprovação das Contas
05 anos Eliminar
UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 – RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95
UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO
SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL – SIARC
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100 ENSINO
101 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL.
101.1 Residência Universitária. _____ _____ _____
101.1.1 Cadastramento. 05 anos 05 anos Eliminar
101.1.2 Relatório. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
101.2 Assistência à Saúde. Enquanto Houver
Vinculo 02 anos Eliminar
110 CURSOS DE GRADUAÇÃO.
110.1 Normas, Procedimentos, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Estudos ou Decisões de caráter Geral.
Vigência 05 anos Guarda
Permanente
110.2 CRIAÇÃO DE CURSOS.
110.2.1 Reconhecimento. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
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110.2.2 Credenciamento. 05 anos 05 anos Guarda
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110.3 Extinção de Curso. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
110.4 CONTROLE DE CURSOS.
110.4.1 Relatórios. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
110.4.2 Estatística. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
111 Projeto de Melhoria de Ensino. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
112 CURRICULOS.
112.1 Projeto Político Pedagógico. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
112.2 Reformulação. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
112.3 Adaptação Curricular. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
112.4 DISCIPLINA.
112.4.1 Programas Didáticos. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
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Intermediário
Destinação Final
Legislação Observação
112.4.2 Oferta. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
112.4.3 Dispensa. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
112.4.4 Atribuição de Disciplina de Docente. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
112.4.5 Diário de Classe. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
112.4.6 Cancelamento. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
112.4.7 Conteúdos Programáticos. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
113 CALENDÁRIO ESCOLAR.
113.1 Curso de Férias. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
113.2 Horário de Aula. 05 anos 05 anos Eliminar
114 Defesa de Monografia. (Ata e Exemplar). 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
As Monografias devem ser preservadas na Biblioteca.
114.1 Indicação de Bancas Examinadoras. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
114.2 Prorrogação de Prazo Para Defesa. 05 anos 05 anos Eliminar
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Destinação Final
Legislação Observação
115 FORMATURAS.
115.1 Lista de Formandos. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
115.2 Solenidade de Colação de Grau. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
115.3 Atas. 05 anos _____ Guarda
Permanente
116 Dossiê dos Cursos de Graduação. Durante o Uso 05 anos Guarda
Permanente
117 Diretório Acadêmico (Representação de Discente). 05 anos 01 ano Eliminar
119 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AOS CURSOS DE GRADUAÇÃO.
119.1
Dossiê: REDE UNEB.
Ata de Verificação, Ficha de Inscrição, Lista de Aluno, Plano de Trabalho, Registro de Situação Acadêmica, Relação de Alunos.
03 anos 07 anos Eliminar
119.1.1 Ficha de Inscrição do Aluno. 03 anos 03 anos Eliminar
120 VIDA ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSO DE GRADUAÇÃO.
121 Processo Seletivo (Vestibular).
121.1 Fichas de Inscrição. 06 anos _____ Eliminar
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Destinação Final
Legislação Observação
121.2 Provas. 04 anos 10 anos Eliminar É opcional a seleção por
amostragem das provas dos candidatos.
121.3
Boletim, Classificação Geral, Lista de Convocados, Propostas, Estudos, Programas, Editais, Exemplares Únicos de Provas, Gabaritos, Resultados, Recursos.
05 anos 10 anos Guarda
Permanente
122 DEMAIS FORMAS DE INGRESSO.
122.1 Reingresso. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
122.2 Transferência:
Compulsória, Interna, Voluntária. 05 anos 05 anos
Guarda Permanente
122.3 Reopção de Curso. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
122.4 Admissão de Graduado. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
122.5 Aluno Especial. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
122.6 READMISSÃO
122.6.1 Por Abandono. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
122.6.2 Ex. Officio. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
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Destinação Final
Legislação Observação
122.6.3 Antecipada de Trancamento. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
122.7 Mandato Judicial. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
122.8 Aluno de Cotas. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
123 MATRICULAS. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
123.1 Ordenamento. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
123.2 Correção. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
123.3 CANCELAMENTO E APROVEITAMENTO DE DISCIPLINA.
123.3.1 Ingresso em Ênfase. Enquanto Houver
Vinculo _____ Eliminar
123.3.2 Ingresso em Habilitação. Enquanto Houver
Vinculo _____ Eliminar
123.4 Troca de Turno. Enquanto Houver
Vinculo _____ Eliminar
123.5 Matricula sem Disciplina. Enquanto Houver
Vinculo _____ Eliminar
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Destinação Final
Legislação Observação
123.6 Quebra de Pré Requisito. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
124 TRANCAMENTO.
124.1 Disciplina. Até o Término do
Curso 05 anos Eliminar
124.2 Total do Curso. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
125 AVALIAÇÃO ESCOLAR.
125.1 Provas e Exames. Devolução ao Aluno _____ _____
125.1.1 Revisão de Provas. 05 anos 05 anos Eliminar
125.1.2 Retificação de Notas. 05 anos 05 anos Eliminar
125.1.3 Regime Disciplinar. Até a Análise e Julgamento
05 anos Guarda
Permanente
125.1.4 Trote. 03 anos _____ Eliminar
125.1.5 Láurea. 02 anos 08 anos Guarda
Permanente
126 DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR.
126.1 Histórico Escolar. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
126.2 DIPLOMAS. _____ _____ _____
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Destinação Final
Legislação Observação
126.2.1 Expedição. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
126.2.2 Registro. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
126.2.3 Reconhecimento e Revalidação. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
126.2.4 Atestado e Certificado. 05 anos 05 anos Eliminar
127 REGIME DOMICILIAR.
127.1 Aluna Gestante. 05 anos 05 anos Eliminar
127.2 Aluno Portador de Afecções. 05 anos 05 anos Eliminar
127.3 Serviço Militar. 05 anos 05 anos Eliminar
127.4 Freqüência. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
128 MONITORIAS, ESTÁGIOS E BOLSAS.
128.1 MONITORIAS. _____ _____ _____
128.1.1 Ficha de Inscrição, Declaração. 05 anos _____ Eliminar
128.1.2
Dossiê de Monitoria: Estudos, Propostas, Projetos Selecionados, Programas, Convocação, Edital, Resultados da Seleção, Relação de Participantes, Relatórios Finais, Avaliação, Controle e Expedição de certificados.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
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Destinação Final
Legislação Observação
128.1.3 Atestados. 05 anos _____ Eliminar
128.1.4 Substituição de Bolsista e Orientador. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
128.1.5 RELATÓRIO E AVALIAÇÃO DE BOLSISTA.
128.1.5.1 Semestral. 05 anos 05 anos Eliminar
128.1.5.2 Anual. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
128.2 ESTÁGIO CURRICULAR.
128.2.1 Ficha de Inscrição. 05 anos 05 anos Eliminar
128.2.2
Dossiê de Estágio: Estudos, Propostas, Projetos Selecionados, Programas, Convocação, Edital, Resultados da Seleção, Relação de Participantes, Relatórios Finais, Avaliação, Controle e Expedição de certificados.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
128.2.3 Substituição de Estágio e Orientador. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
128.2.4 RELATÓRIO E AVALIAÇÃO DE ESTÁGIO.
128.2.4.1 Semestral. 05 anos 05 anos Eliminar
128.2.4.2 Anual. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
128.3 PROGRAMA ESPECIAL DE TREINAMENTO – PET.
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Destinação Final
Legislação Observação
128.3.1 Ficha de Inscrição. 05 anos 05 anos Eliminar
128.3.2
Dossiê de PET: Estudos, Propostas, Projetos Selecionados, Programas, Convocação, Edital, Resultados da Seleção, Relação de Participantes, Relatórios Finais, Avaliação, Controle e Expedição de certificados.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
128.3.3 Substituição de Estágio e Orientador. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
128.3.4 RELATÓRIO E AVALIAÇÃO DE ESTÁGIO.
128.3.4.1 Semestral. 05 anos 05 anos Eliminar
128.3.4.2 Anual. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
128.4 Freqüência de Monitores, Estagiário e Bolsista. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
129 DESLIGAMENTO.
129.1 Abandono de Curso. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
129.2 Recusa de Matricula. Após Análise e Julgamento do
Evento 05 anos Eliminar
129.3 Jubilamento. 02 anos 04 anos Guarda
Permanente
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Legislação Observação
130 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DO ENSINO DE GRADUAÇÃO.
130.1 Normas, Regulamentações e Diretrizes. Enquanto Vigorar 05 anos Guarda
Permanente
130.2 Instrumento de Coleta de Dados. 05 anos 05 anos Eliminar
130.3 Relatórios e Análises. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
131 Exame Nacional de Cursos – ENC. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
132 Avaliação de Condições de Ensino. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
140 CURSOS DE PÓS GRADUAÇÃO STRICTO – SENSU.
140.1 Normas, Regulamentações e Diretrizes. Enquanto Vigorar 05 anos Guarda
Permanente
140.2 CRIAÇÃO DE CURSO.
140.2.1 Credenciamento, Reconhecimento. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
140.3 Extinção de Curso 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
140.4 CONTROLE DE CURSO.
140.4.1 Relatórios. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
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Destinação Final
Legislação Observação
140.4.2 Estatísticas. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
141 CURRÍCULOS.
141.1 Projeto Político Pedagógico. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
141.2 Reformulação. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
141.3 Adaptação Curricular. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
141.4 DISCIPLINA.
141.4.1 Programas Didáticos. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
141.4.2 Oferta. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
141.4.3 Adaptação Curricular. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
141.4.4 Atribuição de Disciplina a Docente. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
141.4.5 Diário de Classe. 05 anos 45 anos Eliminar
142 CALENDÁRIO ESCOLAR.
142.1 Horário de Aula. 05 anos 05 anos Eliminar
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD
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Destinação Final
Legislação Observação
143 PROFESSOR VISITANTE.
143.1 Solicitação. 05 anos 05 anos Eliminar
143.2 Relatório. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
144 DEFESA DE DISSERTAÇÃO E TESE.
144.1 Indicação de Bancas Examinadoras. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
144.2 Prorrogação de Prazo Para Defesa. 05 anos 05 anos Eliminar
144.3 Ata, Exemplar da Dissertação e Tese. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
150 VIDA ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSOS DE PÓS – GRADUAÇÃO STRICTO - SENSU
151.1 Ficha de Inscrição, Currículo Vitae e Provas. 06 anos _____ Eliminar Os exemplares únicos devem
ser preservados
151.2 Estudos, Editais, Exemplares Únicos de Provas, Gabaritos, Resultados, Recursos, Propostas, Programas.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
151.3 DEMAIS FORMAS DE INGRESSO.
151.3.1 Reingresso. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
151.3.2 Transferência. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
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Destinação Final
Legislação Observação
152 Matricula. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
153 TRANCAMENTO.
153.1 De disciplina. Até o Término do
Curso 05 anos Eliminar
153.2 Total de Curso. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
154 AVALIAÇÃO ESCOLAR.
154.1 Exames e Provas. Devolução ao Aluno _____ _____
154.1.1 Revisão de Provas. 05 anos 05 anos Eliminar
154.1.2 Retificação de Notas. 05 anos 05 anos Eliminar
155 DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR.
155.1 Histórico Escolar. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
155.2 DIPLOMAS.
155.2.1 Expedição. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
155.2.2 Registro. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
155.2.3 Reconhecimento e Revalidação. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
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Destinação Final
Legislação Observação
155.3 Atestado e Certificado. 05 anos 05 anos Eliminar
155.4 Exame de Qualificação. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
155.5 Aperfeiçoamento de Longa Duração. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
155.6 Especialização. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
156 REGIME DOMICILIAR.
156.1 Aluna Gestante. 05 anos 05 anos Eliminar
156.2 Aluno Portador de Afecções. 05 anos 05 anos Eliminar
157 Aluno Especial. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
158 TITULO DE PÓS – GRADUAÇÃO.
158.1 Equivalência. Até a Conclusão da
Análise da Documentação
05 anos Eliminar
158.2 Reconhecimento. Até a Conclusão da
Análise da Documentação
05 anos Guarda
Permanente
158.3 Registro. Até a Conclusão da
Análise da Documentação
05 anos Guarda
Permanente
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Destinação Final
Legislação Observação
158.4 Revalidação. Até a Conclusão da
Análise da Documentação
05 anos Guarda
Permanente
159 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO CURSO DE PÓS – GRADUAÇÃO STRICTO SENSU.
Dossiê: Programa de Apoio a Pós – Graduação – PROAP;
Dossiê: Programa Nacional de Cooperação Acadêmica – PROCAD;
Dossiê: Programa de Ajuda de Custo – PAC;
Dossiê: Programa Institucional de Capacitação Docente e Técnica- PICDT;
Dossiê: Programa Institucional de Docentes – PICD;
159.1
Dossiê: Programa de Qualificação Institucional – PQI.
Vigência _____ Guarda
Permanente
A vigência esgota-se com o término do Programa.
160 CURSOS DE PÓS – GRADUAÇÃO LATO- SENSU.
160.1 Normas, Regulamentações e Diretrizes. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
160.2 Criação de Curso. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
160.3 Reautorização. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
160.4 CONTROLE DE CURSOS.
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Destinação Final
Legislação Observação
160.4.1 Relatórios. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
160.4.2 Estatísticas. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
161 Currículos. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
162 DISCIPLINA.
162.1 Programas Didáticos. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
162.2 Atribuição de Disciplina de Docente. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
162.3 Diário de Classe. 05 anos 45 anos Guarda
Permanente
163 CALENDÁRIO ESCOLAR.
163.1 Horário de Aula. 05 anos 05 anos Eliminar
164 Defesa de Monografia. (Ata e Exemplar). 05 anos 05 anos Guarda
Permanente Os exemplares devem ser
preservados na Biblioteca.
164.1 Indicação de Banca Examinadora. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
164.2 Prorrogação de Prazo Para Defesa. Até o Término do
Curso 05 anos Eliminar
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Destinação Final
Legislação Observação
170 VIDA ESCOLAR DOS DISCENTES DE CURSO DE PÓS – GRADUAÇÃO LATU – SENSU.
171 PROCESSO SELETIVO.
171.1 Ficha de Inscrição, Currículo Vitae e Provas. 06 anos _____ Eliminar
171.2 Estudos, Editais, Exemplares Únicos de Provas, Gabaritos, Resultados, Recursos, Propostas, Programas.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
172 Matricula. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
173 AVALIAÇÃO ESCOLAR.
173.1 Exames e Provas. Devolução ao Aluno _____ _____
173.1.1 Revisão de Provas. 05 anos 05 anos Eliminar
173.1.2 Retificação de Notas. 05 anos 05 anos Eliminar
174 DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR.
174.1 Histórico Escolar. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
174.2 DIPLOMAS.
174.2.1 Expedição. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
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Prazo De Guarda CÓDIGO SÉRIES / ASSUNTO
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Destinação Final
Legislação Observação
174.2.2 Registro. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
174.3 Atestado e Certificado. 05 anos 05 anos Eliminar
175 REGIME DOMICILIAR.
175.1 Aluna Gestante. 05 anos 05 anos Eliminar
175.2 Aluno Portador de Afecções. 05 anos 05 anos Eliminar
176 Aluno Especial. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
177 Abandono de Curso. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
178 Prorrogação de Prazo para Conclusão de Curso. Até o Término do
Curso 05 anos
Guarda Permanente
180 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DO ENSINO DE PÓS – GRADUAÇÃO.
180.1 Normas, Regulamentações e Diretrizes. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
180.2 Instrumento de Coleta de Dados. 05 anos 05 anos Eliminar
180.3 Relatórios e Análises. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
190 Regime disciplinar do Corpo Discente. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 – RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95
UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO
SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL – SIARC
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Destinação Final
Legislação Observação
200 PESQUISA.
210 Normas, Regulamentações e Diretrizes. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
211 Relações com Órgão de Fomento. Durante o Uso 05 anos Eliminar
220 PROJETOS DE PESQUISA.
220.1 Relatórios. _____ _____ _____
220.1.1 Parcial. 05 anos 05 anos Eliminar
220.1.2 Final. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
220.2 Projetos. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
230 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE INICIAÇÃO CIENTIFICA.
230.1 Ficha de Inscrição. 05 anos 05 anos Eliminar
230.2
Avaliação, Convocação, Controle de Expedição de Certificados, Edital, Estudos, Propostas, Projetos Selecionados, Programas, Resultados de Seleção, Relação de Participantes, Relatórios Finais.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
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Destinação Final
Legislação Observação
230.3 Substituição de Bolsista e Orientador. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
230.4 RELATÓRIO E AVALIAÇÃO DE BOLSISTA.
230.4.1 Semestral. 05 anos 05 anos Eliminar
230.4.2 Anual. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
230.4.5 Freqüência de Bolsista. 02 anos 35 anos Eliminar
240 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DA PESQUISA.
240.1 Normas, Regulamentações e Diretrizes. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
240.2 Instrumento de Coleta de Dados. 05 anos 05 anos Eliminar
240.3 Relatórios e Análises. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
241 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESQUISA.
Dossiê: Programa de Iniciação Cientifica – PICIN;
Dossiê: Protocolo de Integração das Universidades do Estado da Bahia – PINE.
Dossiê: Centro de Apoio ao Desenvolvimento Científico e Tecnológico – CADCT;
241.1
Dossiê: Programa de Desenvolvimento Gerencial e Integrado – PDGI.
Vigência _____ Guarda
Permanente
UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAÇAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 – RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95
UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO
SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL – SIARC
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Observação
300 EXTENSÃO.
310 Normas, Regulamentações e Diretrizes. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
320 PROJETOS DE EXTENSÃO.
320.1 Registro. 05 anos 05 anos Eliminar
320.2 RELATÓRIOS.
320.2.1 Parcial. 05 anos 05 anos Eliminar
320.2.2 Final. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
320.3 Certificados (Expedição e Registro). 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
330 PROGRAMAS DE BOLSA DE EXTENSÃO.
330.1 Ficha de Inscrição. 05 anos 05 anos Eliminar
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Legislação Observação
330.2
Avaliação, Convocação, Controle de Expedição de Certificados, Edital, Estudos, Propostas, Projetos Selecionados, Programas, Resultados de Seleção, Relação de Participantes, Relatórios Finais.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
330.3 Substituição de Bolsista e Orientador. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
330.4 RELATÓRIO E AVALIAÇÃO DE BOLSISTA.
330.4.1 Semestral. 05 anos 05 anos Eliminar
330.4.2 Anual. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
330.5 Freqüência de Bolsista. 02 anos 35 anos Eliminar
340 ESTÁGIO DE EXTENSÃO.
340.1 Ficha de Inscrição. 05 anos 05 anos Eliminar
340.2
Avaliação, Convocação, Controle de Expedição de Certificados, Edital, Estudos, Propostas, Projetos Selecionados, Programas, Resultados de Seleção, Relação de Participantes, Relatórios Finais.
05 anos 05 anos Guarda
Permanente
340.3 Substituição de Bolsista e Orientador. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
340.4 RELATÓRIO E AVALIAÇÃO DE ESTAGIÁRIO.
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Legislação Observação
340.4.1 Semestral. 05 anos 05 anos Eliminar
340.4.2 Anual. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
350 AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DE EXTENSÃO.
350.1 Normas, Regulamentações e Diretrizes. Vigência 05 anos Guarda
Permanente
350.2 Instrumento de Coleta de Dados. 05 anos 05 anos Eliminar
350.3 Relatórios e Análises. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
360 Cursos de Extensão. 05 anos 05 anos Guarda
Permanente
370 Currículos de Extensão. Até a Conclusão das Atividades
05 anos Guarda
Permanente
370.1 Reformulação. Até a Conclusão das Atividades
05 anos Guarda
Permanente
370.2 Programas Didáticos. Até a Conclusão das Atividades
05 anos Guarda
Permanente
380 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A EXTENSÃO.
Ficha: Projeto de Regularização do Fluxo Escolar da 5ª a 8ª Série.
05 anos 45 anos Eliminar
380.1 Ficha: Projeto de Combate a Distorção da Idade da 1ª a 8ª Série.
05 anos 45 anos Eliminar
ÍNDICE
Abandono de Curso de Graduação..........................................................................................................................................................................................129.1
Abandono de Curso de Pós – Graduação Latu – Sensu............................................................................................................................................................177
Abastecimento de Veículos......................................................................................................................................................................................................042.3
Abono Pecuniário..................................................................................................................................................................................................................023.2.3
Ação Disciplinar...........................................................................................................................................................................................................................024
Acidente em Serviço..........................................................................................................................................................................................................023.4.3.1
Acidentes de Veículos..............................................................................................................................................................................................................042.4
Ações Judiciais. (Dissídio Coletivo).......................................................................................................................................................................................010.9.1
Ações Judiciais.........................................................................................................................................................................................................................010.9
Acordos.......................................................................................................................................................................................................................................004
Adaptação Curricular de Disciplina.......................................................................................................................................................................................141.4.3
Adaptação Curricular do Curso de Graduação........................................................................................................................................................................112.3
Adaptação Curricular do Curso de Pós Graduação Stricto Sensu...........................................................................................................................................141.3
Adiantamento............................................................................................................................................................................................................................057.3
Adicionais.................................................................................................................................................................................................................................023.2
Adicional de 1/3 de Férias.....................................................................................................................................................................................................023.2.3
Administração Central.................................................................................................................................................................................................................000
Admissão de Graduado............................................................................................................................................................................................................122.4
Admissão de Pessoal............................................................................................................................................................................................................022.4.1
Afastamento para Depor.......................................................................................................................................................................................................023.5.1
Afastamento para Exercer Mandato Eletivo..........................................................................................................................................................................023.5.2
Afastamento para Servir ao Tribunal Regional Eleitoral.......................................................................................................................................................023.5.3
Afastamento para Servir Como Jurado.................................................................................................................................................................................023.5.4
Afastamento.............................................................................................................................................................................................................................023.5
Ajuda de Custo......................................................................................................................................................................................................................057.4.1
Ajustes.........................................................................................................................................................................................................................................004
Alienação Material Permanente e de Consumo.......................................................................................................................................................................032.4
Alteração da Folha de Pagamento........................................................................................................................................................................................023.1.1
Aluguel de Material Permanente e de Consumo...................................................................................................................................................................031.1.2
Aluna Gestante Discente do Curso de Graduação..................................................................................................................................................................127.1
Aluna Gestante Discente do Curso de Pós – Graduação Latu - Sensu...................................................................................................................................175.1
Aluna Gestante Discente do Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu...............................................................................................................................156.1
Aluno de Cotas Readmissão....................................................................................................................................................................................................122.8
Aluno Especial Discente do Curso de Graduação...................................................................................................................................................................122.5
Aluno Especial Discente do Curso de Pós – Graduação Latu - Sensu.......................................................................................................................................176
Aluno Especial Discente do Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu....................................................................................................................................157
Aluno Portador de Afecções Discente do Curso de Graduação..................... ........................................................................................................................127.2
Aluno Portador de Afecções Discente do Curso de Pós – Graduação Latu – Sensu..............................................................................................................175.2
Aluno Portador de Afecções Discente do Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu...........................................................................................................156.2
Analise de Documentos........................................................................................................................................................................................................064.7.1
Anúncios...................................................................................................................................................................................................................................012.3
Aperfeiçoamento de Longa Duração (Diplomas).....................................................................................................................................................................155.5
Aposentadoria (Processo)........................................................................................................................................................................................................025.1
Aproveitamento de Pessoal..................................................................................................................................................................................................022.4.1
Aquisição de Bens Imóveis......................................................................................................................................................................................................041.1
Aquisição de Documentação Bibliográficas.............................................................................................................................................................................062.2
Aquisição de Material (Licitação)................................................................................................................................................................................................031
Aquisição de Veículos (Inclusive Licitações)............................................................................................................................................................................042.1
Armazenamento e Depósito (Conservação de Documentos)..................................................................................................................................................065.2
Assistência à Saúde Estudante................................................................................................................................................................................................101.2
Assistência à Saúde Servidor..................................................................................................................................................................................................025.2
Assistência Estudantil.................................................................................................................................................................................................................101
Assistência Pré Escola, Creche.......................................................................................................................................................................................023.4.3.6.2
Ata Curso de Pós – Graduação Stricto – Sensu......................................................................................................................................................................144.3
Ata de Reuniões.......................................................................................................................................................................................................................010.3
Atas de Formaturas..................................................................................................................................................................................................................115.3
Atos Normativos..........................................................................................................................................................................................................................005
Autorização para Ligações Interurbanas..................................................................................................................................................................................074.3
Auxilio Alimentação..........................................................................................................................................................................................................023.4.3.6.1
Auxilio Refeição...............................................................................................................................................................................................................023.4.3.6.1
Auxilio Transporte............................................................................................................................................................................................................023.4.3.6.1
Auxílios...............................................................................................................................................................................................................................023.4.3.6
Avaliação de Condições de Ensino.............................................................................................................................................................................................132
Avaliação de Documentos.....................................................................................................................................................................................................064.7.1
Avaliação Institucional de Extensão............................................................................................................................................................................................350
Avaliação Institucional de Pesquisa............................................................................................................................................................................................240
Avaliação Institucional do Ensino de Graduação........................................................................................................................................................................130
Avaliação Institucional do Ensino de Pós – Graduação..............................................................................................................................................................180
Averbação de Tempo de Serviço..........................................................................................................................................................................................025.1.1
Aviso de Férias......................................................................................................................................................................................................................023.4.2
Baixa de Bens e Recolhimento de Material Ao Deposito.........................................................................................................................................................032.3
Baixa de Material Permanente e de Consumo.........................................................................................................................................................................032.4
Balanços e Balancetes................................................................................................................................................................................................................056
Benefícios....................................................................................................................................................................................................................................025
Bens Imóveis...............................................................................................................................................................................................................................041
Cadastro de veículo.................................................................................................................................................................................................................042.2
Cadastro e Catalogo de Fornecedor........................................................................................................................................................................................030.2
Calendário Escola Curso de Pós – Graduação Latu - Sensu.....................................................................................................................................................163
Calendário Escolar Curso de Graduação....................................................................................................................................................................................113
Calendário Escolar Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu.................................................................................................................................................142
Cancelamento e Aproveitamento de Disciplina........................................................................................................................................................................123.3
Cargos em Comissão.........................................................................................................................................................................................................023.1.4.2
Cartazes...................................................................................................................................................................................................................................012.3
Certificados (Expedição e Registro).........................................................................................................................................................................................320.3
Classificação e Arquivamento..................................................................................................................................................................................................064.5
Clipping (Noticiários e Reportagens)........................................................................................................................................................................................012.1
Código de Classificação de Documentos..............................................................................................................................................................................064.5.1
Comissões Técnicas, Conselhos, Grupos De Trabalho, Juntas e Comitês................................................................................................................................011
Comodato de Material Permanente e de Consumo..............................................................................................................................................................031.1.2
Compra. (Inclusive Assinatura de Periódicos)......................................................................................................................................................................062.2.1
Comunicação de Ocorrências Funcionais – COF.................................................................................................................................................................023.6.2
Comunicação Social....................................................................................................................................................................................................................012
Comunicação...............................................................................................................................................................................................................................070
Concurso Publico de Docente .................................................................................................................................................................................................021.2
Concurso Público Técnico Administrativo (Atas, Atos, Editais, Portarias, Relatórios, Resoluções, Resultados e Recursos)..............................................021.1.4
Conservação de Documentos.....................................................................................................................................................................................................065
Consultas e Empréstimos.....................................................................................................................................................................................................064.6.1
Contagem de tempo de Serviço ...........................................................................................................................................................................................025.1.1
Contra – Cheque...................................................................................................................................................................................................................023.1.2
Contratação de Pessoal .......................................................................................................................................................................................................022.4.1
Contribuição Sindical.............................................................................................................................................................................................................023.3.1
Controle de Curso de Pós - Graduação Stricto - Sensu.........................................................................................................................................................140.4
Controle de Cursos de Graduação...........................................................................................................................................................................................110.4
Controle de Cursos Pós - Graduação Latu - Sensu................................................................................................................................................................160.4
Controle de Freqüência............................................................................................................................................................................................................023.6
Controle de Portaria..................................................................................................................................................................................................................042.8
Convênios....................................................................................................................................................................................................................................004
Convites....................................................................................................................................................................................................................................012.2
Correspondências: Expedida e Recebida. (Oficio Memorandos, Fax, E-Mail).........................................................................................................................010.5
Criação de Curso Pós - Graduação Latu - Sensu...................................................................................................................................................................160.2
Criação de Curso Pós - Graduação Stricto - Sensu................................................................................................................................................................140.2
Criação de Cursos de Graduação............................................................................................................................................................................................110.2
Currículos de Curso de Graduação.............................................................................................................................................................................................112
Currículos de Curso de Pós - Graduação Stricto - Sensu..........................................................................................................................................................141
Currículos de Cursos Pós - Graduação Latu - Sensu................................................................................................................................................................161
Currículos de Extensão...............................................................................................................................................................................................................370
Curso de Férias........................................................................................................................................................................................................................113.1
Cursos de Extensão....................................................................................................................................................................................................................360
Cursos de Graduação.................................................................................................................................................................................................................110
Cursos de Pós – Graduação Lato- Sensu...................................................................................................................................................................................160
Cursos de Pós Graduação Stricto – Sensu.................................................................................................................................................................................140
DEA – Despesas De Exercícios Anteriores..............................................................................................................................................................................057.5
Declaração de Monitorias .....................................................................................................................................................................................................128.1.1
Delegações de Competências.................................................................................................................................................................................................029.1
Demissão de Pessoal ...........................................................................................................................................................................................................022.4.2
Descentralização de Recursos (Distribuição Orçamentária).................................................................................................................................................051.2.1
Designação, Disponibilidade, Redistribuição, Substituição de Pessoal................................................................................................................................022.4.4
Desinfestação, Higienização....................................................................................................................................................................................................065.1
Despesas com Locomoção e Passagem...............................................................................................................................................................................057.4.2
Despesas...............................................................................................................................................................................................................................052.2.2
Destinação dos Documentos....................................................................................................................................................................................................064.7
Diária.........................................................................................................................................................................................................................................057.4
Diário de Classe Curso de Pós – Graduação Lato – Sensu ...................................................................................................................................................162.3
Diário de Classe Curso de Pós – Graduação Stricto – Sensu .............................................................................................................................................141.4.5
Diário de Classe Curso Graduação ......................................................................................................................................................................................112.4.5
Diplomas Discente do Curso de Pós – Graduação Lato - Sensu............................................................................................................................................174.2
Diplomas Discente do Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu........................................................................................................................................155.2
Diplomas Discente do Curso Graduação ................................................................................................................................................................................126.2
Direitos, Obrigações e Vantagens...............................................................................................................................................................................................023
Diretório Acadêmico (Representação De Discente)....................................................................................................................................................................117
Dispensa................................................................................................................................................................................................................................022.4.2
Documentação Arquivistica.........................................................................................................................................................................................................064
Documentação Bibliográfica. (Livros, Periódicos, Folhetos e Audiovisuais)...............................................................................................................................062
Documentação e Informação......................................................................................................................................................................................................060
Documentação Escolar do Curso de Pós – Graduação Lato – Sensu ......................................................................................................................................174
Documentação Escolar do Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu.....................................................................................................................................155
Documentação Escolar do Curso Graduação.............................................................................................................................................................................126
Documentação Museológica.......................................................................................................................................................................................................066
Documentos Pessoais dos Candidatos.................................................................................................................................................................................021.2.3
Dossiê de Estagiário..............................................................................................................................................................................................................020.4.2
Dossiê de Funcionário: Estatutário e Concursado. Ativo e Inativo...........................................................................................................................................020.4
Dossiê de Implantação.............................................................................................................................................................................................................010.3
Dossiê de Reconhecimento da UNEB.....................................................................................................................................................................................001.1
Dossiê dos Cursos de Graduação..............................................................................................................................................................................................116
Dossiê Eleição: Reitor/ Vice-Reitor, Diretor/ Vice Diretor, Coordenador/ Vice Coordenador...................................................................................................010.8
Dossiê Evento: Participativo ou Promovido..............................................................................................................................................................................010.7
Dossiê: Centro De Apoio ao Desenvolvimento Científico e Tecnológico – CADCT................................................................................................................241.1
Dossiê: Concurso Público de Docente.....................................................................................................................................................................................021.2
Dossiê: Concurso Público. Técnico Administrativo..................................................................................................................................................................021.1
Dossiê: Programa de Ajuda de Custo – PAC...........................................................................................................................................................................159.1
Dossiê: Programa de Apoio a Pós – Graduação – PROAP.....................................................................................................................................................159.1
Dossiê: Programa de Desenvolvimento Gerencial E Integrado – PDGI..................................................................................................................................241.1
Dossiê: Programa de Iniciação Cientifica – PICIN...................................................................................................................................................................241.1
Dossiê: Programa de Qualificação Institucional – PQI.............................................................................................................................................................159.1
Dossiê: Programa Institucional de Capacitação Docente e Técnica- PICDT...........................................................................................................................159.1
Dossiê: Programa Institucional de Docentes – PICD...............................................................................................................................................................159.1
Dossiê: Programa Nacional de Cooperação Acadêmica – PROCAD......................................................................................................................................159.1
Dossiê: Protocolo de Integração das Universidades do Estado da Bahia – PINE...................................................................................................................241.1
Dossiê: REDE UNEB.
Ata De Verificação, Ficha De Inscrição, Lista De Aluno, Plano De Trabalho, Registro De Situação Acadêmica, Relação De Alunos...................................119.1
Emplacamento..........................................................................................................................................................................................................................042.2
Encargos, Tributos e Contribuições (Processo de Pagamento)..................................................................................................................................................058
Encargos, Tributos e Contribuições.........................................................................................................................................................................................023.3
Ensino..........................................................................................................................................................................................................................................100
Escala de Férias....................................................................................................................................................................................................................023.4.2
Estágio Curricular.....................................................................................................................................................................................................................128.2
Estágio de Extensão...................................................................................................................................................................................................................340
Estrutura Institucional: Ata, Ato, Alteração Dos Regimentos, Competências, Estatutos, Estruturas, Portarias, Resoluções...............................................010.3.1
Estruturas....................................................................................................................................................................................................................................041
Estudos e Previsão de Pessoal................................................................................................................................................................................................022.1
Ex. Officio..............................................................................................................................................................................................................................122.6.2
Exame de Qualificação............................................................................................................................................................................................................155.4
Exame Nacional de Cursos – ENC.............................................................................................................................................................................................131
Exames de Seleção Concurso Público: Testes Psicotécnicos, Exames Médicos. ..............................................................................................................021.1.2
Exames e Provas Discente do Curso de Pós – Graduação Lato - Sensu...............................................................................................................................173.1
Exames e Provas Discente do Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu............................................................................................................................154.1
Execução Financeira................................................................................................................................................................................................................052.2
Execução Orçamentária...........................................................................................................................................................................................................051.2
Exemplar da Dissertação Curso de Pós – Graduação Stricto – Sensu ..................................................................................................................................144.3
Exoneração de Pessoal.........................................................................................................................................................................................................022.4.2
Extensão......................................................................................................................................................................................................................................300
Extinção De Curso de Graduação............................................................................................................................................................................................110.3
Extinção De Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu.........................................................................................................................................................140.3
Extrato de Contas.....................................................................................................................................................................................................................054.1
Extravio, Roubo e Desaparecimento Material Pernamente e Consumo..................................................................................................................................032.2
Falecimento de Pessoal........................................................................................................................................................................................................022.4.2
FGTS........................................................................................................................................................................................................................................058.5
Ficha de Inscrição de Monitorias...........................................................................................................................................................................................128.2.1
Ficha de Inscrição Discente do Curso de Curso de Graduação...........................................................................................................................................119.1.1
Ficha de Inscrição Discente do Curso de Pós – Graduação Latu – Sensu.............................................................................................................................171.1
Ficha de Inscrição Estágio de Extensão..................................................................................................................................................................................340.1
Ficha de Inscrição Programa de Bolsa de Extensão...............................................................................................................................................................330.1
Ficha de Inscrição Programa Especial de Treinamento........................................................................................................................................................128.3.1
Ficha de Inscrição Programa Institucional de Bolsa de Iniciação Cientifica............................................................................................................................230.1
Ficha de Inscrição, Provas Discente do Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu..............................................................................................................151.1
Ficha Descritiva do Acervo....................................................................................................................................................................................................064.7.5
Ficha: Projeto De Combate A Distorção Da Idade Da 1ª A 8ª Série........................................................................................................................................380.1
Ficha: Projeto De Regularização Do Fluxo Escolar Da 5ª A 8ª Série......................................................................................................................................380.1
Finanças......................................................................................................................................................................................................................................052
Folders......................................................................................................................................................................................................................................012.3
Folha de Pagamento.................................................................................................................................................................................................................057.9
Folhas de Ponto.....................................................................................................................................................................................................................023.6.1
Folhetos....................................................................................................................................................................................................................................012.3
Formaturas..................................................................................................................................................................................................................................115
Funcionário REDA.................................................................................................................................................................................................................020.4.1
Fundos Especiais........................................................................................................................................................................................................................053
FUNPREV – Fundo Financeiro da Previdência Social dos Servidores Públicos do Estado da Bahia.....................................................................................058.7
Garantia (Termo/ Nota Fiscal)..................................................................................................................................................................................................033.4
Gratificação de Função.......................................................................................................................................................................................................023.1.4.1
Gratificações.........................................................................................................................................................................................................................023.1.4
Guia de Remessa..................................................................................................................................................................................................................010.6.1
Guia de Transferência...........................................................................................................................................................................................................032.1.1
Guia Telefônico Interno............................................................................................................................................................................................................074.2
Hardware..................................................................................................................................................................................................................................067.4
Histórico Escolar Curso de Graduação .............................................................. ....................................................................................................................126.1
Histórico Escolar Curso de Pós – Graduação Lato – Sensu ..................................................................................................................................................174.1
Histórico Escolar Curso de Pós – Graduação Stricto Sensu....................................................................................................................................................155.1
IAPSEB – Instituto de Assistência e Previdência dos Serviços da Bahia................................................................................................................................058.6
Imposto de Renda (Guia de Recolhimento Pessoa Física)......................................................................................................................................................058.1
Imposto Sobre Serviços - ISS ..................................................................................................................................................................................................058.3
Impostos e Taxas......................................................................................................................................................................................................................057.1
Informática...................................................................................................................................................................................................................................067
Infrações de Veículos...............................................................................................................................................................................................................042.4
Insalubridade, Periculosidade................................................................................................................................................................................................023.2.2
INSS – Normal..........................................................................................................................................................................................................................058.2
INSS – Parcelado..................................................................................................................................................................................................................058.2.1
Inventário de Material de Consumo..........................................................................................................................................................................................034.2
Inventário de Material Permanente...........................................................................................................................................................................................034.1
Lançamentos ........................................................................................................................................................................................................................054.1.1
Laudo de Avaliação de Bens Móveis.....................................................................................................................................................................................032.1.2
Laudo Técnico Pericial..............................................................................................................................................................................................................029.2
Láurea....................................................................................................................................................................................................................................125.1.5
Leasing de Material Permanente e de Consumo..................................................................................................................................................................031.1.2
Legislação no Âmbito da UNEB................................................................................................................................................................................................005.1
Liberação para Saída de Veículo.............................................................................................................................................................................................042.5
Licença Gestante................................................................................................................................................................................................................023.4.3.3
Licença para Acompanhamento de Conjugue....................................................................................................................................................................023.4.3.2
Licença para Adotante........................................................................................................................................................................................................023.4.3.3
Licença para Tratamento de Saúde...................................................................................................................................................................................023.4.3.5
Licença Paternidade...........................................................................................................................................................................................................023.4.3.3
Licenciamento..........................................................................................................................................................................................................................042.2
Limpeza e Conservação, Jardinagem...................................................................................................................................................................................041.3.4
Lista de Formandos..................................................................................................................................................................................................................115.1
Lista de Transferência de Documentos.................................................................................................................................................................................064.7.5
Livros de Ponto......................................................................................................................................................................................................................023.6.1
Locação de Máquinas e Equipamentos....................................................................................................................................................................................041.4
Lotação de Pessoal ..............................................................................................................................................................................................................022.4.3
Mala Oficial...............................................................................................................................................................................................................................071.3
Malote.......................................................................................................................................................................................................................................071.2
Mandato Judicial.......................................................................................................................................................................................................................122.7
Manuais do Usuário. (Exemplares Únicos)............................................................................................................................................................................067.2.2
Manuais Técnicos. (Exemplares Únicos)...............................................................................................................................................................................067.2.1
Manutenção de Ar Condicionado..........................................................................................................................................................................................041.3.1
Manutenção de Extintores.....................................................................................................................................................................................................041.3.2
Manutenção de Subestação e Geradores.............................................................................................................................................................................041.3.3
Manutenção de Veículos..........................................................................................................................................................................................................042.3
Material Permanente e Consumo.............................................................................................................................................................................................031.1
Matricula Curso de Graduação....................................................................................................................................................................................................123
Matricula Curso de Pós – Graduação Lato - Sensu....................................................................................................................................................................172
Matricula Curso de Pós – Graduação Stricto - Sensu.................................................................................................................................................................152
Matricula Sem Disciplina...........................................................................................................................................................................................................123.5
Monitorias, Estágios e Bolsas......................................................................................................................................................................................................128
Movimentação de Material Permanente e Consumo...................................................................................................................................................................032
Movimentação de Pessoal: Decisões, Estudos, Normas e Procedimentos.............................................................................................................................022.4
Multas de Veículos...................................................................................................................................................................................................................042.4
Nomeação de Pessoal...........................................................................................................................................................................................................022.4.1
Obras........................................................................................................................................................................................................................................041.2
Obrigações Trabalhistas ou Estatutárias, Relações Com Ministérios e Secretarias Federais.................................................................................................020.2
Operações Bancárias..................................................................................................................................................................................................................054
Orçamento e Finanças.................................................................................................................................................................................................................050
Ordem Bancária.....................................................................................................................................................................................................................054.1.1
Organização e Funcionamento....................................................................................................................................................................................................010
Outros Assuntos Referentes à Extensão.....................................................................................................................................................................................380
Outros Assuntos Referentes à Pesquisa.....................................................................................................................................................................................241
Outros Assuntos Referentes à Pessoal.......................................................................................................................................................................................029
Outros Assuntos Referentes aos Curso de Pós – Graduação Stricto Sensu.............................................................................................................................159
Outros Assuntos Referentes aos Cursos de Graduação.............................................................................................................................................................119
Patrimônio....................................................................................................................................................................................................................................040
Pensão Alimentícia................................................................................................................................................................................................................023.3.2
Pensão Vitalícia.....................................................................................................................................................................................................................025.1.3
Pensão: Provisória e Temporária..........................................................................................................................................................................................025.1.2
Permuta de Pessoal.............................................................................................................................................................................................................. 022.4.3
Pesquisa......................................................................................................................................................................................................................................200
Pessoal........................................................................................................................................................................................................................................020
PIS/ PASEP..............................................................................................................................................................................................................................058.4
Plano Operativo – POA.........................................................................................................................................................................................................051.2.2
Planos e Projetos (Informática).................................................................................................................................................................................................067.1
Planos, Propostas e Programas de Trabalho..............................................................................................................................................................................002
Plantas.........................................................................................................................................................................................................................................041
Política de Acesso aos Documentos........................................................................................................................................................................................064.6
Portarias....................................................................................................................................................................................................................................029.1
Prestação de Contas (Inclusive Parecer de Aprovação das Contas)..........................................................................................................................................055
Prestação De Contas de Adiantamento................................................................................................................................................................................057.3.1
Prestação de Serviços: Pessoa Física.....................................................................................................................................................................................057.6
Prestação de Serviços: Pessoa Jurídica..................................................................................................................................................................................057.7
Previsão Orçamentária..........................................................................................................................................................................................................051.1.1
Processo Administrativo...........................................................................................................................................................................................................024.1
Processo de Aquisição de Veículo........................................................................................................................................................................................042.1.1
Processo de Construção: Ampliação, Memorial Descritivo, Plantas, Projetos, Processo de Licitação, Recuperação, Reforma, Restauração...................041.2.1
Processo de Implantação: Solicitação de Verbas Para Implantação de Novas UES, Logotipo, Concepção da Universidade.............................................010.3.2
Processo de Pagamento (Convênio) .......................................................................................................................................................................................057.2
Processo de Pagamento..............................................................................................................................................................................................................057
Processo Referente ao Recrutamento e Seleção.................................................................................................................................................................021.2.6
Processo Seletivo ( Dossiê: Vestibular).......................................................................................................................................................................................121
Procurações..............................................................................................................................................................................................................................029.1
Produção de Documentos: Levantamento e Fluxo...................................................................................................................................................................064.2
Produção Editorial (Inclusive Edição)..........................................................................................................................................................................................061
Professor Visitante.......................................................................................................................................................................................................................143
Programa Especial De Treinamento – PET .............................................................................................................................................................................128.3
Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Cientifica............................................................................................................................................................230
Programação Financeira de Desembolso.................................................................................................................................................................................052.1
Programação Orçamentária......................................................................................................................................................................................................051.1
Programas de Bolsa de Extensão...............................................................................................................................................................................................330
Programas, Sistemas, Redes (Inclusive Licenças e Registro de uso de Compras).................................................................................................................067.2
Projeto de Extensão Relatório Final......................................................................................................................................................................................320.2.2
Projeto de Melhoria de Ensino.....................................................................................................................................................................................................111
Projeto de Pesquisa Relatório Final.......................................................................................................................................................................................220.1.2
Projetos de Extensão...................................................................................................................................................................................................................320
Projetos de Pesquisa...................................................................................................................................................................................................................220
Projetos Estudos e Normas.........................................................................................................................................................................................................001
Prontuário Médico do Servidor..............................................................................................................................................................................................025.2.1
Proposta Orçamentária..........................................................................................................................................................................................................051.1.2
Prorrogação de Prazo para Conclusão de Curso........................................................................................................................................................................178
Protocolo de Intenções................................................................................................................................................................................................................004
Protocolo: Expedição de Documentos, Recepção e Tramitação (Documentação Arquivística)..............................................................................................064.3
Protocolo: Guias/ Livros de Registro de Entrada e Saída de Documentos..............................................................................................................................010.6
Provas e Exames......................................................................................................................................................................................................................125.1
Provas: Didática e Escrita......................................................................................................................................................................................................021.2.2
Publicação no Diário Oficial......................................................................................................................................................................................................060.1
Publicações de Matérias em Outros Periódicos.......................................................................................................................................................................060.3
Publicações de Matérias nos Boletins Administrativos, Pessoal e de Serviço.........................................................................................................................060.2
Quadro de Detalhamento de Despesa..................................................................................................................................................................................051.1.3
Quadro Resumo da Folha de Pagamento.............................................................................................................................................................................023.1.1
Quadros, Tabelas e Política de Pessoal......................................................................................................................................................................................022
Qualificação de Servidor........................................................................................................................................................................................................023.5.6
Quebra de Pré Requisito..........................................................................................................................................................................................................123.6
Readaptação de Pessoal.......................................................................................................................................................................................................022.4.1
Readmissão Antecipada de Trancamento.............................................................................................................................................................................122.6.3
Readmissão de Pessoal........................................................................................................................................................................................................022.4.1
Receita...................................................................................................................................................................................................................................052.2.1
Recrutamento e Seleção.............................................................................................................................................................................................................021
Recusa de Matricula.................................................................................................................................................................................................................129.2
Reestruturações e Alterações Salariais....................................................................................................................................................................................022.3
Regime Disciplinar de Curso de Graduação..........................................................................................................................................................................125.1.3
Regime Disciplinar do Corpo Discente........................................................................................................................................................................................190
Regime Domiciliar do Curso de Graduação................................................................................................................................................................................127
Regime Domiciliar do Curso de Pós-Graduação Lato-Sensu.....................................................................................................................................................175
Regime Domiciliar do Curso de Pós-Graduação Stricto-Sensu..................................................................................................................................................156
Registro De Ocorrência............................................................................................................................................................................................................042.9
Registro de Projeto de Extensão..............................................................................................................................................................................................320.1
Registro Dos Órgãos Competentes..........................................................................................................................................................................................010.2
Reingresso de Discente de Pós-Graduação Stricto-Sensu...................................................................................................................................................151.3.1
Reingresso de Discente do Curso de Graduação....................................................................................................................................................................122.1
Relação Anual De Informações Sociais – RAIS....................................................................................................................................................................023.3.3
Relação Com Conselhos Profissionais, Sindicatos, Acordos, Dissídios, Movimentos Reivindicatório, Greve e Paralisações................................................020.3
Relatório Anual De Atividades.....................................................................................................................................................................................................003
Relatório da Folha de Pagamento.........................................................................................................................................................................................023.1.1
Relatório de Assistência Estudantil.......................................................................................................................................................................................101.1.2
Relatório de Organização do Acervo.....................................................................................................................................................................................064.7.2
Relatório de Professor Visitante...............................................................................................................................................................................................143.2
Relatório e Avaliação de Bolsista (Anual)...........................................................................................................................................................................128.1.5.2
Relatório e Avaliação de Bolsista de Curso de Graduação...................................................................................................................................................128.1.5
Relatório e Avaliação de Bolsista de Iniciação Científica.........................................................................................................................................................230.4
Relatório e Avaliação de Bolsista de Programa de Extensão..................................................................................................................................................330.4
Relatório e Avaliação de Estagiário de Programa de Extensão...............................................................................................................................................340.4
Relatório e Avaliação de Estágio (Anual)..........................................................................................................................................................................128.2.4.2
Relatório e Avaliação de Estágio de Curso de Graduação...................................................................................................................................................128.2.4
Relatório e Avaliação de Estágio de Extensão (Anual) ........................................................................................................................................................340.4.2
Relatório e Avaliação de Estágio do Programa PET.............................................................................................................................................................128.3.4
Relatório e Pareceres Relativos a Auditoria e Controle Interno Para o Tribunal de Contas do Estado da Bahia.......................................................................059
Remoção de Pessoal.............................................................................................................................................................................................................022.4.3
Reopção de Curso....................................................................................................................................................................................................................122.3
Reparo de Veículos..................................................................................................................................................................................................................042.3
Reprodução de Documentos....................................................................................................................................................................................................066.1
Requisição de Material.............................................................................................................................................................................................................030.3
Requisição de Pessoal..........................................................................................................................................................................................................022.4.5
Requisição Para Uso de Veículo – RUV..................................................................................................................................................................................042.6
Rescisão Contratual ..............................................................................................................................................................................................................022.4.2
Residência Universitária...........................................................................................................................................................................................................101.1
Restauração de Documentos. (Inclusive Encadernação).........................................................................................................................................................065.3
Resumo da Folha de Pagamento..........................................................................................................................................................................................023.1.1
Salário Família (Processo de Pagamento)............................................................................................................................................................................057.9.8
Salário Família.......................................................................................................................................................................................................................023.1.3
Salário Maternidade...............................................................................................................................................................................................................023.4.1
Saldos....................................................................................................................................................................................................................................054.1.1
Seguros.....................................................................................................................................................................................................................................042.7
Seleção de Documentos........................................................................................................................................................................................................064.7.1
Serviço de Entrega Expressa...................................................................................................................................................................................................071.1
Serviço de Rádio..........................................................................................................................................................................................................................072
Serviço Postal..............................................................................................................................................................................................................................071
Serviços de Manutenção..........................................................................................................................................................................................................041.3
Serviços de Telex........................................................................................................................................................................................................................073
Serviços de Vigilância............................................................................................................................................................................................................041.3.4
Serviços Executados nas Oficinas do Órgão............................................................................................................................................................................033.2
Serviços Reprográficos.............................................................................................................................................................................................................030.3
Serviços Telefônicos....................................................................................................................................................................................................................074
Software.................................................................................................................................................................................................................................067.3.5
Solenidade de Colação de Grau...............................................................................................................................................................................................115.2
Tabela de Temporalidade......................................................................................................................................................................................................064.7.3
Teleconferências e Vídeo Conferências......................................................................................................................................................................................075
Tempo de Serviço: Anuênio, Biênio, Qüinqüênio..................................................................................................................................................................023.2.1
Terceirização de Mão de Obra..............................................................................................................................................................................................041.3.4
Termo de Baixa da SAEB......................................................................................................................................................................................................032.1.6
Termo de Cooperação.................................................................................................................................................................................................................004
Termo de Deposito CNPQ.....................................................................................................................................................................................................032.1.5
Termo de Parceria.......................................................................................................................................................................................................................004
Termo de Responsabilidade: Material Permanente..............................................................................................................................................................032.1.3
Termo de Transferência Interna............................................................................................................................................................................................032.1.4
Tese Curso de Pós – Graduação Stricto – Sensu ...................................................................................................................................................................144.3
Titulo de Pós – Graduação..........................................................................................................................................................................................................158
Tomada de Contas (Inclusive Parecer de Aprovação das Contas).............................................................................................................................................055
Tombamento de Veículo...........................................................................................................................................................................................................042.2
Trancamento de Disciplina.......................................................................................................................................................................................................153.1
Transferência de Pessoal .................................................................................................................................................................................................... 022.4.3
Transporte / Veículos...................................................................................................................................................................................................................042
Transporte e Autorização de Saída de Material....................................................................................................................................................................032.1.7
Trote......................................................................................................................................................................................................................................125.1.4
Venda (Inclusive De Leilão) de Material Permanente e Consumo........................................................................................................................................032.4.1
Vida Escolar dos Discentes de Curso de Graduação..................................................................................................................................................................120
Vida Escolar dos Discentes de Curso de Pós – Graduação Latu – Sensu.................................................................................................................................170
Vida Escolar dos Discentes de Curso de Pós – Graduação Stricto – Sensu..............................................................................................................................150
GLOSSÁRIO
ACERVO – Conjunto de documentos de um arquivo
ARQUIVAMENTO - Seqüência de operações que consiste na guarda ordenada de documentos em equipamentos próprios e de
acordo com sistema preestabelecidos.
ARQUIVO - Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, e por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza do documento; instituição, serviço e /ou setor que visa ao uso, ao tratamento e á preservação de documentos; móvel
utilizado para a guarda de documento.
ARQUIVO CORRENTE – Documento em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE/ HISTÓRICO - Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados. Esses documentos são inalienáveis e imprescritíveis. O Arquivo Permanente surge após a realização
da avaliação dos documentos e tem um tratamento técnico diferenciado para os documentos, bem como condições de guarda e
acesso.
ARQUIVO CENTRAL OU ARQUIVO GERAL - Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos
arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento.
ARQUIVO SETORIAL – Unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no
sistema de arquivos adotados pela administração a que pertence, depende tecnicamente do Arquivo Central.
ATIVIDADE-FIM - Expressão que designa o conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para o desempenho de suas
competências específicas.
ATIVIDADE- MEIO – Conjunto de operações que uma Instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas
atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
AVALIAÇÃO - Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os
valores que lhes são atribuídos.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS – Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados
até a sua destinação final.
CLASSIFICAÇÃO – É o principio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos, entre os quais se distribuirá a
documentação que se que classificar.
CONSERVAÇÃO – Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes
de deterioração.
DATA – LIMITE – Elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período
abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.
DESCARTE – Exclusão de documento de um arquivo, após avaliação.
DESCRIÇÃO – Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para
elaboração de instrumentos de pesquisas.
DESTINAÇÃO – Em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente, à
eliminação e/ou à reprodução.
DOCUMENTO – Unidade constituída pela informação e seu suporte.
DOSSIÊ – Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.
ELIMINAÇÃO – Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente.
ESPÉCIE DOCUMENTAL – Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações
nele contidas.
FUNDO - Unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a
conviver com arquivos de outras.
GESTÃO DOCUMENTAL – Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, uso, avaliação e
arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediara, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
GRUPO – Unidade do quadro de arranjo que corresponde à primeira divisão de um fundo, constituído:
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO – Esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo.
PRAZO DE GUARDA - Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido
como prazo de retenção.
SÉRIES - seqüência de um mesmo tipo documental (Espécies Documentais).
SUBSÉRIES - Designação dada às subdivisões de uma série.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTO - instrumento com o qual se determina o prazo e condições de permanência
dos documentos em arquivo tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação.
TRANSFERÊNCIA – Passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Central e deste para o Arquivo Intermediário.
VIGÊNCIA – Qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.
ANEXO I – LISTA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS
ANEXO II – LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
ANEXO III – CONTROLE DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS
ANEXO IV – ETIQUETA PARA CAIXA DO ARQUIVO - TRANSFERÊNCIA