TEMA # 6
Técnicas Gráficas
de los
Procedimientos
Administrativos
1
Facilitado por: LIC. GABY R. MALPARTIDA S.
2
El Flujograma o Diagrama de flujo es
una forma de representación gráfica
para demostrar los pasos de un
determinado proceso o procedimiento.
3
Se basan en la utilización de diversos
símbolos para representar operaciones
específicas.
Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por
medio de flechas para indicar la
secuencia de la operación.
4
Ventajas que ofrece
a. Facilita su empleo (uso)
b. Permite la correcta identificación de
actividades.(destino)
c. Simplifica su comprensión.
d. Permite el acercamiento y coordinación.
e. Se elabora con rapidez y no requiere de
recursos sofisticados.(diagramación)
f. Ilustra el manejo de la información con textos
y dibujos. (escrito o verbal).
5
1. El sentido de la información.
2. Las áreas que intervienen.
3. El tipo de operación que integra el circuito.
Información básica del contenido
Técnicas Graficas de los
Procedimientos Administrativos (3)
6
1. El sentido de la información
• Se da mediante líneas que se utilizan conjuntamente con los Símbolos e indican la dirección que estos llevan.
• Los procesos se desarrollan en forma horizontal de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
7
2. Áreas de ResponsabilidadSe utilizan tablas ya que estas muestran claramente las delimitaciones de las columnas, así pueden identificarse, departamentos, secciones, o cargos responsables.
8
9
Los símbolos utilizados en los
Diagramas tienen por objeto mostrar el:
Origen – Proceso – Destino, de la
información componente de un sistema.
3. Símbolos Utilizados
Símbolos de la
Norma ANSI
10
11
Símbolos de la norma ASME
12
SÍMBOLO REPRESENTA
PROCESO
DECISIÓN
DOCUMENTO
DATO
ALMACENAMIENTO INTERNO
SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME
13
SÍMBOLO REPRESENTE
DATOS SECUENCIALES
DATOS DIRECTOS
ENTRADA MANUAL
ENTRADA CON TARJETA
PANILLA
SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME
14
SIMBOLO REPRESENTE
FUNCIONAMIENTO MANUAL
PREPARACIÓN
REFERENCIA DE PÁGINA
CONECTORES
TERMINADOR
Pautas para elaborar un flujograma
- Determinar el procedimiento o proceso que se quiere graficar.
- Identificar los sectores que intervienen en el proceso.
- Identificar el tipo de operaciones o trámites que integran el circuito, representados mediante símbolos adecuados.
15
- En cada línea horizontal se debe escribir un paso del procedimiento o proceso, observando el orden del mismo.
- Se deben utilizar frases cortas pero completas.
- Las frases deben comenzar con el verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo.
16
Reglas de los diagramas de flujo-- Debe de indicar dónde inicia y dónde termina.
- No usar lenguaje de programación dentro de los símbolos.
- Centrar el diagrama en la página.
- Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
17
18
- Comenzar al margen únicamente cuando sea Necesario.
- No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
- Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo.
19
CAR WASH
20
DIAGRAMA DE FLUJO CON LA SIMBOLOGÍA DEL ISO 5807
21
MICRO Conclusiones Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias. También son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión, pues proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto. Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeño de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad. Es conveniente emplear programas específicos para la confección de los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la tarea.-- Investigación desarrollada y enviada por: Lic. Ana María Vazquez - Q Grupo Asesor S.A. KEPNERandFOURIE Q GRUPO ASESOR S.A. Address : Roma 1140 City : Olivos State/Province : Buenos Aires Country : Argentina Zip Code : B1636CYR Phone/Fax : 54 11 4711 9110 e-mail : [email protected] http://www.qgrupoasesor.com
2222
DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL
23
FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES
Pide material mediante solicitud
de material
Departamento solicitanteSoicita material mediante requ-
isición de compra
Pide material mediante orden de
compra
Utiliza material Comunica deficiencia al
proveedor
Surte materialSurte material
Surte material
FIN
Departamento solicitanteAlmacén Proveedor
Departamento de comprasAlmacén
¿Material requerido?¿Origen del materia?l
¿Material requerido?
Existencia suficiente
B
A
C
A
A
Comunica deficiencia al
almacén
B
SI
Proveedor
NO
NO
SI
Almacén
SI
NO
DIAGRAMA DE BLOQUE
24
FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES
Pide material mediante solicitud
de material
Departamento solicitante
Soicita material mediante requ-
isición de compra
Pide material mediante orden
de compraUtiliza material
Comunica deficiencia al
proveedor
Surte material
Surte material
Surte material
FIN
Departamento solicitante
Almacén
Proveedor
Departamento de compras
Almacén ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l
¿Material requerido?
B
A
B
A
Comunica deficiencia al
almacén
B
SI
Proveedor
NO
NO
SI
Almacén
SI
NO
Existencia suficiente
DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL
25
FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES
Pide material mediante solicitud
de material
Departamento solicitanteSoicita material mediante requ-
isición de compra
Pide material mediante orden de
compra
Utiliza material Comunica deficiencia al
proveedor
Surte materialSurte material
Surte material
FIN
Departamento solicitanteAlmacén Proveedor
Departamento de comprasAlmacén
¿Material requerido?¿Origen del materia?l
¿Material requerido?
Existencia suficiente
B
A
C
A
A
Comunica deficiencia al
almacén
B
SI
Proveedor
NO
NO
SI
Almacén
SI
NO
Departamento Solicitante
Solicitud de Materiales
Revisa Existencias
Elabora Requisición de Compra
Lleva Requisición de Compra
Inspección de Materiales
Surte Materiales
Elabora Orden de Compra
Surte Orden de Compra
Selecciona Proveedor
Almacén Departamento de Compras Proveedor
26