#sinunideasi – kokeilun tuloksia- henkilöstölähtöinen ideointi ja kehittäminen strategisen johtamisen välineenä

Valtio Expo 17.5.2016

erityisasiantuntija Tero Meltti

Henkilöstölähtöinen ideointi ja kehittäminen strategisen johtamisen välineenä

‒ Miksi henkilöstölähtöinen ideointi ja kehittäminen tulee ottaa strategisen johtamisen välineeksi?

‒ Mitä olivat #sinunideasi –kokeilun tulokset?

‒ Millainen henkilöstölähtöisen ideoinnin ja kehittämisen malli sopisi valtiolle?

Miksi henkilöstölähtöinen ideointi ja kehittäminen tulee ottaa strategisen johtamisen välineeksi?

3

Suomi on EUn ykkönen hallinnon tehokkuudessa 11.9.2014 EUn kilpailukykytutkimus

4

Tuottavuuden tarkastelun kolme lähestymistapaan1. Taloudellis-tekninen lähestymistapa,

jossa tuottavuus on tehokkuusmittari (tuotos/panos -suhde)

2. Tuottavuus tehokkuuden ja vaikuttavuuden yhdistelmänä (tuotos/panos + tuotos/tavoite)

3. Tuottavuuden laaja näkökulma, joka sisältää kaiken kehittämisen, joka saa aikaan organisaatiossa parempaa suorituskykyä.

5

Pritchard 1995

Mikä on tuottavuuden kehittämisen kohde?

6

organisaatioiden välinen

organisaatio

yksilö

Yksilö:1) henkilötasoinen tuottavuus2) viranomaisen ja kansalaisen vastuut ja tehtävät (itsepalvelun lisääminen)

Organisaatio:1) Prosessin ja

työnjaon optimointi (kumppaniverkoston hyödyntäminen)

2) Digitalisoituneen maailman uudet prosessit (automatisoitu työ

Organisaatioiden välinen: 1) organisaatioiden välisten arvoketjujen uudelleen ajattelu2) julkisen ja yksityisen sektorin välisten vastuiden uudelleen määrittely

Mitä olivat #sinunideasi –kokeilun tulokset?

7

#sinunideasion hallitusohjelman Parannetaan johtamista ja toimeenpanoa –kärkihankkeen johtamis- ja toimeenpanokonseptien kokeilu

8

‒ Henkilöstö osallistuu laajasti

‒ Ideoinnissa määrä on laatua

‒ Kokeilla ja arvioida jatkuvan ideointiprosessin mahdollisuudet

‒ 2015 ideaa, joista 100 ideaa on toteutettu vuonna 2017.

‒ Hallitusohjelman strateginen tavoite on toimintatapojen uudistaminen.

‒ Aikaisemmat kokemukset, benchmarkkaus kv. ja yritykset

‒ 632 ideaa kolmessa viikossa‒ vilkas kommentointi‒ kirjautuneita käyttäjiä yli 2300 ‒ ideoita ja käyttäjiä oli paljon ja vähän‒ henkilöstön osallistumisessa suuret vaihtelut‒ Eniten ideoita: MML, PRH, ELYt ja Verohallinto

‒ Kaikki ideat arvioitu useamman arvioitsijan toimesta‒ N. 50 arvioitsijaa osallistui‒ 164 ideaa arviointivaiheeseen, 129 ideaa

jatkokehitykseen‒ Arviointi yhtenäisin kriteerein ja arviointipalaute‒ Jatkokehittelyssä hyötyjen ja toteutuskelpoisuuden

parantaminen

‒ Toimintatapojen uudistamisen ministeriryhmä käsitteli toteutusta ja tuloksia 2.2.2016

‒ Ideoiden kokeilu ja toteutus, Ideoiden palkitseminen‒ Kokeilun arviointi (ideoinnin osallistujat, arvioitsijat, johto)

ja johtopäätökset‒ #sinunideasi ideoiden kokeilujen seuranta ja viestintä ‒ #sinunideasi –ideointiympäristö pidetty auki 4/2016

1. Tavoite ja tausta 2. Ideointi

3. Arviointi ja jatkokehitys 4. Kevät 2016, mitä tehty?

#sinunideasi –tausta ja tavoite#sinunideasi haasteen tavoitteena oli 1) saada mahdollisimman paljon ideoita, joiden joukossa on uusia ja toteuttamiskelpoisia, 2) vahvistaa valtionhallinnon innovaatio- ja toimeenpanokyvykkyyttä ja 3) kokeilla ideoiden johtamisen toimintamallia ja arvioida pysyvän ideoinnin edellytyksiä.

Kunta- ja uudistusministeri Anu Vehviläinen julkisti #sinunideasi –haasteen 25.9.2015 valtion työmarkkinalaitoksen 60-vuotisjuhlassa. Haasteen ideointivaihe kesti kolme viikkoa (25.9. - 19.10.). Ideoita saimme 632. Haasteen viimeisinä päivinä tuli yli 100 uutta ideaa päivässä. #sinunideasi –ideointipalveluun on kirjautunut yli 2300 valtion työntekijää.

Ideointivaiheen jälkeen kaikki ideat arvioitiin (20.10.-8.11.). Arviointi toteutettiin kaksivaiheisena. Kaikista ideoista 164 pääsi esiarvioinnista varsinaiseen arviointiin. 129 parhaiksi arvioitua ideaa pääsi jatkokehittelyyn. Arviointiin osallistui yli 50 arvioitsijaa 40:stä valtion organisaatiosta. Jatkokehittelyvaiheessa (9.11.-27.11.) valituista ideoista hiottiin yhteisesti toteuttamiskelpoisempia.

9

Hyvät pienet parannukset (helppo toteuttaa, toteutus on itsestä kiinni, vaikuttaa yksittäisten työntekijöiden tai organisaatioiden toimintaan)1. Skannattujen PDF-tiedostojen käytön vähentäminen ja kieltäminen

2. Tutor-toiminta

3. Testauksen kehittäminen eri toimijoiden kesken lähtien liikkeelle vaikkapa testiympäristöjen datan yhtenäistämisellä

4. Istumisen vähentäminen

5. Valtiokalenterista luopuminen tai sen muuttaminen sähköiseksi

6. Tehokkuutta ajankäyttöön

7. Kopiokoneiden määrän vähentäminen

8. Työhön perehdyttämiseen panostaminen - Esimiehelle perehdytyksestä yksi tulostavoite, jos mikään muu ei auta

9. Olennaiseen keskittyminen

10. Yhteiskuntavastuu: TYHY-päivät HYTE-päiviksi

+ Monitilatilatoimistojen henkilökohtaisista roskiksista luopuminen10

Laajat merkittävät uudistukset (vaatii resursseja toteutuakseen, vaikutukset suuret)

1. Edunvalvojien tilien tarkastus2. Kuulutusmenettelyn digitalisointi3. Extranet lupahakemusten käsittelyyn4. Jotakin järkeä lupaprosesseihin ... kielletään viranomaisia pyytämästä

turhia liitteitä5. Kustannushyötyanalyysi osaksi lakivalmistelua6. Lisää rohkeutta virkamiehille 7. Omat verotiedot luettavaksi sähköisenä8. Yrittäjäksi - yksi ilmoitus riittää!9. Tarjous passin uusimisesta10. Tarkastuksen suhteuttaminen väärinkäytösten aiheuttamaan

taloudelliseen riskiin11

Radikaalit mullistavat ideat (poikkeavat huomattavasti totutusta ja perinteisestä toimintamallista)

1. Valtion omistamilla IPR:lla tuloja valtiolle2. Talviajasta luopuminen vihdoinkin3. Modernit 'pestoomarkkinat' - häivytetään organisaatiorajat ja avataan

itseorganisoituvat työmarkkinat!4. Muistiorganisaatioita yhteen5. Nelipäiväinen työviikko 6. Työpisteidenkierto valtionhallinnossa7. Hakemisen kulttuurista kohti palvelukulttuuria, jossa valtionhallinto

tukee kansalaisen elämää häiritsemättä sitä8. UniOffice - Kaikki virastot kattava asiakaspalvelupiste9. Palveluprosessi läpinäkyväksi kansalaisille (miksei muillekin)10. Yksityisen henkilön palkkaus yksityisen toimesta

12

Aktiivisimmat vertaiskehittäjät (aktiivisuus kommentoinnissa, äänestyksissä ja jatkokehittelyssä)

1. Timo Tuurihalme Vaasan hovioikeus (637)2. Arto Anttila patentti- ja rekisterihallitus (626)3. Hanne Kostamo maanmittauslaitos (446)4. Mika Mäkelä Länsi-Uudenmaan syyttäjänvirasto (388)5. Timo Vehosmaa Senaatti-kiinteistöt (289)6. Casper Santelimäki Verohallinto (277)7. Petra Heikkinen opetus- ja kulttuuriministeriö (195)8. Ilkka Nykänen Pohjois-Savon TE-toimisto (186)9. Mirja Lehikoinen patentti- ja rekisterihallitus (175)10. Kimmo Enävuo patentti- ja rekisterihallitus (172) 13

Yhteisön suosikki (mihin sijoitettu eniten osallistujien pisteitä)1. Yhtenäiset etätyökäytännöt 1497 pistettä

2. Etätyötiloja virastotaloihin ympäri Suomen 1366 pistettä

3. Myös virkamies voisi tehdä matkatessaan töitä 1292 pistettä

4. Voitaisiinko virka-ansiomerkeistä luopua? 1079 pistettä

5. Asiantuntijapankki 817 pistettä

6. Talviajasta luopuminen vihdoinkin 801 pistettä

7. Prosessien sujuvoittaminen Lean Six Sigma menetelmillä 799 pistettä

8. Ihmisten johtaminen (Leadership) johtamisen ja esimiestyön kehittämisen painopistealueeksi 538 pistettä

9. Luovutaan kellokorteista 483 pistettä

10. Ihmisten työhyvinvointi sähköpöydät kaikille 469 pistettä

14

#sinunideasi tulosten toteutus‒ Toimintatapojen uudistamisen ministeriryhmä käsitteli

2.2.2016 #sinunideasi –kokeilun toteutuksen ja tulokset.‒ Vaikutuksiltaan ja hyödyiltään (taloudelliset ja ei-

taloudelliset) merkittävimmiksi arvioitujen kymmenen idean toteutuskelpoisuus on selvitetty.

‒ Palkittu viisi vaikutuksiltaan ja hyödyiltään merkittävimmiksi arvioitujen ideoiden esittäjää sekä kolme aktiivisinta vertaiskehittäjää.

‒ Työ 2.0 –prosessi ottanut toteutettavaksi nopeasti toteutettavia ja paikalliseen kokeiluun hyvin sopivia ideoita.

15

#sinunideasi – miten meni?

16

#sinunideasi –kokeilun kokemuksia:‒ Henkilöstöllä on runsaasti ideoita. Useissa ideoista vahva asiakaslähtöinen ja

palveluhenkinen näkökulma. Ideointia on johdettava ja parhaat ideat otettava toteutukseen.

‒ Valtionhallinnon koko henkilöstön saavuttaminen nopeasti oli vaikeaa. Ei ole kanavaa tai välinettä, jolla viesti välittyisi koko henkilöstölle. Nykyiset tietotekniset ratkaisut eivät ole yhteentoimivia.

‒ Kampanjaan osallistumisinnokkuus vaihteli virastojen välillä suuresti.

‒ Kokeilussa käytetty innovointialusta osoittautui hyväksi. Alustan toimittajalla oli pitkäaikainen kokemus ideointiprosessin ja -alustan kehittämisestä ja se näkyi ohjelmistossa.

‒ Ideointialustan toimittajalla oli vahva kokemus myös ideointikampanjoiden järjestämisestä. Prosessia olisi ollut vaikea viedä läpi ilman toimittajalta saatua tukea.

‒ Haasteiden määrittäminen oli prosessissa tärkein, mutta myös vaikein osa-alue. Täsmällisemmät haasteet ja ongelmakuvaukset olisivat tuottaneet konkreettisempia ideoita.

‒ Ideoiden arviointi toteutettiin täysin hajautetuilla virtuaalisilla arviointiryhmillä. Arviointi vaatisi pysyvän arviointiryhmän, jonka kokemus, asiantuntemus ja arviointikriteerien käyttö kasvaisi arviointiprosesseissa.

17

Millainen henkilöstölähtöisen ideoinnin ja kehittämisen malli sopisi valtiolle?

18

Millainen henkilöstölähtöisen ideoinnin ja kehittämisen malli ja alustaratkaisu sopisi valtiolle?‒ Valtiolle kannattaisi tehdä yhteinen 1) avoimen ideoinnin

prosessi ja 2) haasteisiin perustuvan ideoinnin prosessi. ‒ Ideointiprosessit käyttäisivät samaa ideointialustaa, jossa

perusprosessien mukainen ideoiden käsittely.‒ Ideointialustan kannattaisi olla koko valtiolle yhteinen, mutta

mahdollistaa organisaatiokohtaiset työtilat.‒ Päätyötilassa olisi koko valtionhallinnon laajuiset haasteet ja mahdollinen avoin

ideointi.

‒ Organisaatioilla olisi organisaatiokohtaiset työtilat, jossa olisi organisaatiokohtainen avoin ideointi ja haasteet.

‒ Organisaation välisille poikkihallinnollisille projekteille voisi tehdä erilliset työtilat.

‒ Työtilat voisivat olla ulkopuolisilta suljettuja, ulkopuolisen ideankirjauksen mahdollistavia tai täysin avoimia ulkopuolisille. 19

Mitä henkilöstölähtöisen ideoinnin ja kehittämisen mallin ja alustaratkaisun toteuttaminen vaatii?‒ Valtion yhteiselle ideointiprosessille ja alustaratkaisulle on sovittava omistaja. Myös

organisaatiokohtaiset omistajuudet, jos malli ja alustaratkaisu otetaan käyttöön organisaatiossa.

‒ Yhteisen prosessin pyörittäminen valtiotasoisesti vaatii min. 1 htv-työpanoksen.

‒ Alustaratkaisun ylläpitokustannus on SAAS-mallissa on alustavan markkinakartoituksen perusteella alle 20.000 aktiiviselle käyttäjälle n. 20.000 €/vuosi ja alle 40.000 aktiiviselle käyttäjälle n. 40.000 €/vuosi.

‒ Käyttöönoton kustannus riippuu edellytetyn räätälöinnin määrästä, mutta lähtökohtaisesti alusta toteutetta minimiräätälöinnillä.

‒ Prosessin ylläpito ja alustaratkaisun kokonaiskustannus n. 100.000 – 120.000 euroa vuodessa.

‒ Henkilöstölähtöisen ideoinnin hyödyt (taloudelliset ja ei-taloudelliset) vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman ydintoimintoanalyysin (2012-2015) ja #sinunideasi –kokeilun (2015) perusteella ovat merkittävästi kustannuksia suuremmat. Lisäksi vähentäisi tarvetta ulkoisten palvelujen hankintaan.

20

erityisasiantuntija Tero MelttiKonsernitoiminnot -yksikköHenkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto etunimi.sukunimi@vm.fiPuh. 0295530770

21