Siv
u1
Turun ammatti-instituutin arviointijärjestelmä ja riskien hallinta Johtoryhmä 28.5.2019
TOIMINTAJÄRJESTELMÄN KUVAUS ja prosessikartta
SUUNNITTELE • Strategiaprosessi ja strategian jalkauttaminen
• Koulutustarjonta • Työnjako ja vastuut • Opetus, ohjaus ja valmentaminen
• Opetuksen tukipalvelut • Viestintä ja sidosryhmäyhteistyö
• Toiminnan arviointi ja dokumentointi • Kehittämistoimet • Resurssien varmistaminen
TOTEUTA • Opetus ja ohjaus
• Opiskelijoiden tukipalvelut • Arviointi-, palaute- ja tulostiedon kerääminen
• Osaamisen kehittäminen
• Työelämäyhteistyö
• Verkostoyhteistyö
• Viestintä
• Tiedottaminen
• Resurssien hallinta
ARVIOI • Toiminnan arviointi • Seuranta ja mittaaminen
• Arviointi-, palaute- ja tulostiedon analysointi • Kehityskeskustelut • Kehittämistoimien tunnistaminen ja priorisointi • Ennakointitiedon hyödyntäminen
PARANNA • Korjaavat toimenpiteet • Kehittämistarpeiden vieminen suunnitelmiin
• Hankkeiden toimenpiteet • Henkilöstön kouluttautuminen
Siv
u2
Asiakas
Henkilöasiakas
Mahdollinen opiskelija Aloittava opiskelija n -vuoden opiskelija Valmistuva opiskelija
Työelämäasiakas
Sidosryhmäasiakas
Opiskelijahan-kinta ja valinta
Tyytyväinen asiakas: työllistyminen
jatko-opinnot
osaamistason nos-taminen
kilpailukyvyn edis-täminen ja tuotta-vuuden nostami-nen
Koulutuksen järjestäjän tuki- ja yhteistyöprosessit: Opiskelijoiden ohjaus-ja neuvontapalvelut ja opiskelijoiden tukipalvelut
Henkilöstö
Palvelussuhteen ja palkanmaksun prosessi
Työelämäyhteistyö, Sidosryhmäyhteistyö (ulkoinen ja sisäinen), Markkinointi ja viestintä
Liiketoiminta ja yhteiset palvelut
Tilat ja laitteet, kunnossapito, turvallisuus
Asiakkaan osaamisen kehittäminen Koulutuspalvelun tuottaminen, henkilökohtaistami-
nen, opetus, ohjaus- ja tuki, näytöt, tutkinnon suorit-taminen
Strateginen suunnittelu ja johtaminen
Koulutustarpeen määrällinen ja laadullinen ennakointi ja suunnittelu
Pedagoginen johtaminen ja kehittäminen
Siv
u3
LAATUVASTUUT
Vastuuhenkilö tai vastuu-taho
Vastuut
Palvelualuejohtaja Strategisen sopimuksen laadinta ja raportointi sivistystoimialan johtoryhmän ja palvelualueen kanssa Operatiivisen sopimuksen laadinta ja raportointi yhdessä palvelualueen kanssa Omistaa strategisen suunnittelun ja johtamisen prosessin Kokonaisvastuu laatutyöstä. Navigoinnit
Palvelualueen johtoryhmä Hyväksyy toimintaohjeet. Hyväksyy lukuvuoden arviointien aikataulun ja mittarien tavoitteet. Omistaa seuraavat prosessit: Koulutustarpeen määrällinen ennakointi ja suunnittelu yhteistyössä työelämän kanssa, Pedagoginen joh-taminen ja kehittäminen, Asiakkaan osaamisen kehittäminen, Opiskelijahankinta ja –valinta, Henkilöstö ja muut koulutuksen toimijat, Kumppanuudet ja sidosryhmäyhteistyö Päättää koko palvelualuetta koskevat kehittämissuunnitelmat (hankkeiden P2, jos ei ulkopuolista rahoitusta) Päättää koulutusten suuntaamisesta Johdon katselmukset
Lähijohtaja Seuraa taloutta ja mittaritietoja sekä palautteita ja analysoi niitä ja raportoi niistä. Kehittää oman yksikkönsä toimintaa ja vastaa yksikkönsä pedagogisesta kehittämisestä, toiminnan laadusta, taloudesta ja toimintaoh-jeiden noudattamisesta. Toimeenpanee johtoryhmän päätökset esim. suoritettavista arvioinneista
Rehtori Vastaa seuraavien toimintojen kehittämisestä ja laadun arvioinnista: Työelämäyhteistyön kehittäminen, pedagoginen kehittäminen, opinto-ohjauksen kehittäminen, opiskeluhyvinvoinnin kehittäminen, työhyvinvoinnin ja henkilöstön osaamisen kehittäminen sekä hank-keiden ja kansainvälisen toiminnan suunnittelu ja arviointi yhteistyössä suunnittelu- ja kehittämispalvelujen kanssa. Omistaa prosessin Opiskelijahuolto, ohjaus ja tukipalvelut opiskelijalle
Tain yhteiset tiimit
Vastaa oman vastuualueensa toiminnan kehittämisestä ja laadun varmistamisesta mm. itsearvioinnin avulla.
Opetuksen tiimivastaava Käsittelee arviointi-, palaute- ja tulostietoa tiimissään koulutuspäällikön ohjeiden mukaan. Huolehtii siitä, että tiimin opettajat tuntevat toimintaohjeet ja tuo tiimivastaavakokouksiin tiimin aloitteet.
Kehittämis- ja laatuasiantuntija Valmistelee asioita palvelualuejohtajan ja johtoryhmän linjausten mukaan
Opettaja Ottaa palautetta omasta opetuksestaan vähintään kerran lukukaudessa. Osallistuu sisäiseen auditointiin pyydettäessä ja muuhun pa-lautteen antamiseen. Osallistuu tiimin kautta toiminnan suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen.
Opiskelija / opiskelijakunta / opiskelu-hyvinvointiryhmät
Opiskelija antaa palautetta ja osallistuu mm. sisäiseen auditointiin pyydettäessä. Ryhmänedustaja osallistuu opiskelijoiden kuulemistilai-suuksiin. Opiskelijat osallistuvat toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen ja arviointiin mm. opiskelijakuntatoiminnan kautta, opiskelija-edustajien kautta mm. opiskeluhyvinvointiryhmissä sekä ammatti-instituutin YT-ryhmässä.
Neuvottelukunta Käsittelee työelämäpalautteita. Antaa lausuntoja työelämäyhteistyön kehittämiseksi, koulutusten ennakointiin, suuntaamiseen, suunnit-teluun, sekä ajankohtaisiin koulutusta koskeviin asioihin, ym.
Opiskeluhyvinvointia tukeva henki-löstö
Omaan työnkuvaan liittyvien toimintaohjeiden ylläpito sekä tukitoiminnan kehittäminen ja hyvinvoinnin edistäminen arviointitiedon perus-teella
Siv
u4
Koulutalokohtaiset Tyhy-ryhmät Arvioi työhyvinvoinnin edistämistä. Kehittää työhyvinvoinnin edistämisen menettelytapoja itsearvioinneilla.
Liiketoiminta ja yhteiset palvelut Palveluista vastaava esimies omistaa opetusta tukevan palvelu- ja tuotantotoiminnan prosessin. Tiimien vastuulla on omaan tehtäväkenttään liittyvien toimintaohjeiden ylläpito, palautteiden ja muiden laatuasioiden käsittely ja valmis-telu sekä toiminnan kehittäminen.
Oppisopimustoimisto, johtava koulu-tustarkastaja
Johtava koulutustarkastaja vastaa oppisopimustoiminnan laadun arvioinnista ja kehittämisestä.
Työelämätoimikunta
Osallistuvat näyttöjen toteutuksen ja osaamisen arvioinnin laadun varmistukseen ja raportoivat viranomaisille.
PROSESSIT Prosessit on kuvattu kaupungin ohjeissa tai TAIn toimintaohjeissa
Prosessi Omistaja
STRATEGINEN SUUNNITTELU JA JOHTAMINEN
Strateginen ja operatiivinen sopimus, laadinta ja raportointi Toimintaympäristön analyysi, arviointi-, palaute- ja tulostieto, toimintajärjestelmän arviointi, riskianalyysi
Palvelualuejohtaja
KOULUTUSTARPEEN MÄÄRÄLLINEN JA LAADULLINEN ENNAKOINTI
Tarjonnan kokonaissuunnittelu, talousarvion valmistelu, yksittäisen koulutuspalvelun suunnittelu
Johtoryhmä
PEDAGOGINEN JOHTAMINEN JA KEHITTÄMINEN Toimintaohjeiden ajantasaisuus, niihin perehdyttäminen ja toteutumisen seuranta, tarvittaessa puuttuminen Pedagogisen toiminnan säännöllinen arviointi, KARVIn ja OPH:n valtakunnalliset selvitykset, sisäiset auditoinnit, ver-
taisarvioinnit, tulokset ja palautteet Palautteiden ym. kyselyisen toteuttaminen, analysoiminen ja korjaavat toimenpiteet
Johtoryhmä sekä rehtori
OPISKELJAHANKINTA JA – VALINTA
koulutusten markkinointi ja tiedotus, opiskelijavalinta
Johtoryhmä
ASIAKKAAN OSAAMISEN KEHITTÄMINEN Koulutuspalvelun tuottaminen, henkilökohtaistaminen, opetus, ohjaus- ja tuki, näytöt, tutkinnon suorittaminen
Johtoryhmä
KOULUTUKSEN JÄRJESTÄJÄN TUKI- JA YHTEISTYÖPROSESSIT
Opiskelijoiden ohjaus-ja neuvontapalvelut ja opiskelijoiden tukipalvelut Henkilöstö (työhyvinvointi, kehityskeskustelut, osaamisen kehittäminen, työkyvyn hallinta-
malli, kaupungin ohjeistuksen mukainen toiminta esim. puuttumisessa ja sanktioissa)
Rehtori Johtoryhmä
Siv
u5
Palvelussuhteen ja palkanmaksun prosessi Työelämäyhteistyö, Sidosryhmäyhteistyö (ulkoinen ja sisäinen), Markkinointi ja viestintä Liiketoiminta ja yhteiset palvelut Tilat ja laitteet, kunnossapito, turvallisuus
Henkilöstöpalvelut Johtoryhmä Taloushallintoyksikkö sekä palvelupäällikkö Tilapalvelukeskus
TAIN PROSESSIEN ARVIOINTI Alla on koottu yhteen prosessinäkökulmasta katsottuna TAIn toiminnan arviointi. Prosesseilla on tavoitteet, omistajat ja niiden tehokkuutta, taloudellisuutta ja vaikuttavuutta arvioidaan. Prosessin omistaja vastaa prosessin kehittämisestä saadun arviointi-, palaute- ja tulostiedon perusteella.
Ydinprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Strateginen suunnittelu ja johtaminen
Turun paremman johtamisen periaatteet: annamme selkeän suunnan ja tavoitteet, toimimme kaupungin edun mukaan, luotamme organisaation osaami-seen, teemme yhteistyötä yli rajojen, arvostamme toisiamme. Asukas- ja asiakaslähtöisyys: Arvostamme asukkai-tamme ja asiakkaitamme. Tarjoamme laadukkaita ja helposti saatavia palveluja hyvällä asenteella. Kehi-tämme kaupungin palveluita ammattitaitoisesti yh-dessä asukkaittemme, asiakkaittemme ja kumppa-niemme kanssa. Vastuullisuus ja suvaitsevaisuus: Toimimme kestä-vän kehityksen periaatteiden mukaisesti kaikessa toiminnassamme ja kannamme vastuumme viih-tyisästä ja turvallisesta elinympäristöstä sekä tule-vista turkulaisista. Teemme päätöksiä perustuen parhaaseen käytössä olevaan tietoon ja päätöksen-tekomme on johdonmukaista ja läpinäkyvää. Edis-tämme erilaisuuden hyväksymistä, yhteisöllisyyttä ja yhdenvertaisuutta koko kaupungissa. Uudistuminen ja yhteistyö: Uudistamme toimin-taamme aktiivisesti ja arvostamme osaamista. Halu-amme olla uutta luovia rohkeita edelläkävijöitä. Teemme yhteistyötä kaikilla tasoilla. Yhteistyömme perustuu arvostukseen, avoimuuteen ja luottamuk-seen. Haluamme menestyä yhdessä.
Johtaminen kokonaisuutena Toimintajärjestelmän arviointi Toimintaedellytysten arviointi/varmistaminen sekä strategiaprosessi Toiminnan tuloksellisuus, resurssien suuntaaminen Turvallisuusjohtaminen Kestävä kehitys osana laadunhallintajärjestelmää Arvot Tiedon hallinta ja tiedolla johtaminen Tietoturva Riskien hallinta Täyttöasteen ennakointi resurssien tehokas käyttö HOKS Strategian käytäntöön vieminen ja henkilöstön osal-listaminen sekä opiskelijoiden osallistaminen Viestintä, alueellinen ja yhteiskunnallinen näkö-kulma
Kunta10: johtamisen osion mittarit Esimiesbarometri Karvin kriteeristön mukainen itsearviointi, auditointi Navigointi Talousseuranta Johtoryhmä / johdon katselmus Riskianalyysi ja riskimatriisi Markkinoinnin ja viestinnän itsearviointi
Siv
u6
Ydinprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Koulutustarpeen määrällinen ennakointi ja suunnittelu yhteis-työssä työelämän kanssa
Tavoitteena on vastata alueen työelämän tarpeisiin kouluttamalla osaavaa henkilöstöä ja suunnata aloi-tuspaikat asiakaslähtöisesti
Koulutustarjonta Työllistyminen ja jatko-opinnot Koulutusten suuntaaminen työelämän, yhteiskun-nan ja opiskelijoiden tarpeiden mukaisesti
Ensisijaiset hakijat / aloituspaikat >1 Sijoittumistilasto Työelämäpalautteet
Ydinprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Pedagoginen johtaminen ja ke-hittäminen
Tavoitteena on asiakaslähtöisesti tarjota yksilöllisiä opintopolkuja opiskelijoille ja pedagogisen johtami-sen ja kehittämisen avulla mahdollistaa erilaisille oppijoille heidän tavoitteidensa saavuttaminen
Hanketoiminnan strategiayhteyden varmistaminen Hanketoiminnan laajuus ja vaikuttavuus Pedagogisen palautteen käsittely, jalostaminen jat-kotoimiksi ja niiden tulosten mittaaminen; Tehot, Varput eli pedagogiset puuttumiset
Johtoryhmä/johdon katselmus Hankkeiden määrä ja eurot Palautteet, Amis-palaute Opintojen ohjaukseen liittyvä sisäinen auditointi
Ydinprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Opiskelijahankinta ja -valinta
Tavoitteena on, että opiskelijaksi hakeutuvat ohja-taan itselleen sopivaan koulutukseen, opiskelijoille on mahdollista hakeutua jatkuvan haun kautta sekä yhteisvalinnankautta, opiskelijapaikat ovat täynnä.
Jatkuvan haun toimivuuden arviointi Sisäinen auditointi Palautteet Opiskelijavuodet
Prosessin ”opiskelijahankinta ja -valinta” valvontamatriisi
Toiminto: kuvaa toiminto tähän
Vastuuhenkilö Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino
Hakeutuva henkilö ohjautuu oikealle alalle ja tutkin-toon ja täyttää asettamamme valintakriteerit.
Ohjaus- ja hakupalvelu Opinto-ohjaajat Ryhmäohjaajat = henkilöt, jotka ohjaamassa ja toteuttamassa valin-taprosessia.
Opiskelija väärälle alalle, opinnot eivät etene, kes-keyttämisen riski kasvaa, syrjäytyminen. Vaikutus oppilaitoksen opiskelijavuosiin, tutkintojen määriin ja sitä kautta tulevaan rahoitukseen
Ohjaus toimii, opiskelijavalintaprosessi toimii. Var-haisen puuttumisen malli ja tukipalvelut, mikäli opin-not eivät etene. Kyselyt, palautteet (AMIS), sisäinen auditointi. Arviointi: uuden amis palautteen myötä saadaan no-peammin tietoa tilanteesta.
Siv
u7
Ydinprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Asiakkaan osaamisen kehittämi-nen
Tavoitteena on vastata asiakkaan tarpeisiin jousta-vasti, oikea aikaisesti ja tarjota laadukkaita palve-luita. Tavoitteena on tyytyväinen asiakas.
Koulutuksen suunnittelu Hakeutuminen, opiskelijavalinta ja henkilökohtaista-minen sekä oppimisympäristöt Työpaikalla tapahtuva koulutus ja osaamisen arvi-ointi sekä seuranta ja arviointi
Sisäiset auditoinnit Opiskelijatyytyväisyyden kartoittaminen: Amis, Opal, ryhmänedustajien kuulemiset, Wilma kyselyt, Työs-säoppimisen kysely. Oppisopimuskoulutuksen kyse-lyt ja palautteet Tietovaraston mittarit Työelämätoimikuntien arviointiraportit
Prosessin ”asiakkaan osaamisen kehittäminen” valvontamatriisi
Toiminto: kuvaa toiminto tähän
Vastuuhenkilö Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino
Koulutus on suunniteltu asiakasryhmän tarpeet huo-mioiden, erilaiset joustavat polut.
Koulutuspäälliköt ja opettajat Koulutus ei vastaa asiakkaiden tarpeisiin, negatiivi-set palautteet, mainemenetykset, keskeyttämiset, syrjäytyminen, työelämä ei saa tarvitsemaansa osaavaa henkilökuntaa.
Koulutussuunnitteluprosessien kehittäminen eri asiakasryhmät ja koulutusmuodot huomioiden, pa-lautteet ja toiminnan jatkuva kehittäminen Itsearviointi, palautteet, johdon katselmus Arviointi: tietoa tilanteesta saadaan liian hitaasti.
Opiskelijoiden henkilökohtaisen osaamisen kehittä-missuunnitelman mukainen toteutus ja seuranta
Ryhmäohjaajat ” Hoksit tehty, opiskelijapalautteet, molemmissa on olemassa sähköinen seurantaväline Tietovarastossa hoksien tekomäärät reaaliajassa, amis palaute. Arviointi: tietoa saatavissa reaaliajassa, käsittelyjen säännöllisyydessä kehittämistä
Opiskelijat suorittavat tavoitteidensa mukaisesti tut-kinnon tai tutkinnon osia, sijoittuvat työelämään tai jatko-opintoihin.
Ryhmäohjaajat ja opinto-ohjaajat ” Tutkintojen suorittaminen, keskeyttämiset, sijoittu-mistilastot. Sähköinen seurantaväline on käytössä. Arviointi: Käsittelyjen säännöllisyydessä kehittä-mistä, sijoittumistilasto saadaan 2 vuoden viiveellä, liian pitkä (Tilastokeskus).
Tukiprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Henkilöstö ja muut koulutuksen toimijat (esim. työpaikkaohjaa-jat)
Tavoite: Strategisen ohjelmaan ”Henkilöstö voima-varana” kirjatut tavoitteet jakautuvat kolmeen paino-pistealueeseen: •Turussa jokaisen tulee voida kokea, että työ lisää hyvinvointia •Aktiivinen osaamisen ennakointi •Turku on vetovoimainen työnantaja
Henkilöstösuunnittelu Henkilöstön sitoutuminen tavoitteisiin Osaamisen johtaminen Arviointiosaamisen varmistaminen (ml. työpaikkaoh-jaajat) Työhyvinvointi
Kunta10 Tyhy-ryhmien pj:ien Itsearviointi Johdon katselmus Työelämäpalautteet Kehityskeskustelut Henkilöstötulokset/mittarit Kurreraportit (mm. ylituntikatto)
Siv
u8
Tukiprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Opiskelijahuolto, ohjaus ja tuki-palvelut opiskelijalle
Tavoitteena on tukea opiskelijaa hänen omien tar-peiden edellyttämällä tavalla.
Laadunhallintamenettelyt kokonaisuutena Riittävyys Henkilökohtaisten palveluiden riittävyyden varmistus Hyvinvoinnin edistäminen ja ennaltaehkäisevä toi-minta Varhainen puuttuminen Oppimisympäristöjen turvallisuus
Kyselyt OH ohryn Itsearviointi Opo-tiimin itsearviointi Sisäinen auditointi Palautteet
Prosessin ”Opiskelijahuolto, ohjaus ja tukipalvelut” valvontamatriisi
Opiskelija saa tarvitsemansa tuen, jotta opinnot su-juvat tavoitteiden mukaan.
Ryhmäohjaaja Opinto-ohjaaja Erva opettaja Kuraattori Psykologi Terveydenhoitaja Psykiatrinen sairaanhoitaja
Opiskelija ei saa tarvitsemaansa tukea ja keskeyt-tää opinnot tai ei saa suorituksia. Syrjäytyminen ja osaavan työvoiman saatavuus. Vaikutus rahoituk-seen.
Opiskelijapalautteet, suoritustiedot, tukipalveluiden välinen yhteistyö, opiskeluhyvinvoinnin ohjausryhmä ja koulutalokohtaiset ryhmät, erityisen tuen suunni-telmien määrät näkyvät tietovarastossa. Arviointi: toimii suhteellisen hyvin, mutta systemaat-tisuudessa kehittämistä.
Opiskelijahallintaohjelmassa olevat tiedot ovat oi-kein
Koulutuspäälliköt, tiimivastaavat, ryhmäohjaajat, opintosihteerit, Primus ryhmä ja pääkäyttäjät
Mikäli tiedot virheellisiä tai puutteellisia, siirtyvät myös Koski ja eHOKS järjestelmään. Vaikuttaa val-takunnallisiin päätöksiin oppilaitoksien rahoituksista sekä opiskelijoiden henkilökohtaisten hoksien tieto-jen oikeellisuuteen.
Opiskelijahallintaohjelmasta säännöllisesti otettavat raportit, joita verrataan Koski raportteihin, Vipusen raportoinnit, oma tietovarasto. Arviointi: tiedoissa ollut puutteita, syöttämisissä vir-heitä, seurannan systematiikka puutteellista.
Tukiprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Kumppanuudet ja sidosryh-mäyhteistyö sekä markkinointi ja viestintä
TAIn tavoitteena on tehdä kiinteää yhteistyötä si-dosryhmien kanssa ja hoitaa yhteiskunnallinen vas-tuunsa monipuolisen koulutuksen järjestäjänä. Tavoitteena on, että työelämän kanssa saadaan ai-kaan aitoja kumppanuuksia, joissa yhteistyön kautta kehitetään molempien osapuolten toimintaa. Tavoit-teena on henkilöstön ja organisaation kehittyminen niin yrityksissä kuin oppilaitoksessakin.
Kumppanuus-, verkosto- ja sidosryhmäyhteistyön menettelytavat (ml. mukanaolo laadunvarmistami-sessa) ja parantaminen Menettelytavat toimintojen alueellisen ja yhteiskun-nallisen vaikuttavuuden edistämiseksi ja menettely-tapojen parantaminen Hanketoiminta
Johdon katselmus Neuvottelukunta- ja verkostopalaverit Itsearvioinnit
Prosessin ” Markkinointi ja viestintä” valvontamatriisi
Toiminto: kuvaa toiminto tähän
Vastuuhenkilö
Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino
Ammatillista osaamistaan kehittävät löytävät oppilai-toksen palvelut, yksilöasiakkaat hakevat koulutuk-siimme ja tutkintoihimme.
Viestintä Ohjaus- ja hakupalvelut Jokainen koulutuspäällikkö yksikkönsä osalta
Yksilöasiakkaat eivät löydä palveluita, eivätkä ha-keudu koulutuksiin. Opiskelijavuositavoite jää saa-vuttamatta, joka vaikuttaa rahoituksen määräytymi-seen kahden vuoden päästä. Syrjäytymiskehitys.
Koulutustarjonnan suunnitelma, jonka toteutumista seurataan. Opiskelijavuosien ja virtaumien seu-ranta. Koulutusten ja palveluiden esitteet kunnossa, ohjaus- ja hakupalvelut toimivat.
Siv
u9
Arviointi: tällä hetkellä suurimmat riskit toiminnan suunnittelu- ja seurantavälineessä (puuttuu), ei en-nakointia riittävässä määrin, virheellisiä tietoja. Kou-lutusten markkinoinnissa puutteita
Työelämä löytää oppilaitoksen palvelut, yritysasiak-kaat, olemassa olevan henkilöstön kouluttaminen, uuden henkilöstön rekrytointi.
” Elinkeinoelämä ei löydä tarvitsemaansa osaavaa työvoimaa tai pysty kehittämään henkilöstönsä osaamista, kilpailukyky.
”
Ohjaus- ym. sidosryhmäverkosto löytää oppilai-toksen palvelut, osaavat ohjata asiakkaitaan palve-luihimme
” Asiakkaat eivät ohjaudu palveluihin, syrjäytymiske-hitys.
Toteutetaan jatkuvaa sidosryhmäyhteistyötä, jossa varmistetaan heidän osaamistaan ja meidän palve-luidemme tuntemusta. Www sivut kunnossa, palaut-teet. Vuosisuunnitelma tilaisuuksista. Arviointi: vaatii jatkuvaa tiedottamista, henkilöt vaih-tuvat ja tieto ei aina siirry.
Tukiprosessi
Tavoitteet
Arvioinnin kohteet
Arviointimenetelmät
Liiketoiminta ja yhteiset palvelut
Tavoitteena on tukea opetustoimintaa ja tarjota työ-elämälähtöisiä oppimisympäristöjä myös oppilaitok-sessa.
Kannattavuus Liikevaihto Käyttöasteet Asiakastyytyväisyys
Talouden mittarit Palautteet
Prosessin ”Liiketoiminta ja yhteiset palvelut” valvontamatriisi
Hankinnat, ostolaskut, ostettujen palveluiden toimivuus
Toiminto: kuvaa toiminto tähän
Vastuuhenkilö
Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino
Toimintojen raportoinnit ovat oikein, valtionosuudet tulevat kaupungille oikein.
Sivistystoimen Taloushallinto Henkilöstöhallinto
Raportit väärin, rahoitukset väärin. Valtakunnalliset raportit, kuka niitä seuraa, vertaa ja tekee tarkistuksia?
Hankinnat vastaavat talousarviota Koulutuspäälliköt, palvelupäällikkö, palvelualuejoh-taja
Talousarvioylitykset, toiminnan suunnittelematto-muus
Selkeä toimintatapa talousarvion seurantaan ja ta-lousarviossa pysymiseen. Arviointi: systemaattisuudessa kehittämistä.
Hankintojen suunnitelmallisuus, erityisesti investoin-nit
Koulutuspäälliköt, palvelupäällikkö Laitteet eivät vastaa tutkintojen vaatimuksiin, opis-kelijat eivät saa tarvitsemaansa oppia, maine, osaa-van työvoima puute. laitteiden turvallisuus, mahdolli-set henkilövahingot.
Investointisuunnitelma pitkäjänteisemmäksi – tässä on kehittämisen tarvetta. Toisinaan tulee laitteen rikkoutuessa pikaisia tar-peita, jolloin investointisuunnitelman tulee joustaa. Arviointi: investointisuunnitelman toteutumisen sys-temaattinen seuranta puuttuu.
Jatkuvasti tarvittavat tarvikkeet, nopea saatavuus ja toimitusvarmuus
Koulutuspäälliköt, palvelupäällikkö Opetuksessa ja palveluiden tuottamisessa tarvitaan koko ajan erilaisia materiaaleja, jos niitä ei ole tai saa nopeasti, joudutaan opetusta muuttamaan. osaamisen saavuttaminen.
Kilpailutetut hankintapaikat, erityisenä haasteena puiteostotilaukset, jotka päätöksentekijä hyväksyy li-miitin asetusvaiheessa, mutta eivät pysty seuraa-man niiden toteutumista.
Autohankintaprosessi vastaamaan oppilaitoksen tarpeita, tavoitteet määritellään tutkintojen kautta.
Palvelualuejohtaja ja koulutuspäällikkö Hankintaprosessi kestää liian kauan, oppilaitoksen asiantuntijuuteen ei luoteta. Autot eivät vastaa tut-kintojen vaatimuksia, vaadittava osaaminen jää saa-vuttamatta. mahdolliset henkilövahinko riskit.
Hankintaprosessien kesto ja saadaanko opetukseen tarpeita vastaavat koneet. Arviointi: prosessi ei nykyisellään toimi.
Siv
u1
0
Ostolaskut tarkastetaan, kulkevat sujuvasti Sap jär-jestelmässä, kustannukset kohdentuvat oikeisiin kustannuspaikkoihin.
Ostolaskujen käsittelijät ja koulutuspäällikkö, palve-lupäällikkö
Laskut ovat virheellisiä, maksetaan tarkistamatta, laskut eivät etene tai etenevät liian hitaasti järjestel-missä, syntyy perintäkustannuksia, menot eivät koh-dennu oikeille kustannuspaikoille.
Laskujen käsittelijöiden perehdytys, laskujen hyväk-syjän tarkastus, viivästysmaksujen seuranta. Arviointi: systemaattisuutta lisää.
Ostetut palvelut vastaavat oppilaitoksen laatuvaati-muksia ja niille asetettuja tavoitteita.
Päälliköt Esim. opetuspalvelun laatu on huono, oppilaitos vastaa kokonaispalvelusta, opiskelijapalautteet, rek-lamaatiot, maine, palvelun tuottaminen uudelleen li-sää kustannuksia.
Palveluiden tuottaja tunnetaan tai referenssit tarkis-tetaan. Kerätään asiakaspalaute. Arviointi: toimii.
Myynti, tarjoukset, laskutus
Toiminto: kuvaa toiminto tähän
Vastuuhenkilö
Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino
Tulleisiin tarjouspyyntöihin vastataan. Koulutuspäälliköt yhdessä valmistelijoiden kanssa, opintosihteerit.
Tarjouksia jää huomioimatta, myyntiä ei toteudu. Tarjouksia seurataan ja niihin reagoidaan välittö-mästi. Arviointi: jonkin verran viivästyksiä.
Tarjoukset tehdään huolellisesti ja tiedotetaan asi-anosaisia tarjouksesta.
” Tarjouksissa virheitä, joudutaan selvittämään, vie aikaa.
Tarjousten valmisteluprosessi on ohjeistettu. Arviointi: osalle henkilöstöstä uutta toimintaa, vaatii perehdyttämistä.
Tarjouksen hyväksyminen tulee asianosaisten tie-toon ja palvelu toteutetaan sovitusti.
” Tieto ei kulje asianosaisille. ”
Palvelun laskutus tilaajalta sovitusti ” Palvelua ei laskuteta, vaikka se on toteutettu Seurataan myytävien palveluiden laskuttamista ja perinnässä olevia laskutuksia. Arviointi: systematiikassa kehittämistä.
Myytävä henkilöstökoulutus, tilojen ja laitteiden vuokraaminen, ym. Myytävä henkilöstökoulutus, ostettavat opetuspalve-lut, tilojen ja laitteiden vuokraaminen taloudellisesti kannattavasti
Koulutuspäällikkö Taloudellinen tappio tai palvelua ei tuoteta Arviointi: Tarvitaan ohjeistusta
Myyntipalvelut (TAITO, Bore, Wisio, Kauppa, opiskelijatyöt) Myyntipalveluiden laatu ja virheettömyys
Toiminto: kuvaa toiminto tähän
Vastuuhenkilö
Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino
Ulkoisille asiakkaille myytävien palveluiden laatu vastaa palvelukuvausta.
Koulutuspäälliköt yhdessä palvelupäällikön kanssa Virheet palvelussa, mainehaitta. Palvelukuvausten säännöllinen päivittäminen, hen-kilöstön perehdytys palvelukuvauksiin, asiakaspa-lautteiden käsittely yksiköittäin. Arviointi: toimii.
Kassapisteiden sujuva ja virheetön toiminta. Palvelupäällikkö, kassaesimiehet Virhetilanteiden selvittely, väärien toimintatapojen käyttäminen, rahallinen menetys.
Ohjeistuksen pitäminen ajan tasalla, perehdytys oh-jeisiin, kassaesimiesten omavalvonta. Arviointi: toimii.
Reklamaatiot hoidetaan tasapuolisesti Koulutuspäällikkö, palvelupäällikkö Valitukset ja oikaisupyynnöt Selkeät ohjeistukset reklamaatioiden käsittelylle. Arviointi: toimii.
Opiskelijatyöt toteutettu laatukriteereiden mukaisesti
Opettajat Mahdollinen korvausvelvollisuus ja korjaus, maine-haitta.
Ohjeistukset, vaihtelevat alakohtaisesti. Korvaus-päätökset: talouspäällikkö, toimialajohtaja ja kh.
Siv
u1
1
Tukiprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Palvelussuhteen ja palkanmak-sun prosessi
Palkat maksetaan oikein ja ajallaan. Kustannukset kohdentuvat oikein.
Palkan määrä Kustannusten kohdentuminen
Tietovarasto Kustannusseuranta
Palkkatiedot ja kustannusten kohdentuminen Prosessin ” palvelusuhteen ja palkanmaksun prosessi” valvontamatriisi
Toiminto: kuvaa toiminto tähän
Vastuuhenkilö
Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino
Henkilöstön palvelussuhdetiedot ovat kunnossa. Päälliköt ja henkilöstöpalvelu Palvelussuhdetiedot ovat puutteelliset, kelpoisuudet tarkistettu, määräaikaisuuksien perusteet.
Lähijohtaja ja Henkilöstöpalvelut yhdessä varmista-vat. Arviointi: toimii.
Opettajien tuntisuunnitelmat ja tuntiseurannat ovat kunnossa.
Tiimivastaavat ja koulutuspäälliköt Opettajien tuntisuunnitelmat ja seurannat puutteelli-sia, opettajien määrän arviointi – yli tai alle tarpeen, tuntimäärät työsuojelun näkökulmasta
Vuosisuunnittelu ja 4 kertaa tarkastus. Arviointi: toimii.
Palkat maksetaan oikein ja kustannukset kohdentu-vat oikeille kustannuspaikoille.
Tiimivastaavat ja koulutuspäälliköt Palkat kohdentuvat virheellisiin kustannuspaikkoi-hin, joudutaan myöhemmin oikaisemaan erikseen, kustannusraportoinnit virheellisiä
Tähän tulee kiinnittää enemmän huomiota, nyt ei ole kunnossa. Arviointi: oikeisiin kustannuspaikkoihin kohdentami-sessa kehittämistä
Tukiprosessi Tavoitteet
Arvioinnin kohteet Arviointimenetelmät
Tilat ja laitteet, kunnossapito, turvallisuus
Tilat vastaavat opetuksen ja palveluiden tarpeita, ovat turvalliset ja terveelliset.
Tilojen riittävyys, terveellisyys ja turvallisuus Palautteet, sisäilmailmoitukset, tilojen käyttöasteen ra-portit
Tilat, laitteet ja kunnossapito: valvontamatriisi
Toiminto: kuvaa toiminto tähän
Vastuuhenkilö
Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino
Tilat vastaavat opetuksen ja palveluiden tarpeita, ovat turvalliset ja terveelliset.
Palvelualuejohtaja ja päälliköt Tilat ovat epätarkoituksenmukaiset, maksetaan mahdollisesti vuokraa turhasta, tiloissa erilaisia ter-veyteen vaikuttavia ongelmia, opiskelijoiden ja hen-kilökunnan työhyvinvointi
Palautteet, sisäilmailmoitukset. Arviointi: toimenpiteiden eteneminen? asiakkaille tiedottaminen?
Irtaimiston hallinta kunnossa, tiedetään, mitä lait-teita ja välineitä on missäkin toimipaikassa, niiden kuntoa seurataan ja huollot hoidetaan suunnitellusti.
Koulutuspäälliköt Opettajat
Katoaako laitteita, ovatko välineet kunnossa, työtur-vallisuus.
Irtaimistoluettelot, niiden ajan tasalla pitäminen. Laitteiden huoltosuunnitelmat ja niiden ajantasai-suus. Arviointi: menettelyt vaihtelevat koulutusyksiköittäin, osassa vastuutettu henkilöstöä huolehtimaa.
Siv
u1
2
Opiskelijoiden, opettajien ja muun henkilökunnan turvallisuus on kunnossa. Tilojen ja laitteiden käyttö-ohjeistukset ja niihin perehdyttäminen on kunnossa.
Palvelualuejohtaja Koulutuspäälliköt Turvallisuusorganisaatiot
Hätätilanteessa ei osata toimia oikein, aiheuttaa henkilö, väline ja tila riskejä.
Turvallisuusorganisaatiot, ohjeistukset ja menettelyt toimivat käytännössä. Välineet ovat turvallisia ja kunnossa. Poikkeamista ilmoitetaan lähijohtajille. Läheltä piti tilanteet ja tapaturmat ym. käsitellään työsuojelutoimikunnassa ja raportoidaan kaupungin ohjeiden mukaan.
Avainhenkilöriskit Keskeisille henkilöille on nimetty varahenkilöt, osaa-mista jaetaan, jotta toiminta on turvattu myös eri-koistilanteissa.
Palvelualuejohtaja Organisaation ohuuden vuoksi riskinä, että mahdol-lisissa sairaus tms. tilanteissa toiminnot osittain la-maantuvat.
Koulutuspäälliköt sijaistavat tarvittaessa toisiaan. Palvelualuejohtaja ja rehtori sijaistavat toisiaan. Tietyille keskeisille toiminnoille nimetty kaksi henki-löä, jotka tuntevat menettelyt. Arviointi: toimii, mutta erityisosaamista tarvittaisiin palvelualueelle lisää, esim. talous ja henkilöstö asiat.
Tietosuoja ja järjestelmien toimivuus
Toiminto: kuvaa toiminto tähän
Vastuuhenkilö
Tavoitteen saavuttamatta jäämisen vaikutus Valvontakeino
Keskeiset it järjestelmät toimivat IT Järjestelmät kaatuvat, tietojen siirrot eivät toimi Ilmoitukset service deskiin, ongelmien seuranta ja mahdolliset reklamaatiot. Arviointi: ongelmat vähäisiä.
Tietokoneet ym. laitteet toimivat IT Laitteet eivät toimi, uusimisnopeus huono ” Arviointi: viivettä ja seuranta/toteutus vaatii syste-maattisuutta ja vastuuttamista.
Henkilökunta osaa toimia tietosuojamääräysten mu-kaan
päälliköt Henkilöstö toimii tietosuojamääräysten vastaisesti, maine, luotettavuus
Henkilöstön koulutus ja perehdytys, reklamaatiot. Arviointi: systemaattisuudessa kehittämistä.
Siv
u1
3
TAIN SISÄISET AUDITOINNIT
Tutkintoon johtavan koulutuksen sekä valmentavan koulutuksen järjestäminen arvioidaan sisäisillä auditoinneilla, joissa arvioinnin kohteet on lue-teltu alla. Sisäisen auditoinnin avulla varmistetaan, että toiminta on TAIn ohjeiden ja sopimusten mukaista. Lisäksi sisäisiin auditointeihin liittyvissä haastatteluissa auditoijat arvioivat toimintaa myös kehittämisen näkökulmasta käyttäen apuna esim. vertaisarvioinnin kriteeristöä.
Arvioinnin kohteet: Tutkintoon johtava koulutus Valmentava koulutus, aikuisten perusopetus Suunnittelu
(1. vuosi)
Järjestämisedellytysten varmistaminen ja ennakointi Strategiset tavoitteet ja asiakkaiden tarpeet suunnittelussa Henkilöstön, asiakkaiden ja sidosryhmien osallistuminen Suunnitteluprosessin dokumentointi Koulutuksen järjestäminen ja resurssien käyttö Normit ja säädökset Asiakkaiden tarpeiden huomioon ottaminen Koulutuksen järjestäjän strategiset linjaukset ja pedagogiset toimintaperiaatteet
Järjestämisedellytysten varmistaminen Strategiset tavoitteet ja asiakkaiden tarpeet suunnittelussa Henkilöstön ja kumppanien osallistuminen Koulutuksen järjestäminen ja resurssien käyttö Normit ja säädökset Asiakkaidentarpeiden huomioon ottaminen toteutuksessa Koulutuksen järjestäjän strategiset linjaukset ja pedagogiset toimintaperiaatteet
Hakeutuminen, opiskelijavalinta ja henkilökohtaistaminen sekä oppimisympäristöt
(2. vuosi)
Hakeutuminen Suoritettavan tutkinnon tai koulutuksen valinta Henkilökohtaistaminen Henkilökohtaistamisprosessin dokumentointi HOKS Pedagogiset ratkaisut Opiskelijavalmiudet, erityinen tuki, mukauttaminen ja osaamistavoitteista poikkeaminen Oppimisympäristöt
Hakeutuminen Henkilökohtaistaminen HOKS Pedagogiset ratkaisut Opiskelijavalmiudet, erityinen tuki, mukauttaminen osaamistavoitteista poikkeaminen Oppimisympäristöt
Työpaikalla tapahtuva koulutus ja osaamisen arviointi sekä seu-ranta ja arviointi
(3. vuosi)
Työpaikalla tapahtuva koulutus Koulutussopimus Oppisopimuskoulutus Osaamisen osoittaminen Yhteistyö Osaamisen arviointi Seuranta ja arviointi, parantaminen
Työpaikalla tapahtuva koulutus Yhteistyö Osaamisen arviointi Seuranta ja arviointi Parantaminen
NAVIGOINTI:
Yksikön toiminnan tuloksellisuus ja taloudellisuus
Sovittujen kehittämistoimien toteutumisen seuranta ja niiden vaikuttavuus
Navigointikeskustelu on tavallaan palvelualuejohtajan ja koulutuspäällikön tai lähijohtajan välinen tavoite- ja tulosneuvottelu, mutta se sisältää myös muita teemoja. Navigointikeskustelut pidetään vuosittain huhtikuussa – kesäkuussa. Navigointiin valmistaudutaan ennakkotehtävän avulla. Keskus-teluissa ovat palvelualuejohtajan ja lähijohtajan lisäksi mukana rehtori(t) ja sihteerinä toimii laatukoordinaattori. Navigointikeskustelusta laaditaan muistio, joka jaetaan ko. lähijohtajalle, rehtorille ja palvelualuejohtajalle. Kaikista navigoinneista laaditaan yksi yhteinen yhteenveto, joka viedään johtoryhmään.
Siv
u1
4
SEURANTA- ARVIOINTI-, PALAUTE- JA TULOSTIEDON DOKUMENTOINTI (TOIMINTAOHJEET OVAT TAIN SIVUILLA JA DOTKUSSA)
Strateginen ja operatiivinen sopimus ovat Dotkun vuosijohtamisen työtilassa Tietovarastosta löytyvät sinne määritellyt mittarit ja yhdenvertaisuus ja tasa-arvokysely
Toim
innan
arv
ioin
ti
Arviointitoiminnan vuosikello Elokuu-syyskuu Lokakuu Marraskuu - Joulukuu Tammikuu-Helmikuu
Maaliskuu-huhtikuu
Toukokuu -kesäkuu
Tiedotus ja markkinointiryh-män itsearvi-ointi ja toiminta-suunnitelma
Operatiivisen sopimuksen osavuosikatsaus
Varmiste-taan, että tii-mikokouk-sissa on käsi-telty tulevan vuoden ope-ratiivinen so-pimus sekä osavuosikat-saus
Operatiivisen sopimuksen lopullinen ver-sio valmistuu
Varmiste-taan, että si-säisen audi-toinnin poik-keamat on korjattu
Operatiivisen sopimuksen raportointi
Varmiste-taan, että tii-mikokouk-sissa on käsi-telty operatii-visen sopi-muksen ra-portti
Sisäinen audi-tointi
Navigointi
Opiskeluhyvin-vointiryhmien it-searviointi ja toimintasuunni-telma
Koulutalokoh-taisten TYHY-ryhmien toimin-tasuunnitelma
Ryhmän-edustajan kuulemiset tai Wilmaky-sely
Ryhmänedusta-jan kuulemiset tai Wilma kysely
Kurreraportti, työnjaon tar-kastelu
OH ohjausryh-män itsearviointi ja toimintasuun-nitelma
Opinto-oh-jauksen it-searviointi kehittämis-kohteet
Karvin arvioinnit, viranomaiskyselyt, vertaisarvioinnit, jne.
Mitta
am
ine
n ja
se
ura
nta
Tavoitearvojen asettaminen mittareille sekä arviointien aika-taulusta sopimi-nen (jory)
amis- palaut-teen tulokset käsitellään joryssa
Tietovaraston raportti joryyn: HOKSien laa-dinta
Operatiivisen sopimuksen mittarien ra-portointi, tie-doksi joryyn
Kunta10 tai KuntaQ kyse-lyn tulokset käsitellään joryssa
Yhteisvalinta: Ensisijaiset ha-kijat / aloituspai-kat
Sisäisen audi-toinnin tulokset käsitellään joryssä
Työpaikalla ta-pahtuvan kyse-lyn tulokset kä-sitellään joryssä
Sijoittumistilasto tiedoksi joryyn
Amis-palauteen tulokset käsitel-lään joryssä
Tietovaraston ra-portti joryyn: HOKSien laa-dinta
Amis-palaut-teen tulokset käsitellään joryssä
Siv
u1
5
Dotkun mittaritietopankista löytyvät muut tilastot (esim. hakijat) Itsearvioinnit ja toimintasuunnitelmat: työryhmien ja tiimien Dotkun työtilat Jory/ Johdon katselmukset: Dotku Navigoinnit: Dotkussa (ei julkinen), navigointien yhteenveto Dotkussa (julkinen) Ryhmänedustajien kuulemiset: Kunta10 portaali Sisäisten auditointien raportit Dotkun työtilassa Kouluterveyskysely THL:n portaalissa Kurre raportit Dotkussa
PARANTAMINEN
Tieto muuttuu tietämykseksi Monipuolisen arviointitoiminnan avulla kerättään paljon dataa, joka muuttuu tietämykseksi, jota käytetään apuna strategisia ja operatiivisia tavoitteita asetetta-essa, kehittämistoimien suunnittelussa sekä hankesuunnittelussa. Poikkeamien korjaaminen ja kehittämistoimien seuranta Sisäisissä auditoinneissa, opiskelijoiden kuulemisissa, itsearvioinneissa sekä johdon katselmuksissa esiin nousseet poikkeamat ja kehittämiskohteet kirjataan muistioon ja seuraavalla kerralla varmistetaan poikkeaminen ja kehittämistoimien hoitaminen kuntoon. Navigoinnit Navigointikeskusteluissa yhtenä teemana on kyselyiden ja muun arviointitoiminnan perusteella koulutusyksikössä tehdyt toimet. Näin varmistetaan, että arviointi-toiminta johtaa parantamistoimiin. Palautteet Palaute otetaan vastaan ja kuullaan asiasta henkilöä, jota asia koskee. Sen jälkeen tarvittaessa järjestetään yhteinen keskustelu asian ratkaisemiseksi palaut-teen antajan, palautteen kohteen ja lähijohtajan kanssa. Seuranta on tärkeää. Esim. toimintatapoihin liittyviä palautteita käsitellään yhdessä yksikön/tiimin kanssa ja etsitään ratkaisuvaihtoehtoja. Sovitaan uusista toimintatavoista ja seura-taan niiden käyttöönottoa. Koko TAIta koskevat uudet toimintatavat hyväksytään toiminnanohjausryhmässä.