ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS
Código:PRO-ADM-003Emisión: 17/05/2018Vigencia: 05/2019Versión: 2Páginas: 1 de 8
Proceso: Gestión de los Recursos
Objetivo:Establecer, con base en la legislación vigente, los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios de la Universidad Tecnológica de Culiacán, cumpliendo las expectativas de las áreas solicitantes.
Alcance:
Este procedimiento aplica para la adquisición de bienes y/o servicios de las diferentes áreas solicitantes de la universidad, consiste desde la elaboración de la requisición del bien o servicio, hasta el pago a proveedores correspondiente.
Documentación de referencia: ISO 9001:2015
Responsables:Jefe de Departamento de Recursos Humanos y Materiales
Corresponsables: Director de Administración y Finanzas
Entradas al proceso:ADM-MAT-001 REQUISICIÓN DE COMPRA
Proveedor Interno:
Todo el Sistema de Gestión (SIG)
Salidas del proceso: Adquisición del bien o servicio
Cliente interno o externo:
Todo el Sistema de Gestión (SIG)
Políticas y lineamientosPara ejercer el presupuesto es necesario que el bien o servicio esté dentro del clasificador por objeto del gasto y esté incluido dentro del Programa Operativo Anual (POA) vigente de la Universidad Tecnológica de Culiacán, ajustándose a los objetivos y prioridades del Plan Estatal de Desarrollo, con fundamento en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Administración de Bienes Muebles para el Estado de Sinaloa, Título Segundo de la Planeación, Programación y Presupuestación, Capítulo Único, Artículo 18 y en el artículo 8° fracción III de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Cabe resaltar, que los montos máximos para adquisiciones de bienes y / o servicios deberán siempre cumplir con lo estipulado por el comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Sinaloa.Para la adquisición de bienes o servicios es necesario elaborar una requisición (Formato
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UTC/MAT/001) y entregar firmada y en forma impresa en el área de Recursos Materiales para su visto bueno. Para la gestión de los viáticos, boletos de avión, casetas, combustible para viáticos, hospedaje y alimentación no aplica el procedimiento como se desglosa en el diagrama de flujo.Las partidas correspondientes a capítulo 5000 requieren la autorización de RECTORÍA enviando la solicitud con 15 días hábiles de anticipación mediante oficio correspondiente a la Dirección de Administración y Finanzas.El monto de las adquisiciones está previsto en la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público (LAASSP).De la solicitud de cotizaciones.Antes de efectuar cualquier adquisición con las características del punto 3.4 incisos b y c, se deberán solicitar 3 cotizaciones a proveedores, las cuales serán analizadas por el comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Tecnológica de Culiacán quien deberá considerar los criterios para su selección.Comprobación de gastosSatisfacción de las áreas
Cumplimiento con las partes interesadasInternas Que esperan Externas Que esperan
Docentes
Estabilidad laboral Seguridad laboral Recursos para
trabajar
Consejo directivoSEPDET
CGUTYP
Calidad Eficiencia Cobertura
educativa
Personal Estabilidad laboral Seguridad laboral Recursos para
trabajar
Gobierno
Impuestos Crecimiento
organizacional
Directivos
Calidad Eficiencia Indicadores
Medio Ambiente
Acciones que promuevan el respeto al medio ambiente
Proveedores Pagos
oportunos Convenios
Alumnos Calidad en el servicio
Formación óptima
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Derecho a la educación, selección, admisión, plan curricular, adquirir conocimiento y titulación
Secuencia de etapas Actividad Responsable
1. Solicitar el bien o servicio
1.1. El área solicitante llena formato de requisición ADM-MAT-001 con los datos detallados del bien o servicio que requiere y turna al departamento de planeación para su autorización.
Área solicitante
2. Revisa requisición.
2.1. La dirección de planeación revisa la requisición.2.1.1. Si procede, se autoriza la requisición.2.1.2. No procede, se regresa al área solicitante para su corrección, (Conector A).
Director de Planeación y Evaluación
3.Corrige solicitud 3.1. El área solicitante corrige la requisición, y la firma y regresa al punto 2.
Área solicitante
4. Recibe solicitud de requisición.
4.1. El/la encargado/a de Almacén (Recursos Materiales) recibe la solicitud de la requisición y verifica si requiere compra y si es un bien o servicio.4.1.1. Si requiere compra, la requisición pasa a la dirección de administración y finanzas para su autorización.4.1.2. Si no requiere compra, es decir, es un servicio, el área solicitante recibe el bien o el servicio. (Pasa al punto 10).
Jefe de Departamento de Recursos Humanos y Materiales
5. Revisa requisición.
5.1 Dirección de administración y finanzas firma requisición.
Director de Administración y finanzas
6. Revisa requisición.
6.1. Rectoría revisa la requisición.6.1.1. Si Autoriza la requisición, firma. (Pasa al punto 6).6.1.2. No autoriza la requisición, la dirección de planeación la cancela.
RectorDirector de Planeación y Evaluación
7. Genera orden de compra.
7.1. Recursos Materiales recibe la requisición y genera la orden de compra.
Jefe de Departamento de Recursos
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Humanos y Materiales
8. Provee el bien o servicio
El/la proveedor/a suministra el bien o servicio y la factura correspondiente.8.1. Si es un bien, el encargado del almacén (Recursos Materiales) recibe el bien, (punto 9).8.1.2. Si no es un bien (servicio), el área solicitante recibe el servicio, (Conector B).
Proveedor
9. Recibe el bien. 9.1. El/la encargado/a del almacén (Recursos Materiales) recibe el bien e informa al área solicitante para su entrega, (Conector B).9.2. Imprime el vale de entrada-salida, en donde el área solicitante firma de conformidad por el bien o servicio recibido.
Almacén/Jefe de Departamento de Recursos Humano y Materiales
10. Recibe el bien o servicio.
10.1. El área solicitante recibe el bien o el servicio.10.1.1. Si está conforme, el/la encargado/a del almacén (Recursos Materiales) recibe la factura al proveedor.10.1.2. Si no está conforme, el/la encargado/a del almacén / Recursos Materiales gestiona el trámite con el proveedor para el cumplimiento de éste. (Conector D).
Área solicitante.
11. Recibe factura.
11.1. El/la encargado/a de almacén (Recursos materiales) recibe la factura al proveedor para tramitar su pago.
Almacén / Jefe de Departamento de Recursos Humanos y Materiales
12. Integra documentación soporte.
12.1. El/la encargado/a de almacén / Recursos materiales integra la documentación soporte (requisición impresa con firmas correspondientes, orden de compra impresa con firmas correspondientes. de la factura para tramitar el pago.)
Almacén / Jefe de Departamento de Recursos Humanos y Materiales
13. Recibe documentación soporte.
13.1. El departamento de contabilidad recibe la documentación soporte de la factura y verifica si cumple con los requisitos establecidos para su pago.13.1.1. Si cumple, Genera el pago (punto 14).13.1.2. No cumple, Regresa al almacén / Recursos materiales para su corrección e integración, (Conector E)
Jefe de Departamento de Contabilidad
14. Pago al proveedor.
14.1. La dirección de Administración y finanzas realiza la transferencia al proveedor.
Director de Administración y finanzas
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Código:PRO-ADM-003Emisión: 17/05/2018Vigencia: 05/2019Versión: 2Páginas: 5 de 8
Código del documento Documento
Documento externo Sistemas de gestión de la Calidad- Requisitos. Norma ISO 9001:2015
Código del registro Nombre del Registro Responsable de conservarlo
ADM-MAT-001 REQUISICIÓN DE COMPRAJefe de Departamento de Recursos Humanos y Materiales
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Código:PRO-ADM-003Emisión: 17/05/2018Vigencia: 05/2019Versión: 2Páginas: 6 de 8
Diagrama de flujo de procedimiento
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Salida no conforme TratamientoProducto o servicio proporcionado mal o dañado
Contactar al proveedor y hacer válida la garantía según sea el caso
Gestión de riesgos
Actividad a controlar Proceso Riesgo de
error
Nivel de
impacto
Acciones a la
detección
Criterio de Aceptación
Responsable de
seguimiento
Administración de los recursos
Gestión de los
recursos
Insuficiencia de
recursosalto
Comprar solo lo que se planeó al principio del año
Comprado conforme a lo
planeado
Jefe de Departamento de Recursos
Humanos y Materiales
Bien o servicio de calidad
Gestión de los
recursos
Bien o servicio
inservibleMedio
Hablar con el proveedor y pedir que nos cambie el bien o vuelva a hacer el servicio
Bien o servicio funcionando correctament
e
Jefe de Departamento de Recursos
Humanos y Materiales
Indicadores del procesoObjetivo de calidad al
que alimenta
Frase del indicador con meta
Información a recolectar Fórmula
Frecuencia de
medición
Responsable de presentación de
indicador
-
Proveer el 100% de los materiales necesarios para la operación de la Universidad
Requisiciones Atendidas
Requisiciones atendidas / Requisiciones totales solicitadas X 100
Mensual
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Registro de indicadores: PLA-SIG-011
Elaboró Revisó AutorizóDirector de Administración y
FinanzasJefe de Oficina de Gestión de
CalidadDirector de Planeación y
Evaluación
Ing. Salvador Beltrán RiveraIng. Eduardo Alberto Martínez
HermosilloIng. Lorenzo Antonio Medina
Coronel