Embed Size (px)
Citation preview
Информационное общество
Информация (от лат. information — осведомлять) –
сведения независимо от формы их представления
сведения
пояснения
сообщение
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
данные
Свойства информации
накопление
коммуникативность (способность к обмену)
разнообразие форм
возможность обработки
возможность передачи
сохранение при использовании
используются дляцеленаправленного воздействия на людей, необходимого длясогласования и координации их совместной деятельности,
т. е. в управлении
Виды информации
Социально-экономическая (управленческая)
научная
техническая культурная
сельскохозяйственнаямедицинская
Управленческая информация – это совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для руководства этой деятельностью.Характерная черта – тесная связь с процессами управления коллективами людей, управлением организациями.
Информация должна фиксироваться, закрепляться в виде документов на материальном носителе
бумаге и/или в электронном виде
Функции информации
ИСТОРИЯ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»
«docco» (в переводе с латинского «извещаю», «учу»)
«documentum» («доказательство», «свидетельство»)
«документ»
Понятие «документ»
Согласно ГОСТ Р 51141-98
«документ; документированная информация — зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать»
Company Logo
Согласно ГОСТ Р 51141-98
реквизиты -обязательные информационные элементы
оформления официального документа
автор
дататекст
условное обозначение
др.
Согласно ГОСТ Р 51141-98
Официальный документ – любой вид документа, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке(например, чертеж, резюме, протокол, удостоверение личности, книга, автобусный билет и т. д.).
Company Logo
Официальные документы
Company Logo
служебные документы
одна из категорий официальных документов
(приказы, распоряжения, служебные письма, акты, протоколы и др.)
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации (по ГОСТ Р 51141–98)
Служебная документация Управленческая документация
Функции документа
информационная
коммуникативная
организационная
юридическая
воспитательная
в старину «вершение дел»
в настоящее время делопроизводство и документационное обеспечение управления
Современное делопроизводство
Нормативно-правовое обеспечение современного российского делопроизводства
Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства
Структура нормативно-правовой базы делопроизводства
Общие нормы и правила оформления документовОбщие нормы и правила оформления документов1. Размеры бумаги, применяемые в делопроизводстве
Формат Размеры, мм НазначениеА3 297x420 Для больших таблиц, схем,
диаграмм, приложенийА4А5
210x297148x210
Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы
А6А7
105x14874x105
Разного рода справки, карточки, этикетки
Company Logo
2. Размеры полей служебных документовСогласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа должен иметь поля не менее, мм:20 – левое10 – правое20 – верхнее20 – нижнее.Левое поле – для подшивкиПравое и нижнее поле – на случай износа бумагиВерхнее поле – для указания страниц.На практике часто левое поле 30-35 мм, что удобно для нанесения пометок, подшивки (в целях экономии расхода бумаги такой размер можно использовать только для первых страниц многостраничных документов.
Company Logo
3. Нумерация страниц
При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.Если текст документа печатается с обеих страниц, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине.Номер страницы пишется арабскими цифрами (без указания слова «страница», без знаков препинания)
3. Способы написания дат в документах (ГОСТ Р 6.30-2003 п. 3.11)Датой документа является дата его подписания или утверждения:-для протокола - дата заседания (принятия решения), -для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (можно и год, месяц, день). Например,Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Например,Например, 05 июня 2003 г., Например,Например, 2003.06.05.
Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.Например,Например, в первом полугодии 2015 г.Слово «год» опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке.Календарные годы:-в октябре 2015 года, -за 8 месяцев 2014 года, -в 1999 году, -с 2011 по 2015 год, -в 2012-2015 годах.Период, ограниченный пределами двух лет и десятилетия, указываются:-в 2001-2002 гг.-в период 2002 г.-2012 гг.
Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишутся через косую черту: (напримернапример, в 2006/2007 учебном году, отчетный 2009/2010 год). В остальных случаях между годами ставится тире (напримернапример, освободить от взимания налога в 2011-2012 гг.)Квартал обозначается римской цифрой (напримернапример, I квартал 2015 г.), полугодие пишется полностью (напримернапример, во втором полугодии 2014 г.)При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся (напримернапример, в I квартале, а не в I-м квартале)В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (напримернапример, Восьмое марта, но День Победы)Если в названии на первом месте стоит цифра (она не имеет наращения), то следующее за ним слово пишется с прописной буквы (напримернапример, 8 Марта)
Минута – мин.Час – ч.Секунда – с.И так далее – и т. д.И тому подобное - и т. п.И другие – и др.И прочие – и пр.Рубль – р. (руб.)Копейка – к. (коп.)
Глава – гл.Пункт – п.Подпункт – подп.Пункты – пп.Рисунок – рис.Таблица – табл.Страница – с.Глава – гл.Раздел – разд.Смотрите – см.Иллюстрация – ил.Лист – л.
4. Сокращение слов и словосочетаний в тексте4. Сокращение слов и словосочетаний в текстеВ документах допускаются общепринятые сокращения:
Заведующий – зав.Заместитель – зам.То есть – т. е.Область – обл.Район – р-нГород – г.Село – с.Деревня – д.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.
Запрещается сокращать:-Единица измерения – ед. изм.-Например – напр.-Под управлением – п/упр.-Текущего года – т.г.-Так называемый – т.н.-Так как – т.к.
Допускается использование сокращений, принятых непосредственно в данном документе. После первого упоминания сокращенного слова или словосочетания нужно в скобках указать принятый вариант сокращения.НО! Сокращать одно и то же слово по-разному или писать в одном месте полностью, а в другом сокращенно – не допускается.
6. Оформление в документах написания чисел6. Оформление в документах написания чисел
При написании многозначных чисел производится их группировка справа налево по три цифры (напримернапример, 14 287 624; 12 841). Точку между цифрами многозначного числа ставить не допускается.Не разбиваются на группы цифр числа в обозначениях нормативных документов (напримернапример, Закон РФ № 51541).Если предложение начинается числом, то рекомендуется писать его словами (напримернапример, десять парт на всю школу).Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью (например,например, 1/3 метра: 0,5 тысячи). Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся, напримернапример, 10%-ный сбор.
7. Оформление в документах таблиц7. Оформление в документах таблицТочка как знак препинания при оформлении таблицы не ставится, напримернапример, Таблица 1
Графу «номер по порядку» не вводят
При отсутствии данных в соответству-ющих графах обяза-тельно ставится прочерк.
8. Оформление в документах некоторых знаков 8. Оформление в документах некоторых знаков препинания и символовпрепинания и символовЗнаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательные знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов и цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Дефис пробелами не выделяется (напримернапример, социально-политические методы)Тире (в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон (например, «демократия – путь к процветанию»)
Оформление реквизитов
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).Код является элементом электронной идентификациидокумента. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций
04 − Код организации
о
Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица проставляется в соответствиис документами, выдаваемыми налоговыми органами.
05 − Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
о
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 − Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП)
о
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
09 − Справочные данные об организации
о
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ Государственное автономное учреждение дополнительного
профессионального образования «Саратовский областной институт развития образования»
ГАУ ДПО «СОИРО»
Б. Горная ул., д.1, г. Саратов, 410031 E-mail: [email protected] Телефон (845-2) 28-23-90, 28-25-24 Факс (845-2) 28-25-19
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
11 − Дата документа
о
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
12 − Регистрационный номер документа
о
1- это индекс структурного подразделения;26 – номер дела по номенклатуре дел;89 – порядковый номер отправляемого документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
13 − Ссылка на регистрационный номер и дату документа
о
Ссылка используется только в тез видах документов, которые являются ответами на запрос.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
14 − Место составления или издания документа
о
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
15 − Адресат
о
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже
или
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
15 − Адресат (продолжение)
о
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения
16 − Гриф утверждения документа
о
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
16 − Гриф утверждения документа (продолжение)
о
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
17 − Резолюция
о
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: - о чем (о ком)?, Например: ПРИКАЗ об изменении штатного расписания-чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
18 − Заголовок к тексту
о
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
19 − Отметка о контроле
о
Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
20 − Текст документа
о
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", «институт считает возможным").
20 − Текст документа (продолжение)
о
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений их нумеруют: Приложение: 1. Положение о Конкурсе «Таланты школы»на 5 л. в 1 экз. 2.Правила подготовки и оформления заявки на участие в Конкурсе «Таланты школы»на 1 л. в 2 экз.Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Профсоюза от 09.02.2015 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
21 − Отметка о наличии приложения
о
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера:Приложение № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2015 N 319
21 − Отметка о наличии приложения (продолжение)
о
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России
от 05.06.2015 N 251
21 − Отметка о наличии приложения (продолжение)
о
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное ‒ на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия):
22 − Подпись
о
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
22 − Подпись (продолжение)
о
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:
22 − Подпись (продолжение)
о
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:
23 − Гриф согласования документа
о
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
25 − Оттиск печати
о
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения:
26 − Отметка о заверении копии
о
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (иногда на первом листе):
27 − Отметка об исполнителе
о
Основные принципы при подготовке служебного документа:-Достоверность содержания-Объективность содержания-Полнота информации-Краткость изложения-Отсутствие рассуждений и повествования-Нейтральность тона изложения-Использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.Когда автором документа является юридическое лицо – организация, предприятие, учреждение, объединение, - то субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, ученый совет, комиссия и т.д. (то есть автор «коллективный субъект»)
Распространенное определение рекомендуется ставить после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. Например,Например, Документ, подготовленный группой специалистов, ….В обычном тексте существительное следует за числительным (например, например, десять дней), в табличном варианте наоборот. (например, например, количество штатных единиц – 15).
Правильное сочетание слов:-Приказ – издается;-Контроль – возлагается или осуществляется;-Должностные оклады - устанавливаются;-Порицание – выносится…
При употреблении сравнительной степени предпочтительнее такая форма: напримернапример, менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой наи-:напримернапример, наибольший эффект, наименьший результат.
Широко используются «расщепленные сказуемые», напримернапример,-Помочь – оказать помощь-Проверить – провести проверку-Отремонтировать – произвести ремонт и т.д.
Типичные ошибки
структурныесинтаксические
морфологические
лексические
стилистические
технические
Company Logo
Структурные ошибки
Структурные ошибки
Например,Например, несоизмеримо длинное введение.НапримерНапример, нет необходимости указывать наименование организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в угловом/продольном штампе бланка.
Синтаксические ошибки
Синтаксические ошибкиОшибки, связанные с неправильным порядком слов.Ошибки, связанные с неправильным порядком слов.-Информационная роль слова возрастает к концу предложения.Например,Например, -«В конкурсе «Учитель года» приняло участие 225 человек».-«225 человек приняло участие в конкурсе «Учитель года»».
О чем предложение?Например,Например, - «Для определения успеваемости обучающихся в конце года анализируются отметки по разным предметам»
Составьте предложения с разной смысловой нагрузкой
Синтаксические ошибкиНарушение специфики употребления деепричастных оборотовНарушение специфики употребления деепричастных оборотовДеепричастный оборот – это средство передачи действия.
•Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу.
• С помощью деепричастного оборота можно:- передать различные этические моменты: внимание, заинтересованность и т.д.Например,Например, «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров …»
- сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения.Например,Например, «Учитывая…», «Считая…», «Принимая во внимание…», «Руководствуясь…» и т.д.
Синтаксические ошибки
•Ошибки при употреблении деепричастных оборотов:
Неправильно:«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты».Правильно:«При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».Правильно:«Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты».
Синтаксические ошибкиОшибки, возникающие в результате незнания структуры сложного Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложенияпредложения
•Наиболее употребительны союзы: что; который; вследствие того, что; при условии; чтобы; где; как.•Усложняют текст:-насыщенность сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями;-очень длинные перечисления т.д.
Неправильно: «Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, которые одобрены Федеральным агентством…»Правильно: «Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Федеральным агентством…»
Синтаксические ошибкиНеправильное использование предлоговНеправильное использование предлогов•Распространены словосочетания с использованием предлога о, с, в (напримернапример, «вопрос о доверии», «соглашение с…».
•Неправильно:«Директор организации отметил о важности поставленной проблемы».•Правильно : ?
•Неправильно:«Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам».•Правильно: ?
•Неправильно:«Нет сомнений о том, что проводимая работа важна».•Правильно: ?
Синтаксические ошибки
•Встречаются документы, составитель которых не различает, когда речь идет об учреждении, а когда о его здании.
Неправильно:«В наше предприятие приглашены на практику студенты» .
Правильно:«На наше предприятие приглашены на практику студенты».
Синтаксические ошибкиНеправильное согласование в падежеНеправильное согласование в падеже•Неправильно:«Согласно Вашей просьбы…»«Согласно приказа…»«Согласно решения…»
•Неправильно:«Руководство производственной практики…»•Правильно:«Руководство производственной практикой…»
•Неправильно:«Институт ходатайствует о постоянной регистрации сотруднику Петрову А.К.…»•Правильно:«Институт ходатайствует о постоянной регистрации сотрудника Петрова А.К.…»
•Правильно:«Согласно Вашей просьбе…»«Согласно приказу…»«Согласно решению…»
Морфологические ошибки
Морфологические ошибки
Согласование определенийСогласование определений
•Если определение относится к имени существительному, имеющему приложение, оно согласуется с главным словом сочетания (обычно оно стоит на первом месте).НапримерНапример, новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик.
Морфологические ошибкиОшибки при употреблении полной и краткой форм Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательныхприлагательных
Неправильно: Неправильно: «Выводы комиссии обоснованные и справедливые»«Решение об увольнении мастера Иванова незаконное»«Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное»«Данное решение обязательное для исполнения»Правильно: Правильно: «Выводы комиссии обоснованны и справедливы»«Решение об увольнении мастера Иванова незаконно»«Изменение графика отпусков работников отдела нежелательно»«Данное решение обязательно для исполнения»
Морфологические ошибкиОшибки при употреблении количественных имен числительныхОшибки при употреблении количественных имен числительных
•Все количественные числительные склоняютсяВсе количественные числительные склоняютсяНеправильно: Неправильно: «До семьсот рублей»«С семьсот семьдесят семь рублями»Правильно: Правильно: «До семисот рублей»«С семьюстами семьюдесятью семью рублями»
•В тексте доклада желательно прописывать словесные варианты В тексте доклада желательно прописывать словесные варианты цифрового обозначенияцифрового обозначенияНапримерНапример, «Директор встретился с 777 (семьюстами семьюдесятью семью) работниками организации»
Лексические ошибки
Лексические ошибкиНеправильное употребление слов и терминовНеправильное употребление слов и терминов
Где ошибка? Где ошибка? «Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу».
• Необходима расшифровка терминов, знакомых лишь узкому кругу лиц определенной профессии, а также терминов, которые в разных отраслях промышленности имеют разное значение (например, «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении – «приспособление, снижающее число оборотов валов»).
Лексические ошибкиНеуместное или неоправданное употребление иностранных словНапример, Например, «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен»; Например, Например, «презентовать» вместо «представить».•Незнание точного смысла иностранного слова НапримерНапример, «Объем бюджета на следующий год будет зависть от того, насколько лимитируются финансовые расходы в текущем году». Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, то есть дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы)
Лексические ошибки
Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов
•Иностранные слова применяются при:-необходимости;-уместности;-точности словоупотребления.
Лексические ошибкиТавтология
•Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной.
НапримерНапример, -«польза от использования новой методики»;-«следует учитывать следующие факторы»;-«данное явление полностью проявляется в условиях…».
Лексические ошибкиПлеоназмы
•Плеоназм – это частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание.
НапримерНапример, -«памятный сувенир» (сувенир – это подарок на память);-«совместное сотрудничество» (сотрудничество – совместная работа);-«потерпеть полное фиаско» (фиаско – это и есть полное поражение);-«своя автобиография» (автобиография – это описание собственной жизни).
Организационно-распорядительная документация
Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.
Организационно-распорядительная документация (ОРД)
Согласно ГОСТ Р 51141 – 98 ОРД – это «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
Классификация ОРД:-организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции)-распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)-информационно-справочная документация (письма, телефонограммы, факсы, акты, протоколы др.)-документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);-коммерческие документы (контракты, договоры).
Company Logo
Приказ
Приказ
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данной организацией.Приказ оформляется на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.
Приказ утверждается руководителем организации.
Части текста приказа:-Констатирующая: излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.
-Распорядительная: начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
•Если приказ содержит несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, подпункты.
•Каждый пункт начинается с глагола (если ответственное лицо одно).
•Если ответственных несколько, каждый пункт приказа начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица (кому?), структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.
•Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа.
Company Logo
Company Logo
Обязательно!
Выписка из приказа
Если ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа, делается выписка из него. По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ приводятся слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.Выписка заверяется секретарем-референтом (секретарем) и выдается ответственному исполнителю под расписку.
Выписка из приказа
Company Logo
Протокол
Протокол Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.Протокол оформляется на бланке организации.Реквизиты протокола:-Наименование организации-Наименование вида документа-Дата заседания-Номер протокола-Место составления протокола (место проведения заседания)-Заголовок к тексту (название протоколируемого мероприятия)-Текст-Подписи.
Протокол
Части текста протокола:1.Вводная часть:2.Основная часть: строится по схеме СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ.
Company Logo
Формы протоколов:
1. Полная
2. Краткая (в протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения).
Company Logo
Company Logo
Company Logo
Инструкция
Инструкция Инструкция - правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием следующих реквизитов: -название организации и структурного подразделения, - название вида документа (инструкция), -дата и номер, -место издания, -заголовок, -текст, -подпись, -гриф утверждения (или отметку, что инструкция является приложением к распорядительному документу).
Инструкция
Инструкция подлежит обязательному утверждению непосредственной подписью руководителя в графе утверждения или специальным распорядительным актом (постановлением, приказом).Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Должностная инструкция
Должностная инструкция - нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника.
Должностная инструкция
Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации.Инструкция утверждается руководителем организации.Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Целесообразно использовать четкие формулировки: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается».
Должностная инструкцияОдин экземпляр инструкции остается у администрации, а другой выдается поступающему на работу сотруднику.Структура должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.2. ФУНКЦИИ.3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.4. ПРАВА.5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ (с должностными лицами, структурными подразделениями, сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации).7.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ И КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.
Company Logo
РЕЧЕВЫЕ МОДЕЛИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Номенклатура дел
Company Logo
Номенклатура дел - ориентировочный список заголовков дел для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей.
- В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.
- Наличие номенклатуры дел в каждой организации обязательно.
- Занимается номенклатурой дел служба делопроизводства или секретарь.
Company Logo
Функции номенклатуры дел
Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Company Logo
Примерная номенклатура дел состоит из 7 разделов:
-руководство и контроль; -работа с кадрами; -воспитательно-образовательная деятельность;- первичная медицинская документация,
медицинский кабинет; -пищеблок; -охрана труда; -административно-хозяйственная деятельность. В
примерную номенклатуру дел включен максимально возможный состав документов, который может быть создан в процессе деятельности ДОУ.
Номенклатура дел состоит из разделов
Каждый раздел соответствует структурному подразделению. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации.
В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т.п.).
Вариант 1Вариант 1 Вариант 2Вариант 2
Содержание номенклатурыСодержание номенклатуры
Индекс дела
Заголовок дела (том,
части)
Кол-во дел
Ед. хр.
Срок хранения дела и № статей по перечню
Примечание
1 2 3 4 5Название раздела
Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора и т.д. 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).
Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами.
Например: индекс отдела кадров - 04, а дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.
Company Logo
В начале каждого раздела указываются наиболее важные
для деятельности организации документы, затем переписка и информационно-справочные документы.
Заголовки дел должны быть (по возможности) краткими и точно передавать содержание документов в деле.
Если документов, относящихся к одному делу
накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах
Company Logo
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:-название вида документа. Например: «приказы», «договоры»; -краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»; -дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с ДОУ «Ветерок» за 2014 г.»; -слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2015 г. Копии».
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения дел заголовки могут дополняться. Нельзя объединять дела с разными сроками хранения (постоянного или временного).
Company Logo
Алгоритм разработки номенклатуры дел
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения»
Company Logo
Форма Форма номенклатуры номенклатуры
дел дел организацииорганизации
ДОУ − служба документационного обеспечения (документовед, помощник руководителя, секретарь)
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах
Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй − используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий − находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый − в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Company Logo
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.
Company Logo
Company Logo
Company Logo
Company Logo
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ
Примерная номенклатура дел детского дошкольного учреждения (Приложение 1 к приказу Министерства народного образования РСФСР от 20.09.1988 года № 41 «О документации детских дошкольных учреждений»);Примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения (Приложение 18 к письму Министерство образования РФ от 20.12.2000 года № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»).
