เทคนิคการฝึกอบรม (Technical Training)

การประชุมใหญ่ (Convention)

การประชุมใหญ่

การประชุมใหญ่ (Convention) มีลักษณะเป็นการประชุม

ของกลุ่มบุคคลที่เป็นสมาชิกในองค์การในอาชีพใดอาชีพหนึ่งหรือ

ผู้แทนจากหน่วยงานย่อยในองค์การใหญ่ ๆ เป็นการประชุมเพื่อ

วางแผนแก้ไขปัญหา หรือประชุมเรื่องเกี่ยวกับการก าหนด

นโยบาย วิธีการปฏิบัติงาน การแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารงาน

คณะใหม่ การขอเสียงประชามติเพื่อสนับสนุนการด าเนินกิจกรรม

ต่างๆ ในองค์การต่อไป

ลักษณะของการประชมุแบบนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมจะมีจ านวน

มาก การเตรียมการจัดประชุม จึงมีความส าคัญตั้งแต่การจัดหา

ห้องประชุมขนาดใหญ่ ที่มีห้องประชุมย่อย การจัดเตรียมสิ่ง

อ านวยความสะดวก วัสดุอุปกรณ์ และบรรยากาศการประชุม

ตลอดจนสิ่งที่เป็นแรงจูงใจแก่ผู้เข้าประชุม การด าเนินการประชุม

จะเริ่มพิธีเปิดด้วยการเชิญบุคคลส าคัญหรือผู้ที่มีชื่อเสียงมาเป็น

ประธาน มีการจัดระเบียบวาระการประชุมและจัดกิจกรรม

ประกอบการประชุม

การประชุมใหญ่นั้น สมาชิกผู้เข้าประชุมนอกจากจะมีส่วน

ร่วมในการพิจารณานโยบาย หลักเกณฑ์และแนวทางด าเนินงาน

แล้ว ยังเป็นโอกาสที่ดีที่ผู้ เข้ าร่วมประชุมจะได้รับความรู้

ประสบการณ์เกี่ยวกับสิ่งใหม่ ๆ แล้ว ด้านเทคนิควิธีการน าเอา

เทคโนโลยีและแนวคิดใหม่ มาใช้ในการด าเนินกิจกรรมให้ทันกับ

ความเปลี่ยนแปลงของโลก การประชุมใหญ่จึงเป็นเทคนิควิธีหนึ่ง

ที่สามารถใช้เพื่อการพัฒนาบุคคล

วัตถุประสงค์ของการประชุมใหญ่

1. เพื่อส ารวจปัญหาและแนวทางแก้ปัญหา

2. เพื่อรับทราบนโยบายหรือแนวทางปฏิบัติที่เปลี่ยนแปลงไป

3. เพื่อสร้างความมั่นคงแก่องค์กร

วิธีด าเนินการของการประชุมใหญ ่

1. ประธานของการประชุมกล่าวน าถึงหลักการ และ

เหตุผลของการประชุมเพื่อให้ทุกคนรับทราบเรื่องและปัญหาที่

ต้องมีการประชมุอยา่งชดัเจนโดยให้ทุกคนเข้าใจปัญหาอย่างทั่วถึง

เท่าเทียมกัน

2. การประชุมใหญ่สามัญนี้โดยปกติจะเชิญบุคคลที่มีความ

เชี่ยวชาญหรือมีความรู้ประสบการณ์ รู้เกี่ยวกับปัญหาหรือวิธีการ

ต่างๆ ที่เป็นหัวข้อในการประชุมมาให้ความรู้ที่เป็นประโยชน์

3. จัดให้มีการประชุมกลุ่มอภิปราย หรือแบ่งกลุ่มเพื่อการ

วิเคราะห์กรณีศึกษา

4. ระยะเวลาที่ใช้ในการประชุมมากหรือน้อย ขึ้นอยู่กับ

เรื่องที่ประชุม

5. จัดเตรียมรายงานการประชุมครั้งก่อนเพื่อให้สมาชิก

ได้รับรายงานผลการด าเนินงานในช่วงระยะเวลาที่ผ่านมา

(ต่อ) วิธีด าเนนิการของการประชมุใหญ่

ข้อดีของการประชุมใหญ่

เป็นเทคนิควิธีที่ใช้ในการเสริมสร้างความเข้าใจและพัฒนา

ความรู้ เทคนิคยุทธวิธีในการด าเนินการของหน่วยงานหรือสาขา

องค์กรที่ใช้เวลาน้อยแต่ท าได้ทั่วถึง ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีโอกาส

พบปะ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นและประสบการณ์ในการด าเนิน

กิจการ ตลอดจนเป็นการเสริมสร้างความเข้าใจและก่อให้เกิดการ

ประสานและร่วมมือกันของส่วนงานย่อยขององค์การ

ข้อจ ากัดของการประชุมใหญ่

มีผู้เข้าร่วมประชุมจ านวนมาก ถ้าผู้จัดขาดประสบการณ์

จะมีผลต่อการจัดประชุมได้ และหากสมาชิกหรือผู้เข้าร่วมประชุม

อาจจะไม่มีโอกาสได้แสดงความคิดเห็นต่อที่ประชุม ตลอดจนเสีย

งบประมาณค่าใช้จ่ายเพื่อจัดการประชุมมาก

(Sample Management Convention) ตัวอย่างการจัดการประชุมใหญ ่

การจัดเตรียมสถานที ่

สถานที่ประชุมนับเป็นส่วนส าคัญต่อความส าเร็จ หรือ

ล้มเหลวของการประชุม เพราะบรรยากาศของสถานที่ประชุมมี

อิทธิพลต่อความรู้สึกของสมาชิก การเลือกห้องประชุมควร

ค านึงถึง

1. สถานที่ตั้งอยู่ ณ. จุดการเดินทางไปมาสะดวก

2. ขนาดของห้องประชุมเหมาะสมกับผู้เข้าร่วมประชุม

3. สะอาด เรียบร้อย มีแสงสว่างเพียงพอ การถ่ายเทอากาศดี

4. ไม่มีสิ่งรบกวน เช่น เสียง กลิ่น แสง

5. มีลักษณะเป็นเอกเทศไม่มีคนผ่านไปมาตลอดเวลา

การเตรียมงบประมาณ

การประชุมที่มีขนาดใหญ่ มีสมาชิกจ านวนมากและเป็น

ทางการ ผู้จัดประชมุจะตอ้งเตรยีมงบประมาณ/ค่าใช้จ่าย ที่จะใช้

ในการประชุมไว้ล่วงหน้า งบประมาณที่ต้องใช้ในการประชุม มี

ดังนี้

1. การตอบแทนวิทยากร

2. การเช่าห้องประชุม (โรงแรม หอประชุม)

3. ค่าพาหนะ

4. ค่าที่พัก ค่าอาหารและเครื่องดื่ม

5. ค่าวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ

การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์

บรรยากาศของการประชุมจะดี และด าเนินไปด้วยความ

เรียบร้อย บรรลุเป้าหมาย ต้องมีเครื่องสนับสนุนการประชุม

เพื่ออ านวยความสะดวก เช่น

1. เครื่องขยายเสียงพร้อมไมโครโฟน และล าโพง

2. เครื่องบันทึกเทป วิทยุเทป เครื่องฉายแผ่นใส

3. พร้อมแผ่นใสและปากกา เครื่ องฉายแผ่นทึบ

4. เ ค รื่ อ ง ค อ ม พิ ว เ ต อ ร์ พ ร้ อ ม โ ป ร เ จ ค เ ต อ ร์

5. กระดาษจดค าบรรยาย กล้องถ่ายรูป และพาหนะ

การจัดเตรียมวาระการประชุม

ระเบียบวาระประชุม............... ครั้งที่ ......../...................

วันที่ ........ เดือน .............. พ.ศ. ....... เวลา .......................... ณ........................................

-----------------

วาระที่ 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ 1.1 1.2 วาระที่ 2 เรื่องพิจารณารับรองรายงานการประชุม วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง 3.1 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน 3.2 เรื่องสืบเนื่องอื่นๆ วาระที่ 4 เรื่องเพื่อพิจารณา 4.1 4.2 วาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

เอกสารการประชุมจะช่วยให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับ

เรื่องที่ประชุม ท าให้การประชุมด าเนินไปด้วยความรวดเร็วและมี

ประสทิธภิาพ เอกสารประกอบการประชมุทีค่วรเตรยีมไวก้อ่นการ

ประชุม คือ

1. ระเบียบวาระประชุม

2. รายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

3. คู่มือการประชุม (โครงการประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุม

วิทยากร)

4. ข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับเรื่องที่เสนอในที่ประชุม

5. แบบลงนามเข้าร่วมประชุม

การท ารายงานการประชุม รายงานการประชุมคณะกรรมการ..........................

ครั้งที.่............. วันที.่................................. ณ .....................................

------------- กรรมการที่มาประชุม

1........................................................... 2........................................................... กรรมการที่ไม่มาประชุม (ถ้ามี) 1........................................................... 2........................................................... ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้าม)ี 1........................................................... 2...........................................................

เริ่มประชุมเวลา

ประธานกล่าวเปิดประชุมแล้วที่ประชุม พิจารณาเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้ วาระท่ี 1 .............................. วาระท่ี 2 .............................. เลิกประชุมเวลา ....................................................

(ชื่อ)..........................ผู้จดรายงานการประชุม (ชื่อ)...........................ผู้ตรวจรายงานการประชุม

การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม

และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

ก่อนประชุม

ศึกษาเรื่องในระเบียบวาระและ และเอกสารประกอบการประชุม ตรวจความเรียบร้อยห้องประชุม เตรียมวัสดุอุปกรณ์เอกสารที่ต้องใช ้ติดต่อผู้มาประชุม ศึกษาเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมประชุม

ระหว่างประชุม

ตั้งใจฟัง จับประเด็นเรื่อง จดบันทึก-ย่อ-สอบถาม บันทึกเทป ทบทวนมติ

หลังการประชุม

ไม่เข้าใจเรื่อง สอบถาม เขียนรายงานการประชุม ถอดเทป เรียบเรียงข้อความ ตรวจทาน แก้ไข ส่งให้ผู้เกี่ยวข้องไปด าเนินการ เตรียมจัดประชุมครั้งต่อไป

เอกสารอ้างอิง

การประชุม. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://iad.dopa.go.th/ subject /conf52.doc/. (วันที่ค้นข้อมูล : 2 มิถุนายน 2013).

คู่มือการประชุม. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://www.npu. ac.th/gad/pdf/h2.pdf /. (วันที่ค้นข้อมูล : 8 มีนาคม 2013).

ดาริณี หุตะจิตต,์ การประชุมแบบมืออาชีพ. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://www.diw.go.th/HRMC/ knowledge/. (วันที่ค้นข้อมูล : 20 กุมภาพันธ์ 2556)

ลักษณะของการประชุมที่ดี. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://www.apane.or.th/detail.php?Module6 =40&page=index.php. (วันที่ค้นข้อมูล : 8 มีนาคม 2013.

หลัก 10 ประการของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ. ธนาคารแห่งประเทศไทย. วิภาภรณ์ วงศ์ศรีสุชน. (2551). ทักษะการบริหารการประชุม. กรุงเทพมหานคร : แอคทีฟ พริ้นท์.

สันทัด ศะศิวณิช. รูปแบบการประชุม. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://iad.dopa.go.th/subject/ conf52.doc. (วันที่ค้นข้อมูล : 17 พฤษภาคม 2013).