Téma barcampového výstupu: 10 vychytávek, které šetří čas a nervy

GTD? Ne tak úplně. Ukázala jsem 10 různých „triků“, kterými si můžete „hacknout“ vlastní čas -> Stíhat toho víc za krátší dobu -> Mít víc času na odpočinek -> Být prostě happy. :) Výstup byl barcampový = publikum samo přinášelo další zajímavé nápady, poznatky a zkušenosti. Ty bohužel slajdy nezachycují. Slajdy také neobsahovaly ŽÁDNÝ TEXT. Ten jsem přidala pouze pro Slideshare verzi (pro neúčastníky).

Twitter: #lifehack

Pod tímto hashtagem se dají najít super triky (takové ty úplné blbosti, které občas fungují jako turbo na timehacking). http://lifehack.jdem.cz

Základní otázka: Kolik času potřebuju investovat?

Na to, abych mohl něco hacknout, tomu musím nejdříve dobře rozumět. -> Kolik času mi zabere činnost XY?

V jakých časových blocích ji teď zvládám? Zkuste si svůj čas změřit! Když někdo drží dietu, často si nejdřív týden zapisuje, co běžně jí, a pak teprve upravuje jídelníček podle svých reálných možností.

Základní otázka: Kolik času potřebuju investovat?

Měřiče: •  www.toggl.com •  www.doit.im •  Excelová tabulka :) •  Stopky, tužka a papír :)))

A následuje otázka: Jak si ho chci rozložit?

Odpověď: Jak mi vyhovuje! :) Jen už vím, že: •  Když si naplánuju dělat A, B a C, zabere to 15

hodin čistého času – nesmysl! nestihnu to! •  „Mám na to 2 dny“ != „Mám na to 48 hodin“

A následuje otázka: Jak si ho chci rozložit?

Plánování ve slotech s časovým označením: •  Kalendář

elektronické, syncuje se to, někoho blokuje, pokud se dostane do skluzu

•  To-do today papírové, klouzavé sloty, lze snadno přidávat, ale snadno přešvihnu čas, focus na 1 úkol

•  To-do today v Excelu blokuje mě, když nemám Excel zrovna po ruce, je jednoduché si toho nasázet moc

Jak si najít prostor na něco, co nestíhám: 20 MINUT KAŽDÝ DEN

Každý máme během dne nějaký čas, který by se dal využít jinak – na to, co chceme dělat, ale zatím to neděláme. Psát blog. Zavolat rodičům. Editovat fotky z dovolené. Udělat daňové přiznání. Vytřídit šatník. Číst knížky. Poslouchat muziku.

20 minut x 30 dní = 600 minut = 10 hodin měsíčně

Jak si najít prostor na něco, co nestíhám: MULTITASKING (pokud se nemusím

soustředit na to, co dělám)

Čas „navíc“ se dá najít mj. u činností, na které se nemusím soustředit a které mi nic nepřinášejí (cesta do práce, čekání na poště, koukání na zprávy, které stejně nevnímám…). Na přípravu na plzeňský barcamp jsem měla týden, během kterého jsem měla na první pohled volných 0 hodin. Zabral mi jich 4-5, vesměs se našel multitaskem.

Jak si najít prostor na něco, co nestíhám: MULTITASKING (pokud se nemusím

soustředit na to, co dělám)

Moje zkušenost: •  Ráno u multitasku procházím RSS a markuju

informace k pozdějšímu zpracování (-> metoda inbox) •  Při líčení si procházím denní agendu •  V MHD čtu, píšu články, chystám menší texty (lze to

dělat i s papírem, tabletem nebo jen v hlavě -> metoda na trénink paměti)

•  Večer místo FB času dělám něco, o čem vím, že to dělat chci

Jak zbytečně nerozmělňovat, co dělám: MINDFULNESS / NERUŠIT

Jiné „úkoly“ fungují lépe při absolutním soustředění – potřebujeme nerušený dlouhý časový blok.

Já ho vyhledávám pro analýzy, reporty a obsahové strategie. A pro ODPOČINEK. :) Můj osobní volný čas funguje mnohem lépe jako distract-free zóna než když pořád něco někde… Víte jak. :)

Jak zbytečně nerozmělňovat, co dělám: MINDFULNESS / NERUŠIT

Bude se hodit: •  e.ggtimer.com •  Pomodoro (www.tomatoi.st) •  Distract-free nástroje pro psaní •  „Mám na to 1 hodinu a musím něco vymyslet,

i kdyby trakaře padaly“ •  Režim Nerušit na telefonu

Tohle vám ušetří TOLIK času! SPOLKNI TU ŽÁBU

Když mám před sebou nepříjemný úkol a odložím ho na později, bude furt stejně nepříjemný a ještě budu celý den otrávený. Frustrovaný. A nebude se mi chtít dělat ani nic jiného. Takže dost zabit. Nebo to můžu nechat vyhnít, což sice hodně žab „vyřeší samo“, ale ne že by vám to dlouhodobě zrovna prospívalo…

Tohle vám ušetří TOLIK času! SPOLKNI TU ŽÁBU

Mmch, žabičky jsou matkou prokrastinace. :) Dneska večer jsem před sebou měla jeden úkol, bez kterého zítra ráno nemůže někdo jiný pracovat. No, nechtělo se mi. Dopadlo to takhle: Odkládání žáby: 40 minut Snězení žáby: 10 minut

Tohle vám ušetří TOLIK času! SPOLKNI TU ŽÁBU

Trik pro žáby, aby chutnaly líp: •  Žába je první (možný) úkol dne. Pak už vás čekají

jen samé lepší věci. •  Více žab je fajn prokládat úkoly, na které

se těším. Jo, začnete svůj mozek odměňovat za blbou práci dobrou prací. Funguje to.

•  Jiná odměna za žábu je taky fajn, pokud na sebe umíte být přísní.

•  Hodně velká žába se dá rozdělit na několik menších položek a pak už není tak děsivá.

To nejjednodušší řešení je to, které funguje PAN OCCAM

Nehledejte v tom složitosti: •  První fungující nástroj, co je po ruce, je

dostatečně dobrý. •  Delegování není zločin. •  Vyňuňané věci na 100 % oceníte jenom vy.

(Neplatí, pokud vás za 100 % někdo odmění.) •  První řešení, které vás napadne, je většinou

dostatečně dobré. // Případně to, co vás dokáže napadnout během 1 hodiny.

Odkladiště INBOX

•  Jako když děláte pořádek: Všechno naházejte na jednu hromadu a pak to postupně roztřiďte.

•  Inbox může být cokoliv, co vám vyhovuje. •  Inbox není odkladiště mrtvých žab. Je fajn

všechny své inboxy pravidelně zpracovávat a čistit.

•  Mít vždycky něco v inboxu je normální. Jen u mailu je imho fakt zdravé dodržovat inbox zero.

Odkladiště INBOX

Pár triků, abyste neodešli s prázdnou (inboxou): •  Inbox zero •  Co v inboxu vyřešíte za X času (2 minuty), to

vyřešte hned // zbytek si nějak rozdělte do todo •  Štítkování mailů – trik na připomínky – Boomerang – Nastavit filtr na oštítkování mailu se specifickou sadou

znaků v obsahu (maily, které vyžadují odpověď, jsou označkovány – vy se pak snadno připomenete, pokud někde vyhnily)

Odkladiště INBOX

Co se často využívá jako inbox: •  E-mail •  Štítkování v RSS čtečce, favorite na Twitteru atp. •  Poznámky vedle todo-today •  Jednotlivé papírky (1 papírek = 1 vstup) •  Papírový blok •  Evernote a podobné nástroje •  Mindmapa (doporučuju kurzy Dana Gamrota) •  Úkolovníky, todo systémy •  Poznámky v mobilu

Jak si hacknout PAMĚŤ

•  Vizuální zpracování poznámek –  sketchnotes – strukturované poznámky – Mindmapy

•  Asociační seznam = dávat věcem příběhy •  Paměťový palác = zasadit absurdním

způsobem do známého prostředí •  Nosit s sebou nějaký inbox ;)

Bez jedné věci je vám to dost k ničemu ZÁLEŽÍ VÁM NA TOM, CO DĚLÁTE?

Všechny ty snahy o rychlejší, jednodušší práci, kterou stihnu dřív a budu mít víc volna a míň nervů… to je všechno k ničemu, pokud vám nedává smysl to, na co tyhle hacky aplikujete. Kam to chcete dotáhnout. Kdo chcete být? A co pro to děláte? (Jestli jste na to zatím neměli čas, tak jste tady docela správně.)

A pár dalších věcí to umí naspeedovat nebo pohřbít SOFT FAKTORY

Tady na tomto místě fungovala opravdu zajímavá diskuse účastníků mého výstupu. Podělili se s ostatními o „sost faktory“ toho, proč a jak začali fungovat efektivněji: •  Dobré jídlo, dost spánku, pohyb •  Koníčky jiné než práce •  Mít dítě :) (Prý super na time management) •  Motivace •  Celková pohoda Více se dozvíme později z videa, nepovedlo se mi zachytit zdaleka vše.