EXPEDIENTE ELECTRONICO-

GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

EJE TEMATICO No5

EJE TEMATICO No 5

PRESENTADO POR:

MARÍA CLAUDIA ASTAIZA

SANDRA MILENA GUEVARA

INGRID PAOLA CHAVES

LAURA GISSELLE TORRES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

MARZO

2015

INTRODUCCIÓN• El presente trabajo presente hacer un acercamiento a los

conceptos teóricos referentes a expediente electrónicos, gestión de documentos electrónicos, organización de los documentos electrónicos y la organización del puesto de trabajo.

• De igual manera brindar a los compañeros la información necesaria para conocerla y manejarla, actividad que se relacionará con el foro y la actividad dinámica.

• Todos estos conceptos son una porte imprescindible ala formación de profesionales CIDBA.

CONTENIDO

Expediente electrónico

Proceso de gestión

documental

Tipos oficina-puestos de

trabajo

Organización de

documentos EBibliografía

1. EXPEDIENTE ELECTRONICO• Conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de

un mismo trámite o asunto administrativo.• Cualquiera que sea el tipo de información que contengan,

y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

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Componentes del expediente electrónico

• Suma de cuatro componentes:• Documentos electrónicos, que cumplan las

características de contenido, estructura y contexto definidas.

• Índice electrónico. Garantiza la integridad del expediente electrónico y permitiera su recuperación, siempre que sea necesario.

• Firma del índice electrónico por el administrador.• Metadatos del expediente electrónico o información

virtual contenido en ellos.

Características del expediente electrónico

Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las actuaciones o trámites.

Los expedientes puede ser de diferentes tipos y formatos.

Los expedientes forman series documentales.Los expedientes tienen un principio y fin claramente

determinados.

Otras clases de expedientes que no son estrictamente electrónicos:

• EXPEDIENTES FISICOS

• EXPEDIENTES HIBRIDOS

• EXPEDIENTES MIXTO

Expediente físico• Son compuestos únicamente por documentos en soporte

físico.

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Expediente híbrido• Conjunto de documentos de archivo, que se componen

de documentos electrónicos o documentos físicos.

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Expediente mixto

Conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí y conservados por una parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA y por otras, como expediente tradicional fuera del SGDEA

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Características• Su ciclo de vida esta claramente determinado• Existe un vinculo entre cada uno de los documentos que

lo conforman• Se maneja la gestión de documentos electrónicos • Su tramite debe ser cuestionado de acuerdo con

procesos y procedimientos previamente establecidos• Garantizan la preservación de la información• Aumentan la eficiencia, en cuanto a servicio con los

usuarios• Tienen un mejor orden jurídico, la cual respalda la

legalidad de la gestión de la actividad privada.

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2. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• Es el conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento, desde el mismo momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de las fases.

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Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos

Es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las entidades.

REQUERIMIENTOS FUNCINALES

OBLIGATORIOS

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

CONTROLES DE SEGURIDAD

CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN

CAPTURA Y REGISTRO DE DOCUMENTOS

REFERENCIACIÓNBUSQUEDAS,

RECUPERACION,

PRESENTACION ADMINISTRACIÓN

Gestión Documental

FasesFASE PREVIA• Análisis y estudio técnico sobre la

viabilidad, ventajas, recursos, costos y beneficios del proyecto de digitalización.

• Organización de los documentos y captura de los metadatos de trazabilidad del proceso.

CAPTURA• Proceso por el cual se obtiene

una representación digital de un original constituida por un conjunto de elementos pictóricos o pixeles mediante el escaneo.http://alumbraguatemala.com/photos/tumb-captura-digital.jpg

FasesDIGITALIZACIÓN• Proceso tecnológico, que

convierte un documento análogo en uno o varios ficheros electrónicos, que contienen la imagen codificada, fiel e integra del original, con certificación de :

• Fiabilidad.• Disponibilidad.• Integridad.• Autenticidad.

Fases

• DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

Debe cumplir con estándares previamente definidos por el Archivo General dela Nación conforme al análisis costo-beneficio de cada entidad y la naturaleza de los documentos; proceso que debe ser avalado por un certificador.

Digitalización certificada

Procesos de gestión documental

Gestión y Tramite

Organización

Planeación

Valoración

Producción

Gestión y tramite

Organización

Transferencia

Disposición de documentos

3. TIPOS DE OFICINAS Y ORGANIZACIÓN PUESTO TRABAJO

Entre la oficina basada en documentos en soporte papel y la basada en documentos en soporte electrónico, existen varios estadios:• La oficina tradicional basada en documentos en papel.• La oficina mixta, con ambos tipos de documentos (papel

y electrónicos).• Conversión de documentos en papel (mediante

escaneado).• La oficina completamente digitalizada (todos los

documentos producidos, recibidos o difundidos son electrónicos).

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Organización del espacio de trabajo

Área de trabajo

Buen manejo

elementos

Buenas prácticas

archivísticas

Normalizar la gestión de los documentos

Principio básico de seguridad

Ambiente físico del trabajo• Recursos del espacio de trabajo que puede detectarse

como materiales o procesos dentro de lo que se esta haciendo.

• Afectan la seguridad física o mental del trabajador

Recomendaciones saludables

Políticas claras al

interior de la institución

CONOCIMIENTOS de las políticas

PRACTICAS. En relación con las

políticas.

Área físicaOrganizar el área

de trabajo, recoger documentos

Organizar equipos de acuerdo a su

uso.

ErgonomíaSilla a la altura necesaria para

apoyar pies

Monitor debajo nivel de los ojos.

Recomendaciones saludables

Ergonomía El ratón igual al nivel del teclado

Evitar la extensión de la muñeca en el

uso del teclado

Condiciones ambientales

Iluminación. Equilibrio entre

calidad, cantidad y estabilidad.

Teclado no brille

Condiciones ambientales

Ruido. Frecuencia y

duración idónea.

Temperatura: Excesivo calor o

frio produce incomodidad.

Ergonomía

• La ergonomía busca cómo adaptar el puesto de trabajo y las condiciones del mismo a la persona, analizando los sistemas ambientales y las capacidades de las personas.

Pausas activas

• Son pequeñas interrupciones de una actividad laboral dentro de la jornada de trabajo para prevenir el estrés, fatiga laboral y prevenir trastornos osteomusculares.

4. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

• Es un software para la orientación de documentos está orientado para recuperar y gestionar la información de una manera eficiente, por medio de la computadora, internet e intranets.

• La organización se debe basar en el ciclo del documento.• La organización facilita que la información se maneje y

comparta de manera eficiente, eficaz y efectivo.

Es un sistema computarizado que maneja un conjunto de programas con el fin de

identificar y almacenar documentos electrónicos.

Organización de documentos electrónicos

• 1. Organización del archivo electrónico: Los documentos deben estar organizados de acuerdo a la tabla de retención documental con sus respectivas series, subseries y tipos documentales.

• 2. Identificación del archivo electrónico: El nombre es muy importante para la localización y el acceso ala información.• Debe ser breve, distintivo y descriptivo.• No colocar caracteres particulares como guion u otros símbolos.

SERIESSUBSERIES

• 3. Rotulación de los discos. Cada disco debe rotularse igual que los archivos.

• 4. Inventario electrónico, Realizar el inventario electrónico con una breve descripción del contenido de cada carpeta electrónica, teniendo un alista de los archivos electrónicos.

• 5. Manejo y conservación de los medios electrónicos. Se debe proteger la información almacenada en esos tipos de medios.

• 6. Migración. Realizar una migración periódica de la información importante a medios electrónicos.

BIBLIOGRAFÍA• Diaz, X. (2011). Pausa activa como factor de cambio en la actividad

física en funcionarios públicos. Revista cubana de salud pública , 303-313.

• Lauri, W. (s.f.). Enciclopedia en salud y seguridad en el trabajo. Recuperado el 7 de Marzo de 2015, de Ergonomía: http://www.insht.es/InshtWeb/Contenidos/Documentacion/TextosOnline/EnciclopediaOIT/tomo1/29.pdf

• Ministerio de tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (s.f.). Cero Papel en la administración pública Guía 4. Recuperado el 8 de Marzo de 2015, de http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4-expediente-electronico-v1.pdf

• Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (s.f.). Cero papel Guía 6. Recuperado el 8 de Marzo de 2015, de http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf

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