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2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO
La auto-organización del trabajo
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Características del Tiempo
Incomparable : El tiempo es diferente de cualquier otro recurso que el hombre conoce y está habituado a manejar
Individual: Cada persona reparte sus 24 horas diarias de forma personal. Ha de ser hábil para manejar inteligentemente su tiempo en función de sus metas personales
Inelástico: El tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse prestado
Indispensable: Nuestra vida será lo que consigamos fabricar con el tiempo que se nos concede
Insustituible: No cabe sustituir el tiempo por ningún otro
Inexorable: El tiempo fluye inexorablemente en un solo sentido. Todo lo que podemos hacer es utilizarlo a medida que nos va llegando
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
¿Cuánto vale tu tiempo?
1 mes tiene 160 horas laborales. Piensa en lo que ganas, y mañana cuando te pregunte si me regalas un minuto de tu tiempo
sabrás cuánto vale. Tú eres el programador de tu vida
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Imagínate de aquí a 10 años, 20 años…¿cómo te quieres visualizar?
Define cuáles son las metas concretas en cada una de esas fases de la vida. Estas metas marcarán hacia dónde te diriges.
La gestión de tiempo es orientar nuestras actividades diarias hacia nuestras metas
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Prejuicios sobre el uso del tiempo
Prejuicio de la actividad. El trabajador más cargado de trabajo es el más eficiente. Se confunden los resultados con la actividad….actividad que no conduce a nada
Prejuicio del hombre orquestra. Si uno sabe hacer bien las cosas, no las delega ni pide ayuda. La sobrecarga de actividades, propias o ajenas, es un peligroso error
Prejuicio de la decisión aplazada. Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. En este caso NO se decide a tiempo o NO SE DECIDE.
Prejuicio del indispensable. Si no lo hago yo, no lo va a hacer nadie. Bajo esta premisa se esconde el miedo a reconocer que no somos indispensables
Prejuicio de ahorrar tiempo. Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles. Se regatea el tiempo a emplear en asuntos difíciles, dándoles un trato superficial. De esta manera nos condenamos a repetir lo que salió mal.
Prejuicio de trabajar contra el tiempo. El tiempo nos presiona, se nos echa encima. Esta en la disculpa de las personas que pierden las riendas de su propio tiempo.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de PARETO o del 80/20
“Lo esencial lleva poco tiempo, lo accesorio mucho”
El 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de lo que hace
Deducimos:
Es necesario distinguir lo esencial de lo accesorio. Las actividades estratégicas de las menos importantes
Se ha de guardar tiempo para lo esencial. Economizar tiempo de lo accesorio
Programar las actividades incluidas en el 20%
Reservar largos períodos de tiempo sin interrupciones para las tareas realmente importantes. Es complicado, difícil trabajar con interrupciones continuas
Hemos de procurar resistirnos a dedicar mucho tiempo al 80% restante, que no contribuye a nuestros objetivos
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de CARLSON
LEY DE LAS SECUENCIAS HOMOGENEAS DE TRABAJO
“Todo trabajo interrumpido será menos eficaz y llevará más tiempo que si se efectúa de forma continua”
Concluimos:
No autointerrumpirse. Siempre que podamos debemos terminar el trabajo empezado
Limitar las interrupciones externas al menos en ciertos momentos
Educar a los colaboradores, a los colegas, a los clientes, al jefe…
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de PARKINSON
LEY DE LA TENDENCIA A LA AUTOINFLACIÓN DEL TIEMPO DESPERDICIADO
“El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”
De lo anterior se puede concluir:
Razonar en función del tiempo necesario para una actividad y no en función del tiempo disponible, para atribuir una duración aproximada a esta actividad
Nos hemos de fijar plazos, fechas límite, topes.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de ILLICH
LEY DE LA CONTRAPRODUCTIVIDAD DEL TIEMPO INVERTIDO MÁS ALLÁ DE CIERTO UMBRAL
“Más allá de cierto umbral horario, la productividad del tiempo invertido decrece y después es negativo”
De lo anterior deducimos:
Más allá de cierto umbral horario (que cada uno debe fijarse) hemos de saber cuándo para para hacer una cosa
Perseverar sin obstinarse. Rechazar el activismo y el perfeccionismo
Ser consciente de nuestros propios límites
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de SWOBODA-FLIESS-TELTSCHER
LEY DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS
“Cada hombre está atravesado de múltiples ritmos biológicos”
De lo anterior deducimos:
Hemos de descubrir nuestros ritmos personales y escuchar nuestro reloj interno
Se han de programar actividades estratégicas o de reflexión en momentos de alta forma y actividades de rutina en momentos de recarga o respiración
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Ley de FRAISSE
LEY DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO“El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión subjetiva o
psicológica que está en función del interés aportado a la actividad ejercida”
“Cuanto más dividida está una actividad, más tiempo parece durar”
“Cuánto más interesante es una actividad, más breve parece”
“El tiempo de espera es siempre demasiado largo”
De lo anterior se puede concluir:
Desconfía de la tendencia espontánea a hacer primero o durante más tiempo lo que te gusta más y no lo más importante
Desconfía de los sesgos personales en la estimación del tiempo pasado y confronta tu evaluación subjetiva del tiempo con evaluaciones objetivas
Hemos de gestionar nuestro tiempo como queramos pero siendo lúcidos en nuestras elecciones personales.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Hagamos un TEST……
CUESTIONARIO SI NO
1. ¿Tiene desordenada la mesa?
2. ¿Prolonga a veces el rato para tomar café o para comer?
3. ¿Da largas a las cosas?
4. ¿Se detiene frecuentemente durante la jornada a charlar con los colegas?
5. ¿Lee artículos que le han tentado cuando debería estar trabajando en otras cosas?
6.¿Realiza llamadas particulares durante las horas de trabajo?
7. Internet: navega sin rumbo, chatea, cadenas de e-mails…
¿Nos interrumpimos a nosotros mismos?
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Organización de Largo Plazo a Corto Plazo
Organización a Largo Plazo.
Visión Global
Organización a Medio Plazo
Organización Semanal. Corto Plazo.
Roles Metas PlanesMetas
Horarios
Delegar
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Priorización de Tareas
Importante y UrgenteImportante pero NO
Urgente
Urgente pero NO Importante
No Urgente y No Importante
First Things First
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Curva de Rendimiento
PAUSA
Pausa de reposo de media jornada (1/2)
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Lista diaria de cosas a hacer
Ser realistas. Ser consciente de las limitaciones de tiempo. No programar máscosas de las que realmente se pueden hacer. Lo que realizamos nos estimula,lo que dejamos sin hacer puede cansarnos
Dejar un margen de tiempo. Prever lo inesperado: clientes que llegan tarde,reuniones que se alargan, visitas que se alarga, temas que consumen mástiempo del previsto
Revisar la lista cada mañana antes de empezar a trabajar. Tener la lista a lavista. Consultarla periódicamente durante el día para recordar los objetivos
Si hacemos algo que no estaba en la lista lo añadiremos. Con esto veremos quehemos conseguido más de lo pretendido inicialmente
Antes de realizar cada tarea, ver si puede delegarla o pasarla a otra persona
Nos centraremos más en el rendimiento que en la urgencia. Cada día haremoscosas que nos acercarán a nuestra meta
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Planificación y Programación
PLANIFICACIÓN: Consiste en establecer previsiones, para alcanzar los objetivosdeseados, SIN limitarse simplemente a reaccionar ante las circunstancias que sevayan presentando
Compromiso con la decisión tomada
PLANIFICAR es decidir QUÉ se ha de hacer.
PROGRAMAR es decidir CUÁNDO se ha de hacer
Es preferible programar nuestras actividades con FLEXIBILIDAD suficiente parapoder atender temas imprevistos, que sean interesantes para nosotros.
En función del tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variarde modo importante, y esto debe tenerse en cuenta.
Los Planes a Corto Plazo se establecerán tras los de Medio y Largo Plazo. El procesose inicia a partir de los objetivos establecidos a Largo Plazo. A partir de estos seestablecen objetivos intermedios y para alcanzar éstos se establecen actividadesa corto plazo.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Objetivos
Concretos y específicos
Pocos y muy importantes
Compatibles entre sí
Alcanzables si bien que con dificultad
Medibles, cuantificables en lo posible
Tener plazos y marcas intermedias que faciliten su seguimiento
Estar escritos y ser fácilmente consultables
Según vaya evolucionando nuestra situación evolucionarán los objetivos.Nuestra evolución y desarrollo personal hace variar nuestra evaluación delas cosas
ESTABLECER PRIORIDADES. Ante cada disyuntiva, la prioridad es el factoresencial de decisión
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Planificación de la jornada de trabajo
5 Medidas para aumentar la productividad
1. Anotar en un cuaderno cualquier idea, tarea asignada, llamada, proyecto, recado otarea que surja, sin atender a su importancia. Elaborar una Lista Maestra. Un registrocontinuo de “Tareas a realizar”
2. Repasar a diario la Lista maestra. Suprimir y Delegar las tareas que podamos. Anotar lastareas que puedan aplazarse en nuestra agenda. Las tareas inmediatas las anotamos enla lista diaria y las eliminamos de la Lista maestra
3. Confeccionar una lista diaria de mañana con 10 tareas de nuestra agenda o de la listamaestra. Las clasificamos con un número según la prioridad y el esfuerzo que requieren.No programaremos más de 3 ó 4 tareas por día. Las otras tareas las repartiremos entrelas prioridades 2 y 3
4. Evaluar las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: Alta, Negativa, Media,Baja. Anotaremos al menos una tarea de Alta Rentabilidad y reduciremos las derentabilidad baja
5. Determinar el período de mayor actividad. Le asignaremos tareas de prioridad 1 de lalista diaria. Las tareas no prioritarias las haremos en las horas de baja actividad.
6. Agruparemos las llamadas y las citas en bloques para su realización
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
¿Quién no quiere mejorar?
Personas con volumen de trabajo inferior al que deberían tener
Falta de voluntad. Planificar nuestro tiempo de forma rigurosa y práctica exige constancia, perseverancia y una buena dosis de disciplina
Inseguridad en el puesto que se ocupa. Asusta delegar, no sea que los subordinados lo hagan mejor. Pretenden hacerlo todo, haciéndose de esta manera imprescindibles. Siempre están escasos de tiempo
“Workholics”. Nunca realizan actividades que no tengan relación con el trabajo
No saber decir NO. Estas personas tienen una necesidad de estar en todas partes y ser “populares” o sentirse imprescindibles.
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Enemigos… y cómo hacerles frente
LAS VISITAS que no han sido previamente anunciadas y concertadas
De fuera de la empresa: En estos casos la secretaria actúa como filtro, en su caso, recepción también puede hacer de filtro
Internas: en los casos en que el directivo quiere tener todo bajo control
• Recibir las visitas de pie (no invitarlas a sentarse)
• Saber cortara tiempo una conversación (es todo un mérito y una cualidad)
Fuera de la empresa. Estaremos dónde seamos necesarios, pero si se puede delegaremos
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Enemigos….y cómo hacerles frente
EL TELÉFONO
Activa: Atenderlo de forma muy selectiva. Poner filtro
Pasiva: Haces una rigurosa planificación de las llamadas a realizar/recibir y hacerlas en el mismo bloque horario
Cortar amablemente la llamada
Saber decir NO de forma correcta
Reducir el número de llamadas. Evaluar si es necesaria la llamada antes de llamar
Establecer períodos de incomunicación y hacer que se respeten
Averiguar las horas más oportunas para llamar a clientes y otros interlocutores
Llevar un registros de llamadas
Organizar un sistema de devolución de llamadas
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
EL TECNICO COMERCIAL
El Vendedor Eficaz
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Puntos clave para la Eficacia Comercial
DEPENDENCIA
Tener un fin en mente
Ser proactivo Luchar por conseguir sus
“First things First” Retos Personales
INDEPENDENCIA
Negociar en GANAR-GANAR
Comprender y después ser comprendido
Generar Sinergia
INDEPENDENCIA
Mejora continua
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Proactividad
Ha de establecer condiciones. Ha de proponer, no ser reactivo. Tener la iniciativa
Hay una relación entre la Proactividad y tener un fin en mente
MotivaciónTener un Fin en Mente
Autoestima
Proyectos Metas
Logros
Salud
RelacionesEconomía
Circulo de laPREOCUPACIÓN
Circulo de laINFLUENCIA
El círculo de
INFLUENCIAha de ser más fuerte
que el círculo de PREOCUPACIÓN
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Definir los Factores Críticos de Éxito
Las cosas se hacen 2 veces: a nivel mental y a nivel físico
La VISIÓN precede a la acción
Hemos de definir nuestra MISIÓN personal
VISUALIZAR
Conocernos:
¿Qué tengo?
¿Qué hago?
¿Quién soy?
Identificar nuestras relaciones importantes
Identificar nuestras áreas criticas de éxito
Identificar nuestros factores críticos de éxito para cada área de éxito
Identificar el estatus de nuestros factores críticos de éxito
Registros nuestros Factores Críticos de Éxito
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Organización
Establecer prioridades. Clasificar las actividades en:
Normales
Importantes
Urgentes
Organizar nuestra vida, el trabajo, el tiempo
Planificar y prevenir
DISFRUTAR del tiempo
“La vida empieza cada mañana cuando te levantas” (George Burns)
Aprender a VIVIR:
“The things I did yesterday I was in love with yesterday. But that romance is over”
(George Burns)
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Sistema de Organización
Priorización de Objetivos
1. Escribir los objetivos a corto y largo plazo
2. Darles una prioridad. Enumerarlos
3. Establecer una relación de tareas para cada objetivo
4. Clasificar las tareas y los objetivos en 3 categorias
A. Tareas importantes y urgentes
B. Tareas importantes o urgentes (no ambas)
C. Tareas rutinarias
5. Revisar la lista de prioridades teniendo en cuenta la clasificación anterior
6. Ver las tareas que requieren ayuda
7. Delegar las tareas que puedan ser delegadas. Eliminarlas
8. Anotar el tiempo estimado de realización del resto de tareas
9. Volver a revisar las prioridades. Solicitar opinión si es necesario
10. Planificar la jornada
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Pirámide de la Productividad
Enfoque
LISTA DE TAREAS DIARIAS
METAS INTERMEDIAS
METAS A LARGO PLAZO
VALORES
Cuando el comportamiento está alineado con los VALORES tenemos un control óptimo de los eventos
Tareas A: al menos 1 al díaTareas B ocupan la mayor parte de la jornadaTareas C: Cuando el tiempo lo permita
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Conocimiento para Negociar
Buscar y comprender. Saber del cliente antes de ponerse en contacto con él
Saber perdonar (Ho’oponopono). Pensar en positivo
Es preferible actuar y fracasar que no actuar. Del fracaso se aprende
“No es un fracaso es INFORMACIÓN”
Utilizar la Inteligencia Emocional y la Inteligencia Social.
Aprender a controlar las emociones y pensamientos
Desarrollar la AUTOESTIMA propia. Potenciar al YO interior, nuestro POTENCIAL
Negociar bajo la premisa de GANAR-GANAR
Trabajo en equipo:
Si tú pierdes yo pierdo
Si tú ganas TODOS ganamos
Organización. Fijarse una meta cada día
Tener un sistema de seguimiento, control y conocimiento para llegar a los objetivos marcados
2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
Esquema de Negociación
CLIENTE
NEGOCIADOR
Inicio Nivel Mínimo de resistencia
Nivel Ideal de Negociación
Final. Nivel Máximo de resistencia
Nivel inicial deNegociación
Nivel ideal deNegociación
Tramo de detección
Final. Nivel Mínimo
de negociación
Para averiguar los niveles máximos de resistencia del clienteDetectar las necesidades del cliente en los beneficios del producto/servicioPresentar los costes y beneficios. Presentar una propuesta inicial sobre evaluadaSer paciente y propiciar la reflexión del cliente