A documentação Jurídica no

contexto do Centro de Documentação

Roseli Miranda

Rio Bravo Investimentos

Agenda

Atuação do bibliotecário na área jurídica

O documento jurídico

A organização do acervo jurídico no CEDOC Desafios da gestão documental

ATUAÇÃO DO BIBLIOTECÁRIO NA ÁREA JURÍDICA

O nicho de mercado para o bibliotecário na área Jurídica;

A valorização do profissional

Especialização x Aprendizado

O conhecimento da estrutura administrativa e do seu

funcionamento

Interface do CEDOC com o departamento Jurídico

ESPAÇOS DE ATUAÇÃO

Escritórios de Advocacia

Departamentos Jurídicos de empresas, de instituições financeiras e auditorias

Entidades Associativas – OAB / AASP /IASP

Órgãos do Poder Executivo e Legislativo

Órgãos do Poder Judiciário (Tribunais, Adv. Geral da União,

Ministério Público, Procuradorias, etc.)

Autarquias e entidades governamentais

AMBIENTE JURÍDICO

Organização:

Sociedade de Advogados

Sociedade Empresária

Áreas de Atuação:

Cível, Consultivo, Societário, Tributário, Contencioso, Trabalhista, Comercial, Administrativo, Imobiliário, Familiar, Ambiental, Mercado de Capitais e outros.

AMBIENTE JURÍDICO

Perfil do Usuário:

Exigem disciplina e organização

Usam linguagem técnica rebuscada

São formais

Exigentes / Impacientes

Ausência de tempo

Prazos processuais para cumprir

Valorizam o trabalho do Bibliotecário

BIBLIOTECÁRIO

Habilidades:

Ter capacidade de

adaptabilidade

Ser assertivo

Ser organizado

Ser diligente

Ter controle emocional

Possuir cultura geral

Competências Técnicas:

Possuir familiaridade com a

linguagem jurídica

Conhecer as bases teóricas da

Biblioteconomia e da Arquivologia

Dominar as ferramentas de gestão

arquivística

Dominar metodologias de

arquivamento

Conhecer a documentação do seu

acervo

BIBLIOTECÁRIO“ Características “

Comportamentais:

Ser objetivo

Disciplinado

Controle Emocional

Responsável / Comprometido

Moderado

Cordial

Discrição

Profissionais :

Senso de urgência

Agilidade

Concentração / foco

Discrição

Ser confiável

Visual condizente com

ambiente de trabalho

Qual o significado do documento jurídico

para o advogado ?

documento

DOCUMENTO JURÍDICO

Para o advogado ....

Ter o documento organizado e acessível no momento necessário, pode ser determinante entre ganhar ou perder uma causa.

O documento é a comprovação do fato ocorrido.

Sem a prova documental não é possível comprovar fatos ou direitos.

DOCUMENTO JURÍDICO

Independente do suporte ou forma, no contexto da produção

de documentos de âmbito jurídico pode-se destacar :

instrumento particular - comprova o ato jurídico

documento público - tem fé notarial

Segundo Bellotto (2004), documento Público :

É em sua essência “acto” (junção do fato, do ato documentado ) e

conscriptio (sua tranferência para suporte jurídicamente credível)

O DOCUMENTO JURÍDICO

Possui elementos característicos da diplomática que

Precisam ser considerados no tratamento documental como:

Chancela notarial (selo de registro) ;

Chancela da Junta Comercial ou Órgão Regulador competente;

Assinaturas das partes envolvidas em efetivada

Controle de minutas x original

Documento com mais de uma via original

A GESTÃO DO ACERVO JURÍDICO

Como acontece ?

A GESTÃO DO ACERVO JURÍDICO

Desafios comuns no exercício da gestão :

Custo administrativo de manutenção do acervo

Legado de gestões anteriores

“ Crescimento desordenado do acervo ”

Desconhecimento da temática jurídica

Resistência a consulta do documento eletrônico

Controle de acesso

A DOCUMENTAÇÃO JURÍDICANO CONTEXTO DO CEDOC

O CEDOC tem documentos de outras áreas, porém o Jurídico em geral é o maior usuário.

Como tem prazos regulado por órgãos reguladores, fiscalizadores ou do poder Judiciário, precisa de atendimento prioritário.

Qualquer falta documental pode representar perda financeira imediata.

O CEDOC faz parte do „negócio‟ e tem que trabalhar em conjunto com o advogado.

O CICLO DE VIDADO DOCUMENTO JURÍDICO

1ª Idade(Ativa)

2ª Idade(Semi-

corrente)

3ª Idadecustódia

permanente

A GESTÃO DO ACERVO JURÍDICO NO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

Recepção Documento

“Registro”

Análise

Documental

Classificação / Montagem

dossiê

Indexação Assuntos

Disponibilidade

no

Acervo

ORGANIZAÇÃO DO ACERVO

Método

Estrutural

Método

Funcional

ORGANIZAÇÃO DO ACERVO

Elementos a serem considerados na organização e

classificação do documento jurídico:

Área Produtora Cliente ou Operação

Finalidade / Função Assunto

DOCUMENTO

ORGANIZAÇÃO DO ACERVO

Segmentar a atividade no arquivo e buscar conhecer ao máximo o trabalho das equipes / advogados que atender.

Estudar e buscar conhecer o ramo do direito em que atuar.

Questionar o advogado sobre a condição / finalidade para qual o documento foi produzido;

Validar com o advogado se a organização / ordenação interna do dossiê está coerente com a operação / negócio realizado.

E a Tabela de Temporalidade ?

Implementar a tabela de temporalidade para área jurídica

é um desafio que pode resultar grande economia

Passo a passo

Casos de processos judiciais prolongados

Destruição de documentos Jurídicos

O arquivo inativo

Sistema de Informação

Sem um sistema de informação apropriado os desafios

para gerir a documentação jurídica pode tornar o trabalho

bastante crítico.

Controle cliente / casos

Registro histórico administrativo

Preservação memória

Controle de acesso

OBRIGADA !

CONTATO

ROSELI MIRANDA

roseli.miranda@riobravo.com.br

rmiranda.cedoc@gmail.com