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Facultad de EducaciónMaestría en Gerencia de la Tecnología Educativa
FASES DE UN PROYECTO Y SU IMPORTANCIA EN LOS PROCESOS EDUCATIVOS
José Luis Jiménez Rodríguez
En el proceso educativo es esencial la formulación, ejecución y evaluación de proyectos, aunque su uso formal no sea un referente común en nuestro medio. En muchas instituciones educativas se llevan a cabo actividades las cuales son confundidas con el desarrollo de un proyecto, peor aún, cuando estas acciones no están articuladas con referentes misionales, estructuración pedagógica y a un procedimiento de seguimiento y control para definir inversión y estimación sobre los resultados obtenidos. La cultura de proyectos en el sector educativo oficial de Colombia es lo suficientemente inocua como para generar escasos resultados a nivel político, económico, social, ambiental y por ende en su propia esfera. Muchas ideas desarrolladas en los entornos académicos se pierden con el paso del tiempo sin considerarse en ningún momento su aporte estratégico en el sector y el impacto ocasionado en las comunidades de influencia. “La visión multidimensional del derecho a la educación, que incluye el derecho a aprender y a recibir un buen trato en el sistema escolar, sitúa la calidad de la educación en el centro de las preocupaciones. Más aún, dado los importantes avances en cobertura, la agenda de educación para todos en la región estará cada vez más marcada por los desafíos de la calidad, siendo uno de ellos asumir una definición amplia y no reduccionista del concepto de “calidad educativa”. El pilar fundamental de la calidad educativa son las capacidades profesionales docentes: si los alumnos no se encuentran en sus aulas con docentes capaces de generar mayores oportunidades de aprendizaje, genuino mejoramiento de la calidad educativa no se producirá”. (CEPAL. Situación Educativa de América Latina y El Caribe. Santiago de Chile. 2015)
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Un proyecto también es definido como: “Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único” (PMBOX, 2008, en Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 1. www.cvudes.com.co). Las consideraciones respecto a la importancia del desarrollo de proyectos en educación son amplias, esto teniendo en cuenta que la educación debe ser un proceso más organizado y estratégico y por consiguiente todas las ideas concebidas desde problemáticas identificadas o aspiraciones de mejoramiento deben concretarse en el mundo real a partir de proyectos estratégicamente planificados, garantes de resultados medibles según el impacto ocasionado a sus beneficiarios y la posibilidad innegable de generar información relevante sobre las estrategias utilizadas en su desarrollo, mecanismos de organización y control, experiencias en el transcurso de la planificación, ejecución, evaluación y los datos concebidos fruto de la interacción con los actores involucrados. Cimentar una cultura de proyectos en el entorno educativo podría tomarse como una posibilidad de organización estratégica en cada uno de los elementos que componen el sistema, factor crucial para la optimización de recursos, planificación estratégica de procesos y resultados ya que es innegable que las metas de cualquier actividad son efectos proyectados desde los recursos disponibles y no situaciones “sui generis” que en algún momento se incrementan y en otro se reducen, en el ámbito educativo debemos considerar que los resultados se planifican, por ende no son casuales o inconcebibles.
“La fase de planeación del proyecto tiene como fin recoger todas las posibles áreas en dónde un proyecto tiene influencia y en las cuáles se debe hacer énfasis para obtener un proyecto con excelentes resultados. Estas áreas también llamadas fases son: Gestión de Integración, Gestión de Alcance, Gestión del Tiempo y Gestión de Costos”. (Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co). Cada punto propone orden desde su propia instancia y en conjunto asumiendo la suma de todos en coherencia,
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relación y direccionamiento hacia los mismos propósitos. Las fases de un proyecto generan una estructura de confianza y viabilidad indiscutible a la hora de invertir recursos e involucrar grupos de trabajos con acciones claras y precisas, es una secuencia de pasos interconectados que describen una red de actividades unidas a una filosofía que precisa tiempos, alcances, costos, retroalimentación y responsables.
Fase de Integración: La gestión de la integración del proyecto conforma todos los procesos y actividades necesarios para identificar, definir y coordinar todos los procesos y actividades de dirección de proyectos. La integración hace referencia principalmente a la unificación, consolidación y articulación de las actividades que son necesarias e importantes para la correcta finalización del proyecto. (Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co). En este momento debe existir claridad sobre las expectativas que tienen los interesados en el proyecto, en el caso de los procesos educativos los partícipes describen con claridad la intención del proceso, su finalidad, términos, características de la dirección, costos y todo aquello que justifique la inversión de recursos y participación de los involucrados. Toda inversión de recursos debe contar con unos objetivos que respalden el gasto, características de los productos, algo así por ejemplo, en un proceso de inversión para capacitación docente, se deben describir los entregables como una situación objetiva, cuantificable y evaluable, observaciones que describan las características de los talleres a llevarse a cabo, como lo es el nivel de los expositores, horarios, documentos a utilizar y demás elementos asociados a una actividad de este tipo. Un proyecto de inversión en tecnología precisa de unos objetivos académicos, pedagógicos y de políticas institucionales que los beneficiarios comprendan, igual sobre las características de los equipos a comprar teniendo en cuenta criterios de aceptación y limitantes del proyecto.
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Fase del Alcance: “La función principal de esta etapa es definir adecuadamente el alcance del proyecto. Definido el alcance se procede a desarrollar una herramienta denominada ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO, y finalmente identificar la forma como se verifica y controla el alcance del proyecto”. (Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co). La adopción de una plataforma de sistemas de información en una institución educativa requiere que este proyecto se desglose en fases que hagan de este una secuencia de pasos específicos a partir de sus objetivos, cada etapa definida genera unos productos a partir de unos responsables identificables y en unos tiempos precisos. La función principal en esta etapa seria definir los alcances de implementar una plataforma de sistemas de información en la institución educativa lo cual podría hacerse desde sus objetivos o desde definir estratégicamente una etapas que otorguen mayores probabilidades de cumplir con las metas trazadas. En la Estructura de Desglose de Trabajo se podrían tomar cuatro fases:
Gestión para la implementación de una plataforma de sistemas de información: Selección de empresas que ofrecen el servicio de diseño de software o alquiler de la asistencia. (Responsable)/Análisis de ofrecimientos (Profesional de Sistemas) / Selección de plataforma (Profesional de Sistemas/Equipo de trabajo)/ Tramite de contratos (Responsable).
Proceso de cargue de información a Plataforma: Capacitación de equipo administrador de la plataforma (Responsables)/ Suministro de información para el cargue (Responsable) /Asesoría para el cargue de información (Responsable)/ Cargue de la información seleccionada (Responsables) / Sección de pruebas con el grupo administrador de la plataforma
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Proceso de capacitación a docentes, estudiantes y demás integrantes de la comunidad educativa: Estructuración del protocolo de capacitación (Responsables)/Convocatoria y cronogramas de la capacitación (Responsables)/Capacitación con docentes (Responsables) /Capacitación con estudiantes y acudientes (Responsables)/ Documento de manejo plataforma (Responsables).
Protocolo de acompañamiento y seguimiento para el uso de plataforma: Definición de parámetros para el acompañamiento de uso (Responsables)/ Estructuración de parámetros para el seguimiento de uso (Responsables)/ Definición de procesos de retroalimentación para el adecuado uso de la plataforma. (Responsables)
Cada una de las cuatro etapas está integrada por unos elementos que presentan responsables y unos entregables definidos, cada componente se ubica en cronogramas de actividades y presupuesto.
Fase de Gestión del Tiempo: La Gestión del Tiempo del Proyecto hace referencia a todos aquellos elementos que hacen parte de un proyecto y que son indispensables para la correcta finalización del proyecto a tiempo. (Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co). Las actividades definidadas en cualquier proceso deben contar con unos tiempos estimados que conlleven a todos los participantes en el proyecto a ubicarse respecto a la duración de cada etapa y les permite ver una lista de actividades asegurándose la comprensión de todo lo que se requiere llevar a cabo. En la implementación de una plataforma de sistemas de información, el plan de gestión del tiempo permite ver a los integrantes de la comunidad educativa todas las actividades propuestas para el desarrollo total del proceso, el tipo de dependencia entre las actividades programadas y por consiguiente la generación de expectativas que redundan en la motivación del grupo de trabajo. Los cronogramas proyectan organización y compromiso por parte de
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los directivos, elemento esencial en la generación de cultura para la planificación estratégica a partir de proyectos.
Fase Gestión de Costos: “Los costos dentro de un proyecto corresponden a un área que genera un gran desafío, ya que la mayoría de los proyectos son aprobados o rechazados teniendo en cuenta la cantidad de inversión en capital o especie que cada uno de los participantes del proyecto deba aportar”. (Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co). La etapa de costos e inversión en un proceso de implementación de una plataforma de sistemas de información es fundamental, no solo para cumplir con las expectativas de adquisición inicial referente a costos, sino también con todos aquellos recursos postcontratación que se deben invertir en el mantenimiento, actualización y capacitación para que el proyecto no se vea afectado por ninguno de los aspectos mencionados y en realidad genere el impacto deseado. Es importante definir el rol de cada uno de los beneficiarios del proyecto ya que estos son pieza clave por su papel de alimentadores del sistema, dinamizadores y evaluadores de los resultados emitidos, igual, son los encargados de traducirlos e incorpóralos a las dinámicas institucionales con el resto de la comunidad educativa. Las inversiones en el sector educativo deben contar con un respaldo de planificación estratégica ya que los recursos son mínimos y solamente comprar no garantiza que ingresen y potencialicen lo que se pretende.
En el caso del recurso tecnológico, agotar las fases comprometidas en el desarrollo de un proyecto nos garantiza involucrar a todos los miembros de las comunidades educativas en la inversión adecuada de los recursos, en los tiempos previstos para su implementación y adecuado funcionamiento y en la común evaluación de los resultados obtenidos. Una plataforma de sistemas de información ofrece un buen número de beneficios respecto al manejo de la cantidad de información que produce el sistema educativo y es
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responsabilidad de todos optar por llegar al tope de beneficio sugerido, no acostumbrarnos a la recurrente historia en el sector educativo de invertir en tecnología sin planificar sobre su uso y beneficios que brinda la posibilidad de tenerlas.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
CEPAL. Situación Educativa de América Latina y El Caribe. Santiago de Chile. 2015
PMBOX, 2008, en Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 1. www.cvudes.com.co.
Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co.
