ACTIVIDAD FASE I, II y III

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II

DIANA MARCELA TORRES BAQUERO

Grupo 3

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIDBA

BOGOTÁ

2013

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ACTIVIDAD FASE I, II y III

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II

DIANA MARCELA TORRES BAQUERO

Código: 52783683

G3

Trabajo presentado como requisito para

nota final en la asignatura de Análisis y

diseño de sistemas de información II.

Tutora: Luz Stella Giraldo Gallego

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIDBA

BOGOTÁ

2013

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TABLA DE CONTENIDO

Introducción -------------------------------------------------------------------- 4

Objetivos ------------------------------------------------------------------------- 5

Fase I: Descripción del diseño de salida ------------------------------------ 7

Fase II: Descripción del diseño de entrada -------------------------------- 18

Fase III: Descripción del diseño de archivo ------------------------------- 20

Conclusiones ------------------------------------------------------------------- 24

Bibliografía --------------------------------------------------------------------- 25

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INTRODUCCIÒN

Actualmente los sistemas de información han transformado la relación entre el cliente / servidor, cada día las organizaciones se vuelven más competitivas, exigentes y eficaces a la hora de automatizar sus procesos.

El diseño y construcción presenta exigencias importantes debido al avance de la tecnología y las comunicaciones, hoy en día se requiere de una comprensión cada vez mayor por parte de los profesionales de las tecnologías de la información para implementar sus proyectos y de habilidades esenciales para obtener el éxito y satisfacción del cliente.

El presente trabajo es una muestra sobre el diseño de salida, el diseño de entrada y el diseño de archivo de un sistema de información bibliográfico implementado este año en una unidad de información universitaria con el fin de documentar los procesos establecidos, los procedimientos llevados a cabo y la respuesta a todos los requerimientos necesarios y como resultado un sistema adecuado, a tiempo, con la calidad y pertinencia esperada.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Conocer y aplicar un modelo de sistema de información, que permita identificar y

explicar el contenido de cada uno de los requerimientos que necesita la organización

para la ejecución de sus procesos, actividades diarias y los mas importante cumplir con

las expectativas y dar solución oportuna a las necesidades de sus clientes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Describir el diseño de sistema que se ajuste a las necesidades de los usuarios

de la biblioteca.

Describir y analizar el proceso de entrada y salida y la cantidad de información

requerida.

Identificar el método de diseño adecuado.

Determinar la forma en que se transforman los requerimientos en un diseño de

salida, entrada y el diseño de archivo.

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ACTIVIDAD  

FASE I: DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA

1. Nombre del Sistema de Información2. Objetivo del Sistema de Información3. Diseño Salidas4. Pantallas de Consulta5. Informes Gerenciales, operativos (Reportes y Consultas)6. Impresión de formatos

FASE II: DISEÑO DE ENTRADA DEL SISTEMA 1. Objetivo del Diseño de entrada2. Imágenes

FASE II: DISEÑOS DEL SISTEMA DE ARCHIVO

1. Objetivo del Diseño de archivos y bases de datos

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FASE I - DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMAUNIDAD DE INFORMACIÓN:

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

SISTEMA DE INFORMACIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE BIBLIOTECAS - KOHA

OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El Sistema integrado de gestión de bibliotecas – KOHA es un sistema de código abierto – Open Source, creado específicamente para la administración de bibliotecas, permite compartir con otras organizaciones las mejoras desarrolladas y nuevas aplicaciones que pueden ser integradas o adaptadas a este, está desarrollado con el fin de adecuarlo a las necesidades y requerimientos del cliente en el uso adecuado de sus recursos de información pues es muy flexible y competitivo, ofrece la posibilidad de personalizar y elegir las interfaces para la ejecución de tareas de mantenimiento, gestión, procesos y funciones de los diferentes módulos como son: circulación y préstamo, consulta, adquisición, inventario, catalogación, publicaciones, autoridades, listas, informes y descarte entre otros.

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CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN - KOHA moderno y completo Sistema de Información Bibliográfico (SIB). Soporta plataformas Linux, Unix, Windows y MacOS. Basado en web. Posibilidad de integración en portales institucionales. Copia de los datos de catalogación y funcionalidades z39.50. Catalogación MARC. Módulo de catalogación personalizado para los distintos recursos. Posibilidad de utilizar como gestor documental o biblioteca virtual. Feed RSS de las nuevas adquisiciones. Avisos a usuarios por email de préstamos vencidos y otros eventos. Impresión de códigos de barras. Módulo de gestión de seriadas. Módulos completos de catalogación, circulación y adquisiciones para la

gestión del inventario de la biblioteca. OPAC basado en web (permite al público consultar el catálogo desde

cualquier ubicación) y compatible con estándares para permitir lectores de pantalla (para no-videntes).

Interfaz de búsqueda simple y fácil para todos los usuarios. La opción de un módulo de adquisiciones simple o complejo, dependiendo

de las necesidades. Entorno multitarea, que permite que las actualizaciones de circulación,

catálogo y adquisiciones puedan ocurrir simultáneamente.

MÓDULOSOPAC Interfaz intuitiva del usuario final que obtiene resultados

mediante la búsqueda basada en lenguaje natural. Es absolutamente configurable y ofrece una gran cantidad de funciones de renovación, SDI, solicitud de recomendaciones de adquisición y publicación de consultas en línea.  Incluye además soluciones flexibles de exportación y funciones de mejora (sobrecubiertas de libros).

CATALOGACIÓN Ofrece la capacidad de catalogar una amplia variedad de tipos de medios tradicionales y no tradicionales desde sitios Web hasta 'conocimiento.' Incluye además control total de autoridades, importación y exportación de MARC 21 y un tesauro.

CIRCULACIÓN Y Incluye una gama completa de funcionalidades de circulación, además de Importación de usuario y software

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PRÉSTAMO fuera de línea.   Manejo de reservas de sitios múltiples y mensajería electrónica.

ADQUISICIONES Brinda asistencia para el proceso de pedido completo de todos los tipos de materiales, incluso pedidos pendientes, publicaciones de hojas sueltas y funcionalidades ‘en aprobación’

PUBLICACIONES

SERIADAS

Una solución altamente flexible, capaz de manejar publicaciones regulares, habitualmente irregulares e irregulares. Incluye también las funcionalidades del Servicio de consolidación para aquellos cuyos proveedores ofrecen también un servicio de devolución

INFORMES Más de 120 informes que abarcan todos los módulos. Koha incluye además una amplia variedad de recursos para informes ad hoc que permite garantizar máxima flexibilidad en los informes.

LISTAS Un completo módulo de administración de consultas para registrar solicitudes, realizar el seguimiento de las mismas y responderlas. Calcula el tiempo dedicado y crea una base de datos de preguntas más frecuentes, con las respuestas

PRÉSTAMO

INTERBIBLIOTECARIO

En el caso de los sitios que desean administrar (ILL) Préstamos Interbibliotecarios con mayor eficiencia, el módulo ILL se encarga tanto del suministro como de la solicitud de ILL mediante el uso de varias funciones automáticas de control que permiten reducir las tareas que demandan demasiado tiempo.

DISEÑO DEL SISTEMA DE SALIDA

DISEÑO SE SALIDA CREADO PARA EL PROPÓSITO DESEADO

El diseño de la interfaz externa del sistema de información especifica el aspecto, comportamiento y sensación de la parte del sistema que el usuario puede ver y consultar, es la disposición final de los prototipos diseñados, donde se muestra el contenido y posición de los diferentes campos de datos, así como los botones, elementos que componen el menú y otros controles que se requieren para su operabilidad y acceso a mas ventanas, el resto del diseño de salida es complementado con la personalización.

La presente interfaz ha sido desarrollada por los analistas de sistemas con el fin de realizar una aplicación concreta de algunos de los propósitos y requerimientos solicitados por los usuarios para la búsqueda y recuperación de la información de forma automática y lo más importante que sea funcional en el sistema de información adoptado por la biblioteca.

La salida de información que se entrega a los usuarios de la biblioteca por medio del sistema de información requiere un procesamiento dispendioso antes de convertirse en una salida adecuada, a continuación describiremos una forma de

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diseño de salida, que es el catalogo en línea (OPAC) y como la información que se refleja en las pantalla es funcional y está a disposición de los usuarios como respuesta oportuna a su solicitudes.

DISEÑO DE SALIDA QUE SE AJUSTA AL USUARIO

La salida del sistema de información debe estar diseñada con el propósito de servir a todas las necesidades de todos los usuarios, las entrevistas, observaciones y decisiones en cuanto al costo y los prototipos permiten diseñar la salida que se ajuste a las funciones requeridas y al cumplimiento del objetivo.

Partiendo de estas características, el catalogo en línea del sistema de información que maneja la institución ofrece una interfaz para que el usuario final realice las búsquedas en lenguaje natural y obtener los mejores resultados, su diseño le permite interactuar con un menú controlado, opciones de búsqueda y realización de transacciones.

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ENTREGA DE LA SALIDA ADECUADA

Aquí nos referimos a la cantidad de salida correcta para los usuarios,

teniendo en cuenta los requerimientos de información esta no debe

sobrecargarse, debe ser puntual y comprensible

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LOGO

REALIZACIÓN DE TRANSACCIONES

OPCIONES DE BÚSQUEDA

ENLACES RÁPIDOS

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Búsqueda por título

ENTREGA DE LA SALIDA EN EL TIEMPO REQUERIDO

Es el curso que se toma entre la solicitud y la entrega de la salida, intervienen aspectos importantes para el usuario como la toma de decisiones, es por eso que debe analizarse que salida es necesaria y estimarse un tiempo establecido.

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Contenido

Título

Ubicación

METODO DE SALIDA REQUERIDO:

La salida se puede generar de muchas formas, aquí se tiene en cuenta los compromisos adquiridos por el analista determinando tiempo, costos, flexibilidad, almacenamiento, distribución, recuperación y la satisfacción para el usuario final.Puede darse por medio de diferentes formatos físicos como son impresos, y digitales por medio de la pantalla, audiovisuales, microformas, CD-ROM, correo electrónico, etc.

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DISEÑO DE SALIDA EN LA PANTALLA:

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Opciones de salida

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DISEÑO IMPRESOMÒDULO DE INFORMES

FASE II - DISEÑO DE ENTRADA DEL SISTEMA

OBJETIVO DEL DISEÑO DE ENTRADA

En el diseño de entrada, el analista utiliza la información recolectada para realizar los procedimientos precisos para la captura de datos e implementación de las técnicas y herramientas con el fin de garantizar la calidad de la salida.

El analista debe ser consciente que el objetivo es diseñar un sistema de entrada completo y útil, es imprescindible el procedimiento que debe seguir para situar los datos de manera que permita su correcta utilización y procesamiento.

A continuación describimos como el sistema de información KOHA, implementa un diseño de entrada en varios de los módulos que lo constituyen, uno de ellos es el modulo de Catalogación, donde se realiza la entrada de los datos que conforman un registro de descripción bibliográfica. El formato Marc 21, es una hoja de trabajo que se diseño de tal manera que cuando se ingresa la información esta se desplegara de forma legible, parametrizada y organizada.

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DISEÑO DE FORMAS

La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida.

LINEAMIENTOS:

1. Hacer que las formas sean fáciles de llenar.

2. Asegurarse que las formas satisfacen el objetivo para el cual fueron

diseñadas.

3. Diseñar formas que aseguren el llenado preciso.

4. Mantener las formas atractivas.

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FASE III - DISEÑO DEL ARCHIVO O BASE DE DATOS

OBJETIVOS DEL DISEÑO DE ARCHIVO

El diseño de archivo es la parte medular de los sistemas de información.Para que los datos estén disponibles cuando se necesitan, es necesario que se ingresen muy puntual y correctamente, para el almacenamiento de datos existen dos métodos.El primero requiere de guardar los archivos individualmente, de forma separada, el segundo es la implementación de las bases de datos, este permite el almacenamiento de los datos en un sistema formalmente definido y controlado para ser usado en aplicaciones diferentes.

Es un medio de representación conceptual de los datos que se deben representar del sistema, el analista adopta la forma de un diagrama Entidad-Relación, sus elementos son las entidades, que pueden ser cosas y objetos, y las relaciones siendo una herramienta de modelado de datos de un sistema de información.

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DISEÑO DE ARCHIVOS

El diseño de archivo usado en el software integrado de bibliotecas KOHA, se trabaja como un diagrama de entidad-relación en una base de datos relaciona, es decir un conjunto de tablas, los datos deben estar normalizados, las entidades y las relaciones sufren una transformación quedando en tablas, los atributos en campos y los atributos determinantes en claves primarias, como lo observamos en las siguientes gráficas.

El sistema de información Koha trabaja con el formato Marc 21 en su diseño contiene una serie de campos y etiquetas, nombradas y enumeradas, que establecen una serie de elementos que son indicaciones de almacenamiento para uso de la aplicación, el formato detalla claramente estas etiquetas, indicando el alcance de cada una. Algunas etiquetas albergan  elementos de información que llaman subcampos y que se anteceden de un delimitador

Otra forma de intercambiar los datos en el ámbito de las bibliotecas es a través protocolo Z39.50 que se ha vuelto una herramienta de amplio uso. El protocolo Z39.50 permite la extracción de datos de un generador de registros bibliográficos que recupera la descripción de diferentes sistemas de información de otras bibliotecas que comparten datos y que aclara el formato que usa. A continuación observamos algunos ejemplos:

TABLA LIBRO

Identificador del libro

Clave primaria

Título

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Editor

Mención de la edición

Páginas

TABLA AUTOR

Identificador de autor - clave primariaNombre autorFechas

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TABLA LIBRO – AUTOR

Identificador del libro -clave primariaIdentificador de autor - clave primariaFunción del autor

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CONCLUSIONES

Este trabajo nos permitió considerar la importancia de tener la capacidad de observar los

sistemas de información, su estructura, organización y diseño, la comprensión de cómo los

analistas tienen la capacidad de implementar el conocimiento y representarlo de acuerdo a los

requerimientos hábilmente para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

He llegado a comprender que cada fase es el paso a seguir de la otra fase, hay que tener muy

claros los propósitos para los cuales estará diseñado el sistema de información pues todo va

en torno a funciones relacionadas para obtener un sistema integrado y totalmente funcional.

Agradezco a nuestra Docente Luz Stella Giraldo, la disposición de contenidos y material

pertinente y bibliografía para la consulta, pues es de gran apoyo para la comprensión total de

la asignatura.

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BIBLIOGRAFÍA

- KENDALL, Kenneth E., Análisis y diseño de sistemas. (1997). México. Prentice-Hall Hispanoamericana. 913 pág.

- Sistema integrado de información para bibliotecas KOHA Consultado en http://216.224.167.107:8080/cgi-bin/koha/reports/catalogue_stats.pl

- RUBLE, David A. Análisis y diseño práctico de sistemas: cliente / servidor con GUI. (1998) México. Prentice-Hall Hispanoamericana. 514 pág.

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