1. 1. Ing. Carmen Elena Prez
2. 2. CONTENIDO Unidad 2: Preparacin de la accin de Rediseo de Procesos. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 2
3. 3. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 3 Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos
4. 4. Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos Cuando se implementan cambios en el sistema de gestin de la Organizacin? 1.Por Nuevas Estrategias: Competitivas, Estratgicas o de Negocio 2.Por Cambios en la reglamentacin de los productos o procesos de realizacin, no solo en el pas al que pertenece la Organizacin sino tambin en los pases destino de los productos o servicios. 3.La implementacin del SGC se ejecuta cuando una organizacin no tiene un sistema normalizado y requiere hacerlo 4.Cuando se presentan cambios en la Norma de referencia y requiere actualizarlos. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 4
5. 5. La mayora de las veces son fuerzas externas que obligan a que la organizacin cambie, como las siguientes: Competencia global acelerada Clientes insatisfechos. Poca rapidez en la innovacin o introduccin del producto. Organizaciones ms planas y lineales. Inercia y lucha burocrtica. Tecnologa que cambia rpidamente. Cambio de valores en los empleados. Estancamiento en la eficiencia o la productividad Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 5
6. 6. Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos Cuando se habla de mejoramiento de procesos, el principal objetivo que se persigue consiste en garantizar que una organizacin tenga procesos que: Eliminen los errores Minimicen las demoras Maximicen el uso de los activos Sean fciles de desarrollar Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes Proporcionen a la organizacin una ventaja competitiva Hagan un uso ms productivo del personal Se desarrollen en armona con el ambiente de su entorno Garanticen la salud y la seguridad de los trabajadores 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 6
7. 7. Preparacin de accin de Rediseo de ProcesosPreparacin de accin de Rediseo de Procesos . La determinacin de los procesosLa determinacin de los procesos claves de la organizacinclaves de la organizacin
8. 8. La identificacin, seleccin y anlisis de los procesosLa identificacin, seleccin y anlisis de los procesos Claves de la Organizacin no debe ser algo trivial, yClaves de la Organizacin no debe ser algo trivial, y debe nacer de una reflexin acerca de las actividadesdebe nacer de una reflexin acerca de las actividades que se desarrollan y de cmo stas influyen y seque se desarrollan y de cmo stas influyen y se orientan hacia la consecucin de los resultadosorientan hacia la consecucin de los resultados planificados.planificados. Entre los principales factores para la identificacin y seleccin de los procesos pueden mencionarse: Influencia en la satisfaccin del cliente. Los efectos en la calidad del producto/servicio. Influencia en Factores Clave de xito. Influencia en la misin y estrategia. Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios. Utilizacin de recursos. . LA DETERMINACIN DE LOS PROCESOS CLAVE DE LA ORGANIZACIN Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 8
9. 9. LA DETERMINACIN DE LOS PROCESOS CLAVE DE LA ORGANIZACIN MAPA DE PROCESO Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 9
10. 10. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 10
11. 11. Preparacin de accin de Rediseo de ProcesosPreparacin de accin de Rediseo de Procesos Factores que determinan laFactores que determinan la competitividad de un proceso.competitividad de un proceso.
12. 12. Determinacin los elementos claves del proceso Formacin de Instructores Internos 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 12
13. 13. DIAGRAMA DE DESCOMPOSICIN Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 13
14. 14. Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos HOJA EN BLANCO es un conceptos Fundamental de la Reingeniera Consiste en empezar de cero, en una hoja en blanco. Se cuestiona prcticamente todo lo que hacamos antes como personas, empresas, instituciones o gobierno todo parecera estar mal hecho, considerando los resultados obtenidos. EL CONCEPTO DE HOJA EN BLANCO. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 14
15. 15. Preparacin de accin de Rediseo de ProcesosPreparacin de accin de Rediseo de Procesos Priorizacin de los procesos a redisearPriorizacin de los procesos a redisear
16. 16. Flujo de Trabajo en una Organizacin Funcional (Juran) Facturacin Desarrollo del Producto o servicio Distribucin Cliente Cliente Cliente Junta de Directores Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos PRIORIZACIN DE LOS PROCESOS A OPTIMIZAR. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 16
17. 17. PRIORIZACIN DE LOS PROCESOS A OPTIMIZAR. Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos Dificultad ImpactoasociadoPotencial Muy Alta Alta Mediana Baja BajoMedianoAltoMuyAlto 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 17
18. 18. PRIORIZACIN DE LOS PROCESOS A OPTIMIZAR. Relevancia: R = Suma rfc 5: Alta 3: Moderada 1: Baja Desempeo: 1: Bueno 2: Regular 4: Malo Importancia: I =R*IA*RS*D Preparacin de la accin de rediseo de procesosPreparacin de la accin de rediseo de procesos Impacto: 1: Bajo 2: Mediano 3: Alto 4: Muy Alto Riesgos: 1: Mnimo 2: Reducibles 3: Intolerables06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 18
19. 19. Ing. Carmen Elena Prez
20. 20. CONTENIDO Unidad 4: Oportunidades de mejora. Ing. Carmen E. PrezIng. Carmen E. Prez Barquisimeto Enero-2013Barquisimeto Enero-2013 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 20
21. 21. Preparacin de accin de Rediseo de ProcesosPreparacin de accin de Rediseo de Procesos 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 21
22. 22. Oportunidades de mejora. Los esquemas de anlisis de valor.Los esquemas de anlisis de valor.
23. 23. Los esquemas de anlisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS((tal como es) : Estos diagramas permiten el anlisis del valor para el cliente de cada una de las actividades de un proceso para detectar oportunidades de mejora Confeccin de los diagramas As-Is 1.Representar el proceso a travs de sus etapas 2.Para comenzar se usa el verbo en infinitivo, para facilitar el trabajo a la hora de la confeccin del diccionario de actividades. 3.Seguidamente se coloca el objeto de la accin y por ltimo el recurso, es decir, quin realiza la accin (sujeto). Oportunidades de mejora. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 23
24. 24. Los esquemas de anlisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS((tal como es) : Para confeccionar los diagramas As Is el equipo de trabajo con los ejecutantes de la tarea relacionan todas las actividades que se realizan en el proceso en cuestin, este procedimiento necesita de la cooperacin de todos los que de una manera u otra estn involucrados con el mismo y cada diagrama debe someterse a una revisin exhaustiva para asegurar que las acciones que se representan son las que realmente se llevan a cabo. Oportunidades de mejora. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 24
25. 25. Los esquemas de anlisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS:EJEMPLO: Proceso Medios diagnstico, subproceso Biopsia 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 25
26. 26. Los esquemas de anlisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS: Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnstico, subproceso Biopsia A partir de la elaboracin de los diagramas de flujo, se realiza el anlisisA partir de la elaboracin de los diagramas de flujo, se realiza el anlisis de valor en funcin de los elementos siguientes:de valor en funcin de los elementos siguientes: Objetivos estratgicos de la organizacin relacionados con el proceso, Grupos de inters, Caractersticas de calidad definidas por el Cliente o paciente Momento de verdad o momentos de atencin directa al cliente Se evalan en una la escala de 1 a 5 pntos, y se obtine el total por actividad Oportunidades de mejora. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 26
27. 27. Los esquemas de anlisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS: Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnstico, subproceso Biopsia Para un total de 14 posibilidades de relaciones, si todas son fuertes y se evalan de 5 puntos en la escala de 1 a 5, el total por actividad ser de 70 (mxima puntuacin posible), si todas son medias se obtendr un total de 42 (puntuacin media) y si todas son dbiles, se obtendra un total de 14 (puntuacin baja), por lo que se establecen los rangos siguientes de valor aadido: _ 0 . no aporta valor _ 1-14. Valor aadido dbil (VAD) _ 15-42. Valor aadido medio (VAM) _ 43-70. Valor aadido fuerte (VAF) Oportunidades de mejora. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 27
28. 28. Los esquemas de anlisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS: Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnstico, subproceso Biopsia Actividades Objetivos Grupos de inters Caractersticas de calidad Momentos de verdad Total 1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1.Recibir 1 1 1 5 8 2.Orientar 3 3 3 1 5 15 3.Inscribir 1 1 1 5 8 4.Dar 1 1 1 3 1 5 5 17 5.Realizar 5 5 5 5 3 5 3 5 5 5 3 5 54 6.Llevar 1 1 3 5 7.Plasmar 3 3 3 3 3 1 1 3 3 23 8.Procesar 3 3 6 9.Entregar 1 1 5 5 5 16 10.Mostrar 3 3 1 5 3 15 11.Despedir 1 1 5 7 12.Secar 3 3 3 3 1 1 3 5 5 1 3 31 13.Ordenar 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 12 14.Confeccionar 3 3 3 3 3 15 15.Diagnosticar 5 5 5 5 1 5 3 3 5 5 3 5 50 16.Verificar 1 1 3 5 17.Controlar 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 18.Archivar 1 1 2 Anlisis del valor aadido para el Sub proceso de Biopsia Oportunidades de mejora. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 28
29. 29. Los esquemas de anlisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS: Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnstico, subproceso Biopsia Objetivos estratgicos Caractersticas de calidad Grupos de inters Actividades que aportan valor (%) 1. Garantizar con elevada calidad los servicios que reciben los pacientes hospitalizadosysusfamiliares. 2. Ofrecerlosserviciosnecesarioscon ptima eficiencia y calidad a las urgencias mdicas y pacientes graves, logrando un alto nivel de satisfaccin. 3. Garantizar con elevada calidad el proceso docente educativo de pre y postgrado, investigativo y de aprendizajeorganizacional. 1.Rpida atenciny resultados. 2.Buentcnico (diestro,hbil,con experiencia,etc.) 3.Buentrato. 4.Higieney confortdelas instalaciones. 5.Resultados confiables. 1.Pacientesy familiares. 2.Empleados. 3.Proveedores. 4.Estudiantes demedicina 5.Tcnicos medios. 50%valordbil. 39%valormedio. 11%valorfuerte. resumen las actividades que aportan valor en los diferentes rangos, de acuerdo a las variables evaluadas. Oportunidades de mejora. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 29
30. 30. Los esquemas de anlisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS: DiagramaAs-IsdelProcesoMediosdiagnstico,subprocesoBiopsia Al descomponer los procesos, en sus actividades y etapas, se pueden localizar las actividades que no aportan valor aadido para considerar su posible eliminacin o mejoramiento, as como detectar fallos, errores, despilfarros y otras desviaciones que conduzcan a la optimizacin de aquellas que aportan. Este anlisis denota la existencia de un porcentaje considerable de actividades que aportan poco valor, comparado con aquellas de alto valor. Es por eso que la mejora debe estar encaminada a eliminar o reducir el efecto de las primeras, a traves de la optimizacin de los recursos que consumen; pero tambin potenciar el efecto de las que aportanvaloresmedioyalto. Oportunidades de mejora. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 30
31. 31. Enelcasoconcreto:lasactividadesprocesaryarchivar,conunvaloraadido dbil,nopuedeneliminarse,perosepuedenoptimizarentiempoycosto;una vapodraserlaintroduccindeunsistemacomputarizadodealmacenamiento dedatos.Igualmente,laactividadcerrar(lasHistoriasclnicasdelosfallecidos), nosepuededejardeejecutarporrazonesobviasdeorganizacinycontrol, perosernecesariohacerloenelmenortiempoposible.Delamismaforma, puedehacerseenloscasosde:verificar,inscribir,llevarohabilitar. Asimismo,resultaimportanteoptimizaractividadescomo:plasmar,diagnosticar, secar,observar,identificar,ydemsactividadesnecesariasparaelresultadodel anlisis.Paraellopuedepotenciarseelusodelosrecursostantohumanos(que elpersonalestalaalturadelaactividadquerealiza[7])comomateriales (gestionarlosmaterialesnecesariosparalograrlaejecucindelasactividades conmayoreficienciayeficacia),destinadosparalarealizacindelastareas. DiagramaAs-IsdelProcesoMediosdiagnstico,subprocesoBiopsia Los esquemas de anlisis de valor. Oportunidades de mejora. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 31
32. 32. Esteanlisisgenervariassolucionespotenciales:introduccindepuntosde inspeccinycontrollomscercanoposiblesalasactividadesdondese cometenerrores,paradetectarlasdesviacionesanticipadamenteytomar accionescorrectivas,asignacindepersonalenaquellasactividadesquehan exhibidodificultadespordficitdepersonalespecializadooestablecimientode indicadoresendiferentesprocesos. DiagramaAs-IsdelProcesoMediosdiagnstico,subprocesoBiopsia Los esquemas de anlisis de valor. Oportunidades de mejora. 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 32
33. 33. Preparacin de accin de Rediseo de ProcesosPreparacin de accin de Rediseo de Procesos 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 33
34. 34. Preparacin de accin de Rediseo de ProcesosPreparacin de accin de Rediseo de Procesos 06/07/15 Ing. Carmen Elena Prez Daza 34