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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.
1. IMPORTANCIA DEL DATO, LA INFORMACIÓN Y LA CLASIFICACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
Con la siguiente caricatura quiero ejemplificar el concepto de estos tres elementos en la
administración documental.
HOLA CARMEN Necesito
rápidamente la cantidad de
sillas compradas en el mes
de Enero de 2016
Hola Andrea necesito que
envíes al correo del jefe lo
más pronto la cantidad de
sillas compradas en enero
de 2016
De acuerdo jefe, ya me
comunico con la encargada de
la oficina de archivo para que
le envié la información a su
correo
Don Raúl necesito que me
busque en el archivo la
cantidad de sillas
compradas en enero de
2016
Señorita Andrea ese dato se encuentra en la
información de compras del primer trimestre
clasificado en el archivo como soporte de
imagen de los cuadros comparativos de
compras realizadas en el año en curso.
Gracias a que Raúl tiene debidamente clasificados los documentos en el archivo
envié la información rápida sobre el dato de sillas compradas en enero de 2016 para
realizar la trasmisión de este conocimiento al jefe muy seguramente para tomar una
decisión importante.
A continuación según el ejemplo don Raúl va a explicar estos elementos archivísticos
diferencias y características
2. CASO CONTEXTUALIZADO
CLASIFICACIÓN Y ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS.
La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar
una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que
desarrolla la organización o empresa y, por otro lado, facilitar la localización de los
documentos. Esta organización de los documentos se debe realizar desde el momento en
que son creados o recibidos.
Como empleada de la oficina de archivo para darle orden a los siguientes documentos:
notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografías,
cuadros, videos y discos duros; tendré en cuenta para su clasificación:
En el ejemplo anterior el número de sillas es un dato
clasificado como numérico por que caracteriza una
cantidad que en conjunto con los datos sobre las
compras de cada mes constituyen una información
documentadas en un cuadro comparativo de compras
clasificado como un documento imagen para su rápida
consulta.
Según su soporte: características físicas y condiciones de conservación como se evidencia
en la siguiente gráfica.
Clasificación según el soporte de los documentos.
Textuales
Gráficos
Imágenes
Cintas.
Otros soportes.
Documento que
evidencien la
información plasmada
en textos o gráficos.
Se archivaran medios
audiovisuales
Se archivaran demás
documentos que
reflejen la actividad de
la organización
Se archivaran
documentos que
permitan visualizar
de manera rápida la
información
Se archivaran los
manuscritos Notas, borradores,
apuntes, apuntes rápidos
Mapas, Dibujos, planos
Fotografías, cuadros
Cintas magnéticas,
videos
Discos duros
2. FORO ETAPAS DEL DATO.
Recolección: Es cuando obtenemos una serie de datos de nuestro interés por fuentes
primarias o secundarias con la utilización de técnicas como: la encuesta, entrevista,
observación de documentos; entre otros.
Procesamiento: Es la organización debida de datos según nuestras necesidades como en
notas, dibujos, cuadros, videos; para para emitir un juicios sobre cantidades o
características objetivas de un suceso.
Transformación: Con la organización de los datos y su registro manual o la implementación
de las TIC con el objetivo de trasmitir información sobre un suceso para la toma de
decisiones.
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES.
Son los tipos de documento generados según la actividad desarrollada o requerida por la
organización
Correspondencia comercial: Es la documentación resultante de la actividad mercantil
(compra y/o venta de productos o prestación de un servicio) como circulares, órdenes de
comprar, presupuestos, cotizaciones entre otros como soportes para decisiones pertinentes
con el objeto de la empresa.
Documentos contables: Son los documentos que soportan la actividad comercial y costos
directos e indirectos con la actividad económica de la empresa para su funcionamiento
como consignaciones en cuentas de ahorro para pago de nómina y acreedores, facturas,
recibos de caja, comprobantes para la permanente información del estado financiero.
Documentos Especiales: Son los documentos con los cuales se debe tener más cuidado por
sus condiciones físicas o químicas como el papel utilizado en facturas electrónicas, actas,
certificaciones , escrituras expuestas a un rápido deterioro por manipulación. Los soportes
electrónicos, imágenes, planos o material audiovisual hacen parte de documentos
especiales.
Documentos Legales: Es un documento oficial que da soporte probatorio - legal a una
acción, hecho o suceso entre estos se puede mencionar antecedentes disciplinarios, hoja de
vida, pasaporte, registro civil, certificaciones medicas; entre otros.
Aportes.
La importancia de la conocer las características del dato, la información y el documento en
el proceso archivístico para su debida clasificación es una herramienta que minimiza
tiempo y recursos y agiliza la operatividad de la empresa.
En la administración documental se debe tener claro desde la emisión o recepción de
documentos la importancia de la clasificación de estos en su archivo para evitar pérdidas o
deterioro de los mismos.
La clasificación del archivo y la tipología de los mismos hacen una eficiente administración
documental para la planeación al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
3. Actividad interactiva.
