Promotivniuvodni vebinar

Upravljanjekomunikacijamai znanjem na projektima

Maja VujovićBesplatni vebinar:

Bolji svet 01

12. maj 2010. u 18 h

Predavač i projekti (≠ biografija)

Predavač i projekti (≠ biografija)

Zašto smo se danas okupili?

• Ovo mi nije prvi vebinar, pratim kad mogu• Kopka me e-učenje kao takvo• Zanima me tema upravljanja projektima• Radim na nekom projektu i korisno mi je• Želim da pokrenem projekat i ovo mi treba• Nešto drugo (molim napišite šta)

Kontekst u kom smo se našli

• Projekti su “poslednja moda” kod nas• U Srbiji i regiji more problema za rešavanje• Sva tri nivoa uprave pokreću razne projekte• Nevladin sektor ima 15-ak godina staža• IPA fondovi EU deluju da su na dohvat ruke

Ali odmaknimo se od mikroskopa...

• Strahovi od “grčkog scenarija” slabe dinar• Evro-zona je duboko i ozbiljno uzdrmana• Dolar je odavno u vlasti azijskih banaka• I japanski privredni tigrovi posrću• U Kini zabrinjava aprilska inflacija...

??

Još nešto: novi svet - nova pravila

??Globalizacija

Kompju-Kompju-terizacijaterizacija

Brain DrainZagađivanje

Ljudska pravaRast standarda

Pandemije

Pranje novcaProtok kapitalaLokalizacija

Saradnja

Urbanizacija

Slobodno znanje Slo

bodn

a

kultu

ra

Slobodan

softver Slobo

dan

sadr

žaj

Svetsk

a

ekonomsk

a

kriza

Praksa nameće nov pristup

Nova pravila u svetu:• Sve na ponudi svima• Hijerarhija je nebitna• Kodifikacija je izbor• Znanje je zajedničko

Stari običaji u projektima:• Sve je dostupno nekima• Hijerarhija nužna za rad• Kodifikacija je obaveza• Znanje je izolovano

Paradoks projekata

• Drevan način unapređenja sveta (piramide, putevi, plovidba oko sveta, let na Mesec...)

• Ekskluzivan teren upornih vizionara• Masovno sprovođeni tek od II svetskog rata• Moderan način modernizovanja uprave• Fokus naučne misli na kraju XX veka• No, bivaju “tesni” za aktuelne komunikacije

Projekti su

alat za promene,

ali sada morajuda se promene...

(Redovna kontrola kvaliteta)

Šta je važnije?

Infostud: “Upravljanje znanjem i komunikacijama...”

Facebook, LinkedIn: “Upravljanje komunikacijama i znanjem...”

Odmah ćemo utvrditi...

Teorija kaže:

• Komuniciranje - jedan od osnovnih podprocesa upravljanja projektom

• Omogućuje druge podprocese (upravljanje vremenom, troškovima, ljudskim resursima, rizicima itd.)

• Čine ga slanje, prenos, filtriranje, prijem, obrada i interpretacija poruka/informacija

Učesnici procesa

Osnovne grupe učesnika u procesu:• Rukovodilac (centar - ključni faktor)• Projektni tim (jezgro; uprava i realizacija)• Klijent (sponzor/investitor, nadzorni

organ)• Vrhovni menadžment (strateški nivo)• Korisnici• Okolina - srodni projekti, analitičari, mediji

Da li je upravljanjekomunikacijama na projektu

i upravljanje projektom?

Dakle, ko upravlja kime/čime?

Projektima uistinu upravljajuoni koji dobro barataju

komunikacijama

(ne uvek oni koji su zaduženi za to)

Načini komunikacije

• Lični kontakti (susreti i razgovori)• Sastanci (redovni ili ad hoc)• Korespondencija• E-komunikacija (e-pošta, chat, VoIP, forumi)

• Obrasci i procedure• Strategije, planovi, analize i prezentacije

Strateški dokumenti

Daju svrhu i smisao projektu, određuju principe, odluke, aktivnosti i postupke

• Strateški kontekst (Reforma, New Deal...)• Partnerski dokument (Sponzor : Korisnik)• Programski dokument projekta (potpisan)• (Godišnji) radni plan• Razne srategije (komunikacije, IKT, HR...)

Akcioni dokumenti

Daju dinamiku i konkretizuju projekat, određuju količinu, tempo i podelu zaduženja

• Kvartalni akcioni planovi (i stepen izvršenja)• Mesečni akcioni planovi (i stepen izvršenja)• Grupni G/K/M akcioni planovi (i izvršenje)• Pojedinačni mesečni akcioni planovi (i izvršenje)• Nedeljni akcioni planovi (raspored časova, planer)• Dnevni akcioni planovi (plan snimanja, izdanja...)• Satni akcioni planovi (košuljica, plan časa...)

Sastanci

Omogućuju neposrednu razmenu informacija, saznanja i donošenje važnih odluka na određenu konkretnu temu/e.

• Priprema sastanka• Poziv na sastanak sa dnevnim redom• Dnevni red (sa satnicom)• Zapisnik + dalji koraci / zaduženja (inicijali)• BTOR/IPPK - izveštaj po povratku u

kancelariju

Izveštaji

Izlažu izvršenje projekta u odnosu na plan. Podležu strogom formatu i ritmu.

• Mesečni, kvartalni, 6-mesečni i godišnji• Piramidalni ulaz (pojedinci, grupe, tim)• Odražavaju sklop strateških dokumenata• Narativni; prilagođeni “jeziku” projekta• Bogati podacima, listama, tabelama itd.

Pisma, molbe, zahtevi

Dokumentuju interakcije između tima i drugih (sponzora, menadžmenta, partnera, kolega, medija...)

• Logo, datum i delovodni broj ih ozvaničuju• U nacrtu (mogu da) učestvuju ini autori• Konačnu verziju potpisuje zvanično lice• Članovi tima ne šalju pisma van tima• Tri dela: povod, svrha, podstrek (odnos)

Ocena članova tima

Dokumentuju vrednovanje doprinosa pojedinaca napretku izvršenja projekta,po mišljenju vođe projekta.

• Rezultat periodičnog ili ad hoc sagledavanja• Poželjno razviti obrazac za ocenu i opomenu• Sprečava rasplamsavanje problema s timom• Ulazi u zvaničnu dokumentaciju o pojedincima• Nezamenljiva u slučaju sporova i sukoba

Strateška beleška

Omogućava kodifikaciju i širu distribuciju stručnog znanja iskazanog nekim povodom

• Spada pod upravljanje znanjem na projektu• Rezultat ad hoc pitanja ili iskrslog problema• Sadrži znanja korisna i drugima na istom poslu• Olakšava rešavanje sličnih izazova ubuduće• Može da nadmaši obim i trajanje projekta

Osvrt na akciju

Omogućava kodifikaciju i širu distribuciju praktičnog znanja stečenog nekim povodom

• Spada pod upravljanje znanjem na projektu• Korisna i kod uspešnih i neuspešnih aktivnosti• Sadrži uvide korisne i drugima na istom poslu• Olakšava rešavanje sličnih izazova ubuduće• Može da nadživi obim i trajanje projekta

Stečene pouke

Kodifikuju stručna i praktična znanja i uvide stečene tokom projekta - preporuke

• Spadaju pod upravljanje znanjem• Imaju univerzalan smisao i primenljivost• Nude preporuke korisne sličnim projektima• Olakšavaju postavke budućih projekata• Treba da nadmaše obim i trajanje projekta

Stečene pouke

Završni izveštaj

Omogućuje administrativno zaključenje projekta kod svih (Sponzor, Korisnik, Izvršilac) prikazom rezultata u odnosu na plan.

• Neizbežno obimniji od periodičnih izveštaja• Poželjno da bude sažet (strateški nivo i ishodi)• Dokumentuje validne uzroke mogućih propusta• Piše se jezgrovito, pogodno za dalje citiranje• Sadrži osnovne finansijske pokazatelje

Proces komunikacije

KONTEKST

Kodiranje Kanal /poruka

Pošiljalac Dekodiranje Primalac

OdgovorReakcija

BukaBuka BukaBuka

Namera Tuma enječ

Na projektu, kodiranje radite za istorijuNa projektu, kodiranje radite za istoriju

Kakav je Vaš brodski dnevnik?• Znanje oblikujete i pretačete u proizvode• Razvrstavate i čuvate te proizvode znanja• Razmenjujete znanja i proizvode znanja• Nudite proizvode znanja na korišćenje• Znanje primenjujete u drugim projektima• Iz vašeg iskustva učite i vi, i drugi• Neka to bude širom sveta

pomoću IKT!

Ključno putovanje

Bolji svet - Teme

Maj - jun 2010.• Komunikacija i znanje• Vidljivost i promocija• Admin, dokum. i finansije• Formiranje i razvoj tima• Akcioni plan i RBM• Upravljanje vremenom• Sastanci/izveštaji/pisma• Odnosi sa zajednicom

Sept. - okt. 2010.• E-komunikacije• Planiranje projekta• Odnosi s medijima• Upravljanje projektom• Upravljanje krizama• Skupovi i događaji• Uspešne prezentacije• Praćenje i evaluacija

Bolji svet: predavači

Bolji svet: uslovi

Hvala na pažnji!

Imate li pitanja i komentara?

Molimo ne zaboravite evaluacije!