¿Cómo evaluar un evento?

Tips Básicos

El primer gran paso es descubrir si logramos

lo que se propuso en los objetivos generales y específicos de nuestro evento:

Motivar, vender, informar, lanzar consignas, formar, unir, impresionar, agasajar, diferenciarnos, divertir, ser noticia, etc.

Revisión de Objetivos

Al finalizar un evento el organizador o los organizadores deben verificar algunos puntos clave: Puntualidad al inicio. Material de apoyo. Ambientación del salón. Selección de las comidas. Cumplimiento del programa propuesto en el material

promocional del evento. Presencia del personal de soporte de la empresa y nivel

de atenciones por parte de éste. Presencia de medios de comunicación, etc.

Importancia del Post- Evento

Es importante realizar reuniones post- evento luego de realizado el evento, para medir indicadores de resultados: Costos presupuestados vs. Costos reales. Invitados esperados vs. Asistencia real. Cronograma planificado vs. Retrasos.

Evaluar a los involucrados

Si incorporamos instrumentos y herramientas

de medición de resultados, a cada evento corporativo y social, de su impacto positivo y negativo, a corto, mediano y largo plazo y lo entregamos en una especie de informe a todo ejecutivo que lleve adelante un evento, le estaremos mostrando que lo que hizo fue

una inversión y no un gasto.

Importancia de la realización de

Informes

La metodología más usada para medir SATISFACCIÓN DE LOS EVENTOS son las ENCUESTAS CORTAS al finalizar los eventos.

Sólo si puedes medir algo, puedes mejorarlo

Si es conferencia evalúa la calidad de los ponentes y de

sus conferencias: nivel de conocimiento del tema, interés del mismo, capacidad comunicativa, respeto de tiempo, trato con el público, etc.

La adecuación del salón del evento: su tamaño, comodidad de los asientos, espacio disponible, temperatura, iluminación, posición y tamaño de la pantalla de proyección, forma del escenario, calidad de los equipos de proyección y audio, etc.

Facilidades para los asistentes: enchufes, WiFi, ordenadores con conexión a Internet, bebidas, refrigerios, aparcamiento, atención de la organización, alojamiento, etc.

Cuestiones organizativas: publicidad del evento en diversos medios, facilidad de registro, información al asistente durante todo el proceso incluido el día del evento, cumplimiento de horarios, resolución de incidentes y fallos, etc.

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