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Creacion de Formularios e informes en Microsoft Access 2007
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Creado por: Téc. Juan Antonio Ventura CEPLAR 2011 [email protected] Microsoft Access 2007
CREACION DE FORMULARIOS EN ACCESS 2007Ejercicio 1: Crear una BD llamada “miagenda” con una tabla llamada “contactos” cuyos campos: id_contacto, nombres, apellidos, dirección, teléfono, email, website, foto. Crear el formulario en blanco para la introducción de datos y asignarle máscaras de entrada a los campos, crear un reporte con los campos: nombre, apellidos, teléfono, email, foto.
Para ello creamos nuestra base de datos en este caso creé una llamada “miagenda”.
Le
cambiamos la vista a modo vista diseño para crear los campos con los tipos de datos que le asignemos.
Le damos nombre de ·contactos· a nuestra tabla y después damos clic en aceptar.
Le agregamos los campos antes mencionados con sus tipos de datos, en el campo idcontacto le dejamos con auto numérico para que no repita el id del contacto.
Por el momento le dejamos los tipos de datos a todos los campos excepto a los campos: email, website y foto ya que estos contendrán datos distintos.
A los campos e-mail y web site le dejaremos Hipervínculo, y al campo foto le daremos el tipo de dato Datos Adjuntos ya que para guardar una foto necesitamos buscarla donde la tengamos guardada en nuestro PC.
Ahora guardamos los cambios de nuestra tabla dando clic en el Diskette,
situado en la barra de herramientas de acceso rápido, a la par del botón de Office.
Cambiamos a vista hoja de datos.
1. Damos clic en la ficha Crear2. Damos clic en Diseño del Formulario.
Recordemos que será un formulario totalmente en blanco para poder trabajar.
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Aquí es el área de trabajo, insertaremos los controles como cajas de texto, etc.
En la
ficha diseño.
De clic en al cuadro sombreado de amarillo, este control es llamado cuadro de texto.
Y solo de clic en donde desee colocar el cuadro de texto, y así siga con los demás controles excepto con los de email, site web y foto. Para hacer uso
de estos otros controles recordemos que necesitamos uno que nos permita enviar a buscar otra información, es decir una información externa:
Observe el recuadro, al llevar el puntero del Mouse sobre el control nos indica el nombre del control.
Ahora nos disponemos a cambiarle nombre a las etiquetas y asignarle un origen de datos a los campos, es decir, en donde deseamos que guarde la
información que ingresemos en estos.
Para cambiarle nombre a las
etiquetas solo damos doble clic sobre estas y escribimos el nombre correspondiente:
Ahora le asignaremos un origen de datos:
Al dar clic aquí en el triángulo, nos desplegará un lista de opciones, en este caso los nombres de las tablas, por el
momento solo aparece la única tabla que hemos
creado “contactos”, solo dele clic.
Busque la opción de formulario para asignar origen de datos y que sea en este formulario que se obtendrán los datos
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De clic en el cuadro de texto para asignarle en que campo guardará esta información.
Y Solo de clic en el triángulo, y desplegará una lista de opciones en este caso los campos de la tabla.
Haga lo mismo con todos los campos.
Observará que cambia
también el nombre del control, según el origen de datos o el campo de la tabla.
Siguiente paso será agregarle botones para realizar operaciones como, agregar contacto, eliminar, buscar, imprimir, Ir al primer registro, Ir al último, ir al siguiente e ir al registro anterior:
Cuando se abra el cuadro de diálogo, de clic en la segunda opción en operaciones con registros. Y después de clic en Agregar nuevo registro.
De clic en siguiente.
Solo pregunta que deseamos que se vea en el formulario, texto o una imagen, solo daremos clic en cualquiera de estos opciones remarcadas y clic en FINALIZAR.
Al dar clic en examinar usted podrá buscar la imagen que desee, dentro de su PC.
Agregue los botones de Guardar, Eliminar, Imprimir siguiendo los mismos pasos.
Ahora insertaremos botones para desplazarnos entre los registros como los mencionados anteriormente (La flecha le indica cuales son Ir al primer registro, Ir al último, ir al siguiente e ir al registro anterior)
Insertemos otro botón:
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Ya está en la opción de Exploración de registros y a la derecha aparecen las acciones, inserte el de Buscar y después los de
Los pasos son los mismos que utilizamos para agregar, guardar, eliminar e imprimir registros.
Una vez insertado todos los botones haga lo siguiente:
De clic en ver y clic en Vista Formulario Para ver cómo quedará, Ingrese datos cualquiera de prueba para verificar que los botones funcionan, de un solo empiece dando clic en el campo nombre ya que al
de Idcontacto lo asignará de forma automática porque es autonumérico.
En el campo foto, de clic en el Clip para ir a buscar datos externos.
De clic en Agregar para buscar la foto.
Busque la foto donde la tenga guardada y después clic en Abrir.
Volvemos al cuadro anterior y solo de clic en Aceptar.
Observe el formulario y ya aparece la foto, ahora de clic en el botón de Guardar,
seguidamente de clic en el botón nuevo y agregue otros tres registros más para verificar que podemos desplazarnos con los botones.
Tarea: Inserte un logo en el formulario, el título del formulario, pista es: eta imagen sólo lleve el puntero sobre uno de las figuras y observe el nombre.
UTILIZACIÓN DE MÁSCARAS DE ENTRADA.
El uso de estas máscaras es simplemente para simplificar el ingreso de datos en nuestros registros, por ejemplo: si en el campo teléfono deseamos guardar sólo números, aunque presione las teclas de letras en el teclado no escribirá en el campo, ya que solo puede guardar números.
Solo de clic en el campo que desea agregarle la máscara.
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Observe, cuando ya conocemos los caracteres, ingrese 9999-9999 estos caracteres me indica que en cada uno de ellos guardaré cualquier dígito del 0 – 9 y solo podré ingresar 8 números.
En caso contrario de clic en el botón de la par que tiene tres punto (…) para buscar máscaras predeterminadas por Access.
Aquí observemos las posibles máscaras.
Una vez asignada la máscara de clic en el disquete
Agregue el nombre y de clic en aceptar.
Ahora cambie la vista a vista formulario ingrese otro registro, observe el campo teléfono que no podrá ingresar letras.
Observe que solo ingresará 8 números.
Recuerde que este manual solo le servirá de base para sus futuros proyectos.
CREACION DE INFORMES DESDE AL ASISTENTE
Un informe se necesita para visualizar varios registros con el fin de imprimir a papel estos. La diferencia con los informes es que en el informe solo podrá visualizar los datos e imprimir, no podrá modificar.
Existen 3 formar para crear informes al igual que los formularios, en este caso lo haremos desde el asistente.
Para crear un informe de clic en la ficha Crear y después clic en Asistente para informes.
Agregue los campos que desee se muestren en el informe (Vea la flecha), ingrese los campos antes
mencionados. (Nombre, apellidos, teléfono, email, foto), a continuación de clic en siguiente.
Vuelva a dar clic en siguiente del cuadro.
Si desea ordenar los campos de
forma ascendente o descendente, después de clic en siguiente.
Elija el diseño o forma de presentación de los datos
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De clic en siguiente y elija el diseño del Informe
Vuele a dar clic en siguiente y
De clic en la opción de Modificar el diseño del Informe y de clic en finalizar.
Cambie la vista del Informe a Vista Informe y Observe los
registros.
Observe que si, solo mostrará los campos asignados al informe, nombre, apellidos, teléfono, email y la foto, ya podrá imprimir este reporte, en este caso solo ingresé tres registros, pero el tercero no le ingrese el email ni la foto.
Observe el Informe:
Ahora practique, recuerde la práctica hace al maestro.
