Doplňkový úkol č. XV - Vnitřní komunikace VŠ a prostředí strategického plánování

1

IPN KREDO - Doplňkový úkol XV.

Vnitřní komunikace vysoké

školy a prostředí

strategického plánování

Výzkumná zpráva

Zpracoval: tým IPN KREDO KA 05 pod vedením Moniky Hrubalové

Datum: červen 2015

2

Obsah

1. ÚVODNÍ INFORMACE ........................................................................................................................... 3

2. SOUHRN HLAVNÍCH VÝSLEDKŮ ........................................................................................................... 4

3. CHARAKTERISTIKA SOUBORU RESPONDENTŮ .................................................................................... 6

4. VÝSLEDKY DOTAZNÍKOVÉHO ŠETŘENÍ ............................................................................................... 10

5. DOPORUČENÍ RESPONDENTŮ, NÁZOROVÉ ŘEŠENÍ A POPIS PROBLÉMU .......................................... 43

6. ZÁVĚREM ........................................................................................................................................... 47

3

1. ÚVODNÍ INFORMACE

V rámci doplňkového úkolu IPN KREDO byly formou on-line dotazníku kladeny

respondentům z vysokých škol otázky, jejichž smyslem je elementárním způsobem zmapovat

vnitřní komunikaci vysokých škol z pohledu výchozí atmosféry přemýšlení o společné

budoucnosti a strategického plánování.

Účelná a efektivní interní komunikace je ve všech typech organizací základem jejich

výkonnosti a rovněž důležitým předpokladem angažovanosti a spokojenosti zaměstnanců.

Dotazníkové šetření se uskutečnilo při zachování anonymity respondentů. Bylo obesláno

50 vysokých škol zapojených do IPN KREDO. Aktivně se průzkumu zúčastnilo 44 vysokých

škol, dotazník za školu vyplnila minimálně 1, maximálně 33 osoby z řad akademických a

administrativních pracovníků vysokých škol. Průzkum probíhal v období mezi 2. 6. 2015 až 22.

6. 2015.

Data byla sesbírána prostřednictvím elektronického dotazníku. Získaná data byla

zpracována do ke dni 29. 6. 2015. Volné (textové) odpovědi byly vypsány a jsou součástí

interpretace v této zprávě.

4

2. SOUHRN HLAVNÍCH VÝSLEDKŮ

Dotazníkového šetření „Vnitřní komunikace vysoké školy a prostředí strategického

plánování“ se zúčastnilo 442 respondentů, kteří mají osobní zájem na rozvoji vysoké školy.

Zhruba 54 % respondentů je členem vedení VŠ, fakulty, katedry nebo ústavu, zbylých 46 %

představuje administrativní a akademické pracovníky na vysokých školách.

Obsahová stránka některých otázek byla takové povahy, že byly v rámci zachování

maximální otevřenosti a upřímnosti respondentů nastaveny jako nepovinné. Výsledné souhrnné

počty respondentů se tedy mohou u jednotlivých otázek odlišovat.

● 429 (97 %) respondentů deklaruje, že byli seznámeni (formálně nebo neformálně)

s dlouhodobými cíli svých vysokých škol nebo fakult. 369 (82 %) dotazovaných uvádí,

že tyto cíle jsou stanoveny realisticky, a pokud nenastane nenadálá situace, cíle

minimálně splní. Jenom 9 (3 %) respondentů nebylo seznámeno s dlouhodobými cíli

vysoké školy nebo fakulty.

● Poměrně značný počet osob - 274 (63 %) uvádí, že postoj škol k novým nápadům,

podnětům a myšlenkám je pozitivní a je jimi oceňován a podporován. Jenom 11 (2 %)

respondentů uvádí, že podněty, myšlenky a nápady jsou vnímány jako ohrožující.

● Převažuje názor, že zaměstnanci škol jsou loajální k vysoké škole nebo fakultě.

Kladně odpovědělo 391 (90 %) respondentů. Ne zvolilo jenom 41 (10 %). Je možné, že

tento výsledek je dán i tím, že převážná většina respondentů působila v době šetření

na svých školách 5 a více let.

● 400 (91 %) respondentů je spokojeno, cítí se seberealizováno a má pocit z dobře

vykonané práce. Naopak ale jen 159 (36 %) je materiálně uspokojeno formou

mzdy/platu, nebo dalších hmotných požitků.

● Při otázce na motivaci práce pro školu/fakultu poměrně malé procento odpovědí 113

(14 %) zmiňovalo příležitost ke kariérnímu postupu a malá část 106 (13 %) odpovědí

se týkala příležitosti k dalšímu vzdělávání. Může to být způsobeno faktem, že

5

převážná většina respondentů absolvovala magisterské studium a více než polovina

dosáhla i doktorského titulu.

● Přesycenost informacemi na vysokých školách nebo fakultách vnímají respondenti

různě. 162 (36 %) se cítí velmi nebo spíše přesyceno informacemi, na rozdíl od 136

(31 %), kteří s uvedeným tvrzením nesouhlasí. Zbytek 143 (33%) se nevyjádřil ani

kladně, ani záporně.

● 173 (39 %) respondentů konstatuje, že nejvýznamnějším komunikačním prostředkem

na vysokých školách je emailing, Významnou roli v informovanosti zaměstnanců

zastávají také porady, jak uvádí 153 (35 %) respondentů. Na třetím místě je pak

Intranet – interní komunikační systém, tvrdí 57 (13 %) zaměstnanců škol.

● Z neformálních komunikačních forem mezi zaměstnanci převažují společné obědy,

neformální rozhovory u kávy, mimo pracoviště, setkávání se na různých akcích

pořádaných školou, v neposlední řadě i komunikace na sociálních sítích. Tento

způsob neformální komunikace považuje za velice a spíše významný celkem 254

(58 %) zaměstnanců vysokých škol nebo fakult.

● Jako stále relevantní způsob šíření informací na pracovišti považuje většina

respondentů neformální kanál, takzvanou „tichou poštu“ (neformální setkávání

v kuchyňce atd.) Zejména respondenti z řad vedení škol jí přikládají velmi silnou

důležitost, přičemž naprostá většina z nich konstatuje, že s tím nemůže zejména

z časových důvodů nic dělat.

● Na závěr je určitě potěšující fakt, že pracovní atmosféru na školách označilo jako

tvůrčí – zaměřenou na kreativitu, těsnou spolupráci a společný cíl 156 (36 %)

respondentů, běžně spolupracující označila více než polovina - 247 (56 %)

dotázaných. Jenom 25 (6 %) respondentů ji označuje jako nespolupracující až

soupeřivou a 9 (2 %) tvrdí, že je pasivní s nezájmem o instituci i kolegy.

6

3. CHARAKTERISTIKA SOUBORU RESPONDENTŮ

Získání relativně podrobných údajů o struktuře respondentů je pro úvahy o

relevantnosti analyzovaných údajů klíčové.

Zhruba polovina osob, které dotazník vyplnily, jsou členy vedení vysokých škol, fakult

nebo kateder a druhá polovina se řadí mezi administrativní a akademické pracovníky, což dává

dotazníkům pestřejší náhled.

Na otázku týkající se postavení respondenta na škole či fakultě, odpovědělo 430

dotázaných - představitelů - zástupců VŠ (ze 442 respondentů, kteří dotazník vyplnili).

Tabulka

POSTAVENÍ RESPONDENTA POČET

Člen vedení VŠ nebo fakulty 185

Vedoucí katedry nebo ústavu 46

Akademický nebo vědecký pracovník nespadající do

předchozích kategorií

78

Administrativní pracovník 121

Poznámka: Někteří respondenti nevyjádřili svou příslušnost k žádné předdefinované skupině

zaměstnanců VŠ. Vzhledem k tomu, že se jedná o marginální vzorek (12 osob, tj. 2,7%), rozpočítali

jsme dále při vyhodnocování jejich hlasy poměrově dle trendů daných otázek.

7

3. 1. STATUT RESPONDENTA V ORGANIZAČNÍ STRUKTUŘE ŠKOLY

54 % dotázaných jsou členové vedení vysokých škol, fakult, kateder nebo ústavů. Dalších 46 %

respondentů pracuje v administrativě nebo se jedná o akademické pracovníky. Je tedy možné tvrdit, že

poměr respondentů s rozhodovacími pravomocemi je vyvážený s poměrem respondentů, kteří pracují

v pozicích s přesně vymezenými kompetencemi.

3. 2. VĚK RESPONDENTA

43%

11%

18%

28%

Člen vedení VŠ nebo fakulty

Vedoucí katedry nebo ústavu

Akademický nebo vědeckýpracovník nespadající dopředchozích kategorií

Administrativní pracovník

5%

30%

23%

26%

16% 20 a méně

21-29

30-39

40-49

50-59

60 a více

8

3. 3. POHLAVÍ RESPONDENTA

3. 4. DÉLKA PROFESNÍ DRÁHY RESPONDENTA NA ŠKOLE

53%47%

muž žena

3%

17%

22%58%

méně než 1 rok

1 - 4 roky

5 - 8 let

9 let a více

9

3. 5. DOSAŽENÉ VZDĚLÁNÍ RESPONDENTA

3%

0%

3%

40%54%

Středoškolské smaturitou

Vyšší odborné

Vysokoškolskébakalářské

Vysokoškolskémagisterské

Vysokoškolskédoktorské

10

4. VÝSLEDKY DOTAZNÍKOVÉHO ŠETŘENÍ

SEZNÁMENÍ RESPONDENTA S DLOUHODOBÝMI CÍLI A VIZÍ ŠKOLY

(Z POHLEDU ČLENŮ VEDENÍ VŠ, FAKULTY, KATEDRY NEBO ÚSTAVU A Z POHLEDU

AKADEMICKÝCH, VĚDECKÝCH NEBO ADMINISTRATIVNÍCH PRACOVNÍKŮ)

Graf k otázce č. 1: Byl/a jste seznámen/a s dlouhodobými cíli a vizí Vaší školy / fakulty?

336

93

11

205

33

2

131

60

9

Ano, oficiálně Ano, neformálně Ne

Všichni

Člen vedení VŠ, fakulty, katedry nebo ústavu

Akademický, vědecký nebo administrativní pracovník

11

EXISTENCE INTERNÍ SMĚRNICE JAKO NÁSTROJE PRO FORMOVÁNÍ A OVLIVŇOVÁNÍ

ORGANIZAČNÍ KULTURY

(Z POHLEDU ČLENŮ VEDENÍ VŠ, FAKULTY, KATEDRY NEBO ÚSTAVU A Z POHLEDU

AKADEMICKÝCH, VĚDECKÝCH NEBO ADMINISTRATIVNÍCH PRACOVNÍKŮ)

Graf k otázce č. 2: Existují interní směrnice pro formování a ovlivňování organizační kultury ve

Vaší škole / fakultě?

142

187

67

40

72

110

36

10

7077

31 30

Ano, téměř pro vše mámesměrnice

Ano, ale jen pro některéoblasti

Ne, nemáme směrnice prochování zaměstnanců

Nevím, neumím odpovědět

Všichni



12

POVĚDOMÍ O PRACOVNÍM ŠKOLENÍ JAKO NÁSTROJI ZMĚNY

(Z POHLEDU ČLENŮ VEDENÍ VŠ, FAKULTY, KATEDRY NEBO ÚSTAVU A

Z POHLEDU AKADEMICKÝCH, VĚDECKÝCH NEBO ADMINISTRATIVNÍCH PRACOVNÍKŮ)

Graf k otázce č. 3: Jakým způsobem probíhá ve Vaší škole pracovní školení (např. při

zapracování, organizačních změnách apod.)?

136

70

232

64

39

127

72

31

105

Neprobíhá, nebo pouze v nejnutnějšíchpřípadech

Probíhá, s důrazem na další profesní růst azájem zaměstnance

Probíhá, s důrazem na prohloubení znalostípotřebných pro výkon práce

Všichni



13

HODNOCENÍ DOSAŽITELNOSTI CÍLŮ ŠKOLY



Graf k otázce č. 4: Jak hodnotíte dosažitelnost cílů celé Vaší školy / fakulty?

33

359

145

17916

200

90 4 1

17

159

5 513 8

Cíle jsou přílišoptimistické,

pravděpodobně senepodaří je splnit

Cíle jsou stanovenyrealisticky, pokud

nenastanenenadálá situace

cíle minimálněsplníme

Cíle jsou spíšenízké, podaří se je

splnit

Cíle jsou stanovenyvelmi nízko, určitě

je splníme apřekonáme o

desítky procent

Nevím Nebyl/a jsem s cíliseznámen/a

Všichni



14

POVĚDOMÍ O PRODUKTIVITĚ PRÁCE NA RESPONDENTOVĚ PRACOVIŠTI (NEBO CELÉ

ŠKOLE)



Graf k otázce č. 5: Jaká je produktivita práce na Vašem pracovišti (příp. na celé Vaší škole)?

88

224

116

91

37

121

69

3 0

51

103

47

61

Velmi vysoká Vysoká Střední Nízká Velmi nízká

Všichi



15

MÍRA VNÍMÁNÍ LOAJALITY ZAMĚSTNANCŮ FAKULTY KE ŠKOLE

Graf k otázce č. 6: Lze říci, že zaměstnanci Vaší fakulty jsou loajální k Vaší škole?

MÍRA VNÍMÁNÍ VLASTNÍ LOAJALITY RESPONDENTA KE ŠKOLE / FAKULTĚ

Graf k otázce č. 7: Jste Vy osobně loajální k Vaší škole / fakultě

13%

77%

9%

1%

Ano, velmi loajální

Ano, loajální

Ne, spíše neloajální

Ne, nejsou vůbecloajální

63%

36%

1%

Ano, velmi loajální

Ano, loajální

Ne, spíše neloajální

Ne, nejsem vůbecloajální

16

VNÍMÁNÍ KVALITY PRACOVNÍ ATMOSFÉRY NA ŠKOLE



Graf k otázce č. 8: Jak byste označil/a pracovní atmosféru na Vaší škole / fakultě?

156

247

25

9

98

120

8 4

58

127

175

Tvůrčí - zaměřenou nakreativitu, těsnou spolupráci a

společný cíl

Běžně spolupracující Nespolupracující, ažsoupeřivou

Pasivní - s nezájmem oinstituci i kolegy

Všichni



17

VNÍMANÁ MOTIVACE PRÁCE RESPONDENTA PRO ŠKOLU / FAKULTU

Graf k otázce č. 9: Co pro Vás znamená práce pro Vaši školu / fakultu? (možnost více

odpovědí)

MÍRA VYUŽITÍ NEFORMÁLNÍCH KOMUNIKAČNÍCH KANÁLŮ A PŘÍLEŽITOSTÍ

Graf k otázce č. 10: Využíváte v pracovním kolektivu méně formální komunikační kanály, jakými

jsou například společné snídaně, porady v neformálním prostředí a další?

19%

49%

14%

13%

5%

Materiální uspokojení(mzda/plat, další hmotnépožitky)Uspokojení, seberealizace vdobře vykonané práci

Příležitost ke kariérnímu aprofesnímu růstu

Možnost dalšího vzdělávání

Ostatní

23%

62%

15%

Ano, pravidelně

Ano, nárazově

Ne

18

MÍRA DŮLEŽITOSTI NEFORMÁLNÍ KOMUNIKACE Z HLEDISKA OBJEMU A RELEVANCE



Graf k otázce č. 11: Jak významnou roli hraje ve Vaší škole - z hlediska objemu a relevance

informací - neformální komunikace: „tichá pošta“, neformální setkávání, povídání v kuchyňce…?

58

196

166

1726

118

75

11

32

78

91

6

Velmi významnou Spíše významnou Spíše nevýznamnou Zcela nevýznamnou

Všichni



19

MÍRA DŮLEŽITOSTI NEFORMÁLNÍ KOMUNIKACE Z HLEDISKA VYUŽITÝCH

PROSTŘEDKŮ

Komentář k otevřené otázce č. 11a): Jaké prostředky neformální komunikace jsou pro Vás

nejběžnější?

V otázce měli respondenti možnost otevřené odpovědi Na uvedenou otázku odpovědělo

44% respondentů z celkového počtu 442. K nejčastějším odpovědím patřilo:

o Setkání u kávy

o Neformální diskuze u oběda

o Pracovní snídaně

o Diskuze mimo školu

o Diskuze na chodbách

o Sdělování si informací prostřednictvím sociálních sítí

o Setkání a diskuze v rámci aktivit školy

Jak uvádí jeden z respondentů: „obědové schůzky, odpolední káva - ovšem považuji je za

velice přínosné, jelikož mnoho kolegů na poradách nepromluví, nevystoupí a při odpolední kávě

jsou schopni se rozpovídat, sdělit svoje postoje atp.“.

ČETNOST FORMÁLNÍCH MIMOPRACOVNÍCH SETKÁNÍ VŠECH PRACOVNÍKŮ ŠKOLY /

FAKULTY

Graf k otázce č. 12: Pořádáte setkání formální mimopracovní všech pracovníků Vaší školy /

fakulty (například večírky pracovišť, oceňování pracovníků apod.)?

40%

40%

8%

12% Ano, max. 1x ročně

Ano, max. 4x ročně

Ano, častěji, než 4xročně

Ne, nic takovéhonemáme

20

HLAVNÍ PROSTŘEDKY KOMUNIKACE SE SVÝMI NADŘÍZENÝMI

Graf k otázce č. 13: Jaký komunikační prostředek nejvíce používáte ke komunikaci se svými

nadřízenými?

FREKVENCE KOMUNIKACE RESPONDENTŮ SE SVÝM NADŘÍZENÝM

Graf k otázce č. 14: Jak často komunikujete se svým nadřízeným?

38%

60%

2%

Email

Sociální sítě

Osobní přímákomunikace ("z očído očí")

Intranet (interníkomunikační síť)

49%

27%

16%

6%

2%Denně

Dvakrát za týden

Jednou za týden

Jednou za měsíc

Jednou za delší časovýúsek

21

VNÍMÁNÍ KVALITY KOMUNIKACE ŠKOLY / FAKULTY Z HLEDISKA FORMÁLNOSTI



Graf k otázce č. 15: Jak byste označil/a komunikaci ve Vaší škole / fakultě?

15

171

230

22

3

80

135

1312

91 95

12

Velmi formální Spíše formální Spíše neformální Velmi neformální

Všichni



22

METODA ZÍSKÁVÁNÍ INFORMACÍ PRO RESPONDENTOVU PRÁCI Z HLEDISKA

FORMÁLNÍCH A NEFORMÁLNÍCH CEST

Graf k otázce č. 16: Jak získáváte informace, které potřebujete pro svou práci?

VNÍMÁNÍ DYNAMIKY ROZHODOVACÍCH PROCESŮ NA ŠKOLE / FAKULTĚ



Graf k otázce č. 17: Jak byste označili rozhodování v celé Vaší škole / fakultě?

35

253

124

2123

138

64

412

115

60

17

Velmi rychlé Spíše rychlé Spíše pomalé Velmi pomalé

Všichni



17%

79%

4% Výhradně oficiálnícestou

Část informací jeoficiální, ostatnízískávám neformálnícestou

Většinu informacízískávám neformálně

23

MÍRA EMPATIE NADŘÍZENÝCH Z HLEDISKA PŘÍPADNÝCH PRACOVNÍCH PROBLÉMŮ

RESPONDENTA

Graf k otázce č. 18: Zajímá se Váš nadřízený pouze o výsledky práce nebo i o Vaše pracovní

problémy?

MÍRA SDÍLENÍ SOUKROMÝCH PROBLÉMŮ MEZI ZAMĚSTNANCI ŠKOLY

Graf k otázce č. 19: Řeší se na pracovišti osobní a soukromé problémy?

16%

36%37%

8%

3% Ano, o všechnyproblémy i detaily

Ano, o většinuproblémů

Ano, o zásadníproblémy

Většinou senezajímá

Ne, zajímají ho jenvýsledky

19%

76%

5% Ne

Občas se řeší,zejména jde-li ozávažné problémy

Ano, řeší se velmičasto

24

VÝČET MÉDIÍ, KTERÉ V ORGANIZACÍCH RESPONDENTŮ FUNGUJÍ

Graf otázce č. 20: Jaká interní média u Vás fungují? (možnost více odpovědí)

HODNOCENÍ ŠEPTANDY JAKO PRACOVNÍHO NÁSTROJE PRO USKUTEČNOVÁNÍ CÍLU

ŠKOLY

Graf k otázce č. 21: Jak byste ohodnotili komunikaci word-of-mouth ("šeptandu", osobní

doporučení)?

19%

28%

24%

10%

15%

4%

Interní časopis

Forma intranetu pro komunikaci mezizaměstnanci a také se studenty

Nástěnky

Sociální síť (uzavřená pro skupinuzaměstnanců)

Oběžníky, tištěné formy komunikace

Jiné

21%

43%

36%

Je vynikající, věnujeme jí velkou pozornost,vyhodnocujeme, pokoušíme se ji soustavněovlivňovat (např. formou aktivní správysociálních médií aj.)

Nemáme na to dostatečný časový prostor

Zatím se nepokoušíme soustavněji sledovat aovlivňovat

25

ANGAŽOVANOST PROSTŘEDNICTVÍM OPINION LEADERS

Graf k otázce č. 22: Angažujete při vnitřní komunikaci tzv. „opinion leaders“ (osoby, které do

značné míry určují a formují názor určité skupiny; názoroví vůdci)?

32%

59%

9%

Ano

Ne

Ne, ale uvažujeme otom

26

KVALITATIVNÍ VNÍMÁNÍ POSTOJE VEDENÍ A ZAMĚSTNANCŮ ŠKOLY K INOVACÍM



Graf k otázce č. 23: Jaký je postoj k novým nápadům, podnětům a myšlenkám v celé Vaší

škole?

274

143

9 11

166

59

2 4

108

84

7 7

Jsou oceňovány apodporovány

Jsou formálně přijaty, alenepracuje se s nimi

Nejsou očekávány anipodporovány

Nejsou vítány, jsou vnímányjako ohrožující

VšichniČlen vedení VŠ, fakulty, katedry nebo ústavuAkademický, vědecký nebo administrativní pracovník

27

SPOKOJENOST S NAPOJENÍM NA INFORMAČNÍ KANÁLY A ZDROJE ŠKOLY

Graf k otázce č. 24 a): Hodnocení Vašeho pracovního výkonu. Máte dostatek informací?

SPOKOJENOST S INTERNÍMI INFORMAČNÍMI RUTINAMI

Graf k otázce č. 24 b): Řešení a průběh pracovních záležitostí. Máte dostatek informací?

77%

23%

Ano, mám dostatekinformací

Ne, nemám dostatekinformací

87%

13%



28

MÍRA SPOKOJENOSTI SE ZADÁVÁNÍM ÚKOLŮ Z HLEDISKA DOSTATKU INFORMACÍ

NUTNÝCH PRO JEJICH SPLNĚNÍ.

Graf k otázce č. 24 c): Požadavky na Vaši práci. Máte dostatek informací?

MÍRA INFORMOVANOSTI O ÚSPĚŠÍCH ČI NEÚSPĚŠÍCH FAKULTY / ŠKOLY

Graf k otázce č. 24 d): Úspěchy a neúspěchy Vaší školy / fakulty. Máte dostatek informací?

87%

13%



87%

13%



29

MÍRA INFORMOVANOSTI O CÍLECH ŠKOLY / FAKULTY

Graf k otázce č. 24 e): Cíle vaší školy / fakulty. Máte dostatek informací?

MÍRA INFORMOVANOSTI O CÍLECH ODBORU, ODDĚLENÍ, INSTITUTU, KATEDRY

Graf k otázce č. 24 f): Cíle Vašeho odboru, oddělení, institutu, katedry. Máte dostatek

informací?

88%

12%



91%

9%



30

MÍRA INFORMOVANOSTI O ZMĚNÁCH V INSTITUCI RESPONDENTA

Graf k otázce č. 24 g): Změny, které se chystají na Vaší škole / fakultě. Máte dostatek

informací?

DODORŽOVÁNÍ PRACOVNÍCH TERMÍNŮ

Graf k otázce č. 25: Jak jsou dodržovány termíny pracovních úkolů ve Vaší škole / fakultě?

70%

30%Ano, mám dostatekinformací


8%

80%

11%

1%

Termíny se dodržují zavšech okolností

Ve většině případů jsoutermíny dodržovány

Termíny se dodržují jen vnezbytně nutnýchpřípadech

Termíny není možnédodržet, jsou nastavenypříliš optimisticky

31

MÍRA DŮVĚRY V ROZHODNUTÍ NADŘÍZENÉHO

Graf k otázce č. 26: Máte důvěru v rozhodnutí nadřízeného?

POCIT INFORMAČNÍHO PŘESYCENÍ

Graf k otázce č. 27 a): Myslím si, že v práci jsem přesycován/a informacemi.

46%

49%

4%

1%

Ano

Většinou ano

Většinou ne

Ne

8%

28%

33%

23%

8%Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím

Ani nesouhlasím, anisouhlasím

Spíše nesouhlasím

Rozhodně nesouhlasím

32

HODNOCENÍ ZPŮSOBU KOMUNIKACE S VEDOUCÍMI JINÝCH FAKULT

Graf k otázce č. 27 b): Domnívám se, že komunikace s vedoucími jiných fakult či oddělení

probíhá bez problémů.

KVALITATIVNÍ HODNOCENÍ KOMUNIKACE S NADŘÍZENÝM

Graf k otázce č. 27 c): Mám pocit, že můžu komunikovat s nadřízenými o čemkoli, ať už je to

pozitivní nebo negativní, příjemné nebo nepříjemné, a nemusím mít strach nebo se stydět.

17%

50%

20%

12%1%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




44%

39%

9%

5% 3%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




33

POCIT DŮVERY KE SVÉMU NADŘÍZENÉMU

Graf k otázce č. 27 d): Důvěřuji svému nadřízenému.

HODNOCENÍ EMPATIE NADŘÍZENÉHO

Graf k otázce č. 27 e): Jsem přesvědčen/a o tom, že mi můj vedoucí naslouchá.

53%

33%

9%3%

2% Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




45%

38%

10%

5%2%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




34

HODNOCENÍ VLASTNÍ ZNALOSTI ORGANIZAČNÍ STRUKTURY

Graf k otázce č. 27 f): Dobře znám organizační strukturu. Vím, kdo má co na starosti.

HODNOCENÍ KVALITY KOMUNIKACE ŠKOLY / FAKULTY

Graf k otázce č. 27 g): Domnívám se, že komunikace naší školy / fakulty probíhá přesně a bez

překážek.

51%

35%

10%4%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




10%

42%30%

15%

3%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




35

STANOVENÍ FREKVENCE POUŽÍVÁNÍ NEFORMÁLNÍCH KANÁLŮ V KOMUNIKACI ŠKOLY

/ FAKULTY.

Graf k otázce č. 27 h): Myslím si, že "drby" nebo neformální informace jsou na škole / fakultě na

denním pořádku.

HODNOCENÍ KVALITY KOMUNIKACE S KOLEGY NA STEJNÉ PRACOVNÍ ÚROVNI

Graf k otázce č. 27 i): Domnívám se, že komunikace s kolegy, kteří jsou pracovně na stejné

úrovni, probíhá přesně a bez překážek.

16%

26%

30%

22%

6%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




35%

50%

12%3%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




36

NEROVNOVÁHA V ZADÁVÁNÍ ÚKOLŮ ZE STRANY NADŘÍZENÝCH

Graf k otázce č. 27 j): Často se setkávám s tím, že z různých stran získávám úkoly, které jsou

ve vzájemném rozporu.

KVALITATIVNÍ HODNOCENÍ KOMUNIKACE S VEDENÍM ŠKOLY / FAKULTY

Graf k otázce č. 27 k): Domnívám se, že komunikace s vedením školy / fakulty probíhá přesně a

bez překážek.

2%11%

20%

43%

24%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




23%

50%

17%

8% 2%Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím

Ani nesouhlasím, ani souhlasím



37

HODNOCENÍ KOMUNIKAČNÍ VSTŘÍCNOSTI VEDENÍ ŠKOLY / FAKULTY VŮČI

ZAMĚSTNANCŮM

Graf k otázce č. 27 l): Vedení školy / fakulty reaguje na námitky, návrhy, připomínky a je

ochotno se zaměstnanci diskutovat.

HODNOCENÍ DŮLEŽITOSTI VLASTNÍ PRÁCE PRO ŠKOLU / FAKULTU

Graf k otázce č. 27 m): Mám pocit, že moje práce je pro školu / fakultu důležitá.

25%

46%

19%

7% 3%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




46%

44%

8%

1%1%Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím

Ani nesouhlasím,ani souhlasím


Rozhodněnesouhlasím

38

POCIT PARTNERSTVÍ A ÚCTY MEZI ŠKOLOU / FAKULTOU A ZAMĚSTNANCEM

Graf k otázce č. 27 n): Myslím si, že si mě škola / fakulta váží jako svého partnera.

SROZUMITELNOST KOMUNIKACE MEZI NADŘÍZENÝM A ZAMĚSTNACEM

Graf k otázce č. 27 o): Vždy rozumím tomu, co mi můj nadřízený říká (např. zadávání úkolů).

30%

50%

15%

4%


Spíše souhlasím




40%

40%

12%

5%3%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím

Ani nesouhlasím, ani souhlasím



39

DOPORUČENÍ ŠKOLY / FAKULTY JAKO KVALITNÍHO ZAMĚSTNAVATELE

Graf k otázce č. 27 p): Školu / fakultu bych doporučil svým přátelům jako zaměstnavatele.

AKTIVNÍ VYUŽITÍ ZAMĚSTNANCŮ JAKO ZDROJE INOVACE FUNGOVÁNÍ ŠKOLY /

FAKULTY

Graf k otázce č. 27 r): Vedení nás vyzývá k návrhům na zlepšení fungování školy / fakulty.

42%

44%

10%3%


Spíše souhlasím




37%

35%

16%

8%4%

Naprosto souhlasím

Spíše souhlasím




40

METODY KONTROLY, JAKÝMI NADŘÍZENÝ KONTROLUJE PRÁCI RESPONDENTA

Graf k otázce č. 28: Jak kontroluje Váš nadřízený Vaši práci?

22%

69%

6%3%

Nadřízený kontroluje pouzevýsledky

Nadřízený kontroluje výsledky adůležitá rozhodnutí

Nadřízený kontroluje výsledky avšechna rozhodnutí

Nadřízený kontroluje nejenvýsledky a rozhodnutí, ale ivšechny detaily mé práce

41

PŘEVAŽUJÍCÍ KOMUNIKAČNÍ NÁSTROJE V INFORMOVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ O DĚNÍ VE

ŠKOLE



Graf k otázce č. 29: Jaký komunikační nástroj pro informování zaměstnanců o dění ve Vaší

škole převládá?

153

6 1

173

26

57

3 4 0

18

99

2 1

85

8

25

3 2 0 6

54

4 0

88

1832

0 2 012

Všichni



42

SPOKOJENOST S KVALITOU INFORMACÍ Z JEDNOTLIVÝCH ZDROJŮ

Graf k otázce č. 30: Je pro Vás kvalita informací, které z jednotlivých zdrojů získáváte,

dostačující?

ČETNOST VYUŽITÍ KOMUNIKAČNÍCH KANÁLŮ RESPONDENTEM

Graf k otázce č. 31: Jak často využíváte v práci následující komunikační kanály / prostředky k

předávání informací?

77%

23%

Ano, kvalita jedostačující

Ne, kvalita nenídostačující

166

84

4833

624743 51

39 34 40

231

169

92

4533 34

66

0

50

100

150

200

250

denně více než 1x týdně 1x týdně 1x za 14 dní 1x za měsíc méně často, nikdy

Webové stránky školy

Sociální sítě

Intranet (interní systém pro informování kolegů a studentů školy/fakulty)

43

5. DOPORUČENÍ RESPONDENTŮ, NÁZOROVÉ ŘEŠENÍ A POPIS PROBLÉMU

(vybrané příspěvky respondentů)

o Formální interní komunikace je na škole zjednodušeně řízena formou nepřeberného

množství porad. Běžné procesy jsou řízeny pomoci Intranetu. Neformální komunikace je

omezena zmíněným rozdělením školy na dvě odlišné zájmové skupiny (akademičtí

pracovníci a marketing s ředitelem za podpory rektora). To vede k řadě dohadů a

nejasností spojených s nejistotou a ztrátou důvěry ve vedení školy.

o Škola vytváří značný prostor pro osobní komunikaci face to face; pravidelné společné

porady umožňují otevřeně komunikovat veškeré problémy spjaté s provozem školy,

s jednotlivými komunitami i studujícími.

o Nedávat prostor na akademické debaty mimo jasný cíl.

o Vytvořit vnitřní systém komunikace a informovat okamžitě o závažných a procesních

rozhodnutích.

o Více naslouchat lidem.

o Vhodně nastavit interní komunikační strategii.

o Navrhuji zavedení pravidelných setkání 1x týdně všech vedoucích oddělení, kteří

informace následně předají svým podřízeným.

o V některých případech by komunikace mohla být přesnější a rychlejší.

o Zaměstnanci se ještě nenaučili využívat všech možností komunikace.

o Interní komunikace je dle mého názoru velice důležitým prvkem v rámci správného

fungování každého oddělení, bohužel někdy není brán zřetel na požadavky zaměstnanců

a jsou udělána rozhodnutí, s kterými se zaměstnanci neztotožňují. Pokud má člověk

dělat kvalitní práci, je zapotřebí, aby k tomu měl také kvalitní zázemí a podmínky. Každý

vedoucí by měl mít přehled o tom, co se v rámci jeho oddělení děje, a měl by znát práci

svých podřízených.

o Stanovit zodpovědné pracovníky za určité oblasti.

o Neformální komunikace hraje důležitou roli nejen ve sdílení důležitých informací.

o Vedení školy podceňuje význam oboustranné komunikace. Iniciativa zdola je spíše

vnímána jako obtěžování.

44

o Na škole je úroveň komunikace dobrá. Přispívá k tomu i to, že se jedná o menší školu,

kde se téměř všichni mezi sebou znají a komunikují mezi sebou velmi rychle.

o Jedná se o proces stálého zdokonalování.

o Realizovat více osobních setkání (porad či krátkých schůzek) než většinou e-mailovou

komunikaci.

o Zlozvykem se stává nadužívání neosobní komunikace, nejčastěji e-mail.

o Myslím, že jsou potřebná častější širší setkávání (celoškolská shromáždění) a setkávání

vedoucích pracovníků různých oddělení, obojí v polo formální podobě - po předání

formálních informací ponechat prostor pro volnou neformální diskuzi mezi účastníky.

Řada problémů pramení z toho, že lidé nemají příležitost se sejít a "probrat" aktuální

situaci či problémy na pracovištích a vzájemně se informovat.

o Komunikace na fakultě/VŠ by měla být rychlejší, často se důležité informace k některým

zaměstnancům dostanou s příliš velkým zpožděním.

o Zlepšení zpětné vazby na odevzdané materiály - aby zaměstnanec nemusel informace

ke své práci zkusmo vyhledávat, ale aby je obdržel.

o Omezený čas na osobní komunikaci.

o Velmi důležité je formalizování pravidel interní komunikace instituce.

o Provozujeme celou řadu systémů - webové stránky, intranet s mnoha aplikacemi

interního IS školy, týmové weby, štábní informační systém, spisová a archivní služba.

Často je toto zásadní překážkou pro rychlou orientaci, kde sehnat co nejdříve relevantní

informace pro své rozhodnutí či postup v práci zejména při řešení operativních úkolů

s krátkým časem rozhodnutí.

o Více neformální komunikace "face to face" by jistě přispělo k lepšímu pochopení a

sladění názorových postojů zaměstnanců školy.

o Interní komunikace probíhá permanentně, jako problematické se jeví přenášení informací

přes několik komunikačních vrstev, kdy často dochází k jejich zkreslení či deformaci.

o Přílišná centralizace všeho způsobuje absenci komunikace - ta se v podstatě děje

víceméně skrze příkazy, formuláře, průvodky apod. Chybí akce typu "kulatých stolů" nad

vybranými zásadními otázkami a zapojení fakult.

45

o Pro formu sdělení je nutné rozlišovat cílové skupiny, pro které jsou informace určeny.

Starší generace preferuje spíše osobní porady, mladší pak elektronickou cestu včetně

sociálních sítí.

o Někdy se projevuje komunikační nedostatečnost mezi akademickou a operativní složkou

vedení školy, což je však v naprosté většině případů způsobeno pracovní přetížeností.

o Pro zajištění efektivnější komunikace je nutné vymezit kompetence a dílčí popis procesů,

jinak dochází k tříštění sil při hledání řešení, pokud je řešena situace, kde je využito

maticové řízení.

o Některé úkoly se dostávají na nižší úrovně (k těm, kteří je mají realizovat) velmi pomalu a

na jejich vlastní plnění v termínu nezbývá příliš mnoho času.

o Systém vnitřní i vnější komunikace je na naší VŠ dobře nastaven, při realizaci jsou někdy

problémy na nejnižší úrovni řízení, tj. v přenosu informací od vedoucích kateder k

jednotlivým pracovníkům.

o Interní komunikace funguje většinou prostřednictvím e-mailu a případně intranetu a podle

mého názoru dobře. Je potřeba brát v úvahu také věkové složení zaměstnanců školy -

mladší kolegové využívají i další způsoby komunikace např. sociální sítě.

o Na pracovištích schází prostory k neformální komunikaci - kuchyňky, případně bufety na

všech budovách, toto suplují restaurace v okolí. Vedoucí pracovníci nejsou schopni

rozlišovat mezi mírou důležitosti informace. V poslední době se každý jednoduchý

problém řeší složitou směrnicí.

o S kolegy je komunikace neformální a věcná. S nadřízenými je formální a bezobsahová.

o Vnitřní komunikace by jistě potřebovala zlepšit. Důležitým faktorem je dodržování

komunikačních postupů při řešení různých záležitostí, které jsou často nedodržovány, a

proto hojně dochází k nepochopitelným komunikačním šumům, dezinformacím a člověk

má pocit, že neustále začíná od začátku, což bývá demotivující a vysilující. Důležitá je

také práce s informacemi a jejich zapamatování. Komunikace v rámci fakulty i celé VŠ by

jednoznačně potřebovala zefektivnit.

o Více osobní komunikace (např. v rámci porad) na úrovni katedry a více komunikace mezi

katedrami/fakultami o projektech a případné spolupráci.

o Chybí komunikační manuál jako součást organizační kultury.

46

o Jsme malý kolektiv, a tak zde fungují všechny formy komunikace, nejefektivnější je

osobní kontakt, doprovázený písemným zadáním (e-mail).

o Změnit organizační strukturu, zvýšit frekvenci pedagogických porad uvnitř ústavů i mezi

jednotlivými ústavy. Zaměřit se primárně na koordinaci obsahových vazeb mezi

jednotlivými předměty.

o Nástrojů pro interní komunikace je dle mého názoru příliš mnoho a považuji některé

z nich pro svoji práci neefektivní a informace z nich za nerelevantní, u některé informace

se i dublují či opakují anebo se obsah 1 informace vysvětluje i více způsoby, ne však

vždy pravdivě. Nejsem si jistý, zdali je potřebné pro interní komunikaci využívat všechny

nástroje: e-mail, několik sociálních sítí, intranet, směrnice, newslettery, zpravodaje,

webové stránky, automatické odběry přes webové kanály, porady a další. Informací je

příliš mnoho a jejich využitelnost je v některých případech absolutně nulová.

o Vnitřní komunikace má výrazně formalizovaný, byrokratický charakter, který se vyznačuje

množstvím písemných materiálů pro následné rozhodování. Problémy, které lze na

poradě vyřešit, jsou přesouvány na individuální jednání.

o Nutno vybudovat "ducha" školy a formovat její identitu. Lidé jsou významově nadřazeni

organizaci.

o Názor se promítá jedině v souladu s řešením projektu KREDO!

o Názory jsou vítány, ale chybí kroky k realizaci, pokud nejde o jednoznačnou prioritu.

o Tvořivé výstupy z IPN KREDO, vč. názorů zaměstnanců na tvorbu a koncipování

strategie školy, jsou dosud pozitivně přijímány, ale jsou zapracovávány převážně

formálně stanovenými kanály - podřízený - nadřízený. K jejich širší a větší akceptaci by

pomohly méně formální způsoby komunikace, které by více podchytily tvořivý potenciál

zaměstnanců bez filtrace formálními bariérami. V tomto směru se již začínají objevovat

první pokusy průřezové komunikace, které doufám povedou k úspěchu.

47

6. ZÁVĚREM

Tento dotazníkový průzkum si vytyčil za cíl zmapovat, jak na českých vysokých školách

probíhá interní komunikace (přesahy i do jiných oblastí – zejm. do problematiky interního

klimatu, HR nebo kultury), jako jeden z významných faktorů, které ovlivňují úspěšnou

implementaci strategie.

Závěry šetření vyznívají do určité míry dvojznačně. Na přímé otázky týkající se

celkového fungování komunikace (a souvisejících oblastí) na škole odpovídají respondenti

v drtivé většině pozitivně, tyto závěry by tedy mohly evokovat, že vysoké školy v této oblasti

nezaznamenávají žádné podstatnější problémy. Například: převážná část respondentů 336 (76

%) deklaruje, že je škola oficiálně seznámila se strategickými cíli, převážná většina respondentů

359 (84 %) hodnotí strategické cíle školy jako realistické, 433 (99 %) respondentů deklaruje

vlastní loajalitu ke škole, 403 (92 %) respondentů označuje atmosféru ve škole jako tvůrčí nebo

alespoň běžně spolupracující, většina respondentů také deklaruje fungování standardních

komunikačních kanálů – porady, intranet, využívání newsletteru. Podobně 391 (69 %)

respondentů uvádí, že se nadřízený zajímá o jejich práci, a drtivá většina respondentů pak také

uvádí, že má ke své práci dostatek i různých typů informací, jako je hodnocení vlastní práce,

řešení průběhu pracovních záležitostí, požadavky na vlastní práci, úspěchy nebo neúspěchy

celé školy/fakulty aj.

Některé otázky ale tento zdánlivě bezproblémový chod interní komunikace (s přesahy do

klimatu školy a HR) na vysokých školách mírně nabourávají. Zajímavá je například oblast

loajality ke škole. Zatímco 276 (63 %) respondentů deklaruje, že sám je ke škole velmi loajální,

za velmi loajální označilo ostatní kolegy jen 57 (13 %) respondentů. Podobně, za neloajální ke

škole označilo sebe samo jen 3 (1 %) respondentů, ostatní ale označilo za spíše neloajální

nebo vůbec loajální 41 (10 %) respondentů.

Obdobě, zatím co se zdá, že na školách funguje dostatek formálních informačních

zdrojů, za povšimnutí stojí i fakt, že jako spíše nebo velmi významnou označilo celých 254 (58

%) respondentů i neformální komunikaci („tichá pošta“, setkávání v kuchyňce, atd.), a 373

48

(85 %) respondentů deklarovalo, že informace, které potřebuje pro svoji práci, získává jak

oficiální, tak i neformální cestou.

Za zmínku také stojí další aspekty:

o 145 (34 %) respondentů považuje rozhodování školy za velmi pomalé nebo pomalé,

o 143 (33 %) respondentů deklaruje, že nové nápady, podněty a myšlenky jsou formálně

přijímány, ale nepracuje se s nimi, dalších 11 (2 %) respondentů pak uvádí, že tyto

nejsou ani očekávány, ani podporovány, nebo jsou vnímány jako ohrožující,

o 133 (30 %) respondentů uvádí, že nemají dostatek informací ohledně připravovaných

změn na škole,

o pouze polovina respondentů - 230 (52 %) deklaruje, že naprosto nebo spíše souhlasí

s tvrzením, že komunikace na jejich škole probíhá přesně a bez překážek. Druhá

polovina respondentů je ve vyjádření k této otázce zdrženlivější – 132 (30 %) odpovídá,

že ani souhlasí, ani nesouhlasí, a 79 (18 %) spíše nesouhlasí nebo rozhodně

nesouhlasí.

Kritičtější názory nebo doporučení se pak objevily i ve volné závěrečné textové otázce, viz

výše.

Důvody těchto diskrepancí v závěrech šetření nelze bohužel s jistotou vysvětlit, možný vliv

na výsledky mohl mít fakt, že odpovědi nebyly zcela otevřené, nebo fakt, že mezi respondenty

převažovali mírně respondenti na řídících pozicích a respondenti staršího věku, u kterých jiný

výzkum realizované autory Matějů a Fischerem (2009) konstatoval1, že tito méně inklinují

k potřebě české VŠ reformovat, než zaměstnanci řadoví a mladší.

1 Výzkum akademických pracovníků vysokých škol, Stručný souhrn výsledků, Petr Matějů a Jakub

Fischer. Výzkum akademických pracovníků českých vysokých škol byl uskutečněn v rámci

Individuálního Projektu národního Reforma terciárního vzdělávání (IPn RTV) financovaného z

Operačního programu ESF „Vzdělání pro konkurenceschopnost“. Výzkum připravený expertním týmem

projektu RTV provedla firma SC&C vybraná na základě výběrového řízení. Vlastní dotazování proběhlo

ve dnech 21. 5. až 18. 6. 2009.

Education

Doplňkový úkol č. XV - Vnitřní komunikace VŠ a prostředí strategického plánování