FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará a comprender mejor este concepto.

Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una

condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy

grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de

cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

FUNDAMENTOS DE FORMATO CONDICIONAL

Formato especial para todos los valores entre 20 y 30: Resaltar los valores por debajo del

promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

¿CÓMO SE APLICA EL FORMATO CONDICIONAL?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.

RESALTAR CELDAS CON FORMATO CONDICIONAL

Resaltar reglas de celdas.Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

Reglas de formato condicionalLa opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La opción Entre muestra un cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores a buscar:

La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.Finalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore únicos o los valores duplicados dentro de tus datos:

En esta ocasión te mostraré cómo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

BUSCAR VALORES USANDO FORMATO CONDICIONAL

Para este ejemplo utilizaré los datos de la columna B y utilizaré la celda B2 como el cuadro de búsqueda, es decir, la celda donde colocaré el término/texto que deseo encontrar en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opción Nueva regla:

Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato:

Fórmula para encontrar valoresSelecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto coloca la siguiente fórmula, que explicaré en un instante:=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))

También haz clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que se aplicará a las celdas que cumplan la regla.

La fórmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de búsqueda ($B$2) con las celdas que contienen los datos. La comparación se hace a través de la función ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar también que para ambos valores utilicé la función MINUSC que los convierte en minúsculas antes de hacer la comparación de manera que la búsqueda no sea sensible a mayúsculas y minúsculas. Finalmente, la intención de la función Y es evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 esté vacía.Ahora haz clic en el botón Aceptar y podrás comenzar a encontrar los valores que introduzcas en las celda de búsqueda:

BORRAR REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL

Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

El último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opción Administrar reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo: