GTDВозьми свою жизнь под контроль!

Вячеслав Сухомлинов

Киев, 26 ноября 2014

Экспресс-биография

• Исполнительный директор ресторанного холдинга Tarantino Family - одного из крупнейших в стране (популярные сети Мураками, Руккола, Tarantino Italian & Grill, Лакки Лучано и ресторан Вилла Ривьера)

• 14 лет в ресторанном бизнесе, прошел путь от рядового работника до директора ресторана McDonald’s

• Участвовал в семинаре автора системы GTD Дэвида Аллена в Лондоне

• 5 лет успешно использую систему GTD в своей работе и жизни

Мой путь к GTD

Если бы все ваши встречи на сегодня были отменены утром, чтобы вы делали в следующие 8 часов? 

Насколько бы вы были уверены в том, что сделали правильный выбор?

План мастер-класса

1. Что такое GTD и сферы его применения

2. 5 этапов обработки информации. Как переносить мысли во внешнюю память и превращать их в реальные действия

3. Как определять что делать и когда, чтобы постоянно продвигаться вперед

4. Как фокусироваться на главном и сохранять спокойствие и уверенность в выборе

5. Рекомендации по внедрению

6. Рекомендованные книги

7. Вопросы

Как бы вы тщательно не спланировали, чем будете заниматься, рабочее время уходит совсем на другое.

Закон Мерфи

Я чувствую себя комаром на нудистском пляже — я в общем-то знаю, что делать, но не знаю, откуда начать.

Стефен Бэйн

Почему не эффективна классическая модель управления временем?

Почему не эффективна классическая модель управления временем?

Почему не эффективна классическая модель управления временем?

• отвлекающие факторы

• неэффективная система напоминаний

• всплывающие второстепенные вопросы

• постоянно меняющиеся приоритеты

• 90% людей не могут правильно определять приоритеты и следующие действия

Разум как вода…

Поток - направленная деятельность, заряженная смыслом. Когда есть четкая цель. Когда нет сомнений и колебаний.

Когда человек забывает самого себя и уже не отличает себя от этой деятельности.

Михай Чиксентмихайи

Мозг - как оперативная память PC

Ваш ум для того, чтобы производить идеи, а

не хранить их.

Почему дела крутятся в голове?

• не уточнили какого результата хотите достичь

• не решили какие первые шаги стоит предпринять

• не упорядочили напоминание о результате и действиях в надежную систему

Это ваш мозг…

без GTD с GTD

Упражнение на тестирование модели

1. Подумайте о 2-3 вещах, которые вас тревожат в данный момент, и, которые вы хотели бы осуществить в ближайшее время.

2. Сформулируйте одним предложением результат, который хотите достичь.

3. Сформулируйте по каждой цели конкретные первые шаги, которые вы могли бы предпринять, если бы у вас не было никаких других дел.

Вам следует думать о своих проблемах больше, чем вы можете предположить, но меньше, чем вы опасаетесь.

Дэвид Аллен

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса.

Книга «Как быстро привести дела в порядок» Дэвида Аллена в 2007 году вошла в список бестселлеров на amazon.com в разделах тайм менеджмент и бизнес: здоровье и стресс.

- это метод повышения персональной эффективности и противодействия стрессу, возникающему вследствие информационной перегрузки. Достигается путем создания системы вашей внешней памяти, эффективной системы напоминаний о действиях, которые можно выполнить в подходящие промежутки времени.

Всё интеллектуальное совершенствование происходит от свободного времени.

Цели GTD

• собирать все задачи в логическую надежную систему. Не держать задачи в голове, записывать все

• приучить себя принимать решение по дальнейшим действиям

• установить эффективную систему напоминаний

Стратегия лучшего выбора

Двери разума

Модель естественного планирования

5 этапов обработки информации

Сбор

Обработка

Организация

Обзор

Действие

Собираем все заботящие нас вещи

Обрабатываем для понимания, что они значат для нас, и, что с ними делать дальше

Организовываем результаты

Регулярно просматриваем для того…

…чтобы определить, что делать дальше

Все вещи создаются дважды: сначала в уме, а затем в реальности.

Робин Шарма

Ваши Инбоксы

Цифровые носители:

• почта

• таск менеджер

• приложение для заметок

• диктофон

• фотоплёнка и др.

Физические накопители для бумажных и других материалов:

• полка на рабочем столе

• папка в сумке

Факторы удачного сбора:

• все записано, а не в голове 

• несколько хранилищ информации

• регулярное опустошение

RIP блокнот

Москиты могут сорвать охоту на крупную дичь

Дэвид Аллен

Обработка (2) и Организация (3)

нет

Удалить/Мусор

Рассмотреть позже

да

Когда-нибудь/Возможно

Делегировать

Проверить выполнение

нет

Ожидающие

Спланируйте шаги проекта

Информация о проекте

даПроекты

нет

Обращаться при необходимости

Справочная информация

Нужно действие?нет Понадобиться

еще?да Нужно

действие?

даБолее

2х действий?

нет

Определить следующее действие

Менее 2х минут?

нет Делать мне? Определить когдада

Конкретная дата?

Сделать при возможности

нет

Следующие действия

Выполнить в нужное время

да

Календарь

Сделать сейчас

да

Мониторинг результатов для возможных

дополнительных действий

Инбокс

Собрать все

Обработка (2)

Следующие действия:

• купить подарок сестре • позвонить Сергею по

поводу нового контракта

План проекта: Новогодние каникулы в

Париже

• забронировать отель • купить билеты в

Диснейленд • купить евро

Календарь:

• 30 ноября День Рождение сестры

• 30 декабря вылет в Париж

Ожидающие:

• получить билет в Париж

Когда-нибудь/ Возможно:

• прочитать книгу «Как привести дела в порядок»

Справочная информация:

• пин код Visa: 1234

Список:

• получить билет в Париж

• купить евро

• купить подарок сестре

• 30 декабря вылет в Париж

• Позвонить Сергею по поводу нового контракта

• забронировать отель

• прочитать книгу «Как привести дела в порядок»

• пин код Visa: 1234

• 30 ноября День Рождения сестры

• купить билеты в Диснейленд

Обработка (2)

Принципы обработки:

• обрабатывайте задачи по порядку как они расположены в списке

• обрабатывайте по одной задаче за раз

• никогда не откладывайте задачу если за нее уже взялись

Желаемые результаты обработки:

• все ненужное будет выкинуто

• все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены. Правило 2 минут.

• все, что можно делегировать, будет делегировано

• все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу упорядоченную систему напоминаний

• все крупные проекты, вытекающие из документов, скопившихся в Инбокс, будут проидентифицированы

Организация (3)

Требуется действие:

1. Проекты

2. Планы проекта

3. Список Следующих действий

4. Ожидающие (напоминания о делегированных действиях)

5. Календарь

Не требуется действие:

1. Мусор

2. Когда-нибудь/Возможно

3. Справочная информация

или

Организация (3)

В календаре должны быть отмечены:

1. Дела, привязанные к конкретному времени

2. Дела, привязанные к конкретному дню

3. Информация, привязанная к конкретному дню

Организация (3)

Рабочие списки:

1. Проекты

2. Планы проектов

3. Действия и информация в календаре

4. Список «Следующие действия»

5. Список «Ожидающие»

6. Список «Когда-нибудь/Возможно»

7. Справочная информация

Inbox Zero

Обзор (4)

Инбокс

Календарь

Следующие действия

Проекты

Планы проектов

Ожидающие

Когда-нибудь/Возможно

утром и вечером

каждый день при необходимости

каждый день при возможности

раз в неделю или в случае обеспокоенности статусом проекта

желательно ежедневно

по мере необходимости, желательно еженедельно

Действие (5)

1. Контекст

Модель, основанная на 4-х критериях выбора:

2. Время

3. Энергия 4. Приоритет

Контекст

Что ты можешь сделать прямо сейчас?

Контекст

• Звонки

• Компьютер

• Поручения

• Офис

• Дома

• Коммуникация

• Прочесть/просмотреть

Многозадачность - это миф

М н о г о з а д а ч н о с т ь - э т о м и ф 1 2 3 4 5 6 7 8 9101112131415 161718 192021

Действие (5)

Сколько времени у тебя есть сейчас?

Действие (5)

Сколько у тебя сейчас энергии?

Действие (5)

Что приоритетно для тебя прямо сейчас?

Действие (5)

Модель 3х видов умственной работы:

2. Выполнять спланированные ранее задачи

3. Планировать вашу работу

1. Выполнять работу которая неожиданно возникла

Действие (5)

Модель горизонтов фокуса:

Ground - все ваши задачи в списке Следующих действий

Уровень 1 - текущие ПроектыУровень 2 - Зона ответственности

Уровень 3 - Цели

Уровень 4 - ВидениеУровень 5 - Предназначение

Если бы все ваши встречи на сегодня были отменены утром, чтобы вы делали в следующие 8 часов? 

Насколько бы вы были уверены в том, что сделали правильный выбор?

Действие (5)

Алгоритмы приоритетных задач:

3

2

1

Инструменты для создания своей системы достижения целей (GTD)

Проекты, Планы проектов,

Следующие действия, Ожидающие,

Когда-нибудь/Возможно

Календарь

Справочная информация

Инбокс

Баланс и бла, бла, бла…

Можно прекрасно себя чувствовать не делая чего-то, но только в том случае, если вы знаете чего не

делаете.

Рекомендации по внедрению1) Начните сегодня! Выход из зоны комфорта - выход на новый уровень

2) Начните с места в карьер, вы сразу почувствуете результат

• Будьте терпеливы и настойчивы

• Приучите себя все записывать. Держите инструменты под рукой

• Вы не сможете спокойно двигаться в направлении достижения целей, если будуте держать все в голове

• Не назначайте себе больше дел, чем сможете выполнить

• Забудьте о блокнотах. Купите программу для GTD и не жалейте денег на вещи, которые для вас хорошо работают

3) Разделяйте обработку информации по 5 фазам, не пытайтесь делать все одновременно

• Пусть жизнь вам напомнит

• Не планируйте очень далеко, только на 1-3 шага вперед

Рекомендации по внедрению4) Поддержание системы требует усилий, но результат того стоит

•  Обзор еженедельно. Желательно в воскресенье, перед началом рабочей недели.

• Регулярно пересматривайте свои списки задач

• Тренировка. Вы должны тренировать свой разум как спортсмен

5) Помните о примере с начала семинара и уверенность, которую он вам дал

6) Относитесь к системе как к инструменту. Лучшее враг хорошего. Ваша цель движение вперед, а не постоянный тюнинг системы

• Не превращайте жизнь в списки. Знайте, что именно вы не делаете. Оставляйте для своей жизни импровизацию. Не хотите не делайте. GTD позволяет вам всегда знать, что можно сделать. Решение принимаете вы.

7) Какой следующий шаг? - это должен быть рефлекс

Создайте свою группу поддержки

ДейвЛена

Рекомендованные книги

1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»

2. Дэвид Аллен «Как поддержать дела в порядке»

3. Дэвид Аллен «Готовность ко всему»

4. Трейси Брайан «Выйди из зоны комфорта»

5. Дэйв Креншоу «Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все»

6.  Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей» 

7. Михай Чиксентмихайи «Поток. Психология оптимального переживания»

GTDSlava@gmail.com https://www.facebook.com/viacheslav.sukhomlynovhttp://www.slideshare.net/viacheslavsukhomlynov

Сет Годин об истинном значении продуктивности

Возможно вы можете дословно цитировать книги по GTD. Наверное вы удаляете прочитанные имейлы свайпом. Понимаете стратегии выхода на рынок и пользуетесь услугами виртуального ассистента, чтобы значительно увеличить свою продуктивность.

Все это очень круто. Но вопрос остается открытым — “чего вы достигли?”.

Стремление стать умнее, лучше и быстрее помогает нам творить наше будущее. Но существует риск того, что коллекционирование и обсуждение инструментов может превратиться в самоцель.

Вся эта индустрия продуктивности работает не для того, чтобы развлекать нас. Они стараются помочь нам достигать больших и лучших результатов. Ударение на последнем слове.

Вы экономите кучу времени, освобождая его для… чего именно?

Вполне возможно, ваша следующая цель должна быть не в том, чтобы стать более эффективным, а в том, чтобы стать более смелым.