KỊCH BẢN CHI TIẾT CHO EVENT ĐÁM CƯỚI

GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7

Page 2 of 25

STT Họ Tên Lớp MSSV Ghi chú

1 Nguyễn Phạm Trâm Anh MA03 31111021548

2 Trần Ngọc Bảo MA03 31111022171

3 Nguyễn Thị Cúc MA03 31111021847 Nhóm trưởng

4 Phan Hữu Đạt MA01 31111021981

5 Cao Thị Hồng Hà MA01 31111021055

6 Phạm Văn Khải MA02 31111022401

7 Quách Toàn Long NT02 31111021209

8 Nguyễn Thị Nghĩa MA02 31111021542

9 Trương Thị Ánh Nguyệt MA01 31111022946

10 Nguyễn Ngọc Phương Nhi MA03 31111022949

11 Phan Đào Khương Nhi MA01 31111020150

12 Ngô Thị Hồng Nhung MA01 31111023195

13 Bùi Nguyễn Hoàng Phương MA02 31111023871

14 Lê Thị Mỹ Phương MA01 31111020644

15 Nguyễn Thị Thu Sương MA03 31101021553

16 Trần Nhật Tân MA01 31111021779

17 Nguyễn Thị Hồng Thương MA03 31111021092

18 Vũ Hồng Ngọc Tuyết MA03 31111021518

Đợi xíu đợi xíu bạn ơi... :) Bạn có biết http://www.visla.vn/ không nhỉ? Chắc chắn trong đời mình sẽ có một lần bạn cần đến nó, nhớ ghé xem sao nhé :) Visla cảm kích hành động này của

bạn lắm đấy.

http://www.visla.vn/


Page 3 of 25

Mục lục

I. TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH ................................................................. 5

1. Thông tin đơn vị tổ chức........................................................................... 5

2. Tổng quan về sự kiện ............................................................................... 5

II. Ý TƯỞNG CHO SỰ KIỆN .............................................................................. 6

1. Ý tưởng sơ khai ...................................................................................... 6

2. Nội dung chính của chương trình ............................................................. 7

III. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC CỤ THỂ (TRƯỚC CHƯƠNG TRÌNH) ........................... 8

1. Lý do phân chia các mảng và mô tả công việc các mảng ............................ 8

2. Tiến độ công việc .................................................................................... 9

3. Công việc cụ thể các nhóm .................................................................... 13

IV. PHÂN CHIA KHU VỰC TRONG CHƯƠNG TRÌNH ........................................... 19

1. Khu vực lễ tân ...................................................................................... 19

2. Khu vực sân khấu ................................................................................. 20

3. Khu vực ngồi của khách ........................................................................ 20

V. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC CỤ THỂ (TRONG CHƯƠNG TRÌNH) ......................... 20

VI. DỰ TRÙ RỦI RO VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT.................................................... 22

VII. DỰ TRÙ KINH PHÍ VÀ THỰC CHI................................................................ 24

VIII. PHỤ LỤC .................................................................................................. 25

1. Thiệp mời và thẻ khách mời................................................................... 25

2. Sơ đồ bố trí của lễ cưới ......................................................................... 25

3. Clip, hình ảnh, slide trình chiếu trong chương trình................................. 25

4. Kịch bản của MC ................................................................................... 25

5. Nội dung người phát biểu ...................................................................... 25

6. Thông cáo báo chí................................................................................. 25

7. Biên bản họp ........................................................................................ 25

a) Trước chương trình ......................................................................... 25


Page 4 of 25

b) Sau chương trình ............................................................................ 25


Page 5 of 25

I. TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH

1. Thông tin đơn vị tổ chức

Được tổ chức bởi Tổ chức bảo vệ và thúc đẩy quyền của người LGBT tại Việt Nam –

ICS: ICS là tổ chức của chính những người người đồng tính, song tính và chuyển giới

(LGBT) tại Việt Nam. Thành lập vào năm 2008, ICS có sứ mệnh làm mạnh cộng đồng LGBT

để bảo vệ quyền của họ. ICS hướng tới Việt Nam là một quốc gia nơi các nhóm thiểu số tính

dục được đối xử bình đẳng và bất kỳ ai đều có thể sống là chính mình và đóng góp tốt nhất

cho sự phát triển chung của xã hội. Hiện ICS có 7 thành viên và hơn 200 tình nguyên viên.

2. Tổng quan về sự kiện

Key message: “Tomato - TÔI VẪN LÀ TÔI”

Theme: “Tomato viết ngược lại vẫn là To-ma-to. Có đọc ngược thế nào thì cà chua cũng

vẫn là cà chua.” Cà chua xanh thì bên trong cũng xanh, ngoài đỏ thì bên trong cũng đỏ.

Phông màu chủ đạo: Đỏ – Trắng

Màu đỏ: đại hiện cho tình yêu mãnh liệt và cháy bỏng, bên cạnh đó cũng là màu của

quả cà chua, với hàm ý hãy sống thật với chính bản thân mình.

Màu trắng: màu của sự tinh khôi, cũng thể hiện niềm hy vọng đối với tương lai phía

trước.

Mục đích:

Tổ chức đám cưới cho hai cặp đôi (1 cặp nam, 1 cặp nữ):

Nguyễn Ngọc Phương Nhi & Cao Thị Hồng Hà

Phat Hữu Đạt & Trần Nhật Tân

Ủng hộ quyền bình đẳng giới tính của thế giới thứ Ba và giúp LGBT tự tin sống thật

với chính bản thân mình trước xã hội.

Góp phần và giảm tính kì thị của xã hội đối với người đồng tính.

Hướng tới mục tiêu hôn nhân đồng tính được chấp thuận ở cả phương diện pháp

luật.

Đối tượng hướng tới: cộng đồng xã hội nói chung

Thời gian – địa điểm:

Thời gian: 10 giờ thứ 6 ngày 03/10/2014

Địa điểm: Hội trường c203, Lầu 3, Tòa nhà UEH – 91 Đường 3 tháng 2, Quận 10, TP.

Hồ Chí Minh

Quy mô chương trình:

Số lượng khách dự tính: 150 khách

Khách VIP: ca sĩ Đàm Vĩnh Hưng, ca sĩ Hương Giang Idol.


Page 6 of 25

Khách mời truyền thông: 10 người bao gồm phóng viên, nhiếp ảnh, quay phim (nếu

có)

Báo Tuổi trẻ – 2 người

Báo Thanh niên – 2 người

Báo điện tử VnExpress – 2 người

Đài truyền hình HTV – 2 người

Phóng viên kênh Yan TV – 2 người

Người phát biểu:

Các cô dâu chú rể.

Chủ tịch của Tổ chức ICS: Ông Đinh Tiên Minh.

Bố mẹ của hai cặp đôi nhằm gây sự bất ngờ.

Hình thức tổ chức:

Trong hội trường (không gian kín).

Tiệc nhẹ - phục vụ rượu vang.

II. Ý TƯỞNG CHO SỰ KIỆN

1. Ý tưởng sơ khai

Với thông điệp “Tomato - Tôi vẫn là tôi”, “Tomato viết xuôi hay ngược thì vẫn là To-ma-

to. Có đọc ngược thế nào thì cà chua cũng vẫn là cà chua.” Cà chua xanh thì bên trong cũng

xanh, ngoài đỏ thì bên trong cũng đỏ.

Sự kiện sẽ sắp xếp để quan khách có thể trải nghiệm được toàn bộ quá trình sinh ra và

lớn lên, yêu nhau của hai cặp đôi. Đó là con người thật của họ, và cũng như chứng minh rằng

tình yêu đồng tính cũng giống như bao tình yêu bình thường khác, họ có quyền được đến với

nhau một cách công khai, được cộng đồng chấp nhận và ủng hộ. Và điểm nhấn của chương

trình sẽ là sự có mặt bất ngờ của bố mẹ cô dâu chú rể, như là lời ủng hộ của mình gửi đến

những đứa con mà trước đây họ đã gần như là từ bỏ vì cảm thấy mặc cảm và xấu hổ với xã hội.

Chương trình chọn màu sắc chủ đạo là màu đỏ và màu trắng. Màu đỏ: đại hiện cho tình

yêu mãnh liệt và cháy bỏng. Màu trắng: màu của sự tinh khôi, cũng thể hiện niềm hy vọng đối

với tương lai phía trước.


Page 7 of 25

2. Nội dung chính của chương trình

Timing Hạng mục Diễn giải Âm thanh Ánh sáng Màn hình Trong phòng Ngoài phòng Nhân sự/tiếp tân

10H30 -

12H.

12H40 -

14H

Set up khi nhóm

trước chưa xong

>Di chuyển từ B sang C

> Đóng backdrop, photowall

> Trang trí cổng bong bóng

> Hóa trang

N/A N/A N/A > trước 13h: dán keo xốp lên

trần (Thương)

> > Chở đồ: Nhà TA, nhà Cúc, nhà Đạt

> Đóng backdrop, photowall: Khải

> Bong bóng: Nghĩa

- Bánh cưới: Tuyết

- Xốp: Nguyệt

10p Set up khi nhóm

trước đã xong

> Set up bong bóng

> Sửa bàn ghế, đặt bàn tiếp

tân

> Treo backdrop, photowall

> Gắn cổng bong bóng vào

cửa

> Dán xốp vào bảng

> Gắn bong bóng trên trần

> Set up

máy móc,

dây điện.

(1)

> Nhạc?

> Set up máy móc

>

> Set up máy móc

(1)

> Màn hình chờ

(1)

> Treo backdrop (2) > Dán

xốp bảng (3) > Dán bong

bóng lên trần & phần dưới

xốp (4)

> Set up bàn khách mời,

media, hoa (5)

> Bàn bánh kem, bàn tháp ly

(6)

> Sửa bàn ghế, đặt

bàn tiếp tân (8)

> Gắn cổng bong

bóng vào cửa (9)

> Phát thẻ báo chí,

khách mời (10)

> Phục vụ mời khách ra ngoài > (1) Bảo + Trâm

Anh > 2 - Huy hướng dẫn

trước(bạn Khải) + Long

> 3 - Nguyệt + HC > 4 - HC - Thương

> 5 - Mèo + Đạt > 6 - Tuyết + Phương Lê

> 8 - Phương Lê + Cúc > 9 - Tân

> 10- Nguyệt

3p (clip

chỉ

2p12)

Đón khách > Đón khách vào phòng - xếp

chỗ

> Chụp hình photowall

> Bật Đèn lớp.

>Tắt đèn bảng

> CHƯA bật đèn vàng

> Clip 1 > Nước suối > 2 Phục vụ đi nước

> Người chụp hình (bạn Nhi) hướng dẫn khách vào photowall

> Nhi nói chuyện với thầy > 4 lễ

tân đón khách (Thanh, Khoa, Bảo, Hoa)

1p30s Mở đầu chương

trình

> Ổn định chỗ ngồi

> MC mở đầu - giới thiệu khách

mời

> Nhạc? > Đèn lớp + Đèn vàng > Màn hình chờ

(MC nói)

> Chuẩn bị 3 miếng caton che

đèn

> Mang cây vân tay vào bên

hông sân khấu (1)

> (1) Nguyệt

5p

(Clip

4p)

Truyền thông điệp > Chiếu clip 2 > Che đèn Vàng

> Tắt hết đèn

> Clip 2 > Che đèn vàng > CDCR chuẩn bị > Tân + Thanh che đèn

1p30s Giới thiệu cô dâu

chú rể

> 4 cô dâu chú rể bước vào

> MC giới thiệu

> Nhạc? > Đèn vàng > Còn 1p clip2 .

> Backdrop

> Phun khói (1)

> Kéo màn chiếu lên (2)

> CDCR bước vào từng đôi, nữ trước rồi nam. Cặp trước vô

hẳn rồi cặp sau mới vô

> (1): Hoàng Phương phân công & hướng dẫn

> (2): Tân

1p30s Phát biểu của ICS > MC mời ông Đinh Tiên Minh > Nhạc? > Đèn vàng Backdrop > Chuẩn bị 1 khay nhẫn, 2 chai

rượu đã khui (1)

> thầy Minh phát biểu > (1)

Nguyệt, Tuyết chuẩn bị

6p Nghi thức cưới > Trao nhẫn+ thề

> Cắt bánh >

Rót rượu

> Nhạc? > Đèn vàng Backdrop > 2 khay nhẫn >

2 chai rượu

> Bố mẹ chuẩn bị

(Nghĩa điều động)

> Nguyệt, Tuyết mang khay vào

> Bố mẹ chuẩn bị (Nghĩa điều động)

1p30s Bố mẹ xuất hiện và

xx phát biểu:

> Các bố mẹ xuất hiện cùng lúc > Nhạc? > Đèn vàng Backdrop >BM cặp nữ vô trước. (Thương, X, Mèo)

> Tân xịt khói > Nhi

mở 2 cửa sổ cuối lớp

5p Các bố mẹ xx phát

biểu

>MC mở lời. >

Thương > Ba

Mèo > Mèo

> Nhạc? > Đèn vàng Backdrop > Đặt cây vân tay vào giữa

sân khấu (1)

> Chuẩn bị ly rượu cho bố mẹ

và khách (2)

> Chuẩn bị pháo (3)

> (1) Tuyết

> (2) Nguyệt - Tuyết

> (3) Tân

5p Bố mẹ xx phát biểu > Trinh >

Long >

Hoàng Phương

> Nhạc? > Đèn vàng Backdrop

1p30s Mọi người điểm

dấu vân tay

> Khách điểm . >

Bố mẹ điểm

> Nhạc? > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > cây điểm dưới lên >

Cây điểm xong lên để vô giá

> chuẩn bị 4 mâm

rượu

> 2 lễ tân nữ (Giá vẽ). (Bảo, Hoa)

> 2 lễ tân nam (Thanh, Khoa) cầm pháo > 2

Phục vụ chuẩn bị 4 mâm rượu (Tuyết, Nguyệt)

2p Nâng ly > CDCR mời rượu bố mẹ >

MC mời mọi người cùng nâng

ly

> Nhạc? > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > 2 mâm rượu cho ICS + gia

đình (1)

> 2 mâm rượu khách (2)

> Bắn pháo (3)

> Ca sĩ chuẩn bị

> Khải ra ngoài

(1) và (2): Nguyệt, Tuyết

(3) Tân

30s +

1p48 +

2p = 5p

Chung vui & ca hát > Nam ca sĩ ?

> Nữ ca sĩ + bạn bè CDCR

> Nhạc? > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > > Bạn bè CDCR nâng ly ở bài hát 1 - Nam ca sĩ (Khải)

> Nữ ca sĩ bài 2 + 9 bạn bè lên nhảy múa

1p Cô dâu chú rể cảm

ơn

> Long đại diện cảm ơn N/A > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > Chuẩn bị tiễn

khách

> Nhi + 4 tiếp tân

30s Tiễn khách > Gia đình + CDCR bắt tay

khách/…

> Nhạc? > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > Tiễn > Nhi + tiếp tân + CDCR

Tổng

40p

]


Page 8 of 25

III. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC CỤ THỂ (TRƯỚC CHƯƠNG TRÌNH)

1. Lý do phân chia các mảng và mô tả công việc các mảng

Để phối hợp tốt trong quá trình tổ chức chương trình cũng như tăng hiệu quả làm việc

của các thành viên, nhóm quyết định chia các thành viên thành ba nhóm chuyên môn chính là

nhóm Nội dung, nhóm Kỹ thuật và nhóm Hậu cần.

Nội dung công việc chức năng của các nhóm trong quá trình chuẩn bị cho chương trình

được thể hiện trong bảng sau:

Nội dung

Lên kế hoạch tổ chức chương trình

Lên và tổng hợp ý tưởng cho các phần của chương trình

Thiết kế hệ thống tổ chức công việc

Kiểm tra chất lượng công việc trong từng giai đoạn

Kỹ thuật

Thiết kế thiệp mời và thẻ khách mời

Lên ý tưởng và thiết kế sơ đồ bố trí sân khấu, hội trường

Quay clip, làm powerpoint

Chụp và xử lý hình ảnh

Hậu cần

Chuẩn bị các vật dụng cần thiết trong quá trình diễn ra chương trình

Bố trí nhân lực trong quá trình tổ chức chương trình

Điều phối nhân sự trước và trong chương trình

2. Tiến độ công việc

NỘI

DUNG CHI TIẾT

KHUNG THỜI GIAN

TUẦN 1 TUẦN 2 TUẦN 3

15/8 16/8 17/8 18/8 19/8 20/8 21/8 22/8 23/8 24/8 25/8 26/8 27/8 28/8 29/8 30/8 31/8 1/9 2/9 3/9 4/9

Lên ý

tưởng

Ý tưởng xuyên

suốt chương trình

Tổng quan về

chương trình

Ý tưởng chi tiết

cho sự kiện

Dàn bài chi tiết

cho chương trình

Timeline sự kiện,

ý nghĩa các phần

Phân chia công

việc trước

chương trình

Phân chia khu

vực trong chương

trình

Phân chia công

việc trong

chương trình


Page 10 of 25

Dự trù rủ ro và

hướng giải quyết

Kịch bản và lời

thoại MC

Nội dung bài phát

biểu của các

nhân vật

Biên bản các

cuộc họp

Thiết kế thiệp

mời, thẻ khách

mời

Lên ý tưởng clip,

hình ảnh,

powerpoint

Sơ đồ bố trí hội

trường

Dự trù chi phí

Bảng thực chi


Page 11 of 25

Bảng phân công

nhân sự trong

chương trình

NỘI

DUNG CHI TIẾT

KHUNG THỜI GIAN

TUẦN 4 TUẦN 5 TUẦN 6

5/9 6/9 7/9 8/9 9/9 10/9 11/9 12/9 13/9 14/9 15/9 16/9 17/9 18/9 19/9 20/9 21/9 22/9 23/9 24/9 25/9

Sửa

Sửa lời thoại,

nhân vật và

timeline

Làm Chụp hình cưới

và đời sống

Làm Clip 1 và 2

Cổng, ly, bánh,

các vật dụng

khác

Trang phục

mượn, thuê

Nhờ người đóng

vai phụ

Nhạc event

Kiểm kê tài chính


Page 12 of 25

Tập kết đồ dùng

đợt 1

NỘI

DUNG CHI TIẾT

KHUNG THỜI GIAN

TUẦN 7

26/9 27/9 28/9 29/9 30/9 1/10 2/10

Tập kịch bố mẹ và con

Chạy thử

lần 1

Bắt đầu thực hiện

Đang thực hiện

Deadlines

Hoàn thành

3. Công việc cụ thể các nhóm

Team NỘI DUNG: Phan Đào Khương Nhi (trưởng team)

Công việc

chung Nội dung chi tiết

Người phụ

trách Deadline Ghi chú

Tổng quan chi

tiết của chương

trình

Thông tin đơn vị tổ

chức

Quách Toàn

Long

25/8

Chỉnh sửa lần 1:

Thay đổi đơn vị tổ chức:

25/8


Hoàn thành: 27/8

Tổng quan sự kiện Cao Thị Hồng

Hà


Chỉnh sửa, bổ sung ý tưởng:

25/8


Hoàn thành: 27/8

Ý tưởng cho sự

kiện

Ý tưởng sơ khai

Quách Toàn

Long

28/8


Viết lại: 26/8


Hoàn thành: 27/8

Nội dung chính

Timeline của

chương trình

Trần Nhật Tân


Bổ sung: Phan Đào Khương

Nhi (27/8)


Điều chỉnh timeline: Phan


Page 14 of 25

Đào Khương Nhi, Nguyễn Thị

Cúc (30/8)


Hoàn thành: 01/9

Ý nghĩ từng

phần của

chương trình

Phan Đào

Khương Nhi


Hoàn thành: 01/9

Phân chia công

việc

cụ thể trước

chương trình

Phân chia các mảng

Lê Thị Mỹ

Phương 23/8


Góp ý, bổ sung và hoàn

thành: 23/8

Bảng tiến độ công

việc

Phan Đào

Khương Nhi

Lê Thị Mỹ

Phương

02/9


Sửa đổi bảng biểu, góp ý:

27/8


Góp ý, bổ sung: 30/8


Hoàn thành: 4/9

Bảng công việc

nhóm nội dung

Phan Đào

Khương Nhi


Góp ý, chỉnh sửa: 28/9


Hoàn thành: 02/9

Bảng công việc

nhóm kỹ thuật

Trần Ngọc Bảo Chỉnh sửa lần 1:

Góp ý và hoàn thành: 02/9

Bảng công việc

nhóm hậu cần

Ngô Hồng

Nhung


Góp ý, bổ sung và hoàn


Page 15 of 25

thành: 02/9

Phân chia khu

vực trong

chương trình

Cao Thị Hồng

Hà 29/8


Góp ý bổ sung: 26/8


Hoàn chỉnh nội dung: 29/8

Phân chia công

việc trong

chương trình

Bảng công việc

nhóm kỹ thuật

Trần Ngọc Bảo 04/9 Chỉnh sửa lần 1:

Bảng công việc

nhóm hậu cần

Ngô Hồng

Nhung 04/9


Dự trù rủi ro và

hướng giải

quyết

Trương Thị Ánh

Nguyệt

Lê Thị Mỹ

Phương

02/9


Hoàn thành: 01/9

Dự trù kinh phí

và thực chi

Dự trù kinh phí Team Hậu cần

01/9 Chỉnh sửa lần 1:

Hoàn thành: 02/9

Thực chi -

Phụ lục

Thiệp mời và thẻ

Team Kỹ thuật

03/9




Hoàn thành: 03/9

Sơ đồ bố trí 02/9


Bổ sung: 31/8



Page 16 of 25

Hoàn thành: 01/9

CHỉnh lần 3: xong ngày 30/9

Clip, hình ảnh,

powerpoint

Lên ý tưởng

clip, ppt

Nguyễn Thị Cúc

Quách Toàn

Long

02/9




Hoàn thành phần lên ý

tưởng: 02/9


Xong ngày 29/9

Thành phẩm Team Kỹ thuật -

Kịch bản MC +

script

Nguyễn Thị Cúc

Nguyễn Ngọc

Phương Nhi

02/9


Góp ý, chỉnh sửa và hoàn

thành: 10/9

Biên bản họp

Trước event Nguyễn Thị

Hồng Thương 01/9


Hoàn thành: 01/9

Sau event Phan Đào

Khương Nhi 04/9


Hoàn thành:

Nội dung người

phát biểu

Nguyễn Ngọc

Phương Nhi

Bùi Nguyễn

Hoàng Phương

01/9 Chỉnh sửa lần 1:

Hoàn thành: 01/9


Page 17 of 25

Thông cáo báo chí Lê Thị Mỹ

Phương 01/9


Hoàn thành: 31/8

Team KỸ THUẬT: Trần Ngọc Bảo (trưởng team)

Công việc


Người phụ

trách Deadline Note

Thiệp mời

Thư mời

Trang bìa

Thẻ phóng viên

Lên ý tưởng

Thông tin thiệp

Thiết kế trực tiếp

Bảo

Đạt

Hoàng

Phương

Tân

02/09 - Đúng tiến độ

Ý tưởng trang trí

- Lên ý tưởng

- List những thứ cần

chuẩn bị

- Bảo

- Nghĩa

- Anh

03/09 - Đúng tiến độ

Clip

Ảnh cưới

- Lên ý tưởng

- Chụp ảnh, hỗ trợ

chụp ảnh

- Thiết kế ảnh cưới

- In ảnh cưới

- Anh

- Hoàng

Phương

-

Background

- Lên ý tưởng

- Liên hệ thiết kế, in

ấn

- Đạt

- Nghĩa -


Page 18 of 25

Team HẬU CẦN: Ngô Thị Hồng Nhung (Trưởng team)

Công việc


Người phụ

trách Deadline Note

Tổng quan chi

tiết của chương

trình

List ra danh sách

vật dụng theo

từng hoạt động:

trước, trong, sau

Event

Sương

03/09

04/09

04/09


Thêm một số vật dụng


Kiểm tra danh sách

Kiểm kê lại check

list, bổ sung

Tuyết

Phương án back

up cho 1 số

trường hợp xấu

(kim, chỉ...)

Tuyết

Ý tưởng cho sự

kiện

Lên phương án

thực hiện thực tế

cho sự kiện

Nhung

Tuyết

Sương

04/09

Thực hiện công

việc

(Giai đoạn

trước Event)

Hoàn thành check

list các vật dụng

cần thiết

Lên phương án

thực hiện, chuẩn

bị các vật dụng

Sương

04/09

Bảng chi tiết công

việc trước, trong

và sau event

Kiểm kê vật dụng,

đưa ra phương án

back up trong thời

Tuyết


Page 19 of 25

IV. PHÂN CHIA KHU VỰC TRONG CHƯƠNG TRÌNH

Chức năng của từng khu vực và phân chia nhiệm vụ:

1. Khu vực lễ tân

Khu vực lễ tân:

Chịu trách nhiệm khu vực ở cửa ra vào, đón khách và cài hoa cho khách. Việc trang trí

cửa sẽ được chuẩn bị bởi team hậu cần.

Cô dâu, chú rể sẽ đứng ở cổng chào để đón khách dự lễ, chụp ảnh với tấm biển “TÔI

ĐỒNG Ý.”

Từ cửa vào sẽ có tiếp tân hướng dẫn khách vào khu vực chỗ ngồi của mình.

gian thực hiện

Phân công công

việc, nhân sự,

nhờ thêm nhân sự

hỗ trợ

Nhung

Dự trù rủi ro và

hướng giải

quyết

Rủi ro trong team

Hậu cần có thể

xảy ra

Nhung 04/09

Dự trù kinh phí

Dựa theo list danh

sách, khảo sát giá

vật dụng cần thiết

Lập bảng DTKP,

cân đối với Tài

chính

Nhung

Khải,

Nguyệt

02/09


Page 20 of 25

2. Khu vực sân khấu

Khu vực kĩ thuật:

Khu vực bàn giáo viên: 1 hoặc 2 bạn bên bộ phận kĩ thuật sẽ trực tiếp lo các công việc

về trình chiếu clip, PowerPoint, âm thanh, hình ảnh.

Một bạn khác sẽ chịu trách nhiệm điều chỉnh ánh sáng trong phòng.

Khu vực khán đài:

Khu vực bục giảng có background được trang trí (hoặc backdrop), tên cô dâu chú rể,

bong bóng trang trí,v..v.., sử dụng slide trình chiếu.

Sẽ có 2 bạn sau cánh gà (hoặc đứng trực tiếp 2 bên khán đài để phục vụ đồ uống hoặc

giúp đỡ bên dưới).

Những bạn trong nhóm hậu cần, tiếp tân, set-up sẽ linh động quan sát để đến giải

quyết các tình huống xảy ra.

3. Khu vực ngồi của khách

Khu vực ngồi của khách mời:

Khu vực bàn ghế bên dưới (4 người đứng ngoài có nhiệm vụ hướng dẫn hỗ trợ để khách

mời ổn định chỗ ngồi sao cho nhanh gọn để buổi lễ diễn ra thuận lợi hơn) chia làm 3 phần:

khách vip - khách mời, bố mẹ các bên và khách dự dễ.

V. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC CỤ THỂ (TRONG CHƯƠNG TRÌNH)

Công việc cụ thể Nhân sự

Kỹ thuật

Điều chỉnh âm thanh, ánh sáng

Điều chỉnh clip, hình ảnh trong buổi

lễ

Trình chiếu các đoạn clip, nhạc, hình

ảnh theo đúng tiến độ của chương

trình

Bảo

Nghĩa

Long

Trâm Anh

Thương

Hậu cần

Chuyên trách về dụng cụ và đạo cụ

cần thiết trong chương trình

Chuẩn bị và phối hợp với Set up để

trang trí các khu vực

Thay trang phục cho các nhân vật

Nhung

Thương

Long


Page 21 of 25

trong chương trình (cô dâu, chú rể,

ba mẹ, MC, v..v..)

Set up Trang trí các khu vực theo thiết kế

và bản vẽ

Long

Nhung

Thương

Nguyệt

Tuyết

Khương Nhi

Lễ tân

Đón khác tại khu vực lễ tân, với hai

bàn, một bàn dành cho khách dự lễ

và một bàn dành cho khách mời

Hướng dẫn khách vào đúng khu vực

chỗ ngồi của mình

Kết hợp với team Set up và Hậu cần

khi thiếu nhân sự

Khương Nhi

Nguyệt

Tuyết

MC

Văn nghệ

Tương tác với toàn bộ khách đến dự

lễ

Đảm bảo chương trình diễn ra theo

đúng kế hoạch

Các tiết mục văn nghệ cho chương

trình (đầu và cuối buổi lễ)

Cúc

Khải

Quản lý

chương trình

Điều phối chương trình, theo dõi tình

hình để theo kịp kịch bản đã đặt ra

Nhanh chóng xử lý các tình huống

phát sinh trong lúc chương trình xảy

ra

Điều phối nhân sự qua lại trong từng

team cho phù hợp với tiến độ và số

lượng công việc khi chương trình

diễn ra

Khải

Diễn viên

chính

Hai nữ đồng tính

Hai nam đồng tính

Ba mẹ

Phương Nhi và Hồng Hà

Nhật Tân và Hữu Đạt

Mỹ Phương, Trâm Anh, Nghĩa (các bạn tự

liên hệ người đóng cùng mình)


Page 22 of 25

* Nhân sự các team có thể linh hoạt thay đổi tuỳ theo diễn biến của chương trình.

Đại diện phát biểu của ICS: Chủ tịch ICS Ông Đinh Tiên Minh

VI. DỰ TRÙ RỦI RO VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT

Nội dung phát sinh Nguyên nhân Hướng giải quyết

Kỹ thuật

Lỗi âm thanh: mic/ loa.

Máy chiếu có vấn đề/

không kết nối được với

laptop/ không rõ màu/

không chiếu được một

số file hình ảnh/ sai

màu sắc.

Người chỉnh kỹ thuật

gây ra lỗi ở các khoảnh

khắc chính yếu của

chương trình.

Các thiết bị sử dụng

trong chương trình

không hoạt động/ bị lỗi.

Trong trường hợp mất

điện

Không diễn thử trước

chương trình.

Không có phương án dự

phòng như chuẩn bị laptop

khác, pin dự phòng, USB.

Người chỉnh kỹ thuật không

có kinh nghiệm, không phối

hợp tốt với MC.

Phải liên lạc ngay với Bộ

phận Kỹ thuật của toà nhà

để chạy máy phát điện để

tiếp tục chương trình

Luyện tập chỉnh kỹ thuật

trước thật kỹ.

Kiểm tra kỹ các thiết bị sẽ

sử dụng (màn chiếu, máy

tính, hệ thống âm thanh,

ánh sáng,…). Vào ngày

diễn ra chương trình kiểm

tra một lần nữa trước khi

chương trình diễn ra.

Phải diễn tập trước

chương trình đảm bảo

phối hợp ăn ý giữa các bộ

phận kỹ thuật với MC,

người điều phối chương

trình.

Chuẩn bị laptop, USB, pin

dự phòng.

Chuẩn bị số điện thoại của

Trưởng Bộ phận Kỹ thuật

của toà nha

Hậu cần

Quên thiếu vật

dụng.

Phục trang bị rách/ lỗi,

vật dụng hư hỏng.

Để nhầm giấy tờ/ in

nhầm bản cho các đối

tượng quan trọng. Ví

Không lập và cập nhật danh

sách vật dụng cần chuẩn bị

một cách cẩn thận.

Không có dự phòng kim chỉ

sửa lỗi trang phục.

Người làm hậu cần không

cẩn thận phân chia giấy

tờ/thiệp mời.

Team hậu cần phải lập

checklist chi tiết và

thường xuyên cập nhật

theo yêu cầu của buổi lễ,

kể cả những đồ linh tinh.

Trước chương trình phải

kiểm tra kĩ theo checklist


Page 23 of 25

dụ thông cáo báo chí

cho phóng viên nhà

báo, kịch bản chương

trình. cho EM, kịch bản

MC.

Cô dâu, chú rể/ các

nhân vật chính xuất

hiện trên sân khấu đến

muộn.

Không nhắc nhở các nhân

vật quan trọng hoặc không

theo sát để xử lý các tình

huống bất ngờ xảy ra với

họ.

và để ở một vị trí để tránh

quên.

Phân chia vật dụng, giấy

tờ theo từng nhóm và có

giấy note dán lên để nhận

biết, tránh nhầm lẫn.

Phải luôn có các vật dụng

dự phòng cho trang phục

như kim chỉ, nút,...

Có người thường xuyên

liên lạc với những nhân

vật quan trọng.

Nhắc cô dâu/chú rể lên

đường sớm, chuẩn bị xe

đưa rước cô dâu chú rể,

chọn lộ trình phù hợp.

Set up

Mất kiểm soát phân bố

khu vực diễn ra chương

trình (VD: Khách mời

quan trọng như nhà

báo, nhân vật nổi

tiếng,… và khách mời

ngồi lẫn lộn với nhau.).

Khách mời và nhà báo

bị nhầm lẫn giữa 2 bàn

check-in.

Cổng bong bóng bị bể

một số bóng giữa

chừng.

Các vật trưng bày trên

sân khấu sắp xếp

không hợp lý, gây rối

và khó chịu cho khán

Không có sơ đồ bố trí các

khu vực chi tiết.

Hai bàn check-in cho hai

đối tượng nhà báo và khách

tham dự khiến họ không

phân biệt được.

Không có phương án dự

phòng cho cổng bong bóng,

loại bong bóng dùng không

tốt.

Không đóng sẵn backdrop

và trang trí sân khấu sẵn

trước chương trình.

Vẽ sơ đồ bố trí các khu chi

tiết từ sân khấu, ban tổ

chức, lối ra vào, nhà vệ

sinh, vị trí khách và báo

chí...

Phải có bảng tên phân

biệt 2 bàn check-in và có

tiếp tân đón tiếp, chỉ dẫn

cẩn thận.

Chuẩn bị đóng sẵn những

vật cồng kềnh quan trọng

như cổng, phông nền sân

khấu và sử dụng vật liệu

chất lượng tốt.

Có bong bóng, kềm, vật

dụng đóng dự phòng và

có thời gian kiểm tra kỹ


Page 24 of 25

giả.

Không kịp thời gian

chuẩn bị sân khấu

trước giờ bắt đầu.

lưỡng trước buổi lễ.

Lễ tân

Khi phục vụ nước bị đổ

vào khách hàng/ đổ

xuống sàn.

Phong thái không

chuyên nghiệp.

Nói chuyện sỗ sàng, bất

lịch sự với khách.

Không được training kỹ,

không có kinh nghiệm.

Lễ tân phải được training

kỹ và tập dượt trước

chương trình để tránh tối

đa lỗi và biết cách xử lý

các tình huống này: xin

lỗi, lau áo cho khách, có

phương pháp tẩy rửa tại

chỗ để tránh để lại vết về

sau.

Tuyển lễ tân có kinh

nghiệm phục vụ tiệc cưới.

MC

Đọc không đúng những

cụm từ quan trọng/ tên

trong kịch bản.

Bị vấp/ không tự nhiên

khi nói.

Không chuẩn bị kỹ kịch

bản/ kịch bản không được

duyệt cẩn thận.

Không diễn tập trước/ diễn

tập không nghiêm túc.

EM phải làm việc thường

xuyên với MC về kịch bản.

Trong chương trình phải

có phương tiện liên lạc với

MC để điều chỉnh thường

xuyên.

Diễn tập trước để hạn chế

tối đa lỗi trong lúc dẫn

chương trình.

Khi tổ chức event thì con người là yếu tố quan trọng nhất. Vì vậy phương án dự phòng

tốt nhất là thường xuyên có những buổi họp giữa các team này với nhau, thống nhất công việc

và vật dụng theo diễn biến chương trình để chi tiết hoá và hạn chế tối đa lỗi xảy ra. Bên cạnh

đó, tất cả những yếu tố rủi ro cần được đảm bảo trước thông qua buổi diễn tập trước chương

trình, yêu cầu tất cả mọi người trong ban tổ chức tham gia và diễn thử theo kịch bản.

VII. DỰ TRÙ KINH PHÍ VÀ THỰC CHI

(đính kèm)


Page 25 of 25

VIII. PHỤ LỤC

1. Thiệp mời và thẻ khách mời

(đính kèm)

2. Sơ đồ bố trí của lễ cưới

(đính kèm)

3. Clip, hình ảnh, slide trình chiếu trong chương trình

(đính kèm)

4. Kịch bản của MC

(đính kèm)

5. Nội dung người phát biểu

(đính kèm)

6. Thông cáo báo chí

(đính kèm)

7. Biên bản họp

a) Trước chương trình

(đính kèm)

b) Sau chương trình

(Bổ sung sau khi diễn ra chương trình)

Education

KỊCH BẢN CHI TIẾT CHO EVENT ĐÁM CƯỚI