Upload
holink
View
121
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Sessieronde 6 Titel: Kwaliteit in verscheidenheid: Wat zijn de eerste ervaringen? Sprekers: Ioana Sabau (Hogeschool Inholland), Jack Erens (Zuyd Hogeschool) en Ruud Haverlag (CACI Nederland) Locatie: Boston 15
Citation preview
Agenda
Doelstelling: KiV ervaringen uitwisselen
• Introductie• Aanpak en ervaringen Zuyd• Aanpak en ervaringen InHolland• Vragen
VergelijkingPunt InHolland HS Zuyd
Centrale vragenlijst Nee Ja
Centrale verwerking Ja Nee
Na 1 mei verplicht Ook daarvoor(voltijd, Nl adres en opleiding, Caribisch)
Ja
Welke opleidingen BAC + AD’s, niet fixus Bachelor (niet selectie, 21+)
Contactmomenten Live Gesprek, Meeloopdag etc
Adviezen Positief, Aandachtspunten,NegatiefBindend negatief (late aanmelders)
Positief, Twijfel, Negatief
6/20/2014
Introductie
• Jack Erens• Functioneel Applicatie Beheerder• SIS OSIRIS (sinds 2007)• 3 steden (8 locaties)• 10 Faculteiten – 60 opleidingen• Bachelor, Master, PIM, Associate Degree• 13.000 studenten
04/13/2023
Opleidingen – sectoren
04/13/2023
Techniek Gezondheidzorg Economie Gedrag en Maatschappij
Taal en Cultuur Onderwijs
Heerlen ICTBuilt EnvironmentBiometrieWerktuigbouwkundeElektrotechniek
ErgotherapieFysiotherapieVerpleegkundeLogopedie
Facility Management Creatieve Therapie
Maastricht CMD Verloskunde European StudiesInternational BusinessHoger Hotelonderwijs
MuziekTheaterVormgevingScientific Illustration
Sittard Commercieel ManagementPeople and Business ManagementBedrijfseconomieHogere Juridische Opleiding
Social Work Leraar Basisonderwijs
Wet Kwaliteit inVerscheidenheid
- Bewuste studiekeuze
- Juiste student sneller op de juiste plek
- Minder uitval en switch
- Vervroeging aanmelddatum
Uitgangspunten
- Voor wie: aanmelders bacheloropleiding, geen selectie, geen buitenlandsdiploma (aanvankelijk)
- Doel: zelfinzicht student, start slb, binding, instroominformatie
- Aanmelding voor 1 mei geeft toelatingsrecht en recht op studiekeuzecheck en –advies
- Bij aanmelding na 1 mei bij Zuyd is de SKC verplicht
- Aanmelders na 1 mei kunnen uitsluitend geweigerd worden bij no show
04/13/2023
Taken en verantwoordelijkheden
• Besluitvorming Zuyd: CVB• Opdracht 2014: Marketing&Communicatie• Werkgroep Studiekeuzecheck• Juridische Zaken• Coördinator per opleiding/faculteit• Uitvoering skc>docenten/slb• Administratieve afhandeling
04/13/2023
Rol opleidingen bij SKC
- Planning contactmoment(en) met student
- Beoordelen centrale, digitale vragenlijst
- Uitbrengen SKC-advies
- Registratie in Osiris (decentraal)
- Bereikbaarheid zomerperiode voor late inschrijvers
04/13/2023
Tijdspad
• Opstellen vragenlijst en goedkeuring door CvB• Keuze systeem: OSIRIS (november 2013)• Inrichten in OSIRIS 6 (nieuwe interface)• Invoeren vragenlijst in OSIRIS 6 (door CACI)• Testen vragenlijst in OSIRIS 6• Instructiebijeenkomst SKC• 7 april versturen centrale vragenlijst • Invulling contact met de opleiding• Invoeren advies voor 1 september• Evaluatie, monitoren en SKC volgend studiejaar
04/13/2023
Aanmelden/Inschrijven studenten
• Studielink• OSIRIS• Aspirant student• Bureau Inschrijving• GBA check• 21+ toets• Toelaatbaarheid?• Loting• Verwerking beslissing
04/13/2023
SKC Proces (theorie)
04/13/2023
SKC Proces (theorie)
04/13/2023
• Studielink / OSIRIS / OSIRIS aanmelding• Student• Functioneel Beheer OSIRIS• Medewerker Faculteit / Opleiding• Contactpersoon / SLB opleiding
aanmelden in Studielink
ontvangst generieke
vragenlijst via Osiris
Aanmelding
invullen en retourneren vragenlijst
contact opleiding (evt. met
opleidings-specifieke vragen)
advies
SKC Proces (praktijk-systemen)
OSIRIS
6/20/2014
Studielink
SKC Proces (praktijk-systemen)
Beste student,
Bedankt voor je aanmelding voor een opleiding van Zuyd Hogeschool.Sinds dit jaar heeft iedereen die zich voor 1 mei aanmeldt recht op eenstudiekeuzecheck. Jij dus ook. Omdat wij het ook belangrijk vinden dat jij de opleiding kiest die het best bij je past nodigen we je graag uit hieraan mee te doen.
Wat is het?
Hoe werkt het?
Voor invoer van de gegevens ga naar studiekeuzecheck • Gebruikersnaam: MSlaats886• Wachtwoord: RXQQQNEY
• Vragen?
04/13/2023
SKC Proces (praktijk-systemen)
04/13/2023
SKC Proces (praktijk-systemen)
04/13/2023
SKC Proces (praktijk-systemen)OSIRIS
6/20/2014
SKC Proces (praktijk-systemen)OSIRIS
6/20/2014
SKC Proces (praktijk – actoren)
Administratief medewerker
Standaardselecties (OSIRIS):
Vragenlijst ingevuld/verstuurd
Niet ingevuld
1e aanmelding
Per opleidingIn een bepaalde periode04/13/2023
SKC Proces (praktijk –
actoren)
Administratief medewerker
Verstuurt dossier naar docent/slb
Selectie individueel/groep
04/13/2023
Beste Jack,
Hierbij ontvangt u de bijlagen van de volgende aanmelding
Student: Delissen, Rianne1 404504Gegevens aanmelding:Proces: Studiekeuzecheck SKCOpleiding: HH - Hoger HotelonderwijsPeriode: 01-09-14- 31-08-15Status: Ingediend
Vragen Studiekeuzecheck Zuyd Hogeschool
Indien de gepresenteerde persoonsgegevens (zie vorige pagina Algemeen) niet meer actueel zijn, dan moet je wijzigingen hierin officieel doorgeven aan Studielink. Je e-mailadres zal worden gebruikt om je belangrijke informatie over de studiekeuzecheck te sturen. (Houd ook goed je spam / ongewenste mail in de gaten.)
Ik heb dit gelezen
Welke vooropleiding heb je afgerond of doe je nu? Het gaat bij deze vraag specifiek om je middelbare school- of beroepsopleiding, eventuele diplomas in het hoger onderwijs kan je later opgeven.
Havo
Welk profiel heb je gedaan?
Natuur & Techniek
SKC Proces (praktijk –
actoren)
Docent/SLB
Beoordelingsformulier
Opleiding
Contactmoment(en)
Datum Advies SKC
Advies
Evt Toelichting
04/13/2023
SKC Proces (praktijk –
actoren)
Administratief medewerker
Invullen checklist
Verplicht
OpleidingDatum SKCAdvies
Extra checklist voor 2e of 3e aanmelding
04/13/2023
SKC Proces (praktijk –
actoren)
Administratief medewerker
Verstuurt advies naar student
Individueel/groep
PositiefNegatiefTwijfel
Handmatig
04/13/2023
Beste Rianne,
Je hebt onlangs deelgenomen aan de studiekeuzecheck bij opleiding < handmatig invullen>. Deze studiekeuzecheck is erop gericht om jou inzicht te geven in de vraag of de opleiding waarvoor je je hebt aangemeld, goed bij je past. Op basis van de studiekeuzecheck ontvang je van ons hierbij een studiekeuzeadvies. Het studiekeuzeadvies is gebaseerd op de ingevulde generieke vragenlijst en eventueel nader contact met de opleiding.
Het studiekeuzeadvies van Zuyd Hogeschool aan jou is positief.Naar onze mening heb je een weloverwogen studiekeuze voor opleiding < handmatig invullen> gemaakt.Wij denken dat er een goede match is met de gekozen opleiding. We zien je graag starten bij Zuyd.
Met vriendelijke groet,
<Naam directeur gekoppeld aan opleiding/faculteit>Directeur faculteit <naam faculteit gekoppeld aan opleiding>
Wensen systeem (OSIRIS)
• Automatische koppeling aan SKC proces
• Aanmeldschermen beschikbaar in OSIRIS Begeleider
• Automatische koppeling advies aan mededeling
• Naam opleiding en faculteitsdirecteur in mededeling
• Workflowmanagement
04/13/2023
Aangepaste Processen
• Methodiek (centraal/decentraal) ook voor 2015/2016
• Proces eerder starten (per 01/10)
• Inpassing SKC in bestaande toelatingstrajecten
04/13/2023
Analyses• Effect SKC nog niet bekend
• Monitoren (aantallen, klachten, adviezen, afhandeling)
• Kwalitatieve bevraging
• Geen klachten over de vragenlijst ontvangen
04/13/2023
27
Introductie Inholland• Ioana Sabau• Medewerker proces en relatiemanagement • Centrale studentenadministratie
• Hogeschool Inholland• +/- 30.000 studenten• 98 opleidingen (BAC, AD, MAS, PIM)• Verspreid over de Randstad & Groningen
Alkmaar
Amsterdam
Amstelveen
Delft Den Haag Diemen
Dordrecht
Haarlem RotterdamGroningen
28
Organisatie
Projectgroep SKC
Werkgroepen
SKC
29
Uitgangspunten SKC (hoe)• Bijeenkomsten op locatie• Vaste data en tijden voor alle opleidingen • 3 rondes, keuze uit 4 dagen (+veegronde)
• Tijdstippen van 14:00 tot uiterlijk 18:00• 1 of 2 dagdelen + e.v.t individueel gesprek• Een week tussen 1e en 2e dagdeel voor reflectie• Inhoud vrij per opleiding:o Presentatieso (hoor/ werk) Collegeso Opdrachteno Toetsen
• Centraal administreren:o Uitnodigeno Registrereno Uitslag communiceren
• Budgetneutraal
30
Uitgangspunten SKC (wie)• 3 groepen aanmelders:o SKC nvt
> fixus/ selectie, buitenlands diploma én adres, master studenten
o Verplicht> Voltijd, NL vooropleiding, NL adres> Geen deelname, geen toelating
o Vrijwillig > Deeltijd en Duaal, buitenlands diploma en NL adres> Deelname na aanmelding voor SKC
• Subgroepeno voor 21+ kandidaten
> Moeten eerst slagen voor de 21+o Aanmelders uit het Caribisch gebied
> Deelname op afstand
• Indeling groep op basis van de gegevens op het moment van aanmelding
31
Projectgroep SKC4 pijlers
InhoudCommunicatieMonitoring en EvaluatieRegistratie
Inhoud
Wie Wat Doel
Domeinen en diensten
Handreiking mogelijke werkvormen / dag-invulling
Generiek & toch opleiding specifieke invulling SKC
Communicatie
Wie Wat Doel
Afdeling Communi-catie
Interne en externe informatie-voorzieining
Medewerkersaanmelders en studenten geinformeerd
Registratie
Wie Wat Doel
CSA, FB, ICT
Opzetten registratie en administratie proces SKC
Uitnodigen voor en registreren afwezigheid of deelname en advies
Monitoring & evaluatie
Wie Wat Doel
Informatie-voorziening
Monitoring effecten, enquêtes, evaluaties
Stuur- en besluitvorminginformatie
32
Registratie en administratieRichtlijnen procesinrichting:
Zo veel mogelijk automatiseren/ in SIS vastleggen
Geen gebruik van SL vragen (alleen indicatie tijdig aangemeld)
SKC hoort bij een aanmelding
Aanmelder in juiste groep plaatsen
Data per opleiding/locatie
Aanmelders koppelen aan datum SKC
Uitnodigingen, informatie en herinneringsbrieven
Aan- en afmeldingen registreren
Aanwezigheid/ deelname zelf registreren
Soort advies registreren
Adviesbrieven versturen
Informatievoorziening (rapporten en overzichten)
Integratie in inschrijfproces
33
Proces (najaar 2013)
34
sis -> Peoplesoft campus solutionsGebruik van standaardfunctionaliteit(S) en maatwerk(M)
M Info op opleiding, vorm en campus niveau
S Checklists
S Automatisch Toekennen checklists
M In bulk checklistitems op voltooid zetten
S Communicatie
M/S Toevoegen communicatie (obv bestanden)
S Versturen mails vanuit Sis
35
Sis -> Peoplesoft campus solutionsMaatwerktabel + pagina voor opleidingsinformatie
ACAD_PROGOpleiding codesACAD_PLAN
CAMPUSIH_ADRES
Adres waar SKC plaats vindt. Kan afwijken van de campus van inschrijving
HuisnummerToevoeging
POSTALCITY
2_dagdelen Y als er twee dagdelen zijn, N als het er maar 1 is
Ind_gesprek Y als opleiding met iedereen individueel gesprek wil, anders N
Advies bindend? Y als opleiding bindende adviezen geeft, anders N
Aanmelddata r1 Datum t/m wanneer aangemeld kan worden voor ronde 1SKC_RONDE_1 dagen en evt extra info ronde 1
Aanmelddata r2 Datum t/m wanneer aangemeld kan worden voor ronde 2SKC_RONDE_2 dagen en evt extra info ronde 2
Aanmelddata r3 Datum t/m wanneer aangemeld kan worden voor ronde 3SKC_RONDE_3 dagen en evt extra info ronde 3
Aanmelddata r4 Datum t/m wanneer aangemeld kan worden voor ronde 4SKC_RONDE_4 dagen en evt extra info ronde 4
Aanvullende opleidingsinfoOpleiding specifieke info, bijvoorbeeld aandachtspunten bij het uitnodigen
36
Sis -> Peoplesoft campus solutionsChecklists
37
Sis -> Peoplesoft campus solutionsCommunicatie
Code Lange omschrijving Korte omschrijving000160 Uitnodiging SKC regulier UitSKCverp000161 Uitnodiging SKC verplicht 21+ Uit21+verp000162 Informatiebrief SKC vrijwillig InfSKCvrij000163 Uitnodiging SKC vrijwillig UitSKCvrij000164 Informatiebrief SKC n.v.t. InfoSKCnvt000165 Informatiebrief SKC vrijwillig 21+ Inf21+vrij000166 Uitnodiging SKC vrijwillig 21+ Uit21+vrij000167 Uitnodiging SKC verplicht afstand UitCarVerp000168 Uitnodiging SKC vrijwillig afstand UitCarVrij000169 Herinnering deelname SKC HerinneSKC000170 AdviesSKC Positief Positief000171 AdviSKC Positief aandachtspunt Pos. Mits000172 Doorschuiven Afmelding Ronde 1 Door.AfmR1000173 Doorschuiven Afmelding Ronde 2 Door.AfmR2000174 Doorschuiven Afmelding Ronde 3 Door.AfmR3000175 Doorschuiven No-show Ronde 1 DoorNoSoR1000176 Doorschuiven No-show Ronde 2 DoorNoSoR2000177 Doorschuiven No-show Ronde 3 DoorNoSoR3000178 AdviesSKC geen match GeenMatch000179 AdviesSKC negatief- bindend BindendNeg
38
Informatievoorziening1 rapportage t.b.v. controles CSA- Alle aanmelders- NAW- Aanmeldingsgegevens- Opleidings-SKC gegevens (maatwerktabel)- Vooropleidingen- Checklists- Communicatie items- 108 kolommen
Rapportage voor de opleidingen- Per SKC ronde- Alleen studenten van betreffende ronde- Minder informatie
Versturen overzichten- Voorlopige deelnemerslijsten na deadline per ronde- Definitieve deelnemerslijsten/ adviesregistratielijsten T-24u
39
In de praktijk
40
In de praktijkAnders dan gepland:
Uniforme aanpak (behalve voor… en … oja! ook …)
Deelnemers die niet uitgenodigd waren
Registratie deelnemers
Registreren advieslijsten
Inrichting Peoplesoft lastig rapporteren
Prognoses te verwachten deelnemers (30 April)
Ronde Prognose Aangemeld Voldaan1e 2030 760
5252e 2033 2506
17083e 2039 5680
(5086 max)4e - (1091)
Vaste data en tijden voor alle opleidingen
41
In de praktijkAanpassingen in het proces:
Uniforme aanpak (behalve voor… en … oja! ook …) Uitnodigingen toch handmatig versturen Uitzonderingen vastleggen in maatwerktabel
Deelnemers die niet uitgenodigd waren Inschrijfformulieren bij registratiebalie
Registratie deelnemers “Afschaffen” bewijs van deelname
Inrichting Peoplesoft lastig rapporteren Aanpassingen in maatwerktabel tbv rapportage
Prognoses te verwachten deelnemers (30 April)Vaste data en tijden voor alle opleidingen Meerdere groepen per dag (nog meer aanpassingen
maatwerktabel tbv juiste registratie)
Registreren advieslijsten ….?
42
Proces juni 2014
43
Resultaten tot nu toe
Soort advies:
Positief 87%
Positief mits 10%
Geen match 3%
Studiekeuzecheck evalautiescores SKC2 SKC1N (respons) 1250 353
Beeld opleiding verbeterd 4,1 4,1Beeld beroep verbeterd 3,8 3,8Kennismaken docenten 3,7 3,9
Kennismaken medestudenten 3,9 3,9Meer zekerheid studiekeuze 4,3 4,3
Eerste middag SKC 7,3 7,6Tweede middag SKC 7,8 7,8
Groepsgesprek 7,8 8,0Individueel gesprek 8,0 8,3
Zin om te beginnnen 4,6 4,7Geen belemmeringen 4,4 4,4
Zeker starten 4,3 4,4
Beoogde verandering (oneens <12345> eens)
Studentoordeel SKC (cijfer 1-10)
Intentie om te beginnen (oneens <12345> eens)
44
Vanaf nuDeze zomer:
3e SKC ronde- ruim 5000 deelnemers verwacht
4e (veeg)ronde
Bindend negatieve adviezen
No show uitschrijvingen
Bezwaarprocedure
Vakantiebezetting (opleidingen, juridische zaken)
Evaluaties - Wat is het effect geweest?- Zijn studenten/ docenten tevreden over opzet?
Besluitvorming volgend jaar: - Zelfde opzet?- Meer vrijheid voor opleidingen?
45
Wensen systeem (peoplesoft)
Alle SKC relevante informatie op 1 pagina- Aanmeldgegevens- Checklist- Data uit maatwerktabel- Communicatie
Uitnodigingen meer opleiding specifiek
Uitnodigingen automatisch vanuit peoplesoft
Realtime aantal studenten per ronde & opleidingen in systeem
Barcodesysteem voor registreren deelname, gekoppeld aan peoplesoft
Opleidingen zelf adviezen in peoplesoft zetten
Details advies in peoplesoft
Selfservice waarin student tijden, opdrachten en adviezen kan inzien, en aangeven als die een dag niet kan.
Hoe?