Hiệp hội hội chợ triển lãm và hội nghị VN ( VECA)

HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI

KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau:

•Tên và phụ đề của hội chợ

•Tên địa điểm và tên thành phố tổ chức

•Thời gian diễn ra hội chợ

•Tổng diện tích khu triển lãm và diện tích từng gian hàng

•Chiến lược quảng bá của nhà tổ

chức để thu hút khách tham quan

Anh: Internet

1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau: (tiêp)

•Sản phẩm/ dịch vụ trưng bày, giới thiệu.•Danh sách đơn vị tham dự trong nước và quốc tế.•Số lượng khách tham quan trong nước và quốc tế.•Các tổ chức tài trợ uy tín.•Các ưu đãi, hỗ trợ của nhà tổ chức.•Các sự kiện diễn ra trong thời gian hội chợ.•Catalogue của hội chợ có đăng tải các đơn vị tham dự những năm trước.•Chi phí thuê diện tích và gian hàng khung.

2. Lưa chon hội chợ phù6 hợp

HC phù hợp là HC mà ở đó tích hợp được nhiều yếu tố phù hợp trong đó quan trọng nhất là có cơ hội gặp được nhiều khách hàng mục tiêu và đối tác kinh doanh. Để có sự lựa chọn tốt nhất, những công việc cần phải làm là :

• Kiểm tra và đánh giá danh tiếng của đơn vị tổ chức hội chợ;

• Xem xét số lượng các hội chợ triển lãm mà đơn vị này đã tổ chức;(Lưu ý kiểm tra số lượng và dữ kiện thực tế về hội chợ đã được kiểm chứng).

• Tìm hiểu xem hội chợ hoặc đơn vị tổ chức hội chợ đó có được tổ chức nào uy tín bảo trợ không;

• Tự mình đến kháo sát trước về hội chợ.

4. Cơ sơ quyêt đinh tham gia• Có phù hợp với kế hoạch đã được phê duyệt của đơn vị

không?.• Có sự trùng hợp về nội dung với hội chợ nào ở các thị

trường mục tiêu khác diễn ra cùng thời điểm không?• Đội ngũ nhân viên trong đơn vị có đủ năng lực để triển khai

dự án không?• Khả năng có đủ số lượng doanh nghiệp đăng ký tham gia

hôi chợ không?• Kinh phí huy động từ các nguồn có đủ không?• Có khả năng vận động các nguồn tài trợ không?• Nhà tổ chức có cung cấp đủ diện tích gian hàng ở vị trí

mong muốn không?• Hàng hoá hoặc dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu và quy

định của thị trường không?• Giá cả và chi phí cho việc tham gia HC có cạnh tranh không.

5. Lich hội chợ triển lam• Lịch tổ chức của các hội chợ, triển lãm trên thế giới• Lịch tổ chức hội chợ, triển lãm trong nước• Lịch của các nhà tổ chức hội chợ, triển lãm• Tờ rơi giới thiệu của các hội chợ, triển lãm• Internet: công cụ tìm kiếm thông tin nhanh và tiện lợi nhất. • Các nguồn thông tin quan trọng khác:- Tạp chí thương mại- Hiệp hội ngành hàng- Tổ chức XTTM- Đại sứ quán, thương vụ các nước…- Các đơn vị tham dự hội chợ trước- Các cuộc viếng thăm, các quan hệ cá nhân- Nguồn thông tin từ chính các nhà tổ chức hội chợ.

Anh: Internet

7. Kinh phi va quan ly kinh phi

Chi phí tham dự hội chợ rất tốn kém nhất là với các hội chợ có uy tín, có tính cạnh tranh cao ở các thị trường lớn và hấp dẫn. Để tính toán và kiểm soát chi tiêu, cần phải xây dựng bảng dự toán kinh phí chi tiết trước khi tham dự hội chợ với nội dung:

• Thuê diện tích gian hàng: Gian hàng tiêu chuẩn tối thiểu thường có diện tích 9m2 hoặc 12m2. Đôi khi nhà tổ chức hội chợ chào giá thuê gian hàng đã bao gồm cả giá xây dựng gian hàng.

• Thiết bị và dịch vụ phụ trợ như nước, điện thoại, vệ sinh, thiết bị nhà bếp….

Anh: Internet

7. Kinh phi va quan ly kinh phi (tiêp)• Xây dựng gian hàng:Có thể yêu cầu báo giá từ

nhà thầu xây dựng gian hàng ở nước diễn ra hội chợ hoặc nhà thầu ở ngay tại nước mình.

• Trang trí gian hàng: có thể yêu cầu dịch vụ của các nhà trang trí gian hàng chuyên nghiệp ở nước sở tại.

• Vận tải và hải quan: dựa trên báo giá báo giá của các công ty giao nhận vận tải đến nơi trưng bày (gian hàng).

Anh: Internet

7. Kinh phi va quan ly kinh phi (tiêp)

• Bảo hiểm hàng hoá: Mặc dù không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng nên yêu cầu công ty bảo hiểm cung cấp đề phòng rủi ro.

•Đi lại và chỗ ăn nghỉ: có thể thông qua đại diện ở nước ngoài tự tổ chức hoặc dùng dịch vụ trọn gói của các công ty lữ hành.

•Phục vụ ăn uống tại hội chợ: đặt trước theo mẫu yêu cầu dịch vụ trong cuốn hướng dẫn tham gia hội chợ kể cả yêu cầu thuê hướng dẫn viên, phiên dịch, bảo vệ .

Anh: Internet

7. Kinh phi va quan ly kinh phi (tiêp)

• Mời khách tham quan và quảng cáo: có thể yêu cầu nhà tổ chức hội chợ in quảng cáo trên cuốn catalogue giới thiệu các đơn vị tham gia hội chợ.

• Báo chí và đón tiếp:có thể yêu cầu báo giá từ công ty quảng cáo/ quan hệ công chúng (PR). Tuy nhiên, nên tận dụng cả các báo chí nhận quảng cáo miễn phí.Nếu tổ chức họp báo hoặc tổ chức tiếp khách ngày quốc gia (national day) càn yêu cầu nhà tổ chức hội chợ và các công ty dịch vụ gửi báo giá về những phương tiện cho phòng họp báo hoặc đón tiếp.

8. Danh muc công viêc va thơi gian tiên hanh trươc, trong va sau hội chợ triển lam

Công việc lập kế hoạch cần khởi động trước 1 năm hoặc sớm hơn. Xây dựng bản liệt kê những công việc phải làm,bao gồm: các hoạt động, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm. Cần tuân thủ thời hạn hoàn thành các công việc sau

1. Nghiên cứu thị trường và xác định mục tiêu tham gia hội chợ: 12 tháng

2. Dự trù kinh phí sơ bộ:12 tháng

3. Chỉ định nhân sự và phân công nhiệm vụ nhóm dự án: 11 tháng

4. Lựa chọn đặt thuê diện tích gian hàng:11 tháng

6. Viết tài liệu giới thiệu việc tham gia hội chợ:10 tháng

7. Vận động, mời các doanh nghiệp đăng ký tham gia hội chợ:

10 tháng

8. Danh muc công viêc va thơi gian tiên hanh trươc, trong va sau hội chợ triển lam (tiêp)

8. Đưa ra quyết định cuối cùng về việc tham gia hội chợ: 8 tháng

9. Lựa chọn và chấp nhận đăng ký của các doanh nghiệp tham dự hội chợ :08 tháng

10. Đặt chỗ ở khách sạn:08 tháng

11. Xác nhận đặt thuê diện tích gian hàng:08 tháng

12. Thông báo chính thức cho đại diện ở nước ngoài về việc tham dự hội chợ:08 tháng

13: Lấy báo giá thuê gian hàng: 07 tháng

14: Lấy báo giá của các đại lý vận tải: 06 tháng

15 :Lập bảng ngân sách chi tiết: 06 tháng

16: Chỉ định nhà thầu thiết kế gian hàng: 06 tháng

8. Danh muc công viêc va thơi gian tiên hanh trươc, trong va sau hội chợ triển lam (tiêp)

17: Quyết định về chương trình quảng bá: 05 tháng

18. Họp công bố thông tin cho các doanh nghiệp tham gia đoàn tham dự hội chợ: 05 tháng

19. Gửi các đơn đặt hàng cho nhà tổ chức: 04 tháng

20. Nhận được sự chấp thuận của nhà tổ chức hội chợ về thiết kế gian hàng : 04 tháng

21. Lựa chọn hướng dẫn viên, nhân công địa phương, phiên dịch: 04 tháng

22. Gửi catalogue cho nhà tổ chức và đại diện ở nước ngoài: 03 tháng

23: Sắp xếp lịch đi cho đòan: 03 tháng

24. Chuẩn bị thẻ cho người lao động và các doanh nghiệp tham dự hội chợ 03 tháng

8. Danh muc công viêc va thơi gian tiên hanh trươc, trong va sau hội chợ triển lam (tiêp)

25. Danh sách gửi thư quảng cáo: 03 tháng

26. Thảo thông cáo báo chí gửi cho nhà tổ chức hội chợ và các báo chí thương mại 03 tháng

27.Chỉ đạo đại diện tại nước ngoài triển khai công tác quan hệ công chúng (PR) : 03 tháng

28. Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ nhất)02 tháng

29. Họp cập nhật thông tin cuối cùng tới các thành viên tham gia đoàn:01 tháng

30. Giao hàng triển lãm cho đại lý giao nhận 01 tháng

31. Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ 2): 01 tháng

32. Rà soát lại công tác tài chính trước khi tới hội chợ: 01 tháng

8. Danh muc công viêc va thơi gian tiên hanh trươc, trong va sau hội chợ triển lam (tiêp)

33.Tập kết hàng hoá tại hội chợ (hàng gửi đi triển lãm tới được hội chợ):10 ngày

34. Các nhân viên và các doanh nghiệp tham gia đoàn tới được hội chợ: 02 ngày

35. Họp nhanh, hướng dẫn cho các thành viên của đoàn diễn ra trước hội chợ 02 ngày

36. Họp nhanh đánh giá, rút kinh nghiệm giữa kỳ:ngày đầu tiên sau khi hội chợ khai mạc.

37. Họp đánh giá kết quả sơ bộ với các thành viên tham gia đoàn: vào ngày cuối cùng của hội chợ.

38.Thu xếp và làm thủ tục hải quan.

39. Đóng gói và vận chuyển hàng triển lãm

1. Không xác định hoặc xác định không rõ mục tiêu cần đạt được khi quyết định tham dự HC.

2. Các tài liệu về HC: giới thiệu chung, các quy định, bản hướng dẫn…không được nghiên cứu kỹ lưỡng.

3. Thiếu kiểm tra, giám sát quá trình chuẩn bị do cán bộ cấp dưới thực hiện, đến phút cuối không còn thời gian khắc phục.

4. Trong thời gian hội chợ, hàng ngày không cập nhật nội dung đã trao đổi với khách.

Anh: Internet

5. Không nắm vững số liệu liên quan đến hàng hóa, sản phẩm: nguyên liệu, công nghệ, giá cả, thời hạn giao hàng, vận tải, bảo hiểm…

6. Phong cách tiếp đón khách không phù hợp (kể cả tác phong ứng xử, ăn, mặc...) bởi vì sự hiện diện của bạn là hình ảnh của đơn vị mình đại diện.

7. Sau hội chợ không liên hệ ngay với khách hàng thể hiện sự quan tâm, trân trọng và thái độ nghiêm túc.

8. Không tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi kết thúc tòan bộ công việc.

9. Cẩu thả của cán bộ đi làm nhiệm vụ, coi nhẹ trách nhiệm được giao.

10. Đối với lãnh đạo các đơn vị: Chưa coi trọng và/hoặc không phân định rõ trách nhiệm công tác của các thành viên trong đòan.

Anh: Internet