Ledarens roll i förändringsarbetet”Heart to Change special”

Elisabet Ahlqvist, nationell biblioteks- och kvalitetsutveckling, Kungliga biblioteket

Som förändringsledare ska du …

Leda människor (som ingår i flera olika sociala system) till ett helt nytt läge

Som förändringsledare ska du …

Skapa kommunicerbara helhetsbilder av förändringen

Som förändringsledare ska du …

Arbeta med verktyg och nycklar, med förnuft och magkänsla och ha ett stort hjärta

Dagens upplägg

1. Förändringens basteori

2. Förändringsledaren

3. Verktyg och nycklar

1 Förändring är

• En process, som i att ett antal händelser under en begränsad tid kommer att äga rum

• En översättning, på det sätt att det abstrakta (idén) omvandlas till det konkreta (handlingar och/eller objekt)

• En emotionell eller politisk process (t.ex. motstånd)

http://tiny.cc/0cm1mx

1 Förändring

har

- ett innehåll

- en omfattning

och styrs av ett

- inre kontext

- yttre kontext

samt är

- stigberoende och påverkas av tidigare vägval

Består av tre centrala variabler:1. Översättningen/berättelsen2. Tiden 3. Emotionella processer

1 Planerad förändring

• Initieras av en planerad aktivitet, har början och slut• Avsiktlig • Svarar antingen på yttre eller inre tryck• Kan initieras utan tryck, viljestyrt

Foto: Elisabet Ahlqvist

1 En teoretisk modell av D I Jacobsen

1 Varför generiska modeller inte fungerar

• Förändring är situations- och kontextberoende

• Komplext• Emotionellt styrt• Beroende av sociala mönster• Påverkas av tidsmässig samband

(stigberoenden)

Foto: Elisabet Ahlqvist

1 En förändring har ägt rum när

• Strukturella element, som t.ex. organisering, vision,

belöningssystem och motivationsfaktorer har reviderats eller

förändrats.

• När organisationskulturen har förändrats och de anställda

bedömer saker och ting på ett nytt sätt.

• När gruppen utgår från de nya premisserna för hur arbetet bör

utföras, vad som är rätt eller fel, bra eller dålig.

• När evalueringssystemet, dvs. uppfattningen om

lämpligt/olämpligt beteende genom feedback har förändrats.  

• När förändringar i effektivitet, nyttomaximering etc. uppnåtts

2 Förändringsledaren, centrala

kompetenser

• Är stabil och strategisk, och har förmåga att fatta beslut i stunden, utanför rutinerna.

• Kan kommunicerar på ett tydligt och övertygande sätt, har förmåga att skapa förtroende, engagemang och delaktighet.

•  Är lyhörd och kan hantera såväl sina egna som andras känslor.  

• Kan samordna grupper för att nå gemensamma mål och samtidigt se till individen och dem som förändringen drabbar eller gynnar.

• Kan lösa konflikter och arbeta med komplexa frågor är andra centrala kompetenser.

http://tiny.cc/djm1mx

2 Förändringsledaren (FL)

Behöver

• Ledningens fulla stöd• Mandat• Position• Visionsbärare

Florence Nightingale

http://tiny.cc/hrm1mx

2 FL bör kartlägga/undersöka

• Drivkrafterna till förändringen

• Inre och yttre kontexten

• Finns det en institutionell omgivning som kommer att påverka?

• Maktavstånden

• Hur påverkas förändringen av - Positioner- Professioner- Mandat

2 FL påverkas av

• Organisationens styrform

• Arbetsplatskulturen

• Yttre tryck, megatrender

• Tidigare förändringar (stigberoenden och vägvalsbeslut längre tillbaka)

Foto: Elisabet Ahlqvist

2 Kris/förändring modell Thylefors

ChockNyorientering

Reaktion Bearbetning

2 Kris/förändring modell Thylefors

Informera

Lyssna aktivt Strukturera

Involvera o lämna över

2 Inledningsfasen (”chock”)

• Ledningen o FL synkroniserar berättelsen

• FL skapar förutsättningar för ett bra mottagande av berättelsen, kommunikationsplanen finns på plats!

• Informerar så länge verksamheten befinner sig i ”chock”

• FL hanterar motstånd

• FL blir verksamhetens ”container och ställföreträdande hopp”

2 Startfasen (”Reaktion”)

• Ge ordentligt med plats för reaktionen!! • FL övergår till att lyssna aktivt, ta in verksamhetens

åsikter• FL hanterar fortfarande motstånd

• FL analyserar motståndet– tydlighet– innehåll– omfattning– tiden/tajming– strukturen– tryck från omgivningen

Hatshepsut – kvinnan på tronen

Foto: Elisabet Ahlqvist

2 Tankar om motstånd

Motstånd uppstår oftast när

• Individuella förhållanden ändras–Social tillhörighet–Ändrade makt/statusförhållanden

• Förhållandena i omgivningen är otydlig

• Berättelsen inte håller! (Ifrågasättande)

• Gradvis upptrappning: passivitet, likgiltighet, ointresse, aggressivitet, rykten, blandar in media, ordervägran, sabotage

http://tiny.cc/dum1mx

2 Implementering ( Bearbetning)

• Fokus på framtiden

• Planerna formas slutgiltigt och genomförs

• FL ska skapa trygghet

• FL ska vara aktiv och närvarande

• Organisationen ska se över

–Evalueringssystem

–Belöningssystem

–Rekryteringsmodeller

–Karriärvägar

2 Bevarandefasen (nyorientering)

Det nya ska befästas, rullas ut och bli en del av vardagen genom

–Utbildning, träning, feedback–Tydliga förväntningar & utvärderingar

(= stärker förändringen)

https://www.flickr.com/photos/henrikj/3447879877/

2. Bevarandefasen

• Medarbetarna involveras i högre grad

• Medarbetarna görs delaktiga & ansvariga

• FL får en mindre framträdande roll i ansvar

• FL allt viktigare som motor, energiskapare när verksamheten tappar farten:–Uppträder som föreläsare–Kopplar tillbaka till vad

man åstadkommit–Visar resan

https://www.flickr.com/photos/henrikj/3255841079/

3 Nycklar och verktyg

Foto: Elisabet Ahlqvist

3 Berättelsen

• Bygga berättelsen, ”sence of urgency”• Beskriva & förstå drivkrafterna• Kommunicera drivkrafterna med trovärdighet

• Kontrollera berättelsens mottagande och tolkning

• Hitta visionsbärare

3 Kommunikation

•Communication comes in both words

and deeds. The latter is generally the

most powerful form.

•Error # 4: Undercommunication the

Vision by a Factor of 10 (or 100 or

even 1,000)

Leading Change, J P Kotter (1996)

3 Tiden

• Tiden delas i –Objektiv tid–Kvalitativ tid

• Tajming

• Tidigare vägval

• Stigberoenden, –frikoppla eller –koppla ihop

Frågor och funderingar?

Rapporten: Heart To Changehttp://www.kb.se/bibliotek/heart-to-change

Dagens presentation finns på Slideshare.comhttp://www.slideshare.net/eliahl/presentations

E-postElisabet.ahlqvist@kb.se

Twitter @EliAhl

Foto: Pär Nilsson, KB