Manual contratacion-dapre-m-bs-01-v72222

PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MANUAL DE CONTRATACIÓN

BOGOTA D.C. AGOSTO DE 2012

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Presidencia República de Colombia


Código: M – BS - 01

Versión 07 Proceso asociado: Adquisición de Bienes y Servicios

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................................................................7

TÍTULO I ......................................................................................................................................................................9

OBJETIVO ....................................................................................................................................................................9

TÍTULO II .....................................................................................................................................................................9

ALCANCE .....................................................................................................................................................................9

TÍTULO III ....................................................................................................................................................................9

TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................................................9

TÍTULO IV ................................................................................................................................................................. 17

PRINCIPIOS Y NORMAS QUE RIGEN LA GESTIÓN CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA .............................................................................................................................. 17

TÍTULO V .................................................................................................................................................................. 21

DISPOSICIONES COMUNES A TODOS LOS PROCESOS DE SELECCIÓN ..................................................................... 21

1. DELEGACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE ........................................................................... 21

2. DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE: ................................................................................................ 22

3. DEL COMITÉ PARA LA ORDENACIÓN DEL GASTO: ........................................................................................... 23

4. APROBACIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO ...................................................................................... 24

TÍTULO VI ................................................................................................................................................................. 24

DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN ........................................................................................................................... 24

CAPÍTULO PRIMERO ................................................................................................................................................ 24

MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA ................................................................................................. 24

1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN ................................................................................................................................ 24

1.2. ETAPA PREPARATORIA ................................................................................................................................. 25

1.2.1 LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA ..................................................................... 25

1.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA .................... 25

1.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA .............................................................. 31

1.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA ............ 32

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CAPÍTULO SEGUNDO ............................................................................................................................................... 33

MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA ................................................................................ 33

2.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN .......................................................................................................................... 33

2.2 ETAPA PREPARATORIA ............................................................................................................................ 33

2.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA .. 33

2.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA ........................................................................................................................................................... 33

2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA ............................ 45

2.4 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

............................................................................................................................................................................. 47

2.4.1 DE LA PUBLICIDAD EN EL SECOP ............................................................................................................ 47

2.4.2 AVISO DE CONVOCATORIA ...................................................................................................................... 48

2.4.3 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES............................................................................................... 49

2.4.4 RESOLUCIÓN DE APERTURA ................................................................................................................... 50

2.4.5 DEL PLIEGO DE CONDICIONES ................................................................................................................ 50

2.4.6 DEL COMITÉ ASESOR .............................................................................................................................. 52

2.5 OTRAS CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA ............................................................................................. 54

2.5.1 ADQUISICIÓN EN BOLSA DE PRODUCTOS ............................................................................................... 54

2.5.1.1 ESTUDIOS PREVIOS BOLSA DE PRODUCTOS ................................................................................... 55

2.5.1.2 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ..................................................................................................... 55

2.5.1.3 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DEL CUMPLIMIENTO DE LA OPERACIÓN ..................................... 56

2.5.2 SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA . 56

2.5.3 LA ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO ............................................................................................. 56

CAPÍTULO TERCERO ................................................................................................................................................. 56

MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA ............................................................................... 56

3.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN ................................................................................................................................. 56

3.2 ETAPA PREPARATORIA .................................................................................................................................. 57

3.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA SUBASTA INVERSA ...................................................................... 57

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3.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA .......................................................................................................................................... 57

3.2.3 ESTUDIOS PREVIOS SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA .......................................................... 61

3.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA ................................ 62







3.3.7 GENERALIDADES DE LA SUBASTA INVERSA ........................................................................................... 70

3.3.7.1 FICHA TÉCNICA ................................................................................................................................. 70

3.3.7.2 PROCEDENCIA DE LA SUBASTA ........................................................................................................ 70

3.3.7.3 ADJUDICACIÓN A ÚNICO PROPONENTE ........................................................................................... 70

3.3.7.4 NEGOCIACIÓN Y DECLARATORIA DE DESIERTA ............................................................................... 70

3.3.7.5 AUSENCIA DE PROPONENTES Y DECLARATORIA DE DESIERTA ...................................................... 70

3.3.7.6 DECLARATORIA DE DESIERTA .......................................................................................................... 70

3.3.7.7 MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA ............................................................................................. 71

CAPÍTULO CUARTO .................................................................................................................................................. 71

MODALIDAD DE SELECCIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA ......................................................................................... 71



4.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA PROCESOS DE LICITACIÓN ......................................................... 71

4.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE LICITACIÓN .................................... 71

4.2.3 DE LOS ESTUDIOS PREVIOS .................................................................................................................... 75

4.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA LICITACIÓN PÚBLICA ................................................................ 76



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4.3.7 DECLARATORIA DE DESIERTA ................................................................................................................. 83

4.3.8 AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN ................................................................................................................ 83

CAPÍTULO QUINTO .................................................................................................................................................. 84

MODALIDAD DE SELECCIÓN CONCURSO DE MÉRITOS............................................................................................ 84



5.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN ............................................................................................................... 85

5.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN DE CONCURSO DE MÉRITOS .......................................................................................................................................................... 85

5.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE SELECCIÓN CONCURSO DE MÉRITOS ................................. 88

5.3. PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DEL CONCURSO DE MÉRITOS ........................................................... 89



5.3.2.1 AVISO DE CONVOCATORIA EN CONCURSO DE MÉRITOS ................................................................. 91

5.3.2.2 AVISO DE CONVOCATORIA PARA LA CONFORMACIÓN DE LA LISTA CORTA .................................... 91

5.3.2.3 AVISO DE CONVOCATORIA PARA LA CONFORMACIÓN DE LA LISTA MULTIUSOS ............................ 91

5.3.2.4 CONVOCATORIAS LIMITADAS ........................................................................................................... 92



5.3.4.1 RESOLUCIÓN DE APERTURA EN EL CONCURSO DE MÉRITOS EN EL CUAL SE HAGA USO DE PRECALIFICACIÓN ....................................................................................................................................... 94



5.3.7 OTRAS DISPOSICIONES DEL CONCURSO DE MÉRITOS .......................................................................... 98

5.3.7.1 ANEXO TÉCNICO ............................................................................................................................... 98

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5.3.7.2 CONCURSO DE MÉRITOS CON PRECALIFICACIÓN ........................................................................... 98

5.3.7.3 INTEGRACIÓN DE LA LISTA CORTA O LISTA MULTIUSOS ................................................................. 98

5.3.7.4 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS E INFORME DE EVALUACIÓN 99

5.3.7.5 PROPUESTA ECONÓMICA ................................................................................................................. 99

5.3.7.6 APERTURA Y REVISIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA ................................................................ 99

5.3.7.7 DECLARATORIA DE DESIERTO ........................................................................................................ 100

5.3.7.8 SUSTITUCIÓN EN EL EQUIPO DE TRABAJO, CONTINUIDAD DEL SERVICIO Y ADICIÓN ................... 100

CAPÍTULO SEXTO ................................................................................................................................................... 100

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA ........................................................................................................... 100

6.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................................................................... 100

6.1.1 URGENCIA MANIFIESTA ......................................................................................................................... 100

6.1.2 CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS ....................................................................................................... 101

6.1.3 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS .................................................................................................. 101

6.1.4 CONTRATACIÓN RESERVADA DEL SECTOR DEFENSA Y LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INTELIGENCIA 102

6.1.5 DE LOS CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS ........ 102

6.1.6 LOS CONTRATOS DE ENCARGO FIDUCIARIO ........................................................................................ 102

6.1.7 DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTE ............................ 102

6.1.8 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES ................................................................................................................................................... 102

6.1.9 ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE INMUEBLES ............................................................................... 103

6.2 ETAPA PREPARATORIA: ............................................................................................................................... 103

6.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN ............................................................................................................. 103

6.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN CONTRATO DIRECTO ......................................... 103

6.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN DIRECTA .......................................................................... 106

6.2.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA .................................... 106

TÍTULO VII .............................................................................................................................................................. 107

DE LA VIGILANCIA Y CONTROL .............................................................................................................................. 107

CAPÍTULO PRIMERO .............................................................................................................................................. 107

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SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ........................................................................................................................... 107

CAPÍTULO SEGUNDO ............................................................................................................................................. 114

RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES ............................................................................ 114

CAPÍTULO TERCERO ............................................................................................................................................... 117

DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS ............................................................................................................. 117

CAPÍTULO CUARTO ................................................................................................................................................ 118

MULTAS Y PENA PECUNIARIA ................................................................................................................................ 118

TÍTULO VIII ............................................................................................................................................................. 120

DISPOSICIONES FINALES ........................................................................................................................................ 120

CAPÍTULO ÚNICO ................................................................................................................................................... 120

DE LA CONTRATACIÓN DEL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.................................................. 120

TÍTULO IX ............................................................................................................................................................... 123

MARCO LEGAL ....................................................................................................................................................... 123

TÍTULO X ................................................................................................................................................................ 126

DOCUMENTOS TÉCNICOS ...................................................................................................................................... 126

TÍTULO XI ............................................................................................................................................................... 126

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL SIGEPRE ................................................................................................................ 126

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INTRODUCCIÓN El artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. La gestión contractual del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (en adelante y para todos los efectos del presente Manual EL DAPRE), como una manifestación del ejercicio de la función administrativa se ciñe a los postulados y principios del precitado artículo 209, y adicionalmente a los específicos del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. En adición de lo anterior, el artículo 8.1.11. del Decreto 734 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones”, dispone que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con es el caso del DAPRE, deben contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. En consecuencia de lo anterior y a efecto de cumplir el mandato legal del Decreto 734 de 2012, EL DAPRE adopta éste Manual de Contratación mediante el cual establece preceptos generales aplicables a su gestión contractual, fijando parámetros de actuación que a su interior permitan identificar las responsabilidades que competen a cada uno de los actores partícipes de la gestión contractual y que se traduzcan en procesos de selección de contratistas transparentes y eficientes que generen contratos ejecutados para satisfacer intereses público y cumpliendo los fines que la ley impone al DAPRE. El Manual es una herramienta que permite a los operadores contractuales ejercer sus funciones conforme la normatividad contractual vigente, a efecto de evitar errores de cualquier naturaleza que le generen acciones disciplinarias, penales o administrativas. En este sentido se identifican las actividades a realizar en cada una de las etapas del proceso de selección de contratistas, acorde con la modalidad de selección que EL DAPRE en cumplimiento de la ley deba aplicar. Finalmente y dado que Entidad adoptó el Código de Excelencia Ética, es preciso señalar que la gestión contractual impone a los operadores de la misma, la asunción de comportamientos regidos por el principio del interés general y del bien común. Así mismo, los servidores encargados del ejercicio de la función contractual observarán los principios fundamentales de la Constitución y la ley, practicando un comportamiento ejemplar fundamentado en los siguientes valores: HONESTIDAD: Todas las acciones de los servidores públicos del DAPRE serán reconocidas por su integridad y coherencia, tanto en su pensar como en su actuar. RESPETO: Reconocer la dignidad que poseemos en igualdad de condiciones de todos los servidores públicos del DAPRE y los ciudadanos que demandan nuestro servicio.

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RESPONSABILIDAD: Tener siempre presente que por todas y cada una de nuestras acciones en cumplimiento de la misión institucional estaremos dispuestos a dar respuesta oportuna y cierta, aceptando libremente las consecuencias de nuestros actos. COMPROMISO: Firme disposición y convicción permanente para el logro de los objetivos del DAPRE y actuar más allá del deber que nos impone el ejercicio, como servidores públicos. LEALTAD: Un actuar en el marco de los principios constitucionales e institucionales, que permita una convicción profunda de servicio por lo público. TOLERANCIA: Aceptar y practicar activamente el reconocimiento por la diferencia y la validez de trabajar con los demás, orientando nuestra conducta al logro de los resultados institucionales. SOLIDARIDAD: Colaborar conjuntamente para el logro efectivo de la misión institucional, los objetivos y metas propuestos por EL DAPRE.

TÍTULO I

OBJETIVO Definir las directrices para el desarrollo de los procesos contractuales que se requieran para la adquisición de bienes y servicios del DAPRE en el marco de la normatividad vigente. Las disposiciones señaladas en el presente Manual de Contratación, tienen por objeto dar cumplimiento a los principios que rigen la función administrativa, y la actividad contractual de la Entidades sometidas al Estatuto de Contratación Pública.

TÍTULO II ALCANCE

El Manual de Contratación adoptado por el DAPRE, deberá ser observado y acatado por todos los servidores públicos, que presten sus servicios en los diferentes Despachos, Secretarías, Alta Consejerías, Programas Presidenciales, Áreas, Oficinas y demás dependencias de la Entidad en el desarrollo de su actividad contractual; dicho manual desarrolla todas las modalidades de contratación, así como las actividades que deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control de los contratos celebrados por el DAPRE.

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TÍTULO III TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual se estipula la fecha de iniciación para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza su plazo de ejecución, si así se pactó en el contrato. ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la entidad y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que impiden la ejecución del mismo. ACTA DE REINICIACIÓN: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades. Este documento será firmado por el contratante y el contratista. El contratista se obliga a actualizar la garantía única. ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene los datos referentes a la forma como el contratista entrega a la entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con observaciones. ACTO ADMINISTRATIVO QUE DEFINE EL PROCESO DE SELECCIÓN: Es el Acto Administrativo por el cual la Entidad manifiesta su voluntad de adjudicar o declarar desierto un proceso de selección. ADENDA: Es el instrumento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones. ADICIÓN: Documento mediante el cual se adiciona el valor de un contrato. ADJUDICAR: Es el acto por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación o de culminación de la audiencia de subasta inversa, la Entidad manifiesta a través de un Acto Administrativo Motivado que el contrato producto del proceso de selección, se suscribirá con el proponente que haya obtenido la mejor calificación o haya presentado el menor precio. El Acto Administrativo de Adjudicación se constituye en un acto definitivo y no admite recursos, de manera que solo puede impugnarse ante la jurisdicción contenciosa administrativa. Cuando se trate de una licitación pública, la adjudicación se hará en audiencia pública. ANTICIPO: Son los recursos públicos entregados al contratista como un avance para la debida ejecución del objeto del contrato de acuerdo con el programa de inversión aprobado, bajo la supervisión y vigilancia del interventor o supervisor. El contratista se obliga a amortizarlos en la forma prevista en el contrato. El monto entregado como anticipo no puede ser superior al 50% del valor del contrato, de acuerdo con el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993.

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De conformidad con el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012, en las contrataciones distintas a las que se refiere el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, el manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo, deberá realizarse en cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato suscrito. Para los contratos de obra, concesión, salud cuyo monto sea superior a la menor cuantía de la entidad contratante, y para los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo en los términos previstos en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, según se opte por una u otra figura en el contrato. AMPLIACIÓN: Extender en el tiempo, implica solo una prolongación en el tiempo del plazo establecido para la ejecución de una etapa del proceso. AUDIENCIA PÚBLICA: Sesión pública dispuesta para la distribución de riesgos, aclaración de pliegos y adjudicación de un proceso licitatorio. AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD CONTRACTUAL: Es la capacidad o facultad que tiene una Entidad, una persona jurídica o natural, para adquirir obligaciones y esa autonomía es derivada de la ley. BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN: Bienes y Servicios de características homogéneas que pueden utilizarse por las diferentes dependencias, independiente de la misión de cada una de ellas. Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. CAPACIDAD RESIDUAL PARA EL CONTRATO DE OBRA. De conformidad con el Decreto 1397 de 2012 “Por el cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012” la capacidad residual para el contrato de obra, “es el resultado de restar al indicador capital de trabajo del proponente a 31 de diciembre del año anterior a la fecha de presentación de la propuesta, acreditado y registrado en el RUP, los saldos de los contratos de obra que a la fecha de presentación de la propuesta el proponente directamente, y a través de sociedades de propósito especial, consorcios o uniones temporales en los cuales el proponente participe, haya suscrito y se encuentren vigentes, y el valor de aquellos que le hayan sido adjudicados, sobre el término pendiente de ejecución de cada uno de estos contratos. El término pendiente de ejecución deberá ser expresado en meses calendario. Para calcular los saldos de los contratos a que hace referencia el inciso anterior cuando el contratista sea una sociedad de propósito especial, consorcio o unión temporal en los cuales el proponente participe, se tendrá en cuenta el porcentaje de participación del proponente en la respectiva sociedad de propósito especial, consorcio o unión temporal.

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Si la propuesta debe presentarse en los tres primeros meses del año y el capital de trabajo del proponente acreditado y registrado en el RUP no es el correspondiente a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior se tendrá en cuenta el capital de trabajo acreditado y registrado en el RUP. Si el proponente es un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, se verificará la capacidad residual de cada uno de sus integrantes la cual será calculada con base en lo establecido en el presente artículo. Para determinar la capacidad residual del proponente plural, se tendrá en cuenta el porcentaje de participación de cada integrante en la respectiva sociedad de propósito especial, consorcio o unión temporal. En los casos en los que el RUP no sea obligatorio, la entidad pública verificará la capacidad residual del proponente de acuerdo con las reglas previstas en el presente decreto, teniendo en cuenta los estados financieros que el proponente presente a la entidad pública. La entidad pública contratante establecerá en el pliego de condiciones, la capacidad residual requerida para la obra objeto del pliego. El propósito de la capacidad residual es evaluar la habilidad del proponente para cumplir con sus obligaciones durante el término del contrato para el cual presenta la propuesta, especialmente los compromisos financieros”. CESIÓN DEL CONTRATO: Es el acto por el cual un contratista transfiere a una persona natural o jurídica la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho acto solo procedrá con previa autorización expresa y escrita de LA ENTIDAD. Formato F-BS-24 Listado de Verificación de Documentos Cesión (Ver aplicativo SIGEPRE). CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL): Es el documento por el cual se separa de un determinado rubro del presupuesto de la entidad pública una suma específica de dinero con el fin de destinarla a la selección de un contratista en un proceso determinado, y cuya función o propósito es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo. CLÁUSULA: Estipulación contractual que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del contrato celebrado. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares. En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato, por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condición esencial para que el ente público pueda interponerlas. COMODATO: El comodato es un contrato a través del cual, una parte llamada comodante, da en préstamo un bien mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada comodatario, con el fin de ser usado y posteriormente restituido a quien facilito su utilización. Se caracteriza por ser eminentemente gratuito.

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CONTRATO: Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las partes. Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si las partes son todas personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato ínter administrativo. CONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica que suscribe un contrato, cuya propuesta fue escogida por ser la más favorable para los fines que busca la Entidad. CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN: Formato en el cual se encuentran los términos o plazos estipulados para llevar a cabo todo el proceso de contratación; desde la fase preparatoria hasta la contractual. DECLARACIÓN DE DESIERTA DE UN PROCESO DE SELECCIÓN: Circunstancia que resulta de la no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso. Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos. El Decreto 734 de 2012, respecto de la declaratoria de desierta de un proceso de selección, establece lo siguiente:

Licitación Pública: En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, la Entidad podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía; para el efecto, no se aplicará lo relacionado con, la publicación del proyecto del pliego de condiciones, la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes.

Menor Cuantía: En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, la Entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones.

Subasta Inversa: Si no se presentara ningún proponente para participar en la subasta, la Entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, si en este evento no se presentara ningún proponente, la entidad declarará desierto el proceso de selección. Si resulta un solo proponente habilitado, la Entidad le invitará a una negociación en la que obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada; si fracasa dicha negociación, la Entidad declarará desierto el proceso contractual. En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de subasta inversa, la Entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones.

Concurso de Méritos: Si la entidad declara desierto el concurso, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones.

Mínima Cuantía: En caso de no lograrse la adjudicación de un proceso de selección de mínima cuantía, la Entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el SECOP.

DEROGAR: Quitar, suprimir, dejar sin vida una norma. Excepción hecha en una determinada materia o en un caso particular, a una norma general que sigue vigente.

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EJECUTAR EL CONTRATO: Es cuando se realiza dicho contrato; en el inicio de la ejecución es precisa la aprobación de la garantía por la entidad, siempre que esta ampare el cumplimiento oportuno e idóneo del respectivo contrato y la existencia de disponibilidad presupuestal. ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, invitación pública o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad. FONDOS: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación. GARANTÍAS: Mecanismos de cobertura del riesgo otorgada por los oferentes o por el contratista. INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por la entidad. INFORME DEL INTERVENTOR O DEL SUPERVISOR: Documento a través del cual el interventor o el supervisor da cuenta a la entidad sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Sus informes están destinados a servir de medios de prueba para la imposición de sanciones al contratista, en el evento en que se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante. INTERVENTOR O SUPERVISOR: Se entiende como el agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos. Como regla general para lograr una adecuada Interventoría en los contratos, quien ejerza esta actividad tendrá en cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista administrativo, financiero y técnico. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN: Consiste en la labor de inspección, vigilancia y control, con el fin de velar que el objeto y las obligaciones del mismo se cumplan en las condiciones de modo, tiempo y lugar pactados. LISTA CORTA.- (Concurso de méritos): Es la que resulta de la precalificación que hace la entidad, de los interesados en participar en un concurso de méritos determinado, cuyo número no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una Propuesta Técnica Detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una Propuesta Técnica Simplificada. La vigencia de la lista corta no podrá exceder de seis (6) meses contados a partir de la firmeza del acto administrativo por el cual queda conformada. LISTA MULTIUSOS.- (Concurso de méritos): Es la que resulta de la precalificación que hace la entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de Propuestas Técnicas Simplificadas. Su vigencia no podrá exceder de seis (6) meses y contendrá un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

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LIQUIDACIÓN: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución. MANEJO DE ANTICIPO: La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al 50% y ese anticipo, que generalmente se refiere a la inversión de los recursos que se entregan anticipadamente, es vigilado por el interventor del respectivo contrato. El anticipo puede ser destinado para la apropiación presupuestal, es decir para el pago del personal, compra de materiales entre otros. MINUTA: Extracto o borrador que se hace, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección. MULTA: Se presenta cuando el contratista incumple parcialmente una o más cláusulas del contrato. Para algunos tratadistas, no es considerada una sanción, sino más bien un enérgico llamado de atención, con el fin de que el contratista cumpla cabalmente lo pactado. PAC: Es el Plan Anualizado de Caja; es decir es la planeación de los flujos de fondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinada actividad. PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo específico en el que se han de realizar las actividades previstas en el contrato, fuera del cual ello ya no será posible; en todo caso, el plazo de ejecución empezará a contarse desde la fecha en que el competente contractual imparta aprobación a la “garantía” que se obliga a constituir el contratita, o desde la fecha en que se suscriba el “acta de inicio”, para el efecto, el contrato correspondiente señalará la condición para iniciar la ejecución contractual. PLIEGO DE CONDICIONES: es el documento que contiene los requisitos objetivos de participación, reglas de evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos a regular, liquidación, nulas de pleno derecho (estipulaciones que hagan renunciar a futuras reclamaciones). PROCEDIMIENTOS DE PRECALIFICACIÓN: (Concurso de Méritos): Consiste en la conformación de una LISTA LIMITADA DE OFERENTES para uno o varios procesos de concurso de méritos.

Precalificación para UN solo proceso de concurso de méritos: Éste proceso de precalificación se denomina LISTA CORTA.

Precalificación para VARIOS procesos de concurso de méritos determinados o determinables: Éste proceso de precalificación se denomina LISTA MULTIUSOS.

PROPONENTE: Es toda persona natural o jurídica que aspira celebrar contratos o cualquier acuerdo de voluntades con la Entidad y presenta de manera formal una propuesta a la Entidad.

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PROPUESTA TÉCNICA DETALLADA (PTD).- Concurso de Méritos: Es aquella que se exige cuando los servicios descritos en los requerimientos técnicos de un concurso de méritos con precalificación, pueden ejecutarse mediante diferentes enfoques o metodologías. PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA (PTS).- Concurso de Méritos: Es aquella que se exige cuando la Entidad, en un concurso de méritos abierto o con precalificación presenta en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. PRORROGA: Documento mediante el cual se prolonga en el tiempo la ejecución de un contrato. REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalización del contrato. REQUERIMIENTO: Es el documento (ya sea físico o mediante correo electrónico) mediante el cual la Entidad le solicita al proponente aclaración sobre el contenido de su propuesta o sobre los requisitos habilitantes, con el fin de realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de las propuestas. La existencia de esta solicitud no admite de manera alguna, la posibilidad de que el proponente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta. RESOLUCIÓN DE APERTURA: Es un acto de trámite que señala el término del proceso de selección. Acto Administrativo que profiere el Representante Legal de la Entidad o su delegado. En los considerandos, se incluirán las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad. RUBRO O POSICIÓN PRESUPUESTAL: Es aquella parte del presupuesto de la Entidad que se afecta específicamente para el desarrollo de un proceso de selección o un contrato; dicha afectación se hace en los términos dispuesto por la Ley Orgánica de Presupuesto. SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública. SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: El artículo 1º de la Ley 1562 de 2012, el “Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan (…)”. De igual forma establece el artículo 13 ibidem, que en forma obligatoria deben afiliarse al sistema las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación. USUARIO: Es quien requiere la contratación de bines, servicios u obras.

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VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL: Establecidas conforme la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las Entidades Estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad suministrará toda la información y la documentación pertinente que no aparezca publicada en la página Web de la Entidad.

TÍTULO IV

PRINCIPIOS Y NORMAS QUE RIGEN LA GESTIÓN CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

La gestión contractual del DAPRE conforme el artículo 209 de la Constitución Política y los artículos 23, 24, 25, 26, 27, 28 y 29 de la ley 80 de 1993, modificada parcialmente por la ley 1150 de 2007, se rige por los siguientes principios: IGUALDAD. Contenido en el artículo 13 de la Constitución Política que establece que todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica. Tal principio conlleva que el Estado promueva las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y adopte medidas en favor de grupos discriminados o marginados. MORALIDAD. Acorde con lo estipulado en el Decreto 3622 de 2005, artículo 7 Políticas de Desarrollo Administrativo, literal d; la moralización y transparencia en la Administración Pública se orienta a la formación de valores de responsabilidad y vocación de servicio que garantice el interés general en la administración de lo público y se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos; así mismo se orienta a la prevención de conductas corruptas y a la identificación de áreas susceptibles de corrupción, mandato que recoge la Resolución No. 1004 de mayo 31 de 2007 que adopta el Código de Excelencia Ética en el DAPRE. EFICACIA. Está referido a la rapidez, la celeridad y la sencillez con que se cumplan los procedimientos de la gestión contractual. EFICIENCIA. Cumple como objetivo concreto que persigue el cumplimiento del procedimiento de la manera más económica posible, siendo el principio de economía su versión más positiva. ECONOMÍA. Contenido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993. En los procesos de selección de contratistas se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para seleccionar la propuesta más favorable. Así, se señalarán términos preclusivos y perentorios en las distintas etapas del proceso de selección y el competente contractual impulsará de oficio las actuaciones. El funcionario competente, no ordenará la apertura del proceso de selección, sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos, e igualmente sin que existan las respectivas disponibilidades presupuestales. Como criterio de actuación para la

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gestión contractual, se tendrá presente que las reglas, procedimientos y recursos de esta gestión, sirven a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, para lo cual se evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias. CELERIDAD. Este principio dispone que las autoridades administrativas deben evitar costosos, lentos o complicados pasos administrativos que obstaculicen el desarrollo del trámite de los procedimientos contractuales, el cual debe generar una racionalidad en el empleo del tiempo, de los medios y la configuración de las formas. IMPARCIALIDAD. En desarrollo de la función pública los servidores públicos están en el deber de cumplir a cabalidad las funciones asignadas, soportados en los principios de la función administrativa como lo dispone el artículo 209 de la Constitución. El artículo 30 del Código Contencioso Administrativo, consagra como un principio orientador de las actuaciones administrativas el de imparcialidad, mediante el cual se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en los procesos de selección, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden de su actuación. PUBLICIDAD. Por regla general la gestión contractual es pública, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza o condiciones especiales estén amparados de reserva legal. Así, los procesos se publicarán en el Portal Único de Contratación, conforme el artículo 2.2.5. del Decreto 734 de 2012 y se garantiza a todos los interesados el libre acceso a la información generada en los procesos de selección. DEBIDO PROCESO. El artículo 29 de la Constitución Política lo consagra cuando establece que el debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio. En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará de preferencia a la restrictiva o desfavorable. En la gestión contractual del DAPRE todo trámite se surtirá observando y acatando material y formalmente la Constitución, la ley y sus decretos reglamentarios, así como el presente Manual. En tal sentido, EL DAPRE en los términos del artículo 86 de la ley 1474 de 2011 podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. BUENA FE. Conforme el artículo 83 de la Constitución Política se establece que las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas, se ceñirán a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas. RESPONSABILIDAD. Contenido en el artículo 6 de la Constitución Política y se formula en el sentido de considerar que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

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PLANEACIÓN. El artículo 339 de la Constitución Política señala que habrá un Plan Nacional de Desarrollo conformado por una parte general y un plan de inversiones de las entidades públicas del orden nacional. En la parte general se señalarán los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental que serán adoptadas por el gobierno. El plan de inversiones públicas contendrá los presupuestos plurianuales de los principales programas y proyectos de inversión pública nacional y la especificación de los recursos financieros requeridos para su ejecución. A su vez, en los artículos 30 de la ley 80 de 1993 y en el Capítulo I “De la Planeación Contractual”, Título II, del Decreto 734 de 2012, previo a la apertura de un proceso de selección o de la suscripción del contrato, según la modalidad utilizada, la dependencia del DAPRE que requiera el bien, servicio u obra, elaborará el estudio previo, diseño, o proyecto requerido. Toda la gestión contractual del DAPRE se fundamenta en una planeación previa que pretende el cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas y prioridades de la entidad. Este principio tiende a evitar que la selección de un contratista, la suscripción de un contrato, su ejecución y liquidación, sea producto de la improvisación. TRANSPARENCIA. Contenido en el artículo 24 de la ley 80 de 1993 subrogado por el artículo 2 de la ley 1150 de 2007. En virtud de este principio, la escogencia del contratista se hará con arreglo a las modalidades de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa; los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones y finalmente, las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, permitiendo en el caso de licitación el ejercicio del derecho de que trata el artículo 273 de la Constitución Política. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que deben guardar los Comités Asesores durante el proceso de evaluación, previo al traslado del informe pertinente, así como sobre aquellos asuntos o documentos que la ley, le impone el carácter de reservados. RESPONSABILIDAD. Corresponde al precepto contenido en el artículo 6º de la Constitución Política, desarrollado en los artículos 4, 5, 56, 57 y 58 de la ley 80 de 1993. Con la observancia de este principio, se tiene que los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado, respondiendo por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizando los daños causados por razón de ellas. Los contratistas responderán cuando formulen propuestas en las que fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas destinadas a obtener la adjudicación del contrato, así como por ocultar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por suministrar información falsa, asumiendo responsabilidad por la ocurrencia de hechos antijurídicos a ellos imputable. SELECCIÓN OBJETIVA. Principio contenido en el artículo 5 de la ley 1150 de 2007 el cual dispone que “Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva (…)”, a su vez la precitada norma establece que los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de

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selección y no otorgarán puntaje, con excepción de la contratación de consultores. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio. 2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la Entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La Entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o, b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad. 3. En los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, la Entidad incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. 4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. Corresponde pues a los comités asesores del DAPRE efectuar las comparaciones del caso mediante el cotejo de los diferentes ofrecimientos recibidos, la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. Las condiciones de los proponentes no serán objeto de evaluación sino de verificación, conforme el artículo 5 de la ley 1150 de 2007. SUBSANABILIDAD. En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, conforme lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.8. “Reglas de subsanabilidad”, del Decreto 734 de 2012. Tales requisitos o documentos podrán requerirse por la Entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio de subsanabilidad. Será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla. Cuando se utilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deberá ejercerse hasta el momento previo a su realización, conforme el artículo 3.2.1.1.5 del Decreto 734 de 2012. En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

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CALIDAD. Los funcionarios del DAPRE que intervienen en su gestión contractual, controlarán la calidad de los procesos de selección y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos.

TÍTULO V DISPOSICIONES COMUNES A TODOS LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

En los términos del artículo 12 de la ley 80 de 1993 que permite a los jefes y los representantes legales de las entidades estatales, delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes, la suscripción de los contratos en EL DAPRE se hará por los funcionarios delegados en los estrictos términos de la delegación de ordenación del gasto, bien por la naturaleza o cuantía del contrato a suscribir, ordenada mediante Acto Administrativo proferido por el Director del DAPRE.

1. DELEGACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE

a) SUBDIRECTOR DE OPERACIONES DEL DAPRE.:

I. Delegación para ordenar el gasto y celebrar contratos en los procesos de selección señalados por el: (Artículo 1º de la Resolución No. 2286 de 2011 - Ver Documento Resolución 2286 de 2011 (Aplicativo SIGEPRE).

II. Delegación para expedir certificaciones y autorizaciones de contratos de prestación de servicios y plan de compras: (Artículo 7º de la Resolución No. 3016 de 2010 - Ver Documento Resolución 3016 de 2010 (Aplicativo SIGEPRE).

III. Delegación para la suscripción de convenios o acuerdos internacionales, dicha delegación incluye la ejecución de las actividades compendiadas en las etapas pre-contractual, contractual y post contractual necesarias para la ejecución de los convenios y las contrapartidas nacionales estipuladas en estos: (Artículo 1º de la Resolución No. 1564 de 2012 - Ver Documento Resolución 1564 de 2012 (Aplicativo SIGEPRE).

b) JEFE DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL DAPRE.: Delegación para ordenar el gasto y celebrar contratos en los procesos de selección señalados por el (Artículo 2º de la Resolución No. 2286 de 2011 - Ver Documento Resolución 2286 de 2011 (Aplicativo SIGEPRE).

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c) DIRECTOR DEL PROGRAMA PRESIDENCIAL PARA EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ:

Delegación para comprometer el presupuesto, ordenar el gasto y celebrar contratos que se requieran en el rubro Transferencias Corrientes – Fondo de Programas Especiales para la Paz: (Artículo 5º de la Resolución No. 3016 de 2010 - Ver Documento Resolución 3016 de 2010 (Aplicativo SIGEPRE).

2. DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE: De conformidad con la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la actividad contractual esta desconcentrada en las dependencias y funcionarios señalados a continuación:

SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES: El Subdirector de Operaciones del DAPRE, ostenta la delegación para:

Ordenar el gasto y celebrar contratos en los siguientes procesos de selección: (I. Licitación Pública; II. Concurso de Méritos; III. Selección Abreviada; IV. Selección Abreviada por declaratoria de desierta de la Licitación; V. Contratación Directa; VI. Contratos Interadministrativos independientemente de su cuantía; VII. Contratos o Convenios o sus equivalentes sin cuantía y aquellos en que la Entidad no comprometa su presupuesto; y, VIII. Procesos contractuales comunes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y del Fondo de Programas Especiales para la paz, previa recomendación del comité asesor para la ordenación del gasto); las facultades delegadas constituyen la ejecución de las actividades comprendidas en las etapas pre contractual, contractual y post contractual. La delegación procederá cuando el valor del bien o el servicio de los numerales I, II, III, IV, V y VII, sea superior a la menor cuantía de la Entidad, calculada en función de su presupuesto anual.

Expedir certificaciones y autorizaciones de contratos de prestación de servicios y plan de compras. Suscripción de convenios o acuerdos internacionales, dicha delegación incluye la ejecución de las

actividades compendiadas en las etapas pre-contractual, contractual y post contractual necesarias para la ejecución de los convenios y las contrapartidas nacionales.

ÁREA ADMINISTRATIVA: La Jefe del Área Administrativa del DAPRE, ostenta la delegación para:

Delegación para ordenar el gasto y celebrar contratos en los procesos de selección señalados a

continuación: I. Selección Abreviada; II. Concurso de Méritos; III. Contratación Directa; IV. Los procesos contractuales comunes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y del Fondo de Programas especiales para la Paz, previa recomendación del Comité Asesor para la Ordenación del Gasto; las facultades delegadas constituyen la ejecución de las actividades comprendidas en las etapas pre contractual, contractual y post contractual. La delegación procederá cuando el valor del bien o el servicio sea igual o inferior a la menor cuantía de la Entidad, calculada en función de su presupuesto anual.

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ÁREA DE CONTRATOS DEL DAPRE: El Área de Contratos del DAPRE, conforme lo dispone el artículo 26 del Decreto 394 de 2012, cumplirá con las siguientes funciones:

Adelantar los procesos de contratación para la adquisición de bienes, servicios y obras demandados por la

Entidad, y vigilar porque estos se lleven a cabo con el cumplimiento de las normas legales vigentes.

Controlar y verificar la elaboración legal de los contratos y adelantar los trámites de su legalización.

Preparar los actos administrativos por incumplimiento de las obligaciones de los contratistas, previa solicitud del supervisor del contrato.

Verificar y efectuar el trámite previo para el cobro de los riesgos asegurados en la contratación cuando hubiere lugar a ello.

Preparar y tramitar los Actos Administrativos, relacionados con el proceso contractual.

Expedir las certificaciones de los contratistas.

Presentar los informes que le solicite el Subdirector de Operaciones en relación con los asuntos a su cargo.

Aplicar métodos y procedimientos de control interno que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia en la gestión y operación de la dependencia a su cargo.

Las demás que correspondan con la naturaleza de la dependencia.

DIRECTOR DEL PROGRAMA PRESIDENCIAL PARA EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ: El Director del Programa, ostenta la delegación para:

Comprometer el presupuesto, ordenar el gasto y celebrar contratos que se requieran en el rubro

Transferencias Corrientes – Fondo de Programas Especiales para la Paz.

3. DEL COMITÉ PARA LA ORDENACIÓN DEL GASTO:

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 9º de la Reolusión No. 3016 de 2010, se creo en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República el Comité Asesor para la Ordenación del Gasto, el cual esta integrado por:

El Subdirector de Operaciones o su delegado quien lo presodirá

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El Asesor del Subdirector de Operaciones El Jefe del Área de Contratos El Jefe del Área Administrativa El Jefe del Área Financiera El Jefe de la Oficina de Planeación El Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto Quien requiera el bien, servicio u obra o su delegado, con voz y voto

El comité tendrá como objeto velar para que las actuaciones de quienes intervengan se realicen conforme a los principios de transparencia, economía, responsabilidad y a los postulados de la función administrativa, tal como lo ordenan las normas vigentes. Para tal efecto cumplirá las siguientes funciones:

Recomendar al ordenador del gasto la necesidad, conveniencia, oportunidad de la contratación previa revisión de la existencia de los estudios jurídicos, financieros, técnicos y económicos de los procesos de contratación, con excepción de la contratación inferior a 10 SMMLV la cual se tramitará directamente por el Jefe del Área Administrativa.

Recomedar al al ordenador del gasto la adjudicación o declaratoria de desierta de los procesos de selección que se adelanten y la contratación de bienes y servicios por contratación directa.

Recomendar al ordenmador del gato las prórrogas, adiciones y modificaciones a los contratos. Asistir a las audiencias de adjudicación y de subasta inversa presencial.

Formato Acta de Comité para la Ordenación del Gasto.(F-BS-06) (VER APLICATIVO SIGEPRE).

4. APROBACIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

De conformidad con el artículo 5.1.11., del Decreto 734 de 2012, antes del inicio de la ejecución del contrato, el DAPRE aprobará la garantía mediante acta suscrita por el competente contractual (Ordenador del Gasto), siempre y cuando dicha garantía reúna las condiciones legales y reglamentarias propia de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

TÍTULO VI DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

CAPÍTULO PRIMERO

MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA 1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN: De conformidad con el artículo 3.5.1., del Decreto 734 de 2012, mediante la modalidad de selección de mínima cuantía, el DAPRE, contratará la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011.

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1.2. ETAPA PREPARATORIA: 1.2.1 LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: Será dirigida por SIGOB al Jefe del Área Administrativa de la Entidad, y deberá estar suscrita por el Jefe del Despacho, Secretaría, Alta Consejería, Programa Presidencial, Área, Oficina, o por el Coordinador del respectivo Grupo de Trabajo, con la competencia para requerir la contratación de bienes, servicios u obras. Para el caso de la CASA MILITAR y SECRETARÍA DE SEGURIDAD PRESIDENCIAL, la precitada solicitud, estará en cabeza del Jefe y Coordinador de Servicio y Apoyo respectivamente. 1.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: A la solicitud de contratación se deberá adjuntar la siguiente documentación:

DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO: Es el documento contentivo de los elementos técnicos que harán parte de los ESTUDIOS PREVIOS del proceso de selección, éste último documento será consolidado por el Abogado del Área de Contratos al cual se le asigne el trámite del proceso. (VER NOTA**). Formato F-BS-26 “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS” (VER APLICATIVO SIGEPRE).

DOCUMENTACIÓN DE CONTENIDO TÉCNICO: Certificaciones, permisos, autorizaciones, licencias y demás documentos técnicos requeridos para dar viabilidad a la contratación requerida.

ESTUDIOS Y DISEÑOS: Se deberán adjuntar los documentos que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental, (Cuando el objeto incluya la realización de una obra o diseño).

ESTUDIO DE MERCADO: Soportes con los cuales se estableció el presupuesto oficial. Se debe adjuntar con la solicitud de contratación los soportes de las Invitaciones a Cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección. Las Invitaciones a Cotizar deberán contener los requerimientos técnicos mínimos del objeto a contratar, los cuales deberán establecerse en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara y puntual. El presupuesto oficial deberá establecerse con fundamento en el promedio que arrojen como MÍNIMO TRES (3) COTIZACIONES; por tanto, es deber de los usuarios remitir la precitada invitación al mayor número de proveedores del bien, servicio u obra a contratar para dar cumplimiento a la directriz antes citada. En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mínimo TRES (3) COTIZACIONES, en razón a que los invitados no remitieron cotización, se deberán adjuntar las CONSTANCIAS con las cuales se evidencie la invitación efectuada y si es posible la respuesta negativa por parte del invitado a cotizar. Las Invitaciones a Cotizar podrán ser remitidas vía FAX, CORREO ELECTRÓNICO, o RADICADAS DIRECTAMENTE en el Establecimiento de Comercio del proveedor del bien, servicio u obra, para el efecto, el usuario deberá dejar CONSTANCIA del envío y recibo por parte de la persona natural o jurídica a la cual se haya hecho extensiva dicha invitación. Adicional a los parámetros antes establecidos, el Estudio de Mercado, podrá llevarse a cabo con información correspondiente a valores históricos, estudios de mercado realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos, y consulta de precios en Gran Almacén.

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COTIZACIONES: Se deberán adjuntar las cotizaciones que sirvieron de base para establecer el presupuesto oficial.

NOTA**: El “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO”, deberá contener como mínimo los siguientes elementos: a. Descripción y justificación de la necesidad. b. Objeto y especificaciones técnicas c. Identificación del contrato a celebrar: d. identificación de los documentos de contenido técnico requeridos. e. Presupuesto oficial, indicando los RUBROS presupuestales que deberá afectarse para la contratación. f. Garantías g. El plazo de ejecución del contrato a celebrar. h. El lugar de entrega de los bienes, o en el que se prestarán los servicios cuando sea el caso. i. La forma de pago del contrato a suscribirse. j. La indicación de los requisitos habilitantes técnicos. k. Necesidad de contar con interventoría. A continuación se desarrolla cada uno de los precitados literales: a. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD: Definición y descripción de la necesidad que el DAPRE pretende satisfacer con la contratación, señalando que debe encaminarse a cumplir sus cometidos y fines estatales y por ende el objeto del contrato debe relacionarse con tales cometidos y fines. En el mismo numeral deberá señalarse la justificación de la necesidad que se requiere satisfacer con la contratación y la definición técnica de la forma en que el DAPRE puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o pre-diseño. Dependiendo de la naturaleza del contrato debe obtenerse el estudio que sustente la contratación o la enunciación del proyecto o la realización del diseño o pre diseño, todos ellos actualizados y con su soporte respectivo. b. OBJETO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: El objeto a contratar con sus especificaciones técnicas detalladas. c. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Con el fin de dar claridad a los usuarios del presente Manual de Contratación, a continuación se relacionan algunos ejemplos de contratos estatales con la respectiva definición que de ellos hace la Ley 80 de 1993: 1º. Contrato de Obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. 2º. Contrato de consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. 3º. Contrato de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. 4º. Contrato de compraventa con instalación: Es aquel en el cual la necesidad de la Entidad es adquirir mediante compraventa un bien determinado, pero con la condición de que dicho bien debe ser instalado por el contratista que lo suministre. 5º. Contrato de Compraventa: Es aquel en el cual

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el contratista se obliga a transferir un bien a la Entidad mediante compraventa. 6º. Contrato de Suministro: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir a la Entidad uno o varios bienes, de manera sucesiva durante la ejecución del contrato y en las cantidades que fueron determinables más no determinadas en la etapa previa al proceso de selección. Se distingue esta tipología contractual de la compraventa por la ejecución en el tiempo, mientras el primero es de tracto sucesivo, el segundo por regla general es de ejecución instantánea. Se aclara que las tipologías contractuales antes citadas tienen carácter enunciativo. d. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO: Adjuntos a la solicitud, así como de los estudios y diseños impacto social, económico y ambiental, cuando el objeto incluya la realización de una obra o diseño). e. PRESUPUESTO OFICIAL: El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que se afectan de acuerdo con la programación en el plan de compras**. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calcularon para establecer el presupuesto. **NOTA: En caso de presentar diferencias presupuestales deberá modificar el plan de compras, ver procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al plan de compras asociado al proceso de Direccionamiento Estrategico (VER APLICATIVO SIGEPRE). f. GARANTÍAS: El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. De conformidad con lo dispuesto por el Capítulo I del Título V, “Garantías En La Contratación de la Administración Pública” del Decreto 734 de 2012, se debe garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades públicas con ocasión de I. La presentación de los ofrecimientos, y II. Los contratos y de su liquidación; III. Los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades públicas contratantes derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. Los mecanismos de cobertura del riesgo pueden consistir en póliza de seguros expedida por Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia; fiducia mercantil en garantía; garantía bancaria a primer requerimiento; depósito de dinero en garantía y endoso en garantía de títulos valores.

MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO COBERTURA Póliza de seguros Riesgos de seriedad de la propuesta y los del contrato

hasta su liquidación Fiducia mercantil en garantía Garantía bancaria a primer requerimiento

Deposito de dinero en garantía Endoso en garantía de títulos valores Riesgos de seriedad de la propuesta.

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Teniendo en cuenta la naturaleza de los objetos que contrata el DAPRE, a continuación se señalan a título de ejemplo, las garantías más representativas que se establecen en los contratos celebrados por el DAPRE:

BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO

DEFINICIÓN VALOR ASEGURABLE

DEL AMPARO VIGENCIA DEL

AMPARO El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con ocasión de (i) la no inversión; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato. Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, estos deberán tasarse en dinero en el contrato.

El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato

Su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

CUMPLIMIENTO

DEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPARO VALOR

ASEGURABLE DEL AMPARO

Garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado.

El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel.

El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato.

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PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES



El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado en el territorio nacional.

Deberá extenderse por el plazo del contrato y tres años más.

El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato

ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA



El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista.

Su vigencia se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad y no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS

DEFINICIÓN VIGENCIA DEL

AMPARO

VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO

El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el

Durante el plazo de ejecución y la garantía técnica otorgada.

El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la

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incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.

naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato

CALIDAD DEL SERVICIO

DEFINICIÓN VIGENCIA Y VALOR ASEGURABLE DEL

AMPARO El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.

El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUAL DEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPARO VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO

Daños generados por el contratista en cumplimiento del contrato a terceros.

La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 smlmv) al momento de la expedición de la póliza.

g. EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR h. EL LUGAR DE ENTREGA DE LOS BIENES, CUANDO SEA EL CASO. i. LA FORMA DE PAGO DEL CONTRATO A SUSCRIBIRSE. j. LA INDICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS.

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k. NECESIDAD DE CONTAR CON INTERVENTORÍA. En atención a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, se tiene que en adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la Entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la Entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría, es decir, cuando el seguimiento y control a la ejecución contractual deba efectuarse por un tercero, el cual en todo caso deberá ser contratado a través de un concurso de méritos. 1.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA: Los Estudios Previos deberán ser firmados conjuntamente por funcionarios pertenecientes a las siguientes dependencias:

Área Técnica (Solicitante de la contratación) Área Financiera (Cuando de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como

su forma de pago, la Entidad exija para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras).

Área de Contratos Los precitados Estudios Previos, serán consolidados por el Abogado del Área de Contratos al que le sea asignado el proceso de selección, dicho documento será elaborado con base en la siguiente información:

Información del “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO”, remitido por el Área Técnica.

Fundamentos jurídicos propios de la modalidad de selección que incluirá el Abogador del Área de Contratos

Requisitos habilitantes de carácter jurídico que incluya el Abogado del Área de Contratos. Requisitos habilitantes de carácter financiero (Cuando haya lugar). Esta información será remitida por la

Asesora del Área Financiera, previo requerimiento del Abogado del Área de Contratos. En todo caso los Estudios Previos deberán incluir los requisitos establecidos por el artículo 3.5.2., del Decreto 734 de 2012, los cuales para el efecto se señalan a continuación: I. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación. II. La descripción del objeto a contratar. III. Las condiciones técnicas exigidas. IV. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo. V. El correspondiente CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL que respalda la contratación, deberá ser solicitado por el Abogado del Área de Contratos, ver procedimiento P-GF-14 Ejecución presupuestal, asociado al proceso de Gestión Financiera (VER APLICATIVO SIGEPRE).

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En el expediente del proceso de selección se deberá incluir por parte del Abogado del Área de Contratos a quien se designe dicho proceso, el formato F-BS-20 Listado de Verificación de Documentos Proceso de selección de mínima cuantía (VER APLICATIVO SIGEPRE). 1.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: Sin perjuicio de las disposiciones legales aplicables a la presente modalidad de selección, a continuación se describe de manera general el procedimiento a seguir en la modalidad de selección de mínima cuantía:

INVITACIÓN PÚBLICA: Conforme lo dispone al artículo 3.5.3. del Decreto 734 de 2012, El DAPRE, formulará una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, que debe contener como mínimo lo siguiente: 1. El objeto. 2. Plazo de ejecución. 3. Forma de pago. 4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso. 5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas. 6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. 7. Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios. En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el numeral 7 del presente artículo se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo.

ACTO DE APERTURA EN PROCESOS DE MÍNIMA CUANTÍA: Conforme lo dispone el artículo 3.5.4., del 734 de 2012, con la firma de la Invitación Pública de Mínima Cuantía, por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno.

COMITÉ ASESOR: Acorde con el parágrafo tercero del artículo 3.5.4, del Decreto 734 de 2012, el Ordenador del Gasto designará el Comité Asesor que le recomendará de manera objetiva la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada.

PRECIO ARTIFICIALMENTE BAJO: El artículo 2.2.10., del Decreto 734 de 2012, señala que cuando de conformidad con la información a su alcance la Entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. Formato Acta de sustentación del valor ofertado (F-BS-01) (VER APLICATIVO SIGEPRE)

DE LA PUBLICIDAD EN EL SECOP: De conformidad con lo dispuesto por el artículo 3.5.4 del Decreto 734 de 2012, el DAPRE será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación.

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En los procesos de selección bajo la modalidad de mínima cuantía, con el fin de permitir la comunicación de los proponentes con la Entidad, el Abogado del Área de Contratos tramitará por intranet la solicitud de correo electrónico con la siguiente denominación, minimacuantia(número)@presidencia.gov.co.

CAPÍTULO SEGUNDO MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA

2.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN: De conformidad con lo dispuesto por el numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, la “La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.” Esta modalidad de selección está regulada en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y en el Capítulo II, del Título III, del Decreto 734 de 2012 y aplica para los eventos en que el valor total estimado del contrato requerido es igual a la menor cuantía determinada en función del presupuesto anual del DAPRE. 2.2 ETAPA PREPARATORIA: 2.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA – MENOR CUANTÍA: Será dirigida por SIGOB al Jefe del Área Administrativa y suscrita por el Jefe del Despacho, Secretaría, Alta Consejería, Programa Presidencial, Área, Oficina, o por el Coordinador del respectivo Grupo de Trabajo, con la competencia para requerir la contratación de bienes, servicios u obras. Para el caso de la CASA MILITAR y SECRETARÍA DE SEGURIDAD PRESIDENCIAL, la precitada solicitud, estará en cabeza del Jefe y Coordinador de Servicio y Apoyo respectivamente. 2.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA: Con la solicitud de contratación, se deberá adjuntar la siguiente documentación:

DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO: Es el documento contentivo de los elementos técnicos que harán parte de los ESTUDIOS PREVIOS del proceso de selección, éste último documento será consolidado por el Abogado del Área de Contratos al cual se le asigne el trámite del proceso. (VER NOTA**). Formato F-BS-26 “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS” (VER APLICATIVO SIGEPRE).



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COTIZACIONES: Se deberán adjuntar las cotizaciones que sirvieron de base para establecer el presupuesto oficial.

NOTA**: El “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO”, deberá contener como mínimo los siguientes elementos: a. Descripción y justificación de la necesidad. b. Objeto y especificaciones técnicas c. Identificación del contrato a celebrar: d. identificación de los documentos de contenido técnico requeridos. e. Modalidad de selección. f. Presupuesto oficial, indicando los RUBROS presupuestales que deberá afectarse para la contratación. g. Factores de selección. h. Riesgos previsibles. i. Garantías j. El plazo de ejecución del contrato a celebrar. l. El lugar de entrega de los bienes, o en el que se prestarán los servicios cuando sea el caso. m. La forma de pago del contrato a suscribirse. n. La indicación de los requisitos habilitantes técnicos. o. Necesidad de contar con interventoría. A continuación se desarrolla cada uno de los precitados literales: a. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD: Definición y descripción de la necesidad que el DAPRE pretende satisfacer con la contratación, señalando que debe encaminarse a cumplir sus cometidos y fines estatales y por ende el objeto del contrato debe relacionarse con tales cometidos y fines. En el mismo numeral deberá señalarse la justificación de la necesidad que se requiere satisfacer con la contratación y la definición técnica de la forma en que el DAPRE puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o pre-diseño. Dependiendo de la naturaleza del contrato debe obtenerse el estudio que sustente la contratación o la enunciación del proyecto o la realización del diseño o pre diseño, todos ellos actualizados y con su soporte respectivo.

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b. OBJETO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: El objeto a contratar con sus especificaciones técnicas detalladas. c. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Con el fin de dar claridad a los usuarios del presente Manual de Contratación, a continuación se relacionan algunos ejemplos de contratos estatales con la respectiva definición que de ellos hace la Ley 80 de 1993:

Contrato de Obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato de consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos

a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las

entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

Contrato de compraventa con instalación: Es aquel en el cual la necesidad de la Entidad es adquirir

mediante compraventa un bien determinado, pero con la condición de que dicho bien debe ser instalado por el contratista que lo suministre.

Contrato de Compraventa: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir un bien a la Entidad

mediante compraventa.

Contrato de Suministro: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir a la Entidad uno o varios bienes, de manera sucesiva durante la ejecución del contrato y en las cantidades que fueron determinables más no determinadas en la etapa previa al proceso de selección. Se distingue esta tipología contractual de la compraventa por la ejecución en el tiempo, mientras el primero es de tracto sucesivo, el segundo por regla general es de ejecución instantánea.

Se aclara que las tipologías contractuales antes citadas tienen carácter enunciativo.

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d. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO adjuntos a la solicitud, así como de los estudios y diseños impacto social, económico y ambiental, cuando el objeto incluya la realización de una obra o diseño). e. MODALIDAD DE SELECCIÓN: Para el efecto, en éste literal los usuarios deberán establecer como modalidad la “SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA”, en razón a la (naturaleza del objeto a contratar “Objeto Complejo”*), y (la cuantía del proceso de selección “menor cuantía*”). *Objeto complejo: Es aquel que implica para el contratista desarrollar diversas actividades para dar cumplimiento al objeto contratado; sucede así, cuando por ejemplo se requiere contratar en un mismo objeto el diseño y la construcción de una obra; o la prestación de servicios en los cuales su contratación implica para la Entidad verificar una serie de criterios de carácter técnicos y operativos. *Menor cuantía: Esta modalidad de selección aplica para los procesos de contratación que se encuentren en el rango de la “MENOR CUANTÍA” de la Entidad. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo SIGEPRE). f. PRESUPUESTO OFICIAL: El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que se afectan de acuerdo con la programación en el plan de compras**. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calcularon para establecer el presupuesto. **NOTA: En caso de presentar diferencias presupuestales respecto a los valores aprobados en el plan de compras deberá modificar el mismo en el sentido de ajustar el presupuesto oficial que resulte del estudio de mercado, ver procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al plan de compras asociado al proceso de Direccionamiento Estrategico (VER APLICATIVO SIGEPRE) g. FACTORES DE SELECCIÓN: La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. Para el efecto, los usuarios que requieran la contratación de bienes, servicios u obras, deberán tener en cuenta el siguiente criterio de selección: Para la evaluación del proceso de selección, se tendrá en cuenta alguno de los siguientes criterios: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas que señale el Área Técnica; b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la Entidad. h. RIESGOS: El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. De conformidad con el artículo 2.1.2. del Decreto 734 de 2012, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

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En las modalidades de Selección Abreviada, la Entidad deberá tipificar los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iníciales del contrato. A continuación se hace una presentación explicativa para conformar una matriz de riesgos adecuada para cada proceso de selección:

CLASE DEL

RIESGO GENERAL

(EJEMPLOS Y DEFINICIONES)

TIPIFICACIÓN (EJEMPLOS

PARA TIPIFICAR

LOS RIESGOS GENERALES

DE LA COLUMNA ANTERIOR)

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

(DEFINICIÓN) IMPACTO

(DEFINICIÓN)

ESTIMACIÓN (DEFINICIÓN)

ASIGNACIÓN DEL RIESGO (DEFINICIÓN)

AMBIENTALES:

(Se refiere a las obligaciones que emanan de las licencias ambientales, de los planes de manejo ambiental, de las condiciones ambientales o ecológicas exigidas y de la evolución de las tasas retributivas y de uso del agua.)

Cuando durante la ejecución del contrato se configuren pasivos ambientales causados por mala gestión de la licencia ambiental y/o el plan de manejo ambiental o el costo de las obligaciones ambientales resulte superior al estimado no siendo imputables a las partes.

La probabilidad es generalmente entendida como una medida de la creencia o conocimiento que se tiene acerca de la ocurrencia futura (o pasada) de un evento y generalmente se puede estimar como la frecuencia con la que se obtiene un resultado en un experimento aleatorio.

El impacto es la medida de la magnitud de las consecuencias monetarias de un evento generador de riesgo sobre el objeto del contrato.

Siguiendo con el esquema propuesto, después de que la entidad haya llevado a cabo la calificación cualitativa, ésta debe realizar la valoración cuantitativa, incorporando los criterios evaluados en la etapa cualitativa y realizando una aproximación numérica de dichos criterios. Con el fin de elaborar la estimación cuantitativa de los riesgos la entidad podrá recurrir a las diferentes herramientas tendientes a valorar el impacto económico de los riesgos previamente

La asignación es el proceso de distribuir los riesgos de acuerdo con la capacidad de cada una de las partes para gestionarlo, controlarlo, administrarlo y mitigarlo.

CONTRATANTE, CONTRATISTA

O AMBOS

DE LA NATURALEZA:

(Son los eventos

Para el ejercicio de tipificación, éstos se refieren a los hechos de la naturaleza que

ALTA MEDIA – ALTA

MEDIA - BAJA

BAJA ALTO MEDIO – ALTO

MEDIO -BAJO

BAJO

DEFINICIÓN DE CADA CRITERIO

DEFINICIÓN DE CADA CRITERIO

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CLASE DEL

RIESGO GENERAL



PARA TIPIFICAR





(DEFINICIÓN)



causados por la naturaleza sin la intervención o voluntad del hombre, que aunque pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnóstico están fuera del control de las partes. Para la determinación de su existencia y/o previsibilidad, se podrá acudir a las autoridades públicas o entidades competentes en la recopilación de datos estadísticos o fuentes oficiales (INSTITUTO AGUSTIN CODAZZI, INGEOMINAS, IDEAM, ETC.)

puedan tener un impacto sobre la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequias, entre otros, siempre y cuando los mismos puedan preverse.

ALTO: La probabilidad de ocurrencia del riesgo es alta, cuando en la generalidad de los contratos que se ejecutaron con objetos similares, el resultado es la ocurrencia del riesgo; o, cuando de la naturaleza del riesgo se pueda prever su inminencia.

ALTO: Perturba la ejecución del contrato de manera grave, generando un impacto sobre el valor del contrato en más del treinta por ciento (30%), imposibilitando la consecución del objeto contractual.

identificados y cualificados.

Para el efecto la página del SECOP, dispone de una herramienta para estimar los riesgos de conformidad con lo señalado por el CONPES 3714 de 2011.

MEDIA – ALTA: La probabilidad de ocurrencia del riesgo es media alta, si es típica la ocurrencia del riesgo en la ejecución de contratos similares; o, cuando de la naturaleza del riesgo se pueda prever que ocurrirá usualmente.

MEDIO –ALTO: Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente, pero aún así, permite la consecución del objeto contractual, con un incremento del valor del contrato entre el quince (15%) y el treinta por ciento (30%).

MEDIA - BAJA: La probabilidad de ocurrencia del riesgo es media baja, si es atípica la ocurrencia del riesgo; o cuando de la naturaleza del riesgo se pueda prever que su ocurrencia es inusual.

MEDIO –BAJO: Afecta la ejecución del contrato de manera moderada, pero sin afectar considerablemente el equilibrio económico. Generando un impacto sobre el valor del contrato entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%).

OPERACIONAL:

(Son aquellos riesgos asociados a la operatividad

del contrato.)

Entre estos encontramos: la posibilidad de que el monto de la inversión no sea el previsto para cumplir el objeto del contrato. También se presenta la extensión del plazo, cuando los contratos se realizan en

BAJA: La probabilidad de ocurrencia del riesgo es baja, cuando en pocos contratos con objetos similares, el resultado es la ocurrencia del riesgo o cuando de la naturaleza del riesgo se pueda prever que ocurrirá remotamente.

BAJO: Dificulta la ejecución del contrato de manera leve, de forma que aplicando medidas mínimas se pueden lograr el objeto contractual. Los sobrecostos no representan más del cinco por ciento (5%) del valor del contrato

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CLASE DEL

RIESGO GENERAL



PARA TIPIFICAR





(DEFINICIÓN)



tiempos distintos a los inicialmente programados por circunstancias no imputables a las partes.

ECONÓMICOS:

(Son aquellos que se derivan del comportamiento del mercado, tales como la fluctuación de los precios de los insumo, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros.)

En los contratos que involucran la ejecución de actividades en cuya estructura se ha definido un marco cambiario, se identifiquen alteraciones por el comportamiento de la moneda o por circunstancias colaterales que imponen una incidencia crítica

FINANCIERO: (Este riesgo tiene dos componentes básicos: el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez, y el riesgo de las condiciones financieras.)

El primero se refiere a la dificultad de conseguir los recursos financieros, ya sea en el sector financiero o el mercado de capitales, para lograr el objetivo del contrato. El segundo hace referencia a los

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CLASE DEL

RIESGO GENERAL



PARA TIPIFICAR





(DEFINICIÓN)



términos financieros de dichos recursos, entre estos encontramos plazos, tasas, garantías, contragarantías, refinanciaciones entre otros.

REGULATORIO:

(Son los posibles cambios regulatorios o reglamentarios que siendo previsibles, afecten el equilibrio contractual.)

Cambios en las tarifas, mercados regulados, cambios en los regímenes especiales (regalías, pensional), designación de zonas francas, planes de ordenamiento territorial, expedición de normas de carácter técnico o de calidad, entre otros.

SOCIALES O POLÍTICOS:

(Son aquellos que se derivan por cambios de las políticas gubernamentales que sean

Paros, huelgas, actos terroristas, etc. Para la determinación de su previsibilidad, la entidad podrá acudir a las autoridades públicas competentes

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CLASE DEL

RIESGO GENERAL



PARA TIPIFICAR





(DEFINICIÓN)



probables y previsibles, tales como cambios en la situación política, sistema de gobierno y cambio en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato.)

en la recopilación de datos estadísticos o fuentes oficiales (POLICÍA NACIONAL, FUERZAS ARMADAS DE COLOMBIA, etc.)

TECNOLÓGICO:

(Se refiere a eventuales fallos en las telecomunicaciones, suspensión de servicios públicos, advenimiento de nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato así como la obsolescencia tecnológica.)

Fallos en las telecomunicaciones, Suspensión de servicios públicos, Nuevos desarrollos tecnológicos, Obsolescencia tecnológica.

El esquema de la matriz de riesgos antes presentada se elaboró por parte del DAPRE con fundamento en información extractada del DOCUMENTO (CONPES - Consejo Nacional de Política Económica y Social) No. 3714 “DEL RIESGO PREVISIBLE EN EL MARCO DE LA POLÍTICA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA” de fecha 01 de diciembre de 2011; en consecuencia, la Entidad considera preciso mencionar que dicha información obedece a lo señalado por el precitado CONPES en el documento referido de manera textual. DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO “TABLA DE ESTIMACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES CONPES 3714 DE 2011” (Ver aplicativo SIGEPRE).

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i. GARANTÍAS: El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. De conformidad con lo dispuesto por el Capítulo I del Título V, “Garantías En La Contratación de la Administración Pública” del Decreto 734 de 2012, se debe garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades públicas con ocasión de I. La presentación de los ofrecimientos, y II. Los contratos y de su liquidación; III. Los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades públicas contratantes derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. Los mecanismos de cobertura del riesgo pueden consistir en póliza de seguros expedida por Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia; fiducia mercantil en garantía; garantía bancaria a primer requerimiento; depósito de dinero en garantía y endoso en garantía de títulos valores.

MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO COBERTURA Póliza de seguros Riesgos de seriedad de la propuesta y los del contrato

hasta su liquidación Fiducia mercantil en garantía Garantía bancaria a primer requerimiento

Deposito de dinero en garantía Endoso en garantía de títulos valores Riesgos de seriedad de la propuesta.

Teniendo en cuenta la naturaleza de los objetos que contrata el DAPRE, a continuación se señalan a título de ejemplo, las garantías más representativas que se establecen en los contratos celebrados por el DAPRE:

BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO

DEFINICIÓN VALOR ASEGURABLE

DEL AMPARO VIGENCIA DEL

AMPARO El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con ocasión de (i) la no inversión; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato. Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, estos deberán tasarse en dinero en el contrato.

El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato

Su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

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CUMPLIMIENTO



Garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado.

El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel.

El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato.

PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES



El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado en el territorio nacional.

Deberá extenderse por el plazo del contrato y tres años más.

El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato

ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA



El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o

Su vigencia se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por

El valor de esta garantía se determinará en

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deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista.

parte de la entidad y no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS

DEFINICIÓN VIGENCIA DEL

AMPARO

VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO

El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.

Durante el plazo de ejecución y la garantía técnica otorgada.

El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato

CALIDAD DEL SERVICIO

DEFINICIÓN VIGENCIA Y VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO

El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.

El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

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RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUAL DEFINICIÓN VIGENCIA DEL AMPARO VALOR ASEGURABLE DEL AMPARO

Daños generados por el contratista en cumplimiento del contrato a terceros.

La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 smlmv) al momento de la expedición de la póliza.

j. EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. k. EL LUGAR DE ENTREGA DE LOS BIENES, CUANDO SEA EL CASO. l. LA FORMA DE PAGO DEL CONTRATO A SUSCRIBIRSE. m. LA INDICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS. n. NECESIDAD DE CONTAR CON INTERVENTORÍA. En atención a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, se tiene que en adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la Entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la Entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría, es decir, cuando el seguimiento y control a la ejecución contractual deba efectuarse por un tercero, el cual en todo caso deberá ser contratado a través de un concurso de méritos. 2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA: Los Estudios Previos deberán ser firmados conjuntamente por funcionarios pertenecientes a las siguientes dependencias:

Área Técnica (Solicitante de la contratación) Área Financiera Área de Contratos

Los precitados Estudios Previos, serán consolidados por el Abogado del Área de Contratos al que le sea asignado el proceso de selección, dicho documento será elaborado con base en la siguiente información:

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Fundamentos jurídicos propios de la modalidad de selección que incluirá el Abogador del Área de Contratos

Requisitos habilitantes de carácter jurídico que incluya el Abogado del Área de Contratos. Requisitos habilitantes de carácter financiero. Esta información será remitida por la Asesora del Área

Financiera, previo requerimiento del Abogado del Área de Contratos. La información sobre TRATADOS INTERNACIONALES: En éste punto se indicará si la contratación

respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012.

En todo caso, y de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.1., del Decreto 734 de 2012, los Estudios Previos, deberán contener como mínimo la siguiente información:

a) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. b) El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. c) La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección. d) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la

contratación y los rubros que lo componen. e) La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. f) El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan

afectar el equilibrio económico del contrato. g) El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza

contractual o extracontractual. h) La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de

Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano. i) El plazo de ejecución del contrato a celebrar j) El lugar de entrega de los bienes, cuando sea el caso k) La forma de pago del contrato a suscribirse l) La indicación de los requisitos habilitantes (Técnicos; Jurídicos y Financieros.) m) Necesidad de contar con interventoría.

El correspondiente CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL que respalda la contratación, deberá ser solicitado por el Abogado del Área de Contratos, ver procedimiento P-GF-14 Ejecución presupuestal, asociado al proceso de Gestión Financiera (VER APLICATIVO SIGEPRE). En el expediente del proceso de selección se deberá incluir por parte del Abogado del Área de Contratos a quien se designe dicho proceso, el formato F-BS-21 Listado de Verificación de Documentos Selección Abreviada – Licitación Pública – Concurso de Meritos (VER APLICATIVO SIGEPRE).

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2.4 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA: Sin perjuicio de las disposiciones legales aplicables a la presente modalidad de selección, a continuación se describe de manera general el procedimiento a seguir en procesos de selección de menor cuantía: 2.4.1 DE LA PUBLICIDAD EN EL SECOP: De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, el DAPRE será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección:

a) El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones o expresiones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.

b) El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

c) Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

d) El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación

e) El pliego de condiciones definitivo. f) El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de

riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

g) El acto administrativo de suspensión del proceso. h) El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. i) Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos en caso de

ajustes a estos últimos si estos fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de méritos.

j) El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso. Formato F-BS-07 Acta de cierre del proceso de selección. (Ver aplicativo SIGEPRE).

k) Los informes de verificación y evaluación que emitan los correspondientes comités asesores l) El acto administrativo de adjudicación del contrato. m) El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección. n) El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato

previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.

o) El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

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En los procesos de selección bajo la modalidad selección abreviada, y con el fin de permitir la comunicación de los proponentes con la Entidad, el Abogado del Área de Contratos tramitará por intranet la solicitud de correo electrónico con una de las siguientes denominaciones: menorcuantía(número)@presidencia.gov.co. 2.4.2 AVISO DE CONVOCATORIA: El Aviso de Convocatoria es el acto por el cual la Entidad advierte públicamente su interés para dar apertura a un proceso de selección, de conformidad con el Decreto 734 de 2012, la convocatoria pública se efectuará en los siguientes términos: El artículo 2.2.1. “CONVOCATORIA PÚBLICA”, del precitado Decreto, establece que en los procesos de, Selección Abreviada se hará convocatoria pública. El aviso de convocatoria para la contratación se publicará en la página del SECOP y en la página WEB del DAPRE, y contendrá la información necesaria para dar a conocer:

El objeto a contratar. La modalidad de selección que se utilizará. La indicación expresa en la cual se establezca si la futura contratación está cobijada por un Acuerdo

Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado colombiano. El presupuesto oficial del contrato. El lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios

y documentos previos. Adicional, se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mypes o a

Mipymes conforme lo señalado en el Título IV del Decreto 734 de 2012. CONVOCATORIAS LIMITADAS: De conformidad con el artículo 4.1.2., del Decreto 734 de 2012, “Convocatoria limitada a Mypes”, en los procesos de selección de Selección Abreviada, la convocatoria se limitará exclusivamente a Mypes (micro y pequeña empresa), siempre y cuando se verifiquen los siguientes requisitos:

La cuantía del proceso esté por debajo de los US$75.000 dólares americanos. Se hayan recibido mínimo tres (3) manifestaciones de interés solicitando limitar la convocatoria

exclusivamente a Mypes. Se haya acreditado mínimo un año de existencia por parte de la Mype que manifestó interés.

El artículo 4.1.3. ibídem, “Convocatoria limitada a Mipymes” señala, en el caso que no se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012, para limitar la convocatoria a Mypes (micro y pequeña empresa), se permitirá la participación de medianas empresas, quienes también podrán manifestar interés en los mismos plazos establecidos para las Mypes, con la salvedad que su participación sólo se permitirá si no se reciben tres (3) manifestaciones de interés de Mypes. En todo caso, para que la convocatoria se limite a Mipymes se requerirá al menos tres (3) manifestaciones de interés de micros, pequeñas o medianas empresas. Además, en los procesos de, Selección Abreviada, cuyo valor sea entre setenta y cinco mil un dólares americanos (US$75.001) y ciento veinticinco mil dólares americanos (US$125.000) la convocatoria se limitará a Mipymes y se seguirán las reglas establecidas en artículo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012, en cuanto número de manifestaciones y plazos para presentarla, su antigüedad, los requisitos del aviso de convocatoria, garantizar la satisfacción de las condiciones

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técnicas y económicas requeridas en la contratación y la forma de determinar su domicilio, cuando la entidad decida favorecer las Mipymes del ámbito municipal o departamental. 2.4.3 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Previa a la apertura de un proceso de selección abreviada, EL DAPRE, publicará en la página del SECOP un Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos técnicos, jurídicos y financieros tendientes a determinar la capacidad del proponente para habilitarlo dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y ponderación para la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones, los posibles proponentes podrán efectuar observaciones a fin de consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección. En todo caso el proyecto de pliego de condiciones como mínimo contemplará los siguientes aspectos:

a) Indicación de las condiciones generales para participar en el proceso de selección. b) Presupuesto estimado para la contratación. c) La descripción técnica y completa del objeto a contratar. d) Cronograma en el cual se indique la fecha de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones y el plazo

que tienen los posibles oferentes para formular observaciones al mismo. e) Los Requisitos habilitantes de orden jurídico, técnico y financiero que deberán acreditar los proponentes. f) La Capacidad Residual de Contratación. (K de Contratación, para el caso de contratos de obra). g) Las causales de rechazo. h) Los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta para el proceso de selección que se adelante. i) Criterios de desempate de las propuestas. j) Los aspectos relacionados con la declaratoria de desierta del proceso. k) Las condiciones de celebración del contrato y minuta del contrato. l) La matriz de los riesgos previsibles que puedan llegar a materializarse durante la ejecución del contrato. m) Las garantías que exigirá la Entidad para asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del

contrato producto del proceso de selección, así con la eventual responsabilidad extracontractual que se derive del mismo.

n) Forma de pago. Los anticipos se pactarán en los términos establecidos por el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012, y artículo 91 de la Ley 1474 de 2011.

o) Como anexo técnico separable y según la modalidad de contratación la ficha técnica o los requerimientos técnicos.

p) Supervisión o Interventoría. El interventor/supervisor es el servidor público (contratista o funcionario) responsable de la supervisión, vigilancia, control, seguimiento, verificación y evaluación de la ejecución de los contratos estatales y de los suscritos por terceros con cargo a los recursos de la nación. El interventor/supervisor cumplirá sus funciones acorde, entre otras, con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 734 de 2002 y este Manual. La supervisión y/o interventoría está a cargo del área solicitante de la contratación, quien conoce todos los aspectos relacionados con la ejecución del objeto y, por consiguiente, cuenta con la experticia para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales. En los casos que deba contratarse la interventoría y/o supervisión por previsión legal, o por no existir dentro de la planta de personal funcionarios idóneos (formación académica y experticia técnica) o existir estos, pero ser insuficientes y no existir disponibilidad de personal para designarlo, se surtirá el proceso de selección

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correspondiente para asegurar que el contrato se ejecute con la supervisión, vigilancia y control del DAPRE.

DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. Conforme lo dispone el artículo 2.1.2., del Decreto 734 de 2012, En la modalidad de selección de menor cuantía, la Entidad deberá tipificar en el proyecto de pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.

Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, facultativa dentro del procedimiento de menor cuantía.

Formato Audiencia de aclaración de pliegos y análisis de riesgos (F-BS-04) (VER APLICATIVO SIGEPRE). 2.4.4 RESOLUCIÓN DE APERTURA: La Resolución de Apertura es el Acto Administrativo que profiere el competente contractual del DAPRE, con el cual la Entidad da inicio a un proceso de selección abreviada. El artículo 2.2.2., del Decreto 734 de 2012, establece “La entidad, contratante, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos (…)". La Resolución de Apertura señalará lo siguientes:

El objeto de la contratación a realizar. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las

audiencias que correspondan. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y

documentos previos. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de

selección.

2.4.5 DEL PLIEGO DE CONDICIONES: Concluida la etapa de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, la Entidad podrá, previo análisis de las mismas, incluir los temas planteados en las observaciones siempre que se estimen relevantes. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. De conformidad con el artículo 2.2.3., del Decreto 734 de 2012, sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de, Selección Abreviada, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos:

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a) La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de

características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

b) Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

c) Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

d) Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

La información a que se refiere el literal a), se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva. MODIFICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES. En virtud de lo señalado por el artículo 2.2.4. del Decreto 734 de 2012, la modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas. EXPEDICIÓN DE ADENDAS MODIFICATORIAS DEL PLIEGO DE CONDICIONES: El DAPRE señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. NOTA 1: En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso o del aviso de convocatoria, según el caso. NOTA 2: Para lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 a. m., a 7:00 p.m. DISPOSICIONES APLICABLES A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES EN PROCESOS DE MENOR CUANTÍA: El artículo 3.2.2.1., del Decreto 734 de 2012, establece que el pliego de condiciones de proceso de selección de menor cuantía, se señalará el término para presentar propuestas, de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes, dicha manifestación se hará a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones.

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REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS NO INSCRITAS EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES POR NO TENER DOMICILIO O SUCURSAL EN EL PAÍS. En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 6.4.5. del Decreto 734 de 2012, las entidades contratantes deberán verificar directa y únicamente la información sobre la capacidad jurídica, y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes para el caso de las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia. En consecuencia, a los citados oferentes no se les podrá exigir el registro único de proponentes. En consecuencia el DAPRE, señalará en sus pliego de condiciones las condiciones que se exigen, los parámetros de verificación y equivalencia, así como los documentos que para tal efecto deberán ser presentados. En ningún caso las exigencias que se le hagan a los proponentes extranjeros, podrán ser más gravosas que para los proponentes, servirán para crear condiciones de desigualdad, nacionales o extranjeros que deben tener registro único de proponentes, ni se podrán exigir documentos o información que no sea la estrictamente necesaria para verificar las condiciones a que se refiere el inciso primero. Los proponentes plurales que tengan al interior de sus integrantes personas extranjeras no inscritas en el Registro Único de Proponentes por no tener domicilio o sucursal en el país, deberán, de acuerdo a lo que dispongan los pliegos de condiciones, acreditar los requisitos habilitantes de dichos integrantes directamente ante las entidades estatales, quienes deberán realizar la verificación de la documentación de manera directa. Dado que el CIIU CODIGO INDUSTRIAL INTERNACIONAL UNIFORME, es de carácter internacional no requieren de ningún tipo de homologación por parte de la entidad estatal, en caso que esta emplee y/o exija, en los pliegos de condiciones, que se clasifiquen y califiquen según dicho Sistema de Clasificación. 2.4.6 DEL COMITÉ ASESOR: Acorde con el parágrafo segundo del artículo 2.2.9., del Decreto 734 de 2012, el Ordenador del Gasto designará el Comité Asesor que le recomendará de manera objetiva la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada. El Comité Asesor se conforma por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto conforme el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012, evaluará las correspondientes propuestas de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. Está sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales y recomendará al Ordenador del Gasto el sentido de la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada. El carácter asesor del Comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el competente contractual no acoja la recomendación efectuada por el Comité, lo justificará en el acto administrativo con el que culmine el proceso. Los miembros del comité asesor deberán:

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a) Revisar y conocer a fondo los estudios previos, proyecto de pliego de condiciones, documento de respuesta a las observaciones formuladas por los posibles proponentes al proyecto de pliego de condiciones, pliego de condiciones definitivo, documento de respuesta a las observaciones formuladas por los posibles proponentes al pliego definitivo y adendas que se puedan generar.

b) Estudiar y resolver los requerimientos presentados por los interesados y proponentes según sea el caso, a los documentos soportes del proceso de selección, a los de la oferta y en general a aquellos que no constituyen factor de escogencia.

c) Evaluar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección. d) Suscribir la recomendación al ordenador del gasto, en el sentido de adjudicar o declarar desierto. e) Estudiar, analizar y responder las observaciones presentadas al informe de evaluación publicado en el

SECOP. f) Asesorar al ordenador del gasto en la audiencia pública de adjudicación, cuando haya lugar a ello. g) Asistir y suscribir el acta de audiencia de aclaración al pliego de condiciones y de análisis de riesgos.

El Comité Asesor designado por el competente contractual, inicia su función evaluadora con el recibo del oficio de su designación y del pliego de condiciones, las adendas si las hay, el acta de la audiencia de estimación, tipificación y asignación de los riesgos, de aclaración del pliego de condiciones si se realizó, los formularios de preguntas y respuestas, el cronograma del proceso y una copia de las ofertas presentadas. Para cualquier información que requiera confrontar, podrá consultar el expediente original completo en el Área de Contratos. En la etapa de evaluación los miembros del comité asesor, deberán:

a) Cumplir lo estipulado en el pliego de condiciones, documentos de aclaraciones y adendas proferidas dentro del proceso de selección.

b) Revisar la propuesta de acuerdo con el perfil, conocimiento y experiencia del funcionario y/o contratista en el área a evaluar, sin perjuicio de la responsabilidad del Comité Asesor de conocer todos los aspectos revisados y evaluados en los términos del pliego de condiciones.

c) Hacer los requerimientos a través del Abogado del Área de Contratos de los requisitos habilitantes, en los términos del pliego de condiciones y de lo establecido en el artículo 2.2.8 del Decreto 734 de 2012 respecto del principio de subsanabilidad. Cuando el requerimiento sea sobre los documentos soportes del contenido de la oferta y de aquellos que no constituyen factor de escogencia, el Abogado del Área de Contratos previo su trámite, convocará al comité asesor para su recomendación y autorización.

d) Describir detalladamente la observación que se considere pertinente, en relación con la documentación soporte de la propuesta, con el fin de que el Abogado del Área de Contratos requiera al proponente.

La función evaluadora finaliza cuando esté en firme la resolución de adjudicación, o resueltos los recursos interpuestos contra el acto de declaratoria de desierta. Requisitos habilitantes financieros: El miembro del Comité Asesor del Área Financiera remitirá al Abogado del Área de Contratos, los aspectos de carácter financiero que habilitarán al proponente dentro del proceso de

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selección, los cuales corresponderán proporcional y adecuadamente a las condiciones, características técnicas y valor del bien, obra o servicio a contratar. Requisitos habilitantes jurídicos: El Abogado del Área de Contratos establecerá los aspectos generales del proceso de selección y los aspectos jurídicos de habilitación del proponente, los cuales corresponderán proporcional y adecuadamente a la naturaleza del contrato y al valor del bien, obra o servicio a contratar. PRECIO ARTIFICIALMENTE BAJO: El artículo 2.2.10., del Decreto 734 de 2012, señala que cuando de conformidad con la información a su alcance la Entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente. La entidad contratante no podrá establecer límites a partir de los cuales presuma que la propuesta es artificial. Formato Acta de sustentación del valor ofertado (F-BS-01) (VER APLICATIVO SIGEPRE). 2.5 OTRAS CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA: A continuación se enuncian algunas causales de selección abreviada: 2.5.1 ADQUISICIÓN EN BOLSA DE PRODUCTOS: Conforme al artículo 3.2.1.2.1. del Decreto 734 de 2012, el régimen aplicable para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de estas. En este sentido, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones. Listado de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. De conformidad con el artículo 3.2.1.2.2. del Decreto 734 de 2012, las bolsas de productos deberán estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición por cuenta de entidades estatales, de tal manera que sólo aquellos que se encuentren dentro de tal listado podrán ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate. Este listado actualizado de bienes y servicios deberá mantenerse a disposición de las entidades estatales y del público en general en las oficinas de las bolsas y permanecer publicado en la correspondiente página web, sin perjuicio de cualquier otro medio de divulgación que se utilice para su adecuado y oportuno conocimiento por parte de los interesados.

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En el expediente del proceso de selección se deberá incluir por parte del Abogado del Área de Contratos a quien se designe dicho proceso, el formato F-BS-19 Listado de Verificación de Documentos Selección Abreviada a través de bolsa (VER APLICATIVO SIGEPRE). 2.5.1.1 ESTUDIOS PREVIOS BOLSA DE PRODUCTOS: Los estudios previos para la adquisición en bolsa de productos. Además de los requisitos previstos en el artículo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012, los estudios previos deberán contener lo siguiente:

a) El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

b) El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.

2.5.1.2 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Con el propósito de determinar el valor de los correspondientes certificados de disponibilidad presupuestal, las Entidades deberán tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociación. Conforme el artículo 3.2.1.2.5., del Decreto 734 de 2012, las entidades estatales podrán exigir a los comisionistas interesados en participar en el procedimiento de selección, a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor. Las bolsas de productos podrán exigir a sus miembros comisionistas el cumplimiento de requisitos habilitantes para actuar como comisionistas compradores y/o vendedores, en tratándose de negociaciones por cuenta de entidades estatales. La selección objetiva de los comisionistas de entidades estatales, previa solicitud a la bolsa formulada por la entidad de que se trate, se realizará en la rueda de negocios de la bolsa correspondiente, mediante un procedimiento competitivo, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa. Dispone el artículo 3.2.1.2.8., del Decreto 734 de 2012, “Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado deberá constituir a favor de la entidad estatal comitente la garantía única de cumplimiento de conformidad con el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007 y las normas que lo reglamenten, en relación con el valor de la comisión que se pagará al comisionista por sus servicios.” De igual forma y en aplicación del artículo 3.2.1.2.9., del Decreto 734 de 2012, La entidad estatal comitente deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos de que se trate, garantía idónea para asegurar el cumplimiento de la negociación realizada. El artículo 3.2.1.2.10., del Decreto 734 de 2012 dispone que “El comitente vendedor de la entidad estatal deberá constituir a favor del organismo de compensación de la bolsa de que se trate, las garantías establecidas en sus

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reglamentos para garantizar el cumplimiento de las negociaciones mediante las cuales la entidad estatal adquiere bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización”. En la negociación por cuenta de entidades estatales en bolsas de productos el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio, lo anterior en cumplimiento de lo señalado por el artículo 3.2.1.2.11., del Decreto 734 de 2012. La negociación podrá realizarse de manera presencial o electrónica, en los términos y condiciones que las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos o los reglamentos de estas dispongan para el efecto. 2.5.1.3 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DEL CUMPLIMIENTO DE LA OPERACIÓN: Las entidades estatales podrán adelantar supervisión y/o interventoría sobre la ejecución de las operaciones que por su cuenta se realicen en las bolsas de productos, de conformidad con el artículo 3.2.1.2.13. del Decreto 734 de 2012. 2.5.2 SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA: En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, la Entidad podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía; para el efecto, no se aplicará lo relacionado con, la publicación del proyecto del pliego de condiciones, la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes. 2.5.3 LA ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO: El procedimiento para la enajenación de bienes del Estado se encuentra establecido en el Capítulo VII del Título III del Decreto 734 de 2012 y regula en general la enajenación de bienes del Estado por parte de las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, con excepción de los bienes a cargo del Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado, los cuales se enajenarán de conformidad con lo señalado en el Capítulo VIII del presente Título.

CAPÍTULO TERCERO

MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA 3.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN: La modalidad de selección abreviada por subasta inversa, se adelanta para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Estos bienes están definidos por el artículo 3.2.1.1., del Decreto 734 de 2012 en los siguientes términos: Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización “Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite.

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NOTA 1: No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales. NOTA 2: Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales. NOTA 3: No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas. Lo anterior, sin perjuicio de lo previsto en acuerdos comerciales internacionales suscritos por Colombia. 3.2 ETAPA PREPARATORIA: 3.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA SUBASTA INVERSA: Será dirigida por SIGOB al competente contractual (Subdirector de Operaciones o Jefe del Área Administrativa), debidamente suscrita por el Jefe del Despacho, Secretaría, Alta Consejería, Programa Presidencial, Área, Oficina, o por el Coordinador del respectivo Grupo de Trabajo, con la competencia para requerir la contratación de servicios de consultoría. Para el caso de la CASA MILITAR y SECRETARÍA DE SEGURIDAD PRESIDENCIAL, la precitada solicitud, estará en cabeza del Jefe y Coordinador de Servicio y Apoyo respectivamente. La competencia contractual esta determinada por la cuantía del proceso en los siguientes términos:

Subdirector de Operaciones: Procesos de Subasta Inversa que superen la “menor cuantía” de la Entidad. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo SIGEPRE).

Jefe Área Administrativa: Procesos de Subasta Inversa que estén por debajo la “menor cuantía” de la Entidad. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo SIGEPRE).

3.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA: Con la solicitud de contratación, se deberá adjuntar la siguiente documentación:

DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO: Es el documento contentivo de los elementos técnicos que harán parte de los ESTUDIOS PREVIOS del proceso de selección, éste último documento será consolidado por el Abogado del Área de Contratos al cual se le asigne el trámite del proceso. (VER *NOTA). Formato F-BS-26 “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS” (VER APLICATIVO SIGEPRE).


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FICHA TÉCNICA: Teniendo en cuenta que mediante ésta modalidad de selección la Entidad adquiere

bienes con características técnicas uniformes, los usuarios deberán adjuntar una FICHA que contenga las características técnicas uniformes y de común utilización de los bienes o servicios objeto de contratación; esto es, aquellos bienes o servicios que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

ESTUDIO DE MERCADO: Soportes con los cuales se estableció el presupuesto oficial. Se debe adjuntar

con la solicitud de contratación los soportes de las Invitaciones a Cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección. Las Invitaciones a Cotizar deberán contener los requerimientos técnicos mínimos del objeto a contratar, los cuales deberán establecerse en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara y puntual. El presupuesto oficial deberá establecerse con fundamento en el promedio que arrojen como MÍNIMO TRES (3) COTIZACIONES; por tanto, es deber de los usuarios remitir la precitada invitación al mayor número de proveedores del bien, servicio u obra a contratar para dar cumplimiento a la directriz antes citada. En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mínimo TRES (3) COTIZACIONES, en razón a que los invitados no remitieron cotización, se deberán adjuntar las CONSTANCIAS con las cuales se evidencie la invitación efectuada y si es posible la respuesta negativa por parte del invitado a cotizar. Las Invitaciones a Cotizar podrán ser remitidas vía FAX, CORREO ELECTRÓNICO, o RADICADAS DIRECTAMENTE en el Establecimiento de Comercio del proveedor del bien, servicio u obra, para el efecto, el usuario deberá dejar CONSTANCIA del envío y recibo por parte de la persona natural o jurídica a la cual se haya hecho extensiva dicha invitación. Adicional a los parámetros antes establecidos, el Estudio de Mercado, podrá llevarse a cabo con información correspondiente a valores históricos, estudios de mercado realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos, y consulta de precios en Gran Almacén.

COTIZACIÓNES: Se deberán adjuntar las cotizaciones soporte del Estudio de Mercado.

*NOTA: El “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO”, deberá contener como mínimo los siguientes elementos: a. Descripción y justificación de la necesidad. b. Objeto y especificaciones técnicas c. Identificación del contrato a celebrar: d. identificación de los documentos de contenido técnico requeridos. e. Modalidad de selección. f. Presupuesto oficial incluidos los rubros que deberán afectarse. g. Factores de selección. h. Riesgos previsibles. i. Garantías j. El plazo de ejecución del contrato a celebrar. l. El lugar de entrega de los bienes, o de prestación de los servicios cuando sea el caso. m. La forma de pago del contrato a suscribirse. n. La indicación de los requisitos habilitantes técnicos. A continuación se desarrolla cada uno de los precitados literales:

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a. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD: Definición y descripción de la necesidad que el DAPRE pretende satisfacer con la contratación, señalando que debe encaminarse a cumplir sus cometidos y fines estatales y por ende el objeto del contrato debe relacionarse con tales cometidos y fines. En el mismo numeral deberá señalarse la justificación de la necesidad que se requiere satisfacer con la contratación y la definición técnica de la forma en que el DAPRE puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o pre-diseño. Dependiendo de la naturaleza del contrato debe obtenerse el estudio que sustente la contratación o la enunciación del proyecto o la realización del diseño o pre diseño, todos ellos actualizados y con su soporte respectivo. b. OBJETO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Para el caso de SUBASTA INVERSA, en éste punto se deberán relacionar todas y cada una de las características que conforman la ficha técnica. c. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Con el fin de dar claridad a los usuarios del presente Manual de Contratación, a continuación se relacionan algunos ejemplos de contratos estatales con la respectiva definición que de ellos hace la Ley 80 de 1993: 1º. Contrato de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. 2º. Contrato de compraventa con instalación: Es aquel en el cual la necesidad de la Entidad es adquirir mediante compraventa un bien determinado, pero con la condición de que dicho bien debe ser instalado por el contratista que lo suministre. 3º. Contrato de Compraventa: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir un bien a la Entidad mediante compraventa. 4º. Contrato de Suministro: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir a la Entidad uno o varios bienes, de manera sucesiva durante la ejecución del contrato y en las cantidades que fueron determinables más no determinadas en la etapa previa al proceso de selección. Se distingue esta tipología contractual de la compraventa por la ejecución en el tiempo, mientras el primero es de tracto sucesivo, el segundo por regla general es de ejecución instantánea. Se aclara que las tipologías contractuales antes citadas tienen carácter enunciativo. d. Identificación de los DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO adjuntos a la solicitud. e. MODALIDAD DE SELECCIÓN: Para el efecto, mediante la modalidad de selección es la SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA, la Entidad contratará la adquisición de bienes y servicios con características

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técnicas uniformes y de común utilización, cuya cuantía este por encima del diez por ciento (10%) de la MENOR CUANTIA de la Entidad. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo SIGEPRE). f. PRESUPUESTO OFICIAL: El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que se afectan de acuerdo con la programación en el plan de compras**. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calcularon para establecer el presupuesto. **NOTA: En caso de presentar diferencias presupuestales respecto a los valores aprobados en el plan de compras deberá modificar el mismo en el sentido de ajustar el presupuesto oficial que resulte del estudio de mercado, ver procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al plan de compras asociado al proceso de Direccionamiento Estrategico (VER APLICATIVO SIGEPRE) g. FACTORES DE SELECCIÓN: Para el caso de la SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA, se deberá tener en cuenta lo siguiente: En la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la oferta más favorable a la Entidad será aquella con el menor precio. h. RIESGOS: El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. De conformidad con el artículo 2.1.2., del Decreto 734 de 2012, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales. (Para el efecto, el área usuaria deberá tener en cuenta el ejemplo de la “MATRIZ DE RIESGOS”; señalada en el (LITERAL “h”, NUMERAL 2.2.2, CAPÍTULO II, TÍTULO VI) referente a los RIESGOS del “Documento de Insumos Técnicos para la elaboración del Estudio Previo”). DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO “TABLA DE ESTIMACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES CONPES 3714 DE 2011” (Ver aplicativo SIGEPRE). i. GARANTÍAS: El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. (Para el efecto, el área usuaria deberá tener en cuenta los ejemplos señalados en el (LITERAL “i”, NUMERAL 2.2.2, CAPÍTULO II, TÍTULO VI) referente a las GARANTÍAS del “Documento de Insumos Técnicos para la elaboración del Estudio Previo”). j. EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. k. EL LUGAR DE ENTREGA DE LOS BIENES, CUANDO SEA EL CASO. l. LA FORMA DE PAGO DEL CONTRATO A SUSCRIBIRSE. m. LA INDICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS.

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n. NECESIDAD DE CONTAR CON INTERVENTORÍA. En atención a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, se tiene que en adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la Entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la Entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría, es decir, cuando el seguimiento y control a la ejecución contractual deba efectuarse por un tercero, el cual en todo caso deberá ser contratado a través de un concurso de méritos. 3.2.3 ESTUDIOS PREVIOS SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA: Los Estudios Previos deberán ser firmados conjuntamente por funcionarios pertenecientes a las siguientes dependencias:




Fundamentos jurídicos propios de la modalidad de selección que incluirá el Abogado del Área de Contratos




En todo caso, y de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.1., del Decreto 734 de 2012, los Estudios Previos para los procesos de selección señalados, deberán contener como mínimo la siguiente información:

a) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. b) El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. c) La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección. d) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la


afectar el equilibrio económico del contrato.

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g) El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual.

h) La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano.

i) El plazo de ejecución del contrato a celebrar j) El lugar de entrega de los bienes, cuando sea el caso k) La forma de pago del contrato a suscribirse l) La indicación de los requisitos habilitantes (Técnicos; Jurídicos y Financieros.) m) Necesidad de contar con interventoría.

El correspondiente CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL que respalda la contratación, deberá ser solicitado por el Abogado del Área de Contratos, ver procedimiento P-GF-14 Ejecución presupuestal, asociado al proceso de Gestión Financiera (VER APLICATIVO SIGEPRE). En el expediente del proceso de selección se deberá incluir por parte del Abogado del Área de Contratos a quien se designe dicho proceso, el formato F-BS-21 Listado de Verificación de Documentos Selección Abreviada – Licitación Pública – Concurso de Meritos (VER APLICATIVO SIGEPRE). 3.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA: Sin perjuicio de las disposiciones legales aplicables a la presente modalidad de selección, a continuación se describe de manera general el procedimiento a seguir en la modalidad de selección de menor cuantía – subasta inversa: 3.3.1 DE LA PUBLICIDAD EN EL SECOP: De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, el DAPRE será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección:

a) El aviso de la convocatoria pública. b) El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán

consultar los estudios y documentos previos. c) Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que

contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. d) El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será

necesaria ninguna otra publicación. e) El pliego de condiciones definitivo. f) El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de


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ajustes a estos últimos si estos fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados.

j) El acta de cierre del proceso. Formato F-BS-07 Acta de cierre del proceso de selección. (Ver aplicativo SIGEPRE).

k) El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

l) El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos.

m) El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección. n) El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato


o) El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

En los procesos de selección, con el fin de permitir la comunicación de los proponentes con la Entidad, el Abogado del Área de Contratos tramitará por intranet la solicitud de correo electrónico con la siguiente denominación subasta(número)@presidencia.gov.co. 3.3.2 AVISO DE CONVOCATORIA: El Aviso de Convocatorio es el acto por el cual la Entidad advierte públicamente su interés para dar apertura a un proceso de selección, de conformidad con el Decreto 734 de 2012, la convocatoria pública se efectuará en los siguientes términos: El artículo 2.2.1. “Convocatoria pública”, del precitado Decreto, establece que en los procesos de Selección Abreviada se hará convocatoria pública. El aviso de convocatoria para la contratación se publicará en la página del SECOP y en la página Web del DAPRE, y contendrá la información necesaria para dar a conocer:




Mipymes conforme lo señalado en el Título IV del Decreto 734 de 2012.

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CONVOCATORIAS LIMITADAS: De conformidad con el artículo 4.1.2., del Decreto 734 de 2012, “Convocatoria limitada a Mypes”, en los procesos de selección de, Selección Abreviada, la convocatoria se limitará exclusivamente a Mypes (micro y pequeña empresa), siempre y cuando se verifiquen los siguientes requisitos:

La cuantía del proceso esté por debajo de los US$75.000 dólares americanos. Se hayan recibido mínimo tres (3) manifestaciones de interés solicitando limitar la convocatoria

exclusivamente a Mypes. Se haya acreditado mínimo un año de existencia por parte de la Mype que manifestó interés.

El artículo 4.1.3. ibídem, “CONVOCATORIA LIMITADA A MIPYMES” señala, en el caso que no se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012, para limitar la convocatoria a Mypes (micro y pequeña empresa), se permitirá la participación de medianas empresas, quienes también podrán manifestar interés en los mismos plazos establecidos para las Mypes, con la salvedad que su participación sólo se permitirá si no se reciben tres (3) manifestaciones de interés de Mypes. En todo caso, para que la convocatoria se limite a Mipymes se requerirá al menos tres (3) manifestaciones de interés de micros, pequeñas o medianas empresas. Además, en los procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concursos de Méritos cuyo valor sea entre setenta y cinco mil un dólares americanos (US$75.001) y ciento veinticinco mil dólares americanos (US$125.000) la convocatoria se limitará a Mipymes y se seguirán las reglas establecidas en artículo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012, en cuanto número de manifestaciones y plazos para presentarla, su antigüedad, los requisitos del aviso de convocatoria, garantizar la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación y la forma de determinar su domicilio, cuando la entidad decida favorecer las Mipymes del ámbito municipal o departamental. 3.3.3 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Previa a la apertura de un proceso de selección, la Entidad publicará en la página del SECOP un Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos técnicos, jurídicos y financieros tendientes a determinar la capacidad del proponente para habilitarlo dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y ponderación para la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones, los posibles proponentes podrán efectuar observaciones a fin de consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección. En todo caso el proyecto de pliego de condiciones como mínimo contemplará los siguientes aspectos:


que tienen los posibles oferentes para formular observaciones al mismo. e) Los Requisitos habilitantes de orden jurídico, técnico y financiero que deberán acreditar los proponente. f) Las causales de rechazo. g) Los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta para el proceso de selección que se adelante. h) Criterios de desempate de las propuestas. i) Los aspectos relacionados con la declaratoria de desierta del proceso.

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j) Las condiciones de celebración del contrato y minuta del contrato. k) La matriz de los riesgos previsibles que puedan llegar a materializarse durante la ejecución del contrato. l) Las garantías que exigirá la Entidad para asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del


m) Forma de pago. Los anticipos se pactarán en los términos establecidos por el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012, y artículo 91 de la Ley 1474 de 2011.

n) Como anexo técnico separable y según la modalidad de contratación la ficha técnica o los requerimientos técnicos.

o) Supervisión o Interventoría. El interventor/supervisor es el servidor público (contratista o funcionario) responsable de la supervisión, vigilancia, control, seguimiento, verificación y evaluación de la ejecución de los contratos estatales y de los suscritos por terceros con cargo a los recursos de la nación. El interventor/supervisor cumplirá sus funciones acorde, entre otras, con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 734 de 2002 y este Manual. La supervisión y/o interventoría está a cargo del área solicitante de la contratación, quien conoce todos los aspectos relacionados con la ejecución del objeto y, por consiguiente, cuenta con la experticia para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales. En los casos que deba contratarse la interventoría y/o supervisión por previsión legal, o por no existir dentro de la planta de personal funcionarios idóneos (formación académica y experticia técnica) o existir estos, pero ser insuficientes y no existir disponibilidad de personal para designarlo, se surtirá el proceso de selección correspondiente para asegurar que el contrato se ejecute con la supervisión, vigilancia y control del DAPRE.

DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. Conforme lo dispone el artículo 2.1.2., del Decreto 734 de 2012, En la modalidad de menor cuantía subasta inversa, la Entidad deberá tipificar en el proyecto de pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.

Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, facultativa dentro del procedimiento de menor cuantía – subasta inversa.

Formato Audiencia de aclaración de pliegos y análisis de riesgos (F-BS-04) (VER APLICATIVO SIGEPRE. 3.3.4 RESOLUCIÓN DE APERTURA: La Resolución de Apertura es el Acto Administrativo que profiere el competente contractual del DAPRE, con el cual la Entidad da inicio a un proceso de selección. El artículo 2.2.2., del Decreto 734 de 2012, establece “La entidad, contratante, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos (…)". La Resolución de Apertura señalará lo siguientes:

El objeto de la contratación a realizar.

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La modalidad de selección que corresponda a la contratación. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las



selección. 3.3.5 DEL PLIEGO DE CONDICIONES: Concluida la etapa de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, la Entidad podrá, previo análisis de las mismas, incluir los temas planteados en las observaciones siempre que se estimen relevantes. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. De conformidad con el artículo 2.2.3., del Decreto 734 de 2012, sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de Selección Abreviada, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos:

a) La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.




e) La información a que se refiere el numeral 1 del presente artículo, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.

MODIFICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES. En virtud de lo señalado por el artículo 2.2.4. del Decreto 734 de 2012, la modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas. EXPEDICIÓN DE ADENDAS MODIFICATORIAS DEL PLIEGO DE CONDICIONES: El DAPRE señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993

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para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. NOTA 1: En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso o del aviso de convocatoria, según el caso. NOTA 2: Para lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 a. m., a 7:00 p.m. DISPOSICIONES APLICABLES A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES EN PROCESOS DE LICITACIÓN CUYA PRESENTACIÓN DE OFERTA SE HACE DE MANERA DINÁMICA MEDIANTE SUBASTA INVERSA: El artículo 3.1.2. del Decreto 734 de 2012, establece que las entidades estatales podrán utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar dinámicamente las ofertas en procesos de Licitación Pública, para tal efecto, en el pliego de condiciones se establecerán las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja. REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS NO INSCRITAS EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES POR NO TENER DOMICILIO O SUCURSAL EN EL PAÍS. En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 6.4.5. del Decreto 734 de 2012, las entidades contratantes deberán verificar directa y únicamente la información sobre la capacidad jurídica, y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes para el caso de las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia. En consecuencia, a los citados oferentes no se les podrá exigir el registro único de proponentes. En consecuencia el DAPRE, señalará en sus pliegos de condiciones las condiciones que se exigen, los parámetros de verificación y equivalencia, así como los documentos que para tal efecto deberán ser presentados. En ningún caso las exigencias que se le hagan a los proponentes extranjeros, podrán ser más gravosas que para los proponentes, servirán para crear condiciones de desigualdad, nacionales o extranjeros que deben tener registro único de proponentes, ni se podrán exigir documentos o información que no sea la estrictamente necesaria para verificar las condiciones a que se refiere el inciso primero. Los proponentes plurales que tengan al interior de sus integrantes personas extranjeras no inscritas en el Registro Único de Proponentes por no tener domicilio o sucursal en el país, deberán, de acuerdo a lo que dispongan los pliegos de condiciones, acreditar los requisitos habilitantes de dichos integrantes directamente ante las entidades estatales, quienes deberán realizar la verificación de la documentación de manera directa. Dado que el CIIU es de carácter internacional no requieren de ningún tipo de homologación por parte de la entidad estatal, en caso que esta emplee y/o exija, en los pliegos de condiciones, que se clasifiquen y califiquen según dicho Sistema de Clasificación.

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3.3.6 DEL COMITÉ ASESOR: Acorde con el parágrafo segundo del artículo 2.2.9., del Decreto 734 de 2012, el Ordenador del Gasto designará el Comité Asesor que le recomendará de manera objetiva la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada. El Comité Asesor se conforma por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto conforme el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012, evaluará las correspondientes propuestas de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. Está sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales y recomendará al Ordenador del Gasto el sentido de la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada. El carácter asesor del Comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el competente contractual no acoja la recomendación efectuada por el Comité, lo justificará en el acto administrativo con el que culmine el proceso. Los miembros del comité asesor deberán:







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La función evaluadora finaliza cuando esté en firme la resolución de adjudicación, o resueltos los recursos interpuestos contra el acto de declaratoria de desierta. Requisitos habilitantes financieros: El miembro del Comité Asesor del Área Financiera remitirá al Abogado del Área de Contratos, los aspectos de carácter financiero que habilitarán al proponente dentro del proceso de selección, los cuales corresponderán proporcional y adecuadamente a las condiciones, características técnicas y valor del bien, obra o servicio a contratar. Requisitos habilitantes jurídicos: el Abogado del Área de Contratos establecerá los aspectos generales del proceso de selección y los aspectos jurídicos de habilitación del proponente, los cuales corresponderán proporcional y adecuadamente a la naturaleza del contrato y al valor del bien, obra o servicio a contratar. INFORME DE VERIFICACIÓN: El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. En dicho informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, las entidades procederán a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones. PRECIO ARTIFICIALMENTE BAJO: El artículo 2.2.10., del Decreto 734 de 2012, señala que cuando de conformidad con la información a su alcance la Entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente. La entidad contratante no podrá establecer límites a partir de los cuales presuma que la propuesta es artificial.

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En una subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, sólo será aplicable por la entidad lo previsto en el presente artículo, respecto del precio final obtenido al término de la misma. En caso de que se rechace la oferta, la Entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso. En ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos. Formato Acta de sustentación del valor ofertado (F-BS-01) (VER APLICATIVO SIGEPRE) 3.3.7 GENERALIDADES DE LA SUBASTA INVERSA: 3.3.7.1 FICHA TÉCNICA: En aplicación del artículo 3.2.1.1.3 del Decreto 734 de 2012 el pliego de condiciones para la selección abreviada por subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, contendrá una ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, contemplando como mínimo la denominación del bien o servicio; la denominación técnica del bien o servicio; la unidad de medida y la descripción general del bien o servicio. 3.3.7.2 PROCEDENCIA DE LA SUBASTA: De acuerdo con el artículo 3.2.1.1.5., del Decreto 734 de 2012, para que una subasta pueda llevarse a cabo en los términos de este decreto deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes. 3.3.7.3 ADJUDICACIÓN A ÚNICO PROPONENTE: Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones y ajuste su oferta a un descuento mínimo. 3.3.7.4 NEGOCIACIÓN Y DECLARATORIA DE DESIERTA: Según se disponga en los pliegos de condiciones y a efecto del ajuste de la oferta, la entidad invitará al proponente habilitado a una negociación en la que, en aplicación de los principios de economía y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del único habilitado, cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al descuento mínimo indicado en el pliego. Si fracasara la negociación, la entidad declarará desierto el proceso contractual, caso en el cual podrá reiniciarlo nuevamente en los términos previstos para este proceso de selección en el presente decreto. En este caso, si se hubiere solicitado garantía de seriedad de los ofrecimientos, la misma no se hará efectiva por parte de la entidad estatal ni podrá ser utilizada en la negociación para obtener acuerdo alguno. 3.3.7.5 AUSENCIA DE PROPONENTES Y DECLARATORIA DE DESIERTA: Si no se presentara ningún proponente para participar en la subasta, la entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si en este evento no se presentara ningún proponente, la Entidad declarará desierto el proceso de selección. 3.3.7.6 DECLARATORIA DE DESIERTA: En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de subasta inversa regulado en el presente artículo, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura

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contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto. 3.3.7.7 MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA: Conforme al artículo 3.2.1.1.6., del Decreto 734 de 2012, existen dos (2) modalidades de subasta inversa. “La subasta inversa podrá tener una de las siguientes modalidades:

a) Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos;

b) Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante esta se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.”

CAPÍTULO CUARTO MODALIDAD DE SELECCIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA

4.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN: El artículo 2 numeral 1 de la ley 1150 de 2007 establece que la escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones contenidas en los numerales 2, 3 y 4 del precitado artículo 2. La Licitación Pública está regulada en el artículo 30 de la ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y los artículos 14 (parcialmente suspendido por el Consejo de Estado mediante auto radicado No. 2009-00035-00[36.601] del 27 de mayo de 2009, confirmado el 6 de agosto de 2009) y artículos 3.1.1., 3.1.2. y 3.1.3 del decreto 734 de 2012; mediante la modalidad de licitación pública, la Entidad contratará objetos completos cuya cuantía supere la menor cuantía del DAPRE. 4.2 ETAPA PREPARATORIA: 4.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA PROCESOS DE LICITACIÓN: Será dirigida por SIGOB al Subdirector de Operaciones, debidamente suscrita por el Jefe del Despacho, Secretaría, Alta Consejería, Programa Presidencial, Área, Oficina, o el Coordinador del respectivo Grupo de Trabajo, con la competencia para requerir la contratación de bienes, servicios u obras. Para el caso de la CASA MILITAR y SECRETARÍA DE SEGURIDAD PRESIDENCIAL, la precitada solicitud, estará en cabeza del Jefe y Coordinador de Servicio y Apoyo respectivamente. 4.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE LICITACIÓN: Con la solicitud de contratación, se deberá adjuntar la siguiente documentación:

DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO: Es el documento contentivo de los elementos técnicos que harán parte de los ESTUDIOS PREVIOS del proceso de selección, éste último documento será consolidado por el Abogado del Área de Contratos al cual se le

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asigne el trámite del proceso. (VER NOTA*). Formato F-BS-26 “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS” (VER APLICATIVO SIGEPRE).




COTIZACIÓNES: Se deberán adjuntar las cotizaciones soporte del Estudio de Mercado. NOTA*: El “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO”, deberá contener como mínimo los siguientes elementos: a. Descripción y justificación de la necesidad. b. Objeto y especificaciones técnicas c. Identificación del contrato a celebrar: d. identificación de los documentos de contenido técnico requeridos. e. Modalidad de selección. f. Presupuesto oficial y rubros que deberán afectarse para adelantar el proceso de selección. g. Factores de selección. h. Riesgos previsibles. i. Garantías j. El plazo de ejecución del contrato a celebrar. k. El lugar de entrega de los bienes, o ejecución de los servicios. l. La forma de pago del contrato a suscribirse. m. La indicación de los requisitos habilitantes técnicos. n. Necesidad de contar con interventoría. A continuación se desarrolla cada uno de los precitados literales: a. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD: Definición y descripción de la necesidad que el DAPRE pretende satisfacer con la contratación, señalando que debe encaminarse a cumplir sus cometidos y fines estatales y por ende el objeto del contrato debe relacionarse con tales cometidos y fines. En el mismo numeral

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deberá señalarse la justificación de la necesidad que se requiere satisfacer con la contratación y la definición técnica de la forma en que el DAPRE puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o pre-diseño. Dependiendo de la naturaleza del contrato debe obtenerse el estudio que sustente la contratación o la enunciación del proyecto o la realización del diseño o pre diseño, todos ellos actualizados y con su soporte respectivo. b. OBJETO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: El objeto a contratar con sus especificaciones técnicas detalladas. c. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Con el fin de dar claridad a los usuarios del presente Manual de Contratación, a continuación se relacionan algunos ejemplos de contratos estatales con la respectiva definición que de ellos hace la Ley 80 de 1993: 1º. Contrato de Obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. 2º. Contrato de consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. 3º. Contrato de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. 4º. Contrato de compraventa con instalación: Es aquel en el cual la necesidad de la Entidad es adquirir mediante compraventa un bien determinado, pero con la condición de que dicho bien debe ser instalado por el contratista que lo suministre. 5º. Contrato de Compraventa: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir un bien a la Entidad mediante compraventa. 6º. Contrato de Suministro: Es aquel en el cual el contratista se obliga a transferir a la Entidad uno o varios bienes, de manera sucesiva durante la ejecución del contrato y en las cantidades que fueron determinables más no determinadas en la etapa previa al proceso de selección. Se distingue esta tipología contractual de la compraventa por la ejecución en el tiempo, mientras el primero es de tracto sucesivo, el segundo por regla general es de ejecución instantánea. Se aclara que las tipologías contractuales antes citadas tienen carácter enunciativo. d. Identificación de los DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO adjuntos a la solicitud, así como de los estudios y diseños impacto social, económico y ambiental, cuando el objeto incluya la realización de una obra o diseño). e. MODALIDAD DE SELECCIÓN: Para el efecto, en éste literal los usuarios deberán establecer como modalidad la “LICITACIÓN PÚBLICA”, en razón a la (naturaleza del objeto a contratar “Objeto Complejo”*), y (la cuantía del proceso de selección, la cual debe superar la “menor cuantía**”).

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*Objeto complejo: Es aquel que implica para el contratista desarrollar diversas actividades para dar cumplimiento al objeto contratado; sucede así, cuando por ejemplo se requiere contratar en un mismo objeto el diseño y la construcción de una obra; o la prestación de servicios en los cuales su contratación implica para la Entidad verificar una serie de criterios de carácter técnicos y operativos. **Menor cuantía: Esta modalidad de selección aplica para los procesos de contratación que se encuentren por encima de la “MENOR CUANTÍA” de la Entidad. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo SIGEPRE). f. PRESUPUESTO OFICIAL: El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que se afectan de acuerdo con la programación en el plan de compras**. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calcularon para establecer el presupuesto. **NOTA: En caso de presentar diferencias presupuestales respecto a los valores aprobados en el plan de compras deberá modificar el mismo en el sentido de ajustar el presupuesto oficial que resulte del estudio de mercado, ver procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al plan de compras asociado al proceso de Direccionamiento Estrategico (Ver aplicativo SIGEPRE) g. FACTORES DE SELECCIÓN: La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. Los usuarios que requieran la contratación de bienes, servicios u obras, deberán tener en cuenta los siguientes criterios, para la evaluación de las propuestas: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas que señale el Área Técnica. b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la Entidad. h. RIESGOS: El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. De conformidad con el artículo 2.1.2. del Decreto 734 de 2012, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales. (Para el efecto, el área usuaria deberá tener en cuenta los ejemplos señalados en el (LITERAL “h”, NUMERAL 2.2.2, CAPÍTULO II, TÍTULO VI) referente a las GARANTÍAS del “Documento de Insumos Técnicos para la elaboración del Estudio Previo”). DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO “TABLA DE ESTIMACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES CONPES 3714 DE 2011” (Ver aplicativo SIGEPRE). i. GARANTÍAS: El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. (Para el efecto, el área usuaria deberá tener en cuenta los ejemplos señalados en el (LITERAL “i”, NUMERAL 2.2.2, CAPÍTULO II, TÍTULO VI) referente a las GARANTÍAS del “Documento de Insumos Técnicos para la elaboración del Estudio Previo”).

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j. EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. k. EL LUGAR DE ENTREGA DE LOS BIENES, CUANDO SEA EL CASO. l. LA FORMA DE PAGO DEL CONTRATO A SUSCRIBIRSE. m. LA INDICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS. n. NECESIDAD DE CONTAR CON INTERVENTORÍA. En atención a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, se tiene que en adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría. 4.2.3 DE LOS ESTUDIOS PREVIOS: Los Estudios Previos de un proceso de LICITACIÓN PÚBLICA deberán ser firmados conjuntamente por funcionarios pertenecientes a las siguientes dependencias:

Área Técnica (Solicitante de la contratación Área Financiera Área de Contratos



Fundamentos jurídicos propios de la modalidad de selección que incluirá el Abogado del Área de Contratos





a) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

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b) El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. c) La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección. d) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la





El correspondiente CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL que respalda la contratación, deberá ser solicitado por el Abogado del Área de Contratos, ver procedimiento P-GF-14 Ejecución presupuestal, asociado al proceso de Gestión Financiera (VER APLICATIVO SIGEPRE). En el expediente del proceso de selección se deberá incluir por parte del Abogado del Área de Contratos a quien se designe dicho proceso, el formato F-BS-21 Listado de Verificación de Documentos Selección Abreviada – Licitación Pública – Concurso de Meritos (VER APLICATIVO SIGEPRE). 4.3 PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DE LA LICITACIÓN PÚBLICA: Sin perjuicio de las disposiciones legales aplicables a la presente modalidad de selección, a continuación se describe de manera general el procedimiento a seguir en la modalidad de selección por licitación pública: 4.3.1 DE LA PUBLICIDAD EN EL SECOP: De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, el DAPRE será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección:

a) El aviso de la convocatoria pública. b) El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán

consultar los estudios y documentos previos.

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d) El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación.

e) El pliego de condiciones definitivo. f) El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de




j) El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso. Formato F-BS-07 Acta de cierre del proceso de selección. (Ver aplicativo SIGEPRE).

k) Los informes de verificación y evaluación que emitan los correspondientes comités asesores. l) El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección

abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. m) El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la

audiencia pública de adjudicación. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos.

n) El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección. o) El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato


p) El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

En los procesos de selección bajo la modalidad de licitación, con el fin de permitir la comunicación de los proponentes con la Entidad, el Abogado del Área de Contratos tramitará por intranet la solicitud de correo electrónico la siguiente denominación: licitacion(número)@presidencia.gov.co. 4.3.2 AVISO DE CONVOCATORIA: El Aviso de Convocatorio es el acto por el cual la Entidad advierte públicamente su interés para dar apertura a un proceso de selección, de conformidad con el Decreto 734 de 2012, la convocatoria pública se efectuará en los siguientes términos: El artículo 2.2.1. “Convocatoria pública”, del precitado Decreto, establece que en los procesos de Licitación Pública, se hará convocatoria pública. El aviso de convocatoria para la contratación se publicará en la página del SECOP y en la página Web del DAPRE, y contendrá la información necesaria para dar a conocer:

El objeto a contratar.

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La modalidad de selección que se utilizará. La indicación expresa en la cual se establezca si la futura contratación está cobijada por un Acuerdo


y documentos previos. 4.3.3 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Previa a la apertura de un proceso de selección, la Entidad publicará en la página del SECOP un Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos técnicos, jurídicos y financieros tendientes a determinar la capacidad del proponente para habilitarlo dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y ponderación para la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones, los posibles proponentes podrán efectuar observaciones a fin de consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección. En todo caso el proyecto de pliego de condiciones como mínimo contemplará los siguientes aspectos:


que tienen los posibles oferentes para formular observaciones al mismo. e) Los Requisitos habilitantes de orden jurídico, técnico y financiero que deberán acreditar los proponentes. f) La Capacidad Residual de Contratación. (K de Contratación, para el caso de contratos de obra). g) Las causales de rechazo. h) Los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta para el proceso de selección que se adelante. i) Criterios de desempate de las propuestas. j) Los aspectos relacionados con la declaratoria de desierta del proceso. k) Las condiciones de celebración del contrato y minuta del contrato l) La matriz de los riesgos previsibles que puedan llegar a materializarse durante la ejecución del contrato. m) Las garantías que exigirá la Entidad para asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del


n) Forma de pago. Los anticipos se pactarán en los términos establecidos por el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012, y artículo 91 de la Ley 1474 de 2011.

o) Como anexo técnico separable y según la modalidad de contratación la ficha técnica o los requerimientos técnicos.

p) Supervisión o Interventoría. El interventor/supervisor es el servidor público (contratista o funcionario) responsable de la supervisión, vigilancia, control, seguimiento, verificación y evaluación de la ejecución de los contratos estatales y de los suscritos por terceros con cargo a los recursos de la Nación. El interventor/supervisor cumplirá sus funciones acorde, entre otras, con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 734 de 2002 y este Manual. La supervisión y/o interventoría está a cargo del área solicitante de la contratación, quien conoce todos los aspectos relacionados con la ejecución del objeto y, por consiguiente,

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cuenta con la experticia para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales. En los casos que deba contratarse la interventoría y/o supervisión por previsión legal, o por no existir dentro de la planta de personal funcionarios idóneos (formación académica y experticia técnica) o existir estos, pero ser insuficientes y no existir disponibilidad de personal para designarlo, se surtirá el proceso de selección correspondiente para asegurar que el contrato se ejecute con la supervisión, vigilancia y control del DAPRE.

DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. Conforme lo dispone el artículo 2.1.2., del Decreto 734 de 2012, En la modalidad de Licitación Pública, la Entidad deberá tipificar en el proyecto de pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.

Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, obligatoria dentro del procedimiento de licitación pública.

Formato Audiencia de aclaración de pliegos y análisis de riesgos (F-BS-04) (VER APLICATIVO SIGEPRE. 4.3.4 RESOLUCIÓN DE APERTURA: La Resolución de Apertura es el Acto Administrativo que profiere el competente contractual del DAPRE, con el cual la Entidad da inicio a un proceso de selección. El artículo 2.2.2., del Decreto 734 de 2012, establece “La entidad, contratante, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos (…)". La Resolución de Apertura señalará lo siguientes:




selección. 4.3.5 DEL PLIEGO DE CONDICIONES: Concluida la etapa de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, la Entidad podrá, previo análisis de las mismas, incluir los temas planteados en las observaciones siempre que se estimen relevantes. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

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De conformidad con el artículo 2.2.3., del Decreto 734 de 2012, sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de Licitación, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos:






MODIFICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES. En virtud de lo señalado por el artículo 2.2.4. del Decreto 734 de 2012, la modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas. EXPEDICIÓN DE ADENDAS MODIFICATORIAS DEL PLIEGO DE CONDICIONES: El DAPRE señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. NOTA 1: En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso o del aviso de convocatoria, según el caso. NOTA 2: Para lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 a. m., a 7:00 p.m. REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS NO INSCRITAS EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES POR NO TENER DOMICILIO O SUCURSAL EN EL PAÍS. En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 6.4.5., del Decreto 734 de 2012, las entidades contratantes deberán verificar directa y únicamente la información sobre la capacidad jurídica, y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización

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de los proponentes para el caso de las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia. En consecuencia, a los citados oferentes no se les podrá exigir el registro único de proponentes. En consecuencia el DAPRE, señalará en sus pliegos de condiciones las condiciones que se exigen, los parámetros de verificación y equivalencia, así como los documentos que para tal efecto deberán ser presentados. En ningún caso las exigencias que se le hagan a los proponentes extranjeros, podrán ser más gravosas que para los proponentes, servirán para crear condiciones de desigualdad, nacionales o extranjeros que deben tener registro único de proponentes, ni se podrán exigir documentos o información que no sea la estrictamente necesaria para verificar las condiciones a que se refiere el inciso primero. Los proponentes plurales que tengan al interior de sus integrantes personas extranjeras no inscritas en el Registro Único de Proponentes por no tener domicilio o sucursal en el país, deberán, de acuerdo a lo que dispongan los pliegos de condiciones, acreditar los requisitos habilitantes de dichos integrantes directamente ante las entidades estatales, quienes deberán realizar la verificación de la documentación de manera directa. Dado que el CIIU es de carácter internacional no requieren de ningún tipo de homologación por parte de la entidad estatal, en caso que esta emplee y/o exija, en los pliegos de condiciones, que se clasifiquen y califiquen según dicho Sistema de Clasificación. DISPOSICIONES APLICABLES A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES EN PROCESOS DE LICITACIÓN CUYA PRESENTACIÓN DE OFERTA SE HACE DE MANERA DINÁMICA MEDIANTE SUBASTA INVERSA: El artículo 3.1.2. del Decreto 734 de 2012, establece que las entidades estatales podrán utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar dinámicamente las ofertas en procesos de Licitación Pública, para tal efecto, en el pliego de condiciones se establecerán las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja. 4.3.6 DEL COMITÉ ASESOR: Acorde con el parágrafo segundo del artículo 2.2.9., del Decreto 734 de 2012, el Ordenador del Gasto designará el Comité Asesor que le recomendará de manera objetiva la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada. El Comité Asesor se conforma por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto conforme el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012, evaluará las correspondientes propuestas de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. Está sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales y recomendará al Ordenador del Gasto el sentido de la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada. El carácter asesor del Comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el competente contractual no acoja la recomendación efectuada por el Comité, lo justificará en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

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Los miembros del comité asesor deberán:










La función evaluadora finaliza cuando esté en firme la resolución de adjudicación, o resueltos los recursos interpuestos contra el acto de declaratoria de desierta.

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Requisitos habilitantes financieros: los miembros del Comité Asesor del Área Financiera remitirán al Abogado del Área de Contratos, los aspectos de carácter financiero que habilitarán al proponente dentro del proceso de selección, los cuales corresponderán proporcional y adecuadamente a las condiciones, características técnicas y valor del bien, obra o servicio a contratar. Requisitos habilitantes jurídicos: el Abogado del Área de Contratos establecerá los aspectos generales del proceso de selección y los aspectos jurídicos de habilitación del proponente, los cuales corresponderán proporcional y adecuadamente a la naturaleza del contrato y al valor del bien, obra o servicio a contratar. Requisitos habilitantes de experiencia y de capacidad organizacional: la dependencia que requiera el bien, obra o servicio remitirá al Abogado del Área de Contratos, las condiciones de experiencia y capacidad organizacional a exigir, como requisitos habilitantes del proceso de selección, las cuales corresponderán proporcional y adecuadamente a las condiciones, características técnicas y valor del bien, obra o servicio a contratar. PRECIO ARTIFICIALMENTE BAJO: El artículo 2.2.10., del Decreto 734 de 2012, señala que cuando de conformidad con la información a su alcance la Entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente. La entidad contratante no podrá establecer límites a partir de los cuales presuma que la propuesta es artificial. Formato Acta de sustentación del valor ofertado (F-BS-01) (VER APLICATIVO SIGEPRE). 4.3.7 DECLARATORIA DE DESIERTA: Cuando la licitación pública se declara desierta y persiste la necesidad de contratar, conforme el artículo 3.2.4.1., del Decreto 734 de 2012, la Entidad podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía; para el efecto, no se aplicará lo relacionado con, la publicación del proyecto del pliego de condiciones, la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes.

4.3.8 AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012, “la licitación se adjudicará en audiencia pública, la cual se realizará conforme a las reglas señaladas para tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

1. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.

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En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

2. Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes.

3. Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado con anterioridad.

4. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.

5. Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación del proceso, si la entidad ha dado a conocer oportunamente su texto con la debida antelación para su lectura por parte de los oferentes.

6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda y se notificará a los presentes de conformidad con el artículo 9° de la Ley 1150 de 2007.”

Formato Acta de Audiencia de Adjudicación (F-BS-03) (VER APLICATIVO SIGEPRE)

CAPÍTULO QUINTO MODALIDAD DE SELECCIÓN CONCURSO DE MÉRITOS

5.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta modalidad se utiliza para seleccionar consultores o proyectos, mediante sistemas de concurso abierto o de precalificación, basados entre otros, en criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes. Los servicios de consultoría descritos en el numeral 2 del artículo 32 de la ley 80 de 1993, se seleccionan a través de concurso de méritos con precalificación. El concurso de méritos está regulado en el numeral 3 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, capítulo III denominado Concurso de Méritos, secciones I y II, artículos 3.3.1.1., al 3.3.4.9 del Decreto 734 de 2012. Para el concurso de méritos se tendrá presente al elaborar el Anexo Técnico, los siguientes requerimientos: a) Los objetivos, metas y alcance de los servicios a encomendarse al consultor. b) La descripción detallada de los servicios requeridos y los productos esperados, como informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, dependiendo del objeto de la consultoría. c) El cronograma de ejecución del contrato de consultoría. d) El listado y ubicación de la información que deban conocer los proponentes para preparar sus propuestas. e) El tipo de propuesta que se exige en el concurso de méritos.

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5.2 ETAPA PREPARATORIA: 5.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN: Será dirigida por SIGOB al competente contractual (Subdirector de Operaciones o Jefe del Área Administrativa), debidamente suscrita por el funcionario del Despacho, Secretaría, Alta Consejería, Programa Presidencial, Área, Oficina, o por el Coordinador del respectivo Grupo de Trabajo, con la competencia para requerir la contratación de servicios de consultoría. Para el caso de la CASA MILITAR y SECRETARÍA DE SEGURIDAD PRESIDENCIAL, la precitada solicitud, estará en cabeza del Jefe y Coordinador de Servicio y Apoyo respectivamente. La competencia contractual esta determinada por la cuantía del proceso en los siguientes términos:

Subdirector de Operaciones: Procesos de Selección de Concurso de Méritos que superen la “menor cuantía” de la Entidad. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo SIGEPRE).

Jefe Área Administrativa: Procesos de Selección de Concurso de Méritos que estén por debajo la “menor cuantía” de la Entidad. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo SIGEPRE).

5.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN DE CONCURSO DE MÉRITOS: Con la solicitud de contratación, se deberán adjuntar la siguiente documentación:

DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO: Es el documento contentivo de los elementos técnicos que harán parte de los ESTUDIOS PREVIOS del proceso de selección, éste último documento será consolidado por el Abogado del Área de Contratos al cual se le asigne el trámite del proceso. (VER *NOTA). Formato F-BS-26 “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS” (VER APLICATIVO SIGEPRE).



ESTUDIO DE MERCADO: De conformidad con el artículo 3.3.1.4. del Decreto 734 de 2012, con base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en "personas/tiempo", el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará con base en el resultado de la estimación de los costos a que se refiere el inciso anterior. El detalle de la estimación será puesto a disposición del proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de elegibles. Se debe adjuntar con la solicitud de contratación los soportes de las Invitaciones a Cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección. Las Invitaciones a Cotizar deberán contener los requerimientos técnicos mínimos del objeto a contratar, los cuales deberán establecerse en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara y puntual, e incluyendo para el caso los rubros citados anteriormente. El presupuesto oficial deberá

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establecerse con fundamento en el promedio que arrojen como MÍNIMO TRES (3) COTIZACIONES; por tanto, es deber de los usuarios remitir la precitada invitación al mayor número de proveedores del bien, servicio u obra a contratar para dar cumplimiento a la directriz antes citada. En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mínimo TRES (3) COTIZACIONES, en razón a que los invitados no remitieron cotización, se deberán adjuntar las CONSTANCIAS con las cuales se evidencie la invitación efectuada y si es posible la respuesta negativa por parte del invitado a cotizar. Las Invitaciones a Cotizar podrán ser remitidas vía FAX, CORREO ELECTRÓNICO, o RADICADAS DIRECTAMENTE en el Establecimiento de Comercio del proveedor del bien, servicio u obra, para el efecto, el usuario deberá dejar CONSTANCIA del envío y recibo por parte de la persona natural o jurídica a la cual se haya hecho extensiva dicha invitación. Adicional a los parámetros antes establecidos, el Estudio de Mercado, podrá llevarse a cabo con información correspondiente a valores históricos, estudios de mercado realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos, y consulta de precios en Gran Almacén.

COTIZACIÓNES: Se deberán adjuntar las cotizaciones soporte del Estudio de Mercado. ANEXO TÉCNICO: Para el concurso de méritos se tendrá presente al elaborar el Anexo Técnico, los

siguientes requerimientos: a) Los objetivos, metas y alcance de los servicios a encomendarse al consultor. b) La descripción detallada de los servicios requeridos y los productos esperados, como informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, dependiendo del objeto de la consultoría. c) El cronograma de ejecución del contrato de consultoría. d) El listado y ubicación de la información que deban conocer los proponentes para preparar sus propuestas. e) El tipo de propuesta que se exige en el concurso de méritos.

*NOTA: El “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO”, deberá contener como mínimo los siguientes elementos: a. Descripción y justificación de la necesidad. b. Objeto y especificaciones técnicas c. Identificación del contrato a celebrar: d. identificación de los documentos de contenido técnico requeridos. e. Modalidad de selección. f. Presupuesto oficial e indicación de los rubros que se pretende afectar. g. Factores de selección. h. Riesgos previsibles. i. Garantías j. El plazo de ejecución del contrato a celebrar. k. El lugar de ejecución del contrato. l. La forma de pago del contrato a suscribirse. m. La indicación de los requisitos habilitantes técnicos. A continuación se desarrolla cada uno de los precitados literales: a. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD: Definición y descripción de la necesidad que el DAPRE pretende satisfacer con la contratación, señalando que debe encaminarse a cumplir sus cometidos y fines estatales y por ende el objeto del contrato debe relacionarse con tales cometidos y fines. En el mismo numeral deberá señalarse la justificación de la necesidad que se requiere satisfacer con la contratación y la definición técnica de la forma en que el DAPRE puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o pre-diseño. Dependiendo de la naturaleza del contrato debe obtenerse el estudio que sustente la contratación o la enunciación del proyecto o la realización del diseño o pre diseño, todos ellos actualizados y con su soporte respectivo. b. OBJETO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: El objeto a contratar con sus especificaciones técnicas detalladas.

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c. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Contrato de consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. d. Identificación de los DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO adjuntos a la solicitud, así como de los estudios y diseños impacto social, económico y ambiental, cuando el objeto incluya la realización de una obra o diseño). e. MODALIDAD DE SELECCIÓN: En éste punto se deberá establecer que la modalidad de selección aplicable es el CONCURSO DE MÉRITOS. f. PRESUPUESTO OFICIAL: El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que se afectan de acuerdo con la programación en el plan de compras**. **NOTA: En caso de presentar diferencias presupuestales respecto a los valores aprobados en el plan de compras deberá modificar el mismo en el sentido de ajustar el presupuesto oficial que resulte del estudio de mercado, ver procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al plan de compras asociado al proceso de Direccionamiento Estrategico (VER APLICATIVO SIGEPRE) g. FACTORES DE SELECCIÓN: Para el concurso de méritos, la oferta más favorable será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los puntajes asignados por experiencia especifica del proponente y del equipo de trabajo, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación. h. RIESGOS: El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. De conformidad con el artículo 2.1.2. del Decreto 734 de 2012, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales. (Para el efecto, el área usuaria deberá tener en cuenta los ejemplos señalados en el (LITERAL “h”, NUMERAL 2.2.2, CAPÍTULO II, TÍTULO VI) referente a las GARANTÍAS del “Documento de Insumos Técnicos para la elaboración del Estudio Previo”). DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO “TABLA DE ESTIMACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES CONPES 3714 DE 2011” (Ver aplicativo SIGEPRE).

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i. GARANTÍAS: El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. (Para el efecto, el área usuaria deberá tener en cuenta los ejemplos señalados en el (LITERAL “i”, NUMERAL 2.2.2, CAPÍTULO II, TÍTULO VI) referente a las GARANTÍAS del “Documento de Insumos Técnicos para la elaboración del Estudio Previo”). j. EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. k. EL LUGAR DE PRESTACIÓN DE LOSE SERVICIOS. l. LA FORMA DE PAGO DEL CONTRATO A SUSCRIBIRSE. m. LA INDICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS. 5.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESOS DE SELECCIÓN CONCURSO DE MÉRITOS: Los Estudios Previos deberán ser firmados conjuntamente por funcionarios pertenecientes a las siguientes dependencias:




Fundamentos jurídicos propios de la modalidad de selección que incluirá el Abogado del Área de Contratos.





a) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. b) El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. c) La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

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d) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.

e) La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. f) El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan




El correspondiente CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL que respalda la contratación, deberá ser solicitado por el Abogado del Área de Contratos, ver procedimiento P-GF-14 Ejecución presupuestal, asociado al proceso de Gestión Financiera (VER APLICATIVO SIGEPRE). En el expediente del proceso de selección se deberá incluir por parte del Abogado del Área de Contratos a quien se designe dicho proceso, el formato F-BS-21 Listado de Verificación de Documentos Selección Abreviada – Licitación Pública – Concurso de Meritos (VER APLICATIVO SIGEPRE). 5.3. PROCEDIMIENTO Y GENERALIDADES DEL CONCURSO DE MÉRITOS: Sin perjuicio de las disposiciones legales aplicables a la presente modalidad de selección, a continuación se describe de manera general el procedimiento a seguir en los concursos de méritos: 5.3.1 DE LA PUBLICIDAD EN EL SECOP: De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, el DAPRE será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección:

a) El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones o expresiones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.

b) El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

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d) La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos. e) El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será

necesaria ninguna otra publicación. f) La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos

o la correspondiente para la mínima cuantía. g) El pliego de condiciones definitivo. h) El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de


i) El acto administrativo de suspensión del proceso. j) El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. k) Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos en caso de


l) El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso. Formato F-BS-07 Acta de cierre del proceso de selección. (Ver aplicativo SIGEPRE).

m) Los informes de verificación y evaluación que emitan los correspondientes comités asesores. n) El acto administrativo de adjudicación del contrato. o) El acto de conformación de lista corta o multiusos así como el acta de la audiencia pública de

precalificación. p) El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección o de no conformación de la lista corta o

multiusos. q) El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato


r) El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

En los procesos de selección bajo la modalidad de concurso de méritos, y con el fin de permitir la comunicación de los proponentes con la Entidad, el Abogado del Área de Contratos tramitará por intranet la solicitud de correo electrónico con una de las siguientes denominaciones: concurso(número)@presidencia.gov.co. 5.3.2 AVISO DE CONVOCATORIA: El Aviso de Convocatorio es el acto por el cual la Entidad advierte públicamente su interés para dar apertura a un proceso de selección, de conformidad con el Decreto 734 de 2012, la convocatoria pública se efectuará en los siguientes términos: El artículo 2.2.1. “Convocatoria pública”, del precitado Decreto, establece que en los procesos de Concurso de Méritos se hará convocatoria pública. El aviso de convocatoria para la contratación se publicará en la página del SECOP y en la página Web del DAPRE, y contendrá la información necesaria para dar a conocer:

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Mipymes conforme lo señalado en el Título IV del Decreto 734 de 2012. 5.3.2.1 AVISO DE CONVOCATORIA EN CONCURSO DE MÉRITOS: Según el artículo 3.3.3.2., del Decreto 734 de 2012, y con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista corta o de la lista multiusos en el CONCURSO DE MÉRITOS, la Entidad realizará una convocatoria pública a través del SECOP; el aviso de convocatoria incluirá la siguiente información:

a) La fecha límite para presentar la expresión de interés. b) Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes. c) La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos. d) La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la

lista limitada de oferentes. 5.3.2.2 AVISO DE CONVOCATORIA PARA LA CONFORMACIÓN DE LA LISTA CORTA: En cumplimiento de lo establecido por el artículo 3.3.3.3., del Decreto 734 de 2012, en el aviso de convocatoria que incluye la solicitud de manifestaciones de interés se especificará, además de los requisitos habilitantes mínimos para participar, la forma de valorar la información allegada por los interesados, con base, entre otros, en los siguientes criterios:

a) Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución.

b) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone.

5.3.2.3 AVISO DE CONVOCATORIA PARA LA CONFORMACIÓN DE LA LISTA MULTIUSOS: En virtud de lo dispuesto por el artículo 3.3.3.4., del Decreto 734 de 2012, para la integración de las listas multiusos el DAPRE hará una convocatoria pública a través del SECOP, en la que señalará las condiciones, criterios y requisitos que deben cumplir los interesados para su inclusión en las listas. NOTA: La Entidad podrá efectuar la modificación al aviso de convocatoria a través de un aviso modificatorio en el que se precisarán los ajustes puntuales que hubiere sufrido la convocatoria, sin perjuicio de las modificaciones que al proyecto de pliego deban efectuarse en el Pliego de Condiciones definitivo, lo anterior de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012. En todo caso la modificación del Aviso de Convocatoria

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deberá ser publicada en la página del SECOP de conformidad con lo señalado por el numeral 11 del artículo 2.2.5., del Decreto 734 de 2012. 5.3.2.4 CONVOCATORIAS LIMITADAS: De conformidad con el artículo 4.1.2., del Decreto 734 de 2012, “Convocatoria limitada a Mypes”, en los procesos de selección de Concurso De Méritos, la convocatoria se limitará exclusivamente a Mypes (micro y pequeña empresa), siempre y cuando se verifiquen los siguientes requisitos:

a) La cuantía del proceso esté por debajo de los US$75.000 dólares americanos. b) Se hayan recibido mínimo tres (3) manifestaciones de interés solicitando limitar la convocatoria

exclusivamente a Mypes. c) Se haya acreditado mínimo un año de existencia por parte de la Mype que manifestó interés.

El artículo 4.1.3. ibídem, “CONVOCATORIA LIMITADA A MIPYMES” señala, en el caso que no se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012, para limitar la convocatoria a Mypes (micro y pequeña empresa), se permitirá la participación de medianas empresas, quienes también podrán manifestar interés en los mismos plazos establecidos para las Mypes, con la salvedad que su participación sólo se permitirá si no se reciben tres (3) manifestaciones de interés de Mypes. En todo caso, para que la convocatoria se limite a Mipymes se requerirá al menos tres (3) manifestaciones de interés de micros, pequeñas o medianas empresas. Además, en los procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concursos de Méritos cuyo valor sea entre setenta y cinco mil un dólares americanos (US$75.001) y ciento veinticinco mil dólares americanos (US$125.000) la convocatoria se limitará a Mipymes y se seguirán las reglas establecidas en artículo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012, en cuanto número de manifestaciones y plazos para presentarla, su antigüedad, los requisitos del aviso de convocatoria, garantizar la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación y la forma de determinar su domicilio, cuando la entidad decida favorecer las Mipymes del ámbito municipal o departamental. 5.3.3 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Previa a la apertura de un proceso de selección, la Entidad publicará en la página del SECOP un Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos técnicos, jurídicos y financieros tendientes a determinar la capacidad del proponente para habilitarlo dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y ponderación para la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones, los posibles proponentes podrán efectuar observaciones a fin de consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección. En todo caso el proyecto de pliego de condiciones como mínimo contemplará los siguientes aspectos:


que tienen los posibles oferentes para formular observaciones al mismo. e) Los Requisitos habilitantes de orden jurídico, técnico y financiero que deberán acreditar los proponentes. f) Las causales de rechazo.

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g) Los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta para el proceso de selección que se adelante. h) Criterios de desempate de las propuestas. i) Los aspectos relacionados con la declaratoria de desierta del proceso j) Las condiciones de celebración del contrato y minuta del contrato. k) La matriz de los riesgos previsibles que puedan llegar a materializarse durante la ejecución del contrato. l) Las garantías que exigirá la Entidad para asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del


m) Forma de pago. Los anticipos se pactarán en los términos establecidos por el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012, y artículo 91 de la Ley 1474 de 2011.

n) Como anexo técnico separable y según la modalidad de contratación la ficha técnica o los requerimientos técnicos.

o) Supervisión o Interventoría. El interventor/supervisor es el servidor público (contratista o funcionario) responsable de la supervisión, vigilancia, control, seguimiento, verificación y evaluación de la ejecución de los contratos estatales y de los suscritos por terceros con cargo a los recursos de la nación. El interventor/supervisor cumplirá sus funciones acorde, entre otras, con las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 734 de 2002 y este Manual. La supervisión y/o interventoría está a cargo del área solicitante de la contratación, quien conoce todos los aspectos relacionados con la ejecución del objeto y, por consiguiente, cuenta con la experticia para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales. En los casos que deba contratarse la interventoría y/o supervisión por previsión legal, o por no existir dentro de la planta de personal funcionarios idóneos (formación académica y experticia técnica) o existir estos, pero ser insuficientes y no existir disponibilidad de personal para designarlo, se surtirá el proceso de selección correspondiente para asegurar que el contrato se ejecute con la supervisión, vigilancia y control del DAPRE.

DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. Conforme lo dispone el artículo 2.1.2., del Decreto 734 de 2012, En la modalidad de concurso de méritos, la Entidad deberá tipificar en el proyecto de pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.

Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, facultativa dentro del procedimiento de concurso de méritos.

De igual forma, dispone el artículo 3.3.4.1.ibidem, que se deberá llevar a cabo una audiencia de aclaración de pliegos de condiciones para los procesos cuyo valor exceda de la menor cuantía, la cual deberá realizarse de manera anterior a la recepción de las manifestaciones de interés en los eventos en que se haga uso de precalificación.

Formato Audiencia de aclaración de pliegos y análisis de riesgos (F-BS-04) (VER APLICATIVO SIGEPRE.

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5.3.4 RESOLUCIÓN DE APERTURA: La Resolución de Apertura es el Acto Administrativo que profiere el competente contractual del DAPRE, con el cual la Entidad da inicio a un proceso de selección. El artículo 2.2.2., del Decreto 734 de 2012, establece “La entidad, contratante, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos (…)". La Resolución de Apertura señalará lo siguientes:




selección. 5.3.4.1 RESOLUCIÓN DE APERTURA EN EL CONCURSO DE MÉRITOS EN EL CUAL SE HAGA USO DE PRECALIFICACIÓN: El artículo 3.3.4.1., del Decreto 734 de 2012, dispone que la Resolución de Apertura del concurso de méritos en el cual se haga uso de precalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista corta o la lista multiusos. 5.3.5 DEL PLIEGO DE CONDICIONES: Concluida la etapa de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, la Entidad podrá, previo análisis de las mismas, incluir los temas planteados en las observaciones siempre que se estimen relevantes. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. De conformidad con el artículo 2.2.3., del Decreto 734 de 2012, sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de Concurso de Méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos:




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MODIFICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES. En virtud de lo señalado por el artículo 2.2.4. del Decreto 734 de 2012, la modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas. EXPEDICIÓN DE ADENDAS MODIFICATORIAS DEL PLIEGO DE CONDICIONES: El DAPRE señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. NOTA 1: En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso o del aviso de convocatoria, según el caso. NOTA 2: Para lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 a. m., a 7:00 p.m. PUBLICIDAD DEL PLIEGO DE CONDICIONES EN EL SECOP: El DAPRE será responsable de garantizar la publicidad del pliego de condiciones definitivo en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), lo anterior, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. En virtud del artículo 2.2.6. del Decreto 734 de 2012, la entidad estatal publicará el proyecto de pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo. Esta publicación aplica para las modalidades de selección de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada. El proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso de la licitación y concurso de méritos con Propuesta Técnica Detallada (PTD), y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, en la selección abreviada y concurso de méritos con Propuesta Técnica Simplificada (PTS). La publicación del proyecto de pliego de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. DISPOSICIONES APLICABLES A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES EN PROCESOS DE CONCURSO DE MÉRITOS: Según el artículo 3.3.1.2., del Decreto 734 de 2012, la Entidad definirá en el pliego de condiciones el

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tipo de propuesta técnica que se le solicitará a los posibles proponentes según se define en el presente artículo, a saber Propuesta Técnica Simplificada (PTS) o Propuesta Técnica Detallada (PTD). De igual forma el artículo 3.3.1.3. Ibídem, dispone que el pliego de condiciones para el concurso de méritos deberá contener, además de las precitadas condiciones, y la generales del artículo 2.2.3 del mismo Decreto, el anexo de los requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar. En los mismos se señalará cuando menos lo siguiente:

a) Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren. b) La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales

podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

c) El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría. d) El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de

facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

e) La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos. REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS NO INSCRITAS EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES POR NO TENER DOMICILIO O SUCURSAL EN EL PAÍS. En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 6.4.5. del Decreto 734 de 2012, las entidades contratantes deberán verificar directa y únicamente la información sobre la capacidad jurídica, y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes para el caso de las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia. En consecuencia, a los citados oferentes no se les podrá exigir el registro único de proponentes. En consecuencia el DAPRE, señalará en sus pliegos de condiciones las condiciones que se exigen, los parámetros de verificación y equivalencia, así como los documentos que para tal efecto deberán ser presentados. En ningún caso las exigencias que se le hagan a los proponentes extranjeros, podrán ser más gravosas que para los proponentes, servirán para crear condiciones de desigualdad, nacionales o extranjeros que deben tener registro único de proponentes, ni se podrán exigir documentos o información que no sea la estrictamente necesaria para verificar las condiciones a que se refiere el inciso primero. Los proponentes plurales que tengan al interior de sus integrantes personas extranjeras no inscritas en el Registro Único de Proponentes por no tener domicilio o sucursal en el país, deberán, de acuerdo a lo que dispongan los pliegos de condiciones, acreditar los requisitos habilitantes de dichos integrantes directamente ante las entidades estatales, quienes deberán realizar la verificación de la documentación de manera directa. Dado que el CIIU es de carácter internacional no requieren de ningún tipo de homologación por parte de la entidad estatal, en caso que esta emplee y/o exija, en los pliegos de condiciones, que se clasifiquen y califiquen según dicho Sistema de Clasificación.

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5.3.6 DEL COMITÉ ASESOR: Acorde con el parágrafo segundo del artículo 2.2.9., del Decreto 734 de 2012, el Ordenador del Gasto designará el Comité Asesor que le recomendará de manera objetiva la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada. El Comité Asesor se conforma por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto conforme el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012, evaluará las correspondientes propuestas de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. Está sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales y recomendará al Ordenador del Gasto el sentido de la decisión a adoptar conforme la evaluación efectuada. El carácter asesor del Comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el competente contractual no acoja la recomendación efectuada por el Comité, lo justificará en el acto administrativo con el que culmine el proceso. Los miembros del comité asesor deberán:







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La función evaluadora finaliza cuando esté en firme la resolución de adjudicación, o resueltos los recursos interpuestos contra el acto de declaratoria de desierta. 5.3.7 OTRAS DISPOSICIONES DEL CONCURSO DE MÉRITOS 5.3.7.1 ANEXO TÉCNICO: Para el concurso de méritos se tendrá presente al elaborar el Anexo Técnico, los siguientes requerimientos:

a) Los objetivos, metas y alcance de los servicios a encomendarse al consultor. b) La descripción detallada de los servicios requeridos y los productos esperados, como informes,

diagnósticos, diseños, datos, procesos, dependiendo del objeto de la consultoría. c) El cronograma de ejecución del contrato de consultoría. d) El listado y ubicación de la información que deban conocer los proponentes para preparar sus propuestas. e) El tipo de propuesta que se exige en el concurso de méritos.

5.3.7.2 CONCURSO DE MÉRITOS CON PRECALIFICACIÓN: Se distinguen dos momentos o etapas en esta modalidad de selección: la integración o conformación de la lista corta o de la lista multiusos y el concurso de méritos. 5.3.7.3 INTEGRACIÓN DE LA LISTA CORTA O LISTA MULTIUSOS: La integración de la lista corta o lista multiusos se inicia con la publicación del aviso de convocatoria para conformar lista corta y la conformación del Comité Asesor del proceso. Este trámite es previo al concurso de méritos. Conforme el artículo 3.3.3.2., del Decreto 734 de 2012, la entidad a través del SECOP hará una convocatoria pública publicando un aviso destinado a conformar la lista corta o multiusos, cumpliendo los siguientes requisitos:

a) Fecha límite para presentar la expresión de interés. b) Los criterios a tener en cuenta para conformar la lista corta o multiusos de oferentes. c) Indicar sí se trata de lista corta o multiusos.

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d) Indicar los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista corta o multiusos de oferentes, los cuales, se solicitan bajo los mismos parámetros incluidos en el certificado de la Cámara de Comercio.

e) Indicar que la solicitud para expresar el interés se extiende para contratar la consultoría y describir los servicios objeto del contrato y el lugar donde se deben presentar las expresiones de interés.

f) Señalar la manera de valorar la información allegada por los interesados, con base en los siguientes criterios: I) Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución. II) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos con que dispone. III) Capacidad intelectual, cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimientos, o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad identificar precalificados que puedan ejecutar la consultoría.

g) El Comité asesor, verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes de los interesados en conformar la lista corta o multiusos y valora la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública.

h) El comité asesor y evaluado presenta al ordenador del gasto un informe y recomienda la conformación de la lista corta o la lista multiusos, para que éste tome una decisión.

Seleccionados los integrantes de la lista corta o multiusos, se adopta mediante resolución, la cual será objeto de recurso de reposición. Cuando la resolución esté en firme se podrá ordenar la apertura del concurso de méritos con precalificación. 5.3.7.4 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS E INFORME DE EVALUACIÓN. El comité asesor valorará el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones del respectivo concurso. El comité entregará a la entidad su informe de evaluación, el cual contendrá el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto. El informe de evaluación estará suscrito por cada uno de los miembros del comité, el cual será publicado por la entidad en el SECOP para que los proponentes puedan formularle observaciones dentro de los tres (3) días siguientes, las cuales se resolverán en el acto de adjudicación. 5.3.7.5 PROPUESTA ECONÓMICA. La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros: 1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc. 2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones. 3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor. 4. Gastos de administración. 5. Utilidades del consultor. 6. Gastos contingentes. 5.3.7.6 APERTURA Y REVISIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA. La apertura del sobre con la propuesta económica y la revisión de su consistencia con la oferta técnica se llevarán a cabo de conformidad con las siguientes reglas:

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a) Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas.

b) En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente.

c) Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el orden de calificación, y así sucesivamente.

d) La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.

e) Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el numeral anterior.

f) La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos económicos y técnicos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato. Los acuerdos no podrán versar sobre aspectos que hayan sido objeto de ponderación en el proceso contractual. Formato Acta De Clarificaciones y Ajustes de la Propuesta Económica Presentada en el Concurso De Méritos (F-BS-02) (VER APLICATIVO SIGEPRE).

g) La entidad adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado. 5.3.7.7 DECLARATORIA DE DESIERTO. Si la entidad declara desierto el concurso, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización. 5.3.7.8 SUSTITUCIÓN EN EL EQUIPO DE TRABAJO, CONTINUIDAD DEL SERVICIO Y ADICIÓN. Durante la ejecución del contrato, el consultor sólo podrá sustituir algún miembro del equipo de trabajo si así lo autoriza la entidad, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las presentadas en la oferta respecto del miembro del equipo a quien remplaza.

CAPÍTULO SEXTO MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA

6.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN: Se acude a esta modalidad por disposición expresa de la ley cuando se presenta una de las causales del artículo 2 de la ley 1150 de 2007. Estas causales son: 6.1.1 URGENCIA MANIFIESTA: El artículo 42 de la ley 80 de 1993 autoriza al representante legal de la entidad estatal a declarar la urgencia "manifiesta", debido a situaciones excepcionales relacionadas con calamidades,

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desastres, hechos de fuerza mayor, guerra exterior o conmoción interior, emergencia económica, social o ecológica o vinculadas a la imperiosa necesidad de impedir la parálisis de un servicio público y, como consecuencia, para prescindir de la licitación o concurso público, que ordinariamente aplicará para seleccionar al contratista. No se exige para la declaratoria de urgencia manifiesta autorización previa. Por ello dada la inmediatez en la contratación puede procederse directamente a su declaratoria; inclusive si la urgencia no permite la suscripción de contrato escrito. Igualmente puede prescindirse del acuerdo acerca de la remuneración, dejando constancia de la autorización impartida por la Administración. Celebrados los contratos originados en dicha urgencia, se remitirán con el acto administrativo que la declaró, al órgano que ejerce el control fiscal en la entidad. 6.1.2 CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS: Implica el endeudamiento de la Nación y de ahí que la competencia para celebrarlos está en cabeza del Presidente de la República en virtud de la Constitución Política. Esta competencia ha sido delegada a los Ministros y Jefes de Departamentos Administrativos. Las contrataciones de empréstitos en la medida en que involucran operación de crédito público, se regulan por el decreto 2681 de 1993 que reglamenta parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas; y el decreto 2283 de 2003 que reglamenta algunas operaciones relacionadas con crédito público. 6.1.3 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS: Previstos en el literal c, numeral 4 del artículo 2, literal 20 de la ley 1150 de 2008, los contratos interadministrativos se pueden contratar directamente siempre que las obligaciones derivadas de los mismos se relacionen directamente con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. En similar sentido al expuesto, el artículo 3.4.2.1.1., del Decreto 734 de 2012 establece que las entidades estatales celebrarán directamente contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidad con lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal. De igual forma el artículo 92. De la Ley 1474 de 2011, en su literal C, dispone que se pueden celebrar contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las Sociedades de Economía Mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras.

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6.1.4 CONTRATACIÓN RESERVADA DEL SECTOR DEFENSA Y LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INTELIGENCIA: Prevista en el numeral 4, literal d, del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 3.4.2.2.1., del Decreto 734 de 2012. 6.1.5 DE LOS CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS: El artículo 3.4.2.3.1., del Decreto 734 de 2012, dispone: “Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. En la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el Decreto-ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. En todo caso, en el acto administrativo que dé inicio al proceso, la entidad justificará la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal.” 6.1.6 LOS CONTRATOS DE ENCARGO FIDUCIARIO: Aquellos que celebren las entidades territoriales cuando inician el acuerdo de restructuración de pasivos a que se refieren las leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público. 6.1.7 DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES: Artículo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2112, Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes: I. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP. II. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo. 6.1.8 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES. El artículo 3.4.2.5.1., del Decreto 734 de 2012, establece: “Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales”. NOTA: De conformidad con el artículo 3º del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1º del Decreto 2209 de 1998, los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, solo se podrán celebrar cuando no exista personal en la planta con capacidad para realizar las actividades que se contratan; en consecuencia, para llevar a cabo toda contratación de servicios con personas naturales y jurídicas, debe estar previamente suscrita la certificación o autorización emitida por el Subdirector de Operaciones. Formato CERTIFICACIÓN (F-BS-09) (VER APLICATIVO SIGEPRE).

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6.1.9 ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE INMUEBLES: El artículo 3.4.2.6.1., del Decreto 734 de 2012, establece, “Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, las entidades estatales podrán adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa.

6.2 ETAPA PREPARATORIA:

6.2.1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN: Será dirigida por SIGOB al competente contractual (Subdirector de Operaciones o Jefe del Área Administrativa), debidamente suscrita por el funcionario del Despacho, Secretaría, Alta Consejería, Programa Presidencial, Área, Oficina, o por el Coordinador del respectivo Grupo de Trabajo, con la competencia para requerir la contratación. Para el caso de la CASA MILITAR y SECRETARÍA DE SEGURIDAD PRESIDENCIAL, la precitada solicitud, estará en cabeza del Jefe y Coordinador de Servicio y Apoyo respectivamente. La competencia contractual esta determinada por la cuantía del proceso en los siguientes términos:

Subdirector de Operaciones: Contratación Directa que supere la “menor cuantía” de la Entidad, o en aquella sin cuantía. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo SIGEPRE).

Jefe Área Administrativa: Contratación Directa que esté por debajo la “menor cuantía” de la Entidad. Ver Documento D-BS-01 TABLA DE CUANTÍAS (Aplicativo SIGEPRE).

6.2.2 DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA SOLICITUD DE UN CONTRATO DIRECTO: A la solicitud de contratación en la cual se invoque la aplicación de una causal de Contratación Directa, se deberán adjuntar además del DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS**, como mínimo los siguientes documentos: I. “Contratos Interadministrativos”: I. El certificado de existencia y representación legal, o la acto jurídico de creación de la Entidad ejecutora, en los cuales se verifique su objeto II. La copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la Entidad ejecutora o de quien haga sus veces para efectos contractuales. III. Certificación Bancaria. IV. Copia del RUT. V. Certificación de parafiscales. VI. Formato de Información de Clientes y Proveedores. VII. Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no exista Revisor Fiscal. II. “Inexistencia de pluralidad de oferentes”: Se deberá allegar el soporte que acredite la inexistencia de pluralidad de oferentes para llevar a cabo la contratación requerida, dicha acreditación en todo caso deberá ceñirse a los lineamientos dispuestos por el artículo 3.4.2.4.1 del Decreto 734 de 2012. Teniendo en cuenta la calidad de la persona que suscribirá el contrato, se deberá allegar adicionalmente la siguiente documentación: Para el caso de personas jurídicas: a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de impresión no mayor a 30 días. b) Certificado de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN. c)

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Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no exista Revisor Fiscal. d) Certificación bancaria de una cuenta vigente. e) Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal. f. Formato de Información de Clientes y Proveedores. Para el caso de personas naturales: a) Copia de la cédula de ciudadanía. b) Certificado de registro único tributario (RUT) expedido por la DIAN. c) Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el Sistema General de Seguridad Social en calidad de COTIZANTE. d) Certificación bancaria de una cuenta vigente. e) Copia de las certificaciones, diplomas o actas de grado con las cuales se verifique la IDONEIDAD de la persona a contratar. e) Formato de Información de Clientes y Proveedores. III. “Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales”: Para el caso de personas jurídicas se allegará lo siguiente: a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de impresión no mayor a 30 días . b) Certificado de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN. c) Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no exista Revisor Fiscal. d) Certificación bancaria de una cuenta vigente. e) Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal. f. Formato de Información de Clientes y Proveedores. Para el caso de personas naturales: a) Copia de la cédula de ciudadanía. b) Certificado de registro único tributario (RUT) expedido por la DIAN. c) Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el Sistema General de Seguridad Social en calidad de COTIZANTE. d) Certificación bancaria de una cuenta vigente. e) Copia de las certificaciones, diplomas o actas de grado con las cuales se verifique la IDONEIDAD de la persona a contratar. e) Copia de las certificaciones laborales con las cuales se verifique la EXPERIENCIA DIRECTAMENTE RELACIONADA con el objeto a contratar de la persona natural correspondiente. f) El “Formato único de estudio de confiabilidad de funcionarios” debidamente diligenciado con fotografía reciente. (Previa suscripción del contrato, la Entidad verificará que el correspondiente estudio de seguridad se haya efectuado). g) Oferta de servicios. NOTA: De conformidad con lo dispuesto por el articulo 227, del Decreto 019 de 2012, “Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el Estado deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, registrar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP-administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces”.

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IV. “Arrendamiento y adquisición de inmuebles”: Para el caso de adquisición de inmuebles: a) Las autorizaciones a que haya lugar. b) El avalúo comercial que servirá de base para la negociación. c) Certificado de libertad y tradición del inmueble. d) Copia autentica de la Escritura Pública de adquisición del Inmueble. e) Copia de la cédula de ciudadanía del propietario. f) Poder autentico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de apoderado. g) El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica, y de los Estatutos de la firma en los cuales se establezcan las facultades del vendedor. Para el caso de arrendamiento de inmuebles: a) El análisis de las condiciones de mercado que se haya tenido en cuenta para el arrendamiento objeto de contratación. b) El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica, y de los Estatutos de la firma en los cuales se establezcan las facultades del arrendador c) Certificado de libertad y tradición actualizado del inmueble. d) Copia autentica de la Escritura Pública de adquisición del Inmueble. e) Copia de la cédula de ciudadanía del propietario. f) Poder autentico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de apoderado. DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS**: Siempre que se invoque una causal de contratación directa, se deberá adjuntar un documento de insumos técnicos que deberá contar como mínimo con los siguientes criterios:

a) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. b) El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. c) La causal de contratación que se invoca d) El fundamento jurídico de la causal de contratación directa que se invoca, el cual se establece en los

artículos citados a continuación del Decreto 734 de 2012, artículos 3.4.2.1.1, 3.4.2.2.1, 3.4.2.3.1., 3.4.2.4.1.; 3.4.2.5.1. y 3.4.2.6.1. (VER NOTA*)

e) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que se afectan de acuerdo con la programación en el plan de compras**. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calcularon para establecer el presupuesto.

**NOTA: En caso de presentar diferencias presupuestales respecto a los valores aprobados en el plan de compras deberá modificar el mismo en el sentido de ajustar el presupuesto oficial que resulte del estudio de mercado, ver procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al plan de compras asociado al proceso de Direccionamiento Estrategico (Ver aplicativo SIGEPRE).

f) El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual.

g) El plazo de ejecución del contrato a celebrar h) El lugar de entrega de los bienes, cuando sea el caso i) La forma de pago del contrato a suscribirse

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Formato F-BS-26 “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS” (VER APLICATIVO SIGEPRE). *NOTA: Los usuarios del DAPRE, que requieran una contratación invocando alguna de las causales de contratación directa, deberán efectuar dentro del respectivo documento de insumos técnicos la justificación de dicha causal, para el caso de la contratación de servicios personales, deberán establecer de manera clara y precisa la idoneidad y experiencia del futuro contratista, quien en todo caso debe acreditar que cuenta con la capacidad e idoneidad directamente relacionada con el objeto a contratar. 6.2.3 ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN DIRECTA: Los Estudios Previos deberán ser firmados conjuntamente por funcionarios pertenecientes a las siguientes dependencias:

Área Técnica (Solicitante de la contratación) Área de Contratos


Información del “DOCUMENTO DE INSUMOS TÉCNICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS”, remitido por el Área Técnica.

. El correspondiente CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL que respalda la contratación, deberá ser solicitado por el Abogado del Área de Contratos, ver procedimiento P-GF-14 Ejecución presupuestal, asociado al proceso de Gestión Financiera (VER APLICATIVO SIGEPRE). En el expediente del proceso de contratación directa se deberá incluir por parte del Abogado del Área de Contratos a quien se designe dicho proceso, cuando corresponda, alguno de los siguientes formatos F-BS-22 Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa I (“Prestación de Servicios” o “No pluralidad de oferentes”), F-BS-23 Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa II (“Interadministrativo”; “Arrendamiento”; “Comodato”) (VER APLICATIVO SIGEPRE).

6.2.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA. En virtud de lo dispuesto por el artículo 3.4.1.1. del Decreto 734 de 2012; “Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá:

1. El señalamiento de la causal que se invoca.

2. La determinación del objeto a contratar.

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3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

En los eventos previstos en los literales b) y d) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y en los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República, no requieren de acto administrativo alguno, y los estudios que soportan la contratación, no serán públicos.

Parágrafo 1°. En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto a que se refiere el presente artículo, y no requerirá de estudios previos.

Parágrafo 2°. En tratándose de los contratos a los que se refiere el artículo 3.4.2.5.1 del presente decreto no será necesario el acto administrativo a que se refiere el presente artículo. (…)”

Formato ACTO DE JUSTIFICACIÓN (F-BS-08) (VER APLICATIVO SIGEPRE).

TÍTULO VII

DE LA VIGILANCIA Y CONTROL

CAPÍTULO PRIMERO SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR: Corresponde al ordenador del gasto, designar al servidor público o al contratista que actuará como supervisor, quien tendrá experiencia y conocimientos relacionados con el objeto pactado en el contrato o convenio respectivo. La designación se hará en el contrato. En el evento de cambio de Supervisor no será necesario modificar el Contrato, y la designación se efectuará mediante comunicación escrita, copia de la cual deberá enviarse al CONTRATISTA, por el ordenador del gasto. La Jefe del Área de Contratos una vez legalizado el contrato comunicará sobre la referida designación al supervisor correspondiente a través del SIGOB. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR: En los casos que la ley obliga a contratar Interventor, este será seleccionado mediante concurso de méritos o mediante los procedimientos establecidos en la ley. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento

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especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor. El contrato de interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. Las consideraciones expuestas conducen a señalar que la interventoría nace en virtud de la ley, para contratos de obras adjudicados dentro de una licitación pública, correspondiendo a la entidad seleccionar a un tercero mediante la modalidad de selección correspondiente al concurso de méritos; la supervisión nace cuando se designa a un funcionario o contratista de la entidad, con el propósito de salvaguardarla en su responsabilidad de vigilancia y control de los contratos que por su naturaleza deba supervisar. No obstante lo anterior, ambos conceptos en el contexto de la contratación estatal, denotan el conjunto de actividades que realiza un funcionario o contratista en representación de la entidad una persona natural o jurídica, para vigilar, controlar, verificar y garantizar la ejecución de los contratos o convenios. Su finalidad es asegurar al máximo el cumplimiento del objeto contractual, de los fines de la contratación y la satisfacción de los intereses de la entidad mediante la obtención del fin perseguido. Con ellas se controlan y vigilan las acciones del contratista, con el fin de lograr que cumpla las obligaciones adquiridas en el contrato, las especificaciones técnicas del objeto contratado, las actividades administrativas a cargo del contratista, las actividades legales, las actividades financieras y presupuestales, toda estipulación contractual y de los planes operativos y la protección de los intereses de la Entidad y salvaguardar su responsabilidad. OBLIGACIONES Y/O FUNCIONES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR: Sus funciones son de gran importancia dentro del proceso contractual, por cuanto su cumplimiento y oportuno ejercicio garantiza la ejecución idónea del objeto contractual, permite la adopción de medidas administrativas adecuadas y pertinentes en el evento en que se presenten circunstancias que generen controversias entre las partes, con el objeto de evitar la paralización del contrato y la afectación del servicio que la Entidad pública está obligada a prestar. GENERALES:

Controlar, supervisar y vigilar la ejecución de los contratos asignados, a fin de garantizar a la Entidad, el cumplimiento de las obligaciones pactadas.

Servir de interlocutor entre la Entidad y el contratista.

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Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de vigilancia.

Remitir, al Área de Contratos los originales de las actas de inicio, suspensión, terminación, una vez

suscritas, y demás documentos o requerimientos hechos al contratista durante la ejecución del contrato. En el caso de la suspensión del contrato, se contará con la aquiescencia del ordenador del gasto.

Suscribir todas las actas a que haya lugar en ejecución del objeto y obligaciones del contrato.

Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el

silencio administrativo positivo, previsto en el artículo 25, numeral 16 de la ley 80 de 1993.

Requerir por escrito al contratista lo que sea necesario para exigir el cabal cumplimiento del contrato.

Tramitar ante el Competente Contractual que corresponda, las solicitudes de adición, prorroga o modificación del contrato, allegadas por las partes, la cual estará debidamente soportadas en razones que las justifiquen.

Informar sobre situaciones que alteren el equilibrio económico o financiero del contrato, verificando que

durante su ejecución se mantengan las condiciones económicas, técnicas y financieras inicialmente presentadas por el contratista al momento de presentar su propuesta.

Presentar los informes correspondientes de conformidad con la naturaleza y las exigencias pactadas en el

contrato, o, avalar los informes que rindan los contratistas cuando así se requiera.

Verificar durante la ejecución del contrato los aspectos relacionados con los pagos, evidenciando el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada pago, verificando el pago oportuno de los parafiscales, certificando y tramitando oportunamente las cuentas presentadas por el contratista.

Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que le sean asignadas por

la entidad para su control y vigilancia. FUNCIONES DENTRO DE LAS ETAPAS DEL CONTRATO: A LA SUSCRIPCIÓN: Legalizado el contrato el Área de Contratos remitirá al interventor o supervisor, copia de la oferta del contratista, del contrato y demás documentos relacionados con su perfeccionamiento y legalización. En ésta etapa el interventor o supervisor deberán:

Revisar y analizar el contenido del contrato, en especial las obligaciones pactadas.

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Revisar y aprobar, los planes o cronograma de actividades, presentados por el contratista cuando proceda y requerir su envío si fuere el caso.

Suscribir con el contratista el acta de inicio del contrato cuando proceda y remitir el original del acta al Área

de Contratos.

Verificar que existan las licencias y permisos necesarios, cuando proceda, y que estén vigentes para iniciar la ejecución del contrato.

DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: En ésta etapa el interventor o supervisor deberá:

Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y demás documentos contractuales.

Informar al Ordenador del Gasto y al Área de Contratos el estado de avance o ejecución del contrato con

base en su plazo.

Exigir al contratista que las obras, servicios, o bienes contratados, cumplan con las condiciones y calidades pactadas y si es del caso, solicitar su corrección o reposición cuando verifique que no cumplen con lo requerido.

Conceptuar y justificar la viabilidad de las adiciones, prórrogas o modificaciones al contrato que procedan,

así como elaborar y remitir la correspondiente solicitud al Área de Contratos.

Suministrar al contratista toda la información y documentos necesarios para la correcta ejecución del contrato.

En el evento de incumplimiento, requerir al contratista para que cumpla las obligaciones pactadas en el

contrato.

Certificar que los bienes y servicios ofrecidos y efectivamente entregados por el contratista, cumplen con las condiciones exigidas y pactadas en el contrato. Formato INFORME DE SUPERVISIÓN (F-BS-12) (VER APLICATIVO SIGEPRE).

Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la ejecución del contrato,

tales como:

Acta de inicio del contrato.

Acta de suspensión del contrato cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el mismo.

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Actas de recibo parcial o final de obra.

Acta de terminación.

Las demás actas que se establezcan y se requieran para la ejecución del contrato.

Asistir técnicamente a la entidad en asuntos relacionados con la ejecución del contrato.

Resolver las consultas del contratista, o tramitarlas ante la dependencia competente, haciendo el

correspondiente seguimiento.

Verificar para efectos de pago, que el contratista cumpla con las obligaciones de afiliación y pagos al Sistema de Seguridad Social Integral, ARP y Aportes Parafiscales, según sea el caso, e informar al Ordenador del Gasto en caso de existir incumplimiento de estas obligaciones.

Remitir al Área de Contratos el informe acerca del incumplimiento del contratista, de las obligaciones del

contrato, los requerimientos efectuados al mismo y sus respuestas.

Revisar las facturas o documentos equivalentes presentadas por el contratista, verificando que en ellas se consignen el concepto y valor del servicio prestado, o los bienes entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos y remitir al Área Financiera (Central de Cuentas), o al Grupo de Recursos Físicos (Almacén) la documentación determinada en el contrato para el trámite de pago.

A LA FINALIZACIÓN DEL PLAZO DEL CONTRATO: El supervisor o interventor deberá exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías requeridos para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato. En adición a lo anterior, deberá verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando haya lugar a ello, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y la suma a cotizar. PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El interventor o supervisor, una vez finalizada la ejecución del contrato y tramitados todos los pagos, solicitará al competente contractual la liquidación del contrato cuando haya lugar a ello, para el efecto, deberá:

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Elaborar el INFORME FINAL SOBRE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, en el cual se consignará lo siguiente: I. Balance de ejecución del contrato, en el cual se discriminen el valor total, los valores cancelados y el saldo del contrato, cuando sea el caso. II. La calificación al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones del contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento. FORMATO F-BS-25 INFORME FINAL SOBRE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (Ver aplicativo SIGEPRE)

Revisar y suscribir el Acta de Liquidación, proyectada por el Área de Contratos.

Gestionar la firma del contratista en la correspondiente Acta de Liquidación.

FUNCIONES U OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES SEGÚN LA NATURALEZA DEL OBJETO DE LOS CONTRATOS: CONTRATO DE OBRA: Los interventores o supervisores, además de las obligaciones generales atrás señaladas, tendrán las siguientes:

Verificar que el sitio seleccionado para el almacenamiento de materiales, maquinaria y demás herramientas destinadas a ejecutar el contrato, cumpla con los requisitos de seguridad y calidad exigidos por la Entidad, ofrecidos por el contratista en su propuesta y consignados en el respectivo contrato.

Supervisar el almacén de la obra y exigir al constructor los inventarios, libros y comprobantes que permitan

un adecuado control.

Llevar un control técnico de la ejecución de cada parte de la obra, velando por el correcto desarrollo del los planos y diseños y el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía adecuadas a la obra.

Participar en las mediciones y entregas parciales de las obras; certificar que la obra entregada

corresponde proporcionalmente al valor de las cuentas presentadas por el contratista y que se ejecutó dentro de los términos previstos en el contrato.

Certificar para el pago de la cuenta ante la Entidad, que lo ejecutado por el contratista se ajusta a las

especificaciones técnicas del objeto contratado.

Estudiar y someter a aprobación del Comité de Ordenación del Gasto quien recomendará lo pertinente al Competente Contractual que corresponda, la ejecución de ítems no previstos en el contrato inicial, en los eventos en que éstos sean indispensables para ejecutar el objeto del contrato.

Someter a consideración y aprobación del Comité de Ordenación del Gasto quien recomendará lo

pertinente al Competente Contractual que corresponda, las fórmulas de reajustes de precios, cuando éstas no hayan sido previstas en el contrato.

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CONTRATO DE SUMINISTRO O COMPRAVENTA DE BIENES MUEBLES: Además de las obligaciones generales atrás previstas, el Supervisor tendrá las siguientes responsabilidades específicas, teniendo en cuenta el objeto del contrato, así: Contrato de Suministro o Compraventa de Hardware y Software, Maquinaria y Equipos:

Certificar que los bienes entregados correspondan a las calidades técnicas y a las cantidades solicitadas por la Entidad, ofrecidas por el contratista y pactadas en el contrato.

Revisar que los equipos entregados correspondan a las especificaciones técnicas previstas por la Entidad,

ofrecidas por el contratista y pactadas en el contrato.

Verificar que se entreguen los correspondientes manuales de usuarios, manual de instalación y diccionario de datos, cuando a ello haya lugar.

Informar al Ordenador del Gasto sobre cambios que deban realizarse por actualización o mejoras técnicas

en los equipos, antes de ser recibidos a satisfacción, en los eventos en que esta última situación se haya previsto por parte de la Entidad, en la oferta del contratista y en el respectivo contrato.

Tramitar garantías y servicios postventa pactados en el contrato o propuestos en la oferta.

Velar por el cumplimiento de los procedimientos de instalación, entrenamientos y capacitación pactada y

de cualquier otro servicio postventa.

Contrato de suministro o compraventa de papelería y demás implementos de oficina:

Certificar que los bienes entregados corresponden a las calidades técnicas y a las cantidades solicitadas por la Entidad, ofrecidas por el contratista y pactadas en el contrato.

Informar el agotamiento de los recursos destinados al cumplimiento de las obligaciones del contrato,

cuando este evento haya sido previsto para calcular el plazo de ejecución del contrato. Contrato de Prestación de Servicios: Además de las obligaciones generales, antes previstas, el Supervisor tendrá las siguientes responsabilidades específicas en los contratos de prestación de servicios profesionales.

Certificar que los servicios prestados corresponden a lo solicitado por la Entidad y certificar que los productos entregados correspondan a lo estipulado en el contrato.

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Dar visto bueno al informe de gestión presentado por el contratista y presentar informe de supervisor todos

los meses. PROHIBICIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES:

a) Ni los Interventores o Supervisores son parte en el contrato, cuya vigilancia y control se les designa, por esta razón no tienen facultad para exonerar al contratista del cumplimiento de sus obligaciones.

b) No podrán autorizar cambios en las especificaciones técnicas ni cantidades de obras o de los bienes o

servicios contratados, ni adicionar contratos ni prórrogas.

c) No podrán suspender el contrato, sin previo consentimiento del Ordenador del Gasto.

CAPÍTULO SEGUNDO RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES

La Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, en su capítulo VII consagra las disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública, dentro de las cuales y para los propósitos de este capítulo se citan las contenidas en sus artículos 82 a 85. Disponen las precitadas normas lo siguiente: Dispone el artículo 82 de la ley 1474 de 2011, que modifica el articulo 53 de la ley 80 de 1993, que los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría. POR SU PARTE, LOS INTERVENTORES RESPONDERÁN CIVIL, FISCAL, PENAL Y DISCIPLINARIAMENTE, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría. Posteriormente el artículo 83 de la ley 1474 de 2011, establece que con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

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El artículo 84 de la ley 1474 de 2011 señala que la supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y son responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Es importante señalar que el parágrafo 2 de la ley 1474 de 2011 adicionó el artículo 8º de la ley 80 de 1993, estableciendo una causal de inhabilidad para el interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. Cuando el interventor sea un consorcio o una unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7 de la ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio Adicionalmente el parágrafo 3 de la norma en comento, estipula que el interventor que no haya informado oportunamente a la entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen. Finalmente el artículo 85 de la ley 1474 de 2011 establece que los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal. Ley 1474 2011 en su artículo 44. Dispone “Sujetos disciplinables. El artículo 53 de la Ley 734 de 2002, quedará así: “El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales. Se entiende que ejerce función pública aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, así como el que ejerce la facultad sancionadora del Estado; lo que se

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acreditará, entre otras manifestaciones, cada vez que ordene o señale conductas, expida actos unilaterales o ejerza poderes coercitivos. Administran recursos públicos aquellos particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas han destinado para su utilización con fines específicos. No serán disciplinables aquellos particulares que presten servicios públicos, salvo que en ejercicio de dichas actividades desempeñen funciones públicas, evento en el cual resultarán destinatarios de las normas disciplinarias. Cuando se trate de personas jurídicas la responsabilidad disciplinaria será exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva” Los Interventores y Supervisores pueden incurrir en responsabilidad civil, penal, fiscal o disciplinaria por razones relacionadas con: El incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría (cuando sea contratado), así como al funcionario por el incumplimiento de las obligaciones asignadas en relación con la supervisión. Por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a las entidades, en relación con la celebración y ejecución de los contratos que supervisan. Conforme el artículo 53 de la ley 80 de 1993 los Interventores responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las Entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan sus funciones de interventoría. El numeral 34 del artículo 48 de la ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Único, prevé como una falta gravísima para el interventor no exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. La responsabilidad fiscal de los Interventores se fundamenta en la disposición contenida en el Artículo 1 de la ley 610 de 2000 por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. Así los particulares son responsables “cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción o por omisión y en forma dolosa o culposa un daño patrimonial al Estado”. El texto subrayado fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante sentencia C-840 de agosto 8 de 2001. Para efectos penales, el Interventor contratado se considera particular que cumple funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de contratos que celebre con la Entidad.

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CAPÍTULO TERCERO DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

El artículo 217 del Decreto 019 de 2012, dispone “DE LA OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES”. El artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 quedará así: "Artículo 60. De la ocurrencia y contenido de la liquidación. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación. También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión." La liquidación de los contratos se hará conforme el artículo 11 de la ley 1150 de 2007: La liquidación bilateral es el acuerdo de voluntades que detalla el estado final de la ejecución de las obligaciones adquiridas por las partes del contrato, como consecuencia de su ejecución, o de la terminación anticipada del mismo. La liquidación unilateral ocurre cuando no se logra acuerdo con el contratista sobre la liquidación del contrato, o cuando éste no atendió las invitaciones que por escrito la entidad le formuló para liquidarlo de mutuo acuerdo. En este evento EL DAPRE lo liquidará mediante resolución motivada susceptible del recurso de reposición, en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de Contencioso Administrativo. Si el contratista o la administración suscriben el acta con anotaciones que exceptúan aspectos de los allí contenidos, se estará en presencia de una liquidación parcial del contrato y los puntos salvados podrán discutirse ante la jurisdicción, o someterse a mecanismos alternativos de solución de conflictos. La liquidación se hará dentro del término fijado en el pliego de condiciones, o en su defecto dentro del término que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Si vencido el plazo

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anteriormente establecido no se liquida el contrato, podrá realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren las anteriores hipótesis, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A. Vencido el plazo de ejecución del contrato se surtirán los siguientes trámites:

El interventor o supervisor, una vez finalizada la ejecución del contrato y tramitados todos los pagos, solicitará al competente contractual la liquidación del contrato, para el efecto, deberá:

Elaborar el INFORME FINAL SOBRE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, en el cual se consignará lo

siguiente: I. Balance de ejecución del contrato, en el cual se discriminen el valor total, los valores cancelados y el saldo del contrato, cuando sea el caso. II. La calificación al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones del contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento. FORMATO F-BS-25 INFORME FINAL SOBRE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (Ver aplicativo SIGEPRE).

Revisar y suscribir el Acta de Liquidación, proyectada por el Área de Contratos. Formato ACTA DE

LIQUIDACIÓN (F-BS-05) (VER APLICATIVO SIGEPRE)

Gestionar la firma del contratista en la correspondiente Acta de Liquidación.

El funcionario de Área de Contratos elaborará el acta de liquidación para la firma del Ordenador del Gasto.

CAPÍTULO CUARTO MULTAS Y PENA PECUNIARIA

Es obligación del Supervisor o Interventor requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas, e informar al Área de Contratos, cuando los requerimientos no sean atendidos a satisfacción u oportunamente, quien a su vez, con el fin de determinar la procedencia de la aplicación de las medidas respectivas y respetar la audiencia del contratista y su derecho de defensa, citará al contratista a una audiencia de descargos o enviará nuevamente un requerimiento escrito al contratista, lo anterior de conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato. En todo caso, se dará cumplimiento a las condiciones pactadas en el contrato respectivo. En cumplimiento del artículo 29 de la Constitución Política que establece el debido proceso, en la gestión contractual del DAPRE todo trámite se surtirá observando y acatando material y formalmente la Constitución, la ley y sus decretos reglamentarios, así como éste Manual. En tal sentido, EL DAPRE en los términos del artículo 86 de la ley 1474 de 2011 podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal, con observancia del siguiente procedimiento:

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a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, el supervisor lo requerirá a efectos de conminarlo al cumplimiento de dichas obligaciones.

b) Si efectuado el requerimiento el contratista es renuente a dar cumplimiento al objeto contractual o a sus obligaciones, el supervisor mediante escrito remitido al competente contractual le informará sobre la situación acaecida.

c) Recibida la comunicación por parte del competente contractual, éste la remitirá a la Jefe del Área de Contratos.

d) La Jefe del Área de Contratos citará al contratista a una audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

e) En desarrollo de la audiencia, el competente contractual o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.

f) Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.

g) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la Entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

h) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el competente contractual o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. EL DAPRE podrá terminar el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

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TÍTULO VIII DISPOSICIONES FINALES

Los procesos y procedimientos no previstos en el presente Manual se regirán por las disposiciones legales aplicables.

CAPÍTULO ÚNICO DE LA CONTRATACIÓN DEL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

La adquisición de los bienes y servicios que se adelanten para el funcionamiento y organización del Fondo de Programas Especiales para la Paz, se sujetarán a la disposiciones legales del derecho privado. Lo anterior, sin perjuicio de que en algunos contratos se determine la inclusión de las cláusulas excepcionales contempladas en la ley 80 de 1993, o en las disposiciones que la reglamenten, sustituyan, modifiquen o adicionen. GESTIÓN CONTRACTUAL DEL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ: La gestión contractual del Fondo de Programas Especiales para la Paz se rige por los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, debido proceso, buena fe, responsabilidad y planeación. Igualmente a dicha gestión aplican los principios legales de transparencia, responsabilidad, planeación, selección objetiva, subsanabilidad, calidad y economía. En la gestión contractual del Fondo de Programas Especiales para la Paz, se identifican las siguientes etapas: ETAPAS PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAS NATURALES. Se identifican los siguientes pasos: 1. Necesidad de la contratación o solicitud de contratación 2. Solicitud de CDP 3. Comité de Contratación de los recursos del Presupuesto Nacional del Fondo de Programas Especiales

para la Paz (Resolución 3016 del 31/12 /2010) 4. Certificación de Talento Humano 5. Certificación del Subdirector de Operaciones 6. Elaboración del contrato 7. Suscripción del Contrato 8. Registro Presupuestal 9. Legalización del contrato 10. Aprobación de póliza ETAPAS PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAS JURÍDICAS. 1. Necesidad de la contratación o solicitud de contratación 2. Solicitud de CDP

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3. Comité de Contratación de los recursos del Presupuesto Nacional del Fondo de Programas Especiales para la Paz (Resolución 3016 del 31/12 /2010) 4. Elaboración del contrato 5. Suscripción del Contrato 6. Registro Presupuestal 7. Legalización del contrato 8. Aprobación de póliza DOCUMENTACIÓN REQUERIDA A LAS PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS PARA SU CONTRATACIÓN. PERSONA NATURAL 1. Carta de presentación de oferta de servicios 2. Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía. 3. Diligenciar formato único de hoja de vida para persona natural. 4. Diligenciar formato de declaración juramentada de bienes y rentas adjunto. 5. Fotocopia legible del certificado de pasado judicial (DAS) vigente al momento de la suscripción del

contrato. 6. Fotocopia legible del Registro Único Tributario RUT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales DIAN. 7. Certificación de cuenta bancaria. 8. Certificación de afiliación a Riesgos Profesionales. 9. El contratista estará afiliado a un Programa de asistencia médica, quirúrgica y hospitalaria (EPS) y al

Sistema General de Pensiones en los términos de la ley 100 de 1993, ley 789/02, ley 797/03, decreto 1703/02, decreto 510/03, ley 828/03 y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan; siendo necesaria la presentación del documento respectivo que acredite la afiliación, con fotocopia del recibo de consignación de los aportes, lo cual constituye requisito para tramitar los pagos.

10. Certificaciones de la experiencia profesional. 11. Copia de los títulos de los estudios obtenidos. 12. Diligenciar el formato de información clientes proveedores. 13. Diligenciar formato de estudio de seguridad. SUSCRITO EL CONTRATO EL CONTRATISTA. Constituirá y cancelará las pólizas señaladas en el contrato, si a ello hubiere lugar. NOTA: Los pagos están sujetos a retención en la fuente y a los descuentos tributarios pertinentes (IVA, ICA, Timbre, etc.) cuando a ello haya lugar.

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EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. Verificación de la situación militar: conforme al artículo 111 del decreto 2150 de 1995, que modificó el artículo 36 de la ley 48 de 1993, “… las entidades públicas o privadas no podrán exigir a los particulares la presentación de la libreta militar, correspondiéndole a éstas la verificación del cumplimiento de esta obligación en coordinación con la autoridad militar competente. Conforme la ley 1238 de 2008, el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación, será consultado directamente por el DAPRE - FONDO PAZ en la página WEB de dicha entidad Conforme la Circular 005 del 25 de febrero de 2008 expedida por la Contraloría General de la República, el Certificado Boletín Responsables Fiscales será consultado directamente por el DAPRE - FONDO PAZ en la página WEB de dicha entidad. Dirección para radicar documentos: calle 7 No. 6-54. Teléfono:(1) 5935005. Fax:(1) 3413801 Correo electrónico: [email protected]; [email protected] REQUISITOS Y DOCUMENTOS PERSONA JURÍDICA. 1. Carta de presentación de oferta de servicios 2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 3. Certificado judicial del representante legal 4. Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio correspondiente, con

una vigencia no superior los 30 días calendario. 5. Diligenciar formato único de hoja de vida para persona jurídica. 6. Autorización de Junta Directiva para contratar. 7. Certificación de cuenta bancaria 8. Diligenciar el formato de información clientes proveedores 9. Anexar fotocopia del Registro Único Tributario RUT expedido por la DIAN 10. Certificación de pago de aportes de salud, pensión y parafiscales expedido por el revisor fiscal o

representante legal. 11. Para compañías de vigilancia licencia para prestar la vigilancia y seguridad privada expedida por la

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. 12. Para alquiler de inmuebles: fotocopia de la escritura pública y original del certificado de tradición y libertad

con una vigencia no superior a los 15 días calendario. SUSCRITO EL CONTRATO EL CONTRATISTA. Constituirá y cancelará las pólizas señaladas en el contrato. Cancelación de las pólizas señaladas en el contrato u orden

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Nota: Los pagos están sujetos a retención en la fuente y a los descuentos tributarios pertinentes (IVA, ICA, Timbre, etc.) cuando a ello haya lugar. EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. Conforme la Circular 005 del 25 de febrero de 2008 expedida por la Contraloría General de la República, consultará el Certificado Boletín Responsables Fiscales en la página WEB de dicha entidad. Conforme la ley 1238 de 2008 consultará el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación en la página WEB de dicha entidad. Se consultará el del representante legal y el de la entidad. Dirección para radicar documentos: calle 7 No. 6-54. Teléfono (1) 5935005. Fax :(1) 3413801. Correo electrónico: [email protected]; [email protected]. Por la naturaleza y funciones del Fondo de Programas Especiales para la Paz encargado de financiar programas de paz, se realizan los procesos de adquisición de bienes y servicios por las reglas del derecho privado conforme lo señala el artículo 15 de la Ley 434 de 1998. Cuando las necesidades y exigencias de los programas de paz o relacionadas con éste lo permiten, se solicitan tres cotizaciones y luego de su comparación se procede a la adquisición del bien o el servicio. En estos eventos, no se suscribe contrato, pero se cuenta con certificado de disponibilidad presupuestal previo, carta de aprobación de la cotización, registro presupuestal.

TÍTULO IX

MARCO LEGAL NORMAS Y DOCUMENTOS QUE RIGEN LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL DAPRE: A título enunciativo se citan las siguientes normas jurídicas regulatorias de la gestión contractual del DAPRE, sin perjuicio de la aplicación de otras que sobre el particular se expidan con posterioridad a este Manual, caso en el cual se entenderán incluidas. Constitución Política de Colombia. Leyes:

Ley 80 de 1993 por la cual se expidió el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno. Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración

Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa. Estatuto Orgánico del Presupuesto (Decreto Ley 111 de 1996). Ley 819 DE 2003 que adiciona el Estatuto Orgánico del Presupuesto

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Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Único Disciplinario. Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder

Público y en otras entidades prestadoras de servicio. Ley 1089 de 2006 Certificación Producción Nacional. Formato único solicitud certificación. Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la

ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Ley Anual de Presupuesto. Ley 434 de 1998 Por la cual se crea el Consejo Nacional de Paz, se otorgan funciones y se dictan otras

disposiciones. Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo. Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Decreto Ley 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto Ley 53 de 2012 Por el que se corrigen unos yerros en el Decreto Legislativo 19 de 2012, "por el

cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional.

Ley 361 de 1997, por la cual se establecen mecanismos de integración social de la personas con limitación y se dictan otras disposiciones.

Ley 816 de 2003, Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública. Ley 905 de 2004, Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de

la micro, pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones. Ley 996 de 2005, Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de

conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1450 de 2011, Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014. Ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Decretos:

Decreto 2681 de 1993 por el cual se reglamentó parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.

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Decreto 94 de 1994 por el cual se delegó la facultad de celebrar a nombre de la Nación las operaciones a que se refiere el decreto 2681 de 1993.

Decreto 4110 de 2004 por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005, modificado por el Decreto 2621 de 2006.

Decreto reglamentario 660/2007. Trámite certificación productor nacional ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones

Decreto 836 del 13 de marzo de 2009 por el cual se modifica el decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008. Decreto 1520 del 30 de abril de 2009 por el cual se modifica el decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008 Decreto 2247 del 16 de junio de 2009 por el cual se modifica parcialmente el decreto 4881 de 2008 y se

dictan otras disposiciones. Decreto 2680 del 17 de julio de 2009 por el cual se definen los criterios para el registro de productores de

bienes nacionales. Decreto 3083 del 18 de agosto de 2009 por el cual se modifica el régimen de transición para la inscripción

en el registro único de proponentes. Decreto No. 3441 de septiembre 17 de 2010 por el cual se adopta la nomenclatura y clasificación de los

empleos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Decreto No. 3443 de septiembre 17 de 2010 por el cual se modifica la estructura del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República. Decreto No. 3445 de septiembre 17 de 2010 por el cual se crean unas Altas Consejerías en el

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Decreto 734 de 2012, Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración

Pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 1397 de 2012 Por el cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012.

Resoluciones.

Resolución 05339 del 6 de mayo de 2002 por la cual se modifica la resolución 5313 de febrero 28 de 2002. Resolución 05373 del 19 de julio de 2002 Por la cual se modifica la resolución 05313 de febrero 28 de

2002. Resolución No. 3016 de diciembre 31 de 2010 “Por la cual se confieren delegaciones para comprometer el

presupuesto, ordenar el gasto, celebrar contratos, y ordenar el pago en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República”

Resolución No. 2286 de 2011 “Por la cual se modifica la Resolución 3016 de 2010” Resolución No. 1564 de 2012 “Por la cual se modifica la Resolución 3016 de 2010 y se deroga el artículo

2º de la Resolución 1234 de 2012”

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En el Fondo de Programas para la Paz.

Decreto No. 716 del 6 de abril de 1.994. Decreto No. 2107 del 8 de septiembre de 1.994. Ley 368 del 8 de mayo de 1.997. Decreto No. 2429 del 30 de septiembre de 1.997. Ley 434 del 5 de febrero de 1.998. Decreto 3445 del 17 de septiembre de 2010.

DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO

- Tabla de estimación de riesgos previsibles CONPES 3714 de 2011

TÍTULO X

DOCUMENTOS TÉCNICOS Norma Técnica Colombiana para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Numeral 7.4 “Adquisición de bienes y servicios”

TÍTULO XI DOCUMENTOS ASOCIADOS AL SIGEPRE

- Procedimiento Formulación, ejecución y seguimiento al plan de compras asociado al proceso de

Direccionamiento Estratégico P-DE-03 - Procedimiento Ejecución presupuestal, asociado al proceso de Gestión Financiera P-GF-14 - Documento Tabla de Cuantías D-BS-01 - Formato Acta de sustentación del valor ofertado F-BS-01 - Formato Acta De Clarificaciones y Ajustes de la Propuesta Económica Presentada en el Concurso de

Méritos F-BS-02 - Formato Acta de Audiencia de Adjudicación F-BS-03 - Formato Audiencia de aclaración de pliegos y análisis de riesgos F-BS-04 - Formato Acta de Liquidación F-BS-05 - Formato Acta de Comité para la Ordenación del Gasto F-BS-06 - Formato Acta de cierre del proceso de selección F-BS-07 - Formato Acto de Justificación F-BS-08 - Formato Certificación F-BS-09 - Formato Informe de Supervisión F-BS-12 - Formato Listado de Verificación de Documentos Selección Abreviada a través de Bolsa F-BS-19

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- Formato Listado de Verificación de Documentos Proceso de Selección de Mínima Cuantía F-BS-20 - Formato Listado de Verificación de Documentos Selección Abreviada – Licitación Pública – Concurso de

Méritos F-BS-21 - Formato Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa I (“Prestación de Servicios” o “No

pluralidad de oferentes”) F-BS-22 - Formato Listado de Verificación de Documentos Contratación Directa II (“Interadministrativo”;

“Arrendamiento”; “Comodato”) F-BS-23 - Formato Listado de Verificación de Documentos Cesión F-BS-24 - Formato Informe Final sobre la Ejecución del Contrato F-BS-25 - Formato Documento de Insumos Técnicos para la elaboración de los Estudios Previos F-BS-26

Education

Manual contratacion-dapre-m-bs-01-v72222